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La Contralora General del Estado, frente a los cambios en la legislacin ecuatoriana que se han
producido a partir de la emisin de la nueva Constitucin de la Repblica del Ecuador, reformas a la
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y otras disposiciones legales y normativas para los
sectores ambiental, elctrico, administrativo, talento humano, informacin pblica, finanzas pblicas,
contratacin pblica, entre otras; y, los avances y mejores prcticas en la administracin pblica
moderna emitidos por las organizaciones internacionales encargadas de su investigacin y divulgacin,
consider necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las entidades,
organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos
pblicos, de un importante marco normativo a travs del cual puedan desarrollarse para alcanzar sus
objetivos y maximizar los servicios pblicos que deben proporcionar a la comunidad.
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dispone a este organismo, la regulacin del
funcionamiento del sistema de control, con la adaptacin, expedicin, aprobacin y actualizacin de
las Normas de Control Interno. A partir de este marco regulador, cada institucin del Estado dictar
las normas, polticas y manuales especficos que consideren necesarios para su gestin.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras especficas
relacionadas con la administracin financiera gubernamental, talento humano, tecnologa de la
informacin y administracin de proyectos y recogen la utilizacin del marco integrado de control
interno emitido por el Comit de Organizaciones que patrocina la Comisin Treadway (COSO), que
plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administracin, con la
finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y estn diseadas bajo
principios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica pertinente.
La actualizacin de las normas fue realizada con la participacin, aporte y coordinacin de usuarios
internos y externos quienes proporcionaron informacin importante sobre reas especficas de gestin,
por tanto, es el resultado de un esfuerzo comn. Es un documento que promueve el diseo,
implantacin y evaluacin del sistema de control interno, que debe ser perfeccionado continuamente
para incorporar el impacto de los nuevos avances y tendencias actuales en la administracin, en
beneficio de las instituciones del sector pblico, de las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y servicios que stas
proveen.
INTRODUCCIN
Antecedentes
En noviembre del mismo ao, con Acuerdo 000871, la Contralora General del Estado expidi las
primeras Normas Tcnicas de Control Interno conjuntamente con las Polticas de Contabilidad,
Normas Tcnicas de Contabilidad y Polticas de Auditora del Sector Pblico.
Esta normatividad fue actualizada en abril de 1883, con la expedicin del Acuerdo 017-CG.
El informe COSO concentr los distintos enfoques existentes en el mbito mundial, en uno solo,
definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestin de las organizaciones,
ejecutado por el personal de las entidades en sus distintos niveles jerrquicos; que promueve la
honestidad y la responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para
conseguir los objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las
operaciones, cumplir con las normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para
prevenir errores e irregularidades.
Con el propsito de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y bienes de las
entidades y organismos del sector pblico ecuatoriano, en el ao 2002, la Contralora General del
Estado emiti las Normas de Control Interno, que constituyen lineamientos orientados al
cumplimiento de dichos objetivos.
Los cambios en el ordenamiento jurdico del pas, a partir de ese mismo ao, los avances y mejores
prcticas en la gestin pblica, exigen la actualizacin de las normas de control interno, cuya
aplicacin propiciar el mejoramiento de los sistemas de control interno y la administracin
pblica en relacin a la utilizacin de los recursos estatales y la consecucin de los objetivos
institucionales.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL
SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS ESTRUCTURA DEL CDIGO
El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal de
cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la
proteccin de los recursos pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control,
la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin y comunicacin y el
seguimiento. El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y
administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la
confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir
las deficiencias de control.
La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, la
administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno. La mxima autoridad y
los directivos establecern los principios y valores ticos como parte de la cultura organizacional para que
perduren frente a los cambios de las personas de libre remocin; estos valores rigen la conducta de su
personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin. La mxima autoridad de cada
entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los
recursos pblicos y al combate a la corrupcin. Los responsables del control interno determinarn y
fomentarn la integridad y los valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades
institucionales y establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del personal a esos valores;
los procesos de reclutamiento y seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y
cualidades
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn el sistema de
planificacin, as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional. Las entidades del sector
pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos requieren para su
gestin, la implantacin de un sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control,
seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos anuales, que
considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales y que tendrn consistencia con los
planes de gobierno y los lineamientos del Organismo Tcnico de Planificacin
Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos,
indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el perodo anual, documento
que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en funcin de las
capacidades y la disponibilidad real de los recursos. La formulacin del plan operativo anual deber
coordinarse con los procesos y polticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las
Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as
como el anlisis pormenorizado de la situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se disearn
para coadyuvar el cumplimiento de los componentes de la administracin estratgica antes mencionada.
Como toda actividad de planificacin requiere seguimiento y evaluacin permanente. El anlisis de la
situacin y del entorno se concretar considerando los resultados logrados, los hechos que implicaron
desvos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las
demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los recursos disponibles, en un marco
de calidad. Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento,
seguimiento y evaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles
de la organizacin y a la comunidad en general
El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada
planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice el
desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio. El talento humano
es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser tratado y conducido de forma tal
que se consiga su ms elevado rendimiento. Es responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin
personal en el trabajo que realiza, procurando su enriquecimiento humano y tcnico. La administracin
del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial
de fomentar un ambiente tico desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las
prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los procesos de planificacin, clasificacin,
reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin y en la
aplicacin de principios de justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco legal que regulan
las relaciones laborales.
La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su
misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realizacin de los
procesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes. La estructura organizativa de una
entidad depende del tamao y de la naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan
sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que
inhiba el flujo necesario de informacin. Los directivos comprendern cules son sus responsabilidades
de control y poseern experiencia y conocimientos requeridos en funcin de sus cargos Toda entidad debe
complementar su organigrama con un manual de organizacin actualizado en el cual se deben asignar
responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerrquicos y funciones para
cada uno de sus servidoras y servidores.
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica reconocern como elemento esencial,
las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y
responsabilidades asignadas. La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para
ayudar a asegurar una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de
las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno. Las servidoras y servidores de los
organismos, entidades, dependencias del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, mantendrn un nivel de competencia que les permita comprender la
importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de un buen control interno y realizar sus
funciones para poder alcanzar los objetivos y la misin de la entidad. Los directivos de la entidad,
especificarn en los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesario para los distintos
puestos y tareas a desarrollarse en las reas correspondientes. As mismo, los programas de capacitacin
estarn dirigidos a mantener los niveles de competencia requeridos.
La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos, establecer las medidas
propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les
compete para el adecuado funcionamiento del control interno. Las servidoras y servidores
participarn activamente en la aplicacin y el mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en
el diseo de controles efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus labores, de
acuerdo con sus competencias y responsabilidades.
Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las especficas
aplicables a sus respectivas reas de trabajo. En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las
servidoras y servidores observarn las polticas generales y las especficas aplicables a sus respectivas
reas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad,
quienes adems instaurarn medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por
ellos emitidas. Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas
institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados.
Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes
para afrontar exitosamente tales riesgos. Los factores externos pueden ser econmicos, polticos,
tecnolgicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y
los procesos. Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la bsqueda
de sus objetivos. La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la
estrategia y planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y
externos y con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las interacciones con terceros, la
identificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar. Algo
fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso permanente para identificar el
cambio de condiciones gubernamentales, econmicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar
las acciones que sean necesarias. Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente
revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son
apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en
la medida en que los riesgos cambien con el tiempo.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y
documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos
que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos. En el plan de mitigacin de
riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya su proceso e implementacin. Se definirn
objetivos y metas, asignando responsabilidades para reas especficas, identificando conocimientos
tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando indicadores
de riesgos, delineando procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el
monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones necesarias.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as
como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los riesgos.
Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce la eventualidad de la ocurrencia y
del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respecto de su adaptacin frente a los cambios.
La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones
de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir a las servidoras y
servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un
estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. La
administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la
probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto frente a su
ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos de eventos
pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin con los estimados. La
metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de cuantificar, mientras que
otros se prestan para un diagnstico numrico. Se consideran factores de alto riesgo potencial los
programas o actividades complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del
personal, el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin rediseados, crecimientos
rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La valoracin del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la
experiencia.