LA ORGANIZACIN - ORGANIGRAMAS

CONTENIDO

Definicin, simbologa, importancia, tipos de organigramas: Segn la

forma de la estructura (analticos, generales y suplementarios) y segn
su forma y disposicin (geomtrica, verticales, horizontales y escalares).

EL ORGANIGRAMA

Es la representacin grfica que mediante elementos geomtricos,

representa la estructura orgnica de una empresa o de una de sus reas
o unidades administrativas y refleja, en forma esquemtica, la posicin
de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, la lnea de autoridad
y de asesora. Representa las estructuras departamentales y, en algunos
casos, las personas que las dirigen, esquematiza las relaciones
jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin. El organigrama
es un modelo abstracto y sistemtico que permite obtener una idea
uniforme y sinttica de la estructura formal de una organizacin.

Estos instrumentos de la organizacin administrativa desempean un

papel informativo al permitir que los integrantes de la organizacin y de
las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus
caractersticas generales y son un instrumento para el anlisis
estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las
representaciones grficas, las particularidades esenciales de la
organizacin representada.

Los organigramas, en su forma ms simple, nicamente muestran las

unidades y relaciones funcionales. En un estado ms complejo, pueden
aadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades
principales, los comits, e incluso las relaciones de comunicacin. Sin
embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden
verse nicamente puestos claves o segmentos de la organizacin.
Facilitan el anlisis y mejoramiento de la organizacin, los servicios que
brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquas, adicional a
ello brinda informacin para otros procesos de gestin
Para la direccin

Facilita el conocimiento de las reas y canales donde se desarrollan

relaciones con las otras unidades que integra la organizacin.

Para el personal

Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicacin o puesto de

funcin dentro de la organizacin segn su jerarqua.

Para el Pblico

Tener una visin global de la estructura y posible funcionamiento de la

organizacin.

SIMBOLOGA DEL ORGANIGRAMA

Los smbolos utilizados para diagramar organigramas son: las

casillas y las lneas.

1. Las casillas

Son figuras geomtricas rectangulares que hacen representacin de

unidades de la organizacin. Al interior de ella se debe colocar el nombre
de la unidad o rea que representa.

2. Las lneas continuas

Son figuras geomtricas que representan: orden, relaciones de direccin,

asesoramiento, subordinacin, apoyo, control y relaciones consultivas
que se presentan al interior de la organizacin. La lnea principal de la
organizacin se diferenciar de las dems por ser de mayor espesor.

3. Lneas punteadas entre dos unidades

Sealan la existencia de relaciones de coordinacin entre ambas

unidades.
4. Los puentes

Son lneas con un realce semicrculo que son utilizados cuando se cruza
una lnea entre dos unidades que se relacionan.

5. rganos apoyo

Son aquellas las reas de la empresa encargadas de normar, ejecutar y

evaluar la organizacin y gestin de las acciones inherentes a los
procesos tcnicos de los sistemas administrativos. Entre las ms
comunes se encuentran: Contabilidad; Tesorera; Personal;
Abastecimiento (logstica); Ejecucin presupuestal; Seguridad;
Mantenimiento de la infraestructura institucional; Proyeccin de la
imagen institucional (relaciones pblicas; Informtica y secretaria
general mesa de partes.

6. rganos de asesora

Son los responsable de asesorar a la Direccin, a las reas de Gestin y

a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su
competencia. Entre ellas se encuentran: Planeamiento; Presupuesto;
Asesora legal y Tributaria racionalizacin

IMPORTANCIA

Los organigramas son importantes y de mucha utilidad para las

organizaciones, entidades productivas, ONGs, entidades comerciales,
administrativas, polticas, entidades pblicas o privada y en general para
cualquier organismo que necesite ser representado de manera sencilla y
entendible para su propio desarrollo. Aplicados a una organizacin o
empresa los organigramas revelan: La divisin de funciones; Los niveles
jerrquicos; Las lneas de autoridad y responsabilidad; Los canales
formales de comunicacin; La naturaleza lineal o staff del departamento;
Los jefes de cada grupo de empleados y los trabajadores. As como
tambin las relaciones existentes entre los diversos puestos de la
empresa y en cada departamento o seccin.
Todos aquellos que participan en su diseo y elaboracin de un
organigrama deben conocer cules son los diferentes tipos de
organigramas y qu caractersticas tiene cada uno de ellos. Los
organigramas:

1. Brindan una imagen formal de la organizacin

2. Son una fuente de consulta oficial

3. Establecen la comprensin de los problemas de comunicacin

4. Constituyen un elemento tcnico valioso para hacer anlisis

organizacional

5. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y

complejidades estructurales

6. Proporcionan una imagen grfica de la empresa a terceros, facilitando

el conocimiento de sus relaciones de jerarqua.

REQUISITOS DE TODO ORGANIGRAMA

Tiene que ser fcil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener nicamente los elementos indispensables.

CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMA

Estos son cinco: precisin; sencillez; uniformidad; presentacin

y vigencia y se explican a continuacin.

1. Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e

interrelaciones deben establecerse con exactitud.

2. Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la(s)

estructura(s) en forma clara y comprensible.
3. Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de
nomenclatura, lneas, figuras y composicin para facilitar su
interpretacin.

4. Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y

estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios
tcnicos como de servicio, en funcin de su objeto.

5. Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados.

Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre
de la unidad responsable de su preparacin, as como la fecha de
autorizacin.

TIPOS DE ORGANIGRAMA

Enrique B. Franklin (en su libro "Organizacin de Empresas") y Elio

Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la Administracin de
Organizaciones"), clasifican los organigramas de acuerdo a cinco (05)
criterios: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su mbito, 4)
por su contenido y 5) por su presentacin o disposicin grfica.

1. Por su naturaleza

Este criterio atiende a una composicin con vnculo de relacin de forma

completa o por rea, de igual modo por la relacin de forma interna o
externa de una organizacin con otra semejante. Y clasifica los
organigramas en tres tipos: Microadministrativos;Macroadministrativos
y Mesoadministrativos

- Microadministrativos

Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma

global o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macroadministrativos
Involucran a ms de una organizacin.

Mesoadministrativos

Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o

ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo
corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector
pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado.

2. Por su finalidad

Esta clasificacin toma como referencia el beneficio que proporciona el

organigrama a los diferentes actores de la empresa y son los siguientes.

Informativo

Son los diseados con el objetivo de ser puestos a disposicin del pblico
en general, es decir, como informacin accesible a personas no
especializadas. De esta manera estos organigramas deben mostrar una
estructura global de la organizacin, as como tambin mostrarse
sencillos para su comprensin.

Analtico

Es el tipo de organigrama que tiene por finalidad el anlisis de

determinados aspectos del comportamiento organizacional, como
tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama
permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los
casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de
personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de
relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas
en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

Formal

Se define como tal el organigrama que representa el modelo de

funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con
el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el organigrama
de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el mismo haya
sido aprobado por el Directorio de dicha sociedad. Este modelo es
denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la
Columna vertebral de la organizacin, es decir por la direccin o por la
cabeza de la organizacin, de cualquier modo expresado cuenta con el
instrumento escrito de su aprobacin.

Informal

Se considera como tal, cuando representando un modelo planificado no

cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin. Este tipo de
organigrama es todo lo contrario al mencionado con anterioridad
(FORMAL), este se forma a partir de las relaciones de amistad o de
antagonismo o del surgimiento de grupos informales. Su diferencia con
los organigramas formales radica en que este tipo de organigrama no se
encuentra representado en un documento formal aprobado por la cabeza
de la organizacin.

3. Por su mbito

Estos tipos de organigrama de cierta manera tratan de reflejar la

complejidad estructural que una organizacin presenta, as pues
tenemos General y Especficos.

Generales

Contienen informacin representativa de una organizacin hasta

determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el
sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su
equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el
nivel de departamento u oficina.

Especficos

Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

4. Por su contenido

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones,

funcionalidades, obligaciones o reas de trabajo y la jerarqua de las
distintas reas de la organizacin pero de un modo general, es decir toda
la empresa sin restriccin alguna, por otro lado permiten observar desde
una perspectiva cualitativa a la organizacin.

Integrales

Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de

una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene
anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Estos tipos de organigramas presentan a la organizacin de forma global,
es por ello que existe la consenso de que son similares a los organigramas
Generales, pues ella al igual que su similar expresan la relaciones de
jerarqua o dependencia que existe en la empresa, sin duda es algo
abrumador entonces describirlo, pero la explicacin de este organigrama
es que presenta la empresa de una forma integrada, presentando su
jerarqua; yo lo entiendo as: existen manzanas unas ms deliciosas que
otras, unas dulces otras menos dulces pero al final que expresan la
variedad de ellas :manzanas.

Funcionales

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las

unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma
general, ya que describe la responsabilidad que tiene cada rea de la
empresa.

De puestos, plazas y unidades

Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas

existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se
incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
5. Por su presentacin o disposicin grfica

Por este criterio los organigramas son calificados segn su direccin

geomtrica, teniendo en cuenta siempre la Jerarqua.

Verticales

Muestran las jerarquas segn una pirmide, de arriba abajo a partir del
titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la
administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan
su empleo. Estos tipos de organigramas hacen representacin de una
administracin vertical, es decir empezamos en la parte superior del
organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos
menos jerrquicos de la organizacin,

Horizontales

Este tipo de organigrama representa a una organizacin de una manera

singular, son muy poco usados, muestran las jerarquas de izquierda a
derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo y al(o los) inmediatos
jerrquicos se les coloca del mismo modo, todos como columnas que
representan un mismo nivel jerrquico. Los niveles jerrquicos se
ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las
unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos

Es una combinacin entre el organigrama horizontal y el vertical. Este

tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para
ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el
caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base. Este
da mucha mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa
son muy utilizados cuando una organizacin cuenta con un gran nmero
de reas con un mismo nivel jerrquico.

De Bloque
Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar
un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos
niveles jerrquicos.

Circulares

La autoridad mxima est en el centro, y alrededor de ella se forman

crculos concntricos donde figuran las autoridades en niveles
decrecientes. En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de
mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos
concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo
crculo, el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad.
Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las
relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las
figuras.