Guia Fundo Estrategico Internet

Gua Prctica para la
Planificacin de la Gestin
del Suministro de
Insumos Estratgicos
525 Twenty-third Street, N.W. F O N D O

Washington, DC 20037, E.E.U.U.
http://www.paho.org
MSH MANAGEMENT
SCIENCES H EALTH
Organizacin
Panamericana
de la Salud
Oficina Regional de la
Organizacin Mundial de la Salud
Gua Prctica
para la Planificacin
de la Gestin del Suministro
de Insumos Estratgicos
Organizacin Panamericana de Salud

Unidad de Medicamentos Esenciales, Vacunas y Tecnologa en Salud
525 23rd ST NW Washington D.C. 20037, EEUU.
Organizacin Panamericana de Salud
Unidad de Medicamentos Esenciales, Vacunas y Tecnologa en Salud
525 23rd ST NW Washington D.C. 20037, EEUU.
Coordinacin:
James Fitzgerald, Nora Girn, Jorge Bermudez.
Diagramacin:
ALL TYPE ASSESSORIA EDITORIAL LTDA
Organizacin Panamericana de la Salud 2006

Las denominaciones de la Organizacin Panamericana de la Salud estn acogidas a la proteccin prevista por las
disposiciones del Protocolo 2 de la Convencin Universal de Derechos del Autor. Reservados todos los derechos. Las
denominaciones empleadas en esta publicacin y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no
implican por parte de la Secretara de la Organizacin Panamericana de la Salud, juicio alguno sobre la condicin
jurdica de pases, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto del trazado de sus fronteras o lmites.
La mencin de determinadas sociedad mercantiles o de nombres comerciales de ciertos productos no implica que la
Organizacin Panamericana de la Salud, Organizacin Mundial de la Salud los apruebe o recomiende con preferencia
a otros anlogos.
Gua Prctica para la Planificacin de la Gestin del Suministro de Insumos Estratgicos
CONTENIDO DE LA GUA:
Agradecimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Prefacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Seccin 1: Antecedentes, objetivos, uso y estructura de la gua. . . . . . . . . . . . . . . 9
Antecedentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Objetivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Uso de la Gua. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Estructura de la Gua. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Seccin 2: Identificacin de reas crticas y alternativas de mejoramiento. . . . . 17
Identificacin de reas crticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1. Organizacin del sistema, polticas y legislacin. . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2. Seleccin y uso racional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
3. Estimacin de necesidades y adquisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4. Almacenamiento y distribucin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
5. Sistema de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
6. Financiamiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
7. Recursos humanos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Alternativas de mejoramiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1. Sistemas de suministro alternativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2. Alternativas de mejoramiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3. Viabilidad de las alternativas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
4. Movilizacin de recursos necesarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Seccin 3: Pasos prcticos para la elaboracin del plan general de
adquisicin de insumos estratgicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Anexos: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Anexo No. 1: Lista de verificacin de elementos del
sistema de suministro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
1. Organizacin del sistema, polticas y legislacin. . . . . 40
2. Seleccin y uso racional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3. Estimacin de necesidades y adquisiciones . . . . . . . . 41
4. Almacenamiento y distribucin. . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
5. Sistema de informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
6. Financiamiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
7. Recursos humanos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Anexo No. 2: Programa de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Anexo No. 3: Lista general de insumos a adquirirse. . . . . . . . . . . . . . . 45
Anexo No. 4: Hoja para el clculo de necesidades de insumos
estratgicos por el mtodo de perfil epidemiolgico. . . . . 46
Anexo No. 5: Ejemplo de instrumentos para gestin de proveedores.. . 52

Anexo No. 6: Resumen de fuentes de financiamiento.. . . . . . . . . . . . . . 56
Anexo No. 7: Indicadores de gestin.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Anexo No. 8: Instrumento de gestin de adquisiciones
Plan de adquisiciones.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Anexo No. 9: Procedimiento para adquisiciones a travs del
Fondo Estratgico.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Anexo No. 10: Glosario de trminos:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Anexo No. 11: Resumen de bibliografa y enlaces de referencia:. . . . . . . 69
Agradecimientos
Se agredece la contribucin de la Dra. Paula Andrea Daz Serna, de la Cooperativa de Hospitales

de Antioquia COHAN Colombia, Centro Colaborador para la OPS/OMS en el rea de sistemas de
suministro de medicamentos esenciales.
Tambin se agradece la contribucin del Dr. David Lee, Management Sciences for Health, Washington
DC, EEUU, en la elaboracin del documento.
Este documento ha sido elaborado principalmente con financiamiento de la Organizacin

Panamericana de Salud. Tambin contribuy en parte la Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional (USAID) a travs del RPM Plus (Rational Pharmaceutical Management Plus
Program). Acuerdo Cooperativo HRN-A-00-00-00016-00.
P r e fa c i o
El acceso a los medicamentos y otros insumos estratgicos es un elemento que adquiere mayor
importancia en la atencin de salud y actualmente tiene un lugar preponderante en las agendas de
Salud de los pases de la Regin de las Amricas. Por otro lado da a da la prensa informa sobre
los problemas que involucran de manera positiva o negativa, a los medicamentos. Productos que
pueden salvar vidas no pueden ser tratados como cualquier mercanca y el suministro adecuado
debe ser una prioridad en los sistemas de salud.
Los desafos que enfrentan los Estados Miembros para asegurar el acceso de sus pueblos a los
insumos esenciales de salud pblica encuentran respaldo en iniciativas como sta publicacin. La
OPS impulsa con fuerza el Fondo Estratgico, atendiendo a la solicitud de aumentar el acceso a
los medicamentos mediante el fortalecimiento de los sistemas de suministro y su insercin en los
sistemas nacionales de salud.
En la agenda inconclusa se ha tenido en cuenta a los contingentes de nuestras poblaciones que

no tienen acceso a medicamentos esenciales y es nuestra obligacin adoptar todas las medidas
a nuestro alcance para asegurar el derecho a la salud y, consecuentemente, el derecho a los
medicamentos en el contexto de la construccin de los sistemas y servicios de salud.
El fortalecimiento de los mecanismos de suministro de insumos en los sistemas de salud se ha

considerado como estratgico en las acciones relacionadas con el mandato que hemos recibido
para asegurar el acceso a productos eficaces, seguros y de calidad. Las cuatro lneas estratgicas
de accin propuestas para un trabajo integrado de la OPS incluyen: acciones para garantizar mayor
competencia en los mercados mediante estrategias de promocin de los medicamentos genricos;
contencin de costos con nfasis en la regulacin de precios, los aspectos relacionados con los
derechos de propiedad intelectual; el fortalecimiento de los sistemas de suministro para asegurar la
continuidad y disponibilidad de los medicamentos esenciales; y el fortalecimiento de mecanismos
regionales de negociacin y compras conjuntas.
Nuestra Regin enfrenta diversos problemas originados por las tendencias mundiales a la
globalizacin, al mismo tiempo que se resaltan las disparidades e inequidades presentes frente a
tanta diversidad. Nuestro desafo por tanto es mayor!
Esta Gua Prctica para la adquisicin de insumos estratgicos tiene como principal objetivo proveer
de instrumentos a los pases de la Regin que les apoyen en la planificacin de sus necesidades
de medicamentos, identificando reas crticas, verificando las principales reas a mejorar y
constituyendo indicadores de gestin para el adecuado monitoreo. Al mismo tiempo, el Fondo
Estratgico se coloca como una alternativa concreta para adquisiciones de productos de calidad
y acceso a los precios negociados previamente, teniendo como referencia los precios menores
obtenidos en la Regin.
Esta Gua Prctica complementa la publicacin anterior referida a los Principios Operativos del
Fondo Estratgico. La OPS cumple el mandato que le han delegado los Estados Miembros y que se
renueva anualmente durante las discusiones en las sesiones de sus cuerpos directivos.
Al ser colocada la Salud como piedra angular de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM), nos
coloca al mismo tiempo frente a un desafo mayor, tenemos la responsabilidad de fortalecer cada
vez ms los sistemas de salud de nuestra Regin para asegurar el suministro adecuado de los
insumos esenciales para la salud.
Jorge Bermudez, Jefe de Unidad

Medicamentos Esenciales, Vacunas y Tecnologas en Salud
Organizacin Panamericana de la Salud
Seccin 1: Antecedentes,
objetivos, uso y
estructura de la gua
10 Seccin 1: Antecedentes, Objetivos, Uso y Estructura de la Gua
Antecedentes
Para apoyar a los Estados Miembros en la adquisicin de suministros estratgicos de salud pblica,
el Director de la Organizacin Panamericana de la Salud (OPS) estableci el Fondo Rotatorio Regional
para Suministros Estratgicos de Salud Pblica (el Fondo Estratgico) en ocasin de la 42a Reunin
del Consejo Directivo de la OPS, celebrada en Washington, D.C., del 25 al 29 de septiembre de
2000.
En septiembre de 2004, la 45a Reunin del Consejo Directivo de la OPS adopt una Resolucin
(CD45R7) encaminada a promover el acceso a los medicamentos e insumos de salud pblica en
la Regin. Como elemento clave de la estrategia, los Estados Miembros respaldaron la propuesta
de fortalecer los mecanismos regionales de adquisicin, incluido el Fondo Estratgico de la OPS.
El Consejo Directivo seal que: El desarrollo de este fondo fortalecer la capacidad en materia
de adquisiciones, programacin y planificacin en cada pas; permitir lograr economas de escala
mediante la unificacin de las demandas y fomentar la continuidad del suministro mediante el
establecimiento del sistema de adquisiciones cclicas.
El Fondo Estratgico procura fortalecer la capacidad de gestin en el suministro de medicamentos y

en la programacin y planificacin de las adquisiciones a nivel nacional y constituye un mecanismo
regional efectivo de suministro de productos bsicos prioritarios de salud pblica, tanto en el
contexto del apoyo de la OPS a sus Estados Miembros como en el apoyo a beneficiarios del Fondo
Mundial de la Lucha contra el SIDA, la Tuberculosis y la Malaria.
El Fondo Estratgico es un mecanismo que facilita el acceso a medicamentos y otros suministros

de salud pblica a todos los Estados Miembros de acuerdo con principios de eficacia, en funcin
de costo y solidaridad, lnea de accin fundamental expresada en los Objetivos de Desarrollo del
Milenio, en el Plan Regional de VIH/ITS para el Sector Salud 2006 2015 de la OPS, en el Plan
Estratgico Global (i.e. Global Strategic Plan) para la Malaria 2005 2015 de la OMS y el plan global
para detener la tuberculosis (The Global Plan To Stop TB 2006 2015). Asimismo, a travs del Fondo
Estratgico, la OPS da respuesta a las dificultades de acceso y disponibilidad de medicamentos
necesarios para la lucha contra la enfermedad de Chagas y la leishmaniasis.
La gestin de suministros es una responsabilidad de los sistemas de salud pblica que implica no
solo procesos eficientes y eficaces de adquisicin, sino la implementacin y gestin de modelos
integrales de sistemas de suministros que involucran diversas etapas que funcionan en cadena y
que incluyen los procesos de seleccin, adquisicin, almacenamiento, distribucin y uso racional,
orientados a asegurar la disponibilidad de medicamentos e insumos esenciales, as como la calidad
de los insumos ofrecidos y la oportunidad en la atencin al usuario.
Gua Prctica para la Planificacin de la Gestin del Suministro de Insumos Estratgicos 11
La seleccin implica la revisin de los problemas de salud prevalentes y la eleccin de los

medicamentos e insumos requeridos para su diagnstico y tratamiento, as como la decisin
sobre su utilizacin en los diferentes niveles de atencin de salud; la adecuada seleccin de los
insumos se ver representada en el listado de medicamentos e insumos esenciales que permite
la optimizacin de los recursos, garantiza la eficiencia del proceso de adquisiciones y por lo tanto,
la oportunidad y la calidad de la atencin a los usuarios. La adquisicin incluye la cuantificacin
de las necesidades de medicamentos e insumos, la eleccin de las modalidades de compra
ms convenientes y adecuadas, la elaboracin de planes de adquisicin concretos y certeros,
la fijacin de condiciones de negociacin con proveedores, la gestin para garantizar la calidad
de los medicamentos e insumos y la evaluacin permanente del servicio y el producto ofrecido
por esos proveedores. El almacenamiento debe garantizar la calidad de los insumos durante su
permanencia en el depsito, almacn o farmacia, as como la custodia y vigilancia del movimiento
de las existencias y requiere el control de aspectos administrativos, de infraestructura fsica, de
dotacin y el control de factores ambientales. La distribucin incluye la entrega de los insumos
a los depsitos y establecimientos de salud, con actividades que garanticen la custodia adecuada
de los insumos, as como la oportunidad en la entrega. El uso racional incluye el diagnstico,
prescripcin, dispensacin y el consumo apropiado por parte del usuario.
Un modelo de sistema integral de suministro se concreta en un ciclo en el que cada funcin o proceso
principal se apoya en la funcin previa y conduce lgicamente a la siguiente. La seleccin debe
estar basada en una experiencia real de las necesidades sanitarias y del uso de los medicamentos.
Los requisitos para el proceso siguiente, que es la adquisicin, derivan de las decisiones adoptadas
en la seleccin. Si los diversos procesos se llevan a cabo de manera independiente y no como
parte de un sistema, los costos aumentan, el agotamiento de existencias se hace ms frecuente y
los usuarios se ven afectados. El proceso de adquisicin marca las pautas para el almacenamiento
de los medicamentos e insumos y la ineficiencia en el primero conducir a un mayor costo del
almacenamiento y a desabastecimientos que se reflejan en una atencin de salud inadecuada e
insatisfaccin de los usuarios.
En el centro del ciclo de la gestin del suministro se encuentra un conjunto de procesos de apoyo
administrativo que incluyen: organizacin, financiamiento, gestin de la informacin, administracin
de los recursos humanos y recursos fsicos, decisivos para la sostenibilidad del sistema de
suministros. Este ciclo debe basarse en las polticas y el marco jurdico de cada pas. El grfico 1
puede representar el ciclo de la gestin del suministro.
Grfico 1: Esquema de un modelo integral de sistema de suministro de medicamentos

esenciales.
SELECCIN
ESTIMACIN Y
USO RACIONAL
ADQUISICIN
APOYO DE LA
GESTIN
DISTRIBUCIN ALMACENAMIENTO
ORGANIZACIN DEL SISTEMA,

POLTICAS Y LEGISLACIN
En el trabajo conjunto con los pases, se ha encontrado que los sistemas de salud no cuentan con
polticas nacionales que integren el sistema de suministros; en la mayora de los casos se observan
procesos aislados, desarticulados y algunas veces, como en el caso de los insumos estratgicos, es
comn encontrar sistemas de suministro paralelos, con actividades igualmente aisladas realizadas
por cada persona en su rea o puesto de trabajo, sin coordinacin regional ni nacional. Como
consecuencia de estas dificultades, el suministro de insumos se ha limitado exclusivamente a
actividades operativas de adquisicin, minimizando la importancia de la implementacin y monitoreo
de los dems procesos del sistema, lo que genera desabastecimiento, incremento en los costos,
prdida de oportunidades en la utilizacin de financiamiento, lo que incide en el deterioro de la
atencin a los usuarios de los servicios de salud.
Tomado de La Gestin del Suministro de Medicamentos. Management Sciences for Health, Organizacin Mundial de la Salud,
Organizacin Panamericana de la Salud, Fundacin Panamericana para la Salud y la Educacin. Traduccin al espaol de la
segunda edicin en ingls. Boston, 2002. Modificado por los autores.
Muchos pases, preocupados por esta situacin y con la perspectiva de lograr un suministro eficiente,
han iniciado procesos de evaluacin de los sistemas nacionales de suministro de medicamentos e
insumos, con el fin de identificar los problemas y buscar alternativas de solucin. En ese sentido,
el Fondo Estratgico se proyecta, no slo como una va de adquisicin, sino de apoyo a los Estados
Miembros a travs de la prestacin de servicios de cooperacin tcnica por parte de la OPS y sus
colaboradores, a las autoridades nacionales y a los principales beneficiarios del Fondo Mundial, con
el fin de fortalecer la capacidad nacional en relacin con la gestin de los sistemas de suministros,
as como en la aplicacin de las normas de garanta de la calidad y gestin de las adquisiciones.
En este marco y con el fin de proporcionar a los Estados Miembros un instrumento que apoye la
gestin de los sistemas de suministro y particularmente la planificacin de las adquisiciones, la OPS/
OMS, conjuntamente con la Cooperativa de Hospitales de Antioquia COHAN Centro Colaborador
para el rea de sistemas de suministros y Management Sciences for Health MSH / Rational
Pharmaceutical Management Plus Program (RPM Plus), ha elaborado la presente Gua Prctica para
la Planificacin de la Gestin del Suministro de Insumos Estratgicos, herramienta elaborada en el
marco de cooperacin tcnica que brinda el Fondo Estratgico de la OPS, que contiene los principios
bsicos que orientarn a los pases en la realizacin de una evaluacin rpida de la situacin actual
del sistema de suministro, la planificacin de las adquisiciones y adems proporciona algunos
indicadores clave de monitoreo y evaluacin.
Objetivos
A continuacin se indican los objetivos clave de esta Gua:
1. Ofrecer los elementos prcticos para facilitar la labor del Estado Miembro en materia de:
Identificacin de reas crticas del sistema de suministros.
Identificacin de alternativas para el mejoramiento de las reas crticas del sistema de
suministro.
Elaboracin del plan de adquisicin de insumos estratgicos.
2. Definir un esquema de trabajo conjunto con los Estados Miembros y el Fondo Estratgico en
materia de:
Fortalecimiento de los sistemas de suministros, en relacin con las adquisiciones y la garanta
de la calidad.
Planificacin de las adquisiciones a travs del Fondo Estratgico.
Monitoreo y evaluacin de la gestin de adquisiciones.
Uso de la Gua
Considerando que la planificacin de las adquisiciones es un proceso dinmico, participativo y

multidisciplinario, es necesario conformar un equipo nacional en el cual estn representadas las
diferentes instancias tcnicas y administrativas responsables del suministro y los programas
nacionales, con el asesoramiento de especialistas en el rea si son requeridos. Este equipo debe ser
de naturaleza permanente y no circunscribirse nicamente a la programacin de las necesidades
y la definicin de la lista de adquisiciones. Su responsabilidad va ms all de estas acciones, ya
que ser responsable de monitorear la ejecucin del plan de adquisiciones y su evaluacin. En el
caso de utilizar como va de adquisicin el Fondo Estratgico, se recomienda que este equipo sea la
contraparte de la OPS en el proceso de adquisicin, y que adems cumpla funciones de monitoreo
y evaluacin conjunta del Fondo.
Esta gua est dirigida a los equipos nacionales multidisciplinarios conformados para la elaboracin
de los planes de adquisiciones de insumos estratgicos con la participacin de unidades tcnicas y
administrativas responsables del suministro, programas nacionales de salud pblica, unidades de
almacenamiento, e instancias responsables de la planificacin.
Asimismo, esta gua es una herramienta para la planificacin de las adquisiciones de proyectos
nacionales orientados a mejorar la disponibilidad y el acceso a insumos estratgicos, por lo tanto
est dirigida a organizaciones beneficiarias o beneficiarios principales de proyectos del Fondo
Mundial u otros donantes y organismos de cooperacin.
Teniendo en cuenta que el proceso de adquisiciones forma parte de todo un sistema de suministros,
no puede analizarse como un proceso aislado; por lo tanto la gua proporciona elementos para que
el equipo nacional realice, antes de la planificacin de las adquisiciones, una evaluacin rpida de
los aspectos crticos en la gestin del suministro que afectan el acceso y la disponibilidad a los
insumos estratgicos, de manera que simultneamente a la elaboracin del plan de adquisicin
se identifiquen los cuellos de botella en el suministro y se definan las acciones correctivas o
intervenciones de orden normativo, organizacional, educativo o financiero que sean pertinentes.
Se pretende adems que esta evaluacin oriente la toma de decisiones para la bsqueda de
cooperacin tcnica o la elaboracin de proyectos destinados a fortalecer la gestin del suministro.
Asimismo se propone que el pas utilice estas pautas para realizar la planificacin general de las
adquisiciones de insumos estratgicos, y que de sta se derive el plan de adquisiciones a realizarse
a travs del Fondo Estratgico.
La gua contiene una descripcin detallada de los pasos a seguir para realizar la adquisicin a travs
del Fondo Estratgico y es igualmente til para compras que se realicen a travs de otros mecanismos.
Incluye indicadores clave para evaluar el proceso de adquisicin de insumos estratgicos.
Para orientar el anlisis del sistema de suministro, la definicin de alternativas de solucin y la

planificacin de las adquisiciones, en la gua se incluyen instrumentos tcnicos de apoyo, referencias
bibliogrficas y sitios Web, que el equipo nacional puede consultar para complementar su trabajo.
E s t r u c t ura de la Gua
La Gua para Planificacin de la Gestin del Suministro de Insumos Estratgicos comprende cinco
secciones:
La seccin 1 presenta los antecedentes del Fondo Estratgico, los objetivos de la gua, su
estructura y uso.
En la seccin 2 se orienta al equipo de trabajo a la evaluacin rpida del sistema de suministros
mediante preguntas clave y al anlisis de las posibles alternativas de mejoramiento, su viabilidad
y factibilidad en el corto y mediano plazo.
En la seccin 3 se presentan los pasos prcticos para la elaboracin de un plan de
adquisiciones.
En la seccin final (Anexos) se incluyen recursos tcnicos a utilizar para la elaboracin del plan de
adquisiciones, el glosario de trminos usados en la gua, con el propsito de unificar conceptos
y definiciones referentes al sistema de suministros y por ltimo, recursos bibliogrficos de
referencia.
Seccin 2: Identificacin de
reas crticas y alternativas
de mejoramiento
18 Seccin 2: Identificacin de reas crticas y alternativas de mejoramiento
La adecuada adquisicin de medicamentos e insumos esenciales para la atencin de salud requiere

una evaluacin completa del sistema de suministros del pas, entidad o institucin que est llevando
a cabo este proceso. Para definir con la mayor certeza posible los insumos y cantidades a adquirir,
es necesario que el equipo de trabajo analice de manera clara las diferentes situaciones presentes,
que puedan incidir positiva o negativamente sobre el xito de la gestin del sistema de suministros,
y particularmente del proceso de adquisiciones.
Tal como se menciona en la seccin 1, un modelo de sistema integral de suministro se concreta en

un ciclo donde cada funcin o proceso principal se apoya en la funcin previa y conduce lgicamente
a la siguiente. Si los diversos procesos se llevan a cabo de manera independiente y no como parte
de un sistema, los costos aumentan, el agotamiento de existencias se hace ms frecuente y los
usuarios sufren. Un ejemplo claro es el proceso de seleccin y estimacin de necesidades, que
con productos concretos, bien elaborados y actualizados frecuentemente, conduce a la realizacin
de adquisiciones cada vez ms adecuadas, oportunas y eficientes. A su vez, un buen proceso de
adquisicin facilita el almacenamiento y posterior disponibilidad de los insumos para los usuarios,
de manera oportuna, garantizando un abastecimiento permanente.
I d e n t i f i c a c i n d e r e a s c rticas
Con el fin de facilitar la visin integral del sistema de suministros al equipo multidisciplinario
de trabajo, para su evaluacin e identificacin de reas crticas, se presentan los componentes
fundamentales del sistema, su descripcin y en la parte final de cada uno, un recuadro de preguntas
clave para su anlisis.
1 . O r g a nizacin del sistema, polticas y legislacin
La organizacin del sistema de salud del pas, sus polticas y legislacin vigentes, son factores
decisivos en el anlisis de reas crticas y las alternativas de solucin para el mejoramiento de los
sistemas de suministros. Con este componente, se pretende definir los actores involucrados en
el sistema, los mecanismos de coordinacin entre esos actores, as como las pautas y tiempos a
tenerse en cuenta para la importacin de insumos, los aspectos relativos a la garanta de la calidad
de los insumos estratgicos, as como las normas y procedimientos vigentes para las adquisiciones
pblicas.
Este anlisis facilitar al equipo de trabajo la adopcin posterior de decisiones respecto a los
insumos a adquirir, los perodos para los que se efectuar la compra, la modalidad de compra a
utilizar, la gestin necesaria para la adquisicin y/o la importacin de insumos de difcil obtencin
en el pas, los recursos y fuentes de financiamiento disponibles y otros aspectos que inciden en la
oportunidad y la calidad de las negociaciones y adquisiciones.
Para facilitar el anlisis de este componente, se presenta el recuadro de preguntas No. 1 y la lista
de verificacin correspondiente del Anexo No. 1, en la cual se ofrecen detalles puntuales sobre cada
pregunta.
Recuadro de preguntas clave No. 1: Organizacin del sistema, polticas y legislacin.

1.1 Qu estructuras conforman el sistema nacional de suministros y cul es el papel de cada una
de ellas?
1.2 Cmo coordina o integra el Ministerio de Salud la gestin de suministros estratgicos de
programas prioritarios?
1.3 Cules son las polticas nacionales sobre manejo de insumos estratgicos?
1.4 Existe una legislacin o regulacin que permita la importacin de insumos estratgicos
adquiridos a travs del Fondo Estratgico de la OPS o que permite el otorgamiento de registros
expeditos? En general, cules son las normas y procedimientos que rigen la adquisicin pblica
de insumos estratgicos?
1.5 Qu requisitos legales y tcnicos tiene el pas para garantizar la calidad de los insumos
estratgicos?
2 . S e l e ccin y uso racional
La seleccin cuidadosa de los medicamentos e insumos estratgicos permite mejorar la calidad

de la atencin, la gestin del sistema de suministros y el aprovechamiento eficaz de los recursos
disponibles. Por esta razn se recomienda que los medicamentos estratgicos para la salud pblica
estn incluidos en las pautas clnicas o normas de tratamiento como una medida para asegurar el
acceso a la atencin de salud y promover el uso racional de los mismos.
La utilizacin de listas de medicamentos e insumos esenciales tiene repercusin en el

aprovisionamiento, produccin local, suministro, prescripcin y supervisin de los medicamentos,
ya que este proceso es el punto de partida para definir las especificaciones tcnicas de los productos
requeridos por el pas, y es determinante para la programacin adecuada de las necesidades,
considerando variables tales como, entre otras, nivel de atencin, dosificacin, periodos de
tratamiento y presentaciones farmacuticas.
Es importante tener en cuenta que al planificarse las adquisiciones, deben considerarse tambin
aquellos medicamentos que no estn incluidos en la lista, pero resultaron ser necesarios despus
de un cuidadoso anlisis. Por lo tanto, el equipo nacional debe analizar y revisar qu procedimientos
especiales pueden tener estos medicamentos al momento de la compra y cules sern las estrategias
posteriores para demostrar su esencialidad y la necesidad de inclusin en la lista de medicamentos
esenciales.
Con el propsito de tener claridad sobre la forma en que el pas selecciona los insumos estratgicos
y dar respuesta en el proceso de adquisicin desde el Fondo Estratgico de la OPS, es fundamental
que el equipo nacional verifique si los insumos estratgicos que requiere estn incluidos o no en la
lista de medicamentos e insumos esenciales ofrecida por el Fondo Estratgico y si esta ltima es
congruente con las normas nacionales. El equipo debe tener claridad sobre los procedimientos a
seguir para la negociacin y adquisicin de aquellos insumos no ofrecidos por el Fondo Estratgico.
De igual manera y con el fin de apoyar la gestin del Fondo, el pas puede informarle sobre los
medicamentos requeridos y no disponibles. Esto permitir el anlisis de solicitudes y la opcin de
incluir nuevos productos en la lista, teniendo siempre en cuenta los principios operativos del Fondo
Estratgico.
Por ltimo, el equipo de trabajo debe analizar cul es la situacin actual de los programas
e intervenciones llevadas a cabo como parte del proceso de promocin del uso racional de los
medicamentos, as como las medidas correctivas que debern adoptarse para su implementacin
o mejoramiento continuo.
Para facilitar este anlisis, se presenta el recuadro de preguntas No. 2 y la lista de verificacin
correspondiente del Anexo No. 1, en la cual se ofrecen detalles puntuales sobre cada pregunta.
Recuadro de preguntas clave No. 2. Seleccin y promocin del uso racional.

2.1 Qu estructuras participan efectivamente en la seleccin y uso racional de los insumos
estratgicos? Qu funcin desempea cada una de esas estructuras en estos procesos?
2.2 Las normas o guas de tratamiento estndar para enfermedades de inters en salud pblica del
pas, difieren de las guas recomendadas por la OMS? En qu difieren?
2.3 Cules son los insumos estratgicos identificados en las normas o guas de tratamiento, que se
encuentran incluidos en la lista bsica nacional? Cules se encuentran incluidos en la lista del
Fondo Estratgico?
2.4 Qu programas o intervenciones se implementan para asegurar el uso racional de los insumos
estratgicos?
Principios Operativos del Fondo Rotatorio Regional para Suministros Estratgicos de Salud Pblica. Un mecanismo de la OPS para la adquisicin
de suministros estratgicos de salud pblica. Fondo Estratgico y Organizacin Panamericana de la Salud / Organizacin Mundial de la Salud.
Unidad de Medicamentos Esenciales, Vacunas y Tecnologas en Salud. Washington, 2005. www.paho.org/fondoestrategico
3 . E s t i macin de necesidades y adquisiciones
En la mayora de los casos, la estimacin de las necesidades suele ser la etapa ms critica en la
gestin del suministro de insumos estratgicos, por diversas razones, entre las que se sealan,
entre otras: la falta de informacin para realizar la cuantificacin, un conocimiento insuficiente
sobre los mtodos de cuantificacin y su aplicacin, la falta de un plan sistemtico para realizar la
estimacin de las necesidades y la falta de participacin de todos los involucrados en el proceso de
estimacin. Asimismo, existen vacos o falta de coordinacin entre los diferentes actores por falta
de procedimientos que les permitan orientar este proceso.
Para conocer con mayor detalle la forma en se est desarrollando la estimacin de las necesidades,
es preciso analizar el proceso en su conjunto, la metodologa empleada, quines lo hacen, qu
informacin utilizan y cmo evalan esta cuantificacin en cada periodo, de manera que puedan
efectuar los ajustes necesarios a las cantidades de insumos estratgicos, antes de definir la
adquisicin de los mismos.
Las preguntas que se presentan en el recuadro No. 3 y la lista de verificacin correspondiente del
Anexo No. 1, facilitarn al equipo nacional esta evaluacin. Por otro lado, facilitarn la revisin sobre
la forma en que se han establecido las especificaciones tcnicas de los insumos y los requisitos
administrativos que solicita el pas en la adquisicin de los mismos, de manera que en la gestin para
la adquisicin no se presenten retrasos por consultas de proveedores o por falta de documentacin
u otros requisitos que son fundamentales para garantizar la oportunidad y eficiencia del proceso.
Un elemento importante que debe verificarse cuando se estn planificando las adquisiciones son
los requisitos legales y los compromisos comerciales del pas, especialmente aqullos relacionados
con la proteccin de patentes. Se recomienda revisar qu medicamentos estn protegidos por
patentes en el pas, as como los aspectos legales sobre registro y licitaciones, entre otros, para
facilitar la adquisicin.
Teniendo en cuenta que el Fondo Estratgico adquiere medicamentos e insumos de proveedores

precalificados por la OMS, es necesario que el equipo nacional revise si el pas ha adoptado este
mismo sistema de precalificacin para asegurar la calidad de los insumos estratgicos que sern
adquiridos; otro elemento que debe revisarse es la posibilidad de utilizar la lista de medicamentos
que han sido registrados por la Food and Drug Administration de los Estados Unidos (FDA) o por
http://mednet3.who.int/prequal/documents/PrequalBorchureSpanish.pdf
otras autoridades reguladoras, bajo el sistema de aprobacin tentativa (tentative approval), cuyos
proveedores pueden ser tomados en cuenta al momento de la adquisicin.
Las Buenas Prcticas de Adquisicin (BPA) enfatizan que un sistema eficaz de garanta de calidad
tiene cuatro elementos bsicos: seleccin de proveedores confiables, utilizacin de mecanismos
existentes como el certificado de calidad tipo OMS, el establecimiento de un programa de notificacin
de defectos y la realizacin de pruebas selectivas de calidad.
Para facilitar la adopcin de decisiones respecto al primer elemento del sistema de garanta de la
calidad mencionado, la seleccin de proveedores confiables, es fundamental llevar a cabo una
adecuada gestin que garantice tambin la disponibilidad de proveedores confiables y eficaces.
Para lograr este propsito se cuenta con procesos de inscripcin en el registro, eleccin, manual
y valoracin, obteniendo un nmero selecto de proveedores comprometidos con la garanta de la
calidad, estableciendo relaciones basadas en el respeto mutuo y a largo plazo. Para lograr este fin,
es necesario contar con un listado de posibles proveedores, invitarlos a inscribirse en el registro
de proveedores y elegir aqullos que cumplan satisfactoriamente las condiciones de negociacin
establecidas. En la seccin 3, pasos prcticos para la elaboracin del plan, se mencionan algunos
instrumentos tiles para la gestin de proveedores. En segundo lugar, las BPA plantean la
utilizacin de mecanismos como el certificado de calidad tipo OMS, en el que se certifica que
el establecimiento productor cumple las Buenas Prcticas de Manufactura, que el mismo tiene la
autorizacin para fabricar y/o distribuir el producto o productos; especifica tambin si la venta es
permitida en el pas productor o responsable de la comercializacin, describe su frmula cualitativa
y cuantitativa completa y aclara si el expendio est sometido a algn rgimen restrictivo o control
especial, cuando sea el caso. En tercer lugar, es necesario el establecimiento de un programa
de notificacin de defectos en el que se definan procedimientos claros a seguir despus de
la recepcin tcnica y administrativa de los productos en los diferentes puntos de la cadena de
abastecimiento, as como las medidas que deben adoptar los proveedores. Por ltimo, la aplicacin
de BPA implica la realizacin de pruebas selectivas de calidad a los medicamentos e insumos
que se adquieren, por parte de laboratorios especializados y cuyos costos debern ser concertados
con el proveedor.
El recuadro de preguntas No. 3 y la lista de verificacin correspondiente del Anexo No. 1, facilita el
anlisis sobre la estimacin de necesidades y la adquisicin de los insumos.
Esto se refiere a la evaluacin de productos genricos antes de vencerse la proteccin de la patente. Con esta aprobacin tentativa, el laboratorio
que produce medicamentos genricos puede comercializar su producto tan pronto vence la patente. De lo contrario, tendra que esperar este
tiempo antes de poder hacer los estudios para someter a registro el producto genrico. Ahora bien, la FDA ha acelerado la evaluacin de estos
productos, para que otros pases pueden registrarlos y utilizarlos mientras que EEUU an protege a los productos originales.
Recuadro de preguntas clave No. 3: Estimacin de necesidades y adquisicin.

3.1 Cules son los plazos de tiempo identificados en el ciclo de suministros para asegurar la
disponibilidad oportuna de los insumos estratgicos?
3.2 Cul es el proceso estipulado para elaborar el plan de adquisicin y cmo estn asignados los
papeles y responsabilidades?
3.3 Cules son los mtodos empleados para la estimacin de las necesidades de insumos
estratgicos? Por qu se escogieron estos mtodos?
3.4 Qu especificaciones tcnicas estn definidas para cada insumo estratgico?
3.5 Qu insumos estratgicos requeridos estn protegidos por patentes?
3.6 Cmo se usa en el pas la precalificacin realizada por la OMS y/o el registro acelerado
realizado por la FDA, en la adquisicin de insumos estratgicos?
3.7 Cul es el mecanismo que usa el pas para valorar la oferta y el desempeo de los proveedores
de insumos estratgicos?
4 . A l m acenamiento y distribucin
El almacenamiento es el proceso mediante el cual se asegura la calidad de los insumos desde

que ingresan al depsito, almacn o farmacia, garantizando la calidad de los productos durante
su permanencia all, en trminos de condiciones de eficacia, estabilidad y seguridad especificadas
por el fabricante, incluso hasta que el producto es entregado al usuario final. Considera diferentes
aspectos tcnicos como la recepcin tcnica y administrativa, la adecuacin de reas, la dotacin
requerida, el control de factores ambientales y aspectos administrativos como la gestin de
inventarios, lo cual puede resumirse en los principios bsicos, la logstica, la gestin del inventario
y finalmente las pautas para evaluacin del almacenamiento.
Mediante la recepcin se verifica que el envo fsico enviado por un proveedor cumpla lo pactado
previamente con l y que coincida con la orden de compra y la factura que lo respaldan; este primer
momento de verificacin se conoce como recepcin administrativa. Igualmente se verifica que los
productos enviados cumplan con los requisitos establecidos en la legislacin vigente del pas y que
su aspecto coincida con las caractersticas definidas en sus fichas tcnicas, lo cual corresponde a
la recepcin tcnica.
La verificacin administrativa debe aplicarse al 100% de los insumos recibidos y entre las
especificaciones a revisar figuran: nombre genrico, concentracin, forma farmacutica, costos
unitarios y totales, fechas y formas de entrega y cantidades. Es importante sealar que la persona
que realice el recuento de los productos no debe saber qu cantidad se recibe (a ciegas), con el fin
de evitar el sesgo que se produce al conocer desde antes dicha informacin.
La verificacin tcnica se realiza mediante un muestreo al azar sobre el lote en recepcin, utilizando
para ello la norma vigente en el pas. La muestra tomada debe ser representativa de cada lote
a recibirse. Sobre la muestra se verifican: fecha de vencimiento, nmero de lote de fabricacin,
registro sanitario, caractersticas fsicas y organolpticas del producto como tal, caractersticas
relacionadas con la etiqueta, el empaque, el envase, el embalaje y la forma farmacutica.
En cuanto al depsito o almacn, debe recordarse que cualquier rea donde se almacenen
medicamentos y otros insumos, requiere satisfacer pautas mnimas para la adecuada conservacin
y custodia de dichos insumos. Un proceso adecuado de almacenamiento da como resultado una
rotacin ptima de inventarios, 0% de vencimientos, fugas, averas y deterioros por condiciones
ambientales y garantiza el abastecimiento adecuado para facilitar la logstica de distribucin a las
diferentes regiones.
La planificacin operacional y la capacidad logstica son la clave para desarrollar un sistema de

distribucin eficaz en funcin del costo. Por consiguiente, es importante contar con un equipo de
logstica integrado por personas calificadas, que planifiquen y desarrollen las siguientes fases:
Determinar si las operaciones de distribucin las debe llevar a cabo el sector pblico o si se
contrata el servicio con el sector privado.
Despacho de mercancas en puerto, identificando los envos tan pronto como lleguen a puerto,
procesando todos los documentos requeridos de importacin, completando los trmites
aduaneros, garantizando las condiciones de transporte de los insumos y supervisando los envos
al depsito o almacn de destino.
Planificar la localizacin de los almacenes y las rutas de entrega.
Planificar la periodicidad de las entregas.
Establecer puntos de control del sistema.
Un sistema de distribucin bien administrado garantiza el suministro constante de insumos, la

conservacin de los insumos en buenas condiciones, minimiza las prdidas durante el transporte y
proporciona informacin sobre las previsiones de necesidades de medicamentos.
Cualquiera que sea el sector encargado de las operaciones de distribucin (pblico o contratacin
con empresas privadas), es necesario establecer acciones de monitoreo y evaluacin del desempeo
del operador, con el fin de garantizar su mejoramiento continuo o el cambio si corresponde. La
gestin del operador de distribucin puede hacerse de la misma forma en que se hace la gestin
de los proveedores de insumos, entendiendo que ese operador es un proveedor que entrega un
servicio en lugar de un producto.
En recuadro No. 4 y la lista de verificacin correspondiente del Anexo No. 1, se aportan elementos
para facilitar el anlisis del almacenamiento y la distribucin.
Recuadro de preguntas clave No. 4: Almacenamiento y distribucin.

4.1 Cmo se realiza la recepcin de insumos en el almacn central? Cmo se hace en los
depsitos o almacenes regionales y locales?
4.2 Qu parmetros se han establecido para realizar la inspeccin de los insumos recibidos?
4.3 Cul es el procedimiento para verificar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas y las
cantidades solicitadas?
4.4 Qu se requiere para que su red pueda garantizar la aplicacin de buenas prcticas de
almacenamiento y distribucin?
4.5 Cmo se evala el desempeo de la red de almacenamiento y distribucin?
5 . S i s t ema de informacin
Dentro del componente de apoyo a la gestin del ciclo de suministros, es fundamental el sistema
de informacin que permita recoger, procesar, comunicar y utilizar informacin con el propsito de
adoptar las decisiones que garanticen el mejoramiento continuo de los procesos.
La coordinacin de los distintos elementos de un sistema de suministro de insumos estratgicos

requiere un sistema til, que brinde informacin puntual, exacta y que permita utilizar eficazmente
los datos generados en cada nivel, a travs de un conjunto de indicadores que miden el rendimiento
del sistema.
El recuadro No. 5 y su respectiva lista de verificacin del Anexo No. 1, facilitan el anlisis del
sistema de informacin.
Recuadro de preguntas clave No. 5: Sistema de informacin.

5.1 Cules son los indicadores que proporciona el sistema de informacin para la gestin del
sistema de suministros?
5.2 Cul es el nivel de confiabilidad y utilidad de la informacin generada por el sistema de

informacin?
5.3 Qu se requiere para contar con un sistema de informacin gil y oportuno?

6 . F i n a nciamiento
El financiamiento sostenible es uno de los aspectos importantes que ha definido la OMS para
asegurar el acceso equitativo a los medicamentos. Si el sistema de adquisicin no puede garantizar
un acceso oportuno a los fondos necesarios, la escasez de medicamentos y la ineficiencia de las
actividades de adquisicin sern inevitables.
En muchos pases los fondos destinados a medicamentos e insumos crticos se liberan irregularmente
a lo largo del ao fiscal, lo que complica el proceso de adquisiciones, ya que se recurre a compras
pequeas y parciales; en algunos casos la entrega limitada o irregular de los fondos ocasiona
retrasos en los pagos y agrava los problemas de adquisicin.
Por lo tanto, los Ministerios de Salud, a travs de sus unidades de presupuesto y en coordinacin con
lo Ministerios de Finanzas, deben establecer mecanismos mediante los cuales se pueda disponer
de la totalidad de los fondos necesarios, el acceso a divisas y la oportunidad de entrega de estos
fondos.
Debe revisarse el financiamiento externo por parte de donantes a fin de conocer la disponibilidad
financiera total y revisar las polticas o reglamentaciones de los diferentes organismos en materia
de adquisicin de insumos, para verificar la compatibilidad con la reglamentacin nacional y que
esto no constituya una barrera en el proceso de adquisiciones.
Es importante que el equipo nacional analice las fuentes de financiamiento no solo en referencia
al costo del producto, sino para verificar si en el presupuesto existen fondos para todos los rubros
necesarios como fletes, seguros, gastos de transporte y para el anlisis del control de calidad
si se requiere pagar estos servicios. Para apoyar la planificacin adecuada de las adquisiciones
se presentan las siguientes preguntas que orientarn el anlisis de este aspecto bsico de las
adquisiciones. El equipo nacional puede apoyarse en las preguntas del recuadro No. 6 y su respectiva
lista de verificacin del Anexo No. 1.
Recuadro de preguntas clave No. 6: Fuentes de financiamiento.

6.1 Cules son las fuentes de financiamiento para insumos estratgicos con que cuenta el pas?
6.2 Cules son los mecanismos con que el pas cuenta para coordinar y optimizar la utilizacin de
fondos nacionales, incluso del Fondo Mundial, prstamos y fondos de cooperacin externa para
la adquisicin de insumos estratgicos?
6.3 Se liberan oportunamente los fondos para la adquisicin de insumos estratgicos?

7 . R e c u rsos humanos
La falta de recursos humanos capacitados para la gestin de los diferentes procesos tcnicos
y de apoyo al sistema de suministros, puede hacer fracasar cualquier sistema de suministro de
medicamentos. La gestin del sistema de suministros estratgicos y particularmente del proceso
de adquisicin, son aspectos profesionales que requieren una diversidad de conocimientos,
capacidades y experiencia, realizados en equipo.
Es necesario que el equipo nacional analice los perfiles del personal responsable de cada una de
las etapas del proceso del suministro, su experiencia, grado de motivacin y capacitacin, y que
asimismo determine cules son las necesidades en las diferentes reas de capacitacin y cules
son las alternativas para lograr este fin.
Es importante que el equipo de trabajo del pas o de la institucin, trabaje sobre las preguntas clave
del recuadro No. 7 y su respectiva lista de verificacin del anexo No. 1, para definir alternativas de
mejoramiento:
Recuadro de preguntas clave No. 7: Recursos humanos.

7.1 La formacin de los recursos humanos se ajusta a las necesidades del sistema de suministros?
7.2 Cul es el plan para adecuar los recursos humanos a las necesidades de una gestin efectiva
del suministro de insumos estratgicos?
A l t e r n a t i va s d e m e j o r a m iento
1 . S i s t emas de suministro alternativos
Aunque existen muchas variaciones, los sistemas de suministro se describen en cinco modelos
principales: almacn central de medicamentos, organismo autnomo de suministro, entrega
directa, distribuidor principal, y sistema de dispensacin en establecimientos de expendio privados.
Ello representa la gama de modelos que va de un sistema completamente pblico a un sistema
completamente privado, pero es frecuente encontrar sistemas que combinan elementos de dos o
ms de estos modelos bsicos. El cuadro No. 1 compara algunas caractersticas clave de estos
sistemas en relacin a un programa de suministro pblico y sus ventajas e inconvenientes.
El sistema de almacn central de medicamentos es el ms frecuente. Los medicamentos e

insumos son adquiridos y distribuidos por la unidad competente del Ministerio de Salud o del
sistema de seguridad social. Este sistema requiere que el organismo correspondiente cuente
con recursos humanos, infraestructura, equipos, sistemas de gestin y comunicacin para la

seleccin, adquisicin, almacenamiento y distribucin de los suministros. Los almacenes centrales
de medicamentos experimentan frecuentes problemas con la gestin financiera, la cuantificacin
de los requerimientos, la gestin de las licitaciones, la gestin del almacn, el transporte y la
seguridad de los medicamentos. Las causas de estos problemas incluyen las interferencias
polticas o administrativas; limitaciones de la administracin pblica para resolver problemas de
disciplina, bajo rendimiento o corrupcin; insuficiencia de recursos financieros; restricciones a las
contrataciones pblicas que surgen del ciclo de pagos de la tesorera y entrega errtica de los
fondos del Ministerio de Salud o de las divisas; y dificultades de transporte por la necesidad de
mantener una flota de vehculos.
Los problemas experimentados con los sistemas de almacn central de medicamentos han llevado
a algunos gobiernos a establecer organismos autnomos de suministro bajo gestin privada. El
organismo autnomo de suministro es un sistema centralizado en el cual la responsabilidad de
gestin est en manos de una junta directiva autnoma o semi-autnoma y opera los servicios de
suministro como una empresa privada, pero sin fines de lucro.
Otros sistemas alternativos eliminan la necesidad de operar y mantener una red de almacenes
pblicos. La entrega directa es un sistema descentralizado en el cual los insumos son entregados
directamente por los proveedores a las unidades de atencin. El ministerio o la institucin de
seguridad social lleva a cabo licitaciones centrales para seleccionar los productos y precios; stos
pueden ser comprados, centralizada o descentralizadamente, y entregados a la red de servicios sin
tener que pasar por almacenes centrales del gobierno.
En el sistema de distribuidor principal, la unidad de compras del Ministerio de Salud o de la Institucin

de Seguridad Social adjudica por concurso, un contrato con un nico distribuidor principal y contratos
separados con proveedores de medicamentos e insumos mdicos. Los proveedores entregan los
insumos al distribuidor principal contratado para recibir, almacenar y distribuir los medicamentos
licitados a la red de establecimientos de atencin.
El sistema de expendios de medicamento privados se basa en la dispensacin de medicamentos

e insumos por parte de establecimientos privados, con o sin fines de lucro. Estos pueden estar
ubicados en las instalaciones pblicas o en su cercana. En este sistema se transfiere al sector
privado toda la responsabilidad de la gestin del suministro de medicamentos e insumos.
2 . A l t e r nativas de mejoramiento
El anlisis de las reas crticas permite identificar las debilidades en la efectividad y la eficiencia del
sistema de suministro. En los sistemas caracterizados por mltiples programas paralelos y fuentes
de financiamiento, ser preciso determinar si ser suficiente reforzar o establecer mecanismos de

coordinacin o si habr que integrar los diferentes programas. El mejoramiento del desempeo del
sistema puede requerir la implementacin de intervenciones que pueden incluir desde acciones
limitadas y focalizadas a un componente o proceso del sistema de suministro hasta significativas
transformaciones del sistema.
La adquisicin de medicamentos e insumos puede seguir diferentes modelos, tales como compras
anuales, compras programadas, compras continuas, o combinaciones de stos. Los modelos de
contratacin y las especificaciones del contrato, tales como la vigencia del contrato, cantidades,
frecuencia y sitios de entrega, entre otros, estn ntimamente ligados a los requerimientos de
almacenamiento y distribucin; en algunos casos, se lograrn importantes mejoras aplicando
diferentes modelos segn el tipo de medicamento e insumo.
En muchos pases, el fortalecimiento del sistema de almacenamiento y distribucin requiere una

significativa inversin en la rehabilitacin de la infraestructura de almacenamiento, equipos y
vehculos de transporte; la adecuacin y capacitacin del personal y la implementacin de incentivos
para mejorar el desempeo; la definicin de funciones y responsabilidades, la estandarizacin de
procedimientos y tareas, y el desarrollo e implantacin de sistemas de informacin y comunicacin
efectivos. El equipo de trabajo deber determinar cul es la mejor alternativa para mejorar el sistema
de suministro: reforzar las estructuras, equipos, vehculos, procesos y sistemas o transformar el
sistema en base a los modelos alternativos descritos anteriormente. Se debe llevar a cabo un
anlisis crtico de las ventajas y limitaciones de las posibles alternativas y la probabilidad de xito
en superar las debilidades identificadas en el sistema vigente.
3 . Vi a b i lidad de las alternativas
La eleccin de las intervenciones deber basarse en un anlisis de la viabilidad de las alternativas.

Este anlisis deber incluir los siguientes elementos clave:
Costos del sistema vigente, incluidos los costos ocultos (como las prdidas por obsolescencia,
daos, vencimiento, costo de oportunidad financiera) y proyeccin del costo de las alternativas
Compatibilidad con la poltica de modernizacin del Estado, la poltica nacional de salud, la
poltica nacional de medicamentos, polticas de descentralizacin, contratacin de servicios, y
privatizacin
Compatibilidad con las leyes y reglamentos para la contratacin y pagos que rigen en la
administracin pblica
Implicaciones de los sistemas alternativos para la garanta de la calidad de los insumos y
servicios
Requerimientos de informacin gerencial para el monitoreo y evaluacin del desempeo de los
sistemas alternativos (sistemas de informacin y comunicacin, indicadores)
Capacidad del sector privado para la gestin de la logstica y suficiencia en el nmero de

empresas calificadas para asegurar suficiente competencia en la provisin de servicios
Grado de resistencia al cambio y costos polticos por la movilizacin del personal
Es recomendable priorizar la implementacin de las alternativas, segn el tiempo y los recursos

requeridos y disponibles. Si se opta por efectuar cambios importantes en el modelo del sistema de
suministro, y en particular, adoptar algunos modelos que implican la contratacin de servicios, esto
se debe desarrollar en fases; los cambios no se pueden introducir inmediatamente y en un solo
paso. Es tambin importante definir criterios, mtodos e indicadores para monitorear y evaluar el
impacto de los cambios efectuados y realizar ajustes cuando sea necesario.
4 . M o v i lizacin de recursos necesarios
En algunos casos, se dispondr de los recursos tcnicos y financieros dentro de la institucin o en

el pas para desarrollar los anlisis deseados e implementar las mejoras. Con frecuencia, habr
necesidad de identificar fuentes externas de asistencia tcnica y financiamiento, las cuales incluyen,
entre otros, los organismos de cooperacin bilateral, el Fondo Mundial, el Fondo Estratgico, el
Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo.
Cuadro No.1: Algunas caractersticas clave de los modelos para el almacenamiento y la distribucin de insumos estratgicos
Modelo de sistema Almacn central de Organismo autnomo
Entrega directa Distribuidor principal Expendios privados
de suministro medicamentos de suministro
Gestin clave Gestin pblica de todas Gestin privada (sin fines Gestin de contratos a proveedores Gestin de contratos a Gestin de contratos a
las operaciones de de lucro) de todas las de insumos, que incluye servicios proveedores de insumos expendios privados;
contratacin, recepcin, operaciones de contratacin, de entrega a establecimientos y contrato de servicio a Mecanismo de
almacenamiento y recepcin, almacenamiento predeterminados distribuidor financiamiento/ reembolso
distribucin y distribucin de gastos
Infraestructura de Mantiene red de Mantiene red de Entrega directa de proveedores a Servicios de almacena- No requiere
almacenamiento almacenamiento (propia almacenamiento (propia y/o almacenes regionales, departamentales miento y distribucin por
(central, regional, y/o contratada) contratada) o unidades de salud empresa de logstica
sistema local)
Equipo de transporte Propio y/o contratado Propio y/o contratado Proveedores de insumos Empresa de logstica No requiere
Responsabilidad por el Almacn central de Organismo autnomo de Unidad de contratacin del Ministerio de Compartida por la Unidad de Organismo nacional
control de calidad de medicamentos suministro Salud (o Institucin de Seguridad Social) Contratacin del Ministerio de regulacin de
los medicamentos e de Salud (o Institucin medicamentos
insumos de Seguridad Social) y el
distribuidor principal
Sistema de informacin Sistema propio y Sistema propio y captacin Sistema propio con informacin de los Sistema propio con Sistema propio para
gerencial captacin de datos de la de datos de la red de proveedores indicadores suministrados procesar facturas y pagos a
red de suministros suministros por empresa de logstica expendios privados
Ventajas Mantiene el control del Mantiene las ventajas del Elimina el costo de almacenamiento y Mantiene las ventajas de Menos exigente y menos
Ministerio de Salud, o sistema centralizado. distribucin operados por el Ministerio un sistema de distribucin costoso para el Ministerio
Institucin de Seguridad La flexibilidad en el personal de Salud, Institucin de Seguridad nico. de Salud o Institucin de
Social sobre todo el y en los sistemas de gestin Social, u organizacin no gubernamental Competencia en el nivel Seguridad Social
sistema de compra y puede mejorar la eficiencia. La descentralizacin de las cantidades de servicio y costo entre
distribucin Las finanzas separadas solicitadas y las entregas ayudan a posibles distribuidores
facilitan los fondos rotatorios ajustarse. principales
de medicamentos Mantiene los beneficios de precios de la
licitacin centralizada.
Reduce los costos del inventario en los
medicamentos de reducido volumen y
costo elevado
31
32
Modelo de sistema Almacn central de Organismo autnomo
Entrega directa Distribuidor principal Expendios privados
de suministro medicamentos de suministro
Inconvenientes Elevado costo de capital Costo y esfuerzo de La coordinacin y supervisin de los La supervisn del nivel de No garantiza la equidad de
para instalaciones de establecer un organismo de envos, los pagos y la calidad son servicio y la calidad de los acceso para grupos pobres,
oficinas, almacenamiento, suministro. exigentes. medicamentos es exigente. mdicamente necesitados,
transporte. Est menos abierto a las Slo factible donde exista una La competencia depende de u otros grupos
Costo recurrente en interferencias. infraestructura privada adecuada. un sistema de distribucin
personal, transporte, otros Puede conservar algunas Los proveedores se limitan a aqullos privado bien desarrollado
costos operativos. de las limitaciones de capaces de asegurar la distribucin
Incentivos limitados para los almacenes mdicos local (puede reducir la competencia y
la eficiencia. centrales. aumentar el costo).
Abierto a las Presin competitiva limitada La entrega directa por mltiples
interferencias polticas o para la eficiencia si acta proveedores es ineficiente, y puede
de otro tipo como monopolio. aumentar los costos
Adaptado del grfico 6.2 Comparacin de los sistemas de suministro de los servicios de salud estatales e institucionales. En: Management Sciences for Health, en colaboracin con la Organizacin Mundial de la Salud, Organizacin
Panamericana de la Salud, Fundacin Panamericana para la Salud y Educacin. La gestin del suministro de medicamentos. Seleccin, compra, distribucin y utilizacin de productos farmacuticos. Segunda edicin revisada y ampliada.
Boston, MA: Management Sciences for Health, 2002, p. 88.
Seccin 2: Identificacin de reas crticas y alternativas de mejoramiento
Seccin 3: Pasos prcticos
para la elaboracin del plan
general de adquisicin de
insumos estratgicos.
34 Seccin 3: Pasos prcticos para la elaboracin del plan general de adquisicin de insumos estratgicos
Con el fin de facilitar el trabajo del equipo conformado, se presentan los diferentes pasos a
considerar, tanto para el anlisis del sistema de suministros, como para la elaboracin del plan de
adquisiciones propiamente dicho.
Como organizacin de cooperacin tcnica, la OPS proveer apoyo dentro el marco de las actividades
tcnicas del Fondo Estratgico para preparar el Plan de Adquisicin. Una vez completado, el
pas podr optar por realizar la compra de los insumos a travs del Fondo Estratgico o de otro
mecanismo.
PASO DESCRIPCIN
1. Conformacin del Debe conformarse un equipo multidisciplinario nacional o institucional,

equipo nacional. responsable de la planificacin de necesidades de insumos estratgicos,
integrado por:
Unidades tcnicas y administrativas responsables del suministro de
medicamentos, Programas Nacionales de Salud Pblica, almacenes centrales.
Organizaciones beneficiarias o receptoras principales de proyectos del Fondo
Mundial u otros donantes.
Instancias responsables de la planificacin y ejecucin de presupuestos.
Organismos de cooperacin.
Instancias relacionadas con el uso de los medicamentos e insumos,
que pueden ser consultadas cuando sea requerido, como, entre otros,
infectlogos, entomlogos, farmacuticos de hospitales de referencia y
personal de laboratorio.
El equipo nacional debe contar con un lder o coordinador y establecer
cronogramas de reuniones, as como los papeles y tareas puntuales de
cada participante. Es importante documentar cada reunin mediante actas
y evidenciar el cumplimiento de las tareas asignadas con la entrega de los
productos elaborados (listas, clculos de necesidades, anlisis de informacin,
presupuestos, etc.)
2. Elaboracin del Para facilitar el desempeo del equipo nacional conformado, debe establecerse
programa de trabajo. un programa de trabajo con definicin de actividades, responsables, cronograma
con plazos lmite e indicadores de gestin. Las actividades a incluir en dicho
programa pueden ser las que se mencionan a partir del paso 3 y otras que el
equipo nacional considere necesarias. En el anexo No. 2 Programa de trabajo,
se presenta una propuesta de referencia, donde se incluyen indicadores para la
evaluacin del programa.
PASO DESCRIPCIN
3. Recopilacin y La identificacin de los responsables de entregar la informacin, as como su

procesamiento de recopilacin y sistematizacin previas, son requisitos indispensables para facilitar
informacin. la programacin y optimizar el trabajo del equipo y la eficiencia del proceso.
Regulacin farmacutica vigente, relacionada con la adquisicin pblica de
medicamentos, como reglamento nacional de registro sanitario, leyes de
contratacin para adquisiciones, normas para importacin y nacionalizacin
de insumos estratgicos, normas para importacin de insumos estratgicos
no registrados en el pas, productos protegidos bajo patente, normas vigentes
para control de calidad.
Prevalencia e incidencia de las enfermedades de salud pblica objeto de la
planificacin, diferenciada por grupos etreos.
Prevalencia de la resistencia a los medicamentos y plaguicidas.
Guas vigentes de tratamiento estndar para las enfermedades de salud
pblica.
Lista bsica de medicamentos e insumos, con especificaciones tcnicas
requeridas para cada uno y precios de referencia del ltimo ao.
Procedimientos nacionales para el sistema integral de suministro de
medicamentos e insumos, que incluyan seleccin y estimacin, adquisiciones,
almacenamiento, distribucin, uso e informacin.
Consumo histrico de los medicamentos e insumos para diagnstico y
tratamiento de esas enfermedades, de los ltimos 2 aos o del ao anterior,
incluyendo las donaciones recibidas.
Cantidad y estado de las existencias fsicas proyectadas para el final del
perodo de programacin.
Existencias vencidas y averas.
Ordenes de compra en trnsito.
Patrones estacionarios o climticos que modifican el consumo promedio.
Programas de deteccin activa, para ajustar las necesidades reales de
insumos para diagnstico.
Presupuestos disponibles (gubernamentales y no gubernamentales) y ao
fiscal.
Precios de referencia vigentes.
4. Descripcin de El equipo nacional debe describir la situacin actual del sistema de suministro
reas crticas. de insumos estratgicos del pas, contestando a las preguntas clave (vase la
seccin 2) para orientar el anlisis del equipo considerando las alternativas de
mejoramiento en el corto y mediano plazo.
PASO DESCRIPCIN
5. Elaboracin de La lista general de insumos estratgicos que adquirir el pas es una descripcin
la lista general detallada de todos los medicamentos, reactivos, plaguicidas e insumos para
de insumos prevencin y diagnstico requeridos, independientemente de la fuente de
estratgicos a financiamiento y la va de adquisicin.
adquirirse. Para facilitar su elaboracin, se presenta el Anexo No. 3, Lista general de
insumos a adquirirse, que incluye:
Pas, programa, unidad tcnica responsable de su elaboracin y perodo de
cobertura (tiempo para el cual se realiza la programacin).
Lnea de insumos, para diferenciar los medicamentos (MX), reactivos (RX),
plaguicidas (P) e insumos para prevencin (IP) y diagnstico (ID).
No. de tem.
Nombre del producto: Para el caso de medicamentos debe usarse la
Denominacin Comn Internacional (DCI) o nombre genrico; para los
plaguicidas debe usarse igualmente su DCI ms el cdigo de especificacin
tcnica de la OMS; para los dems productos debe usarse su descripcin
genrica.
Presentacin del producto, que incluye forma farmacutica, concentracin,
especificaciones del envase primario, envase secundario si procede y
unidades por envase primario.
Cantidad de unidades a adquirirse: Puede calcularse por diferentes mtodos
(consumo histrico, consumo histrico ajustado, perfil epidemiolgico o una
combinacin de stos), segn la informacin disponible. Para estimaciones
por el mtodo de morbilidad, se presenta a manera de ejemplo el Anexo No.
4 Hoja para clculo de necesidades por el mtodo de perfil epidemiolgico,
aplicable a cualquier insumo estratgico.
Precio unitario de referencia: Se sugiere hacer una revisin de precios
de referencia nacionales e internacionales, con el fin de conocer el
comportamiento de los mercados y realizar una mejor gestin del proceso de
compras. En el caso de utilizar precios internacionales de referencia, stos
deben ajustarse tomando en cuenta, entre otros, fletes,impuestos y seguros.
Vanse las referencias bibliogrficas correspondientes.
Costo total de referencia: Producto de multiplicar el precio unitario por la
cantidad de unidades a adquirirse.
Especificaciones tcnicas generales: Incluye aquellos requisitos tcnicos
definidos para todos los medicamentos, tales como, entre otros, etiquetado,
idioma, vida til, certificados de calidad tipo OMS, certificados de calidad
por lote, buenas prcticas de manufactura, indicaciones especficas sobre
proveedores precalificados por OPS, OMS, UNICEF.
Otros requisitos legales y administrativos: Sellos o logos distintivos requeridos
por el pas en el etiquetado, requisitos para la entrega, nmero de entregas,
medio de transporte, etc.
PASO DESCRIPCIN
6. Anlisis de precios y Una vez estimadas las necesidades de insumos estratgicos y definidas las
tiempos de entrega, cantidades que se requiere comprar, debe hacerse un anlisis de la oferta de
de referencia. proveedores en el mercado local e internacional, los precios ofrecidos por esos
proveedores en comparacin con los precios de referencia (MSH, MSF, OPS, pas,
entre otros) y los tiempos de entrega de los insumos. Las cantidades a adquirirse
deben ajustarse en relacin con el tiempo de entrega.
Para garantizar permanentemente la calidad de los insumos a adquirirse, es
necesario evaluar el desempeo y los productos ofrecidos por los proveedores.
Esto requiere su inscripcin o registro, evaluacin y valoracin, para lo
cual resulta til el Anexo No. 5 Ejemplo de instrumentos para gestin de
proveedores.
7. Anlisis de fuentes Con el fin de determinar la disponibilidad real de recursos econmicos, se hace
de financiamiento. una revisin de todas las fuentes de financiamiento para insumos estratgicos,
incluyendo presupuesto nacional, donaciones, prstamos, proyectos de
cooperacin internacional, etc. En el Anexo No. 6 Resumen de fuentes de
financiamiento disponibles, se presenta un instrumento til para este anlisis.
Al mismo tiempo debe hacerse el anlisis de la oportunidad en la liberacin de
recursos para su ejecucin, por parte de cada una de esas fuentes, elemento que
orientar las decisiones sobre tiempos de planificacin y va de adquisicin.
8. Ajustes al Si la disponibilidad real de recursos econmicos es inferior a la requerida
presupuesto. para la adquisicin de insumos estratgicos, es necesario realizar ajustes a
las cantidades inicialmente estimadas. El anlisis ABC es til para apoyar la
priorizacin y ajustes en los insumos y cantidades a adquirirse.
9. Definicin de las Con el presupuesto ajustado y de acuerdo a la legislacin vigente en el pas,
modalidades de se establecen las modalidades de adquisicin ms convenientes en cuanto
adquisicin. a calidad, precio y oportunidad en la entrega de los insumos. Las posibles
modalidades de adquisicin incluyen concursos pblicos abiertos, concursos
pblicos restringidos (con proveedores precalificados), negociacin competitiva y
adquisiciones a travs de un mecanismo regional como el Fondo Estratgico.
10. Definicin de La adecuada gestin del proceso de adquisiciones y del sistema de suministros
indicadores de en general, requiere que el equipo de trabajo evale permanentemente de
gestin. resultados de las acciones llevadas a cabo, con el fin de realizar los ajustes que
sean necesarios para optimizar tales procesos. En el Anexo No. 7 Indicadores
de gestin, se presentan ejemplos de indicadores clave que permitirn la
evaluacin del proceso de adquisiciones del pas. En este anexo se incluyen de
manera especfica, los indicadores para evaluacin de la gestin conjunta entre
el Fondo Estratgico de la OPS y los Estados Miembros.
PASO DESCRIPCIN
11. Instrumento de Para gestionar la adquisicin de insumos estratgicos por cualquier modalidad
gestin para de compra que decida el pas, se debe contar con un plan escrito que incluya la
la adquisicin informacin sobre el sistema de suministro de insumos estratgicos, as como
de insumos la lista de compras, el programa de trabajo y los indicadores de gestin. Para
estratgicos. este fin se presenta el Anexo No. 8 Plan de adquisiciones que facilitar la
integracin de la informacin contenida en los anexos elaborados previamente.
12. Trmite de Los planes de adquisiciones elaborados deben presentarse oportunamente a
los planes de la instancia del pas responsable de llevar a cabo la adquisicin de insumos
adquisicin estratgicos, incluyendo la distribucin de la adquisicin por las diferentes
de insumos modalidades.
estratgicos, ante Si la compra se realizara a travs del Fondo Estratgico, deben seguir
las instancias los procedimientos sealados en el Anexo No. 9 Procedimientos para
responsables de la adquisiciones a travs de Fondo Estratgico de la OPS.
adquisicin.
13. Monitoreo y El equipo nacional debe verificar el desarrollo del proceso de adquisiciones con
evaluacin de la la instancia responsable de dicho proceso, con el fin de garantizar la oportunidad
adquisicin. y disponibilidad de los insumos estratgicos requeridos.
En el caso de que las adquisiciones se realicen a travs del Fondo
Estratgico, se utilizarn los indicadores mencionados en el Anexo No. 7
Indicadores de gestin.
Anexos
40 Anexos
A n ex o N o . 1 : L i s t a d e v e r ificacin de elementos del sistema de

suministro
Con el fin de dar respuesta a los diferentes interrogantes planteados en la Seccin 2, Identificacin
de reas Crticas, es importante tener claridad sobre las fuentes para obtener esa informacin. Para
ese fin, resultan tiles las listas de verificacin que se plantean a continuacin.
1 . O r g a nizacin del sistema, polticas y legislacin

Poltica farmacutica nacional y perodo de vigencia
Equipos encargados de las decisiones tcnicas, administrativas y financieras.
Organismos de vigilancia y control.
Procedimientos centralizados y descentralizados.
Procesos que conforman el sistema, tanto operativos como de apoyo.
Entidades involucradas en cada uno de los diferentes procesos del sistema de suministros:
hospitales, almacenes centrales, distribuidores, aseguradores, servicios farmacuticos,
programas estratgicos, transportadores, etc.
Esquema de funcionamiento del sistema de suministros, documentacin de procesos.
Integralidad y coherencia entre las acciones realizadas por los diferentes organismos, equipos
y entidades involucrados.
Procesos de seguimiento y evaluacin del funcionamiento del sistema de suministros,
informacin estadstica sobre utilizacin de medicamentos e insumos estratgicos.
Acompaamiento y capacitacin de recursos humanos de las diferentes entidades que
integran el sistema de suministros.
Poltica y plan nacional de salud y perodo de vigencia.
Estrategias especficas sobre enfermedades de inters en salud pblica.
Polticas en cuanto a precalificacin de la OMS y proceso de aprobacin tentativa de la FDA.
Importacin de insumos estratgicos y otorgamiento de registros expeditos.
Negociaciones bilaterales sobre medicamentos.
Insumos protegidos por patente.
Legislacin vigente para procesos de adquisicin pblica de insumos.
Garanta de la calidad de medicamentos e insumos estratgicos.
Normas para manejo de enfermedades de inters en salud pblica y listados nacionales de
medicamentos.
Requerimientos legales, tcnicos, administrativos y financieros para la contratacin de
adquisiciones de insumos estratgicos.
Normas nacionales para realizar el control de calidad de los insumos estratgicos, previas a
su adquisicin.
Estrategias para garantizar la calidad en los diferentes procesos del sistema de suministros:
seleccin, estimacin de necesidades, adquisicin, recepcin, almacenamiento,
distribucin.
2 . S e l e ccin y uso racional

Conformacin de comit o consejo frmaco - teraputico del pas u organismos encargados
de las decisiones tcnicas, funciones de sus integrantes y frecuencia de las reuniones.
Principales resultados o productos de la gestin de esos organismos.
Normas o guas establecidas en el pas, normas definidas por la OMS.
Lista nacional de medicamentos esenciales vigente, coherencia con las normas o guas
vigentes.
Lista del Fondo Estratgico.
Polticas nacionales para promover el uso racional de los insumos.
Programas o planes establecidos para realizar el seguimiento farmacoteraputico y la
vigilancia de problemas relacionados con medicamentos PRM, estadsticas relacionadas.
3 . E s t i macin de necesidades y adquisiciones

Pasos para la elaboracin del plan de adquisiciones, desde la concertacin de cronogramas
con el equipo de trabajo hasta la recepcin de los productos en los sitios de dispensacin y
evaluacin del proceso.
Tiempos requeridos para la celebracin de reuniones de trabajo con los recursos humanos,
planificacin de adquisiciones, procesos de licitacin o convocatoria de proveedores,
adjudicacin de ofertas, diligencias de registro de productos o cumplimiento de la legislacin,
importacin de productos, entrega de insumos en almacn o almacenes de la red de servicios
del pas, pruebas de garanta de la calidad, recepcin tcnica y administrativa de insumos
y colocacin de los productos en las diferentes instituciones encargadas de la entrega a los
pacientes.
Personas o reas que participan en cada uno de los pasos o etapas, con asignacin de
responsabilidades.
Documentacin sobre el mtodo empleado para la estimacin de las necesidades.
Alcance de la planificacin de adquisiciones.
Fichas tcnicas de los insumos con caractersticas fsicas y legales de los productos.
Procedimiento establecido para la gestin de proveedores, con instrumentos para registro,
calificacin y valoracin de productos y servicios, resultados anteriores de dicha valoracin.
Listado o base de datos de proveedores.
4 . A l m acenamiento y distribucin
Parmetros establecidos para inspeccionar los insumos en recepcin.
Controles establecidos en el proceso de recepcin.
42 Anexos
Formatos para registrar los resultados del proceso.

Criterios de aceptacin o rechazo de insumos.
Estadstica de resultados del proceso.
Aporte del proceso de recepcin a la garanta de la calidad.
Aporte del proceso a los resultados de valoracin de proveedores.
Procedimientos establecidos en la red hospitalaria para garantizar la aplicacin de buenas
prcticas de almacenamiento BDA y de distribucin BPD.
Informe sobre el estado de reas de almacenamiento, dotacin, red de transporte y distribucin,
as como requerimientos para su adecuacin.
Estadsticas sobre rotacin de inventarios y condiciones ambientales, vencimientos, averas
y fugas.
Procedimiento establecido para evaluar la red de transporte y distribucin (propia o contratada)
y resultados de la valoracin.
Listado o base de datos de transportadoras vigentes.
5 . S i s t ema de informacin
Anlisis sobre utilidad, confiabilidad, agilidad y oportunidad del sistema de informacin
vigente, para la gestin del sistema de suministros.
Resultados de indicadores de gestin utilizados para evaluar los diferentes procesos, con
frecuencia de aplicacin y estndares esperados.
Informe sobre decisiones gerenciales basadas en resultados de indicadores.
6 . F i n a nciamiento
Fuentes de financiamiento de insumos actuales, internas y externas.
Potenciales fuentes externas de financiamiento.
Mecanismos establecidos en el pas para la gestin y optimizacin de fondos a travs de
diferentes fuentes de financiamiento.
Responsabilidades de los funcionarios de los entes financieros del pas, en la calidad del
proceso de adquisiciones.
7 . R e c u rsos humanos
Informe sobre el estado actual de capacitacin de los recursos humanos para las necesidades
de gestin del sistema de suministros.
Plan de capacitacin de los recursos humanos, que incluya una evaluacin de los efectos de
la capacitacin en el mejoramiento de la gestin del suministro.
An ex o No . 2: Program a de trabajo
I nd i cad or es de c ump li mi en to d el pr o gr ama de trabajo:
EJEMPLO DE CRONOGRAMA (EN MESES)
ACTIVIDAD RESPONSABLE INDICADOR DE CUMPLIMIENTO
J J A S O N D E F M A M
1. Recopilacin y procesamiento de informacin. Porcentaje de informacin procesada entregada
2. Descripcin de reas crticas. Informe sobre reas crticas del sistema de
suministro identificadas
3. Elaboracin de la lista general de insumos Lista general de insumos elaborada
estratgicos a adquirir. completamente
4. Anlisis de precios y tiempos de entrega, de Porcentaje de variacin de precios de la ltima
referencia. compra respecto a los precios de referencia
nacionales e internacionales.
5. Anlisis de fuentes de financiamiento. Resumen de anlisis de fuentes de financiamiento,
elaborado completamente
6. Ajustes al presupuesto. Porcentaje de ajuste al presupuesto
7. Definicin de las modalidades de adquisicin. Respaldo legal y oficial para autorizacin de
ejecucin de presupuesto.
Porcentaje de presupuesto a ejecutar por
programa, lnea de insumos y modalidad de
adquisicin.
8. Definicin de indicadores de gestin. Lista de indicadores de gestin definidos
9. Registro del instrumento de gestin para la Instrumento de gestin para la adquisicin de
adquisicin de insumos estratgicos. insumos estratgicos, elaborado completa y
adecuadamente.
10. Trmite de los planes de adquisicin de Documento oficial de solicitud de inicio de trmites
insumos estratgicos, ante las instancias de compra y entrega del plan de adquisiciones
responsables de la adquisicin.
11. Vigilancia y evaluacin de la adquisicin. Cumplimiento de actividades programadas
Porcentaje de ejecucin del presupuesto total y por
fuente de financiamiento
Porcentaje de variacin de precios de compra,
entre perodos.
43
44
Tipo de Indicador Estndar Sugerido
Frmula de Clculo (si el
Nombre del Indicador de Cumplimiento (cualitativo o (si el indicador
Anexos
indicador es cuantitativo)
cuantitativo) es cuantitativo)
1. Porcentaje de informacin procesada entregada Cuantitativo (Cantidad de informacin disponible/ cantidad de 80%
informacin requerida)* 100
2. Informe sobre reas crticas del sistema de suministro identificadas Cualitativo ----- -----
3. Lista general de insumos elaborada completamente Cualitativo ----- -----
4. Porcentaje de variacin de precios de la ltima compra respecto a Cuantitativo {(Precio de la ltima compra - precio de -----
los precios de referencia nacionales e internacionales. referencia) / (precio de la ltima compra)} * 100
5. Resumen de anlisis de fuentes de financiamiento, elaborado Cualitativo ----- -----
completamente
6. Porcentaje de ajuste a las cantidades estimadas Cuantitativo {(Cantidad de insumos requeridos - cantidad real
ajustada) / (cantidad de insumos requeridos)}* 100
7. Respaldo legal y oficial para autorizacin de ejecucin de Cualitativo ----- -----
presupuesto.
8. Porcentaje de presupuesto a ejecutar por programa, lnea de Cualitativo -----
insumos y modalidad de adquisicin.
9. Lista de indicadores de gestin definidos Cualitativo ----- -----
10. Instrumento de gestin para la adquisicin de insumos estratgicos, Cualitativo ----- -----
elaborado completa y adecuadamente.
11. Documento oficial de solicitud de inicio de trmites de compra y Cualitativo ----- -----
entrega del plan de adquisiciones.
12. Cumplimiento de actividades programadas Cuantitativo (No. de actividades ejecutadas / No. de actividades
programadas)* 100
13. Porcentaje de ejecucin del presupuesto total y por fuente de Cuantitativo (Presupuesto ejecutado / presupuesto
financiamiento programado)* 100
14. Porcentaje de variacin de precios de compra, entre perodos. Cuantitativo {(Precio compra actual - Precio de compra perodo
anterior) / (Precio compra actual)}* 100
An ex o No . 3: Lis ta ge ner al de insumos a adquirir
Pas:
Programa:
Perodo de cobertura:
Presentacin
Costo Unitario Costo Total de
Lnea Item No. Producto (DCI) Forma Especificaciones Unidades por Cantidad
Concentracin de Referencia Referencia
Farmacutica Del Envase Prim. Envase Primario
Totales
Unidades Dlares
Especificaciones tcnicas generales, requeridas para todos los productos:
Otros requisitos legales y administrativos:

45
46
An exo No. 4: Hoja par a el cl culo de necesidades de insumos estra tgico s po r el mto do
Anexos
de pe rfil e pide mi olgic o
1) Distribucin de la poblacin: Identificar el nmero de pacientes para cada grupo poblacional. En el caso de la poblacin peditrica,
principalmente, es til definir grupos por rangos de edad (de acuerdo a las estadsticas del pas) y determinar un peso promedio, para
facilitar los clculos posteriores de dosificacin. Se sugiere la siguiente tabla:
No. de Casos No. de Casos Nuevos

Grupo Poblacional Peso Promedio en Kg
Diagnosticados y Tratados Esperados
Nios de 0 a 12 meses.
Nios de 1 a 5 aos
Nios de 6 a 14 aos
Adolescentes y adultos
Embarazadas
SUBTOTAL
TOTAL POBLACIN (sumatoria del total de casos diagnosticados y tratados ms los

casos nuevos esperados)
2) Identificacin de los esquemas de tratamiento: Describir todas los esquemas de tratamiento vigentes, identificando el nmero de casos
tratados con cada esquema, as como los casos nuevos esperados.
DESCRIPCIN DE ESQUEMAS
(insertar las filas requeridas TOTAL DE CASOS POR
GRUPO POBLACIONAL (insertar No. DE CASOS No. DE CASOS NUEVOS
de acuerdo al nmero ESQUEMA (sumatoria de casos
LNEA filas de acuerdo al nmero DIAGNOSTICADOS Y TRATADOS ESPERADOS (ver
de esquemas vigentes diagnosticados y tratados ms
de grupos poblacionales) (ver cuadro del punto 1) cuadro del punto 1)
y de medicamentos por casos nuevos esperados)
esquema vigente)
LNEA 1 Nios de 0 a 12 meses.
Nios de 1 a 5 aos
Nios de 6 a 14 aos
Embarazadas
LNEA 2 Nios de 0 a 12 meses
Nios de 1 a 5 aos
Nios de 6 a 14 aos
Embarazadas
LNEA n Nios de 0 a 12 meses
Nios de 1 a 5 aos
Nios de 6 a 14 aos
Embarazadas
47
48 Anexos
3) Descripcin de los medicamentos incluidos en los esquemas de tratamiento anteriores, por grupo poblacional,
con la dosificacin diaria por paciente. Para la poblacin peditrica es til el clculo de dosificacin por da,
de acuerdo al peso promedio, calculado en el cuadro del punto 1).
Con esta metodologa, se sugiere elaborar un cuadro de clculo para cada grupo poblacional y luego se
totalizarn las necesidades. Las cantidades estimadas en este punto del proceso, son cantidades netas
que deben ser ajustadas posteriormente, de acuerdo a las existencias al final del perodo, a las rdenes de
compra en trnsito, a un porcentaje establecido por vencimientos y averas, entre otros.
Ta b l a # 1 para consolidacin de necesidades de medicamentos.

Periodo en meses para el cual se efecta la programacin, incluyendo el tiempo del stock de seguridad: 14
Grupo Poblacional: _______________
(A) (B) = (A) x 30 (C) (D) = (B) / (C)

Nombre genrico
Forma farmacutica y
del medicamento o Dosis da para un Dosis mes Concentracin2 Total requerido en
concentracin suministrada
denominacin comn paciente en mg para un tabletas o en ml por
al grupo poblacional
internacional - DCI segn esquema del paciente mes para un paciente3
grupo poblacional en mg1
1
2
3 -
4 -
5 -
6 -
7 -
8 -
9 -
10 -
11 -
12 -
1 Dosis da definida en columna A, multiplicado por 30

2 Se expresa en mg para formas slidas o en mg/ml para formas lquidas. Aunque se expres la concentracin en la columna anterior, se propone
adicionar esta columna para facilidad de clculos en hoja de excel
3 Dosis mes para un paciente, dividido por la concentracin de la forma farmacutica
4 Expresarla de acuerdo a la unidad de manejo que requiere el pas: frascos x ml en el caso de lquidos orales y en el caso de tabletas, expresarla
en unidad, blister, caja o frasco. Se repite la cantidad de unidades por envase o empaque en esta columna, para facilidad de clculos en hoja de
excel
5 Total requerido en tabletas o en ml por mes para un paciente, dividido por la cantidad de unidades contenida en el envase o empaque expresado
en la columna E
6 Total de unidades requeridas por mes para un paciente multiplicado por el perodo de programacin definido en el encabezado del cuadro
7 De acuerdo al cuadro del punto 2
8 Total de pacientes por el total de unidades del medicamento requeridas en el perodo de programacin
(G) = (F) X Perodo de

(E) (F) = (D) / (E) (H) (I) = (G) X (H)
programacin en meses
Presentacin del medicamento Total unidades Total unidades Total de pacientes en Total unidades netas del
envasado / empacado4 requeridas por mes requeridas en el perodo este grupo poblacional, medicamento requeridas para
para un paciente5 de programacin tratados con cada el perodo de programacin8
para un paciente6 medicamento7
50 Anexos
4) Una vez elaborado el cuadro de clculo para cada uno de los grupos poblacionales, se suman los totales
requeridos de cada medicamento, en cada grupo poblacional, en cada forma farmacutica, consolidndolos
en un solo listado.
En este paso, se procede a hacer los ajustes por existencias al final del perodo de programacin, rdenes de
compra en trnsito, porcentaje establecido por averas y vencimientos, entre otros.
Las cantidades ajustadas finales, se llevan al anexo No. 3 Lista general de insumos estratgicos a comprar,
preferiblemente, en cifras redondeadas para facilitar la gestin de compras, financiamiento y pagos.
A continuacin se presenta la siguiente tabla que incluye las variables requeridas para definir las cantidades
a adquirir por cada medicamento; la misma es til para ajustar las necesidades a prdidas por averas y
vencimiento, compras en trnsito y existencias de medicamentos en buen estado al final del periodo y adems
permite consolidar la informacin de requerimientos por grupo poblacional y determinar las cantidades
finales por cada medicamento.
Ta b l a # 2 para consolidacin de necesidades de medicamentos.

(K) = (J) X Porcentaje por
(J)
Nombre genrico del averas y vencimientos
Forma farmacutica Presentacin del
medicamento o denominacin Total unidades o Cantidad correspondiente
y concentracin medicamento
comn internacional - DCI envases estimados para al porcentaje por averas
todos los esquemas1 y vencimientos2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1 Sumatoria de las cantidades de la columna I de todos los grupos poblacionales, calculadas en el cuadro del punto 3)
2 Total de unidades o envases estimados para todos los esquemas, multiplicado por el porcentaje de averias y vencimientos establecido en el
encabezado del cuadro. Porcentaje establecido por el pas para prdidas por averas y vencimientos (inferior a 1%, ideal 0%): 0,50%
3 Total de unidades o envases estimados para todos los esquemas ms cantidad correspondiente al porcentaje por averas y vencimientos
4 Cantidad ajustada por averas y vencimientos menos la sumatoria de las existencias en buen estado y las cantidades en rdenes de compra
(L) = (J) + (K) (M) (N) (O) = (L) - {(M) + (N)}
Cantidad ajustada por Existencias en buen estado al Unidades o envases en rdenes Cantidad ajustada por existencias
averas y vencimientos3 final del perodo de programacion de compra en trnsito y rdenes de compra pendientes4
(incluyendo donaciones)
52 Anexos
A n ex o N o . 5 : E j e m p l o d e instrumentos para gestin de

proveedores1
EJEMPLO DE FORMULARIO PARA INSCRIPCIN AL KRDEX O REGISTRO DE PROVEEDORES
No. de Inscripcin Fecha de Inscripcin: No. de identificacin triburario:
Nombre proveedor: Lnea (s) de insumos:
Funcin: Fabricante No. de BPM: Fecha de BPM:
Distribuidor No. Cmara de comercio:
Importador
Otro
Domicilio principal: Domicilio comercial:
Ciudad: Pas: Telfonos:
Fax: Correo electrnico:
Representante legal: Gerente general:
Director control de calidad: Director tcnico:
Gerente nacional de ventas: Director de Mercadeo:
Director financiero: Director servicio al cliente:
Informacin de la sede ubicada en la ciudad ms cercana a la Unidad de Adquisiciones, Ministerio u organismo comprador
Gerente de distrito: Domicilio:
Telfono mvil: Telfonos oficina: Fax oficina:
Representante de ventas: Telfono mvil:
Este formato es un ejemplo. Cada pas debera adicionar los espacios para registrar la informacin de cada proveedor, de acuerdo
a los requerimientos legales, financieros, administrativos y tcnicos establecidos.
1 Tomado de Gerencia y Administracin de Sistemas de Suministro de Medicamentos Esenciales, Cooperativa de Hospitales de

Antioquia. Cuarta Edicin. Medelln, 2005.
EJEMPLO DE FORMATO PARA VALORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO Y LOS PRODUCTOS OFRECIDOS POR CADA PROVEEDOR
PROVEEDOR:
PERODO DE VALORACIN:
PUNTAJE PUNTAJE
VARIABLES
DESEADO OBTENIDO
1. CALIDAD DEL SERVICIO
1.1 Calidad en la atencin:
* Oportunidad en la entrega. 10
* Informe sobre situacin del pedido. 5
* Atencin al servicio. 5
1.2 Especificaciones administrativas 25
1.3 Sostenimiento de la oferta. 3
1.4 Polticas de devolucin. 2
1.5 Aceptacin de requisitos del formulario de inscripcin al krdex de proveedores. 10
Subtotal calidad del servicio 60
2. CALIDAD DE PRODUCTOS
2.1 Cumplimiento de especificaciones tcnicas:
* Caractersticas organolpticas. 15
* Material de acondicionamiento. 15
2.2 Caractersticas fisicoqumicas y microbiolgicas. 10
Subtotal calidad del servicio 40
PUNTAJE TOTAL 100
a los requerimientos legales, financieros, administrativos y tcnicos establecidos. Igualmente, cada pas podr definir su propia
escala de valoracin o calificacin de servicio y productos.
54 Anexos
EJEMPLO DE FORMATO PARA VALORAR LA DOCUMENTACIN EXIGIDA A LOS PROVEEDORES

PROVEEDOR: FECHA:
PUNTAJE
CONDICIONES FACTORES
DESEADO OBTENIDO
Administrativas * Productor 8
* Distribuidor 4
* Importador 6
* Certificado de cmara de comercio. 4
* Referencias comerciales. 4
* Estructura orgnica y funcional. 4
Subtotal administrativas 30
Financieras * Declaracin de renta e impuestos 6
* Estados financieros. 6
* Referencias bancarias. 6
* Sostenimiento de precios. 6
* Sistema de pago, plazos y descuentos. 6
Subtotal financieras 30
Tcnicas * Buenas prcticas de manufactura. 10
* Fichas tcnicas de los insumos. 6
* Protocolos de calidad. 6
* Manejo de devoluciones. 6
* Registros sanitarios de los productos. 6
* Certificaciones adicionales: ISO. 6
Subtotal tcnicas 40
TOTAL ADMINIST, FINANCIERAS Y TCNICAS 100
RANGO DE VALORACIN EN QUE SE UBICA
OBSERVACIONES:
a los requerimientos legales, financieros, administrativos y tcnicos establecidos. Igualmente, cada pas podr definir su propia
escala de valoracin o calificacin de documentos.
EJEMPLO DE RANGOS PARA LA CALIFICACIN DE PROVEEDORES
PORCENTAJE OBTENIDO
CALIFICACIN INTERPRETACIN
POR EL PROVEEDOR
100 - 90 EXCELENTE Altamente confiable, cumple los requisitos para asegurar la

calidad de los productos. Se debe preferir al comprar.
89 - 80 SATISFACTORIO Cumple satisfactoriamente con los requisitos para asegurar la

calidad de los productos y del servicio.
79 - 70 ACEPTABLE Confiable, es aceptable el cumplimiento de los requisitos para

asegurar la calidad de los productos y del servicio.
Menos de 70 NO ACEPTABLE De regular confiabilidad. Requiere un plan de mejoramiento

para asegurar la calidad de los productos y el servicio.
56
An exo No. 6: Res ume n d e fu entes de financiamiento.
Anexos
Fuente de financiamiento Recursos Total por lnea

Fondo Ops / Otra Otra Otra Total por
del Usaid Donacion* de insumos
Programa nacional de salud pblica mundial oms fuente 1 fuente 2 fuente n programa
estado de programa
VIH/SIDA: $-
* Medicamentos antirretrovirales (ARV) $-
* Medicamentos para infecciones oportunistas. $- $-
* Insumos para diagnstico. $-
* Insumos para prevencin. $-
Malaria $-
* Medicamentos antimalricos. $-
* Insumos para diagnstico. $- $-
* Insumos para prevencin. $-
* Plaguicidas. $-
Tuberculosis $-
* Medicamentos antituberculosos. $- $-
Chagas $-
* Medicamentos antichagsicos. $-
$-
* Plaguicidas. $-
Leishmaniasis $-
* Medicamentos antichagsicos. $- $-
Desparasitacin $-
* Medicamentos antihelmnticos. $- $-
TOTAL POR FUENTE DE FINANCIAMIENTO $- $- $- $- $- $- $- $- $-
* Incluir donaciones oficializadas y concertadas, que se realicen tanto en efectivo como en insumos. Las donaciones de insumos deben valorizarse.
An ex o No . 7: Indi cad or es de g estin.
PERODO
NOMBRE DEL INDICADOR EVALUADO FRMULA PARA CLCULO RESULTADO JUSTIFICACIN
(indique el ao)
1. % de insumos requeridos por el pas (Cantidad de tems requeridos por el pas, Este indicador muestra la cobertura que tiene el
incluidos en el listado del Fondo incluidos en la lista del FE / cantidad total de Fondo Estratgico sobre las necesidades reales
Estratgico (por programa y por lnea de tems requeridos por el pas) * 100 de los pases miembros y orientar la revisin de
insumos). la lista inicial de insumos del FE.
2. % de insumos estratgicos del pas, (Cantidad de tems adquiridos por el pas Evidencia el grado de utilizacin de los servicios
adquiridos a travs del Fondo Estratgico a travs del FE / cantidad total de tems del FE, por parte del pas miembro.
(por programa y por lnea de insumos). requeridos por el pas) * 100
3. Tiempo (en das hbiles) que transcurre No. de das hbiles hbiles transcurridos Aporta informacin sobre la oportunidad de la
entre la recepcin de la cotizacin en el entre la recepcin de la cotizacin en el pas gestin en el pas miembro, para la liberacin de
pas y la consignacin de recursos a OPS y la consignacin de recursos a OPS. recursos econmicos y el aprovechamiento de
(para cada cotizacin). las negociaciones alcanzadas por el FE con los
proveedores en perodos definidos.
4. No. de cotizaciones vencidas y No. de cotizaciones vencidas y Aporta informacin sobre la oportunidad de la
reconsultadas. reconsultadas. gestin en el pas miembro, para la liberacin
de recursos econmicos y el aprovechamiento
de las negociaciones alcanzadas por el FE
con los proveedores en perodos definidos.
Adicionalmente, muestra los reprocesos que
pueden influir en la oportunidad de la compra.
5. Porcentaje de variacin de precios entre {(Precio de referencia internacional - precio Util para evaluar la eficiencia en la utilizacin
la compra realizada a travs del Fondo de compra a travs del FE) / (precio del presupuesto en el pas y para mejorar cada
Estratgico y los precios de referencia referencia internacional)} * 100 vez las negociaciones de precios del FE con los
internacional proveedores.
57
58
PERODO
Anexos
(indique el ao)
6. Porcentaje de variacin de precios de {(Precio de compra actual - precio de compra Util para evaluar la eficiencia en la utilizacin del
compra, entre aos perodo anterior) / (precio de compra actual)} presupuesto en el pas, as como la evolucin del
* 100 proceso de adquisiciones del pas en el tiempo.
7. Porcentaje de insumos con problemas (No. de tems con problemas tcnicos Es un indicador de gestin de la calidad de los
tcnicos detectados en la recepcin (por detectados en la recepcin / No. total de insumos estratgicos adquiridos y del desempeo
programa y lnea de insumos). tems recibidos) * 100 de los proveedores a travs del FE
8. Porcentaje de insumos con problemas (No. de tems con problemas tcnicos Es un indicador de gestin de la calidad de los
tcnicos detectados en el anlisis de detectados en el anlisis de calidad / No. insumos estratgicos adquiridos y del desempeo
calidad (por programa y por lnea de total de tems sometidos a control de calidad) de los proveedores a travs del FE
insumos). * 100
9. Porcentaje de discrepancias relacionadas (No. de documentos tcnicos no enviados o Es un indicador de gestin de la calidad de los
con la documentacin tcnica solicitada errados / No. total de documentos tcnicos insumos estratgicos adquiridos y del desempeo
(por programa y por lnea de insumos). solicitados) * 100 de los proveedores a travs del FE
10. Porcentaje de discrepancias relacionadas (No. de documentos administrativos no Es un indicador de gestin de la calidad de los
con documentacin administrativa enviados o errados / No. total de documentos insumos estratgicos adquiridos y del desempeo
solicitada (por programa y por lnea de administrativos solicitados) * 100 de los proveedores a travs del FE
insumos).
11. Porcentaje de proveedores que (No. de proveedores que presentaron Es un indicador de gestin de la calidad de los
presentaron problemas tcnicos en el problemas tcnicos / No. total de insumos estratgicos adquiridos y del desempeo
proceso de adquisicin (por programa y proveedores que atendi al pas a travs del de los proveedores a travs del FE
por lnea de insumos). FE) * 100
12. Porcentaje de proveedores que (No. de proveedores que presentaron Es un indicador de gestin de la calidad de los
presentaron problemas de oportunidad problemas de oportunidad en entregas / No. insumos estratgicos adquiridos y del desempeo
en entregas (por programa y por lnea de total de proveedores que atendi al pas a de los proveedores a travs del FE
insumos). travs del FE) * 100
A n ex o N o . 8 : I n s t r u m e n t o de gestin de adquisiciones Plan de

adquisiciones.
PLAN DE ADDQUISICIONES
Pais: Perodo de Cobertura:
PARTE I: PROGRAMA DE TRABAJO

Cronograma (en meses) Indicador de
Actividad Responsable
J J A S O N D E F M A M Cumplimiento
PARTE II: REAS CRTICAS IDENTIFICADAS (de acuerdo a la Seccin 2 de la gua):

Organizacin del sistema, polticas y legislacin.
Seleccin y promocin del uso racional.
Estimacin de necesidades y adquisiciones.
Almacenamiento y distribucin.
Sistema de informacin.
Financiamiento.
Talento humano.
PARTE III: ALTERNATIVAS DE MEJORAMIENTO IDENTIFICADAS,

POR PROCESO DEL SISTEMA DE SUMINISTROS
60
PARTE IV: LISTA DE INSUMOS REQUERIDOS POR PROGRAMA ESTRATGICO (Malaria, VIH/SIDA, TB, leshmaniasis, Chagas)
Anexos
PROGRAMA: FECHA:
Presentacion Precio
Precio referencia
Lnea Item no. Producto (dci) Forma Especificaciones Unidades por Cantidad referencia
Concentracin total
farmacutica del envase primario envase primario unitario
Totales En unidades En dlares
ESPECIFICACIONES TCNICAS GENERALES, REQUERIDAS PARA TODOS LOS PRODUCTOS:
ESPECIFICACIONES TCNICAS ESPECFICAS, REQUERIDAS POR PRODUCTO (si es el caso):
OTROS REQUERIMIENTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS:

PARTE V: INDICADORES DE GESTIN PARA ADQUISICIONES A TRAVS DEL FONDO ESTRATGICO FE
PERODO
(indique el ao)
1. % de insumos requeridos por el pas (Cantidad de tems requeridos por Este indicador muestra la cobertura que tiene el Fondo Estratgico
incluidos en el listado del Fondo el pas, incluidos en la lista del FE / sobre las necesidades reales de los pases miembros y orientar a
Estratgico (por programa y por lnea Cantidad total de tems requeridos por la revisin de la lista inicial de insumos del FE.
de insumos). el pas) * 100
2. % de insumos estratgicos del (Cantidad de tems adquiridos por el Evidencia el grado de utilizacin de los servicios del FE, por parte
pas, adquiridos a travs del Fondo pas a travs del FE / Cantidad total de del pas miembro.
Estratgico (por programa y por lnea tems requeridos por el pas) * 100
de insumos).
3. Tiempo (en das hbiles) que No. de das hbiles transcurridos entre Aporta informacin sobre la oportunidad de la gestin en el
transcurre entre la recepcin la recepcin de la cotizacin en el pas miembro, para la liberacin de recursos econmicos y el
de la cotizacin en el pas y la pas y la consignacin de recursos a aprovechamiento de las negociaciones alcanzadas por el FE con
consignacin de recursos a la OPS la OPS. los proveedores en perodos definidos.
(para cada cotizacin).
4. No. de cotizaciones vencidas y re No. de cotizaciones vencidas y Aporta informacin sobre la oportunidad de la gestin en el
-consultadas. reconsultadas. pas miembro, para la liberacin de recursos econmicos y el
aprovechamiento de las negociaciones convenidas por el FE con
los proveedores en perodos definidos. Adicionalmente, muestra los
reprocesos que pueden influir en la oportunidad de la compra.
5. Porcentaje de variacin de precios {(Precio internacional de referencia til para evaluar la eficiencia en la utilizacin del presupuesto en el
entre la compra realizada a travs - precio de compra a travs del FE) / pas y para mejorar cada vez las negociaciones de precios del FE
del Fondo Estratgico y los precios (Precio internacional de referencia)} con los proveedores.
internacionales de referencia. * 100
6. Porcentaje de variacin de precios de {(Precio de compra actual - precio de til para evaluar la eficiencia en la utilizacin del presupuesto en el
compra, entre aos compra del perodo anterior) / (Precio pas, as como la evolucin del proceso de adquisiciones del pas
de compra actual)} * 100 en el tiempo.
61
62
PARTE V: INDICADORES DE GESTIN PARA ADQUISICIONES A TRAVS DEL FONDO ESTRATGICO FE
Anexos
PERODO
(indique el ao)
7. Porcentaje de insumos con (No. de tems con problemas tcnicos Es un indicador de gestin de la calidad de los insumos
problemas tcnicos detectados en la detectados en la recepcin / No. total estratgicos adquiridos y del desempeo de los proveedores a
recepcin (por programa y lnea de de tems recibidos) * 100 travs del FE
insumos).
8. Porcentaje de insumos con (No. de tems con problemas tcnicos Es un indicador de gestin de la calidad de los insumos
problemas tcnicos detectados en el detectados en el anlisis de calidad / estratgicos adquiridos y del desempeo de los proveedores a
anlisis de calidad (por programa y No. total de tems sometidos a control travs del FE
por lnea de insumos). de calidad) * 100
9. Porcentaje de discrepancias (No. de documentos tcnicos no Es un indicador de gestin de la calidad de los insumos
relacionadas con la documentacin enviados o errados / No. total de estratgicos adquiridos y del desempeo de los proveedores a
tcnica solicitada (por programa y por documentos tcnicos solicitados) * travs del FE
lnea de insumos). 100
10. Porcentaje de discrepancias (No. de documentos administrativos Es un indicador de gestin de la calidad de los insumos
relacionadas con la documentacin no enviados o errados / No. total estratgicos adquiridos y del desempeo de los proveedores a
administrativa solicitada (por de documentos administrativos travs del FE
programa y por lnea de insumos). solicitados) * 100
11. Porcentaje de proveedores que (No. de proveedores que presentaron Es un indicador de gestin de la calidad de los insumos
presentaron problemas tcnicos en el problemas tcnicos / No. total de estratgicos adquiridos y del desempeo de los proveedores a
proceso de adquisicin (por programa proveedores que atendi al pas a travs del FE
y por lnea de insumos). travs del FE) * 100
12. Porcentaje de proveedores (No. de proveedores que presentaron Es un indicador de gestin de la calidad de los insumos
que presentaron problemas de problemas de oportunidad en entregas estratgicos adquiridos y del desempeo de los proveedores a
oportunidad en entregas (por / No. total de proveedores que atendi travs del FE
programa y por lnea de insumos). al pas a travs del FE) * 100
PARTE VI: SOLICITUD DE INCLUSIN DE INSUMOS EN LA LISTA DEL FONDO ESTRATGICO DE LA OPS
Especificaciones del Unidades por Justificacin de
Producto (dci) Forma farmacutica Concentracin
envase primario envase primario la solicitud
63
64 Anexos
A n ex o N o . 9 : P r o c e d i m i e nto para adquisiciones a travs del

Fondo Estratgico.
ESTADO MIEMBRO DEL REPRESENTACIN
OPS /OMS WASHINGTON
FONDO ESTRATGICO OPS/OMS EN EL PAS
Preparacin del plan de Revisin tcnica y Cotizacin con

adquisiciones de insumos administrativa del plan de proveedores precalifica-
estratgicos. adquisiciones por parte dos por OMS y OPS, a
Remisin del plan de del programa estratgico travs de la Unidad de
adquisiciones con carta respectivo y el punto focal Compras PRO.
oficial del Ministro de de Fondo Estratgico. Remisin de las cotizacio-
Salud, a la Representacin Elaboracin y envo de la nes recibidas, a la
de la OPS/OMS en el pas. solicitud de estimacin Representacin de la OPS/
de precios de los OMS correspondiente,
productos requeridos a especificando que se trata
OPS/OMS Washington, de un compra a travs del
especificando que la mecanismo del Fondo
compra se hace a travs Estratgico.
del mecanismo del Fondo
Estratgico.
Anlisis de las cotizaciones y Remisin oficial de las

verificacin de especifica- cotizaciones recibidas de
ciones tcnicas solicitadas. OPS/OMS Washington, al
Decisin del pas sobre Estado Miembro.
adquisicin a travs del
Fondo Estratgico.
SI
Consignacin de fondos Verificacin de la consig- Contratacin de

en cuenta bancaria de la nacin de fondos. proveedores, de acuerdo a
OPS/OMS. Elaboracin de la orden de rdenes de compra
Comunicacin oficial de compra, de acuerdo a la recibidas.
aceptacin de precios y solicitud del pas, especifi- Vigilancia de la adquisicin.
condiciones, solicitando cando que la compra se Envo previo de la documen-
colocacin de rdenes hace a travs del tacin requerida por el pas
de compra y adjuntando mecanismo del Fondo para el despacho de anuana
copia de consignacin. Estratgico. y nacionalizacin, e informe
Remisin de orden de sobre medios de transporte,
compra a la Unidad de fechas de despacho por el
Compras PRO y proveedor y llegada al pas.
documentacin requerida a
la Unidad de Finanzas.
Despacho y nacionali- Informe sobre la recepcin Pago a proveedores.

zacin de los insumos de los insumos y resultados Gestin para el cumpli-
enviados por el de la verificacin tcnica y miento de garantas de
proveedor. administrativa, dirigido a la calidad, en caso de
Verificacin las de Unidad de Compras PRO, presentarse reclamos por
especificaciones de OPS/OMS Washington, parte de los pases.
tcnicas y administra- especificando el mecanis-
tivas. mo de compra a travs del
Control de calidad. Fondo Estratgico.
Comunicacin a la
Representacin de la
OPS en el pas sobre
recepcin del pedido y
resultados de la
verificacin tcnica y
administrativa.
NO
Comunicacin oficial a la
Oficina de la OPS/OMS en
el pas.
A n ex o N o . 1 0 : G l o s a r i o d e trminos:
En este anexo se definen conceptos importantes que se utilizan en la gua. Dichos conceptos han
sido tomados de las fuentes bibliogrficas mencionadas en el anexo No. 11, Bibliografa y enlaces
de referencia.
Anlisis ABC: El anlisis ABC o anlisis de Pareto, es un mtodo utilizado para analizar el
consumo o gasto en medicamentos e insumos mdicos. As, los insumos se clasifican en A, B
C segn un criterio y un porcentaje establecidos. En el caso de los medicamentos e insumos
estratgicos, la clasificacin se hace segn su utilizacin anual (costo unitario multiplicado por el
consumo anual), en artculos de clase A (entre el 10% y el 20% de los artculos que representan
de un 75% a un 80% de los fondos gastados), artculos de clase B (con tasas de utilizacin
intermedias) y artculos de clase C (la gran mayora de los artculos, cuya utilizacin individual
es baja, que representan en total del 5% al 10% de los fondos gastados). El anlisis ABC es til
en diferentes procesos del sistema de suministros:
En la seleccin el examen de los insumos de clase A puede descubrir artculos muy utilizados
para los que existan alternativas de un precio inferior en el mercado; adems ayuda a
identificar compras de artculos no incluidos en el formulario ni en la lista de medicamentos
esenciales o cuyo empleo no ha sido aprobado por el sistema de suministros.
En la adquisicin, ayuda a determinar la frecuencia de los pedidos, a identificar fuentes o
proveedores de artculos con costos ms bajos, a supervisar la situacin de los pedidos,
a supervisar las prioridades de compras y a comparar las compras reales con las
planificadas.
En la distribucin y almacenamiento, el anlisis ABC puede influir en la supervisin de la vida
til de los productos, para definir calendarios de entregas, hacer recuentos de existencias,
controlar las salidas de medicamentos.
En la promocin del uso racional, para identificar consumos excesivos o insuficientes.
Buenas prcticas de almacenamiento BPA: Procedimientos aplicados con el fin de evitar que
los medicamentos e insumos estratgicos sufran alteraciones que afecten la calidad, eficacia
y seguridad de los mismos durante su almacenamiento. Las BPA se encuentran definidas en el
anexo 9 de la serie de Informes Tcnicos de la OMS, informe No. 37.
Buenas prcticas de distribucin: Procedimientos aplicados con el fin de evitar que los
medicamentos e insumos estratgicos sufran alteraciones que afecten la calidad, eficacia y
seguridad de los mismos durante su distribucin y transporte.
Buenas prcticas de manufactura: Condiciones de instalaciones y procedimientos establecidos
para todos los procesos de produccin y control de los productos con el objeto de garantizar su
calidad uniforme, dentro de los lmites internacionalmente aceptados y vigentes para cada uno
de ellos.
Certificado de calidad tipo OMS: Certificado de calidad de un producto farmacutico objeto
de comercio internacional. Es un certificado extendido por la autoridad sanitaria reguladora de
66 Anexos
medicamentos del pas exportador a peticin del interesado, conforme lo establece el esquema
de certificacin de calidad de productos farmacuticos objeto de comercio internacional, en el
cual debe constar:
El establecimiento productor est sometido a inspecciones peridicas y cumple con las
buenas prcticas de manufactura;
Tiene autorizacin para fabricar y/o distribuir el producto a importarse;
Que su venta es permitida en el pas productor o el pas responsable de su
comercializacin;
Que describa la frmula cualitativa y cuantitativa completa;
Que su expendio est sometido a algn rgimen restrictivo o control especial, cuando sea el
caso.
Incluye adems informacin sobre el producto aprobada en el pas productor para los
profesionales mdicos y para los pacientes, etiquetas y acondicionamiento para su
comercializacin.
Enfermedades de inters en salud pblica: Enfermedades que presentan un alto impacto en
la salud colectiva y ameritan una atencin y seguimiento especial. Responden a los siguientes
criterios: enfermedades infecciosas cuyo tratamiento requiere seguimiento de manera estricta
y secuencial para evitar el desarrollo de resistencias que puedan generar impactos graves sobre
la colectividad; enfermedades de alta prevalencia que de no recibir control y seguimiento
adecuado constituyen un factor de riesgo para el desarrollo de enfermedades de mayor gravedad,
secuelas irreversibles, invalidez y muerte prematura; enfermedades de alta transmisibilidad
y poder epidmico que requieren una atencin eficaz para evitar su propagacin, disminuir su
avance, reducir secuelas y evitar mortalidad.
Envase primario: Envoltura, recipiente o cualquier otra forma de acondicionamiento que se
encuentra en contacto directo con el medicamento o insumo.
Envase secundario: Envase destinado a contener el envase o los envases primarios.
Especificaciones tcnicas: Descripcin exacta del medicamento o insumo, incluyendo cualquier
tipo especial de requisito. Para los insumos mdicos y farmacuticos, las especificaciones
tcnicas incluyen informacin sobre cumplimiento de las Buenas Prcticas de Manufactura
(BPM), normas de farmacopea, nomenclatura y descripcin requeridas para cada producto,
parmetros de vida til de almacenamiento y fecha de vencimiento, instrucciones de etiquetado
y envasado, certificados de BPM y de garanta de la calidad requeridos y otros datos de calidad
de los productos que deban ser presentados con la licitacin y con cada envo. Debern
relacionarse para cada producto normas especficas de farmacopea y si alguna de las normas
de una serie determinada es adecuada, se puntualizar. La necesidad de envases o etiquetas
especiales, as como el idioma del etiquetado, debe indicarse en la lista de requisitos, pero en
cualquier caso, en las especificaciones tcnicas generales deber incluirse una informacin
genrica acerca del envasado y etiquetado aplicable a todos los productos. Las instrucciones
relativas a las etiquetas (contenido y lenguaje) y a los prospectos se pueden incluir junto con
las especificaciones tcnicas, a no ser que existan requisitos especiales para un subconjunto de
productos. Estos ltimos debern indicarse en la lista de productos a licitar.
Forma farmacutica: Disposicin individualizada a que se adaptan las sustancias medicinales
(principios activos) y excipientes (materia farmacolgicamente inactiva) para constituir un
medicamento que pueda ser administrado a los pacientes. As, un principio activo puede
suministrarse, entre otras, en forma de tableta, gragea, cpsula, cpsula blanda, jarabe,
suspensin, elxir, solucin oral, solucin o suspensin para inyeccin, gel, crema, ungento.
Gestin de proveedores: Hace referencia al proceso completo de convocatoria, eleccin
y valoracin continua del servicio y productos ofrecidos por los proveedores. La gestin de
proveedores tiene como objetivo generar relaciones permanentes, basadas en la confianza y el
respeto, en las que ambas partes ganan por la calidad de sus servicios y productos. Requiere la
exigencia a proveedores de documentacin legal, tcnica y financiera, as como la elaboracin
de un krdex o registro de proveedores y la valoracin permanente de su servicio y productos.
Insumos estratgicos: Son todos los insumos utilizados en las acciones de prevencin,
diagnstico y tratamiento de las enfermedades de inters en salud pblica; son fundamentales
para el desarrollo de los programas de salud pblica en los pases. Son productos que satisfacen
los siguientes criterios:
Ha sido incluido en una lista y es reconocido y recomendado por un comit de expertos o grupo
de trabajo de la OMS (por ejemplo, medicamentos esenciales, compuestos recomendados
por el Plan de Evaluacin de Plaguicidas de la OMS (WHOPES), medios de diagnstico de la
infeccin por el VIH, etc.)
Est incluido en los protocolos o algoritmos de diagnstico recomendados por la OMS y es
considerado sumamente eficaz para el tratamiento o prevencin de una enfermedad.
Cuando se dispone continuamente de l, contribuye considerablemente a mejorar las tasas
de mortalidad y la calidad de vida de los pacientes, o reduce al mnimo las posibilidades de
que se produzca frmacorresistencia durante el tratamiento.
Est sujeto a demandas particulares en las reas de obtencin del producto, fijacin de
precios, previsin de las necesidades futuras y adquisicin.
Se pueden lograr economas de escala a medida que aumentan los volmenes adquiridos.
Medicamento esencial: Segn la OMS, son aquellos medicamentos que satisfacen las
necesidades prioritarias de salud en la poblacin. La seleccin est dada por: pertinencia para la
salud pblica, prueba de su eficacia y seguridad, y eficacia comparativa en relacin a su costo.
La OMS recomienda que los medicamentos esenciales estn disponibles en los sistemas de
salud en todo momento, en cantidades suficientes, en la presentacin farmacutica adecuada,
con las garantas de calidad e informacin y a buen precio.
Proceso de aprobacin tentativa: Proceso establecido por la FDA para permitir la
comercializacin de medicamentos genricos por parte de sus fabricantes, inmediatamente que
vence la proteccin de la patente para los productos originales. De lo contrario, el laboratorio
productor del genrico tendra que esperar este tiempo antes de poder hacer los estudios para
68 Anexos
someter a registro el producto genrico. La FDA ha acelerado la evaluacin de estos productos

para que otros pases puedan registrarlos y usarlos, mientras que Estados Unidos an protege a
los originales.
Proyecto Piloto de la OMS sobre Calidad de Adquisiciones y Fuentes/ Proveedores de
medicamentos: Es un proyecto de precalificacin de las Naciones Unidas gestionado por la
Organizacin Mundial de la Salud, que tiene como objetivo ampliar el acceso a insumos para
diagnstico y tratamiento de VIH/SIDA por parte de las personas ms afectadas, velando por la
calidad y el cumplimiento de las normas establecidas en materia de medicamentos. El proceso
brinda a los fabricantes de cualquier lugar del mundo, la misma oportunidad de cumplir las
normas internacionales y de participar en la resolucin de emergencias sanitarias, elimina o
reduce en gran medida el riesgo de adquisicin de medicamentos contaminados, falsificados o
de calidad inferior a la norma, acelera el acceso a medicamentos de calidad, evaluados mediante
un proceso eficiente y normalizado, facilita un proceso expedito de concesin de contratos,
mediante el envo de un cierto nmero de invitaciones a la presentacin de ofertas para la
licitacin pblica.
Stock de seguridad: Existencias que deben estar siempre disponibles para impedir que se
produzcan faltas y garantizar la atencin. Se calculan multiplicando el plazo de espera por el
consumo promedio del producto.
Uso racional de los medicamentos: Segn la OMS, se hace uso racional de los medicamentos
cuando los pacientes reciben los medicamentos apropiados para sus necesidades clnicas, a las
dosis que se ajusten a sus requerimientos individuales, durante un perodo adecuado de tiempo
y al costo ms bajo posible para ellos y la comunidad. El contexto biomdico del uso racional de
los medicamentos incluye los criterios de medicamento correcto, en indicacin apropiada, con
eficacia, seguridad, idoneidad para el paciente, a buen costo, en una posologa, administracin
y duracin del tratamiento apropiados, al paciente apropiado, con probabilidad de reaccin
adversa mnima, con dispensacin correcta que informe apropiadamente al paciente sobre su
tratamiento para que ste lo cumpla efectivamente y por ltimo, que se realice farmacovigilancia
y las intervenciones que sean necesarias.
Vida til de un insumo: Tiempo durante el cual el insumo puede conservarse almacenado bajo
las condiciones estipuladas por el fabricante y ser utilizado en las personas sin que se afecte su
seguridad, pureza o potencia.
A n ex o N o . 1 1 : R e s u m e n de bibliografa y enlaces de referencia:
TEMA REFERENCIA BIBLIOGRFICA O ENLACE

Acceso a medicamentos Organizacin Mundial de la Salud, Medicamentos. http://www.who.
int/medicines/areas/access/en/index.html
Organizacin Panamericana de la Salud, http://www.paho.org/spanish/
ad/ths/ev/ev-home.htm
Buenas prcticas para Principios Prcticas para Buenas Adquisiciones de Productos
adquisiciones Farmacuticos, http://www.who.int/medicines/areas/access/en/index.
html
Buenas prcticas de Serie de Informes Tcnicos de la OMS. Informe tcnico No. 37, Anexo 9.
almacenamiento http://www.anmat.gov.ar/Normativa/Normativa/Medicamentos/
Disposicion_ANMAT_7439-1999.pdf
Buenas prcticas de http://www.anmat.gov.ar/Normativa/Normativa/Medicamentos/
distribucin Disposicion_ANMAT_7439-1999.pdf
Certificado de calidad tipo OMS http://www.mspas.gob.gt/dgrvcs/DRCPFA/PAGINAS/glosario.htm
Serie de Informes Tcnicos de la OMS. Informe tcnico No. 32. Comit
de Expertos de la OMS para especificaciones para las preparaciones
farmacuticas.
Clasificacin ABC http://www.dinet.com.pe/glosario.htm
http://www.forumtranslations.com/comercio.htm
Managment Sciences for Health, OMS/OPS, Fundacin Panamericana
para la Salud y Educacin. La Gestin del Suministro de Medicamentos.
Segunda Edicin. Boston, 2002. Pginas 213, 744 a 750.
Enfermedades de inters en http://www.disaster-info.net/desplazados/legislacion/Acuerdo117.pdf
salud pblica
Envase primario http://www.anmat.gov.ar/Normativa/Normativa/cosmeticos/Disposicion_
ANMAT_374-2006.pdf
Envase secundario http://www.anmat.gov.ar/Normativa/Normativa/cosmeticos/Disposicion_
ANMAT_374-2006.pdf
Especificaciones tcnicas Managment Sciences for Health, OMS/OPS, Fundacin Panamericana
Segunda Edicin. Boston, 2002. Pgina 214.
Estimacin de necesidades Cooperativa de Hospitales de Antioquia - COHAN. Gerencia y
administracin de sistemas de suministro de medicamentos esenciales.
Cuarta edicin. Medelln, 2005. Pgina 87 - 113.
Gestin de proveedores Cooperativa de Hospitales de Antioquia - COHAN. Gerencia y
administracin de sistemas de suministro de medicamentos esenciales.
Cuarta edicin. Medelln, 2005. Pgina 158.
70 Anexos
TEMA REFERENCIA BIBLIOGRFICA O ENLACE

Gestin de suministros para Managment Sciences for Health /RPM Plus. Gestin de productos y
tuberculosis suministros farmacuticos, Gua para los Programas Nacionales de
Tuberculosis. Presentado a la Agencia de los Estados Unidos para el
Desarrollo Internacional - USAID. Arlington, Virginia, 2005.
Principios operativos del Principios Operativos del Fondo Rotatorio Regional para Suministros
Fondo Rotatorio Regional para Estratgicos de Salud Pblica. Un mecanismo de la OPS para la
Suministros Estratgicos de adquisicin de suministros estratgicos de salud pblica. Fondo
Salud Pblica Estratgico y Orgagnizacin Panamericana de la Salud / Organizacin
Mundial de la Salud. Unidad de Medicamentos Esenciales, Vacunas y
Tecnologas en Salud. Washington, 2005.
http://www.paho.org/fondoestrategico
Malaria The Global Strategic Plan 2005-2015, http://www.rollbackmalaria.org/
forumV/docs/gsp_en.pdf
Malaria Medicines and Supplies Service, http://rbm.who.int/mmss/
Proyecto de precalificacin http://mednet3.who.int/prequal/documents/PrequalBorchureSpanish.pdf
Proceso acelerado de registro http://descargas.cervantesvirtual.com/servlet/
SirveObras/09254061966870928610046/008587_5.pdf
Stock de seguridad Managment Sciences for Health, OMS/OPS, Fundacin Panamericana
Tuberculosis The Global Plan to Stop TB 2006 - 2015, http://www.who.int/tb/features_
archive/global_plan_to_stop_tb/en/index.html
Global Drug Facility, http://www.stoptb.org/gdf/
Uso racional de los Managment Sciences for Health, OMS/OPS, Fundacin Panamericana
medicamentos para la Salud y Educacin. La Gestin del Suministro de Medicamentos.
Gerencia y Administracin de Sistemas de Suministro de Medicamentos
Esenciales, Cooperativa de Hospitales de Antioquia. Cuarta Edicin.
Medelln, 2005.
Vida til Managment Sciences for Health, OMS/OPS, Fundacin Panamericana
VIH/Sida Plan Regional de VIH/ITS para el Sector Salud 2006-2015
http://www.ops-oms.org/Spanish/AD/FCH/AI/hiv_reg_plan.htm
Gua Prctica para la
Planificacin de la Gestin
del Suministro de
Insumos Estratgicos
525 Twenty-third Street, N.W. F O N D O

Washington, DC 20037, E.E.U.U.
http://www.paho.org
MSH MANAGEMENT
SCIENCES H EALTH

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Gua Prctica para la

525 Twenty-third Street, N.W. F O N D O

Organizacin Panamericana de Salud

ALL TYPE ASSESSORIA EDITORIAL LTDA

Organizacin Panamericana de la Salud 2006

Anexo No. 5: Ejemplo de instrumentos para gestin de proveedores.. . 52

Se agredece la contribucin de la Dra. Paula Andrea Daz Serna, de la Cooperativa de Hospitales

Este documento ha sido elaborado principalmente con financiamiento de la Organizacin

En la agenda inconclusa se ha tenido en cuenta a los contingentes de nuestras poblaciones que

El fortalecimiento de los mecanismos de suministro de insumos en los sistemas de salud se ha

Jorge Bermudez, Jefe de Unidad

El Fondo Estratgico procura fortalecer la capacidad de gestin en el suministro de medicamentos y

El Fondo Estratgico es un mecanismo que facilita el acceso a medicamentos y otros suministros

La seleccin implica la revisin de los problemas de salud prevalentes y la eleccin de los

Grfico 1: Esquema de un modelo integral de sistema de suministro de medicamentos

ORGANIZACIN DEL SISTEMA,

A continuacin se indican los objetivos clave de esta Gua:

Considerando que la planificacin de las adquisiciones es un proceso dinmico, participativo y

Para orientar el anlisis del sistema de suministro, la definicin de alternativas de solucin y la

La adecuada adquisicin de medicamentos e insumos esenciales para la atencin de salud requiere

Tal como se menciona en la seccin 1, un modelo de sistema integral de suministro se concreta en

1 . O r g a nizacin del sistema, polticas y legislacin

Recuadro de preguntas clave No. 1: Organizacin del sistema, polticas y legislacin.

2 . S e l e ccin y uso racional

La seleccin cuidadosa de los medicamentos e insumos estratgicos permite mejorar la calidad

La utilizacin de listas de medicamentos e insumos esenciales tiene repercusin en el

Recuadro de preguntas clave No. 2. Seleccin y promocin del uso racional.

3 . E s t i macin de necesidades y adquisiciones

Teniendo en cuenta que el Fondo Estratgico adquiere medicamentos e insumos de proveedores

Recuadro de preguntas clave No. 3: Estimacin de necesidades y adquisicin.

El almacenamiento es el proceso mediante el cual se asegura la calidad de los insumos desde

La planificacin operacional y la capacidad logstica son la clave para desarrollar un sistema de

Un sistema de distribucin bien administrado garantiza el suministro constante de insumos, la

Recuadro de preguntas clave No. 4: Almacenamiento y distribucin.

4.5 Cmo se evala el desempeo de la red de almacenamiento y distribucin?

La coordinacin de los distintos elementos de un sistema de suministro de insumos estratgicos

Recuadro de preguntas clave No. 5: Sistema de informacin.

5.2 Cul es el nivel de confiabilidad y utilidad de la informacin generada por el sistema de

5.3 Qu se requiere para contar con un sistema de informacin gil y oportuno?

Recuadro de preguntas clave No. 6: Fuentes de financiamiento.

6.3 Se liberan oportunamente los fondos para la adquisicin de insumos estratgicos?

Recuadro de preguntas clave No. 7: Recursos humanos.

1 . S i s t emas de suministro alternativos

El sistema de almacn central de medicamentos es el ms frecuente. Los medicamentos e

con recursos humanos, infraestructura, equipos, sistemas de gestin y comunicacin para la

En el sistema de distribuidor principal, la unidad de compras del Ministerio de Salud o de la Institucin

El sistema de expendios de medicamento privados se basa en la dispensacin de medicamentos

de financiamiento, ser preciso determinar si ser suficiente reforzar o establecer mecanismos de

En muchos pases, el fortalecimiento del sistema de almacenamiento y distribucin requiere una

3 . Vi a b i lidad de las alternativas

La eleccin de las intervenciones deber basarse en un anlisis de la viabilidad de las alternativas.

Capacidad del sector privado para la gestin de la logstica y suficiencia en el nmero de

Es recomendable priorizar la implementacin de las alternativas, segn el tiempo y los recursos

4 . M o v i lizacin de recursos necesarios

En algunos casos, se dispondr de los recursos tcnicos y financieros dentro de la institucin o en

1. Conformacin del Debe conformarse un equipo multidisciplinario nacional o institucional,

3. Recopilacin y La identificacin de los responsables de entregar la informacin, as como su

A n ex o N o . 1 : L i s t a d e v e r ificacin de elementos del sistema de

1 . O r g a nizacin del sistema, polticas y legislacin

2 . S e l e ccin y uso racional

3 . E s t i macin de necesidades y adquisiciones

Formatos para registrar los resultados del proceso.

3. Lista general de insumos elaborada completamente Cualitativo ----- -----

Otros requisitos legales y administrativos: