AUDITORIA INTEGRAL

TEMAS

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DE LOS AUDITORES

INTERNOS

ELEMENTOS DE LA AUDITORIA

TIPOS DE AUDITORIA

ESQUEMA PRINCIPAL PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA

INTERNA
 TEMAS

ESTRUCTURA Y REQUISITOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

ETAPAS DE LA AUDITORIA

SIMULACION DE LA AUDITORIA PROCEDIMIENTO INTERNO

HABILIDADES:
COMUNICACIN
MANEJO DEL TIEMPO
REDACCION HALLAZGOS, INFORMES
ENTREVISTA
AUDITORIA INTEGRAL
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES
INTERNO

Haber recibido formacin de auditoras

Ser independiente con relacin al rea auditada

Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo

Permanecer dentro del alcance de la auditora.

Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y

suficiente para obtener conclusiones.

Verificar que los procedimientos estn a disposicin y sea

comprendidos por el personal apropiado
Documentar sus observaciones
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES
INTERNO

Tratar la informacin confidencial con discrecin (Por Ej.,

remuneracin de trabajadores, investigaciones, judiciales,
diciplinarias, documentos financieros, etc.)

Resaltar las no conformidades

Reportar los Resultados de la Auditora

Recomendar mejoras

Verificar la implementacin de las acciones correctivas

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO
AUDITOR

Definir los objetivos de la auditoria y su alcance, profundidad y tipo

Revisar la documentacin existencia para determinar su

suficiencia

Preparar el plan general de auditoria, dirigir el equipo auditor y

asignar deberes de los auditores

Coordinar las actividades de los auditores especialistas, si se

requieren
Presentar el equipo auditor al auditado

Reportar cualquier obstculo importante encontrando al ejecutar la

auditoria
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO
AUDITOR

Reportar no conformidades criticas

Presentar el reporte de la auditora

 ELEMENTOS MARCO CONCEPTUAL DE LA AUDITORIA

Que se entiende por auditoria ?

Para que hacer auditorias ?
Las diferentes clases de auditoria
Las auditorias internas a los sistemas de
gestin
Quienes intervienen en el desarrollo de la
auditoria?
 CONCEPTO DE AUDITORIA

AUDITOR
AUDITORIUS
Tiene la Virtud de OIR
 Auditora integral

Para entender qu es la auditora integral sistmica

es necesario definir el alcance y las limitaciones de dos tipos de
auditora que la anteceden:

la auditora tradicional y
la auditora integral
y luego exponer los lineamientos principales del modelo que se
considera una auditora integral sistmica
 Auditora Tradicional
La auditora tradicional est encaminada o
tiene su nfasis en los aspectos relacionados con
los aspectos financieros, como control de
costos y a examinar procesos mecnicos.

La auditora tradicional est encaminada a detectar

deficiencias o errores, producto de una inspeccin de
papeles, solitaria y suspicaz. Para ella, un informe detallado de
fallas e inconsistencias se constituye en su nico y
primordial propsito.
 Auditora integral
La auditora integral eficiencia, la
busca determinar la
eficacia y la economa con que se manejan los
recursos disponibles de una organizacin para el logro de sus
objetivos.
En las ltimas versiones de la auditora integral se combinan diferentes
mecanismos y tcnicas de auditora y, ms especficamente, diferentes
dominios sobre los que recae la accin auditora. No solo se revisan asuntos
financieros y operativos, sino que se ampla el marco de anlisis para incluir
aspectos que, en ltima instancia, estn articulados
por la capacidad que tenga el auditor integral de ver la
relacin entre el uso de los recursos y el impacto que
la actividad de la organizacin produce a travs de
ecuaciones de eficacia, eficiencia y efectividad.
 Auditora integral
Se basa en el conocimiento integral de la organizacin,
el cual requiere una efectiva incorporacin de los diferentes enfoques. Se
pretende as lograr una interaccin de los distintos tpicos de
auditora que incluya los aspectos humansticos y
organizacionales, dirigida a la obtencin y entrega de resultados.
Su propsito no se limita a identificar las fallas de la organizacin,
sino a generar aportes que agreguen valor a la
institucin. As entendida, la auditora integral resulta
multidimensional y multidireccional.

La auditora integral moderna se orienta hacia un

propsito mixto de deteccin-correccin de fallas.

De esta manera se constituye a s misma en una

funcin que agrega un valor al auditado, a
diferencia de la auditora tradicional.
 Auditora integral

Este nuevo enfoque de auditora conlleva consigo

herramientas de medicin de efectividad.
Considera que la economa, eficiencia y eficacia
no significan mayor cosa si no se toma en cuenta
el concepto de efectividad.
 Auditora integral
Es el examen crtico, sistemtico y detallado de
los sistemas de informacin financiero, de
gestin y legal de una organizacin, realizado
con independencia y utilizando tcnicas
especficas, con el propsito de emitir un
informe profesional sobre la eficacia eficiencia y
efectividad en el manejo de los recursos y el
apego de las operaciones econmicas a las
normas contables, administrativas y legales que
le son aplicables, para la toma de decisiones que
permitan la mejora de la productividad de la
misma.
 Auditora integral
La Auditoria Integral implica la ejecucin de un
trabajo con un alcance o enfoque , por analogia, de las
auditoras financieras, de cumplimiento , de control
interno y de gestin
AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD

EFICACIA

AUDITORIA DE GESTION EFICIENCIA

AUDITORIA
EFECTIVIDAD
INTEGRAL
ECONOMIA
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA DE CALIDAD
 Concepto del DAFP
Se recomienda realizar auditorias integradas al
Sistema de Gestin de la Calidad y MECI puesto
que de acuerdo con lo establecido en el
documento Rol de las Oficinas de Control
Interno, Auditora Interna o quien haga sus
veces, en su numeral 4, determina que: ...Las
auditorias pueden tener varios objetivos y
pueden incluirlas combinadas...; lo anterior
indica que no solo resulta metodolgicamente
viable trabajar las auditorias conjuntamente,
sino que le evita reprocesos y optimiza recursos
a la entidad.
 Auditoria Interna
NTCGP 1000;2009

AUDITORA INTERNA -
Examen sistemtico, objetivo, NTCGP 1000:2004
documentado e
independiente de los
procesos, actividades, SISTEMTICO EXTE NSI N EN
operaciones y resultado de la Q U E S E
entidad, para obtener OBJETIVO EVIDENCIAS
CUMPLEN LO
evidencias que al evaluarse de CRITERIOS DE
DOCUMENTADO
manera objetiva, permiten AUDI TO RI A
determinar la extensin en INDEPENDIENTE
que se cumplen los criterios
definidos en la auditoria.
 MECI 1000: 2005
Evaluacin del Sistema de Control Interno
Es un elemento de control cuyo
objetivo es verificar la
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
existencia, el nivel de desarrollo
y el grado de efectividad del
Control Interno, en el
SISTEMTICO
cumplimiento de los objetivos
N I V E L D E
de la entidad pblica. INDEPENDIENTE
DESARROLLO Y EL
G R A D O D E
Esta evaluacin toma como base el EFECTIVID AD E N
EVIDENCIAS CUMPLIMIENTO DE
cumplimiento de los objetivos,
LOS OBJETIVOS
principios y fundamentos del
OBJETIVO
Sistema de Control Interno, la
existencia de los diferentes
subsistemas, componentes y DOCUMENTADO
elementos, comprobando la
efectividad de cada uno de ellos y
su interaccin para apoyar el
cumplimiento de los objetivos de
la entidad.
 MECI 1000: 2005
Auditora Interna.

AUDITORIA INTERNA MECI 1000:2005

Es un elemento de
control que permite CUMPLIMIENTO: las
realizar un examen normas
sistemtico, objetivo e SISTEMTICO
independiente de los ESTRATGICO: se evala
y monitorea el
procesos, actividades,
desempeo de los
operaciones y INDEPENDIENTE
sistemas gerenciales de
resultados de una la entidad. Evala el
Entidad Pblica. EVIDENCIAS logro de los objetivos
Igualmente permite, OBJETIVO misionales.
con base en evidencias,
GESTIN Y RESULTADOS:
emitir juicios sobre los verifica el proceso de
EMITE JUICIO
aspectos ms gestin de la entidad, con
importantes de la el fin de determinar el
gestin, los resultados grado de economa,
DOCUMENTADO
obtenidos y sobre la eficiencia y eficacia en el
manejo de los recursos y
satisfaccin de los
los controles; de los
diferentes grupos de mtodos de medicin e
inters. informacin sobre el
impacto o efecto que
producen los bienes y
servicios entregados a la
ciudadana o partes
interesadas.
 Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud:

AUDITORA INTERNA - SISTEMA OBLIGATORIO DE

GARANTIA DE CALIDAD EN SALUD
Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad en
SISTEMTICO
Salud: evaluacin Contribuir a
sistemtica realizada que la
en la misma institucin, institucin
por una instancia INDEPENDIENTE
EVIDENCIAS
adquiera la
externa al proceso que cultura del
se audita. Su propsito autocontrol
OBJETIVO
es contribuir a que la
institucin adquiera la
cultura del autocontrol
[1].

[1] Definicin tomada del Decreto 1011 del 2006

Sistemtico: No aleatorio. Las auditoras usualmente son una
actividad planificada y programada[1].
Objetivo: Reunir, evaluar y comunicar informacin sobre la actividad o
proceso a ser examinado. Hacer una evaluacin equilibrada de todas
Independencia: La base de la imparcialidad y objetividad de las
conclusiones de la auditora]. [1

Evidencia Objetiva: La base racional para llegar a conclusiones de

auditora confiables y reproducibles en un proceso de auditora
sistemtico.[1]
Emite Juicio: Opinin tcnica y experta que se da sobre un hecho o
una cosa, a partir de la evidencia existente.

[1] Definicin tomada del Manual de Habilidades para Auditora - ICONTEC

[1] Definicin tomada de la ISO 19011

[1] Definicin tomada de la ISO 19011

 SIMILITUDES

A PARTIR
INDEPENDI EMITE
SISTEMA SISTEMTICA OBJETIVA
ENTE
DE
JUICIO
EVIDENCIA

AUDITORA INTERNA - NTCGP

1000:2004

EVALUACIN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO - MECI

AUDITORA INTERNA - MECI

AUDITORA INTERNA - SISTEMA

OBLIGATORIO DE GARANTIA DE
CALIDAD EN SALUD
 A P
V H

Documentado
COMO SE EJERCE LA AUDITORIA

SITUACION REAL REFERENCIAL

C
O
LO QUE SE VA M CRITERIO
A P DE A P
CONTROLAR A CONTROL
V H
R
A
R

ESTABLECER SI HAY CONCORDANCIA

INFORMAR RESULTADOS A
QUIEN SOLICITA

PLAN DE MEJORAMIENTO
 Para que hacer Auditorias

El propsito especifico de las auditorias se basa usualmente en

prioridades de gestin, intenciones productos y/o servicios, evaluacin
de riesgos y requisitos obligatorios
 Para que hacer Auditorias A P
V H
Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple con
los requisitos de una norma, reglamentacin, ley o contrato

Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple los

objetivos de sta y se est implementando

Comprobar si un proceso se est realizando de acuerdo de con un

procedimiento escrito y determinar su eficacia

Identificar reas de la organizacin que estn en riesgo y se

puedan mejorar

Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de

Gestin

Detectar oportunidades para la mejora continua

 Para que hacer Auditorias A P
V H
Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con los
requisitos.
Evaluar el compromiso del recurso humano con el Sistema
Integrado de Gestin.
Validar el uso eficaz, eficiente y efectivo de los recursos.

Evaluar las relaciones con las partes interesadas.

Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones, preventivas y

de mejora.

Mejora La Comunicacin entre los procesos y dependencias .

Verificar si se esta c0n los requisitos para satisfacer a los clientes

 A P
POR QU NECESITAMOS AUDITAR?
V H
Para proporcionar informacin a la Gerencia sobre el desempeo del
Sistema de Calidad, de Control Interno, de la Gestin, entre otras, con
relacin al cumplimiento de la misin, visin etc.

Una Auditoria realizada efectivamente debe:

Proporcionar informacin real sobre la cual puedan basarse las
decisiones de la Gerencia.

Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.

Promover la comunicacin entre los diferentes niveles dentro

de la organizacin.
AUDITORAS COMO HERRAMIENTAS DE
GESTIN

ALTA DIRECCION, AUDITORA

LDER DE PROCESO INTEGRAL

SIG
FORTALEZAS Y
OPORTUNIDADES DE EFICACIA , EFICIENCIA Y
MEJORA EFECTIVIDAD
 ENFOQUE DE LAS AUDITORAS

CRITERIOS REALIDAD
Lo que se debe Lo que se hace
hacer

OBJETIVO
Lo que se quiere
lograr (Brecha)
 Las diferentes tipos de auditoria

Segn el enfoque
Auditorias a
sistemas de gestin

Auditorias Procesos

Auditorias a
resultados del servicio

Auditorias Registros
 Auditoria a Resultados del Servicio

Evala la efectividad de las medidas de gestin que se adoptan

para garantizar el cumplimiento de las caractersticas
planeadas para un servicio
Requisitos del
cliente
Concordancia
entre la
calidad del CON
Las especificaciones
servicio definidas en la legislacin

La documentacin que defina la

manera de prestar el servicio
 Auditoria de proceso

Evala la efectividad de las medidas de gestin

sobre un determinado proceso:
Requisitos del cliente Normas

Instructivos Aptitud
Practicas Adecuacin

Concordancia Especificaciones del servicio que generan los

de procesos CON procesos
y procedimientos
La forma como el proceso satisface los
requisitos del modelo de gestin aplicado

Conveniencia y consistencia de la
documentacin que describe los procesos
 Auditoria al Sistema de Gestin

Evala la efectividad del sistema de gestin para desarrollar la

estrategia, las polticas, lograr objetivos y el desempeo esperado
Concordancia entre la descripcin del sistema y su documentacin
con los requisitos establecidos para ese sistema de gestin

Actividades relevantes del sistema de gestin, sus resultados y

cumplimiento de disposiciones establecidas

Verificacin de las disposiciones vigentes para establecer si son

apropiadas para alcanzar resultados esperados

Verificacin de las disposiciones vigentes para establecer si permiten

eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la operacin del
sistema
. de gestin
 Auditoria de Registros

Verificacin de que los registros cumplen los requisitos legales,

reglamentarios y los del cliente

De esta manera brindan evidencia de que los procesos se estn

realizando de acuerdo con los requisitos

.
Las diferentes clases de auditoria
Segn quien solicite la auditoria

SEGUNDA PARTE
PRIMERA PARTE PARTE

Proveedor Entidad Cliente

SEGUNDA PARTE

Organismo Independiente

TERCERA PARTE
 Quienes intervienen en la
auditoria interna?

Solicitante Auditor auditado

Organizacin o Persona con la

persona que solicita competencia para Organizacin, proceso
una auditoria llevar a cabo una que es auditada
auditoria
JEFE DE
El administrador del proceso de auditoria CONTROL
INTERNO
 Quien es el cliente o solicitante en la auditoria?

La Alta Direccin
El representante de la Direccin
El Administrador del proceso de auditoria
al SIG.
Responsables de reas, procesos o
resultados relacionados con el sistema de
gestin
 QUIN ES EL AUDITOR EN UNA
AUDITORIA INTERNA

Equipo Auditor

Auditor Lder
Auditor
individual
Equipo de
Auditoria
PUEDEN ESTAR ACOMPAADOS

EXPERTO TECNICO / AUDITOR EN FORMACION / OBSERVADOR

 Responsabilidades del Auditor Lder

Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoria

Conducir la auditoria
Asistencia en la seleccin del equipo e instruccin del mismo
Control de conflictos y superacin de situaciones difciles
Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado
Tomar decisiones en las cuestiones de auditoria y en el SIG
Comunicar los resultados de las auditorias
Comunicar los mayores obstculo encontrados
Comunicar inmediatamente las oportunidades de mejora (NC)
crticas
Tener habilidades de comunicacin eficaces
 Responsabilidades del Auditor

Soporte al lder del equipo

Estar preparado
Participar de las reuniones de apertura y cierre
Cumplir tareas designadas
Mantener la programacin y el objetivo de la auditoria
Documentar y apoyar todas las pruebas
Mantener al auditado informado
Proteger todos los documentos
Mantener confidencialidad
Ser objetivo y tico
Acompaar las acciones correctivas
 Atributos del Auditor

Ser realista
Entender situaciones complejas
Entender las inter-relaciones organizacionales
Observar exigencias de confidencialidad .Profesional
Independiente
Tener la mente abierta
Poseer juicio consistente
Tener habilidades analticas
Ser tenaz
Ser perceptivo
HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR
Que habilidades necesita un auditor para ser competente
Formacion en el proceso de auditoria
Conocimientos y experiencia en metodos y tecnicas de auditoria
Capacidad para gestionar el proceso de auditoria
Capacidad para diriguir un equipo auditor
Habilidades para la formulacion de preguntas y realizacion de
entrevistas

Habilidades para la redaccion de reportes y

Habilidades para hacer presentaciones

HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR
Un auditor tambien requiere conocimientos y experiencia en los
requisitos de los criterios de auditoria apropiados.

Conocimiento y comprension de la legislacion, normas,

regulaciones, leyes, codigos de practica, etc, y la capacidad de
evaluar su aplicacion

Conocimiento y comprension de los sistemas de gestion de la

organizacion.

Conocimiento y experiencia en las practicas, procesos y

tecmologia pertinente
Atributos personales de un auditor exitoso

Es tico

Buen
observador

Perceptivo
Atributos personales de un auditor exitoso

Brinda Apoyo

Buen
Comunicador

Diplomatico
Atributos personales de un auditor exitoso

Tienen mente
abierta

Es justo

Es verstil
 ETAPAS DE LA AUDITORIA

ACTUAR
PLANEACIN

VERIFICAR EJECUCIN
 Planificacin y preparacin
Planeacion
a p
Elaborar programa
Aspectos a Considerar Programa de Auditoria
Anual de Auditoria

Aprobar Convocar al Comit

programacin del Sistema Integrado de Gestin
de auditorias.

Comunicar el
Planificar la Auditoria
Convocar al equipo auditor Plan de Auditora

A
v H
 HACER VERIFICAR
A a p

Realizar Ejecutar
reunin de apertura la Auditoria

Preparar
Elaborar Reporte de auditoria las conclusiones de la Auditoria

Ejecutar Reunin de cierre

Distribuir el informe definitivo

v B H
 ACTUAR
B

Realizar Seguimiento

Generar Informe
para revisin Gerencial

FIN
 ASPECTOS A CONSIDERAR
Elementos del sistema con Resultados de las revisiones
mayor dificultad de implementacin efectuadas por la Alta Direccin
Retiro de personal, fusin, creacin o eliminacin
Cambios de cargos,
organizacionales Traslados frecuentes de personal o elevada
rotacin del personal).

Nuevos procesos administrativos u operativos

Resultados no satisfactorios de otras Auditorias.(internas y externas)

Cambios tecnolgicos.
Resultados de evaluaciones de riesgos

La ejecucin de una auditoria al manual de calidad una vez al ao.

Cambios en la legislacin aplicable.

 fsicos,
financieros,
Recursos disponibles tecnolgicos,
de informacin,
humanos (equipo auditor).

Cronograma de actividades claves de la organizacin que determinan su

operacin
(vacaciones, cierres de perodos fiscales, proyectos especiales, entre
otros)

Indicadores de eficiencia y eficacia

satisfaccin de clientes,
Resultados de indicadores de
ndices de quejas y reclamos,
gestin
etc.
 PROGRAMA DE AUDITORIA
Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propsito
especifico. Usualmente incluye:

Objetivo del programa y/o auditora

Alcance de cada auditora

Cronograma

Tema auditar (proceso, rea , referencia)

Auditados (responsables por tema a auditar)
Cuando auditar
Lugar.
 PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivo (Para qu)

Responde a las preguntas

Qu se espera lograr con esta auditora?
Cul es el resultado esperado?,
es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus
conclusiones.

Lo define
Segn sea el caso: quien solicita la auditoria, quien administra
el proceso de auditoria
 PROGRAMA DE AUDITORIA
ALCANCE ( a qu y hasta dnde)

Establece los limites de la auditora en trminos de:

procesos, actividades, reas, documentos, numerales o
secciones de un documento, registro, cargo o roles,
periodos de tiempo o una combinacin de los anteriores

Lo define:
Segn sea el caso: Quien solicita la auditora, Quien
administra el proceso de auditora y en algunos casos
el auditor asignado.
 Ejemplos de Objetivos y Alcance

Objetivo de la auditora
Establecer la efectividad del entrenamiento
impartido a las personas que realizan el control de
gestin

Alcance de la auditora
Identificar el grado de relacin que existe entre los
objetivos planeados con los auditores internos y
los logros alcanzados en los programas
entrenamiento
 Por ejemplo

Objetivo de la auditora
Verificar cumplimiento de lo requisitos
exigidos en el numeral 7.4.1 de la Norma
NTCGP 1000: 2009.

Alcance de la auditora
Verificar el proceso seguido para evaluar el
desempeo bimestral del proveedor del
servicio de mantenimiento de edificios.
PROGRAMA DE AUDITORIA
 Convocar al Comit del Sistema
Integrado de Gestin

Jefe de la Oficina de Control Interno

Convocar al Comit del Sistema Integrado de
Gestin con el fin de presentar el programa anual
de auditorias del Sistema Integrado de Gestin de
la entidad, por medio de un correo electrnico y
memorando.
Aprobacin del Programa de
Auditora Comit del Sistema
Integrado de Gestin

El Jefe de la Oficina de Control Interno

lo presenta para su aprobacin al
Comit del Sistema Integrado de
Gestin. Si se tiene observaciones
los cambios se deben incorporar

Posteriormente se solicitar el acta de

aprobacin y se procede a socializar
para conocimiento de todos los
involucrados en el programa de
auditorias internas.
 CONVOCAR AL EQUIPO AUDITOR

Coordinara todas las actividades referentes al

El Auditor Lder
desarrollo de la Auditoria, adems, comunicar
por escrito el objetivo y alcance de la auditoria a
cada uno de los integrantes del equipo auditor.

Los Auditores Sern solicitados en comisin, cuando se

Internos considere necesario y por el tiempo requerido.

En los casos en que se requieran servidores de

Tcnicos otras dependencias para que apoyen el proceso
a auditar en temas especficos o tcnicos, se
solicitar la comisin de dicho servidor.
 PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

Definir el alcance de la auditoria, diligenciando el

formato Definicin del Alcance de Auditora Interna para
establecer cuales sern los requisitos de las normas a
verificar y proceder a la preparacin de los documentos de
trabajo y dems documentacin requerida para iniciar el
proceso de auditoria, los cuales sern aprobados por el
Auditor Lder.
 PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

a realizar una revisin de la

El auditor procede
documentacin previa a la realizacin de la auditoria en
sitio, estudiando y analizando informacin y datos relacionados
para tener un mayor conocimiento de los procesos a auditar y
verificar la pertinencia de la misma. La documentacin que se
considere necesaria para preparar la auditoria se solicita al
responsable del proceso mediante
 PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

Estudiar y analizar informacin y datos relacionados con:

Revisin de la objetivos entorno organizacin interna

documentacin funciones propsito recursos humanos
procesos y procedimientos productos y servicios

infraestructura informtica
Contable,
Sistemas de informacin Presupuestal,
Financiera

Resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno,

 PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

Elaborar la Lista de verificacin para estructurar la auditoria a realizar.

y en coordinacin con el Lder la preparacin de los documentos de
trabajo determinados y la dems documentacin mnima requerida para
iniciar el proceso de auditoria
La hoja de verificacin es
Un documento de trabajo

Una herramienta para estructurar la auditoria a realizar

Un soporte para realiza entrevistas

Una gua para determinar si las prcticas reales

concuerdan con los procedimientos establecidos y los
requisitos

Un instrumento para registrar hallazgos

Una base para elaborar el informe de auditoria

 UTILIDAD DE LA LISTA DE
VERIFICACION

Ayuda a la gestin del tiempo, indicando lo que ha de

cubrirse en cada proceso

Recopilar las evidencias de la auditoria en orden

cronolgico

Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo

respuesta para los requerimientos.
ENFOQUE POR PROCESOS
 Actividades de
Interrelacin Responsables Entrada
Enfoque por procesos

Resultados Medidas de
Documentacin
de Salida Control

Evaluacin de Mejoramiento Competencias

Riesgos

Recursos
Comunicacin Proveedores

Procedimientos Registros Quejas -

Reclamos
Enfoque por procesos

AuditadoAuditado
en en
Auditado enAuditadoAuditado
en en
capacidad
capacidad
de capacidad
de de capacidad
capacidad de de
reconocerreconocer
la reconocer
la reconocer
lareconocer la la
relacinrelacin
del del
relacin delrelacin relacin
del del
procesosprocesos
con procesos
con conprocesosprocesos
con con
estrategia
estrategia
estrategia estrategia
estrategia
 ENFOQUE POR PROCESOS

Objetivo de la Auditoria

Identificar el grado de consistencia con la

prctica de los procesos
Alcance
Verificar la manera como se desarrollan los
programas de entrenamiento
Proceso a Auditar
Formacin de Personal
 Preguntas Enfoque de Procesos
1. Identificar los procesos con los que se relaciona el
entrenamiento de funcionarios de la entidad

2. Verificar si estn identificados los riesgos que se relacionan

con la ausencia de entrenamiento determinadas temticas
3. Verificar si existen indicadores que evalen el entrenamiento
4. Establecer que se registra cuando proponen necesidades de
entrenamiento
5. Establecer qu motiva o como se inicia el entrenamiento de
funcionarios
6. Establecer como se controla o verifica lo que motiva el inicio de
necesidades del entrenamiento.

7. Establecer que resultados genera el entrenamiento.

8. Verificar la secuencia de actividades que se siguen para el

entrenamiento
 Preguntas Enfoque de Procesos

9. Establecer cmo se controlan las actividades relacionadas

con el entrenamiento

10. Establecer quienes intervienen en el entrenamiento y

sus competencias

11. Establecer la relacin del proceso para entrenamiento de

servidores con objetivos de calidad del 2010
 LA HOJA DE VERIFICACION
Cual es su propsito en el SIG? Que
resultados ofrece frente al cliente y/o
Enfoque por procesos
Proceso frente al SIG? Como se relaciona con los
objetivos de calidad

Como se evala el cumplimiento del

Objetivo objetivo?, Se han definido metas
especificas para el periodo

Es claro el campo de aplicacin? Pueden

Alcance identificarse fronteras para su aplicacin

Desarrollo Se evidencia el seguimiento al ciclo

PHVA?, Se evidencia congruencia de
las actividades con el propsito
 Como se asignan los cargos a las
actividades? , Son coherentes con
Responsabilidades las competencias definidas?
Enfoque por procesos

Existen medidas de gestin

asociadas a resultados? Es posible
Resultados verificar cumplimiento de metas?

Existen evidencia de la aplicacin? Si

Registros no hay registros como se evidencia la
aplicacin? Se cumple el esquema de
control para los registros?
 Tratamiento
a No Verificar
Conformes Existencia
Enfoque por procesos

A P

V H

Actividades
y
Resultados
 Inicio
Contribucin al proceso
Tipo de actividad PH- V- A
Alcance de P (recursos, cursos de accin,

DESARROLLO DEL PROCESO

tiempos, anlisis previos, disponibilidad
Relacin Planear Hacer
Consistencia Hacer Planear
Relacin Hacer - Verificar
Tipo de resultados verificados
Tipo de actividades con Verificacin
Relacin Verificacin - Actuar
Relacin Actuar Hacer
Tratamiento de No conformidades
Asignacin de responsables (competencias, B
volumen de trabajo, N de personas requeridas
 HOJA DE VERIFICACION

Seguimiento a una solicitud

Seguimiento a un equipo

SEGUIMIENTO A RUTA
Seguimiento a un contrato
Seguimiento a un habilidades y
competencias de los funcionario
Seguimiento a un plan de accin
Seguimiento a un objetivo estratgico
Seguimiento a un resultado no conforme
Seguimiento a una queja o reclamo
Seguimiento a un pago
Seguimiento a una accin de repeticin
 V
HOJA DE VERIFICACION 3 ciclo de mejora y
estandarizacin

Cada ciclo de
mejoramiento A P A P
implica el V
V H H
establecimiento 2 ciclo de mejora y
de un nuevo estandarizacin
estndar
Objetivo 3
A P A P
V H V H
1 ciclo de mejora y
estandarizacin

Cada ciclo de PHVA

Objetivo 2
A P A P implica mantener el
proceso con los
V H V H mismos resultados
que genera la mejora

Objetivo 1
Enfoque de Mejora Continua y aprendizaje
 HOJA DE VERIFICACION

Como se activa en la organizacin a las necesidades de

mejoramiento
El mejoramiento que inicia el ciclo de mejoramiento continuo
Verificar

El seguimiento al ciclo PHVA en cada ciclo de mejoramiento

Los controles aplicados para mantener el nivel de mejora

alcanzado
Como se aplican acciones correctivas y/o preventivas en cada
mejoramiento

La manera como se definen nuevos objetivos de mejoramiento

 La hoja de verificacin

LISTA DE VERIFICACIN
DE BOGOT D.C.
Secretara
GENERAL VIGENCIA DEL PROGRAMA DE
AUDITORIAS (1)

Proceso/Procedimiento/

NORMA
Che
NTC ME OTR VERIFICACIN (4) queo
No.
GP CI AS (5)
(2)
(3) (3) (3)

4 Reunin de aprobacin equipo auditor

Fecha de la Reunin: Firma del Auditor Lder: Auditores
 ELABORAR PLAN DE AUDITORIA
Se debe hacer la planificacin de la auditoria o plan de trabajo, el cual es
comunicado al responsable del proceso a auditar mnimo 8 das hbiles
antes de la fecha programada de auditoria.

Los objetivos

Los criterios
Documento de referencia.
Procesos
El alcance
El plan Unidades organizacionales y
debe incluir: funcionales
Las fechas y lugares
Donde se van a realizar las actividades de auditoria

La asignacin de los recursos

El tiempo y duracin esperados
 Comunicar el Plan de Auditora
Para comunicar el plan de auditoras, se proceder as:

El auditor lder remitir el plan al responsable del proceso a

auditar, por lo menos con 8 das hbiles de antelacin a la fecha de
la reunin de apertura de la auditoria.

Dentro de los 5 das hbiles siguientes al recibo del plan de auditora, el

auditado manifestar su conformidad devolvindolo firmado a la Oficina de
Control Interno.

En la eventualidad que no se pueda realizar la auditoria en las fechas

propuestas, el auditado se comunicar con el auditor lder con el fin de
acordar los posibles cambios.
 REUNION DE APERTURA

Se debe hacer con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar

El lder coordina la reunin de apertura

con el fin de presentar a los miembros del Equipo Auditor

a) Revisar el plan de auditoria.

b) Presentar un breve resumen de cmo se realizarn las actividades.
c) Confirmar los canales de comunicacin
d) Se debe brindar una oportunidad para que el auditado haga
preguntas.
 RECOLECCION DE INFORMACION

Las fuentes de Informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el

alcance y complejidad de la auditoria y puede incluir.

a) Entrevistas con servidores pblicos, contratistas y otras personas.

b) Observacin de actividades, y de las condiciones y medios de
trabajo circundante.
c) Documentos, tales como la poltica, objetivos, planes,
procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, entre otros.
d) Registros como por ejemplo los de inspeccin, supervisin,
interventoria, actas de reuniones o subcomits, reportes de auditorias,
registros de programas y seguimientos, informes de gestin y
resultados.
e) Resmenes de datos, indicadores de desempeo.
f) Registros de las bases de datos, los procedimientos.
g) Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentacin de la
ciudadana y dems informacin externa pertinente, como la de los
proveedores.
h) Bases de datos computarizadas y sitios de red.
 AUDITORIA
EVIDENCIA OBJETIVA

EVIDENCIA QUE EXISTE.

NO INFLUENCIADA POR EMOCIONES O PREJUICIOS.
PUEDE SER DOCUMENTADA (DATOS).
PUEDE SER BASADA EN LA OBSERVACION (HECHOS).
DEBE ESTAR RELACIONADA CON EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION.
PUEDE SER CUANTITATIVA O CUALITATIVA.
PUEDE VERIFICARSE. (SHOW ME= MUESTREME)
 Recoleccin de informacin

Fuentes de informacin

Recoleccin mediante muestreo INFORMACION

Verificacin
EVIDENCIA
Evaluacin vs criterios

HALLAZGO
Revisin

conclusiones
 Recoleccin de informacin

Cargos Criterios Procesos

Responsabilidades Manual de Calidad Condiciones especificas

Entrenamiento Procedimientos Almacenes
Competencia instrucciones Obras
Autoridad Registros Proyectos
Interrelaciones Planes Indicadores de seguimiento

ENTREVISTA
TECNICAS PARA LA FORMULACION DE PREGUNTAS

PROPOSITO DE LA PREGUNTA
El auditor hace las preguntas para:

1. Recolectar la informacin requerida

1. Aclarar ideas

2. Verificar la exactitud de lo que ha odo

 ESTILO DE PREGUNTAS
Un auditor participativo hace preguntas de manera que:

El auditado sienta que el auditor esta interesado sinceramente en la

respuesta
Es amistoso y no arrogante ni condescendiente

Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente

Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de
disparar preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede
dar ms la sensacin de un interrogatorio
Acta con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del
auditado, en vez de avanzar rgidamente a travs de una larga lista
de preguntas predeterminadas que se deben responder, ya sea
pertinentes o no

Es firme y persistente con un auditado difcil o evasivo, y no deja

que se le escape
 TIPO DE PREGUNTAS

CERRADAS

ABIERTAS

SONDEO
 FORMULACION DE PREGUNTAS
?
tipo de preguntas ms utilizadas

CERRADAS

ABIERTAS

SONDEO
 FORMULACION DE PREGUNTAS
?
tipo de preguntas ms utilizadas

CERRADAS
Suministran
informacin
puntual: un
responsable,
ABIERTAS
una fecha, un
lugar
SI / NO
SONDEO
 FORMULACION DE PREGUNTAS
?
tipo de preguntas ms utilizadas

CERRADAS

Permiten
obtener ABIERTAS
descripciones
de procesos o
actividades SONDEO
 FORMULACION DE PREGUNTAS
?
tipo de preguntas ms utilizadas

CERRADAS

ABIERTAS
Son preguntas
abiertas para
extraer SONDEO
informacin
especifica y ms
profunda
 FORMULACION DE PREGUNTAS

Qu Cundo
Quien
A P Cmo
Dnde
V H
Cunto
Porqu
Cul
 Ejemplos de preguntas abiertas
Dgame que procedimiento sigue usted ?

Mustreme como funciona esto ?

De donde viene este formato?
Que hace cuando .?

En resumen, las preguntas abiertas:

Extraen informacin sin crear un comportamiento
defensivo por parte del auditado
Permiten que la conversacin se desvi y con ello
obtienen material adicional
Estimulan al auditado a expresar su punto de vista o sus
sugerencias.
Ejemplos de preguntas sondeo
Por favor, explique qu esta ocurriendo aqu ?
Porque estos inventarios no estn etiquetados ?
que quiere decir .?
Deme algn ejemplo ?
Como funciona esto ?
Me va a decir algo ms ?
En resumen, las preguntas Sondeo:
Aclara temas a los que se ha referido el auditado.
Confirman la comprensin del significado de palabras y
afirmaciones
Ayudan a evitar malos entendidos y
Brindan informacin con profundidad
 Ejemplos de preguntas cerradas
Usted diligenci este formato
Esta es la caneca de los desperdicios
que color de etiqueta va pegada a este tipo recipiente
quien trabaj con usted en este ajuste de controles .?
Djeme ver si entend correctamente. Me dijo que primero
coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la tapa
frontal algn ejemplo correcto
En resumen, las preguntas cerradas:
Permiten al auditor verificar su comprensin de lo que el auditado
desea afirmar
Permite al auditor confirmar que su resumen de los temas es
exacto
Eliminan malos entendidos al exigir informacin muy especifica y
Son tiles tanto como auditados comunicativos como con los
reservados
 RECOLECCION DE EVIDENCIA

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Reunin de Apertura
Desarrollo de Entrevista
Anlisis y Calificacin de Hallazgos
Reunin de Cierre
Recoleccin de evidencia
Desarrollo de entrevistas
Tener en cuenta

Actitud frente al auditado

Estilo social del auditado
Formulacin de preguntas
Actitud frente el auditado

Evitar dar sorpresas

No emitir opiniones personales
No calificar ni descalificar
Basarse en hechos y datos
Ser claros en las explicaciones
Motivar a la mejora a las No
Conformidades
Escuchar activamente
Demostrar paciencia
 Actitud frente el auditado

Lo equivocado

Detective Usted tiene algo que esconder

Yo puedo encontrar lo que est

Arrogante mal sin su ayuda

Consultor Porque lo hace de este modo

 Actitud frente el auditado

Lo equivocado

No conformidades = serios
Duro problemas, altos costos

No conformidades = no es para
Blandos preocuparse, no son riesgosas

Malicioso Lo pesqu !!!!

 Actitud frente el auditado

Lo acertado
Hacer preguntas consistentes con el alcance

Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son

manejados los asuntos

Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y

para identificar los elementos del sistema en los que se
encuentran deficiencias

Cumplir con el alcance de la auditoria

 ESTILO SOCIAL DEL AUDITADO
MENOS EMOTIVO

ANALITICO EMPRENDEDOR
MAS ASERTIVO

MENOS ASERTIVO

AFABLE EXPRESIVO

MAS EMOTIVO
 EMPRENDEDOR
Se denomina emprendedor o emprendedora a aquella persona que
enfrenta con resolucin acciones difciles, tiene el sentido ms especfico
de ser aquel individuo que esta dispuesto a asumir un riesgos. Desde este
punto de vista el trmino se refiere a quien identifica una oportunidad y
organiza los recursos necesarios para ponerla en marcha.

Requiere pruebas
Se deben presentar Alternativas
Debe apoyarse en los hechos
Se debe demostrar competencia, ser claro
Se debe apoyar sus decisiones
Se debe ser veloz en la presentacin
 ANALITICO
Analtica = analizar (buscando el porqu y para qu), se refiere a una
persona que razona todo el tiempo, por lo general indaga mas all de lo que
ve o escucha y siempre trata de llegar a sus propias conclusiones.

Su enfoque es procedimental
Evala acciones paso a paso
Respalda sus decisiones en datos
Demuestra con antecedentes
Necesita respaldo, informacin
Requiere tiempo para el anlisis
 AFABLE

Persona afable, sereno, sencillo. Culto, vivir y sentir, compartir...

Crecer como personas, complementarse... No espera nada de todo
esto, pero al mismo tiempo esta abierto a todo lo que pueda surgir:
amistad, algo mas profundo y humano....,

Es importante el proceso
Sus decisiones se apoyan en la relacin
Requiere visualizar integracin
Basa sus acciones en la cooperacin
Requiere tiempo para ejecutar
 EXPRESIVO
Persona expresiva, suele transmitir muy claramente
todo lo que piensa o siente

Demostrarle que gana y cuanto gana

Apoyar sus visiones e intuiciones
Su estilo es informal, cercano, de historias
Basa la accin en relaciones amigables
Su enfoque de trabajo es personal

Notas de
Auditoria
 PREPARAR CONCLUSIONES DE AUDITORIA

El Equipo Auditor antes de la reunin de cierre debe reunirse para:

a) Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra

informacin recolectada durante la auditoria, contra los
objetivos de la auditoria. Los hallazgos pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria y/o
identificar una oportunidad de mejora.

b) Cualquier desviacin encontrada en la auditoria se documenta,

en el formato Solicitud de accin correctiva y/o preventiva.

c) Acordar las conclusiones de la auditoria.

d) Formular las recomendaciones a que haya lugar

 EVALUACIN DEL SISTEMA POR
PROCESOS
ANLISIS DE LA EVIDENCIA

ELEMENTOS A CONSIDERAR EN UN PROCESO POR

AUDITORIA INTERNA

MATERIALES
PERSONAL EQUIPO

PROCESO

INFORMACION DOCUMENTACION
 GENERACIN DE LOS HALLAZGOS

Documentar
los Hallazgos

Revisar
los Hallazgos

Documentar las
No Conformidades

Elaborar conclusiones
de Auditoria

Revisar vs. Plan Lista

 Revisin de la No Conformidades

Observacin exacta
de los hechos

Dirigida al qu, cundo, dnde

Ayuda a lograr la implementacin

eficaz de la accin correctiva

Genera acciones aumentan la satisfaccin del

V ac cliente y mejora el desempeo de la organizacin.

FORMATO DE NO CONFORMIDAD
ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS
 ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR POR:

Las disposiciones estn establecidas y no se cumplen porque:

1. No se conocen

2. No se aplican

No existen disposiciones al respecto

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:

La informacin no La informacin no se
llega encuentra
No sabe como se
hace
Faltan herramientas,
personas, materiales
No conoce la
importancia y las
Situacin que
consecuencias
presenta desviacin
No es claro quien
No tiene los hace qu
conocimientos y
habilidades
No sabia que el
documento haba
cambiado
No es posible saber No se verifican los
cundo hay resultados y
desviacin tendencias
LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:

COMUNICACIONES CONTROL DE
REGISTROS
ENTRENAMIENTO

RECURSOS
CONCIENTIZACION

COMPETENCIAS Situacin que

presenta desviacin

RESPONSABILIDADES
CONTROL
CONTROL DE
DOCUMENTOS

PLANIFICACION MONITOREO Y
SEGUIMIENTO
 RESULTADOS DE AUDITORIA

OBSERVACIN

Hallazgo sustentado con evidencia objetiva que

puede originar adicin, eliminacin, modificacin o
replanteamiento de disposiciones vigentes

NO CONFORMIDAD
No cumplimiento de un requisito especificado
 REVISIN DE HALLAZGOS
1. CLASIFICAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO E INCUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN OBSERVACION Y NO CONFORMIDAD.

REDACTAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO OBSERVACION U

OPORTUNIDAD DE MEJORA
SIEMPRE SE INICIA CON UN VERBO EN INFINITIVO EJEMPLO:
*ASEGURAR.....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*GARANTIZAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*ASEGURAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*FORTALECER....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)

REDACTAR LOS HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO NO CONFORMIDAD

SIEMPRE LLEVA UNA NEGACIN AL INICIO, INTERMEDIA O AL FINAL
EJEMPLO:
*NO SE EVIDENCIO...(ESCRIBA LA SITUACION DE ACTUAL) CUMPLE
(ESCRIBA LA SITUACION DESEADA)
 AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
HALLAZGO
SEGN NTC-ISO 9000:2000 (3.9.5)
RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA EVIDENCIA
DE LA AUDITORA RECOPILADA FRENTE A LOS
CRITERIOS DE AUDITORA.
HALLAZGO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:
EL ELEMENTO SE AJUSTA A LA EXIGENCIA?
LA IMPLANTACION CORRESPONDE A LA INTENCION?
LA IMPLANTACION ES EFICAZ?
OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA.
HALLAZGO INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:
UNA FALLA AISLADA EN UN REQUISITO? DESVIACION
SIGNIFICATIVA EN UN REQUISITO?
UN PROBLEMA MENOR QUE REQUIERE ATENCION?
AUSENCIA O FALLA COMPLETA DE UN REQUISITO?
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA (SAC) = NO CONFORMIDAD.
 AUDITORIA
NO CONFORMIDAD
SEGN NTC-ISO 9000:2000 (3.6.2)
INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO.

SE PRESENTA CUANDO
AFECTA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD?
AFECTA LA CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO?
AFECTA LA SATISFACCION DEL CLIENTE?
NO CONFORMIDAD MENOR=FALLA PUNTUAL HAY METODOLOGIA
(AFECTA LEVEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS
ANTERIORES)
NO CONFORMIDAD MAYOR=FALLA TOTAL NO HAY METODOLOGIA
(AFECTA FUERTEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS
ANTERIORES)
 Anlisis y calificacin de hallazgos
Redaccin de NC y Observaciones

No se han definido (disposiciones, normas, reglas, responsables,

mecanismos para el registro) para el desarrollo de (una actividad,
un proceso especifico)

No estn disponibles para consulta / no existen / no se han

definido (documentos, informes, registros, actas) sobre (un tema
particular de la Norma NTCGP 1000 / 2009)

Considerando que durante la auditoria se encontr que

(explicacin de la situacin) puede afirmarse que (los
documentos de referencia) no son suficientes / no se considera
(un tpico especifico, el registro de informacin relevante, detalle de cierto
requerimiento)
 Anlisis y calificacin de hallazgos
Redaccin de NC y Observaciones

Aunque en la prctica se encuentra evidencia de (una

situacin particular, el diligenciamiento de un formato, la
conservacin de un registro, la ejecucin de cierta actividad) el
procedimiento (especifico) no establece disposiciones sobre
el particular, lo cual ocasiona / genera el riesgo de
(descripcin de la situacin de riesgo identificada durante la auditoria)

La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular) genera

en la prctica ( descripcin de beneficios / obstculos especficos)
aspectos corroborados con ( una descripcin de la evidencia
objetiva identificada durante la auditoria)
 Anlisis y calificacin de hallazgos
Redaccin de NC y Observaciones

No existen registros que demuestren la aplicacin de (un

numeral o tpico especifico del documento objeto de la auditoria o
de la norma)

Despus de revisar / comparar (uno o varios registros

propuestos en el documento objeto de auditoria) puede afirmarse
que no se aplica ( un numeral o tpico especifico del
documento), dado que (explicacin de la situacin encontrada)

Aunque existe / se cumple (registros , numeral o tpico

especifico) no se encuentra / falta ( explicacin de la situacin
encontrada), dado que (explicacin de la situacin encontrada)
HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS
COMUNES

PLANEACIN DE CALIDAD NO EVIDENTE.

DOCUMENTOS INTERNOS O EXTERNOS NO
CONTROLADOS.
REGISTROS DE CALIDAD NO INTEGRADOS AL
SISTEMA.
OBJETIVOS DE CALIDAD NO DIVULGADOS Y SIN
MEDICION.
COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO NO
EVALUADAS, FORMACIN SUMINISTRADA NO
REQUERIDA Y SIN MEDICIN.
HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS COMUNES

AMBIENTE DE TRABAJO NO UTILIZACION DE

DOTACIN EXIGIDA PARA LA LABOR A REALIZAR.
PROCESOS SIN MEDICIN NI SEGUIMIENTO DE ACCIN
CORRECTIVA.
DISPOSITIVOS DE MEDICIN NO INTEGRADOS AL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
NO CONFORMIDADES POR AUDITORIAS INTERNAS SIN
CIERRE EFICAZ.
ACCIONES CORRECTIVAS SIN APOYO DE LA DIRECCIN.
Componentes para la descripcin de
Fortalezas y las Oportunidades de
Mejoramiento:
Qu o Cul es la Fortaleza
Por qu es una Fortaleza?
Qu o Cul es la Oportunidad de
Mejoramiento?
Por qu es una Oportunidad de
Mejoramiento?
Aplicar filtro de la verdad
 FORTALEZAS
Son los recursos y capacidades especiales
apropiados y utilizados por la organizacin
de manera sistemtica, y por los que puede
desarrollar una posicin privilegiada frente al
entorno. Para sealar una fortaleza se debe
demostrar que ese factor est consolidado al
interior de la organizacin y forma parte de
un sistema, en el cual:
 FORTALEZAS
Los procesos estn diseados en relacin con el
direccionamiento estratgico de su propio sistema
de gestin.
Los procesos son implementados de manera
sistmica y cuentan con mecanismos para la
identificacin y solucin de problemas.
Los procesos responden a ciclos peridicos de
evaluacin y mejoramiento, sustentados con
indicadores tanto de proceso (tems de
verificacin) como de resultado (tems de control).
 OPORTUNIDADES DE
MEJORAMIENTO

Son las brechas existentes entre el

estado de desarrollo de los elementos,
procesos o sistemas de la
organizacin o la gestin, frente al
estado de desarrollo requerido para su
xito sostenible.
 OPORTUNIDADES DE
MEJORAMIENTO

La organizacin no cuenta con una visin

de sistema que articule los diferentes
procesos.
La operacin de los procesos no
responde con claridad al
direccionamiento estratgico propio de su
sistema de gestin.
No existen ciclos de evaluacin ni de
mejoramiento, no cuenta con indicadores
o stos no se emplean de forma
sistmica
 Las Fortalezas y Oportunidades de
Mejoramiento son el eje de la evaluacin.
Es por ello que una buena redaccin nos
facilita que realicemos un Plan de Accin
consistente con nuestra realidad y nos
permita optimizar el tiempo utilizado en el
mejoramiento.
 ESTILOS DE REDACCION
FORTALEZAS
Deficiente
La institucin ha definido guas de trabajo las cuales se
evalan peridicamente
Vs
Acertada
La institucin ha desarrollado una intensa labor en la
definicin e implementacin de guas de trabajo, con
participacin de los directos involucrados, teniendo en
cuenta el conocimiento y necesidades actuales. Existen
mecanismos sistemticos para entrenar a todos los
involucrados y para verificar la pertinencia a los mismos.
Las brechas encontradas son analizadas y documentadas
para el aprendizaje organizacional.
 ESTILOS DE REDACCION
FORTALEZAS
Deficiente
Se capacita y entrena a todo el personal

Acertada Vs
La organizacin ha desarrollado planes de capacitacin
y entrenamiento para todo el personal, basados en las
necesidades de conocimiento detectadas de la
operacin de los procesos de la institucin. Existen
mecanismos para priorizar los vacos de conocimiento
crticos y se asignan recursos y estrategias para tal fin.
Se tienen bien definidos e implementados los
mecanismos para hacerle seguimiento al plan en los
distintos niveles y servicios de la institucin.
 ESTILOS DE REDACCION
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Deficiente
No se cuenta con procesos de Evaluacin de procesos

vs.
Acertada
Aunque la institucin ha desarrollado procesos de
monitoreo, los cuales cuentan con el personal
entrenado y los instrumentos necesarios, no se han
documentado los aspectos claves del proceso y no se
genera la informacin oportuna, veraz y confiable, con
criterios que permitan identificar y definir la
oportunidades de mejora .
 ESTILOS DE REDACCION
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Deficiente
No se ha llevado a cabo el despliegue del
direccionamiento estratgico

Acertada Vs
No se cuenta con despliegue del direccionamiento
estratgico de tal manera que existan metas,
responsables, recursos, indicadores, sistema de
seguimiento, para garantizar que se logren los
objetivos de la organizacin y que sea coherente
con la visin y misin de la Institucin. No se
asegura que el despliegue sea sistemtico.
RECUERDE QUE TODAS LAS
FORTALEZAS DEBEN TENER
SOPORTES
Soportes de las fortalezas:

Si cree que el tem analizado es una fortaleza

deber buscar el material para soportarlo:
polticas, plan operativo, grficos de
tendencias, tablas, actas, diagramas del flujo
del proceso, cronograma de trabajo, etc., y
todos los documentos que pueden mostrar la
madurez del proceso .
 REPORTE DE AUDITORIA

Se realiza el informe definitivo correspondiente y se registra

en el formato "Informe de auditoria".

El informe ser enviado al Jefe de Control Interno, para su revisin

y al Responsable del proceso auditado para su aprobacin

El informe se debe entregar por parte del Auditor Lder al Jefe de

Control Interno, mximo 8 das hbiles despus de finalizada la
auditoria.
 INFORME DE AUDITORIA

INCLUIR O HACER REFERENCIA A:

Objetivo, alcance y criterios

Fechas y lugares de realizacin de

las actividades de auditora

Procesos auditados

Responsables de las actividades

 INFORME DE AUDITORIA

CONTENIDO
INCLUIR O HACER REFERENCIA A:

Personal entrevistado

Auditor Lder, Equipo auditor

Aspectos favorables de la actividad auditada

Aspectos dbiles de la actividad auditada

Solicitud de acciones correctivas

Conclusiones de la auditora
 INFORME DE AUDITORIA

LO QUE NO DEBE INCLUIR

Opiniones subjetivas

Informacin confidencial

Criticas a las personas

Declaraciones ambiguas

Detalles triviales

Observaciones, hallazgos, No conformidades que no fueron

discutidos en la reunin de cierre

INFORME DEFINITIVO
 REUNION DE CIERRE
Se realiza la reunin de cierre con los funcionarios que atendieron
la auditoria y el dueo del proceso Auditado.

Actividad auditada
En la reunin de cierre
se ratifican los Conclusiones
siguientes aspectos:
Presentacin de las no conformidades si
, las hay, las cuales deben ser firmadas
por el Auditado en seal de aceptacin.

De esta reunin se diligencia el formato de acta de cierre de auditoria

como evidencia de los compromisos adquiridos.

El responsable del proceso auditado dispondr de 5 das hbiles,

contados a partir de la notificacin del informe, para presentar el plan de
mejoramiento donde se determinen las acciones preventivas o
correctivas.
FORMATO DE LAS ACCIONES
 DISTRIBUCION DEL INFORME
DEFINITIVO

A travs de memorandos, remite el informe de

auditoria al responsable del rea, proceso,
proyecto etc, e informa a la Representante de la
Direccin y a los servidores que se hayan establecido
en el plan de auditoria
 SEGUIMIENTO
Designa a los responsables de ejecutar las visitas de seguimiento.
Los designados realizan la visita de seguimiento y verifican el
cumplimiento de las acciones propuestas, dejando el registro en el
formato " solicitud de accin correctiva y/o preventiva

En el caso que en el seguimiento no se haya ejecutado las actividades

programadas, se acuerda una segunda visita de seguimiento, si al
efectuar la misma se sigue incumpliendo el plan de actividades
propuesto, se informa al Secretario General sobre la situacin.

En las Auditorias siguientes se verificar la eficacia y efectividad de la

accin correctiva tomada e implementada y se registrar en el formato"
solicitud de accin correctiva y/o preventiva
 SEGUIMIENTO DE ACCIONES

Verificar las respuestas a las solicitudes de

acciones correctivas

Elaborar el programa de la auditoria de

seguimiento

Verificar la eficacia de las acciones

implementadas
EL INFORME DE SEGUIMIENTO A
ACCIONES CORRECTIVAS

La solicitud de acciones
correctivas es el vehiculo para
documentar las desviaciones y
fallas en el cumplimiento de las
especificaciones detectadas
durante la auditora.
 ACCIONES FINALES

Elaborar el informe de la auditoria de seguimiento

Registrar la solucin de las no conformidades o ejecutar un
nuevo programa de implementacin de acciones

Declarar el cumplimiento satisfactorio de las acciones

correctivas

Generar el registro de solucin

Distribuir las copias pertinentes, notificando a los

implicados

FORMATO DE SEGUIMIENTO
GENERAR INFORME PARA REVISIN GERENCIAL

Consolida la informacin de los reportes de auditoria y un

anlisis con las debilidades y fortalezas encontradas y entrega el
reporte al Representante Legal y al Representante de la Direccin,
para la revisin gerencial, para evaluar la gestin del proceso de
auditoria.
 Reunin de Cierre

Es una actividad posterior a la actividad de campo

Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al
auditado y al jefe del cual depende
Durante los primeros ciclos de auditoria se recomienda
efectuar una reunin previa del equipo auditor para obtener
consenso sobre no conformidades y observaciones.
En la reunin de cierre nicamente se presentan las no
conformidades y observaciones redactadas por consenso
del equipo auditor
 Reunin de Cierre
Debe darse nfasis a la obtencin de un acuerdo con los
auditados sobre no conformidades y observaciones
identificadas por el equipo auditor

Se recomienda presentar un resumen documentado de la

auditoria

Actividad Auditada
Personas entrevistadas
Conclusiones sobre aspectos favorables
Documentos consultados
Presentacin de observaciones y no conformidades
 GRACIAS
OFICINA DE CONTRO LINTERNO
SECRETARIA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA

RICARDO BOGOTA CAMARGO

ricabogota@hotmail.com