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SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO ESCOLAR

CARGOS E ATRIBUIES

SECRETRIO ESCOLAR

O Secretrio Escolar o responsvel direto da Secretaria da Unidade


educativa. Seu papel reveste-se de indiscutvel importncia para o melhor
funcionamento da escola, competindo-lhe a organizao e preservao de toda a
documentao da Unidade Educativa, seja, de forma escrita ou digitalizada.
A amplitude de suas funes, o coloca em relao direta e permanente com
diferentes reas de atuao da Unidade Educativa, exigindo sua interao com
todos os envolvidos, no trabalho escolar.
O Secretrio atinge seus objetivos atravs do trabalho coletivo.
Os objetivos so alcanados quando todos os membros se sentem responsveis
por sua realizao.

ORGANIZAO E ADMINISTRAO DA SECRETARIA


NAS UNIDADES EDUCATIVAS

A Secretaria da Escola o rgo que assume o relevante encargo de


manter, com eficincia e eficcia, a documentao, a escriturao e arquivos.
A Secretaria Escolar o suporte fundamental para o bom andamento da
Unidade Educativa. atravs de seus relatrios, dos seus registros, de sua
histria e organizao que a Unidade Educativa poder respaldar o seu Projeto
Poltico Pedaggico.
A Secretaria tem que ter segurana, no permitir o acesso de pessoas
estranhas sem a devida autorizao. Diante dos encargos e trabalhos que lhe so
conferidos, ela quem d valor legal ao da escola.
Organizao ato ou efeito de organizar-se.
Organizar estabelecer bases, ordenar, arranjar, dispor.
Uma boa organizao se distingue quando o grupo, sabe o que deve fazer,
como fazer, quando fazer e porque fazer. preciso criar um ambiente capaz de
influir na aquisio de bons hbitos. Um ambiente simples, mas funcional. Escolha
acertada na disposio dos mveis, equipamentos conservados, materiais bem
distribudos, cho limpo, formando um ambiente agradvel. A sensao de bem-
estar a prova da ordem e disciplina, da eficincia e educao das pessoas que
nela atuam, constituindo-se um carto de visitas da Secretaria.
Por mais simples e pequena que seja a escola, deve-se fazer o possvel
para ter um espao destinado Secretaria Escolar.
So exigncias mnimas: uma mesa,um computador, uma impressora, um
balco e um armrio, com gaveta, com chaves.
A Secretaria deve manter um trabalho eficiente, dinmico e racional, capaz
de fornecer, no mnimo, espao de tempo, qualquer informao ou documento
solicitado. Precisamos de um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar;
pastas para leis, portarias, circulares, decretos, correspondncias, etc., tudo
classificado, distribudo, arquivado de acordo com o assunto, em pastas
separadas, mas de fcil acesso. Devemos ter o cuidado mximo de repor, ao seu
lugar, todo e qualquer documento ou pasta retirado para consulta.
Cada papel antes de ser arquivado no lugar que lhe convm, deve ser
cuidadosamente examinado fim de verificar se no h rasura, falsificao ou
omisso de dados. Podemos nos deparar com irregularidades na vida escolar,
oriundas de outras escolas. Tais situaes so previstas no nosso dia-a-dia, mas
que encontram solues amparadas em lei, para a qual deve-se recorrer,
regularizando a situao.
Na organizao da Secretaria, encaixa-se a funo precpua de um
Secretrio que:
- Ser devidamente habilitado;
- Ter a seu cargo, a Escriturao, Arquivo Escolar e Programas SERIE/ESCOLA.

PR-REQUISITOS PARA O CARGO:


Cargo: Secretrio Escolar
Escolaridade: Ensino Mdio Completo;
Carga Horria: 20 ou 40 horas semanais
Descrio Sumria: Organizar, registrar, executar, arquivar e distribuir
documentos; ser dinmico, organizado, coerente nas informaes solicitadas,
interessado nas atividades de escriturao e arquivo escolar.

ATRIBUIES:
1. Coordenar e executar as tarefas decorrentes dos encargos da Secretaria;
2. Organizar e manter em dia o protocolo, o arquivo escolar, O SERIE/ESCOLA
e o registro de assentamento dos alunos, de forma a permitir, em qualquer
poca, a verificao da : a) identidade e regularidade da vida escolar do aluno;
b) autenticidade dos documentos escolares.
3. Organizar e manter em dia a coletnea de leis, regulamentos, diretrizes,
portarias, circulares, resolues e demais documentos;
4. Redigir a correspondncia que lhe for confiada, lavrar atas e termos, nos livros
prprios;
5. Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do Diretor;
6. Elaborar relatrios e processos a serem encaminhados s autoridades
superiores;
7. Apresentar ao Diretor, em tempo hbil, todos os documentos que devem ser
assinados;
8. Coordenar e supervisionar as atividades referentes matrcula, transferncia,
adaptao e concluso de curso;
9. Zelar pelo uso adequado e conservao dos bens materiais distribudos
Secretaria;
10. Manter sigilo sobre assuntos pertinentes ao servio.
11. Responder ao Censo Escolar Anual, seja de forma tradicional ( caderno ), ou
digitalizada ( Projeto Presena PAC/MEC );
12. Repassar ao Diretor da Unidade Educativa, os dados cadastrais dos alunos
para cadastramento e recebimento do benefcio do Transporte Escolar;
13. Encaminhar ao Departamento de Planejamento ( DEPLAN ), at o dia 25 de
cada ms, a listagem dos alunos que recebem o benefcio do Transporte
Escolar;
14. Encaminhar ao Departamento de Planejamento ( DEPLAN ), todo dia 05 (
cinco ) de cada ms, o Movimento Mensal de Matrcula;
15. Encaminhar ao Departamento de Planejamento ( DEPLAN ), a cada avaliao,
a extrao de dados do SERIE/ESCOLA;
16. Realizar outras atividades correlatas com a funo.