1.

- Naturaleza y Clasificacin de los Sistemas

La naturaleza de los sistemas y procedimientos se encuentra apoyada en la tendencia
humana de realizar las tareas con el menor esfuerzo; es decir, que en el trabajo rutinario
hay que evitar el estar indicando a cada paso lo que hay que hacer, como y cuando
hacerlo; esto lo logramos estableciendo los sistemas y procedimientos que indiquen la
secuencia y relacin de las diversas operaciones en diferentes actividades del trabajo.
Abiertos: Sistemas que intercambian materia, energa o informacin con el ambiente.
Cerrados: Sistemas que no intercambian materia, energa o informacin con el
ambiente.
Estticos: Sistema que no cambia en el tiempo.
Dinmicos: Sistema que cambia en el tiempo.
Jerrquicos: Sistemas cuyos elementos estn relacionados mediante relaciones de
dependencia o subordinacin conformando una organizacin por niveles: gobierno de una
ciudad.
Sistema de control: Sistema jerrquico en el cual unos elementos son controlados por
otros: lmparas.
Sistema de Control con retroalimentacin: Sistema de control en el cual elementos
controlados envan informacin sobre su estado a los elementos controladores:
termostato.
Determinstico: Sistema con un comportamiento previsible: palanca.
Probabilstico: Sistema con un comportamiento no previsible: el clima.

2.- Proceso de Eslabonamiento

Eslabonar es unir unos eslabones con otros formando cadena. Otro concepto es enlazar o
encadenar unas cosas con otras. La teora administrativa debe hacer algo ms que
afirmar que las partes se encuentran interrelacionadas entre s, tiene que sealar,
describir y mostrar como el proceso liga las varias partes de la organizacin.
3.- Tipos de Sistemas de Eslabonamiento
Uno de los procesos de eslabonamiento es el rol (modelos de conducta prescritos y
esperados), o los actos, ejercidos por el individuo miembro de la organizacin que sirve
como medio de relacin con otras personas y grupos de la misma.
La comunicacin es otro medio para eslabonar las distintas partes del organismo. El
termino comunicacin incluye no solo las expresiones verbales, escritas u orales, sino
tambin toda la informacin necesaria para la efectiva operacin de la empresa; cuando la
comunicacin se utiliza en esta forma, la organizacin es vista como un sistema de
informacin, lo que genera preocupacin por el flujo de informacin de un subsistema a
otro para que las partes estn as unidas entre s.
ntimamente vinculado al concepto de empresa como sistema, est el concepto de
equilibrio. Este concepto, algunas veces denominado rgimen permanente, es uno de los
aspectos fundamentales de la teora de sistemas, esto es, que hay un estado normal para
el sistema y cuando este se desajusta o desequilibra tiene una tendencia a retomar a su
estado de equilibrio normal.
Otro proceso de enlace es la torna de decisiones. El proceso de toma de decisiones
puede servir para cambiar la direccin, orientacin o meta de la empresa y tambin la
decisin puede disearse para restaurar el equilibrio al sistema.
4.- Clasificacin de los Sistemas y Procedimientos
a) Sistemas y procedimientos de fbrica o taller. Son aquellos identificados con la
fbrica, proyecto de construccin, mantenimiento, etc. Quedan incluidos en este rubro los
procedimientos (manuales o mecnicos) que se utilizan en la fabricacin, construccin y
mantenimiento de objetos, as como el manejo de las partes y materiales utilizados.
b) Sistemas y procedimientos administrativos. Son los que se identifican con la
funcin administrativa, en su sentido ms amplio. Quedan comprendidos en este grupo
los procedimientos de manejo de documentacin, informacin, proyectos, programas de
trabajo, presupuestos, normas de trabajo, contabilidad, control de produccin y asuntos
similares; no importa si se ejecutan en la fbrica o en la oficina. Los sistemas y
procedimientos de oficina pueden ser efectuados manualmente o por maquinas.

5.- Principios de los Sistemas y Procedimientos

1) Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido al mnimo costo.
2) La deliberacin de los sistemas y procedimientos es una parte esencial de todos los
procesos de administracin de empresas y debe ser dinmica.
3) Para obtener sistemas eficientes, las responsabilidades de cada unidad en la
organizacin deben constituir un grupo lgico de requerimientos; para as, cumplir con los
objetivos de la empresa.
4) Los planes de accin, alcance, objetivos y responsabilidades del programa de los
sistemas y procedimientos de la empresa, deben presentarse por escrito y con claridad.
5) Un sistema debe ser tan flexible como sea posible. La flexibilidad y la permanencia son
paralelas. La fortaleza de un sistema puede residir en su flexibilidad y habilidad para
soportar y adaptarse a los cambios normales de las empresas.
6) La responsabilidad de los aspectos tcnicos del programa de sistemas y
procedimientos debe encomendarse al personal especializado, cuando esto sea factible
econmicamente.
7) La delegacin de las funciones y responsabilidades a las diferentes unidades, y la
especificacin de los mtodos de procedimientos; generalmente se pueden establecer
mejor escribindolas y distribuyndolas entre las personas afectadas. Las ventajas de
establecer la delegacin funcional mediante manuales de organizacin y procedimientos
son numerosas.
8) El perfeccionamiento de los sistemas y procedimientos, por medio de la simplificacin,
modernizacin y expansin, no debe considerarse como una carrera por etapas; es una
funcin continua y repetida que puede pagar con una multitud de resultados benficos.
9) En el diseo de un sistema deben ser considerados los posibles errores del personal,
as como las imperfecciones del equipo. Ninguna persona, maquina, etc., es perfecta en
el sentido de nunca cometer errores. La mayora de los sistemas deben disearse de
manera que los errores caliculados sean descubiertos y corregidos automticamente.