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A Arte de Fazer Acontecer

A Arte da Produtividade sem Estresse

(Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)

por David Allen


Penguin 2002, 267 pginas
Copyright David Allen, 2001. Utilizado por meio de acordo com a Penguin, um
membro da Penguin Group (EUA) Inc.

Foco Ideias Fundamentais


Gesto & Liderana Geralmente as pessoas do muita ateno a tarefas pouco importantes e muito
Estratgia pouca ateno aos objetivos crticos.
Vendas & Marketing
Uma mente livre de estresse reage a novas tarefas, como pedras caindo em uma
Finanas
lagoa. As pedras grandes criam ondulaes grandes, as pequenas criam ondula-
Recursos Humanos
es pequenas.
TI, Produo & Logstica
Um bom sistema de organizao gera respostas adequadas a todas as tarefas.
Carreira & Desenvolvimento
Pessoal Coloque todas as tarefas que voc precisa fazer agora, mais tarde ou no futuro em
Pequenas e Mdias Empresas um sistema lgico e organizado.
Economia & Poltica Transfira tudo que estiver em sua cabea para um sistema confivel que voc
Indstria possa rever regularmente.
Negcios Globais Por saber que determinada tarefa est capturada em seu sistema, voc pode
Conceitos & Tendncias parar de se preocupar com ela.
Armazene todas as suas coisas em cestas, caixas ou pastas designadas.
Utilize os controles horizontais para colocar tudo o que comanda a sua ateno
em uma estrutura organizada.
Utilize os controles verticais para planejar projetos de forma eficaz.
Para pr projetos em andamento, defina seus objetivos e princpios pessoais, visu-
alize os resultados, faa brainstorming, organize e identifique aes.

Avaliao (mx. 10)


Geral Aplicabilidade Inovao Estilo

8 10 7 7

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Este resumo de uso exclusivo de Natalia Castro (Natalia.Castro@br.ey.com)

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Relevncia

O que voc vai aprender


Neste resumo voc vai aprender: 1) Como dominar a produtividade de uma forma livre
de estresse; 2) Como priorizar tarefas de forma eficaz; 3) Quais so os cinco passos que
ajudaro voc a controlar seu fluxo de trabalho; e 4) Como pr novos projetos em anda-
mento.

Recomendao
A metfora da mente livre de estresse como uma lagoa serena retrata bem a mensagem
deste bestseller de David Allen. Quando uma pedra atirada num lago, o tamanho das
ondulaes correspondem ao tamanho da pedra. Allen lembra que a essncia da vida
livre tem a ver com tornar as ondas da sua mente compatveis com o tamanho das tare-
fas existentes na sua lista. Mas voc no vai chegar lagoa serena de Allen atravs de
um caminho zen e silencioso. Em vez disso, voc vai acalmar as guas da sua mente
construindo e mantendo um rgido sistema de organizao que seja to eficiente que
voc nunca ter que se preocupar com tarefa alguma aps inserida na mquina. A popu-
laridade deste livro provavelmente se deve tanto ao nvel de estresse do pblico como
ao nvel de inovao encontrado no mtodo de organizao do autor. Muitas vezes, as
tcnicas de gesto propostas por Allen so um pouco fantasiosas e envoltas em jarges.
Mas a getAbstract recomenda este manual cheio de boas ideias para promover uma vida
produtiva aos que procuram lidar com o estresse e a acumulao de afazeres na lista de
tarefas.

Resumo

Alm do Calendrio
Muitas pessoas hoje em dia assumem mais projetos do que conseguem lidar adequada-
mente, aumentando assim os seus nveis de estresse. Os prprios projetos so problem-
ticos. Muitos so afetados pela mudana contnua e questes a resolver, por isso nem
sempre claro se o trabalho foi concludo ou no. Essa falta de fronteiras cria uma pre-
ocupao adicional nas organizaes e obriga a reunies e memorandos desnecessrios
sobre o trabalho em andamento.
Para realizar seus projetos de forma eficaz e eficiente, voc precisa atender a esses dois
Se algo estiver objetivos:
em sua mente, sua
mente no est 1. Capturar tudo o que precisa ser feito agora, mais tarde ou em algum momento no
livre. futuro atravs de sistema de confiana lgico e organizado que registre tudo fora de
sua prpria memria, para que voc no tenha que pensar sobre essas questes at
que esteja pronto para tal.
2. Discipline-se em tomar decises antecipadas sobre a quantidade de informaes e
instrues que voc permitir entrar em sua vida para que continue sempre apto a
planejar sua tarefa atual e mudar seus planos quando necessrio.
Sua agenda provavelmente j est cheia, mas ela no uma ferramenta de organizao
boa o suficiente, j que mostra apenas uma pequena parte do que voc tem que organizar.
Em vez disso, voc precisa de um sistema de organizao minucioso e abrangente. Isto
particularmente til para pessoas que sofrem muita distrao no dia-a-dia, ou de hora
em hora, o que torna difcil a concentrao ou atingir objetivos de forma eficaz.
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Um bom sistema de organizao tambm til quando voc precisa gerenciar traba-
lho de conhecimento, combinando os detalhes dirios com os resultados do panorama
Tudo o que voc geral.
considerar inaca-
bado de alguma Criando as Ondulaes Adequadas
forma deve ser Para que voc se mantenha no estado mental correto para fazer as coisas, imagine sua
capturado em um mente como uma lagoa. Se voc atirar uma pedra, as guas reagem de forma adequada.
sistema convel
fora da sua mente, As ondas criadas na superfcie so proporcionais massa da pedra e fora do impacto.
ou o que chamo Uma vez tendo absorvido este impacto, as guas retornam a um estado calmo e tranquilo.
de caixa de Tente abordar suas tarefas de forma semelhante, dando a cada uma a quantidade ade-
entrada, para que quada de ateno e esforo: nem reagindo a mais nem a menos. Para ser eficiente, deve-
possa ser revisto e
se gerir os compromissos de forma adequada, no prometendo demais e sem aumentar o
classicado regu-
larmente. estresse. Siga estes trs princpios:

1. Se algo estiver inacabado, retire-o da sua mente Insira-o em um sistema de
confiana, ou uma caixa de entrada, que facilite o acesso quando for oportuno.
2. Saiba exatamente quais compromissos voc assumiu Saiba com exatido o que
tem que fazer para honrar cada compromisso.
3. Depois de decidir quais aes devem ser executadas, estabelea um sistema de
Os principais lembretes Revise seus lembretes regularmente para manter-se a par.
ingredientes do
controle sem Para testar o funcionamento desta abordagem, anote o nome do projeto ou situao que
estresse so: resul- o preocupa mais no momento. Em seguida, escreva uma lista de tudo o que voc precisa
tados claramente fazer para levar o projeto adiante: quais os passos que voc deve tomar, com quem voc
denidos (projetos)
e as prximas
precisa entrar em contato, entre outros. Somente este exerccio j deve lhe trazer uma
aes necessrias maior sensao de relaxamento, controle e foco. Arquive suas preocupaes e aes em
para toc-los um local seguro, fora da sua mente, at que esteja pronto para lidar com elas.
adiante, bem como
lembretes inseridos Gerenciando Suas Aes
em um sistema
convel que
Utilize bem o seu tempo limitado gerenciando suas aes. Para comear, identifique o
possam ser revistos que voc precisa com antecedncia. Estude os passos de cada projeto antes de inici-los,
periodicamente. ao invs de avanar e ter que gastar mais tempo ainda lidando com eventuais problemas.
Embora muitas empresas partam da misso para os objetivos e da para os detalhes
menores de implementao, a maior parte das pessoas est to envolvida no dia-a-dia
dos compromissos que no tem tempo para respirar e se concentrar adequadamente na
viso do todo. Assim, um bom ponto de partida seria atualizar-se e assumir o controle
agora mesmo de todas as questes que dizem respeito a voc e depois trabalhar para
ampliar sua viso. possvel assumir as rdeas dos seus compromissos, projetos e aes
Sua mente passa
por cinco etapas
por meio de controles horizontais ou verticais. Os controles horizontais coordenam suas
para realizar prati- aes em todas as atividades que envolvem sua participao. Os controles verticais
camente qualquer orientam o seu pensamento atravs de tpicos e projetos individuais, como a sequncia
tarefa: denir de tarefas envolvidas em um projeto em particular. Se voc utilizar os controles horizon-
objetivos e princ- tais e verticais efetivamente, vai ter condies de esvaziar sua mente e terminar o que
pios, visualizar os
resultados, fazer comeou com maior tranquilidade.
brainstorming,
organizar (e) iden- Dominando o Seu Fluxo de Trabalho
ticar as prximas Para assumir o controle da sua vida, siga os cinco passos para dominar o seu fluxo de
aes. trabalho. Esses cinco estgios vo ajudar voc a gerenciar o aspecto horizontal, combi-

nando em um sistema organizado tudo o que merece a sua ateno em um determinado
momento:

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1. Coletar Voc pode utilizar vrios tipos de ferramentas de coleta, tais como uma
bandeja para papis que sirva como caixa de entrada, um quadro ou dispositivo
A maior parte das
eletrnico para anotaes, um dispositivo de gravao de voz ou uma mensagem de
pessoas atribuem e-mail. Tire da sua cabea tudo o que chame a sua ateno e insira nas ferramentas
s coisas maior ou o que for possvel. Esvazie suas ferramentas de coleta regularmente, descartando ou
menor ateno do processando as informaes.
que seria necess-
rio, simplesmente 2. Processar Com cada item, pergunte-se o que isto? e decida se vai arquiv-lo
porque suas mentes para ser utilizado mais tarde ou descart-lo.
no funcionam 3. Organizar Estabelea um sistema de organizao, tal como a colocao de itens
como as guas de
uma lagoa.
que no exigem ao imediata em categorias. Se servirem para uma ao imediata,
coloque-os na categoria apropriada, tal como uma lista de projetos, planos de proje-
tos e materiais, agenda, lista de lembretes das prximas aes ou lista de lembretes
de coisas que voc est espera. Encontre uma forma fsica para conter cada uma
dessas categorias de forma organizada, tais como uma caixa, um caderno ou um
arquivo suspenso.
Como as guas 4. Rever Estabelea um horrio para fazer uma reviso semanal. Em seguida, d uma
reagem? A resposta olhada em todas as suas aes e opes identificadas. Durante este tempo, processe
totalmente
compatvel com a todos os itens, reveja o seu sistema e atualize suas listas.
fora e a massa do 5. Fazer Utilize quatro critrios para determinar o que fazer. Primeiro, considere o
input; em seguida, contexto, que o local ou ferramentas necessrias para realizar uma ao (por exem-
retornam calma-
ria. No reagem
plo, em casa com seu computador pessoal). Em segundo lugar, veja se tem o tempo
nem a mais nem a disponvel para tal. Em terceiro lugar, pergunte a si mesmo se tem energia fsica
menos. ou mental suficiente para a tarefa. E, quarto, estabelea prioridades. Ou seja, se h
contexto, tempo e energia disponveis, qual a ao mais importante agora?

O Planejamento do Projeto
Para iniciar seus projetos com sucesso, utilize as cinco fases do planejamento. Estes
passos compem o componente vertical da gesto da produtividade. Os passos refletem
Assim que decidir a maneira como as pessoas pensam e planejam de forma inconsciente, embora muitas
sobre todas as
no os sigam necessariamente quando planejam de forma consciente. Por essa razo, o
aes que precisam
ser executadas, planejamento informal e natural muitas vezes acumula melhores resultados. o tipo de
voc deve manter processo de pensamento ao qual voc se submete para resolver as tarefas dirias, como
lembretes organi- vestir-se, almoar ou simplesmente ter uma conversa. Os cinco passos envolvem:
zados sobre elas
em um sistema que 1. Definir seus objetivo e princpios Defina o que funciona para voc, concentre-se,
possa ser revisto alinhe os seus recursos e motive-se para a ao.
regularmente.

2. Visualizar o resultado Ao criar esta viso, voc cria um foco que ajuda a gerar
ideias e padres de pensamento que de outra forma no teriam surgido. Essa clareza
ajuda voc a imaginar os resultados que deseja.
3. Fazer brainstorming Para lidar com mltiplas ideias, utilize ferramentas que
ajudem voc a pensar em opes, como desenhar mapas mentais (exibir grafica-
Pensar nos mente sequncias de pensamento) ou anotar ideias e mantenha sua mente aberta para
resultados um no julg-las ou critic-las; enfatize qualidade e no quantidade. Mais tarde voc
dos meios mais poder analisar e organizar estas ideias.
ecazes disponveis
para tornar seus 4. Organizar Identifique as peas importantes essenciais para o seu projeto e as
desejos em reali- separe e ordene de acordo com vrios componentes, processos ou prioridades.
dade.

5. Identificar as prximas aes Selecione a prxima ao para este projeto e para
outros no futuro. Sinalize as tarefas que voc est aguardando que outros cumpram.

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Produtividade sem Estresse
Agora voc vai poder colocar todos esses princpios bsicos em prtica, implementando
seus projetos de acordo com as seguintes aes:
Configure o seu espao, tempo e ferramentas Crie um bloco de tempo e pre-
pare uma estao de trabalho onde voc ter o espao, mobilirio e ferramentas
necessrias. Basicamente, voc precisa de uma superfcie de escrita e espao para
A verdadeira uma bandeja para papis, embora voc possa querer adicionar um fax, impressora e
questo como outros. Mesmo que voc tenha um escritrio externo, coloque um pouco de espao
tomar as decises em casa com um sistema que seja idntico ao do seu escritrio, assim voc vai poder
adequadas sobre o
que deve ser feito
trabalhar em dois lugares. Suas ferramentas devem incluir suprimentos do dia-a-dia,
em um determi- como uma agenda, pastas de arquivos, fita adesiva e elsticos.
nado momento. A Colete a tralha Separe algumas horas para esta etapa. Comece procurando por
verdadeira questo
coisas que se encontram no lugar errado ou estejam incompletas. Coloque esses itens
como devemos
gerenciar as na sua caixa de entrada. Posicione suprimentos, materiais de referncia, decorao e
aes. equipamentos no local adequado. Se algo que necessite da sua ao for muito grande
para sua bandeja de papis, basta escrever uma nota que o represente em uma folha
de papel, coloque a data e o adicione ao seu sistema. Comece colocando as coisas
da sua mesa na sua caixa de entrada e depois repasse-as para outras partes do seu
espao de trabalho, incluindo gavetas, mesas de apoio, armrios, prateleiras entre
outros. Uma lista de aes incompletas pode ajudar voc a se lembrar de outras
coisas que deseja adicionar sua caixa de entrada, como uma lista de projetos que
voc precisa comear, projetos no concludos, compromissos que voc deve honrar,
obrigaes financeiras, comunicaes que precisam ser feitas, seminrios de treina-
mento que voc pretende frequentar e assim por diante.
Processe sua caixa de entrada Seu objetivo aqui esvaziar completamente sua
bandeja. Descarte qualquer coisa que no seja essencial, faa tudo que puder ser feito
em dois minutos, delegue tudo o que for possvel, coloque lembretes sobre aes
O objetivo da futuras em seu sistema de organizao e identifique os projetos maiores. Para ser
gesto horizontal e eficaz, processe primeiramente o item de cima, passe por um item de cada vez e
da vertical o mes-
nunca coloque nada de volta na sua caixa de entrada.
mo: tirar as coisas
da sua mente e Use etapas e ferramentas para ajud-lo a organizar o processo Crie listas e
tocar os projetos grupos de itens que voc deseja organizar. Use pastas digitais ou fsicas para manter
adiante. suas listas e qualquer informao de referncia ou apoio que se aplique aos seus pro-
jetos.
Escolha as melhores opes de ao Agora que voc est organizado, vai con-
seguir determinar o que fazer a seguir, com base no contexto do projeto, no seu
tempo e energia disponveis a na prioridade de cada ao.

Sobre o autor
David Allen o presidente da David Allen & Company e tem mais de 20 anos de experi-
ncia como consultor de gesto, coach executivo e educador. Ele especialmente conhe-
cido por seu trabalho sobre a produtividade, e tem sido convidado como palestrante e
facilitador em muitas organizaes, incluindo a Oracle, LL Bean, QVC e Banco Mundial.
Ele escreve uma newsletter quinzenal chamada Productivity Principles e seu trabalho
tem destaque em vrias revistas e jornais, incluindo Fast Company, Fortune e Los Ange-
les Times.
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