Guia Definitivo da

Gesto de Tempo:
aprenda a organizar suas
tarefas e seja mais produtivo
 Sumrio

03 INTRODUO

05 COMO ORGANIZAR A ROTINA DE TRABALHO

E SER MAIS PRODUTIVO NO DIA A DIA?

07 GESTO DE TEMPO EFICAZ: OS 5 PASSOS

PARA SER MAIS PRODUTIVO

15 VILES DA PRODUTIVIDADE: COMO

IDENTIFICAR E ACABAR COM AS
DISTRAES?

20 CONCLUSO

22 SOBRE A SAGE
Introduo
 P
or razes particulares, que vo desde a satisfao
pessoal de metas cumpridas melhoria da sade
emocional e psicolgica quando no se trabalha
apenas apagando incndios, cada pessoa que est no
mercado de trabalho gostaria de render mais do que
rende e entregar mais resultados. O mesmo pode ser dito
dos gestores: o sonho dos lderes trabalhar com uma
equipe em que misso dada misso cumprida.

O segredo para a produtividade no muito complicado

e gira em torno de um elemento que anda em falta no
cotidiano das empresas: o tempo. No raro, vrias tarefas
se apresentam como urgentes, j chegam s mos do
profissional com prazo estourado e precisam ser feitas
com o mximo de agilidade. Mas vale refletir: ser que
tudo o que chega at voc corresponde a essa descrio?

Apesar de imprevistos e demandas de ltima hora

acontecerem, grande parte das tarefas do trabalho so
previsveis e cclicas, e possvel contar com um prazo
razovel para a execuo de muitas delas. A palavra de
ordem para ter mais produtividade, ento, organizao.

Pensando em medidas estratgicas para que isso

acontea, preparamos este guia definitivo da gesto de
tempo para que voc consiga organizar seu dia a dia
profissional e seja bem mais produtivo. Boa leitura!

4 INTRODUO
Como organizar a rotina
de trabalho e ser mais
produtivo no dia a dia?
 S
e voc se reconheceu na situao que
descrevemos na introduo, sempre atolado
em tarefas de ltima hora e correndo contra o
tempo, bem provvel que esteja negligenciando o
ingrediente principal da produtividade: a organizao.
De fato, todo profissional tem uma gama extensa de
atividades a cumprir e importante que elas sejam
executadas dentro dos prazos estabelecidos para
que os resultados no fiquem comprometidos.

Mas nem tudo precisa ser uma correria e comprometer

sua sade mental e emocional no ambiente de trabalho.
Com medidas simples, voc consegue evitar o estresse
desnecessrio, a ansiedade de no dar conta do que
foi combinado, o cansao de noites sem dormir para
conseguir, em poucas horas, fazer o que demandava
vrios dias. Por esse motivo, planejamento e organizao
so essenciais para uma rotina de trabalho no txica
para o profissional, equilibrada, eficaz e, claro, produtiva.

O primeiro passo rumo organizao o diagnstico da

sua situao atual, que vai ser essencial para montar um
planejamento de atividades e escolher tticas especficas.
necessrio examinar de forma honesta se seu tempo
est sendo bem gerido e quanto de resultado voc
consegue entregar na atual rotina, em relao a quanto
voc deveria entregar.

6 COMO ORGANIZAR A ROTINA DE TRABALHO E SER MAIS PRODUTIVO NO DIA A DIA?

 Gesto de tempo
eficaz: os 5 passos para
ser mais produtivo
 S
abe aqueles desafios que parecem
complicadssimos e inatingveis, mas no fundo so
bem mais simples do que aparentam? Esse o
caso da caminhada rumo gesto de tempo eficiente e,
por consequncia, maior produtividade. Para facilitar a
visualizao da trajetria at a relao ideal entre tempo
disponvel e tarefas a cumprir, apresentamos 5 passos
fundamentais para conseguir ser mais produtivo:

ORGANIZE SUAS TAREFAS EM UMA LISTA

O primeiro passo parece at clich, mas so pouqussimos

os profissionais que realmente esquematizam, em listas
de fcil visualizao, todas as tarefas que precisam
cumprir. Em uma rotina de trabalho com tantos estmulos
e informaes novas a cada momento, confiar apenas na
memria um tiro no p. Com a estratgia das listas, as
chances de voc deixar uma tarefa para trs bem menor
do que tentar guard-la apenas na cabea.

8 GESTO DE TEMPO EFICAZ: OS 5 PASSOS PARA SER MAIS PRODUTIVO

 Alm do mais, listas ajudam a ter noo da real
quantidade de tarefas que devem ser feitas. A partir desse
levantamento, possvel estabelecer quanto tempo voc
leva para executar cada uma delas.

De forma bem bsica, possvel dividir o tempo disponvel

para a execuo das tarefas (um ms, uma semana) pela
quantidade de atividades a serem desenvolvidas. Para ter
uma ideia ainda mais precisa, voc tambm pode dividi-
las a partir de graus de complexidade, considerando quais
demandam mais tempo e quais demandam menos.

Outra dica elaborar listas com perodos especficos de

tempo: estabelea uma lista diria de tarefas a serem
feitas, assim como uma semanal, mensal e assim por
diante, de forma que uma ajude a organizar a outra. Nesse
sentido, o uso da agenda essencial. H quem goste das
de papel e aposte na memorizao pela escrita, h quem
prefira utilizar agendas eletrnicas e no funciona bem
com papel. De toda maneira, o mais importante que o
profissional j comece seu dia sabendo exatamente quais
so as tarefas a serem executadas.

Lembra que falamos de listas de fcil

visualizao? No importa qual maneira voc vai
encontrar de criar as suas, mas fundamental
que elas fiquem em locais de destaque, para que
voc seja obrigado a encar-las a todo momento
e assim no perder o foco.

9 GESTO DE TEMPO EFICAZ: OS 5 PASSOS PARA SER MAIS PRODUTIVO

 DEFINA PRIORIDADES

A partir das listas elaboradas com todas as

atividades que precisam ser cumpridas por
perodo de tempo, possvel definir, com mais
clareza, quais so as prioridades. Para facilitar
o entendimento, voc pode criar cdigos para
visualizar constantemente sua categorizao.

Uma opo criar painis divididos em

quadrantes e agrupar as tarefas de acordo com
a prioridade: as mais urgentes ficam em uma
rea e as menos, em outra.

10 GESTO DE TEMPO EFICAZ: OS 5 PASSOS PARA SER MAIS PRODUTIVO

 Utilizar cores (marcando as tarefas mais
importantes com cores mais chamativas, por
exemplo) tambm uma excelente maneira
de facilitar a visualizao. Outra alternativa
numerar cada tarefa de 1 a 3, em uma escala
na qual 1 corresponde urgncia mxima e 3
significa mais tempo para execuo.

Seja qual for o modelo escolhido, o essencial

definir quais sero as prioridades para planejar
como, de fato, seu tempo ser empregado para
geri-las. Ou seja: hierarquizar as tarefas to
importante quanto execut-las.

Se nesses sistemas que sugerimos h uma clara

hierarquia, na qual certamente o quadrante da
urgncia, a cor berrante ou a tarefa da categoria
1 ser terminada primeiro, pense que, em cada
grupo, h prioridades.

Portanto, necessria uma organizao interna

de prioridades tambm, de forma que voc
consiga atender ao mais essencial primeiro.

11 GESTO DE TEMPO EFICAZ: OS 5 PASSOS PARA SER MAIS PRODUTIVO

 SAIBA DELEGAR E SUPERVISIONAR

Um grande problema de pessoas que ocupam

cargos de liderana a dificuldade em delegar
tarefas para outros colaboradores, o que faz com
que a sua rotina de trabalho seja mais estressante
e embolada do que seria se ele permitisse que
outros membros do time unissem esforos.

Por mais que voc preze por acompanhar todos os

processos bem de perto, isso no quer dizer que deva
execut-los operacionalmente. Se h uma equipe apta
a absorver tarefas que tomam tempo excessivo dos
cargos de liderana, fazendo com que as tarefas que de
fato dizem respeito ao seu escopo de trabalho fiquem
comprometidas, a maneira mais inteligente de empregar
tempo e recursos delegando.

Delegar, no entanto, no significa deixar de

acompanhar o andamento da tarefa que foi repassada
a outro profissional. preciso supervisionar, fazer um
acompanhamento slido e estar disponvel para agir em
possveis desvios de percurso.

Portanto, no queira abraar o mundo: todos tm sua

funo dentro de uma empresa, cada um tem uma
srie de atividades a serem cumpridas que justifica sua
presena ali. Cabe ao gestor dividi-las da forma correta e
coorden-las sem necessariamente faz-las.

12 GESTO DE TEMPO EFICAZ: OS 5 PASSOS PARA SER MAIS PRODUTIVO

 DEFINA METAS E OBJETIVOS A SEREM
CUMPRIDOS

Qualquer atividade que seja iniciada sem que estejam

definidos as metas e objetivos a serem alcanados j
comea a ser executada de maneira errada. Antes de
qualquer ao, necessrio um planejamento, como
j vimos. E, nesse planejamento, paralelamente
definio de prioridades, est o estabelecimento desse
ponto de chegada.

Para se organizar melhor, importante que as metas e

objetivos sejam definidos por perodo. Ou seja: no comeo
do dia, quando listar as tarefas a serem feitas, importante
estabelecer as prioridades e quais daquelas devem ser
impreterivelmente feitas naquele dia, sem atrasos.

Para o planejamento semanal, o mesmo processo, mas

com metas mais ousadas por conta do prazo alargado.
O mesmo vale para o ms, o bimestre, o trimestre, o
semestre e assim sucessivamente.

preciso tambm ter em mente que essas metas devem

ser realistas, para que voc no caia na frustrao
constante de no conseguir realiz-las e relaxar de vez por
achar que no capaz. Mais vale voc elencar objetivos
possveis e cumpri-los no tempo previsto, assumindo
novos a cada nova etapa, do que se comprometer com
metas exageradas que no podem ser cumpridas.

13 GESTO DE TEMPO EFICAZ: OS 5 PASSOS PARA SER MAIS PRODUTIVO

 UTILIZE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR

Pessoas produtivas tm em comum a habilidade de enxergar

oportunidades onde outras pessoas apenas conseguem
identificar problemas. Esse o caso do uso da tecnologia:
se para muitos pode ser uma mera distrao, h quem veja
nos artefatos tecnolgicos grandes aliados. De fato, existem
aplicativos de fcil acesso que auxiliam, e muito, o processo
de listagem das tarefas e a gesto do tempo.

Assim, seu smartphone ou tablet poder ajudar voc

na organizao de sua rotina, no estabelecimento de
prioridades e na viso geral do quadro de atividades que
devem ser feitas. Alguns dos aplicativos que podem te ajudar
nessa empreitada so o Remember The Milk, Wunderlist,
Basecamp, Todoist, Asana, Podio, Producteev e Trello.

14 GESTO DE TEMPO EFICAZ: OS 5 PASSOS PARA SER MAIS PRODUTIVO

 Viles da produtividade:
como identificar e acabar
com as distraes?
 N
a mesma proporo que existem
recursos para tornar sua gesto do
tempo muito mais eficiente, tambm
existem distraes que fazem sua produtividade
despencar. Portanto, para conquistar o
alto desempenho, preciso fazer algumas
escolhas importantes para fugir da tentao de
encontrar algo que parea muito mais divertido
momentaneamente, mas que vai comprometer
seus resultados depois.

Alguns dos maiores inimigos da produtividade

no trabalho so:

16 VILES DA PRODUTIVIDADE: COMO IDENTIFICAR E ACABAR COM AS DISTRAES?

 CONVERSAS PARALELAS

Ningum precisa ser um rob no ambiente de trabalho

o dilogo entre profissionais , inclusive, importante
para auxiliar na unio da equipe. Porm, o entrosamento
passa a ser um problema quando as pessoas esto mais
preocupadas em saber do final de semana do amigo do
que em executar a lista de tarefas agendadas para o dia.

Conversar muito divertido e faz bem para o clima

saudvel da empresa, mas, em excesso, pode levar
vrios profissionais a desperdiarem seus preciosos
tempos conjuntamente. O mais adequado estabelecer
momentos especficos para que essas conversas
aconteam, como uma pausa para o caf, por exemplo.

17 VILES DA PRODUTIVIDADE: COMO IDENTIFICAR E ACABAR COM AS DISTRAES?

 REDES SOCIAIS

A tecnologia tambm pode ser uma inimiga se voc no

souber se controlar. No necessrio se desconectar
totalmente do mundo virtual para ser produtivo,
especialmente porque algumas profisses inclusive
se beneficiam muito das atualizaes constantes que
chegam pelas redes. O problema comear a navegar e
no saber a hora de parar.

Por isso, o ideal decidir consigo mesmo um ou dois

perodos do dia para verificar o que h de novo no mundo
virtual. Depois desses minutos, melhor que as pginas
fiquem fechadas para evitar a tentao e s sejam abertas
no prximo perodo de pausa. Quanto aos celulares, uma
boa dica silenciar as notificaes de aplicativos de
conversa, exceto, claro, se suas atividades do trabalho
dependerem deles.

18 VILES DA PRODUTIVIDADE: COMO IDENTIFICAR E ACABAR COM AS DISTRAES?

 REUNIES EM EXCESSO

Provavelmente ao menos uma vez na vida voc j teve a

sensao de ter acabado de participar de uma reunio
desnecessria. Pensou, mesmo que em voz baixa, que
tudo aquilo poderia ter sido resolvido em um e-mail. H
empresas que parecem fazer uma reunio para discutir
sobre a reunio anterior e mais uma reunio para discutir
sobre essa reunio: um ciclo sem fim.

fundamental que reunies aconteam, claro. Mas a

melhor forma de fazer com que elas sejam mais eficientes
j anotar qual ser a pauta de assuntos a serem tratados
e quanto tempo ser disponibilizado para tratar de cada
um deles. Reunies excessivas atrapalham o andamento
normal das atividades e podem, em vez de ajudar na
produtividade do profissional, atrapalh-la.

19 VILES DA PRODUTIVIDADE: COMO IDENTIFICAR E ACABAR COM AS DISTRAES?

Concluso
 Medidas simples, mas eficazes e constantes, so a melhor
maneira de aos poucos alcanar uma rotina de trabalho
mais eficaz, saudvel e produtiva, na qual os processos
correm com planejamento e monitoramento dentro dos
prazos estabelecidos.

Pensando na empresa como um grande organismo, a

cada profissional que conseguir acertar sua gesto de
tempo e ser mais produtivo, mais a equipe, como um todo,
vai se beneficiar. Assim, ser possvel entregar resultados
com mais eficincia, priorizar o que precisa ser priorizado
e empregar o precioso recurso do tempo da melhor
maneira possvel.

21 CONCLUSO
A Sage estimula o sucesso de empresas e
comunidades ao redor do mundo por meio do uso de
tecnologias inteligentes e da criatividade das pessoas.
Ao reinventar a forma de fazer negcios e levar
energia, experincia e solues inovadoras, a Sage
inspira seus clientes a realizar seus sonhos. A empresa
trabalha
com uma rede prspera de empreendedores, donos
de negcios, comerciantes, contadores, parceiros e
desenvolvedores que conduzem
a economia global e oferecem aos clientes
do Grupo produtos e suporte em reas como
contabilidade, recursos humanos, folha de
pagamento, planejamento de recursos da empresa e
pagamentos. Com 14 mil empregados e operaes em
24 pases, a Sage faz parte
do FTSE 100, ndice que rene as 100 aes mais
representativas da Bolsa de Valores de Londres. A
Sage chegou ao Brasil em 2012 com a aquisio das
empresas IOB, Folhamatic, EBS e Cenize, alm de j
atuar no pas com a operao da SageXRT desde 2007.

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