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TEMA 18-II

ACCESO DE LOS CIUDADANOS A LOS ARCHIVOS.


NORMATIVA QUE LO REGULA

INTRODUCCION
El acceso a los archivos ha ido parejo con la concepcin que han
tenido del poder las sociedades y con la configuracin de stas. Desde usos restrictivos,
se ha llegado a considerar la utilizacin de los depsitos documentales como un derecho
y, an ms, a tenerlo como uno de los baremos de madurez social.
La administracin de las sociedades democrticas basa su actuacin en la
transparencia. Es as, que regular el acceso a los archivos administrativos se ha
convertido en una de sus prioridades. Espaa, desde hace poco ms de un cuarto de
siglo, intenta subirse a ese carro. En ello, ha conseguido logros inditos en sociedades
de mayor raigambre democrtica, como acoger el derecho general de acceso a los
archivos administrativos en una ley (LPJAPyPC), pero, por otro lado, la misma ley
efecta una regulacin compleja, insuficiente y restrictiva, y no se termina de dar pasos
normativos claros ni de desvincular la realidad de archivos histricos-patrimonio
documental, dejando a un lado los administrativos.
Un fenmeno de ltima hora ha venido a auxiliar la facilidad del acceso: la
telemtica, en especial con el desarrollo de Internet de los ltimos 9 aos, permitiendo
la teledocumentacin (prueba de ello en nuestro pas es patrimonio.es y
administracin electrnica). Tanto las instituciones que cuentan con archivos
histricos como las administraciones pblicas abren sus puertas a travs de la pantalla
del ordenador, ofreciendo servicios sin estar sujetas a horarios ni condiciones espaciales.
No obstante, acarrean tambin problemas: documentos digitales para los que no se
tenan previstas tcnicas de tratamiento y gestin, corren el riesgo de perderse si no se
toman medidas para su conservacin y consiguiente acceso a largo tiempo. De todo ello
hablaremos a continuacin.
CONCEPTOS
Archivo, segn LPHE, art. 59.1, conjunto orgnico de
documentos, o la reunin de varios de ellos, reunidos por las personas jurdicas,
pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para
la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Asimismo, las
instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden dichos
conjuntos orgnicos.
Acceso a los archivos es la facultad, concedida por la ley, que tienen las/os
ciudadanas/os a la consulta libre de los archivos y registros pblicos.
Accesibilidad es la posibilidad de consulta de los documentos de archivo, por no estar
sujetos a reserva determinada por la normativa vigente reguladora de esta materia y por
disponer de instrumentos de localizacin.
De ah que el derecho de acceso contempla la disponibilidad de los documentos
de archivo en un doble sentido: por la correspondiente autorizacin legal y por la
existencia de instrumentos de localizacin de los mismos. Y tambin es doble el sentido
de la accesibilidad: estar abiertos a quien viene a su consulta y difundir su contenido
hacia posibles usuarias/os.

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BREVE HISTORIA
El primer conjunto documental conocido EBLA- era un archivo,
lo que nos habla de su desarrollo en sociedades organizadas, aunque es presumible que
el acceso estuviera limitado a regentes de templos y palacios. Grecia y Roma nos han
legado el trmino -arjeion, archivum-, pues dispusieron de archivos pblicos, fruto de
sus ideas y de la evolucin del Derecho. Grecia aporta el concepto de publicidad, del
que ms adelante surge el derecho de ciudadanos/as al acceso a los archivos,
consultarlos y obtener copia. En Roma, los documentos reciban fe pblica del lugar
donde se hallaban depositados, si bien su utilizacin se reservaba a funcionarios
concretos.
En los siglos alto y bajomedievales pierden el carcter pblico; la autenticidad la
proporciona el origen del que emanan los documentos y las fes notariales; es la poca
del tresor de Chartes, de los ttulos guardados en el arcn bajo llave.
El siglo XVI ve nacer los archivos de Estado, en los que Espaa es pionera con
Simanacas, 1540; el archivo es considerado arsenal del poder, por lo que se instituye
el principio del secreto: se accede a ellos con permiso real.
El siglo XVIII se tiene como el de la regulacin de las transferencias peridicas,
lo que se atribuye a Pedro I el Grande, al crear el archivo de Estado en San Petesburgo,
en 1720. Al tiempo, los archiveros se arrogan el derecho de eliminar documentos: lo que
conocemos como expurgo.
En el siglo XIX, los archivos de Estado pasan a ser archivos de la Nacin
(Espaa, 1866), considerndose a la documentacin del cado Antiguo Rgimen como
histrica, lo que propicia la aparicin de archivos histricos de libre acceso. Se produce
la disociacin entre archivos histricos y administrativos, y se formula el principio de
procedencia en 1841 por Natalis de Wally.
A partir de la II Guerra Mundial la extensin de la democracia lleva aparejada el
principio de transparencia del poder en las administraciones pblicas. El Estado se ve
obligado a abrir los archivos a la ciudadana y a sus representantes, al tiempo que el
campo de la Archivstica se extiende al de la Administracin. En esta tesitura, cabe
destacar tres puntos:
a) el derecho al libre acceso y las necesidades informativas han desarrollado un nuevo
campo del Derecho: el rgimen jurdico de la documentacin, lo cual ha dado lugar a
normas que lo sancionan y protegen
b) los/as usuarios/as han variado. Adems de la propia Administracin, los archivos son
visitados por la ciudadana para consultar e informarse sobre sus derechos, y por la
investigacin, ya cientfica ya culta. Ha generado un nuevo estudio: el de usuarias/os
c) la proteccin del acceso ha mimetizado a la de la organizacin archivstica, que ha
pasado de nacional a supranacional, por lo que es objeto de atencin de la UNESCO
(PGI) y, sobre todo, de ICA, ONG creada por la UNESCO en 1948 en Pars.
En los ltimos aos hemos de hablar de una nueva realidad: la condicin
bimodal del acceso: presencial y no presencial. Desde la dcada de 1920, las tcnicas
derivadas de la fotografa dieron la posibilidad de volcar grandes volmenes de
documentacin en reducidos espacios de microformas y, algo ms adelante, de consultar
los instrumentos de descripcin en cintas y discos compactos, pero la red Internet ha
dado un vuelco a la accesibilidad. Sin ir ms lejos, en Espaa el recin estrenado AER
(Archivos Estatales en Red), dependiente de la Direccin General del Libro, Archivos y

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Bibliotecas (en presidencia de ICA 2000-2004) pone a disposicin ms de 12.000.000.
de documentos, destacando en este campo la labor de CIDA con sus bases de datos
(Censo-Gua de archivos espaoles) e instrumentos que facilitan informacin del
patrimonio.
Ello en cuanto a documentacin histrica, en la administrativa se est
expandiendo la obsesin de las paperless office en Europa y USA, lo que est llevando
al potenciamiento del acceso electrnico en el trato con la Administracin, basado en
firmas digitales y claves de acceso, independientemente de los problemas que conlleva
para conseguir la conservacin y el acceso a largo plazo.
NORMATIVA
Quedaron superados los tiempos en los que era necesario
depositar una prenda para poder sacar un documento del que elaborar un traslado; como
quedaron, asimismo, obsoletos los Reglamentos de archivos, aparecidos en el XIX
(Burgos, 1856). Ahora nos regimos por principios recogidos en constituciones. Respecto
a las competencias de archivos, la legislacin actual espaola asimila stos al resto de
entidades culturales (bibliotecas y museos) y establece la divisin: Estado controla los
archivos de titularidad estatal y los que no sean de inters en CCAA para las mismas.
CCAA controla los de su inters, que no sean de titularidad estatal, y gestiona los de
titularidad estatal que son de su inters.
Hasta que lleg a Espaa, 1978, hubo algunas disposiciones dignas de resear:
- 1844, primera disposicin (circular) que regula el acceso a las personas
estudiosas para ver y copiar doc. literarios, e histricos anteriores a 1700
- 1858, creacin del cuerpo de A. b. y Ant., y del Archivo General Central
- 1901,Reglamento para el rgimen y gobierno de los Archivos del Estado, el
primero aplicable conjuntamente a histricos y administrativos
- 1947, Decreto sobre Ordenacin de los archivos y bibliotecas...
- 1969, Decreto 914 de creacin del AGA, en el que se dan unas directrices para
establecer plazos de transferencia en las diferentes fases de archivo (todava
vigentes, pues ni LPHE ni LPAC se ocupan de ello)
Resumiendo la etapa preconstitucional actual: Archivos administrativos, incluido
AGA de 1969, uso exclusivo para la Administracin. Archivos histricos, se permite la
consulta, pero bajo el criterio libre y supervisin de la Administracin.
Constitucin espaola, 1978, Constituye la primera Carta Magna europea que
hace referencia explcita al derecho de acceso.
Art. 44.1 los poderes pblicos promovern y tutelarn el acceso a la cultura [lo que
supone que el patrimonio documental est disponible].
Art. 46 garantizarn la conservacin y promovern el enriquecimiento del
Patrimonio histrico cultural
Art. 105.b La ley regular el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros
administrativos, salvo en lo referente a la seguridad del Estado, la
averiguacin de los delitos y la intimidad de las personas
Art. 149.1.28 Competencia exclusiva del Estado en museos, biblioteca y archivos de
titularidad estatal, sin perjuicio de su gestin por CCAA

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Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol Define el concepto de
Archivo (art. 59.1) y el de documento (art. 49.1), en el que ya contempla como tales los
documentos informticos. Vincula archivos-patrimonio documental, son cuestiones
conectadas, pero distintas. No fija plazos de reserva (art. 57.1.a), pasados los cuales
pueda ejercerse el derecho sin obstculo alguno.
Art. 1 Integra el patrimonio documental en el PHE
Art. 13 Quienes posean BIC estn obligados a facilitar su estudio a
investigadores [salvo si es intromisin, lo cual es si est en domicilio]
Ttulo VII (art. 48-66) se ocupa del Patrimonio Documental y de los Archivos
Art. 49.2.3.4 Forman parte del PD los documentos generados o reunidos por cualquier
organismo de carcter pblico, desde su nacimiento; de inters pblico,
de ms de 40 aos; de particulares, de ms de 100 aos
Art. 55.1 la eliminacin de documentos debe ser autorizada por el rgano
competente [Ministerio de Cultura; Consejeras]. En ningn caso se
destruir documentacin en la que subsista su valor probatorio de
derechos y obligaciones (art. 55.2)
Art. 57.1 a) Dichos documentos, una vez tramitados y en los Archivos Centrales,
sern de libre consulta, salvo los de secretos oficiales y si afectan a la
seguridad del Estado o la averiguacin de los delitos
b) se podr solicitar autorizacin para ver los excluidos
c) los que contengan datos personales, que afecten a la seguridad,
honor de las personas, no podrn ser pblicamente consultados sin que
medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya
transcurrido un plazo de 25 aos desde de su muerte, si es conocida, o si
no, de cincuenta aos a partir de la fecha de los documentos.
Art. 57.3 Se regularn las condiciones en nueva disposicin (an no lo ha hecho)
Art. 58 El rgimen de acceso corresponde a la Comisin Superior Calificadora de
Documentos Administrativos (constituida en 2000, regulada en 2002)
Art. 62 El Estado garantizar el acceso a todas/os a los de titularidad estatal (algo
que recogen las leyes de Patrimonio Documental de las CC.AA.)
Ley 7/1985 reguladora de Bases de Rgimen Local Regula la actuacin
municipal informativa respecto al vecindario, a las/os concejalas/es y al resto de
administraciones, siendo que la estatal y autonmica pueden supervisar el cumplimiento
de acuerdos e, incluso, recabar la exhibicin del expediente.
Art. 70.3 los/as vecinos/as tienen derecho a obtener copias y certificaciones
acreditativas de los acuerdos, as como a consultar los archivos y
registros (segn recoge art. 105.b Constitucin). Lo contrario, tiene que
ser motivado.

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Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y de
Procedimiento Administrativo Comn Representa el desarrollo del art. 105.b de la
Constitucin y reconoce el derecho general de acceso a todos/as. Ya la anterior ley de
1958 afirmaba la obligatoriedad de informar a los/as ciudadanos/as sobre el
funcionamiento administrativo. Tampoco fija plazos de reserva.
Art. 35 a) derecho a conocer el estado de tramitacin de sus procedimientos y
obtener copias
c) a obtener copia sellada de los documentos presentados
h) al acceso a los registros y archivos administrativos, segn la
Constitucin y las leyes
Art. 37 regula el Derecho de Acceso a Archivos y registros (enunciado en 35.h)
1. acceso a registros y documentos en cualquier soporte de
procedimientos terminados en su solicitud
2. los de intimidad estn reservados para ellas/os
4. si se deniega (por inters pblico, por ley, etc.), ser motivado
5. no se podr ejercer el derecho de acceso sobre: los que informan
sobre la actuacin del Gobierno, los de Defensa Nacional, los de
tramitacin de investigaciones y delitos, los de secreto comercial o
industrial, los de poltica monetaria
6. se regirn pos disposiciones especficas: los de materias clasificadas;
la legislacin del rgimen electoral; los que contengan datos
sanitarios personales; el Registro Civil y el Registro Central de
Penados y Rebeldes; los fondos de Archivos Histricos
7. el derecho se ejercitar por los particulares formulando peticin
individualizada de documentos (no de materias)
8. se pueden obtener copias y certificaciones, previo pago
Art. 45.5 Los documentos emitidos cualquiera que sea su soporte, por medios
electrnicos, informticos o telemticos por las Administraciones
Pblicas, gozarn de validez y eficacia original siempre que quede
garantizada su autenticidad, integridad y conservacin...
Las CCAA incluyen la regulacin sobre archivos en la Ley General de Patrimonio
Cultural o aprueban leyes especficas para ello (Castilla y Len, etc.). Por lo general,
introducen alguna mejora, como el establecimiento de plazos para fijar la transferencia
de documentos histricos (30 aos desde su creacin o desde la terminacin de su
tramitacin), lo cual facilita su consulta, segn art. 57.1.a de LPHE.
Por otro lado, tambin establecen limitaciones al derecho de acceso:
- en documentos que sean de inters pblico (afecten a la Comunidad)
- de inters privado (afecten a la intimidad, imagen, etc.)
- de la seguridad e integridad del documento (si peligra al manipularlo)

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Atendiendo al fenmeno de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin,
hay una serie de disposiciones legales que lo contemplan:
RD 208/1996 regula los Servicios de Informacin Administrativa y Atencin al
ciudadano Desarrolla el art. 35 de la LRJAP yPAC. Hay quien opina que afecta de
manera sustancial a la funcin archivstica.
Potencia aquellos servicios que permiten la informacin a distancia, en
especial las bases de datos (art. 5) con informacin general o especifica sobre los fondos
de los archivos; deben ser accesibles, bien a redes interiores bien a redes exteriores
(Internet). Todo ello queda enfatizado en Ley 4/1999, de reforma de LPAC, en la que ya
se reconoca la validez de la documentacin electrnica; y en RD Ley 14/1999 de
regulacin de firma electrnica.
CONSIDERACIONES FINALES
El reconocimiento en Espaa del derecho general de acceso a los
archivos en 1992 constituye un paso fundamental, que, sin embargo, queda oscurecido
por la regulacin confusa, insuficiente y restrictiva que lleva aparejada en el artculo 37,
hasta el punto de que hay quienes sostienen que se realiza al no poder eludir por ms
tiempo el mandato constitucional del art. 105.b, pero que se ha procurado rodear el
derecho de obstculos infranqueables en la prctica. Reflejo de ello es que no pudo
superar la prueba de la transposicin al Derecho espaol de la Directiva 90/313/CEE,
sobre libertad de acceso a la informacin ambiental, lo que oblig a promulgar una ley
especfica en 1995, que se limitaba a reproducir dicha Directiva.
Es un sentir general entre las/os tericas/os de la archivstica y de la
administracin, que se echa en falta una Ley del derecho a la informacin de los/as
ciudadanos/as coherente, que armonice disposiciones tan dispares como las existentes y
que no perdiese de vista la casustica que ofrecen las diversas fuentes de informacin.
Una ley que estableciese plazos claros e improrrogables de transferencias y de reserva,
tan necesarios en un rgimen democrtico, desterrando las ambigedades y
discrecionalidades arbitrarias (El Consejo de Europa establece 30 aos desde la creacin
para que dejen de ser reservados los documentos pblicos [Recomendacin 3/2000]). En
esta lnea, se considera innecesaria la posesin de la Tarjeta Nacional de Investigador
(RD 1969/1999) o la exposisicin de los motivos de la consulta, siendo un derecho
general de todo/a ciudadano/a.
Una ltima cuestin: la globalizacin est aunando mtodos, apoyada en las
TIC; el acceso mltiple, la validez de documentos electrnicos, la firma electrnica,
etc., pero queda un reto: la capacitacin del personal que atiende los servicios de
informacin y, sobre todo, la de las/os usuarias/os, comprendiendo en ello la
cauterizacin de la brecha digital, lo que supondra la alfabetizacin informtica de una
parte de la poblacin que siempre ha estado excluida del acceso real a los archivos, y a
la que ahora se la condena de antemano. Aunque de ello parece que nadie nos sentimos
responsable.

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