MANUAL DE USO PARA WORLD OFFICE

*Ruta para realizar una remisin:

Estando en el panel principal, nos dirigimos al tem nuevo documento, luego a

ms documentos y finalmente en remisin.
Para realizar una remisin, hay que tener en cuenta que al momento de diligenciar
el documento, se debe tener en claro que producto se va a facturar, ya que, cada
producto tiene un representante de ventas distinto; al tener en claro este concepto,
se procede a llenar los datos que este documento requiere:
- Al momento de diligenciar: En el campo de fecha debe corresponder al da
exacto en que hacen el pedido; en el campo de empresa en este caso siempre
ir Chocobrand; en el campo de vendedor ir el nombre de la persona que
representa esa venta, por ejemplo, si es para estrella andina en vendedor se
pondr a: Astrid Morales Neira; en cliente, ir la razn social no el nombre
comercial de la empresa que hace el pedido, automticamente aparecen los
datos de sucursal, direccin y contacto; en forma de pago en este caso siempre
ir crdito y se pasa directamente al campo de producto; en este campo ir la
especificacin del producto que requiere la empresa, para saber esta
informacin se verifica en la cotizacin correspondiente; siguiente campo,
cantidad; siguiente, valor unitario; centro de costo: Chocobrand; en los
siguientes campos, la informacin aparecer automticamente; si hay ms
productos por registrar se registran como se indica anteriormente, de lo
contrario nos ubicamos en la casilla de notas y se escribe: sucursal (lo mismo
que escribimos en cliente) R.M y el nmero de consecutivo que aparece en la
remisin. Y por ltimo, para finalizar el documento y que lo guarde, se da click
en la flecha de color amarillo que aparece en la parte inferior izquierda (nuevo
documento)
- Para imprimir la remisin:
Estando en el panel principal se da click en modificar documento; ms
documentos y remisin, se da ctrl b, y se diligencia el nmero de la remisin
que se desea imprimir; click en el tem imprimir seleccionando la casilla de 2
item RE y aceptar, se verifica la impresora a la que se va a enviar el
documento y se imprime poniendo la hoja de la manera correcta.

*Ruta para realizar una factura de venta:

Estando en el panel principal, nos dirigimos al tem nuevo documento, y factura

de venta.
Es importante saber que una remisin siempre va junto con la factura, es decir,
que tanto la informacin de la remisin como la de la factura deben coincidir.
- Para diligenciar los datos principales, se hace de la misma manera como se
realiz con la remisin; al llegar al campo de producto, se hace click en la
 pestaa que dice cotizaciones/pedidos/remisiones y se selecciona de a un
documento a la vez a menos de que vaya de a dos; al importar ese
documento se procede a dar click en el tem que dice contabilizar y se da
click en siguiente con la flecha inferior izquierda.

- Para imprimir la factura:

Estando en el panel principal se da click en modificar documento; factura de
venta; se da ctrl b, se escribe el nmero de la factura, click en el tem
imprimir seleccionando la ltima casilla factura 2 item cliente y se imprime.

*Ruta para realizar un recibo de caja:

- Estando en el panel principal se da click a nuevo documento, recibo de

caja, se pone la fecha en la que el cliente hizo el pago y se procede a
diligenciar los dems datos, en el espacio de recaudado se pone alguien
diferente al campo de elaborado por se da click en la pestaa de estado
de cuenta y se exportan los tems que aparecen all verificando el valor total
de la factura, diligenciar la forma de pago con respecto al archivo de Excel,
cuando el pago se hace en efectivo se pone la cuenta de caja (11050502),
cuando el pago se hizo por transferencia se pone la cuenta del banco por
donde hicieron el pago (Davivienda, helm, etc) seguido de la cuenta de
retencin en la fuente (13551501), cuenta de rete ICA (13551801), cuenta
de rete IVA si aplica, se diligencia el porcentaje de cada uno y la ltima
cuenta es la del ajuste Otros (530525) y se diligencia el valor de la
diferencia para que pueda quedar en ceros, en el archivo de Excel se pone
el nmero de la factura para tener el registro y se da click en nuevo registro.
Nota: Cuando el valor de la diferencia aparece positivo se pone en crdito
el valor, y cuando el valor de la diferencia es negativo es dbito y se arregla
el porcentaje.

*Ruta para realizar un comprobante de egreso:

- Panel principal, nuevo documento, comprobante de egreso, se diligencia la

fecha del documento, elaborado por Yamid Liliana, Beneficiario
Chocobrand, concepto: Gastos efectivo 2017, cuentas: (como es un gasto
son 5) 529501 peajes, 52956501 parqueadero, para copiar el codigo de
arriba se da ctrl 2, para el lavado de carro 514540, papelera 51953002,
envase y empaque 739540; en el ccostos: depende del producto si es
papelera es admin, si es materia prima es planta, etc; al finalizar el
diligenciamiento de las cuentas finalmente se pone la contrapartida cod:
11050502 y verificar que quede en ceros la diferencia; y se le da imprimir.
Se legaja lo impreso y las facturas del mismo.

*Ruta para realizar una factura de compra:

- Se tiene en cuenta factura anterior del proveedor; panel principal, modificar

documento, factura de compra, en el espacio del nmero de documento,
 ctrl b se diligencia el nmero de la factura anterior, copiar documento, se
diligencia la fecha de la nueva factura que se va a diligenciar, el nmero
externo y copiar todos los tems, aceptar, en el nuevo documento se
diligencian los productos de la factura actual, se contabiliza, se verifica la
contabilizacin y que los valores coincidan, se escribe el nmero de la
factura del sistema a la factura en fsico y click en nuevo documento.

*Ruta para realizar el informe de cuentas por pagar:

- Panel principal, nos dirigimos al tem de informes, click en tesorera, y click

en estado de cuenta 30-60-90; diligenciamos los datos especficos que
queremos obtener, en opciones seleccionamos: proveedor; si deseamos
consultar las cuentas especficas de un proveedor lo diligenciamos, si no,
se deja el campo vaco, podemos seleccionar la cuenta de proveedores:
22050101 y se da vista previa si se prefiere, exportar a Excel, y
obtenemos el informe deseado.

*Ruta para consultar el estado de cuenta de un cliente o proveedor:

- Estando en panel principal, click en buscar terceros, a continuacin, se

debe diligenciar los datos a buscar, se puede realizar ya sea con la razn
social o con el nmero del nit, y click en bsqueda, cuando el sistema
lanza los resultamos, se da doble click en el que se requiere, estando all,
se puede visualizar todos los datos de este cliente o proveedor: razn
social, telfonos, direcciones, ciudad, tipo de contribuyente, tambin se
puede modificar si aplica la tarifa del ica, rete ica o rete cree, entre otros; en
una de las pestaas dice: estado de cuenta all se puede visualizar todos
los documentos que se le realiz a ese cliente o proveedor y se pueden
modificar y verificar.