Guía de Aplicación Del Método de 5S

GUA DE IMPLEMENTACIN
PROGRAMA 5S
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rea de Calidad y Mejoramiento

Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
Guia de implementacin
Programa 5S

Universidad del Valle
Luis Carlos Castillo Gmez

Jefe Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
Claudia Milena Muoz Patio

Coordinadora rea de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional
Julieta Ruiz Sinisterra Telfono: (2) 321 22 23
Diseo grfico y diagramacin
Ciudad Universitaria Mlendez
Edificio Administracin Central 301
IMPRESO EN - Oficina 3016 - 3er. piso
Unidad de Artes Grficas
Facultad de Humanidades http://gicuv.univalle.edu.co
Santiago de Cali, Colombia http://planeacion.univalle.edu.co
Gua de Implementacin - Programa 5s 3
Objetivos
Proporcionar y conocer la metodologa del sistema japons de las cinco herramientas 5S
(Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) con el propsito de mejorar las condiciones de
trabajo de cada uno.
Comprender en qu consisten cada uno de los trminos japoneses y los beneficios que
brinda al implantarlos.
Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la disciplina y la creacin
de condiciones de mejoramiento y calidad en el entorno.
Conceptos
Es un conjunto de actividades que crean
5s
condiciones ambientales agradables y placenteras
en la Institucin, el hogar y la comunidad a travs
del fomento de los buenos hbitos en nuestro
comportamiento y convivencia social.
Es uno de los programas de mejoramiento continuo ms populares y aplicados en las empresas

occidentales, el mismo ha sido desarrollado en muchas empresas dando excelentes resultados.
5 PALABRAS EN JAPONS
5S: Mtodo
Paso 1 SEIRIClasificar
que utiliza cinco
palabras Japonesas
que empiezan con Paso 2 SEITONOrdenar
la letra S
Paso 3 SEISOULimpiar
Paso 4 SEIKETSUEstandarizar
Paso 5 SHITSUKEDisciplina
4 OPDI / rea de Calidad y Mejoramiento
Beneficios
Mejora la calidad de vida de los funcionarios, transformando el ambiente de trabajo y la
actitud de las personas.
Genera espacios de mejoramiento en las instituciones y eficiencia en sus procesos del da a
da, disminuyendo desperdicios y reduciendo costos de operacin.
Mejora y mantiene las condiciones de organizacin, orden y limpieza mostrando a todo el
personal, de las instituciones, que la calidad inicia desde su puesto de trabajo propiciando
ambientes favorables para el servicio y la gestin de cada funcionario.
Colaboradores ms comprometidos y motivados.
Mayor seguridad y menos riesgos de accidentes laborales.
Mayor calidad en sus productos y servicios.
FASES DE LAS 5S
MANTENER Y MEJORAR Disciplina y hbito
ESTANDARIZAR Y
Control visual
BIENESTAR PERSONAL
FASES OPERATIVAS
Clasificacin Orden Limpieza
Programa 5s:
SEIRI-SEITON-SEISOU-SEIKETSU-SHITSUKE
A travs de las siguientes ilustraciones que representan a una oficina, se ir mostrando los cambios
que tiene un rea de trabajo al ir aplicando cada una de las etapas o fases de la metodologa de las
5S. En la siguiente figura se muestra una oficina en su estado inicial, sin la aplicacin de las 5S.
A continuacin se describir cada una las etapas de la metodologa de las 5S bajo los siguientes
parmetros: definicin, propsito, pasos para poner en prctica, beneficios y algunos consejos o
tips. En cada etapa se podr observar la ilustracin de la oficina despus de aplicar cada S.
SEIRIClasificar
Identificar, organizar, clasificar, separar y eliminar del puesto de

trabajo todos los materiales innecesarios, conservando solo aquellos
requeridos para la funcin efectiva del puesto de trabajo.
La clave es:
Para recordar Mantener nicamente lo necesario
para el proceso
Consiste en separar los materiales necesarios de los materiales innecesarios.
Tener en el rea todo lo que

Propsito necesitamos y slo lo que
necesitamos para el trabajo diario
En el rea de trabajo slo debe

Para poner en haber material indispensable, de
Prctica uso inmediato y en cantidades
mnimas
Verificar lo que es til y
necesario.
Separar lo que no tiene utilidad
para las actividades diarias
Cambiar de lugar lo que no sirve,
mover a otro lugar
Desocupa espacios
Resultados Hace visibles los materiales
realmente utilizados
Puesto de trabajo ms
confortable y fcil de limpiar
Evita la compra innecesaria de
materiales
Mejora el desempeo
Prepara el ambiente para la
segunda fase
Metodologa
1. Clasificar y organizar archivos o documentos de trabajo segn la siguiente tabla:
Prioridad Frecuencia de Uso Accin
Nunca rea de descarte
Baja Quizs una vez al ao Mantener en un depsito

Menos de una vez al ao separado
Ocasionalmente
Una vez cada 2 a 6 meses, al mes Colocar un poco separado del
Media
lugar de trabajo
Una vez a la semana
Constantemente
Una vez al da Mantener en el lugar de trabajo
Alta
o prximo a l
Una vez por hora
2. Realizar descarte y limpieza general, segn la siguiente tabla:

Descarte Estado Accin
Enviar al rea que lo usar o mantener en

Cosas an En buen estado
rea de trabajo
tiles
Material recuperable Recuperacin, enviar al rea que lo usar
En buen estado Venta, otro uso
Cosas intiles Material psimo estado Venta chatarra, retales
Basura Botar
3. Investigue origen (Causa Raz) del problema y evite nuevos acumulamientos.

4. Aplique el principio LO MEJOR ES UNO (Una copia, un documento, etc.)
5. Si es posible, comparta utilizando un slo objeto en un determinado ambiente de trabajo.
6. Practique, logre resultados y estandarice.
7. Hoja de chequeo.
La siguiente figura representa a la oficina, luego de aplicar lo visto en CLASIFICAR Y

SEPARAR.
SEITONOrden
Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los

materiales necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos,
utilizarlos y reponerlos.
Para recordar Un lugar para cada cosa y cada

cosa en su lugar
Consiste en identificar y ubicar los materiales seleccionados en la fase de clasificacin.
Que cada cosa est identificada,

Propsito en su sitio y haya un slo sitio
para cada cosa.
Definir lugar y modo adecuados de

Para poner en
Prctica organizar, guardar y que todos lo
entiendan
Colocar a la mano lo que usa a toda hora,
cerca lo que usa pocas veces al da, lejos lo
que usa de vez en cuando: papeles, libros y
folders nunca se apilan. Deben guardarse
en forma vertical
Ordenar todos los elementos necesarios con
nombres y colores para su fcil acceso y uso
Racionaliza los espacios.

Resultados Facilita el acceso a los materiales y los
equipos reduciendo el tiempo de bsqueda.
Facilidad en la comunicacin, Su ausencia
es la causa de errores por excelencia!
Mejora el ambiente de trabajo reduciendo
esfuerzo fsico y mental, pues todo estar en
el lugar correcto.
Facilita regresar a su lugar los objetos
o documentos que se utilizan y ayuda a
identificar cuando falta algo.
La siguiente figura representa a la oficina, luego de implementar la etapa de ORDENAR.
SEISOULimpieza
Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad y reparar

los deterioros asegurando que todos los medios se encuentran
siempre en perfecto estado.
Mantener limpio el rea de trabajo

Propsito y todos los materiales en perfecto
estado de uso, haciendo visible
cualquier anomala.
Recoger y retirar lo que estorba.

Para poner en
Prctica Barrer y limpiar con un trapo
o brocha polvo y suciedad de
los sitios de trabajo. (Atacar la
fuente).
El dispensador de basura debe
ser su mejor aliado, tngalo a la
mano.
Hacer un plan de aseo para los
sitios de uso comn.
Limpiar el puesto de trabajo y el
equipo despus de su uso, por lo
menos dos veces por semana.
Concientizar sobre la necesidad

Resultados de mantener el sitio de trabajo
limpio.
Crear un ambiente de trabajo
saludable y agradable.
Mejorar la imagen y propiciar
mejores condiciones en el
puesto de trabajo.
Reducir la probabilidad
de accidentes y contraer
enfermedades.
Bienestar y Satisfaccin de los
empleados.
La siguiente figura representa a la oficina, luego de poner en prctica la etapa de LIMPIAR.
SEIKETSUEstandarizar
El Seiketsu o limpieza estandarizada pretende mantener y

conservar el estado de limpieza, de organizacin y los logros
alcanzados con la aplicacin de las tres primeras S, solo se obtiene
cuando se trabajan continuamente los tres principios anteriores
(Clasificar, Ordenar y Limpiar).
Establecer hbitos para conservar

Propsito el lugar de trabajo en perfectas
condiciones, hbitos los cuales
deben ser permanentes. Tambin
implica elaborar estndares de
limpieza y de inspeccin para
realizar acciones de autocontrol
constantemente.
Si no existe un proceso para

Para recordar conservar los logros, es posible que
el lugar de trabajo nuevamente
llegue a tener elementos innecesarios
y se pierda la limpieza alcanzada las
acciones realizadas anteriormente
La visualizacin juega un papel muy importante en la estandarizacin, al permitir una gestin

continua de la higiene o mantenimiento de la limpieza alcanzada. Una tcnica muy utilizada es
control visual. Como se puede observar en la siguiente figura:
Se analiza a cotinuacin el funcionamiento del control visual, utilizando como ejemplo la

anterior figura, con la cual se pueden explicar las siguientes normas:
1) Por dnde circulan los vehculos? R./ La calle
2) Por dnde circulan los peatones? R./ El Anden
3) Por dnde cruzan la calle los peatones? R./ El cruce peatonal y la lnea de detencin de los
vehculos (Cebra)
4) El ordenamiento del trfico de vehculos y peatones por un medio visual: el semforo.
5) El nombre y la direccin de la calle y el sentido de circulacin dados por: el cartel indicador
de la esquina.
6) Dnde se depositan los residuos?: R./ En el dispositivo a mitad de cuadra.
7) Prohibido ensuciar las paredes: cartel indicador
Para poner en Es necesario preparar previamente el lugar de

Prctica trabajo con la aplicacin de las primeras Ss:
Clasificar, Ordenar y Limpiar. Posteriormente
desarrollar un estndar para dichas Ss
Realizar el control visual en el lugar de trabajo,
iniciando con el planteamiento de las siguientes
preguntas:
1. Qu informacin, procedimientos y normas
deben ser conocidos por los funcionarios?
2. Cmo se difunden en la actualidad?
3. Pueden ser notificados usando el control
visual?
4. Qu recursos se necesitan para
implementarlo?
Actividad adicional: Realizar peridicamente
una serie de visitas por las reas y/o oficinas
que hayan implementado la metodologa de
5S y detectar aquellos puntos que necesitan
acciones de mejora. Posteriormente comunicar al
funcionario o equipo de trabajo responsable de
aplicar las 5S en el rea y/o oficina visitada, para
que se coloque en marcha las acciones de mejora
pertinentes.
Mantiene el estado de limpieza

Resultados alcanzado con las tres primeras
S
Se mejora el bienestar del
funcionario al crear un hbito
de conservar impecable el
sitio de trabajo en forma
permanente.
Se evitan errores en la limpieza
que pueden conducir a
accidentes o riesgos laborales
innecesarios
Los tiempos de intervencin
se mejoran y se incrementa la
productividad.
La siguiente figura representa como se produce la metamorfosis de la oficina luego de

implementar las etapas anteriormente vistas, incluida la de ESTANDARIZAR y CONTROL
VISUAL.
SHITSUKEDisciplina
Mejorar constantemente, desarrollar la fuerza de voluntad, la

creatividad y el sentido crtico para trabajar permanentemente de
acuerdo con las normas establecidas.
Mantener constantemente el estado

Para recordar de orden, limpieza e higiene de
nuestro sitio de trabajo es:
Cuestin de Hbito!
Consiste en actuar en todo momento conforme con las normas establecidas.
Definir, implantar y evaluar los

Propsito procedimientos de trabajo acordados
y evidenciar reas de mejora
con el fin de mantener y mejorar
continuamente la organizacin, orden
y limpieza del entorno de trabajo.
Para poner en Cumplir la responsabilidad en

Prctica cada tarea SIN que se lo tengan
que recordar.
Tener el hbito de hacer bien el
trabajo, desde la primera vez.
No criticar, tratar de resolver
problemas y presentar
soluciones.
Hacer evaluaciones al lugar de
trabajo
Respetando y haciendo respetar
las normas del sitio de trabajo.
Facilita la ejecucin de tareas.

Resultados Propicia resultados de acuerdo a
lo planeado.
Propicia el crecimiento personal
y profesional.
Mejora los servicios y las
relaciones personales.
Prepara a instituciones y
funcionarios para los programas
de calidad.
5 puntos en 5s
Fijar las normas y respetarlas.
Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
Si no se hace nada, nada mejorar.
El cambio empieza por uno mismo
Si no puede hacerlo Ud. mismo, busque alguien que le pueda ayudar.
Siempre que intentemos poner en

prctica algo nuevo, encontraremos la
mayor residencia dentro de la propia
persona y dentro de nosotros mismos.
Si no somos capaces de vencer a ese
enemigo, no habr progreso
Kaoru Ishikawa
Precursor de los crculos de calidad en Japn
Conclusiones -Las 5S permiten
ci
sifica n
S Cla O
ei
Adquirir autodisciplina
rd
ton
en
Identificar los tipos de desperdicios que
D is
5s existen en el lugar de trabajo

c i pli n a
Reduce los movimientos innecesarios

eza Permite que se identifiquen visualmente y
u
se solucionen los problemas

so
pi
ta
Es
ei
S nd
a riz Li Reduce los accidentes de trabajo
a ci n Mejora la eficiencia en el trabajo
Plan de Trabajo
Las etapas que contempla el proyecto de 5S a desarrollar son:
a) Seleccionar un rea o puesto de trabajo para aplicar la metodologa de las 5S, lo ideal es
empezar por su propio puesto de trabajo.
b) Tomar varias fotos del rea o puesto de trabajo, desde diferentes ngulos.
c) Despus de observar cuidadosamente las fotografas, se describirn los problemas ms
notorios en el ambiente de trabajo, con relacin a cada una de las 5S. La descripcin de los
problemas debe sujetarse a una idea corta y concreta. Por ejemplo:
Hay desperdicios de comida en el piso
El piso est lleno de polvo o El piso est muy sucio
Hay muchos materiales esparcidos desordenadamente por el rea
Las cosas estn fuera de su lugar, sin ningn motivo
Entre otros problemas percibidos
d) Una vez identificados los problemas, el participante, quien ha tomado la iniciativa de
aplicar esta metodologa para mejorar, deber priorizar los aspectos que requieren de
mayor atencin.
e) Por ltimo, se deber realizar la implementacin de cada una de las etapas de la metodologa
5S como se ha explicado en esta gua, tanto en su puesto de trabajo como en el resto de
las oficinas de su rea. La puesta en prctica de las primeras tres S deber hacerse S
por S, considerando el siguiente orden: primero Clasificacin, despus Organizacin y
posteriormente Limpieza.
Las actividades puntuales de las primeras tres S son:
1. Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios

2. Analizar en profundidad elorigen y destino de los materiales o documentos, segn se trate.
3. Listartodos losmateriales o documentos innecesarios.
4. Separar los materiales o documentos innecesarios, ubicndolos adecuadamente hasta la
toma de decisiones con respecto a su destino como venta, reparacin o desecho.
5. Descubrir yanular las causas de aparicin de los materiales o documentos innecesarios.
6. Limpiarcon detenimiento toda la zona o puesto de trabajo en estudio.
7. Anulartodos losfocos de suciedadencontrados
8. Ordenar la ubicacin de los materiales y documentos necesariossegn su frecuencia de uso,
tamaos y pesos, rotacin de existencias, sistema de almacenaje, etc.
9. Sealar los materiales o documentos necesarios identificndolos por medio de una
codificacin idnea a desarrollar, que identifique el tipo de material o documento y su
ubicacin correcta.
10. Definir e incorporar los, recipientes, contenedores, pallets, estanteras, baldas, armarios,
archivadores, etc.
11. Sealar con letreros y etiquetas los recipientes en donde van a ser ubicados los materiales o
documentos necesarios.
12. Considerar ydeterminar el flujo de materialesms adecuado durante el proceso de operacin
en el rea, departamento o puesto de trabajo de que se trate.
13. Racionalizar la ubicacin de los documentos y equipamiento necesario para la
operacinytambin lade los documentosque se utilicen en el lugar sujeto a estudio.
14. Establecer los controles visuales ms adecuados para efectuar con mayor facilidad el
seguimiento del grado de orden, organizacin y limpieza alcanzado en el sitio de estudio.
La documentacin de los avances logrados en las reas a travs de fotos es recomendable para
llevar a cabo, posteriormente, la evaluacin del proyecto.
La calidad, una cultura de hacer las
cosas bien, en el tiempo justo y con los
recursos necesarios
Recuerda que en http://gicuv.univalle.edu.co, podrs encontrar

informacin adicional sobre el programa de 5S (Videos, Listas de
Chequeo, Formatos, Bibliografa, Casos de xito, etc.)

Info:
http://gicuv.univalle.edu.co
http://procesos.univalle.edu.co
Correo: gicuv@univalle.edu.co

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Luis Carlos Castillo Gmez

Claudia Milena Muoz Patio

Es uno de los programas de mejoramiento continuo ms populares y aplicados en las empresas

MANTENER Y MEJORAR Disciplina y hbito

Clasificacin Orden Limpieza

Identificar, organizar, clasificar, separar y eliminar del puesto de

Consiste en separar los materiales necesarios de los materiales innecesarios.

Tener en el rea todo lo que

En el rea de trabajo slo debe

Nunca rea de descarte

Baja Quizs una vez al ao Mantener en un depsito

2. Realizar descarte y limpieza general, segn la siguiente tabla:

Enviar al rea que lo usar o mantener en

En buen estado Venta, otro uso

Cosas intiles Material psimo estado Venta chatarra, retales

3. Investigue origen (Causa Raz) del problema y evite nuevos acumulamientos.

La siguiente figura representa a la oficina, luego de aplicar lo visto en CLASIFICAR Y

Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los

Para recordar Un lugar para cada cosa y cada

Consiste en identificar y ubicar los materiales seleccionados en la fase de clasificacin.

Que cada cosa est identificada,

Definir lugar y modo adecuados de

Racionaliza los espacios.

La siguiente figura representa a la oficina, luego de implementar la etapa de ORDENAR.

Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad y reparar

Mantener limpio el rea de trabajo

Recoger y retirar lo que estorba.

Concientizar sobre la necesidad

La siguiente figura representa a la oficina, luego de poner en prctica la etapa de LIMPIAR.

El Seiketsu o limpieza estandarizada pretende mantener y

Establecer hbitos para conservar

Si no existe un proceso para

La visualizacin juega un papel muy importante en la estandarizacin, al permitir una gestin

Se analiza a cotinuacin el funcionamiento del control visual, utilizando como ejemplo la

Para poner en Es necesario preparar previamente el lugar de

Mantiene el estado de limpieza

La siguiente figura representa como se produce la metamorfosis de la oficina luego de

Mejorar constantemente, desarrollar la fuerza de voluntad, la

Mantener constantemente el estado

Consiste en actuar en todo momento conforme con las normas establecidas.

Definir, implantar y evaluar los

Para poner en Cumplir la responsabilidad en

Facilita la ejecucin de tareas.

Siempre que intentemos poner en

Conclusiones -Las 5S permiten

5s existen en el lugar de trabajo

Reduce los movimientos innecesarios

se solucionen los problemas

Las actividades puntuales de las primeras tres S son:

1. Identificar y listar todos los materiales o documentos absolutamente necesarios

Recuerda que en http://gicuv.univalle.edu.co, podrs encontrar

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