SCAVONE HNOS. S.A.

MANUAL DEL USUARIO

Funcin Combinar correspondencia
Vincular Tablas Excel con Modelos Word
Guillermo Franco Malosevich
05/06/2017
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COMBINAR CORRESPONDENCIA Fecha de Revisin: 06/2017
Preparado por: Guillermo Franco
EN MS-WORD
Manual
N10

Contenido
1 Identificar tabla de Excel ....................................................................................................... 2
2 Preparar modelo Word .......................................................................................................... 2
3 Funcin Combinar Correspondencia MS WORD ................................................................ 2
3.1 Seleccionar tabla ...................................................................................................................... 2
3.2 Seleccionar la tabla Excel ......................................................................................................... 2
4 Insertar campos en Documento Word .................................................................................... 3
5 Modificar formatos de campos .............................................................................................. 3
5.1 Procedimiento para cambiar formato de fecha ....................................................................... 3
6 Visualizar Vista Previa ........................................................................................................... 4
6.1 Otras opciones para disponibles .............................................................................................. 4
6.1.1 Registros: ..........................................................................................................................4
6.1.2 Finalizar y Combinar: ........................................................................................................4
7 Impresin de registros ........................................................................................................... 4
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Combinar Correspondencia WORD / EXCEL

Esta funcin consiste en combinar los datos de una tabla Excel con un modelo o formato Word. Permite
crear un archivo individual para cada registro de una tabla.

1 Identificar tabla de Excel

Lo primero a tener en cuenta es qu informacin de una tabla se desea transferir a un modelo Word.
Es muy importante tener claro este concepto para crear los registros en Word.

2 Preparar modelo Word

Lo segundo a tener en cuenta es crear o preparar un modelo nico para vincularlo con la tabla Excel.
Si se va a utilizar frecuentemente el archivo, es conveniente prepararlo correctamente, a modo de no
modificar el modelo con respecto a otro

3 Funcin Combinar Correspondencia MS WORD

Al abrir un documento Word, se tendr que dirigir a la pestaa CORRESPONDENCIA.

Abrir el archivo Excel.

3.1 Seleccionar tabla

Presionar la opcin Seleccionar destinatarios y seleccionar Usar una lista existente.

3.2 Seleccionar la tabla Excel

- Al seleccionar la opcin usar lista existente, tendr que buscar el archivo en su ubicacin.
- Aparecer una pantalla que pide confirmar el origen de los datos. Presionar Aceptar.
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- Luego, tendr que seleccionar la hoja del libro Excel que contiene los datos que va a utilizar.
Esto es en caso de que tenga ms de una hoja el libro Excel. Deber tildar la opcin La primera
fila de taos contiene encabezados de columna. Presione Aceptar.

4 Insertar campos en Documento Word

- Con la pestaa Revisin abierta comenzaran a insertar los campos en los lugares designados.
- Posicionar el cursor en el lugar que deber aparecer el campo.
- Presionar la opcin Insertar campo combinado y seleccionar el campo deseado. Realizar este
procedimiento con todos los campos que se desea insertar.

5 Modificar formatos de campos

Cuando se trata de campos simples y descriptivos tales como nombre, edad, cargo, etc, se utilizarn
las herramientas de formatos propias de Word.
Para los campos de fechas, esta herramienta traer como predeterminado el formato d/mm/yyyy
(5/06/2017).

5.1 Procedimiento para cambiar formato de fecha

Para pasar de un formato estndar a uno especifico, se tiene que realizar el siguiente procedimiento:
- Clic derecho sobre el campo fecha. Seleccionar opcin Activar o Desactivar cdigos de
campos.
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- Traer como resultado la siguiente leyenda: { MARGEFIELD NOMBRE DEL CAMPO }

- Si se desea tener un formato de fecha larga, tendr que realizar el siguiente paso:
o { MARGEFIELD NOMBRE DEL CAMPO \@ dd' de 'MMMM' de 'yyyy }

6 Visualizar Vista Previa

Despus de insertar todos los campos, se puede visualizar uno a uno todos los registros que se cre.
Para ello, hay que presionar el botn Vista previa de resultados.

6.1 Otras opciones para disponibles

6.1.1 Registros:
Se puede visualizar cada registro presionando las flechas uno a uno o pasando directamente al ltimo
o primer registro.

6.1.2 Finalizar y Combinar:

Si los registros ya estn verificados, se puede elegir cuales registros se van a imprimir.
Editar documentos individuales: permite crear documentos individuales e editarlo sin tocar el archivo
matriz. Se puede seleccionar rangos, registros individuales o imprimir todo de una sola vez.
Imprimir documentos: se usa para imprimir directamente el registro.

7 Impresin de registros
Esta funcin crea automticamente un archivo Word llamado Carta.
Este archivo contendr todos los registros individuales en una hoja del archivo Carta. Es decir, cada
pgina, ser un registro.
El archivo matriz queda intacto y vinculado con la tabla de Excel.