730 FASE DE EJECUCIN

01. Con el desarrollo de los programas de auditora se inicia la fase ejecucin del
examen especial, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y
pertinente, en relacin a los asuntos o hechos evaluados. Esta fase se lleva a
cabo de conformidad con los lineamientos expuestos en la NAGU 2.30 "Programa
de Auditora", parte II (Auditora Financiera) y parte III (Auditora de Gestin) de
este Manual.
02. Algunas veces, la naturaleza del examen especial a ejecutar puede ser de
ndole repetitiva en varias entidades. En estos casos, podra adaptarse un
programa modelo o pre establecido, con los ajustes indispensables por las
particularidades de cada entidad.
En otras oportunidades durante el desarrollo de una auditora financiera o de
gestin en una entidad puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un
asunto especfico. En tal caso, es conveniente llevar a cabo las coordinaciones
pertinentes, de modo de integrar los procedimientos de auditora y, de ser posible,
que las evaluaciones concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por
el mismo equipo a cargo de la auditora. De esta manera se minimiza los
inconvenientes a la entidad auditada, tales como duplicidad en las solicitudes de
informacin y ejecucin de pruebas de auditora, as como la sensacin de
imprevisin y/o falta de coordinacin interna
04. El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditora en
determinadas circunstancias, pueden ser modificados durante la fase de ejecucin
del examen, por situaciones tales como que un control en el cual nos apoyamos
para reducir el alcance de nuestras pruebas, result apropiado slo durante una
parte del perodo o, un posible hallazgo de auditora que no resulta de significacin
frente a otros, detectados durante la bsqueda de evidencias.
05 Manual la formulacin de un programa involucra:
Establecer objetivos de la auditora y los criterios consiguientes, de ser
necesario.
Especificar la evidencia a ser obtenida.
Definir los procedimientos para obtener y probar la evidencia.
Ajustar los requerimientos de personal y otros recursos para el examen.

06. Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor llevar a

cabo los procedimientos de detalle especificados en el programa de
procedimientos. El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los
resultados del planeamiento y las decisiones en torno a la suficiencia,
competencia y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el informe.
07. Entre los procedimientos de auditora mas utilizados en los exmenes
especiales figuran: Declaraciones de funcionarios. Confirmaciones.
Inspecciones fsicas. Revisin documentara
Declaraciones de funcionarios o empleados
08. Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de la entidad, en
el curso de investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y firmadas
por el autor de las mismas. Debe considerarse la expresin libre de los
declarantes, a quienes debe permitrseles la revisin del borrador del texto de su
declaracin y su firma a continuacin del prrafo final siguiente: "He ledo
ntegramente el contenido del presente documento, considerando que el mismo
refleja fielmente mis declaraciones en relacin al .......(asunto, entidad) y firmo la
presente en seal de conformidad". Las declaraciones deben siempre corroborar
los resultados de otros procedimientos aplicados por los auditores en relacin al
asunto evaluado.
09. Cuando se considere apropiado revelar indicios y/o actos relacionados con
ilegales o irregulares debe solicitarse la asesora legal pertinente, de modo de
evitar situaciones que se deriven de la falta de respaldo de las observaciones. Los
rganos de Auditora Interna son responsables de obtener la operacin legal
correspondiente, como paso previo a la emisin del informe especial que hubieren
elaborado en el cumplimiento de su trabajo..
Confirmaciones
10. Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la informacin
obtenida de la entidad, a travs de aquella obtenida de la contraparte externa de la
transaccin ocurrida. En el siguiente cuadro se presentan algunos ejemplos sobre
el tema:

11. Al requerir la confirmacin, el auditor debe adoptar las precauciones

necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a su
persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de confirmacin, deber
remitirse un segundo requerimiento y, de no obtenerse respuesta, debe aplicar
procedimientos alternativos para asegurarse de la validez de la informacin
proporcionada por la entidad.
12. Si los procedimientos alternativos no confirman la informacin en evaluacin,
el auditor debe considerar al mismo como punto especial de atencin y ahondar su
investigacin hasta quedar satisfecho del mismo y definir su inclusin en el
informe.
Inspeccin fsica
13. La inspeccin fsica es empleada por el auditor para cerciorarse mediante
percepcin sensorial y/o pruebas especiales, de la existencia de un activo o bien
en poder de una entidad. El arqueo de efectivo y/o valores y el inventario de
bienes en almacn y/o de activo fijo, constituyen la aplicacin prctica de esta
tcnica
14. Debe siempre tenerse en cuenta que la percepcin sensorial est referida a
los cinco (5) sentidos con que est dotado el ser humano.
Revisin documentara
15. La revisin documentara es, probablemente, el procedimiento mas utilizado
en un examen especial. Partiendo de la premisa que cada paso, fase o etapa de
una transaccin debe dejar siempre una huella documental -bien sea por la
emisin de un documento o por anotaciones en el mismo (VB, afectaciones a
cuentas, pases a otros departamentos, informes, etc.), es posible reconstruir una
transaccin en base a la documentacin disponible y llegar a conclusiones sobre
faltantes documentarios, de autorizaciones, procedimientos omitidos y/o falta de
oportunidad de los mismos, transgresiones a la normatividad vigente y otros.
16. La revisin documentara constituye un complemento excelente de la
inspeccin fsica, pues sta ltima aporta evidencia en torno a la existencia fsica
de los bienes, lo cual no puede ser proporcionado a travs del primer
procedimiento.
17. Los procedimientos descritos y otros que considere necesario llevar a cabo el
auditor, deben permitirle establecer conclusiones en relacin a los objetivos del
examen. Para este propsito, obtenida la evidencia, debe evaluarse la misma para
definir su competencia, pertinencia y suficiencia, conforme a lo tratado en las
partes II y III de este Manual.
18. A continuacin, el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio acordado
para cada objetivo, teniendo en consideracin:
La necesidad de confirmar o modificar las premisas establecidas durante la
fase planeamiento.
El desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de auditora.
 El sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las observaciones y
conclusiones formuladas.

Desarrollo de hallazgos de auditora

19. Se denomina hallazgo de auditora al resultado de la comparacin realizado
entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen. Es toda
informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias
importantes que inciden en la gestin de los recursos en la entidad bajo examen y,
que por su naturaleza merecen ser comunicados en el informe
20. Los hallazgos de auditora estn relacionados con asuntos significativos e
incluyen informacin (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que emerge
de la evaluacin practicada en la entidad bajo examen. Generalmente, los
hallazgos corresponden a cualquier situacin deficiente que se determina como
consecuencia de la aplicacin de procedimientos de auditora. Sus elementos son:
condicin, criterio, causa y efecto.
21. Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser
documentados apropiadamente, confirmando que:
Los procedimientos programados han sido llevados a cabo
satisfactoriamente.
Los cambios a la programacin inicial estn plenamente identificados y
autorizados.
Estn plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones
observadas.

22. Tratndose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar
recomendaciones, sealando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en
cuenta su anlisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A este
respecto, debe tener en cuenta:

La factibilidad y costo de adoptar la recomendacin (relacin costo-

beneficio).
Cursos alternativos de accin.
Efectos positivos y negativos que podran resultar de la implementacin de
la recomendacin
24. Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y
empleados de la entidad tendentes a dilucidar las condiciones negativas
determinadas, antes de concluir esta fase el auditor debe dar cumplimiento a la
NAGU 3.60 "Comunicacin de hallazgos"
25. La comunicacin de los hallazgos debe ser por escrito, guardando las
formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legtima defensa a
los funcionarios y empleados comprendidos en las observaciones, incluyendo an
a aquellos que ya no laboran en la entidad. En caso de no ser posible su
ubicacin, deber emplearse el Diario Oficial "El Peruano" u otro de mayor
circulacin en la ciudad donde est ubicada la entidad.
26. Para comunicar las hallazgos debe evaluarse apropiadamente su materialidad
y sealarse un plazo perentorio a los funcionarios o empleados de la entidad
involucrados en las observaciones para la recepcin de descargos documentados,
de conformidad con las normas establecidas para tal efecto. Los descargos
presentados deben ser debidamente evaluados, ponindose nfasis en los juicios
formulados y en la documentacin alcanzada no vista durante el examen. La no
presentacin de descargos debe revelarse en la parte pertinente del informe.
27. La NAGU 4.40, III (Observaciones) 5, estipula que si durante el examen el
auditor determina la existencia de indicios razonables de comisin de delito, de
proceder a deslindar (sealar) el tipo de responsabilidad que corresponda a los
presuntos implicados, contando para ello con la opinin de la asesora legal. La ley
del Sistema Nacional de Control (Decreto Ley 26162) precisa que existen tres
tipos de responsabilidades:
Responsabilidad administrativa: es aquella en la que incurren los servidores y
funcionarios pblicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una
gestin deficiente o negligente. La calificacin de gestin deficiente o negligente
se adopta teniendo en cuenta lo siguiente:
Que no se hayan logrado resultados razonables en trminos de eficiencia,
eficacia o economa teniendo en cuenta los planes y programas aprobados
y su vinculacin con las polticas del sector a que pertenecen.
Que no realicen una gestin transparente y no hayan vigilado que los
sistemas operativos, administrativos y de control estn funcionando
adecuadamente.
Que no respeten la independencia de la auditora interna.
Que no agoten todas las acciones posibles para preservar los bienes y
recursos de la entidad a que pertenecen.

Incurren en responsabilidad administrativa igualmente, los que han contravenido el
ordenamiento jurdico-administrativo y las normas internas de la entidad a que
pertenecen.
 Responsabilidad civil: es la que incurren los servidores y funcionarios pblicos
que en el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un dao econmico a su
entidad o al Estado.
Responsabilidad penal: es la que incurren los servidores o funcionarios
pblicos que en el ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisin
tipificado como delito o falta.
28. Segn la NAGU 4.60, cuando durante la fase de ejecucin se evidencien
indicios razonables de comisin de delito en los asuntos materia de examen, en
cautela de los intereses del Estado, el auditor sin perjuicio de la continuidad de su
trabajo, debe emitir con la celeridad del caso, un informe especial, con el sustento
tcnico y legal correspondiente, para que se efecten en forma inmediata las
acciones pertinentes en las respectivas instancias. Las instancias a las que debe
informarse son las siguientes:
Procuradura : auditoras realizadas por la Contralora General de la
Repblica.
Fiscalas y/o Procuradura: exmenes efectuados por los rganos de
Auditora adscrita al sector Interna y Sociedades de Auditora designadas.
Contralora General: copia del informe especial de la Repblica elaborado
por el rgano Auditora Interna o Sociedad de Auditora designada.
Titular de la entidad: copia del informe especial, siempre que no se
encuentre comprendido en los indicios razonables de comisin de delito.

29. La carta de representacin (NAGU 3.70) constituye una mutua salvaguarda,

para el auditor y el auditado, por cuanto este ltimo reconoce haber puesto a
disposicin la documentacin requerida para el examen, as como cualquier hecho
significativo ocurrido hasta la terminacin de la fase ejecucin. La negativa de la
entidad para otorgar la carta de representacin deber revelarse en el informe.