INFORME FINAL

GESTION DE APROVISIONAMIENTO Y DISTRIBUCCIN

EMPRESA DULCE DEL DA

ANLLELA ISABEL ROJAS ARIZA Cdigo: 66997849

GRUPO: 110008_3

TUTORA
IVED MILENA SUREZ SILVA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES Y DE NEGOCIOS
ECACEN
CURSO LOGSTICA COMERCIAL
MAYO DE 2017
 INTRODUCCIN

Todas las empresas sin importar su tamao o la actividad econmica a la cual se dediquen,
deben tener diseado un plan de aprovisionamiento y distribucin, que les permita contar con
las materias primas, equipos y dems elementos que necesitan para llevar a cabo su proceso
de produccin, de una manera eficaz y organizada, adems que les brinde la posibilidad de
distribuir sus productos ya terminados a sus clientes, en el tiempo preciso, en el lugar
indicado y al menor costo posible.

El presente informe tiene como finalidad, presentar el proceso de aprovisionamiento y

distribucin que necesita implementar La Empresa Dulce del Da, teniendo en cuenta cada
uno de sus componentes: Proveedores, Compras, Stock, Inventarios, Almacenamiento,
Distribucin y Transporte, que ser presentado a la Gerencia de la Empresa, para su
evaluacin y posterior aprobacin.

En cada una de las fases anteriormente mencionadas, establecer un objetivo principal y una
meta por cumplir, describir cada una de las tareas que deben ser llevadas a cabo, citando los
recursos con los cuales cuenta la empresa y las limitaciones que se tienen, de igual manera
establecer un responsable directo de cada una de esas fases, e indicar la estrategia que se
debe implementar para cumplir con el objetivo y la meta previamente establecida.
 OBJETIVO GENERAL

Disear el Plan de Aprovisionamiento y Distribucin que debe implementar La Empresa

Dulce del Da, teniendo en cuenta cada uno de sus componentes: Proveedores, Compras,
Stock, Inventarios, Almacenamiento, Distribucin y Transporte, que le permita mejorar su
proceso productivo y ser ms eficiente, en un mundo cada vez ms competitivo.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Disear la estrategia que debe seguir La Empresa Dulce del Da para realizar la
recoleccin, seleccin y depuracin de una lista de proveedores, que le puedan
suministrar la materia prima (caa de azcar) y dems elementos necesarios para la
fabricacin de la panela y el funcionamiento comercial de la empresa.

2. Planificar un proceso de compras efectivo para La Empresa Dulce del Da, que le
permita tener las materias primas y dems elementos que necesita, en el lugar
correcto, en el momento correcto, de la mejor calidad y al menor costo posible.

3. Establecer un correcto manejo del Stock de la empresa, que permita la fabricacin de

sus productos sin ningn inconveniente, y que le permitan mejorar sus niveles de
produccin actuales.

4. Implementar un sistema de inventarios para que La Empresa Dulce del Da pueda

saber en todo momento y con informacin exacta, cuales son las cantidades de
materias primas que posee, los productos en estado de fabricacin, y en general todos
los elementos que son susceptibles de ser contados.

5. Disear, implementar y controlar una adecuada gestin de distribucin del producto

terminado (La Panela), para que llegue a los clientes de La Empresa Dulce del Da, en
el tiempo adecuado, en el momento adecuado y al menor costo posible.

DATOS BSICOS DE LA EMPRESA DULCE DEL DA

Nombre y/o Razn Social: La Empresa Dulce es una Sociedad Annima Simplificada
fundada en el 2015.

Organizacin Administrativa: Cuenta con un Gerente General y un director en las reas de

Produccin, Comercial y Financiera.

Objetivo Social: Produccin y comercializacin de panela.

Domicilio Principal: Municipio de Villeta (Cundinamarca).

Puntos de Venta: Villeta, Funza, la central de abastos de la ciudad de Bogot y un cliente en

Estados Unidos.

PLAN DE APROVISIONAMIENTO GENERAL

EMPRESA DULCE DEL DA
1. OBJETIVO.
Mantener un flujo constante de la materia prima (caa de azcar) y dems elementos
necesarios para la elaboracin de la panela en la Empresa Dulce del Da, teniendo en
cuenta que sean de la ms alta calidad, que estn a tiempo en la planta de produccin
y que sean al menor precio posible.

2. META.
Implementar correctamente el plan de aprovisionamiento para la Empresa Dulce del
Da, que le permitan cubrir el 20% de la demanda insatisfecha de este producto
(panela), en los municipios de Villeta, Funza y la ciudad de Bogot.

3. TAREAS / ACCINES / ACTIVIDADES.

a) Proveedores.
Establecer los requisitos mnimos que deben cumplir los proveedores.
Elaborar un listado preliminar de proveedores confiables para la Empresa
Dulce del Da.
Establecer criterios de seleccin para los proveedores definitivos, entre los que
se destacan: Grados I y II, precios competitivos, plazos de entrega, ubicacin
geogrfica cercana a la planta de produccin, etc.
Contactar a los directores comerciales de los proveedores seleccionados, para
negociar precios, disponibilidad de materiales, plazos de entrega, niveles de
calidad, etc.
Establecer y firmar los contratos requeridos, y establecer clusulas de
cumplimiento y las penalidades correspondientes en caso de incumplimiento.

b) Compras.
Recibir y Analizar las solicitudes de aprovisionamiento de la materia prima
bsica (caa de azcar) y dems elementos que requiere la Empresa Dulce del
Da para su normal funcionamiento.
Establecer las prioridades y especificaciones de los productos solicitados.
Consultar la lista de proveedores de La Empresa Dulce del Da, para verificar
los mejor cualificados para hacer la respectiva solicitud de materiales.
Realizar la respectiva orden de pedido y efectuar la compra.
Hacer seguimiento y control a la orden de compra de las materias primas
bsicas que necesita La Empresa Dulce del Da para la elaboracin de la
panela.
 Enviar al departamento de contabilidad las rdenes de compra de las materias
primas y dems elementos recibidos, para que ellos efecten su
correspondiente pago.

c) Stock.
Recibir al transportador y guiarlo hasta la bodega que es el sitio de descargue
de la mercanca.
Controlar la descarga verificando que la mercanca coincida en cantidad,
calidad, referencias, estado de conservacin, etc. a lo estipulado en la orden
de compra enviada al proveedor.
Ubicar la mercanca dentro de la bodega, teniendo en cuenta los cuatro
factores fundamentales para su correcto almacenamiento: El espacio de la
bodega, el control sobre la mercanca, las caractersticas de la mercanca y la
circulacin de la misma dentro de la empresa.
Preparar las solicitudes de pedido efectuados por la planta de produccin y
efectuar su descarga en el sistema.
Embarcar la mercanca solicitada y entregarla a los operarios en la planta de
produccin para elaborar el producto final (La panela).

d) Inventarios.
Identificar los bienes y materiales que posee La Empresa Dulce del Da y que
son susceptibles de inventariar.
Contar y recontar cada uno de los elementos susceptibles de ser inventariados,
y almacenar esos resultados en un software creado para tales fines.

4. RECURSOS.
Recursos humanos: Son los encargados de efectuar la seleccin de
proveedores, ejecutar las compras y manejar los stocks e inventarios.
Recursos Econmicos: Necesarios para implementar todo el sistema de
aprovisionamiento La Empresa Dulce del Da.
Recursos Tecnolgicos: Equipos de cmputo, software para el manejo de
stocks e inventarios.
Recursos Fsicos: Espacio fsico para construir la bodega de materias primas,
elementos de embarque y transporte de mercanca (montacargas manuales y
elctricos), estanteras, estibas de madera y/o plsticas, contenedores metlicos
para la materia prima (caa de azcar), alumbrado adecuado para maniobrar
en horas de la noche (cuando sea necesario).
5. LIMITACIONES.
No se cuenta con el personal necesario para estas labores.
Poca informacin y falta de proveedores disponibles en la zona de influencia
de la empresa.
No se cuenta con un departamento de Contabilidad encargado de los pagos, y
estos se hacen de manera informal.
La Empresa Dulce del Da no cuenta con un Software que permita la
codificacin de los elementos que entran a la bodega, y todo se hace de
manera manual.
Faltan elementos de almacenaje de mercanca y de transporte dentro de la
empresa, tales como, estibas, balanzas y carretillas hidrulicas.
No se cuenta con un software especializado para el manejo de inventarios.

6. ESTRATEGAS.
a) Proveedores.
Crear listado preliminar de proveedores: Crear un primer listado de los
proveedores que ser sometido a una posterior verificacin.
Seleccin de proveedores: Filtrar el listado inicial de proveedores, en base a
criterios de calidad, precio y cumplimiento entre otros.
Evaluar y controlar la lista de proveedores definitivos: Se debe hacer
seguimiento a cada uno de los proveedores seleccionados, revisando que
cumplan a cabalidad con los requerimientos de la Empresa Dulce del Da,
haciendo los ajustes necesarios.
Negociar con los proveedores: Debemos realizar las negociaciones
correspondientes con los proveedores seleccionados y firmar los contratos de
cumplimiento.

b) Compras.
Recibir, analizar y otorgar prioridades a las solicitudes de
aprovisionamiento: Se debe establecer el orden en que se emitirn las
rdenes de compra de acuerdo a su urgencia, previa consulta a los stocks
respectivos que presenta La Empresa Dulce del Da.
Seleccionar los proveedores: Se debe analizar cual o cuales de los
proveedores oficiales de la empresa, ofrece la mejor alternativa para efectuarle
la solicitud de compra respectiva.
Evaluar y controlar el proceso de compra: Se debe hacer seguimiento a las
rdenes de compra realizadas y otorgar una valoracin a cada una de ellas, de
acuerdo a criterios de calidad, precio, cumplimento en la entrega, etc.
 c) Stock.
Entrada de mercanca: Llevamos a cabo todas las actividades desde que el
transporte llega con la mercanca, hasta que esta queda almacenada en la
bodega.
Almacenamiento de la materia prima y dems elementos: Al registrar esta
mercanca ya pasa a ser Stock de la empresa y debemos almacenarla dentro de
la bodega, en las mejores condiciones posibles, que permitan su conservacin
en perfecto estado.
Salida de mercancas: La etapa de salida de mercanca de la bodega o
Picking, empieza con la preparacin del pedido que nos realiza la planta de
produccin y finaliza con la entrega de estos elementos.

d) Inventarios.
Identificar los bienes susceptibles de ser inventariados: Debemos analizar e
identificar todos los bienes y materias primas que posee la empresa objeto de
ser contados.
Registrar los resultados en un software especializado: Adquirir un software
que permita plasmar los resultados del inventario de manera gil y que permita
la consulta rpida de elementos.

7. RESPONSABLES.
Director de compras de la Empresa Dulce del Da y almacenista.

8. FECHAS DE IMPLEMENTACION.
Fecha de inicio: Abril 20 de 2017.
Fecha Final: Permanente.

9. ESTADO.
Realizar constantemente este proceso para todos los proveedores, rdenes de compra,
y stocks.

10. DOCUMENTOS.
Listados de proveedores, solicitudes de aprovisionamiento, rdenes de compras, notas
de pedidos, registros de incidencias, ordenes de extraccin de mercancas y tarjetas de
control de inventarios.
 PLAN DE DISTRIBUCCIN GENERAL
EMPRESA DULCE DEL DA

1. OBJETIVO.
Lograr que el producto terminado (La panela) que fabrica La Empresa Dulce del Da,
pueda llegar de manera correcta, en el tiempo justo y al menor costo posible, a los
distribuidores del producto en Cundinamarca y Estados Unidos.

2. META.
Implementar correctamente el plan de distribucin para la Empresa Dulce del Da,
que le permita vender su producto al cabo de seis meses en almacenes de cadena,
ubicados en municipios de Cundinamarca, e incrementar la participacin dentro del
mercado en la ciudad de Bogot en un 5%.

3. TAREAS / ACCINES / ACTIVIDADES.

a) Almacenamiento.
Examinar la cantidad y calidad de producto terminado (la panela) asignndole
un lugar de almacenamiento dentro del almacn industrial.
Ubicar materiales de alta rotacin, cerca de las salidas del almacn industrial.
Ubicar materiales pesados en las partes bajas, y los materiales livianos en las
partes altas del almacn industrial.
Mantener y conservar en perfecto estado el producto terminado (la panela), en
sus 3 presentaciones: Panela cuadrada, panela redonda y panela en pastillas.
Hacer el correspondiente ingreso al sistema que controla el registro de
inventarios de producto terminado.
Retirar el producto terminado del almacn industrial de acuerdo a las rdenes
de pedido de los diferentes municipios, donde La Empresa Dulce del Da tiene
sus distribuidores (Villeta, Funza, Bogot y Estados Unidos).
Hacer el correspondiente descargo del sistema que controla el registro de
inventarios de producto terminado (La panela).
 b) Distribucin.
Envolver el producto terminado (La panela) individualmente en celofn y
luego empacar en cajas corrugadas, de acuerdo al peso de cada unidad, de la
siguiente manera:
o Panela redonda, cuadrada o pastilla de 500 grs: 30 Unidades por caja.
o Panela redonda, cuadrada o pastilla de 1000 grs: 15 Unidades por caja.
Las cajas corrugadas con el producto terminado (La panela) sern embaladas
en estibas de madera, cada una con capacidad para 20 cajas corrugadas, es
decir, cada estiba tendr un peso estimado de 300 Kg.
Los camiones (2 en total) son tipo furgn con capacidad de carga de 4000 Kg,
es decir, en cada viaje del camin se podrn llevar 12 estibas, con 20 cajas
corrugadas cada una.

c) Transporte.
Se deben despachar los pedidos de acuerdo a las rdenes de cada centro de
distribucin, ubicado en Villeta, Funza, Bogot y el cliente que tiene en
Estados Unidos.
De acuerdo al distribuidor donde se solicita el pedido, se determinar si se
enva un solo camin o salen los dos para ese lugar.
Los tiempos aproximados de recorridos son los siguientes:
o La distancia entre Villeta (donde est la planta de produccin) y Funza,
son 84 Kms, es decir, aproximadamente 1 hora y 20 minutos.
o La distancia entre Villeta (donde est la planta de produccin) y
Bogot, son 90 Kms, es decir, 1 hora y 30 minutos aproximadamente.
o La distancia entre Villeta (donde est la planta de produccin) y el
aeropuerto para atender al cliente que se tiene en Estados Unidos es 89
Kms, es decir, 1 hora y 30 minutos de recorrido aproximadamente.
Coordinar adecuadamente los tiempos de entrega en el aeropuerto para enviar
el producto terminado (panela) al cliente que se tiene en Estados Unidos.
Establecer una tabla de tarifas y tiempos de entrega adecuados para cada uno
de los puntos de distribucin del producto terminado (panela) de La Empresa
Dulce del Da.

4. RECURSOS.
Recursos humanos: Son los encargados de efectuar el almacenamiento,
distribucin y transporte del producto terminado (La Panela).
 Recursos Econmicos: Necesarios para implementar todo el sistema de
distribucin de La Empresa Dulce del Da.
Recursos Tecnolgicos: Equipos de cmputo, software para el manejo de
inventarios de producto terminado.
Recursos Fsicos: La bodega para construir el almacn industrial, pasillos con
un ancho mnimo de acuerdo a los equipos y vehculos con que cuenta La
Empresa Dulce del Da, elementos de embarque y transporte de mercanca
(montacargas manuales y elctricas), estanteras, estibas de madera y/o
plsticas, alumbrado adecuado para maniobrar productos en las noches
(cuando sea necesario), 2 Vehculos tipo furgn con capacidad de 4000 Kg,
cada uno, montacargas monorriel.
Documentos: Listas de pedidos, ordenes de entrega de pedidos y facturas.

5. LIMITACIONES.
No se cuenta con el personal necesario para estas labores.
No se cuenta con un almacn industrial, que rena las condiciones ptimas,
para hacer un almacenamiento adecuado del producto terminado (La panela),
que fabrica La Empresa Dulce del Da.
No se dispone de un sistema de informacin adecuado para el registro y
control de inventarios de producto terminado.
Aunque la Empresa Dulce del Da cuenta con elementos para almacenar el
producto terminado (La panela), estos no son suficientes y/o no cumplen las
especificaciones tcnicas requeridas.
A pesar de que La Empresa Dulce del Da, utiliza elementos para embalar sus
productos actualmente, estos deben ser modificados para que protejan mejor el
producto terminado (la panela).
En estos momentos la empresa solo cuenta con un vehculo tipo furgn, y no
es suficiente para la entrega de los pedidos a tiempo.
Algunas de las vas se encuentra en mal estado provocando prdidas de tiempo
e incumplimiento en las entregas.
Los distribuidores no poseen los equipos para hacer las descargas de los
camiones rpidamente.

6. ESTRATEGIAS.
a) Almacenamiento.
Realizar un correcto manejo de inventarios: Debemos mantener un flujo
constante de producto terminado (La panela) que necesita La Empresa Dulce
 del Da, para atender la demanda en los municipios de Villeta, Funza, Bogot
y el cliente que tiene en Estados Unidos.
Realizar un ptimo manejo de mercancas: Adecuar correctamente el lugar
que vamos a utilizar como almacn industrial, para el manejo de producto
terminado (La panela), para que mantenga en ptimas condiciones y permita
una posterior distribucin, disminuyendo costos en el proceso.
Llevar un registro y control: Debemos de llevar un control tanto de entradas
como de salidas de producto terminado, a travs de un sistema de registro de
inventarios.

b) Distribucin.
Maximizar el espacio: Estableciendo andenes, puertas anchas y dems
requerimientos necesarios, para el correcto flujo de mercancas y materias
primas de La Empresa Dulce del Da.
Ubicar estratgicamente el producto terminado: El producto terminado
deber ser ubicado dentro del almacn industrial, de acuerdo a las
caractersticas que posee.
Establecer modos y medios de embalaje de productos: Se deben establecer
los modos de embalaje del producto terminado (panela), que permitan una
correcta distribucin y transporte.

c) Transporte.
Optimizar la carga de los camiones: Los camiones deben salir con su
capacidad mxima de carga, para disminuir recorridos y por ende costos en los
fletes del transporte.
Comprometer a los distribuidores: Los distribuidores de La Panela, deben
comprometerse a adquirir los equipos necesarios para descargar ms
rpidamente los camiones de La Empresa Dulce del Da.
Coordinar adecuadamente los tiempos de entrega de los pedidos: Sobre
todo en los pedidos que salen hacia Estados unidos, ya que se est perdiendo
mucho tiempo en el aeropuerto El Dorado de Bogot.

7. RESPONSABLES.
Almacenista, personal dedicado al embalaje del producto terminado (La Panela), 2
conductores y 4 ayudantes de camin.

8. FECHAS DE IMPLEMENTACION.
 Fecha de inicio: Abril 20 de 2017.
Fecha Final: Permanente.

9. ESTADO.
Realizar constantemente este proceso para todos los rdenes de pedidos, informes de
inventarios de productos terminados, etc.,

10. DOCUMENTOS.
Ordenes de pedidos, ordenes de entrada y salida de productos terminados, facturas
correspondientes al transporte de producto terminado (peajes, combustibles,
repuestos, alimentacin, etc), ordenes de entrega de pedidos.

RECURSO HUMANO

Para llevar a cabo las tareas de Aprovisionamiento y Distribucin en La Empresa Dulce del
Da, se requiere del siguiente personal:

Director de compras.
Almacenista
10 Personas dedicadas al embalaje del producto terminado (La Panela)
2 conductores
4 ayudantes de camin (2 por cada camin).

IMPACTO AMBIENTAL

Debido a que La Empresa Dulce del Da es una empresa del sector industrial, es claro que de
una u otra manera, sus actividades generan algn tipo de impacto en el medio ambiente, que
podemos resumir de la siguiente manera:

Expulsin de polvo y otras partculas al medio ambiente, con la llegada de los

remolques, y el almacenamiento de la materia prima (la caa de azcar).
Ruidos y olores emitidos en los molinos dedicados a la preparacin de la panela.
Calentamiento y expulsin de cenizas en la cmara de combustin.
 Residuos de la materia prima (caa de azcar) despus de extraer el jugo para la
fabricacin de la panela.
Contaminacin por polvo y gases contaminantes emitidos por los furgones encargados
del transporte del producto terminado (La Panela).

Sin embargo, La Empresa Dulce del Da cuenta con planes de contingencia, para disminuir al
mximo posible, estos efectos contaminantes sobre el medio ambiente, e impedir que afecten
a los empleados de la planta de produccin y a la comunidad cercana a ella.

CONCLUSIONES

1. La gestin de aprovisionamiento es indispensable en todo tipo de empresas sin

excepcin, ya que permite disponer de las materias primas, maquinarias, equipos y
dems elementos que necesita, para mantener su produccin y garantizar su normal
funcionamiento.

2. La gestin de aprovisionamiento debe cumplir unas premisas importantes para la

empresa, tales como: suministrar los elementos que esta necesita de la mejor calidad,
en el momento correcto, en el lugar correcto y al menor precio posible.

3. La gestin de proveedores nos permite establecer cules de ellos son los que mejor
nos pueden proveer las materias primas y dems elementos, que nuestra empresa
necesita, clasificndolos de acuerdo a nuestras necesidades y su grado de
confiabilidad.
 4. La gestin de compras es fundamental para las empresas, ya que les provee las
materias primas y dems elementos que garanticen la produccin y las hagan ms
competitivas, en un mercado cada vez ms exigente en cuanto a calidad y precios.

5. La gestin de stocks y de inventarios nos permiten mantener un flujo constante de

materias primas, que garanticen la produccin de la empresa, permitindole ofrecer
mejores productos a sus clientes, disminuyendo costos y hacindolas ms
competitivas.

6. La gestin de distribucin es esencial para las empresas industriales, ya que permite

que su producto terminado, llegue en ptimas condiciones a sus clientes, y esto
conlleva a un mejor posicionamiento en el mercado al cual pertenece.

BIBLOGRAFIA

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