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CAPITULO 1
1. Convertir textos en nmeros
En B4: =$J$4*A4^2+$L$4
En C4: =$K$5*A4+$L$5
En H8: =J6, en H9: =K6, y en H10: =L6
Nombrar los rangos: H8 a, H9 b, H10 cc
En H12: =(-b+Raiz(b^2-4*a*cc))/(2*a) En H13: =K5*H12+L5
En H15: =(-b-Raiz(b^2-4*a*cc))/(2*a) En H16: =K5*H15+L5
En A25 y A26: =H15, en A27 y A28: =H12, en E26: =H16, y en D28: =H13
Para Importar una pagina web en una hoja de Excel y actualizarla cada vez que se
desee:
1. Ficha Datos/Desde Web
6. Elegir a partir de que celda desea situar la pagina web; por ejemplo la celda clic en
Aceptar. Y listo.
7. Si posteriormente se desea actualizar los datos que se han importado, seleccione una
celda del rango E3:G12 y luego ingresar a la ficha Datos y hacer clic en el botn
Actualizar.
8. Grficos combinados
En B18: =DESREF(B4,A18,0)
En C18: =INDICE(C4:C14,$A18), luego copiar esta frmula en D18:Q18
En A1: = ="Ventas en : "&B18&" (miles de paquetes)"
9. Segmentacin de Datos
CAPITULO 2
10. La Programacin en Excel
La palabra MACRO est muy ligada a las hojas de clculo desde hace muchos aos atrs
en la poca en que Lotus 123 reinaba en el mundo de las microcomputadoras de escritorio.
Una MACRO, no es sino una secuencia de ordenes escritas en los archivos de las hojas de
clculo para que se encarguen de realizar automticamente aquellas acciones que son
repetitivas en el manejo de nuestros datos. Esto es, si en un trabajo en la hoja, es necesarios
realizar una secuencia de tareas y mas tarde hay que repetir esta secuencia otra vez, y luego
otra vez; convirtindose esto en una rutina; entonces es cuando se hace necesario recurrir a
una MACRO. O sea, un programa que automatice las acciones para no tener que hacerlas
cada vez nosotros en cada ocasin.
Para crear una macro haciendo uso de la grabadora de macros se siguen los siguientes
pasos:
2.- En la ventana de dilogo que aparece escribir un nombre para la macro a grabar.
Este nombre no deber contener espacios en blanco. Y luego haga clic en Aceptar.
Nota.- Las macros al ser creadas pueden grabarse en el libro actual, como se puede apreciar en la
ventana de dialogo anterior en la opcin:Este libro , con lo cual la macro solo funcionar en
ese libro; o tambin se pudo elegir en la ventana de dilogo la opcin:Libro de macros
personal, para cuyo caso la macro podra funcionar tambin en todos los libros de Excel; sin
embargo, hay que tener cuidado con esto, pues si se graba en el libro de macros personal esto
har que dicha macro y todas las que se encuentren all sean cargadas en memoria RAM cada
vez que se ingrese a Excel, restando con ello memoria al computador.
Una vez creada, veamos a continuacin como se hace para que la macro funcione:
1.- Sealar con el mouse el borde del botn y hacer un clic derecho para llamar al
men contextual
2.- En el men elegir la opcin Asignar macro.
3.- Seleccionar el nombre de la macro de la lista y luego clic en Aceptar.
4.- Finalmente haga clic fuera del botn para liberar la seleccin.
Presionar Ctrl+C
Seleccionar la celda de la derecha (C4)
Presionar Enter (para pegar)
Regresar a la celda de la izquierda (B4)
Presionar [Supr] (para borrar la celda)
Bajar el puntero una celda (a la celda B5)
3.- Finalmente terminar la macro con el botn Detener grabacin.
Al ejecutar la macro para Claudia, esta fue copiada (segn haba aprendido Excel) a la
celda C4, y luego borr la celda B4.
Lo que debimos hacer entonces al grabar la macro fue decirle a Excel que utilice
referencias relativas y no referencias absolutas, al momento de desplazarse de una
celda a otra.
Vamos entonces a volver a grabar la macro, pero esta vez usaremos referencias relativas.
Haga entonces lo siguiente:
2.- En la ventana de dilogo que aparece escribir Mujeres2 como nombre para la
macro. Y en la casilla Mtodo abreviado escribir la letra r. Luego haga clic en
Aceptar.
Ahora si:
Ubique el puntero sobre el nombre de cualquier mujer y presione las teclas Ctrl+r, y
ver que la macro ya funciona a la perfeccin, y as lo har para todas las dems
mujeres.
Macro con
referencias
absolutas.
Macro grabada
usando
referencias
relativas.
Se desea averiguar cuales son las preferencias de las personas al elegir la marca de
televisores que van a comprar.
Para ello se ha diseado una encuesta con una muestra de varias personas que van a ser
encuestadas en diferentes distritos de la capital de Lima, y de la provincia constitucional
del Callao.
2.- En la Hoja2 del mismo libro anterior disee este otro cuadro de Resultados de la
Encuesta, y luego dele formato a las celdas tal y como se muestra en la figura
siguiente.
3.- Escriba estas formulas en la siguientes celdas:
En I5: =SUMA(B5:H5)
Luego copie esta frmula hacia abajo hasta la fila 33.
En B34: =SUMA(B5:B33)
copie esta frmula hacia la derecha hasta la columna H.
En B35: =SI(I34=0,0,B34/$I34)
copie tambin esta frmula hacia la derecha hasta la columna H.
En B35: =SUMA(I5:I33)
En B35: =SUMA(B35:H35)
5.- En la Hoja1 escriba tambin el siguiente cuadro de porcentajes con estas frmulas
en sus celdas:
En B13: =Hoja2!B$35
En B14: =Hoja2!C$35
En B15: =Hoja2!D$35
En B16: =Hoja2!E$35
En B17: =Hoja2!F$35
En B18: =Hoja2!G$35
En B19: =Hoja2!H$35
En B20: =SUMA(B13:B19)
Como puede verse a travs de las anteriores formulas, este cuadro muestra los totales
acumulados de todos los distritos del cuadro de resultados de la Hoja2, que como en el
aun no hay datos, entonces los porcentajes en la Hoja1 son de 0%. Sin embargo cuando
se empiecen a ingresar los datos de las encuestas, entonces aqu aparecern los
respectivos porcentajes totales.
6.- En la Hoja2 escriba los siguientes datos para el distrito de Ancn:
2da Parte:Crear una macro para ingresar los datos de las encuestas
1.- En la celda B3 de la Hoja1 elija con la lista desplegable el nombre de uno de los
distritos. Por ejemplo el distrito de Brea.
2.- Seguidamente escriba para Brea las cantidades de personas que al ser
encuestadas dijeron que compraran televisores de cada una de las marcas.
A continuacin vamos a utilizar la grabadora de macros para los datos que se han escrito
para el distrito de Brea en la Hoja1 sean copiados en el cuadro que se encuentra en la
Hoja2.
Esto significa que la macro deber seleccionar el rango de celdas B4:b10 (llamado
Datos), y copiarlos en la Hoja2 y en las celdas que se encuentran a la derecha del distrito
llamado Brea.
3.- Llame al comando Grabar nueva macro
4.- Escriba como nombre para la macro la palabra CopiarDatos y luego Aceptar
5.- Seguidamente realice los sigyuientes pasos:
Seleccionar el rango llamado Datos
Hacer un clic en el botn de herramientas Copiar, o sino presione Ctrl+C.
Pasar a la Hoja2 y seleccionar la celda A1.
Esto har que el puntero de celda se ubique sobre la celda que contiene el nombre del
distrito de Brea.
Verifique que se encuentre activo el botn de
herramientas Referencia relativa (sino hacer un
clic sobre l para activarlo)
Utilizando el teclado presione una vez la tecla de desplazamiento a la derecha.
Llamar al comando Pegar/Pegado especial, y en la ventana de dilogo elija la
opcin Valores y adems marque la casilla Transponer, luego Aceptar
Ahora nuevamente desactivar el botn de
herramientas Referencia relativa.
Hacer un clic en la celda A1.
Regresar a la Hoja1 y presionar la tecla Esc
Verificar que se encuentre seleccionado el rango llamado Datos (celdas
A4:A10) y escribir la siguiente frmula:
=BUSCARV(B$3,Cuadro,FILA(A4)-2,0)
y seguidamente presionar la combinacin de teclas Ctrl+Enter con la finalidad
de que la formula ingrese a la vez en todas las celdas del rango Datos.
Seleccionar la celda B3.
Finalmente hacer un clic en el botn Detener grabacin.
6.- Luego asigne la macro CopiarDatos que acaba de crear al grfico que se
encuentra en la Hoja1. Para esto hacer un clic derecho dentro del grfico y con
la opcin Asignar macro elija la macro CopiarDatos y Aceptar. Luego haga un
clic en cualquier celda fuera del grfico para liberar su seleccin.
7.- Presione las teclas Ctrl+G para guardar el archivo.
Nota.- Si en la celda B3 se elije el nombre de un distrito, aparecern entonces los datos de la encuesta
de ese distrito que hayan sido copiados en la Hoja2, como ocurre con los distritos de Ancn y
Brea donde ya se copiaron sus datos, y para los dems distritos que aun no tienen datos
aparecern las celdas con los valores de cero. Esto se debe a las frmulas BuscarV que se
escribieron en el rango llamado Datos.
De ese modo se podr saber de que distritos ya se han ingresado los datos de su encuesta y de
cuales otros aun faltan ingresar.
Sin embargo, como la grabadora de macros graba exactamente todas las acciones que
uno realiza, entonces cada vez que se ejecute la macro, sta siempre copiar los datos
de las encuestas para el distrito de Brea e ignorar los dems distritos porque as se
grabaron las instrucciones en la macro.
Para modificar esto hay que ingresar al editor de Visual Basic y alli modificar la
instruccin correspondiente.
8.- Llamar al comando Macrosde la ficha Programador
9.- Seleccionar en la ventana de dialogo el nombre de la macro CopiarDatos y
luego hacer un clic en el botn Modificar que se encuentra a la derecha de la ventana.
Esto abrir el Editor de Visual Basic y mostrar en una hoja de mdulo a la macro
CopiarDatos semejante a la que se muestra a continuacin:
Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 18/09/2008 por Daniel Zegarra
'
Application.Goto Reference:="Datos"
Selection.Copy
Sheets("Hoja2").Select
Range("A1:I1").Select
Cells.Find(What:="Brea", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, _
LookAt:= xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:= _
xlNext, MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate
ActiveCell.Offset(0, 1).Range("A1").Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, _
SkipBlanks:=False, Transpose:=True
Range("A1:I1").Select
Sheets("Hoja1").Select
Application.CutCopyMode = False
Selection.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(R3C,Cuadro,ROW(RC[-1])-2,0)"
Range("B3").Select
End Sub
11.- Regrese a la Hoja1 de Excel y vuelva a guardar el archivo presionando las teclas
Ctrl+G.
Con esto ya estamos listos para ingresar los datos de la encuesta de cualquier otro
distrito.
Por ejemplo haga lo siguiente:
Elija en la celda B3 el nombre de algn otro distrito que an no tenga datos
(debern aparecer las celdas con los valores en cero). Luego escriba encima de los
ceros, los datos de la encuesta en ese distrito. A continuacin seale con el mouse
el grafico de la Hoja1 y haga un clic para ejecutar la macro, con lo cual los datos
escritos se copiarn en el cuadro de la Hoja2.
A medida que vaya ingresando as los datos de las encuestas de los dems distritos, el
grafico ira mostrando los resultados en porcentajes acumulados de todos estos distritos.
CAPITULO 3
Prctica N 2
Objetivos:
Uso de nombres de rango en formulas y opciones de men
Filtros avanzados
Validacin de entrada de datos
Empleo de las funciones:
BUSCARV, SUMAR.SI., ES.PAR, ES.IMPAR
Frmulas Matriciales
Creacin de grficos y lneas de tendencia
Uso de la Grabadora de Macros
Uso de formatos condicionales
1. En una hoja de clculo de Excel escriba los ttulos, cdigos y nombres de los
vehculos del cuadro Existencia en Almacn. Luego dele formato a los ttulos, tal y
como se muestra a continuacin:
A3:F7 TABLA
3. En la fila 12 ingrese los datos del primer movimiento de almacn. En la celda B12
escriba la siguiente frmula:
=BUSCARV(A12,tabla,2,0)
4. Complete los datos de los tres primeros movimientos de almacn copiando las LAS
cantidades y fechas respectivamente.
5. Seleccione el rango A12:A14 y con la ficha Datos/Validacin de datos, permitir que
solo se ingresen datos segn la lista ubicada en el rango A4:A7.
6. Seguidamente, para convertir el cuadro de movimientos de almacn en una tabla,
haga lo siguiente:
Seleccione el rango A11:F14 y presione Ctrl+T, luego Aceptar.
Seguidamente con la ficha Datos/Filtro desactive los botones de filtro de la fila
11.
7. En la celda F12 escriba la siguiente frmula para calcular el saldo de almacn de cada
vehculo a medida que se registran sus movimientos.
=SUMAR.SI(B$12:[@Vehiculo],B12,D$12:[@Ingreso])-
SUMAR.SI(B$12:[@Vehiculo],B12,E$12:[@Salida])
8. Ahora para ingresar los siguientes movimientos de almacn, solo debe ubicar el
puntero de celda al final de la tabla en la celda F14 y presionar la tecla de tabulacin
una vez. Esto agregar una nueva fila a la tabla copiando el formato y las formulas
en ella y dejndola lista para ingresar el nuevo movimiento de almacn.
2. Ahora vamos a calcular la existencia de cada uno de los vehiculos a medida que estos
entren y salgan del almacen. Para lograr esto escribir las siguientes formulas:
En D4 =SUMAR.SI(Vehiculo;B4; Ingreso)
En E4 =SUMAR.SI(Vehiculo;B4; Salida)
En F4 =D4-E4
En C4 =MAX(SI(Vehiculo=B4,Fecha))
{=MAX(SI(Vehiculo=B4,Fecha))}
Pg. 32 Elaborado por: Daniel Zegarra
Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3
4. Copie estas 4 formulas hacia abajo y luego copie tambin el formato de las celdas
A11:F15 en A3:F7 usando el botn de copiar formato.
5. Seguidamente ingrese los datos de movimientos de los vehculos hasta la fila 35 tal
y como se ve en la siguiente lista. Y cuando lo haga ver que solo deber ingresar en
cada fila el cdigo, la fecha, el ingreso y la salida. El nombre del vehculo y el stock
lo ingresar automticamente Excel.
6. A medida que ingrese estos datos podr ver tambin en el cuadro superior de
existencia de almacn que los saldos finales de stock de cada vehculo se actualizan
automticamente.
7. Crear luego el grfico de columnas tal como en la figura siguiente. Para esto seleccione
los rangos C3:C7 y D3:F7 y luego convirtalos en un grfico de columnas utilizando
la ficha Insertar/Grafico de Columnas. (ubique el grfico al lado derecho y no deber
pasar de la fila 14)
9. Copie el titulo de A9:F9 en H15:M15. Seguidamente, obtenga una copia del rango
A11:B12y pguelaa partir de la celda H17. Luego copie tambin los ttulos de
A11:F11 a partir de la celda H20.
10. En H15 escriba la formula: ="Kardex del Vehiculo: "&I18.
La hoja deber verse como se muestra a continuacin.
A11:F35 LISTA
H17:I18 CRITERIO
H20:M20EXTRAER
13. Haga un clic en Aceptar y observe el resultado obtenido del Kardex, que deber ser
igual a la siguiente imagen:
Nota.- Para continuar con esta Prctica, verifique que este visible la ficha Programador. Si no es as deber
hacer lo siguiente:
1. Utilice la ficha Archivo/Opcionesyse abrir la siguiente ventana:
2. En ella elegir a la izquierda Personalizar cinta de opciones, y al lado derecho activar la casilla
Programador, y finalmente Aceptar. La Cinta de opciones deber mostrar entonces la ficha Programador
tal como se ve a continuacin:
Con ayuda de la grabadora de macros vamos a crear una macro para que obtenga
automticamente el kardex de un vehiculo.
19. Para probar la macro, elija en la celda H16 un nuevo cdigo de vehculo, y luego
haga un clic sobre el botn de la macro. Observe como se obtiene el Kardex del
vehculo elegido.
20. Ahora que la hoja tiene una macro creada, hay que guardar el archivo nuevamente en
disco pero con un formato especial para archivos de Excel que contienen macros.
Para hacer esto, haga usted lo siguiente:
En la ficha Archivo, hacer clic en la opcin Guardar como
Nota.- Si no se graba el archivo como Libro habilitado para macros la macro se borrara y no ser
grabada dentro del archivo.
Se abrir la ventana del Editor de Visual Basic y mostrara una hoja de modulo al
lado derecho con las instrucciones de la macro Kardex que escribi
automticamente la grabadora de macros
Nota.- Para ingresar directamente al Editor de Visual Basic tambin puede hacerlo presionando las
teclas Alt + F11.
=Y(NO(ESBLANCO($H21)),ES.IMPAR(FILA($H21)))
Hacer nuevamente un clic en el botn Nueva regla y elegir la opcin Utilice una
frmula que determine las celdas para aplicar formato seguidamente escriba la
siguiente formula como segunda condicin de criterio:
=Y(NO(ESBLANCO($H21)),ES.PAR(FILA($H21)))
Pero en esta ocasin, en el botn de Formato, en la ficha Bordes elija Contorno,
pero en la ficha Relleno ya no le ponga color gris claro, sino elija la opcin Sin color.
Luego Aceptar y Aceptar otra vez.La ventana de formato condicional mostrar las
siguientes dos reglas:
Finalmente haga clic en Aceptar.Las lneas del kardex se vern entonces as:
23. Seleccionar los rangos J21:J35 y M21:M35en forma mltiple, y crear el grfico del
tipo Lneas/Linea con marcadores. Ubique este grfico tal como se muestra a
continuacin y luego dele formato.
24. Seleccione el titulo Stock del grafico y en la barra de frmulas escriba el signo =,
luego con el mouse haga un clic en la celda I21, (observe como en la barra de
formulas aparecer =Almacen!$I$21, tal como se puede observar en la imagen
anterior), entonces presione Enter. Con esto se tendr un ttulo variable que cambiar
segn el kardex del vehculo que se est graficando.
25. Una vez creado el grfico se le aadir una lnea de tendencia. Sealar la lnea
graficada y con un clic derecho llame a su men contextual y elija la opcin Agregar
lnea de tendencia, y en la ventana que aparezca hacer clic en Cerrar. Luego
seleccionada la lnea de tendencia dar formato a esta lnea ingresando a la Ficha
Formato/Estilos de forma, tal como se observa en la figura siguiente.
26. Finalmente guarde nuevamente el archivo en disco presionando las teclas Ctrl+G.
Prctica N 3
Objetivos:
Se van a confeccionar y controlar en diferentes hojas de un Libro de Excel, los siguientes
cuadros:
Factura
Lista de Precios.
Lista de Clientes
Una empresa importadora de artefactos elctricos desea calcular y emitir sus ventas por
Factura. Para esto dispone de una lista de precios y una relacin de varios clientes con
quienes realiza regularmente sus ventas de artefactos al por mayor.
Para iniciar el ejercicio abra el archivo Facturas.xlsx. Este archivo como ver contiene tres
hojas de clculo: Factura, Precios y Clientes.
El modelo de la Factura que se muestra aqu deber permitir hacer las siguientes acciones
en la pantalla:
Nota.- La conversin del monto en letras ser obtenida con la ayuda del archivo LETRAS.XLS que fue
realizado en un ejercicio previo incluido en este manual.
Antes de confeccionar la Factura, primero empezaremos por hacer la lista de precios y la lista
de los clientes.
3. En otra hoja de clculo del mismo libro actual, la cual tendr como nombre Clientes,
escriba la siguiente relacin tal y como se muestra a continuacin:
5. En otra hoja a la cual se le llamar Factura, est el modelo de la factura con los ttulos,
colores de relleno, bordes y anchos de columna tal y como se muestra en la figura:
=SI(ESBLANCO(D12);"";B12*F12)
Luego copiar esta frmula hacia abajo con el cuadro de relleno hasta la fila 21.
16. El rango F12:G21 deber tener el formato de estilo millares, y las celdas F12 y G12
el formato de estilo moneda.
17. En la celda G23 escribir la frmula:
=SI(CONTAR(G12:G21)=0;"";SUMA(G12:G21))
=SI(ESNUMERO(G23);G23*F24;"")
=SI(ESNUMERO(G23);G23+G24;"")
Habiendo calculado la factura, ahora vamos a ver como modificar los precios de los
artefactos elctricos en la hoja Precios. Para esto vamos a confeccionar una especie de
ventana de dialogo con la finalidad de que en ella se pueda elegir el porcentaje de aumento
o disminucin de los precios, y con un botn Aceptar, hacer que una macro modifique los
precios.
2. En la parte superior derecha del rectngulo disear un elemento de formulario del tipo
Control de nmero, para que vinculada a la celda E4, se encargue de aumentar o disminuir
el valor de esta celda, desde un mnimo de 0 hasta un mximo de 100, y con incrementos
de 1. Luego utilice este botn de Control de nmero para escribir en la celda E4 el numero
12.
3. En la celda E5 escribir la formula: =E4/100, luego dele a esta celda el formato de
porcentaje.
4. A la izquierda del botn de Control de nmero, dibuje un rectngulo, y estando aun
seleccionado el rectngulo, haga clic en la barra de formulas y escriba all el signo igual (=),
luego haga un clic en la celda E5 (aparecer la formula =$E$5) y entonces presionar Enter.
Esto har que dentro del rectngulo aparezca el mismo porcentaje que se ha calculado en la
celda E5.
5. Dibuje 2 botones de opcin como se muestra en la figura anterior, y escriba en ellos las
palabras Aumentar y Disminuir respectivamente. Luego haga un clic derecho en uno de los
botones y elija la opcin Formato de control. Con la ventana de dialogo que aparece,
vincular el botn con la celfda E7.
6. En la celda E6 escribir la formula: =ELEGIR(E7,1+E5,1-E5)
7. Por ultimo dibuje un botn de macro Aceptar, pero no le asigne an ninguna macro.
12. Vamos a agregar 2 lineas ms al principio de esta macro, para que nos muestre una ventana
pidindonos una confirmacin de la orden cada vez que queramos modificar los precios.
Escriba entonces estas dos lineas que aparecen en negrita al principio de la macro:
Pg. 50 Elaborado por: Daniel Zegarra
Zavaleta
Microsoft Excel Nivel 3
Sub ModificarPrecios()
Si elige Si se modificarn los precios, y si elige No la macro terminar sin hacer nada.
1. Regrese a la ventana de Excel y en la hoja Factura dibuje al lado derecho dos botones para
ejecutar las macros tal como se muestra a continuacin:
2. Inserte una nueva hoja en el libro y pngale como nombre Registro, tal como se ve en la
figura anterior.
3. En esta hoja llamada Registro, escribir los ttulos tal y como se muestra en la figura
siguiente. Luego al rango A4:A5 dele el nombre de rango NFAC.
4. A continuacin vamos a convertir el registro de ventas en una tabla. Para esto, seleccione
el rango A3:E5 y presione Ctrl+Q, marque la casilla que indica que la lista tiene
encabezados, y luego Aceptar.
10. Regresar a Excel y en la hoja Factura asignar esta macro al botn Registrar Factura.
11. A continuacin pruebe ejecutar ambas macros. Primero ejecute la macro NuevaFactura y
cree una factura. Luego ejecute la macro RegistrarFactura.
Si todo sale bien, en el Registro de ventas, las facturas debern aparecer como en la siguiente
imagen:
Al ejecutarse la macro Registrar, si la factura se intenta registrar por segunda vea aparecer la
siguiente ventana de dialogo:
ANEXOS
Teclas de Funcin en Microsoft Excel
Cuando en Excel 2010 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarn en
el ttulo de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando as que si el archivo
est guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrn guardar en l las nuevas opciones
de la versin Excel 2010.