Normas de Control Interno Sector Público

Normas de Control Interno para el Acuerdo 020 CG
Sector Pblico de la Repblica del Ecuador
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO
Normas de Control Interno para el

Sector Pblico
TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
Registro Oficial: Jueves 10 de Octubre del 2002 Edicin Especial No.6
Contralora General del Estado
Primera Edicin en Recurso Informtico 2003
Revisin y Edicin: Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.

Tiraje: 1.000 ejemplares Ecuador
Derechos reservados. Prohibida la reproduccin total o parcial de la Obra por cualquier

medio: fotomecnico, informtico o audiovisual, sin la autorizacin escrita de los
propietarios de los Derechos Intelectuales.
ISBN-9978-95-009-5 Registro Nacional de Derechos de Autor: 009508

ACUERDO N 020 CG
EL Contralor General del Estado, Subrogante
Considerando:
Que de conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo 211 de la

Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, le corresponde a la Contralora
General del Estado dictar regulaciones de carcter general para el cumplimiento de sus
funciones.
Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 del artculo 7 de la Ley Orgnica de la

Contralora General del Estado, es competencia del Organismo Tcnico Superior de
Control expedir, publicar y actualizar las Normas de Control Interno, que sirvan de
marco bsico para que las instituciones del Estado y sus servidores establezcan y
pongan en funcionamiento su propio control interno.
Que con el fin de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y

bienes del sector pblico, es necesaria la emisin de normas actualizadas de control
interno.
Que mediante Acuerdo No. 017-CG, publicado en el Registro Oficial 430 de 28 de abril
de 1994, se expidieron las Normas Tcnicas de Control Interno; y que las mismas
requieren incorporar las tcnicas modernas sobre la materia y someterse a las
disposiciones de la nueva Ley de la Contralora General.
En ejercicio de las atribuciones que le conceden el artculo 211 de la Constitucin

Poltica de la Repblica del Ecuador y los artculos 31 numeral 22 y 95 de la Ley
Orgnica de la Contralora General del Estado:
Acuerda:
Expedir las siguientes Normas de Control Interno que sern aplicadas en las entidades y
organismos del sector pblico que se encuentran bajo el mbito de competencia de la
Contralora General del Estado.
Art. 1.- Encargar a la Asesora General de la Contralora General del Estado, a travs
del Departamento de Gestin, la actualizacin permanente de la normativa de
control interno, tomando en consideracin las sugerencias de cambios que se
reciban por parte de las entidades del sector pblico o mediante consultas que
se realicen en forma directa a los usuarios de las mismas.
Art. 2.- Derogar las Normas Tcnicas de Control Interno expedidas mediante Acuerdo
No. 017-CG, publicadas en el Registro Oficial No. 430 de 28 de abril de 1994.
Art. 3.- Este Acuerdo entrar en vigencia desde la presente fecha sin perjuicio de su
publicacin en el Registro Oficial.
Dado, en el Despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco
de Quito, Distrito Metropolitano, a 5 de septiembre del 2002.
Dr. Genaro Pea Ugalde

Contralor General del Estado, Subrogante,
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
NORMAS DE CONTROL INTERNO

PARA
EL SECTOR PUBLICO
DE LA
REPUBLICA DEL ECUADOR
ASESORIA GENERAL
QUITO - ECUADOR
2002
INDICE
Acuerdo 020 CG
Cdigo Descripcin de la Norma Pginas

Introduccin
100-00 Normas Generales de Control Interno 5-26
110-00 Fundamentos del Control Interno 5-13
110-01 Objetivos generales del control interno 5
110-02 Ambiente de confianza mutua 5-6
110-03 Contenido, flujo y calidad de la informacin 6
110-04 Indicadores de gestin 6-8
110-05 Actitud hacia el cambio 8
110-06 Flexibilidad al cambio 9
110-07 Evaluacin del control interno 9
110-08 Actitud hacia el control interno 9
110-09 Control interno previo 10
110-10 Control interno concurrente 10
110-11 Control interno posterior 10
110-12 Auditora interna 11-12
110-13 Control administrativo de bienes, valores y documentos 12-13
120-00 Componentes del Control Interno 13-15
120-01 Ambiente de control 13
120-02 Evaluacin de los riesgos de control 13-14
120-03 Actividades de control 14
120-04 Sistema de informacin y comunicacin 14-15
120-05 Actividades de monitoreo y/o supervisin 15
130-00 Herramientas de Evaluacin de los Componentes del 16-22
Control Interno
130-01 Herramientas para evaluar el ambiente de control 16-17
130-02 Herramientas para evaluar los riesgos de control 17-18
130-03 Herramientas para evaluar las actividades de control 18-19
i
Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.
130-04 Herramientas para evaluar el sistema de informacin y 19-21

comunicacin
130-05 Herramientas para evaluar las actividades de monitoreo y/o 21-22
supervisin
140-00 Normas Gerenciales de Control Interno 22-26
140-01 Determinacin de responsabilidades y organizacin 22
140-02 Separacin de funciones incompatibles 23
140-03 Autorizacin de operaciones 23-24
140-04 Informacin gerencial 24
140-05 Comit de auditora 24-26
200-00 Normas de Control Interno para el rea de 26-50
Administracin Financiera Gubernamental
210-00 Normas de Control Interno para Contabilidad 26-30
Gubernamental
210-01 Aplicacin de los principios y normas de contabilidad 26
gubernamental
210-02 Organizacin del sistema de contabilidad gubernamental 27
210-03 Integracin contable de las operaciones financieras 27
210-04 Documentacin de respaldo y su archivo 28
210-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos 29
210-06 Conciliacin de los saldos de cuentas 29
210-07 Formularios y documentos 29-30
220-00 Normas de Control Interno para Presupuesto 30-32
220-01 Responsabilidad del control 30
220-02 Control interno previo al compromiso 31
220-03 Control interno previo al devengamiento 31
220-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto 32
230-00 Normas de Control Interno para Tesorera 33-41
230-01 Determinacin de los ingresos 33
230-02 Recaudacin y depsito de los ingresos 33
230-03 Constancia documental de la recaudacin 33-34
230-04 Verificacin de los ingresos 34
230-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones 34
230-06 Fondos de reposicin 34-36
ii
230-07 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo 36

230-08 Cuentas corrientes bancarias 36-37
230-09 Conciliaciones bancarias 37
230-10 Control previo al pago 37
230-11 Pago de remuneraciones 38
230-12 Cumplimiento de obligaciones 38
230-13 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera 38
230-14 Control y custodia de garantas y fianzas 39
230-15 Uso de sello restrictivo para los documentos pagados por la 40
tesorera
230-16 Transferencias de fondos por medios electrnicos 40
230-17 Inversiones financieras: Adquisicin y ventas 40-41
230-18 Inversiones financieras: Control y verificacin fsica 41
240-00 Normas de Control Interno para Anticiposde Fondos y 41-42
Cuentas por Cobrar
240-01 Anlisis y confirmacin de saldos 41
240-02 Conciliacin y constatacin 42
240-03 Eliminacin de saldos no resueltos 42
Inversiones en Existencias y Bienes de Larga
Duracin
250-01 Adquisicin 43
250-02 Almacenamiento y distribucin 43
250-03 Sistema de registro 44
250-04 Identificacin y proteccin 44
250-05 Custodia 44
250-06 Uso de los bienes de larga duracin 45
250-07 Control de vehculos oficiales 45
250-08 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga 46
duracin
250-09 Baja de bienes por obsolescencia, prdida o robo 46-47
250.10 Ventas de bienes y servicios 47
250.11 Mantenimiento de bienes de larga duracin 47
260-00 Normas de Control Interno para Deuda Publica 48-50
iii
260-01 Contratacin de prstamos 48-49

260-02 Contabilidad de la deuda pblica 49
260-03 Conciliacin de desembolsos de prstamos y de operaciones 50
por servicios de la deuda
260-04 Eliminacin de pasivos no resueltos 50
300-00 Normas de Control Interno para el rea de Recursos 51-55
Humanos
300-01 Descripcin y anlisis de cargos 51
300-02 Seleccin de personal 51
300-03 Actuacin y honestidad de los funcionarios 52
300-04 Capacitacin y entrenamiento permanente 52
300-05 Rotacin, evaluacin e incentivos 53
300-06 Asistencia y rendimiento 54
300-07 Informacin actualizada del personal 54
300-08 Compensacin por becas de estudios otorgadas al personal 55
400-00 Normas de Control Interno para el rea de Sistemas 55-63
de Informacin Computarizados
400-01 Organizacin del rea de informtica 55
400-02 Plan informtico, adquisicin o actualizacin de sistemas 55-57
400-03 Operacin y mantenimiento 57
400-04 Acceso a los sistemas y modificacin de la informacin 57
400-05 Entrada y salida de datos 58
400-06 Transacciones rechazadas 59
400-07 Procesamiento y entrega de datos 59
400-08 Segregacin de funciones en el rea de informtica 60
400-09 Seguridad general en los centros de procesamiento de datos 61
400-10 Utilizacin de los equipos, programas e informacin 62
institucional
400-11 Aprovechamiento de los recursos computarizados del sector 62
pblico
400-12 Administracin de software 63
Inversiones en Proyectos y Programas
500-01 Planificacin 63
500-02 Autorizacin 63
iv
500-03 Financiamiento 64
500-04 Gestin en la ejecucin 64
500-05 Concesiones para la construccin, mantenimiento, 64-65
operacin y explotacin de obras pblicas
500-06 Aplicacin de controles de calidad en obras y reportes 65
500-07 Oportunidad en el procesamiento de presupuestos 66
adicionales
500-08 Determinacin de volmenes de obra de post construccin 66
500-09 Participacin de los miembros designados para la recepcin 66
de obra
500-10 Ejecucin de obras por administracin directa 67
v
INTRODUCCION
Las Normas de Control Interno para el Sector Pblico de la Repblica del Ecuador
constituyen guas generales emitidas por la Contralora General del Estado, orientadas a
promover una adecuada administracin de los recursos pblicos y a determinar el
correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector pblico
ecuatoriano, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economa en la gestin
institucional.
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad

razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos especficos que se
trazaron; tienen soporte tcnico en principios administrativos, disposiciones legales y
normativa tcnica pertinente.
ESTRUCTURA DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

CODIGO:
Se compone de cinco dgitos: Los tres primeros dgitos, que conforman el primer
campo, indican el rea y subrea y el cuarto y quinto dgitos, que constituyen el segundo
campo, sealan el ttulo.
TITULO:
Corresponde a la denominacin de la norma.
CARACTERISTICAS:
Las Normas de Control Interno se caracterizan por ser:
Concordantes con el marco legal vigente, disposiciones y normativa de los Sistemas

de Contabilidad Gubernamental, Presupuesto, Tesorera,
Endeudamiento Pblico y con otras disposiciones relacionadas con el control
interno.
Compatibles con los Principios de Administracin, las Normas de Auditora
Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado y la Normativa de
Contabilidad Gubernamental emitida por el Ministerio de Economa y Finanzas.
Sencillas y claras en su presentacin y referidas a un asunto especfico.
Flexibles, ya que permiten su adaptacin y actualizacin peridica de acuerdo con
las circunstancias, segn los avances en la modernizacin de la administracin
gubernamental.
Las Normas de Control Interno se encuentran agrupadas por reas, sub-reas y ttulos.
Las reas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de normas
relacionadas con criterios a fines y se clasifican en:

100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE
ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL
300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE RECURSOS
HUMANOS
400 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE SISTEMAS
DE INFORMACION COMPUTARIZADOS
INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
Estas normas promueven la existencia de un control interno slido y efectivo, cuya

implantacin constituye responsabilidad de las mximas autoridades y de los niveles de
direccin. La combinacin de las normas establecen el contexto requerido para el
control interno apropiado en cada entidad pblica.
100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Este grupo de normas constituyen los criterios bsicos para mantener un efectivo y
eficiente control interno en las entidades del sector pblico.
110 Fundamentos del Control Interno:
Son normas encaminadas a lograr una adecuada administracin de los recursos pblicos
y el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado.
120 Componentes del Control Interno
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre s, los que funcionan
de manera en que el nivel ejecutivo dirige a la entidad, y estn integrados en el proceso
de direccin.
130 Herramientas de Evaluacin de los Componentes de Control Interno
Se presentan cinco herramientas de evaluacin, una para cada componente del control
interno; sirven para evaluar los riesgos y las actividades de control, para lo cual la
entidad debe establecer objetivos en cada actividad importante.
2
140 Normas Gerenciales de Control Interno
Tienen como objetivo recordar que todos los miembros de una organizacin comparten
responsabilidades en materia de control interno. Sin embargo, la responsabilidad de su
implantacin recae en los niveles de direccin y de la mxima autoridad de una entidad.

ADMINISTRACIN FINANCIERA GUBERNAMENTAL
210 Normas de Control Interno para Contabilidad Gubernamental
Su finalidad es lograr la obtencin de informacin financiera confiable y oportuna. Con

estas normas se busca que la contabilidad integre las operaciones financieras,
produciendo reportes y estados financieros apropiados.
220 Normas de Control Interno para Presupuesto
Tienen por objeto establecer el control interno en las actividades relacionadas con el
manejo presupuestario, se fundamentan en las disposiciones emitidas por el
Ministerio de Economa y Finanzas.
230 Normas de Control Interno para Tesorera
Su finalidad es controlar el proceso relacionado con el movimiento de tesorera, con el

fin de lograr seguridad y razonabilidad en el manejo de los fondos y valores de cada
entidad, evitando riesgos en la gestin.
240 Normas de Control Interno para Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar
Sirven para obtener informacin actualizada que permitan realizar el cobro oportuno de
los valores y determinar la morosidad y fecha de caducidad.
250 Normas de Control Interno para Inversiones en Existencias y Bienes de

Larga Duracin
Tienen que ver con los aspectos relacionados con el control de existencias y el registro,
control, proteccin y conservacin de los bienes de larga duracin.
260 Normas de Control Interno para Deuda Pblica
Se orientan especialmente a velar por la confiabilidad de la informacin que administra

el endeudamiento pblico, procurando mantener un mejor conocimiento y comprensin
de este tipo de operaciones.
3

RECURSOS HUMANOS
Se refieren a los mecanismos que se aplicarn para la correcta administracin de los
recursos humanos, con el fin de lograr eficiencia y productividad en el desempeo de
las funciones encomendadas al personal.

SISTEMAS DE INFORMACIN COMPUTARIZADOS
Con estas normas se busca promover la correcta utilizacin de los sistemas
computarizados que procesan la informacin que generan las entidades.

INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
Estn relacionadas con la ejecucin de obras pblicas, tratan de regular las acciones de
contratacin, ejecucin, recepcin y liquidacin de obras, as como el correspondiente
control de las obras construidas por administracin directa..
4
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL

SECTOR PUBLICO DE LA
REPUBLICA DEL ECUADOR
CODIGO DESCRIPCION
10000 AREA: NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
11000 SUBAREA: FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO

11001 TITULO: OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
Las entidades y organismos del sector pblico tienen una misin que cumplir, para lo
cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. La consecucin de
los objetivos depende del grado de seguridad que proporcione el control interno de la
entidad.
La mxima autoridad dispondr la formulacin, aprobacin y divulgacin de los

objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y
actividades.
Los objetivos pueden formularse para la organizacin como conjunto o dirigirse a

determinados proyectos o actividades dentro de la misma institucin, clasificndose en
tres categoras:
Operacionales:- Referente a la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos financieros,

materiales y humanos.
Financieros:- Referente a la elaboracin y publicacin de reportes y estados financieros

internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables.
Legalidad:- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le sean

aplicables.
La consecucin de los objetivos depende del grado de seguridad que proporcione el

sistema de control interno de la entidad.
La mxima autoridad dispondr la formulacin, aprobacin y divulgacin de los

objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y
actividades.
110 02 TITULO: AMBIENTE DE CONFIANZA MUTUA
Debe fomentarse un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de informacin

entre los empleados y su desempeo eficaz hacia el logro de los objetivos de la
organizacin.
5
La confianza mutua entre los empleados, basada en la seguridad, integridad y

competencia de las personas, respalda el flujo de la informacin que los usuarios
necesitan para tomar decisiones y accionar. Adems, respalda la cooperacin y la
delegacin que se requiere para un desempeo eficaz, tendiente al logro de los objetivos
y metas de la organizacin.
110 03 TITULO: CONTENIDO, FLUJO Y CALIDAD DE LA INFORMACION
El sistema de informacin se disear atendiendo a la estrategia y al programa de

operaciones de la entidad, el mismo que servir para los siguientes propsitos:
a) Tomar decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas en todos

los niveles,
b) Evaluar el desempeo de la entidad, en cuanto se refiere al cumplimiento de metas
y objetivos, de sus programas, proyectos, procesos y actividades; y,
c) Rendir cuenta a los organismos pertinentes y a la ciudadana de la gestin
encomendada.
La informacin que emita la entidad ser clara y con un grado de detalle ajustado al
nivel de decisin que utilice, que se refiera tanto a situaciones financieras como
operacionales, cumpliendo varios atributos, tales como:.
Contenido apropiado;
Calidad;
Oportunidad;
Actualizacin;
Exactitud; y,
Accesibilidad.
Para el caso de los niveles directivos y de jefatura, los informes guardarn relacin con
el desempeo de la entidad o componente, con los objetivos y con las metas fijadas.
El flujo informativo circular en todos los sentidos, ascendentes, descendentes,

horizontal y transversal.
110 04 TITULO: INDICADORES DE GESTION
Un indicador es la unidad que permite medir el alcance de una meta.
La planificacin estratgica y la planificacin operativa anual de cualquier entidad

pblica, se evaluar mediante la aplicacin de indicadores en trminos cualitativos y
cuantitativos.
Se entiende por indicadores de gestin a los criterios que se utilizan para evaluar el
comportamiento de las variables. El indicador es la identificacin de la realidad que se
pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones
6
(variaciones, dinmicas) de las caractersticas de la unidad de anlisis establecida, es

decir, de los objetivos institucionales y programticos.
Si la mxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que

permitan valorar los avances y logros de la accin institucional, ser necesario
desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformacin de un banco de
indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoracin y evaluacin de
planes, programas y proyectos sociales.
Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificacin a que

pertenezca, sern descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le
formular al menos un indicador a travs del cual se pueda valorar y evaluar la dinmica
de dichas variables, dando origen as a la triloga para el desarrollo de cualquier
indicador social: objetivos, variables e indicadores.
Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focalizacin de
los objetivos tanto institucionales como programticos y de proyectos, convirtindose
stos en las unidades de anlisis, los que a su vez, desglosados, arrojan las variables
relevantes que caracterizan el objetivo, el ltimo paso ser establecer el o los objetivos
que permita identificar y seleccionar variables relevantes.
Para formular el indicador, caracterstica o variable relevante seleccionada,

correspondiente a cada tema, slo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables
en patrn o categora de valoracin y evaluacin, hacindose las preguntas.
Al finalizar el perodo qu resultado concreto queremos entregar?

Cmo sabremos que ya hemos logrado el objetivo?
Como los indicadores son los patrones de valoracin del comportamiento de las
variables relevantes, dentro del sistema de seguimiento y evaluacin se requiere explicar
las diferentes clases de indicadores que dependiendo de la pertenencia a la variable
relevante a que hace alusin, se pueden distinguir dos tipos de indicadores:
Indicadores de Gestin o Eficiencia.- Tambin se les denomina como: de seguimiento,

de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas intermedias, de
adelantos, de avances, de progresos, indicadores internos. Pertenecen al sub -
sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento (produccin fsica)
de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y
costos registrados y analizados. Dentro del sistema de seguimiento y evaluacin,
los indicadores de gestin, permiten la valoracin de al menos los siguientes
elementos:
1. La utilizacin de los recursos humanos, fsicos, financieros, ecolgicos y de tiempo.

2. El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias.
3. El rendimiento fsico promedio (productividad) medido ste como la relacin que
existe entre los logros y los recursos utilizados.
4. El costo promedio/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o costo/beneficio.
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5. El grado de eficiencia.
6. El tiempo
Indicadores de Logro o Eficacia.- Son tambin conocidos como indicadores de xito,

externos, de impacto, o de objetivos, los cuales facilitan la valoracin de los
cambios en las variables socioeconmicas propiciados por la accin
institucional.
Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que
se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub - sistema de evaluacin
permitiendo la valoracin de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de
la institucin para resolver los problemas y necesidades del grupo y la regin con quien
se adelanta el proyecto.
110 05 TITULO: ACTITUD HACIA EL CAMBIO
Toda entidad dispondr de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente

los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, con las
posibilidades de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas.
A continuacin se sealan algunas condiciones que merecen particular atencin:
Cambios en el contexto externo: legislacin, reglamentos, programas de ajuste,

tecnologa, cambios de autoridades, entre otros.
Crecimiento acelerado: Una entidad que crece a un ritmo demasiado rpido est
sujeta a muchas tensiones internas y a presiones externas.
Nuevas lneas de productos o servicios: la inversin en la produccin de nuevos
bienes o servicios, generalmente ocasiona desajustes en el sistema de control
interno, el que debe ser revisado.
Reorganizacin o Reingeniera: Generalmente significa reduccin de personal que
ocasiona, si no son racionalmente practicadas, alteraciones en la separacin de
funciones y en el nivel de supervisin.
Creacin del sistema de informacin o su reorganizacin: Puede llegar a generar un
perodo de exceso o defecto en la informacin producida, ocasionando en ambos
casos la probabilidad de decisiones incorrectas.
El proceso de gestin de cambio es crtico para el control interno y no ser obviado en

ninguna circunstancia.
8
110 06 TITULO: FLEXIBILIDAD AL CAMBIO
El sistema de informacin ser permanentemente analizado y, de ser necesario,

rediseado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento y/o produccin de
bienes o servicios. Cuando la entidad cambie su estrategia, misin, poltica, objetivos,
programa de trabajo, entre otros, se contemplar el impacto en el sistema de
informacin.
Si el sistema de informacin se disea orientado en una estrategia y un programa de

trabajo, es natural que al cambiar stos, tenga que adaptarse a las nuevas necesidades
institucionales.
Por otra parte, es necesario una atencin especial para evitar que la informacin que
dej de ser relevante siga fluyendo en detrimento de otra que pas a serlo.
110 07 TITULO: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
La mxima autoridad de cada entidad dispondr por escrito que cualquier funcionario
que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, peridicamente evale la
eficiencia del control interno y comunicar los resultados ante quien es responsable.
Un anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando le proporcionar al

responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su
correccin y fortalecimiento.
Si bien la Unidad de Auditora Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia del
sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que tienen bajo
su responsabilidad un segmento organizacional, programa, proceso o actividad, los que
deben efectuar auto evaluaciones peridicas al sistema de control interno.
110 08 TITULO: ACTITUD HACIA EL CONTROL INTERNO
La competencia tcnica, la honestidad y el esmero que cada servidor ponga en el

cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para definir los
controles preventivos y de deteccin que deban ponerse en prctica.
Cada uno de los servidores propiciar con su actitud la incorporacin de todos los
elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo.
La mxima autoridad de cada entidad pblica establecer en forma clara y por escrito
las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la
institucin de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems
organismos, crear y mantener un ambiente de honestidad y de respaldo hacia el
control interno, garantizar el uso eficiente de los recursos y proteger el medio
ambiente.
Los componentes de control interno sern incorporados dentro de cada una de las
fases del proceso administrativo, esto es planificacin, organizacin, direccin,
coordinacin y control.
9
La estructura orgnica funcional incorporar los componentes de control interno

necesarios para asegurar el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad y
para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas. En esta
estructura se cuidar especialmente de definir las lneas de comunicacin entre los
distintos niveles de la organizacin y de separar en unidades organizativas
diferentes las actividades financieras, administrativas y operativas o de gestin.
110 09 TITULO: CONTROL INTERNO PREVIO
Las entidades y organismos del sector pblico establecern mecanismos y

procedimientos para analizar las operaciones y actividades que hayan proyectado
realizar, antes de su autorizacin, o de que sta surta sus efectos, con el propsito de
determinar la propiedad de dichas operaciones y actividades, su legalidad y veracidad y
finalmente su conformidad con el presupuesto, planes y programas.
El control previo ser ejecutado por el personal responsable del trmite normal de las
operaciones y actividades.
110 10 TITULO: CONTROL INTERNO CONCURRENTE
Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de
servidores, establecern y aplicarn mecanismos y procedimientos de supervisin
permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el objeto de asegurar:
1. El logro de los resultados previstos;

2. La ejecucin eficiente y econmica de las funciones encomendadas a cada
servidor;
3. El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas;
4. El aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales,
tecnolgicos y financieros;
5. La proteccin al medio ambiente;
6. La adopcin oportuna de las medidas correctivas necesarias.
110 11 TITULO: CONTROL INTERNO POSTERIOR
La mxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesora de su unidad de

auditora interna, establecer los mecanismos para evaluar peridicamente y con
posterioridad a la ejecucin de las operaciones:
1. El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y

normativas;
2. Los resultados de la gestin;
3. Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economa en la utilizacin y
aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnolgicos
y naturales; y,
4. El impacto que han tenido en el medio ambiente.
10
110 12 TITULO: AUDITORIA INTERNA
La Unidad de Auditora Interna depender directamente de la mxima autoridad o

del titular de la entidad pblica y estar ubicada orgnicamente en el nivel asesor.
Las instituciones del Estado, contarn con una Unidad de Auditora Interna, cuando se
justifique.
El personal auditor ser nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del
Estado y las remuneraciones y gastos para su funcionamiento sern cubiertos por las
propias instituciones a las que ellas sirven y controlan, de conformidad a lo dispuesto en
el artculo 14 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado.
Es un elemento importante del control interno de una entidad u organismo del sector
pblico y su labor consiste en el examen de las operaciones administrativas y/o
financieras efectuado por sus propios auditores como un servicio a la alta direccin.
Ser responsable del examen posterior de las operaciones de la entidad u organismo,

mediante los mecanismos sealados en las leyes pertinentes.
Para ser nombrado y ejercer las funciones de direccin o jefatura de esa Unidad se
requerir ser profesional con ttulo universitario y formacin compatible con el ejercicio
y prctica de la auditora financiera y experiencia en materia de auditora de gestin.
Lo podrn conformar tambin los estudiantes de contabilidad y auditora por lo que su

nombramiento como auditor estar condicionado hasta la obtencin de su ttulo
profesional conferido por un centro de estudios superior legal y debidamente reconocido
por los organismos oficiales.
Las funciones que realice la Unidad de Auditora Interna sern completamente

independientes de las funciones de lnea.
Con el fin de realizar la evaluacin integral de la institucin, esta Unidad tambin

realizar auditoras de gestin para asegurar la eficiencia de las operaciones; la asesora
a todos los niveles de la institucin; la evaluacin de la estructura y ambiente de control
interno; el seguimiento continuo y posterior de las actividades financieras, operativas,
ambientales y tcnicas y el logro de los objetivos institucionales.
Para cumplir con este objetivo se requerir de profesionales en otras disciplinas, es

decir, la Unidad de Auditora Interna estar integrada por personal multidisciplinario.
Los auditores de la Unidad de Auditora Interna actuarn, individual o colectivamente,

con criterio independiente respecto a la operacin o actividad auditada; y no
intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos financieros,
administrativos, operativos y ambientales.
Los informes de las unidades de auditora, suscritos por el Jefe de la Unidad, sern
dirigidos a la mxima autoridad de la institucin a la que pertenezcan, la que ser
responsable de adoptar las medidas pertinentes para implantar las recomendaciones
emitidas.
11
Las unidades de auditora interna, en concordancia con lo establecido en las

disposiciones legales vigentes, enviarn a la Contralora General del Estado, ejemplares
de sus informes, en el trmino de 8 das contados desde la fecha de suscripcin,
conjuntamente con la documentacin probatoria de los hechos informados, para los
trmites administrativos correspondientes.
110 13 TITULOTITULO: CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES,

VALORES Y DOCUMENTOS
La mxima autoridad de cada entidad del sector pblico dispondr la formulacin de

procedimientos que permitan el control administrativo de todas las operaciones que
constituyan eventuales responsabilidades o derechos por bienes, valores, documentos,
compromisos y garantas que no afecten su estructura patrimonial.
Los bienes recibidos en fideicomiso, comodato o almacenaje, sern controlados

administrativamente, identificando a su propietario, el origen de los mismos y el motivo
de la custodia.
El valor del pago convenido para hacer uso de la opcin de compra, constituir el costo
del activo adquirido.
Durante el perodo de vigencia del contrato los bienes de larga duracin arrendados
sern controlados administrativamente; su valor ser el que especifique el contrato.
Los bienes que no renan las condiciones necesarias para ser clasificados como activos
fijos, pero tengan una vida til superior a un ao, tales como ciertos tiles de oficina,
utensilios de cocina, vajilla, lencera, instrumental mdico, insumos, instrumentos de
laboratorio, libros, discos, videos y herramientas menores, sern cargados a gastos de
gestin y estarn sujetos a control administrativo interno.
Los encargados de la custodia, salvaguardia y mantenimiento de los bienes, valores y

documentos sujetos a control administrativo, sern independientes de las funciones de
autorizacin y de registro contable.
Los procedimientos incluirn, en los casos que ameriten, la contratacin de plizas de

seguro contra siniestros, plizas de fidelidad, seguridades, segn el tipo de bienes,
medidas para su adecuada conservacin y para su mantenimiento preventivo y
correctivo.
Los ttulos de crdito, especies valoradas, papeles fiduciarios emitidos y las garantas
recibidas, estarn sujetos a controles administrativos, para dicho fin se disearn
registros especficos que permitan mantener informacin oportuna desde la fase de
emisin, recaudacin y baja.
120-00 SUBAREA: COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

120-01 TITULO: AMBIENTE DE CONTROL
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del

personal con respecto al control de sus actividades.
12
En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus

atribuciones individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde
operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las

operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos.
Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con

las actividades de monitoreo.
Los factores que conforman el ambiente de control son los siguientes:
Integridad y valores ticos (Cdigo de conducta y tica);
Compromiso de competencia profesional;

Comit de Auditora;
Filosofa de direccin y estilo de gestin;
Estructura organizativa;
Asignacin de autoridad y responsabilidad; y,
Polticas y prcticas de recursos humanos
120-02 TITULO: EVALUACION DE LOS RIESGOS DE CONTROL
El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o accin afecte

adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de
los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, as
como con la elaboracin de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los
objetivos del control interno en la entidad.
Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro,

procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las representaciones de la
gerencia en los estados financieros.
Esta actividad de autoevaluacin que practica la Direccin, ser verificada por los
auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y
procedimientos han sido apropiadamente ejecutados, en las distintas reas y niveles de
la organizacin.
Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son:
Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados;

Identificacin de los riesgos internos y externos;
Gestin del cambio; y,
Evaluacin de los objetivos, de los riesgos y gestin del cambio.
120-03 TITULO: ACTIVIDADES DE CONTROL
13
Se refiere a las acciones que realiza la administracin de la entidad para cumplir con las
funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las
cosas, para lo cual se valen de polticas y procedimientos. Permiten la proteccin y
conservacin de los activos, as como los controles de acceso a programas
computarizados y archivos de datos. Los elementos que conforman las actividades de
control gerencial son:
Tipo de actividades de control;

Integracin de las actividades de control con la evaluacin de riesgos;
Controles sobre los sistemas de informacin;
Necesidades especficas; y,
Evaluacin.
120-04 TITULO: SISTEMA DE INFORMACION Y COMUNICACIN
Est constituido por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad. La calidad
y oportunidad de la informacin que brinda el sistema afecta la capacidad de la mxima
autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la
entidad y preparar informacin confiable.
En el sector pblico el sistema integrado de informacin financiera se sustentar en una

base de datos central y nica, cuyo soporte ser la informtica y las
telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las reas de presupuesto,
tesorera, contabilidad y deuda pblica.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su

gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener
informacin sobre su nivel de desempeo.
Los factores que conforman el sistema de informacin y comunicacin son:
Estrategias y sistemas integrados de informacin

La calidad y oportunidad de la informacin
Comunicacin e informacin interna
Comunicacin e informacin externa
Medios de comunicacin
Evaluacin
120-05 TITULO: ACTIVIDADES DE MONITOREO Y/O SUPERVISION
Es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo
y permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Debe orientarse a la identificacin de controles dbiles o
14
insuficientes, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres

formas:
Durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles de la

entidad (esta actividad debe ser previa, concurrente y posterior), los problemas se
detectan en el presente, no slo en el pasado.
De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecucin
de las actividades,
Mediante la combinacin de ambas modalidades.
Los elementos que conforman las actividades de monitoreo o supervisin son:
Actividades de supervisin continua;

Evaluaciones puntuales;
Comunicacin de deficiencias; y,
Evaluaciones.
15
130-00 SUBAREA: HERRAMIENTAS DE EVALUACION DE LOS

COMPONENTES DE CONTROL INTERNO
130-01 TITULO: HERRAMIENTAS PARA EVALUAR EL AMBIENTE DE
CONTROL
Integridad y Valores ticos:
La mxima autoridad transmitir el mensaje de que la integridad y los valores ticos no

pueden, bajo ninguna circunstancia, ser contravenidos. Los empleados y funcionarios
deben captar y entender dicho mensaje. El nivel directivo demostrar continuamente,
mediante sus mensajes y su comportamiento, un compromiso con los valores ticos.
Compromiso de Competencia Profesional:
La mxima autoridad especificar el nivel de competencia profesional requerido para

trabajos concretos y traducir los niveles requeridos en conocimientos y habilidades
imprescindibles, para ejecutar los trabajos de manera adecuada.
Comit de Auditora:
El comit de auditora es un componente importante del control interno, tiene como

funcin principal evaluar la gestin institucional, asegurando un control interno
eficiente. Los integrantes del comit de auditora tendrn suficientes conocimientos y
experiencia para cumplir en forma eficiente sus funciones.
La Filosofa de la Entidad y el Estilo de Gestin:
La filosofa y estilo de gestin suelen tener un efecto importante en la entidad, stos

son, naturalmente, intangibles, pero se pueden buscar indicadores positivos o negativos.
Existir una oportuna interaccin entre la alta direccin y las direcciones operativas, en
particular cuando se opera en circunscripciones territoriales provinciales.
Estructura Organizativa:
La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las

actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar
adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo
necesario de informacin. Los directivos comprendern cules son sus
responsabilidades de control y poseern la experiencia y los niveles de conocimientos
requeridos en funcin de sus cargos.
Asignacin de Autoridad y Responsabilidad:
La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de

polticas conexas ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos,
funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los
sistemas de informacin y autorizaciones para efectuar cambios.
Polticas y Prcticas en Materia de Recursos Humanos:
16
Las polticas de recursos humanos son esenciales para el reclutamiento y el

mantenimiento de personas competentes, que permitan llevar a cabo los planes de la
entidad y lograr la consecucin de sus objetivos.
Existir idoneidad de los criterios de retencin de los empleados, de los criterios de

promocin y de las tcnicas para la recopilacin de informacin en relacin con el
cdigo de conducta u otras directrices de comportamiento.
130-02 TITULO: HERRAMIENTAS PARA EVALUAR LOS RIESGOS DE

CONTROL
Objetivos Globales de la Entidad:
Para que una entidad tenga un control eficaz, debe tener objetivos establecidos. Los
objetivos globales de la entidad incluyen aseveraciones generales acerca de sus metas y
estn apoyados por los planes estratgicos correspondientes, para describir los objetivos
globales de la entidad y las estrategias clave que se han establecido.
Objetivos Especficos para Cada Actividad:
Los objetivos especficos surgen de los objetivos y estrategias globales y estn

vinculados con ellos, suelen expresarse como metas a conseguir, con unos fines y plazos
determinados.
Se establecern objetivos para cada actividad importante, debiendo ser stos coherentes
los unos con los otros.
Riesgos Internos y Externos:
El proceso de evaluacin de los riesgos de una entidad permite identificar y analizar las
implicaciones de los riesgos relevantes, tanto para la entidad como para cada una de las
actividades.
Dichos procesos tendrn en cuenta los factores externos e internos que pudiesen influir
en la consecucin de los objetivos. Se efectuar un anlisis de los riesgos y se
proporcionar una base para el tratamiento de los mismos.
Los objetivos relevantes y los riesgos asociados para cada una de las actividades
importantes sern identificados conjuntamente en el proceso de evaluacin de los
riesgos.
17
Gestin del Cambio:
Los entornos econmico, industrial y legal cambian y las actividades de las entidades
evolucionan. Hace falta disear mecanismos para detectar tales cambios y reaccionar
oportunamente ante ellos.
La existencia de mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar ante los

acontecimientos o cambios rutinarios que influyen en la consecucin de los objetivos
especficos o globales, sern establecidos por los directivos responsables de las
actividades que ms se veran afectadas por los cambios.
Evaluacin:
La evaluacin se concentrar en los procesos de la entidad, de fijacin de objetivos, de

anlisis de los riesgos y gestin de cambios, incluyendo sus vinculaciones y su
relevancia para las actividades de la entidad.
Es importante recalcar que no todos los factores de evaluacin sern aplicables a todas
las entidades, sin embargo, pueden servir como punto de partida, por tal razn
deben seleccionarse los que realmente puedan ser aplicados.
130-03 TITULO: HERRAMIENTAS PARA EVALUAR LAS ACTIVIDADES DE

CONTROL
Tipos de Actividades de Control:
Existen muchas actividades de control, que incluyen desde controles preventivos,

detectivos, manuales, informticos y de direccin. La categora de una actividad puede
venir determinada por los objetivos de control, a los que corresponde, as como asegurar
la totalidad y exactitud del proceso de datos.
Las actividades de control generalmente son llevadas a cabo por el personal a todos los
niveles de una organizacin. Se pretende dar a conocer la variedad de las actividades de
control y no proponer una clasificacin especfica.
Integracin de las Actividades de Control con la Evaluacin de Riesgos:
De forma paralela a la evaluacin de los riesgos, la alta direccin establecer y aplicar

el plan de accin necesario para afrontarlos. Una vez identificadas, estas acciones
tambin sern tiles para definir las operaciones de control que se aplicarn para
garantizar su ejecucin de forma correcta y en el tiempo deseado. Las actividades de
control sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
Controles Sobre los Sistemas de Informacin:
Los sistemas de informacin, que desempean un papel fundamental en la gestin de

las entidades, deben necesariamente estar controlados, con independencia de su tamao
o de que las informaciones obtenidas sean de naturaleza financiera, relativos a las
actividades o referente a la reglamentacin.
18
Las actividades de control en los sistemas de informacin pueden agruparse en dos

categoras. La primera abarca los controles generales, que son aplicables a muchas o a
todas las operaciones y que ayudan a asegurar su correcto funcionamiento. La segunda
categora comprende controles de aplicacin que incluyen los procedimientos
programados en el seno de las aplicaciones y los procedimientos manuales asociados
para asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones.
Necesidades Especficas:
Dado que cada entidad tiene sus propios objetivos y estrategias de implantacin, surgen
diferencias en la jerarqua de objetivos y en las actividades de control correspondientes.
Incluso en el caso de que dos entidades tuvieran los mismos objetivos y jerarqua, sus
actividades de control sern diferentes: en efecto, cada entidad est dirigida por
personas diferentes que aplican sus propias ideas sobre el control interno.
Evaluacin:
Las actividades de control debern evaluarse en el contexto de las directrices

establecidas por la mxima autoridad para afrontar los riesgos relacionados con los
objetivos de cada actividad importante.
Por lo tanto, en la evaluacin se tendr en cuenta si las actividades de control estn

relacionadas con el proceso de evaluacin de los riesgos y si son apropiadas para
asegurar que las directrices emitidas por la mxima autoridad se cumplen.
Las personas encargadas de efectuar la evaluacin tendrn en cuenta no solamente si

las actividades de control empleadas son relevantes a base del proceso de evaluacin de
riesgos realizado, sino tambin si se aplican de manera correcta.
130-04 TITULO: HERRAMIENTAS PARA EVALUAR EL SISTEMA DE

INFORMACION Y COMUNICACIN
Informacin:
La informacin que se identifica, recoge, procesa y presenta por medio de los sistemas
de informacin, incluir los datos del sector y los datos econmicos y de organismos de
control obtenidos de fuentes externas, as como los reportes generados dentro de la
organizacin.
La obtencin de informacin externa e interna, facilita a la alta direccin preparar los

informes necesarios sobre el rendimiento de la entidad en relacin con los objetivos
establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento

preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
Comunicacin:
La comunicacin es inherente al proceso de informacin, tambin se lleva a cabo en un

sentido ms amplio en relacin con las expectativas y responsabilidades de individuos y
19
grupos. La comunicacin ser eficaz en todos los niveles de la organizacin (tanto hacia
abajo como hacia arriba y a lo largo de la misma) y con personas ajenas a la misma.
Estrategias y Sistemas Integrados:
Los sistemas de informacin generalmente constituyen una parte integral de las

actividades operativas. No solo permiten recoger la informacin necesaria para tomar
las decisiones en la implantacin de controles, sino que se vienen concibiendo cada vez
ms para llevar a cabo iniciativas estratgicas. El reto institucional ms importante
consiste en la integracin de la planificacin, el diseo y la implantacin de los
sistemas con la estrategia global de las entidades y organismos del sector pblico.
La Calidad y Oportunidad de la Informacin:
La calidad y oportunidad de la informacin generada por el sistema permite a la mxima

autoridad tomar decisiones adecuadas al gestionar y controlar las actividades de la
entidad. Generalmente, los sistemas modernos incorporan una opcin de consulta en
lnea, para que se pueda obtener informacin actualizada en todo momento.
Resulta imprescindible que los informes ofrezcan suficientes datos relevantes para
posibilitar un control eficaz.
Comunicacin e Informacin Interna:
Adems de recibir la informacin necesaria para llevar a cabo sus actividades, todo el
personal, especialmente los empleados con responsabilidades importantes en la gestin
administrativa y de las finanzas, recibirn el mensaje claro desde la alta direccin en el
sentido que ejercern con responsabilidad sus funciones sujetas al control interno. Tanto
la claridad como la eficacia de su comunicacin son importantes.
Adems, cada funcin concreta se especificar con claridad. Cada persona entender
los aspectos relevantes del sistema de control interno, cmo funcionan los mismos y
saber cul es su papel y responsabilidad en el sistema.
Comunicacin e Informacin Externa:
A ms de una buena comunicacin interna, existir una eficaz comunicacin externa. Al

disponer de lneas abiertas de comunicacin, los usuarios podrn aportar con
informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los servicios de la entidad,
permitiendo que sta responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los
usuarios. Por otra parte, toda persona que entre en contacto con la entidad entender
que no se tolerarn actos indebidos, como sobornos y otros pagos ilegtimos.
Las comunicaciones recibidas de terceros proporcionan informacin importante sobre el

funcionamiento del control interno.
Medios de Comunicacin:
La comunicacin se materializa en manuales, polticas, memorias, avisos, mensajes en

vdeo. Cuando los mensajes se transmiten verbalmente (a grupos grandes, reuniones o a
20
una sola persona) la entonacin y el lenguaje corporal sirven de nfasis al mensaje

verbal.
Otro potente medio de comunicacin lo constituye la actuacin del titular al tratar con
sus subordinados. Los directivos recordarn siempre que una accin vale ms que mil
palabras. La actuacin de la mxima autoridad, a su vez, est influida por la historia y
la cultura de la entidad, basndose en el tratamiento seguido en situaciones similares
por parte de sus propios predecesores.
Evaluacin:
El evaluador considerar la adecuacin de los sistemas de informacin y la

comunicacin a las necesidades de la entidad. No todos los conceptos sern de
aplicacin a todas las entidades. Sin embargo, pueden servir de referencia.
La adecuacin de la comunicacin horizontal y la integridad y oportunidad de la

informacin, as como si sta resulta suficiente para que los empleados puedan cumplir
con sus responsabilidades de manera eficiente.
130-05 TITULO: HERRAMIENTAS PARA EVALUAR LAS ACTIVIDADES DE

MONITOREO Y / O SUPERVISION
Supervisin Continua:
La supervisin continua se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, incluye

las actividades habituales de gestin y supervisin, as como otras acciones que efecta
el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de
control interno.
Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales,

obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente.
Evaluaciones Puntuales:
Resulta til evaluar el sistema de control interno, enfocando el anlisis directamente a la

eficacia del sistema. El alcance y la frecuencia de tales evaluaciones puntuales
dependern principalmente de la evaluacin de los riesgos y de los procedimientos de
supervisin continua.
21
Comunicacin de las Deficiencias de Control Interno:
Las deficiencias del control interno sern comunicadas a los niveles superiores y las
ms significativas se presentarn a la alta direccin. Se contar con mecanismos para
reconocer e informar sobre las deficiencias del control interno identificadas. Si son
adecuadas las normas de comunicacin de las deficiencias del control interno y puestas
en conocimiento del responsable directo de la actividad.
Evaluacin:
Para llegar a una conclusin sobre la eficacia de la supervisin del control interno,
conviene considerar tanto las actividades de supervisin continua como las evaluaciones
puntuales del control interno.
14000 SUBAREA: NORMAS GERENCIALES DE CONTROL INTERNO

14001 TITULO: DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES Y
ORGANIZACIN
La responsabilidad se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir

cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los fondos o bienes del
Estado a su cargo y/o por una misin u objetivo encargado y aceptado. Constituye un
concepto que tiene relacin directa con la moral del individuo que gua su propia
conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos,
fraternales, cvicos e ideolgicos, adquiridos durante su existencia. De all se deriva la
obligacin de cada persona de ser responsable.
La mxima autoridad de cada entidad u organismo establecer por escrito las polticas
que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la obligacin de
rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior y comunicar a los servidores
respecto de sus deberes, grado de autoridad, responsabilidad, importancia de sus
funciones y relaciones jerrquicas dentro de la estructura organizativa; y, aplicar
sistemas de seguimiento e informacin para verificar si se cumplen estas
disposiciones, a base de lo cual tomar las medidas correctivas que exijan las
circunstancias.
Adems, la mxima autoridad, conjuntamente con los empleados que desempean

funciones de jerarqua, son los encargados de vigilar el cumplimiento de las
responsabilidades de los servidores, con la finalidad de aplicar las acciones correctivas
que fueren necesarias.
Al disear la organizacin se considerarn los factores siguientes:
La organizacin ser flexible para permitir sincronizar los cambios en su estructura.

Resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y polticas.
La estructura de la organizacin ser lo ms simple posible.
Las unidades orgnicas disearn para obtener el mximo de efectividad con el
menor costo posible.
22
Corresponde a cada entidad pblica organizarse internamente de acuerdo con sus fines,
las disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de
organizacin, todo lo cual constar en el reglamento orgnico de funciones y en el
organigrama estructural correspondiente.
140 02 TITULO: SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
La mxima autoridad de cada entidad tendr cuidado al definir las tareas de las unidades
y de sus servidores, de manera que exista independencia y separacin de funciones
incompatibles, tales como: autorizacin, ejecucin, registro, custodia de fondos, valores
y bienes y control de las operaciones de los recursos financieros; esto permitir y
facilitar una revisin y verificacin oportuna evitando el cometimiento de errores o
actos fraudulentos.
Esta separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y

en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.
Tambin se promover y exigir el uso del perodo vacacional anual de los servidores y
empleados, para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso de personas que
manejan fondos o valores.
El funcionario que ejerce un cargo en una entidad pblica y ha sido designado para
desempear otro en la misma institucin en forma temporal o definitiva, dejar de
ocupar automticamente el puesto anterior y se limitar a cumplir las funciones de
la ltima designacin. Por tanto, ninguna persona desempear simultneamente
ms de un cargo dentro de la misma institucin, de esta disposicin se exceptan los
cargos de profesores en todos los niveles y los reemplazos temporales, en los colegios y
otras entidades pblicas que carezcan de personal suficiente.
140 03 TITULO: AUTORIZACION DE OPERACIONES
La autorizacin es la forma de asegurar que slo se efecten operaciones y actos

administrativos vlidos y de acuerdo con lo previsto por la mxima autoridad; estar
documentada y ser comunicada, por escrito, directamente a los funcionarios y
empleados involucrados, incluyendo los trminos y condiciones bajo las cuales se
concede la autorizacin.
En cada entidad pblica, la mxima autoridad, establecer por escrito, procedimientos

de autorizacin que aseguren el control de las operaciones administrativas y financieras.
La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las
tareas que desarrollarn los empleados y que han sido asignadas dentro de sus
respectivas competencias, se debern adecuar a las disposiciones emanadas por la
direccin, en concordancia con el marco legal vigente.
En general, todas las operaciones sean administrativas o financieras se efectuarn previa

la respectiva autorizacin del nivel superior designado para tal funcin.
23
De la misma forma, las personas que reciban las autorizaciones, sern competentes,
honestas y conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn
actividades que no les corresponda.
El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse a las personas autorizadas,
quienes estn obligadas a rendir cuenta de la custodia y manejo. La restriccin al acceso
a los recursos permite reducir el riesgo de una utilizacin no autorizada o a evitar su
prdida, contribuyendo as al cumplimiento de las polticas dictadas por la direccin.
La mxima autoridad es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la

transferencia, asignacin y utilizacin de fondos para atender actividades especficas de
la entidad que estn relacionadas con el cumplimiento de las metas programadas.
140 04 TITULO: INFORMACION GERENCIAL
El titular de cada entidad pblica crear y mantendr sistemas que provean

informacin til, confiable y oportuna a cada nivel ejecutivo, para el desarrollo de
su gestin y conocimiento permanente de las actividades a su cargo.
Los informes sern elaborados de manera que cada nivel directivo reciba los datos
inherentes a su rea de responsabilidad y campo de accin, con un detalle apropiado
para la toma de decisiones.
Las situaciones excepcionales sern reportadas a la mxima autoridad con

oportunidad y detalle suficiente, que le permita adoptar las acciones encaminadas a
resolverlas.
140 05 TITULO: COMITE DE AUDITORIA
El Comit de Auditora es el rgano de la Junta de Directores, formado de preferencia

por consejeros externos sin responsabilidad operativa en la administracin, cuyas
actividades pretenden tener un rol preponderante en el control corporativo e incrementar
la conciencia de control en la entidad.
Se forma con el propsito de secundar los procesos de la organizacin, orientados por la

consecucin de los objetivos dentro del marco de la visin y misin.
Se constituye generalmente en consideracin a factores y a disposiciones legales

vigentes, pero generalmente responde a la necesidad de mejorar la calidad de los
informes de auditora presentados. Su creacin se encamina a:
Evitar la duplicidad en la supervisin;

Evitar las funciones operativas;
No suplantar responsabilidades;
Evaluar el desempeo de los auditores internos y conocer los resultados de los
auditores externos;
Coordinar las labores de auditora,
24
Coordinar con los consultores externos, en materia legal, administrativo, entre

otros.; y,
Revisar las observaciones de organismos externos e implantar las recomendaciones
sugeridas.
Los miembros del Comit de Auditora que sean elegidos poseern los siguientes
atributos:
Sentido comn de los consejeros externos

Independencia frente a la direccin,
Funcionalidad con las tcnicas operativas y administrativas,
Conocimiento de la institucin.
El nmero de integrantes ser definido de acuerdo a las caractersticas de cada entidad.
El Comit de Auditora tendr vida permanente y su funcionamiento estar normado en

el reglamento de su creacin, en igual forma y de acuerdo a dicho instrumento
normativo, se sustituirn sus miembros.
El Comit de Auditora elaborar un calendario de las reuniones, que se estructurar en

consenso con todos los miembros.
Las reuniones se harn por lo menos trimestralmente y cuando se lo estime necesario;

en dichas reuniones se tratarn asuntos relevantes y de calidad, para lo cual se
proceder a:
Priorizar la estrategia de la entidad,

Culminar con asuntos pendientes,
Distribucin anticipada de la agenda a tratarse.
El Comit de Auditora mantendr informacin permanente y para ello:
Usar los recursos tecnolgicos disponibles,

Realizar revisiones peridicas de las funciones, y
Elaborar y suscribir actas para efectuar el seguimiento.
Las funciones y responsabilidades del Comit de Auditora son:
Revisar la eficiencia del sistema de control,

Revisar las actividades de los auditores internos,
Revisar y tipificar los riesgos que afectan a la entidad,
Revisar la informacin financiera peridica y anual para ser entregada a la junta de
consejeros,
25
Coordinar con los consejeros externos,

Revisar el cdigo de conducta,
Determinar el calendario para efectuar las reuniones y participantes,
Informar a la entidad sobre las novedades existentes,
El conocimiento por parte de cada miembro de las operaciones de la entidad,
La revisin de los planes de los auditores internos,
La adopcin de nuevas normas de control interno,
Conocer sobre las estimaciones importantes, reservas, contingencias y las
variaciones de un ejercicio a otro,
Conocer los informes de los auditores externos.
20000 AREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA

DE ADMINISTRACION FINANCIERA GUBERNAMENTAL
21000 SUBAREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
21001 TITULO: APLICACION DE LOS PRINCIPIOS Y NORMAS DE
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
La contabilidad gubernamental se basar en principios, polticas y normas tcnicas

emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparacin y
presentacin de reportes y estados financieros, para la toma de decisiones.
La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos

econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan
obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir informacin financiera
sistematizada y confiable mediante estados financieros verificables, reales, oportunos y
razonables bajo criterios tcnicos soportados en principios y normas que son
obligatorias para los profesionales contables.
Corresponde al Ministerio de Economa y Finanzas, como rgano rector del sistema de

contabilidad gubernamental, emitir, actualizar, publicar y divulgar las normas de
contabilidad gubernamental que utilizan las entidades del Sector Pblico.
26
210 02 TITULO: ORGANIZACION DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL
Cada entidad del sector pblico, organizar e implementar un sistema de contabilidad

que le permita proporcionar con oportunidad informacin financiera para la toma de
decisiones.
El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa

vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y
organizacin contables, objetivos, procedimientos, registros, estados financieros y
dems informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan las
operaciones.
Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro

de los parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe
disearse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de los distintos
niveles de administracin, as como proporcionar, en forma oportuna, los reportes y
estados financieros que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el
conocimiento real de sus operaciones.
La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno,

orientado a que:
Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la

entidad.
Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y
en el perodo correspondiente.
Se mantenga el control de los bienes de larga duracin para su correspondiente
registro y salvaguarda.
La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas
contables determinadas por la profesin.
Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por
las necesidades gerenciales.
210 03 TITULO: INTEGRACION CONTABLE DE LAS OPERACIONES

FINANCIERAS
La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para

mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera
vlida y confiable para la toma de decisiones y responsabilidad de los funcionarios que
administran fondos pblicos.
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina

las acciones que deben cumplir las otras unidades que integran el Sistema de Gestin
Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de presupuesto, tesorera,
recaudacin, bodega, recursos humanos, endeudamiento y otras reas, los clasifica,
sistematiza y ordena, para registrarlos y luego producir informacin actualizada y
27
confiable para el uso interno de la mxima autoridad; as como para otros niveles de
usuarios como: auditora interna o externa, nivel directivo, otras entidades, Ministerio
de Economa y Finanzas y dems organismos oficiales.
En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de

sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
210 04 TITULO: DOCUMENTACION DE RESPALDO Y SU ARCHIVO
Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal

de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para
acciones de verificacin o auditora, as como para informacin de otros usuarios
autorizados, en ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte

suficiente y pertinente, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y
facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis.
La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes

debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin,
antes, durante o despus de su realizacin por los auditores internos o externos.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los

procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin
y custodia de la documentacin sustentatoria tales como: ingresos de caja, comprobante
de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que deben ser archivados en orden
cronolgico y secuencial y se mantendrn durante el tiempo que fijen las disposiciones
legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al

sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las
necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de
los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha
perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera,
estadstica o de otra ndole.
La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza

se har de conformidad a la reglamentacin interna de cada entidad, con la intervencin
de una comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la informacin
existente y determinar los procedimientos a seguirse, los perodos de conservacin de la
documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo, nmero de carpetas o
de hojas y notas explicativas del documento.
210 05 TITULO: OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LOS HECHOS

ECONOMICOS
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la

informacin contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el
control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la
28
informacin en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es

un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin.
La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la

direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica
organizar y procesar la informacin, a partir de la cual sern elaborados los reportes y
los estados financieros de la entidad.
Estos registros podrn elaborarse en forma manual o computarizada y se mantendrn de

manera que garantice la integridad de la informacin.
210 06 TITULO: CONCILIACION DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una

situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos
de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan
confiabilidad sobre la informacin financiera registrada. Permite detectar diferencias y
explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la

respectiva cuenta del mayor general, sean stos elaborados en forma manual o
computarizado, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los
ajustes correspondientes.
Los funcionarios o empleados encargados de realizar la conciliacin, sern

independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por
escrito de los resultados, y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito
a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima autoridad.
210 07 TITULO: FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
Las entidades pblicas emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y
actos administrativos cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada
que los respalde, para su verificacin posterior.
Los formularios y documentos que utilicen las entidades pblicas proporcionarn

informacin completa y permitirn eficiencia, economa y transparencia en las
operaciones.
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el

nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn
las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que
respalden otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern
preimpresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente a travs del
29
computador, siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo nmero en

ms de un formulario.
Los documentos prenumerados sern utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo

cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la

secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de
los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos
se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado
y archivado el original y las copias respetando su secuencia numrica.
220 00 SUBAREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA

PRESUPUESTO
220 01 TITULO: RESPONSABILIDAD DEL CONTROL
La mxima autoridad de una entidad u organismo del sector pblico, disear los
controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento de las etapas del ciclo
presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y polticas
gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del
presupuesto del Estado y alcanzar el logro de los resultados previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno

presupuestario para la programacin, elaboracin, aprobacin, ejecucin, control,
evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los objetivos
generales y especficos en la programacin de los ingresos y de los gastos para su
consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria
real y oportuna de fondos en las asignaciones presupuestarias aprobadas.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del Estado se observarn los

principios presupuestarios, como: equilibrio entre ingresos y gastos, universalidad,
unidad, sostenibilidad, sustentabilidad y flexibilidad, con el objeto de que el presupuesto
cuente con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de
recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y

ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los proyectos, programas y
actividades que sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de
los recursos disponibles.
Las unidades componentes del sistema de administracin financiera tales como:

Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Pagadura, Recaudacin, Nmina y Bodega,
coordinarn e implantarn los procedimientos de control interno necesarios y sern
cumplidos por todos los servidores de acuerdo a las funciones asignadas.
220 02 TITULO: CONTROL INTERNO PREVIO AL COMPROMISO.
30
Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los

niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la
correcta administracin de los recursos humanos, financieros y materiales.
En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas

designadas verificarn previamente que:
1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y

con los proyectos, programas y actividades aprobados en los planes y presupuestos;
2. La operacin financiera, prevista para su ejecucin, sea la ms apropiada;
3. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para
llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma; y,
4. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no
comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
220 03 TITULO: CONTROL INTERNO PREVIO AL DEVENGAMIENTO
Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como

resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios, u
otros conceptos de ingresos, los servidores encargados verificarn:
1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera

que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya
registrado contablemente y contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga
su razonabilidad y exactitud aritmtica;
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y
cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega
o en el acta de recepcin e informe tcnico legalizados y que evidencien la
obligacin o deuda correspondiente;
3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad
con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso
efectuado;
4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los
presupuestos de ingresos.
5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde
los ingresos.
6. La correccin y legalidad aplicados en los aspectos formales y metodolgicos del
ingreso.
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su
proceso.
220 04 TITULO: CONTROL DE LA EVALUACION EN LA EJECUCION DEL

PRESUPUESTO
31
La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las

entidades del sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y
medicin de los avances fsicos y financieros obtenidos. Comprende la determinacin
del comportamiento de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de
cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles

responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los proyectos, programas
y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo planteado, adems, debe
identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto, para su correccin oportuna.
La mxima autoridad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria

efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente
a los niveles de recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el

avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con
las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de
los plazos convenidos contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del presupuesto,

tales como:
Controles sobre la programacin, formulacin y aprobacin,

Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.
Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin,
Controles a las etapas de evaluacin, cierre y liquidacin.

TESORERIA
230 01 TITULO: DETERMINACION DE LOS INGRESOS
Los ingresos de auto gestin estimados en el presupuesto aprobado sern determinados

y recaudados en concordancia con las disposiciones legales de la materia. Los
ingresos sern clasificados bajo criterio econmico tales como: corrientes, de capital y
financiamiento. Los valores cobrados indebidamente sern devueltos a los
contribuyentes o compensados con otras obligaciones, siempre que sea posible
identificarlos.
Los ingresos de autogestin, en ausencia de disposiciones que regulen la materia,

sern fijados por las autoridades institucionales que tengan facultad para definir su
poltica financiera. Los valores que se determinen para estas recaudaciones, por lo
menos cubrirn los costos actualizados del bien o servicio que se convierta en la fuente
de ingresos financieros.
Los conceptos por los cuales se generen ingresos se identificarn de acuerdo al

clasificador presupuestario (ver clasificador presupuestario hasta tercer nivel).
32
230 02 TITULO: RECAUDACION Y DEPOSITO DE LOS INGRESOS.
Los ingresos se recaudarn en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre

de la entidad y sern revisados, depositados y registrados en la cuenta corriente abierta
a nombre de la entidad en un banco oficial o un banco privado debida y legalmente
autorizado, durante el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente.
Los bancos corresponsales que integran y operan con el sistema de red bancaria
nacional, cuando recauden ingresos pblicos, informarn a las entidades pblicas
generadoras y propietarias de dichos ingresos, mximo dentro de las 24 horas de
efectuada la recaudacin.
Las recaudaciones directas sern depositadas en las cuentas bancarias establecidas

por la entidad, en el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente,
pudiendo consignarse en varios depsitos parciales cuando sean por montos que
impliquen un gran riesgo conservarlos en la entidad pblica.
Los ingresos sern depositados en forma completa e intacta, segn se hayan recibido,
por tanto, est prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o prstamos con los dineros
producto de la recaudacin.
230 03 TITULO: CONSTANCIA DOCUMENTAL DE LA RECAUDACION
Sobre los valores que se recauden, por cualquier concepto, se entregar un recibo
prenumerado, fechado, legalizado y con la explicacin del concepto y el valor cobrado
en letras y nmero y con el sello de Cancelado, documento que respaldar la
transaccin realizada. El original de este comprobante ser entregado a la persona que
realice el pago. Diariamente se preparar, a modo de resumen, el reporte de
recaudacin.
Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del

uso y destino de los formularios para recaudacin de recursos.
En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn

documentadamente mediante controles administrativos.
230 04 TITULO: VERIFICACION DE LOS INGRESOS
Se efectuar una verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos
efectuados sean iguales a los valores recaudados. Esta diligencia la realizar una
persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable.
Luego de efectuar la verificacin, si como resultado se establece una diferencia en ms,

el valor quedar a favor de la entidad; y, de producirse una diferencia en menos, si
despus de un anlisis se comprueba que efectivamente es producto de un error, la
diferencia la asumir la entidad, caso contrario exigir su reintegro a la persona
encargada de la recaudacin.
33
El responsable de la gestin financiera y el responsable de las recaudaciones

evaluarn permanentemente la eficiencia, efectividad y eficacia con que se recaudan
los recursos y adoptarn las medidas que correspondan.
230 05 TITULO: MEDIDAS DE PROTECCION DE LAS RECAUDACIONES
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el responsable de tesorera adoptarn

las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras
permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una
garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al

recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con
mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia y cantidad de
comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la asignacin de personal de
seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o depsitos en
bancos que ofrezcan este servicio.
230 06 TITULO: FONDOS DE REPOSICION
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos

especficos, sern adecuadamente controlados, con el fin de precautelar una apropiada y
documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no utilizados.
Existen operaciones mediante las cuales se entregan fondos a rendir cuentas a entidades
o funcionarios pblicos. Este tipo de operaciones se da generalmente en la ejecucin de
programas, cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de la sede principal. Tambin
cuando se efectan proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se
producen entregas en efectivo para gastos de viaje del personal en comisin de
servicios.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin

sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuenta o
devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio
que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades
sobre este tipo de las operaciones y hechos econmicos, se podr utilizar las cuentas
auxiliares Fondos Rotativos, Fondos a Rendir Cuentas y Fondos Fijos de Caja Chica.
FONDOS ROTATIVOS:
Fondos rotativos son valores fijos asignados para la administracin de un fin especfico
y se mantendrn depositados en una cuenta corriente independiente a nombre de la
entidad o proyecto.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados;
la cuenta corriente ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada.
34
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible, generalmente sirven para lograr un
mejor control contable en oficinas regionales sobre proyectos de construccin,
carreteras, entre otras, su reposicin se realiza a base de la documentacin remitida por
el responsable del manejo del fondo para su debida contabilizacin.
La emisin del cheque de reposicin o la nota de crdito cuando se trate de

transferencia, constituyen los nicos documentos para el registro contable de los
desembolsos del fondo.
FONDOS A RENDIR CUENTAS:
Son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en comisin de

servicios, cuyas actividades las ejecutan en zonas geogrficas alejadas de la sede
principal.
FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA:
El uso de fondos en efectivo slo debe implementarse por razones de agilidad y costo.
Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de
la operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin
de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir

gastos menores y urgentes denominado caja chica.
Estos pagos se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes prenumerados,

debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin

emitida por el Ministerio de Economa y Finanzas y por la misma entidad y sern
manejados por personas independientes del cajero y de quienes administren dinero o
efecten labores contables.
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las
operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.
230 07 TITULO: ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN

EFECTIVO
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores
de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos
con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los
saldos contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y

registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor

responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se
realiz en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
35
Estos arqueos sern efectuados por la unidad de Auditora Interna o por personas
delegadas por el director financiero, que sean independientes de las funciones de
registro, autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectare irregularidades, se comunicar

inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora
Interna, para que adopten las medidas correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada

por las personas que intervinieron en el arqueo.
230 08 TITULO: CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS
Las cuentas corrientes bancarias se abrirn bajo la denominacin de la entidad u

organismo pblico, y si es necesario, con indicacin de la oficina regional, provincial,
delegacin o agencia, y su nmero ser lo estrictamente necesario, con la finalidad de
mantener un adecuado control interno.
Al abrir las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de los funcionarios autorizados
para suscribir los cheques.
Todo desembolso se efectuar mediante cheque, a la orden del beneficiario y por el

valor exacto de la obligacin que conste en los documentos comprobatorios.
Las personas autorizadas para girar cheques no tendrn funciones de recaudacin de

recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable ni de
autorizacin de gastos, con excepcin de las entidades pequeas que no cuenten con
personal para el desempeo de dichas funciones. Los funcionarios responsables de su
manejo sern obligatoriamente caucionados.
230 09 TITULO: CONCILIACIONES BANCARIAS
La conciliacin bancaria se realiza comparando los movimientos del libro bancos de la

entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en
uno u otro lado. La conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite verificar si
las operaciones efectuadas por la oficina de tesorera han sido oportunas y
adecuadamente registradas en la contabilidad.
Inmediatamente y luego de recibir los estados de cuenta bancaria dentro de los primeros
das hbiles del mes, se efectuarn las conciliaciones bancarias correspondientes por un
funcionario independiente del manejo de los recursos y registro.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por
una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques,
depsito de fondos y/o registro de operaciones relacionadas. Corresponde a la
administracin designar al funcionario responsable de la revisin de las conciliaciones
bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario independiente.
36
Cuando las conciliaciones se efecten en sistemas computarizados, la entidad crear los

controles necesarios con el fin de asegurar resultados positivos.
La oportunidad con que se realice la conciliacin, ser la base fundamental para el

control de las disponibilidades bancarias y la toma de decisiones.
230 10 TITULO: CONTROL PREVIO AL PAGO
Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o

cheques, entre otros, previamente verificarn que:
La transaccin disponga la documentacin sustentatoria y autorizacin respectiva.

Exista la disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligacin.
Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido.
No haya demora injustificada en el pago.
Esto incluye adems la verificacin de:
a) La documentacin de respaldo que evidencia la obligacin.

b) La existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total o
parcial de las obligaciones a pagar.
c) Que la transaccin no ha variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad
con el presupuesto.
230 11 TITULO: PAGO DE REMUNERACIONES
Las remuneraciones sern pagadas a los servidores con cheques individuales o

mediante depsitos directos en sus cuentas corrientes o de ahorros. En caso de pagar
con cheques individuales, podr abrirse una cuenta bancaria dedicada exclusivamente
para este propsito.
A los trabajadores amparados por el Cdigo del Trabajo y a los servidores que
presten sus servicios en lugares donde no existan bancos, se les pagar sus
remuneraciones en efectivo, a menos que acepten expresamente otra modalidad de
pago.
Para los pagos en efectivo, se girar un solo cheque a favor del responsable de dichos
pagos (tesorero, pagador, administrador de caja, etc.), el que ser efectivizado para
realizar los pagos a base del rol correspondiente en el que se indicar los montos
ganados, las retenciones, el valor lquido a cancelarse y la firma respectiva.
230 12 TITULO: CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
Todas las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a
las polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las
mismas, se establecer un ndice de vencimientos que permita que sean pagadas
oportunamente para evitar recargos, intereses y multas.
37
Todas las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida al momento de definir

el compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros
detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora
injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal
y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.
230 13 TITULO: UTILIZACION DEL FLUJO DE CAJA EN LA

PROGRAMACION FINANCIERA
Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.
La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin,

gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su
finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo
compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto, con la
disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.
Un instrumento de la programacin financiera es el Flujo de Caja, que refleja las

proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de
financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio

presupuestario; su periodicidad puede ser anual, trimestral o diaria, de acuerdo con las
necesidades.
Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades
exclusivamente con fondos del Tesoro Nacional, salvo que lo consideren necesario.
230 14 TITULO: CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTIAS Y FIANZAS
Existen contratos que celebran las entidades del Sector Pblico cuyas condiciones
generales estipulan la presentacin de garantas y fianzas otorgadas por los contratistas
o proveedores para proseguir con su ejecucin. Algunos de stos son los contratos de
obras, contratos por adquisicin de bienes, la contratacin de servicios profesionales,
entre otros, que prevn el pago de anticipos o se entregan adelantos, previa la
presentacin de una garanta o fianza. As mismo algunas transacciones por prestacin
de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los
proveedores la presentacin de garantas y fianzas de conformidad a las estipuladas en
la Ley de Contratacin Pblica y su Reglamento, no pudiendo la tesorera efectuar
ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito.
Es importante que la tesorera se constituya en un elemento de control para el adecuado

cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:
Las garantas cumplirn con los requisitos sealados en las disposiciones legales
vigentes.
38
La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos, en

cuyo proceso se verificar que las garantas y fianzas sean solidarias,
incondicionales, irrevocables y de realizacin automtica.
Custodia organizada de las garantas y fianzas.
Control de vencimientos de las garantas y fianzas recibidas.
La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las

garantas y fianzas, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir
su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.
39
230 15 TITULO: USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA LOS DOCUMENTOS

PAGADOS POR LA TESORERIA
Una vez concluido el trmite del pago, los documentos que evidencien el desembolso de
dinero, sern marcados con un sello de cancelado, que indique en forma visible su
condicin de documento pagado, debiendo consignar adems el nmero del cheque
girado, nmero de la cuenta corriente, el nombre de la entidad bancaria y la fecha de
pago. Luego ser enviado a la unidad de contabilidad para su registro, archivo y
conservacin por el tiempo que la ley disponga. Este mecanismo de control interno
reduce el riesgo de utilizacin del mismo documento para sustentar otro egreso de
fondos, indebidamente o por error.
230 16 TITULO: TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS

ELECTRONICOS
Toda transferencia de fondos por medios electrnicos estar sustentada en documentos

que aseguren su validez y confiabilidad.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades

agilita la gestin financiera gubernamental. Sin embargo, si bien los mecanismos
electrnicos dinamizan la administracin de las transacciones financieras por la
velocidad que imprimen, stos no generan documentacin inmediata que sustente la
validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspecto que limitan la aplicacin de
controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los

mecanismos de seguridad en el uso de contraseas (passwords), cuyo acceso ser
restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer la
serie completa de passwords utilizados en una entidad.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el

sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el
signatario del password respectivo.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes

automticos, que constituir uno de los elementos de evidencia inmediata de la
transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino de los
recursos.
El uso del fax es otro medio que permite contar en lo inmediato con documentos que
sustenten la naturaleza y detalles de la operacin, cuyo respaldo formal estar sujeto a la
obtencin de los documentos originales.
230 17 TITULO: INVERSIONES FINANCIERAS: ADQUISICION Y VENTA
La adquisicin y venta de inversiones financieras sern reglamentadas en cada

institucin pblica, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde
con el mercado financiero y con el grado de riesgo asumido, dentro de las
condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva ley.
40
Los papeles fiduciarios, con excepcin de los que la ley dispone su negociacin
directa, sern comprados y vendidos a travs de las Bolsas de Valores.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en

papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.
El costo de una inversin financiera corriente incluye el precio de adquisicin, ms

comisiones e impuestos que se relacionan con la comercializacin de las mismas.
230 18 TITULO: INVERSIONES FINANCIERAS, CONTROL Y

VERIFICACION FISICA
Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin

corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que
devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que
asegure que han sido registradas debidamente y que las rentas generadas han sido
oportunamente recibidas y contabilizadas.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor

auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la
informacin, estos registros sern constantemente actualizados a fin de que los
directivos cuenten con datos necesarios para la toma de decisiones.
En base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la

custodia y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores
fiduciarios existentes.
Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna y/o por una comisin
nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular
financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control en forma trimestral o
semestral.

ANTICIPOS DE FONDOS Y CUENTAS POR COBRAR
240 01 TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.
Los valores pendientes de cobro sern analizados peridicamente por parte del
encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo del rea financiera para determinar
la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigedad del saldo
de las cuentas.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados dentro de un tiempo

razonable, para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores.
Este anlisis ser efectuado peridicamente, de preferencia en forma mensual, para

verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado

para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
41
240 02 TITULO: CONCILIACION Y CONSTATACION.
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de
anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre
estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien el saldo de la
cuenta del mayor general.
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos

trimestralmente, por servidores independientes de su control, registro o manejo de
efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo.
El responsable del rea financiera, por lo menos una vez al ao, enviar a los
deudores los estados de cuenta de sus movimientos y saldos a fin de confirmarlos,
siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.
240 03 TITULO: ELIMINACION DE SALDOS NO RESUELTOS
Se eliminarn de los registros contables, los saldos de las cuentas cuyos activos no se
hayan podido identificar, localizar o se hayan mantenido sin solucin definitiva durante
los cinco aos anteriores, a menos que la ley seale otro plazo.
El Director Financiero o quien haga sus veces, presentar para fines de control a la
mxima autoridad de la entidad, a la Contralora General del Estado y a la Unidad de
Auditora Interna, donde sta exista, informes semestrales en los que consten en forma
detallada los conceptos, valores por cobrar y las gestiones realizadas para hacerlos
efectivo antes de que opere la caducidad o prescripcin de la accin legal.
Los informes sern presentados los meses de junio y diciembre de cada ao, los mismos
que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el
asiento de eliminacin correspondiente, se utilizar como contrapartida la respectiva
cuenta de Patrimonio.
No podrn ser eliminados los activos que se encuentren sujetos a un proceso legal activo
o cuyo cobro sea inexcusable.
La documentacin de los asientos de eliminacin, se mantendr por el tiempo

especificado en las disposiciones legales pertinentes.
42
250 00 AREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL

AREA DE INVERSIONES EN EXISTENCIAS Y BIENES DE
LARGA DURACION
250 01 TITULO: ADQUISICION
En toda entidad u organismo del sector pblico, de ser necesario, se dispondr de una
unidad de abastecimiento; la mxima autoridad a travs del comit o unidad encargada
de las adquisiciones, determinar los procesos a seguir en la programacin, adquisicin,
almacenamiento y distribucin de materiales, tiles y enseres, as como de otros bienes
de larga duracin necesarios para el desarrollo y ejecucin de las actividades de las
entidades.
Para las adquisiciones, en cada entidad se establecern mnimos y mximos de

existencias, de tal forma que stas se realicen nicamente cuando sea necesario y
adquiridas en cantidades apropiadas, bajo los criterios de austeridad, eficiencia,
efectividad y economa.
La mxima autoridad y los miembros del comit de adquisiciones y abastecimiento,

sern responsables de la aprobacin de las cotizaciones, concursos de ofertas o
licitaciones, para lo cual se:
Considerarn las cotizaciones en un mnimo de tres.

Mantendr un registro actualizado de proveedores y cotizaciones para asegurar un
debido control, calidad y precios de los productos.
Determinar un criterio de economa en la compra de bienes,
Tomar en cuenta, para los materiales fungibles o de uso diario, el tiempo de
duracin.
Considerar para las medicinas y otro tipo de bienes perecibles, el tiempo de
caducidad.
250 02 TITULO: ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION
Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega,
an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o
dependencia que lo solicita.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn

adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras, y tendrn el espacio fsico
necesario.
El guardalmacn o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su

conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y
especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin), as como
los que salen.
43
Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad,

manejo y control de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente,

por unidades de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn
tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos,
el encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la
documentacin correspondiente.
250 - 03 TITULO: SISTEMA DE REGISTRO
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias

como de los bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que
permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la
informacin se encuentre siempre actualizada y de conformidad con la normativa
contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos

de las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar
seguridad de su registro y control oportuno, y servir para la toma de decisiones
adecuadas.
250 04 TITULO: IDENTIFICACION Y PROTECCION
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin,

organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una
parte visible, permitiendo as su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros

individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de
base para el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de

responsabilidad de cada servidor pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para

protegerlos, contra diferentes riesgos que pudiera ocurrir, se verificarn peridicamente,
a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
250 05 TITULO: CUSTODIA
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser

responsable de designar a los custodios de los bienes, as como de establecer un
conjunto de procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento
de las existencias y bienes de larga duracin.
44
Para el control de las existencias y bienes de larga duracin corresponde a la

administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa
a la custodia fsica y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la
entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado, esto permitir una fcil
identificacin del personal responsable de su custodia.
250 06 TITULO: USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACION
En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en

las labores institucionales y por ningn motivo para fines personales o particulares.
Cada servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga
duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones; y por
ningn motivo sern utilizados para fines personales o particulares.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es

responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su
uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente, y para
los fines de la Institucin.
250 07 TITULO: CONTROL DE VEHICULOS OFICIALES
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal
de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin
constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles que
garanticen el buen uso de tales unidades.
La utilizacin de los vehculos oficiales por necesidades del servicio, durante o fuera de
los das y horas no laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior. Con
el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en
actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la
respectiva orden de movilizacin.
Por ningn concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que tengan el
carcter de indefinidos.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales tendrn la

obligacin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades,
en los sitios destinados por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la
institucin a la que pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad aprobar los procedimientos administrativos

relacionados con el control de vehculos asignados a la entidad, en concordancia con el
Reglamento General de Bienes para el Sector Pblico y dems disposiciones emitidas
sobre la materia por la Contralora General del Estado.
250 08 TITULO: CONSTATACION FISICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE

LARGA DURACION
45
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo

menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente
de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para
efectos de identificacin.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el

proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern
investigadas, y luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del
funcionario responsable; tambin se identificar los bienes en mal estado o fuera de uso,
para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las
disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica
de las existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la
base de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin
de dichos servicios.
La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo

exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente
para sufragar dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada

aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con
auditora interna, el titular designar a un funcionario que cumpla esta funcin.
Esta norma es tambin aplicable para la realizacin de los inventarios fsicos de

almacn, se aplicarn los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en
dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes.
250 09 TITULO: BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA, PERDIDA O

ROBO.
La baja de bienes de larga duracin se efectuar una vez cumplidas las diligencias y
procesos administrativos que sealen las disposiciones legales vigentes, dejando
evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia,

prdida o hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General de Bienes del
Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos
del Sector pblico y dems reglamentacin interna emitida por la entidad.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez

competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja
correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo
del inventario respectivo.
Para baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del
nivel superior.
46
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable

se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y, cuando el caso lo amerite,
se le exigir adems la restitucin del bien con otro de igual naturaleza o pagar su valor
a precio de mercado.
250 10 TITULO: VENTA DE BIENES Y SERVICIOS
Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos

fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Los servidores responsables de
organizar la junta de remates y dems procedimientos previos para autorizar las
enajenaciones, de los avalos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones
resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios,

emitirn su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus
costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderas
despachadas o servicios prestados, la documentacin de los movimientos y la
facturacin segn los precios y modalidades de ventas.
250 11 TITULO: MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACION
La administracin de la entidad velar en forma constante por el mantenimiento

preventivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de
funcionamiento y prolongar su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la

gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles
necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como
que se cumplan sus objetivos.
La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento,

estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que
solicita el servicio.
47

DEUDA PUBLICA
260 01 TITULO: CONTRATACION DE PRESTAMOS
La informacin administrativa del endeudamiento pblico se organizar de manera tal

que satisfaga los diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y
comprensin de este tipo de operaciones.
Un registro de controles de prstamos permite visualizar las obligaciones contradas por

el pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original; plazo;
vencimientos; condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.
Todo endeudamiento ser incluido en el presupuesto y ste constituir el monto mximo

que se contrate en el ejercicio fiscal.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, no podrn contratar

prstamos. Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos
presentadas sin tener la autorizacin correspondiente, sern negadas mientras no
cumplan las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como

contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros

no han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea por que ha
concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se
encuentra paralizado sin justificacin alguna.
Para el control adecuado de los prstamos deber considerarse:
Los objetivos del endeudamiento;

Las fases de endeudamiento;
La organizacin de la informacin sobre endeudamiento;
Las clases y tipo de deuda (deuda interna, deuda externa, entre otros.);
Los nombres de los acreedores (gobiernos, organismos internacionales, banca
privada internacional, entre otros); y,
La conciliacin de desembolsos de prstamos y operacin por servicio de la deuda.
Un registro de la deuda privada avalada por el Estado, ser til para la informacin
sobre contingencias en este aspecto. El registro del endeudamiento interno proporciona
una visin til sobre bonos y otros ttulos y valores emitidos.
Los tipos de obligacin se clasifican en internos o externos, a corto o largo plazo; el

mantener controles sobre cada obligacin, permite su comprobacin posterior y permite
informar oportunamente a los responsables sobre los vencimientos.
48
Contar con informacin organizada y actualizada permitir conservar en forma

adecuada la memoria institucional de la gestin pblica, en relacin con el
endeudamiento del pas.
260 02 TITULO: CONTABILIDAD DE LA DEUDA PUBLICA
Se implementar un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione

informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones
de endeudamiento, asegurando la preparacin de informacin financiera detallada,
confiable y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con

informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las
operaciones de endeudamiento pblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y
necesidades de estas operaciones, que permitir el registro actualizado de la deuda,
asegurando que la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros del
sistema de contabilidad gubernamental.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica,

posibilitar el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos con los
proyectos financiados por ellos, actualizar desembolsos en forma automtica, identificar
atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar
reportes para la gerencia y auditora. La contabilidad del endeudamiento mediante
sistemas computarizados producir reportes sobre el servicio de la deuda pblica en:
amortizacin, intereses, comisiones, moras, entre otros, para ser conciliados con el
presupuesto.
Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando

conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos
fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de
consolidacin, renegociacin y otros. As mismo, tales estados reflejarn la deuda
asumida que se refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y las honras
de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos o convenios internos
respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros
contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los
conceptos relacionados con los reportes generados.
En base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica, e

incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la
Cuenta nica del Tesorero Nacional.
Corresponde a la administracin del rea de endeudamiento pblico impulsar la

implementacin de un sistema computarizado acorde con sus necesidades, mediante la
optimizacin de sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas que definan
anticipadamente los aspectos de soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del
sistema.
49
Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Economa y Finanzas que administra e
informa sobre el endeudamiento pblico a nivel nacional.
260 03 TITULO: CONCILIACION DE DESEMBOLSOS DE PRESTAMOS Y

DE OPERACIONES POR SERVICIO DE LA DEUDA
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que
las operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos
y entidades involucradas en su procesamiento.
El Ministerio de Economa y Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin

de los desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del
Ecuador, agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin
uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del proceso de
endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el
Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los
prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos
efectivamente recibidos y colocados para ejecucin de gastos e inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de

contrapartidas utilizados en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
El rgano administrador del endeudamiento pblico disear procedimientos para la

conciliacin del servicio de la deuda, a fin de contar con informacin uniforme y
confiable sobre montos vencidos pendientes de pago, si los hubiere.
Las entidades acreedoras conciliarn, peridicamente, con el Ministerio de Economa y

Finanzas, los montos pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los
conceptos de amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
260 04 TITULO: ELIMINACION DE PASIVOS NO RESUELTOS
Se eliminarn de los registros contables, los pasivos vencidos que el ente mantenga por
ms de cinco aos, sin una solucin definitiva.
El Director Financiero o quien haga sus veces, presentar para fines de control a la
mxima autoridad de la entidad, a la Contralora General del Estado y a la Unidad de
Auditora Interna, donde sta exista, informes semestrales en los que consten en forma
detallada los conceptos y valores por pagar.
Los informes sern presentados los meses de junio y diciembre de cada ao, los mismos
que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no resueltos. En el
asiento de eliminacin correspondiente, se utilizar como contrapartida la respectiva
cuenta de Patrimonio.
50
No sern eliminados los pasivos que se encuentren sujetos a un proceso legal activo o
cuyo pago sea inexcusable.
La documentacin que sustenten los asientos de eliminacin se mantendr por el tiempo

especificado en las disposiciones legales pertinentes.

AREA DE RECURSOS HUMANOS
300 01 TITULO: DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS
Se denomina cargo o puesto al conjunto de actividades, deberes y responsabilidades

asignadas o delegadas por ley o autoridad competente a una clase especfica de acuerdo
al manual y que requiere de una partida presupuestaria especfica.
La clasificacin ocupacional es el agrupamiento de cargos o puestos en clases por

similitud de deberes y responsabilidades.
La entidad contar con un manual de procedimientos que contenga la descripcin de los

requisitos mnimos de todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura
administrativa. Este documento ser actualizado peridicamente, constituyndose en un
instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin de
personal.
300 02 TITULO: SELECCION DE PERSONAL
La seleccin de personal es un proceso tcnico que comprende la convocatoria,

evaluacin y seleccin de los aspirantes ms idneos para ocupar cargos en la entidad.
La seleccin permite identificar al personal por su conocimiento y experiencia,
debiendo asegurarse que cada servidor que ingresa a la entidad rena los requisitos
establecidos en el manual ocupacional, los mismos que sern acreditados
documentadamente por los aspirantes.
Para seleccionar al personal, se efectuar un anlisis del cargo y los requisitos que
posea el interesado, as como tambin se analizar la necesidad de llenar los cargos
vacantes tomando en consideracin que exista la disponibilidad presupuestaria.
Para ocupar un cargo pblico ser condicin obligatoria, que la persona no tenga
antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez y que no se encuentre
sancionada por perjuicios en contra del Estado o por negligencia en el desempeo de
un puesto anterior, segn las disposiciones legales pertinentes.
No podrn ocupar cargos pblicos quienes no cumplan con los requisitos mnimos
establecidos para cada cargo o funcin existente en el ente.
Para cualquier subrogacin de funciones es necesario que la persona seleccionada rena

los requisitos mnimos exigidos para ocupar el mencionado cargo.
300 03 TITULO: ACTUACION Y HONESTIDAD DE LOS FUNCIONARIOS
51
Los servidores pblicos, cualquiera que sea el nivel en el que se encuentren en la

organizacin institucional, estn en la obligacin de actuar con orden, moral, disciplina
y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza del pblico. Por lo tanto, el
servicio que se presta, en ningn momento estar subordinado a la utilidad o ventaja
personal.
El servidor ejecutar sus funciones observando los cdigos, normas y

procedimientos que su profesin, oficio, actividad o especialidad le demanden, as
como cumpliendo y haciendo cumplir las disposiciones legales que rijan su actuacin
tcnica.
No podr recibir ningn beneficio directo o indirecto de personas sean stas naturales o
jurdicas, y no intervendr en asuntos en los que tenga inters personal y en los que
participen su cnyuge, hijos o parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de
consanguinidad.
300 04 TITULO: CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO PERMANENTE
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que los servidores sean entrenados
y capacitados en forma obligatoria, constante y progresiva, en funcin de las reas
de especializacin y del cargo que desempean.
La capacitacin es un proceso continuo de orientacin - aprendizaje, mediante el cual se

desarrollan las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor
desempeo en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de acuerdo a un
programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institucin. La
capacitacin es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el desempeo de los
servidores, por lo tanto, el tipo de capacitacin debe estar en relacin directa con el
puesto que ocupan.
El personal de la institucin recibir la capacitacin necesaria para el buen desempeo

de sus funciones.
En la seleccin del personal a capacitarse se considerarn fundamentalmente:
1. La misin y los objetivos de la entidad.

2. Las necesidades de capacitacin.
3. El conocimiento requerido para el ejercicio de la funcin.
4. Las perspectivas de aplicacin del nuevo conocimiento en el desempeo de sus
funciones, por parte de la persona seleccionada.
5. Que la designacin recaiga en una persona que no haya concurrido
anteriormente a eventos similares.
Los servidores designados por la entidad para recibir capacitacin externa, estn en la
obligacin de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su dependencia, a
efecto de mejorar el rendimiento de todo el grupo.
52
Para garantizar este proceso la entidad emitir un reglamento que contenga los
aspectos inherentes a la capacitacin y las obligaciones que asumirn los servidores
capacitados.
300 05 TITULO: ROTACION, EVALUACION E INCENTIVOS
La rotacin del personal incluye un conjunto de acciones que estn orientadas a ampliar
sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestin institucional.
La rotacin de personal, es la accin que conlleva al desplazamiento del servidor a

nuevas funciones dentro de la misma rea de trabajo con el propsito de ampliar sus
conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable.
Con el fin de aprovechar al mximo los esfuerzos y capacidades de los recursos

humanos, se efectuarn cambios peridicos de tareas a los servidores que cumplen
funciones similares dentro de las reas financiera y administrativa, esto les permitir
que estn capacitados para cumplir cualquier actividad con eficiencia y efectividad.
La mxima autoridad reconocer obligatoriamente los ttulos y grados acadmicos

alcanzados por el servidor pblico, a nivel superior y de postgrado as como la
publicacin de libros, entre otros.
De presentarse vacantes en las instituciones, stas se llenarn con personal de la misma

entidad previo la realizacin de un concurso interno de merecimientos, de no existir
participantes, la vacante se llenar por profesionales que se sometern al mismo proceso
de seleccin. Los resultados de estos concursos lo podrn conocer los participantes.
La evaluacin del personal es un proceso tcnico que consiste en determinar si el

servidor rinde de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad.
La evaluacin de personal es de importancia vital y ser efectuada por el jefe que

directamente supervisa la labor del servidor con la participacin de la Direccin de
Recursos Humanos, quienes deben apreciar objetivamente su desempeo, a efecto de no
distorsionar la informacin que frecuentemente se consigna en los formatos de
evaluacin. Los resultados de la evaluacin de personal se utilizan tambin para otras
acciones de personal, como son: la capacitacin, promocin y ascensos.
La Direccin de Recursos Humanos formular polticas y procedimientos de evaluacin

de personal y los someter a la aprobacin de la mxima autoridad de la entidad y los
divulgar entre todos los servidores, con el propsito de que estn al tanto de la forma
como se evala su rendimiento.
As mismo, estn en la obligacin de comunicar a los servidores, el resultado de su

evaluacin peridica y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento.
Se definir una escala de sueldos e incentivos, de conformidad con las leyes de la

materia, de forma que se retribuya apropiadamente por la responsabilidad y dedicacin
con que ha sido desempeado cada uno de los cargos.
300 06 TITULO: ASISTENCIA Y RENDIMIENTO
53
En la entidad se establecern procedimientos apropiados que permitan controlar la

asistencia de los servidores, as como el cumplimiento de las horas efectivas de labor.
El control de asistencia y puntualidad est constituido por los mecanismos establecidos

en los reglamentos que permiten controlar que los servidores cumplan con su
responsabilidad conforme al horario establecido.
Los directivos establecern y supervisarn el funcionamiento de dichos controles, y

motivarn permanentemente con el ejemplo al personal a su cargo, a efecto de que la
puntualidad se convierta en una sana costumbre.
El control de permanencia estar a cargo de los jefes de cada unidad administrativa,

quienes controlarn no slo la presencia fsica de los servidores que estn bajo su
responsabilidad, durante toda la jornada de trabajo, sino tambin que cumplan
efectivamente con las funciones del cargo asignado, generando valor agregado para la
institucin.
El establecimiento de mecanismos de control estar en funcin de las necesidades de la

institucin, teniendo presente que el costo de la implantacin de los mismos, no debe
exceder de los beneficios que se obtengan.
Los controles de asistencia y permanencia incluir a todo el personal que labora en la

entidad, salvo excepciones por necesidades del servicio debidamente autorizadas.
300 07 TITULO: INFORMACION ACTUALIZADA DEL PERSONAL
En los expedientes individuales se consignarn la informacin de cada uno de los

servidores, con nombramiento o contratados, que permita a la administracin, contar
con informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones.
Cada registro o expediente personal contendr el historial de cada servidor, siendo

responsabilidad de la unidad de personal, o la que haga sus veces, administrar los
mismos, definiendo su estructura, para consignar la informacin bsica del trabajador.
El personal de la entidad, tiene la responsabilidad de entregar oportunamente a la

oficina de recursos humanos, la informacin que se requiera, para mantener
actualizados los expedientes personales.
El rea de personal o quien haga sus veces, verificar si la informacin presentada por el
personal en copia simple, rene los requisitos de veracidad y legalidad pertinentes.
300 08 TITULO: COMPENSACION POR BECAS DE ESTUDIOS

OTORGADAS AL PERSONAL
Los conocimientos adquiridos por el personal que participa en los programas de estudio
en el pas o en el exterior, en forma previa al inicio de la beca de estudios suscribir un
contrato de compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la entidad por el tiempo
establecido en los convenios pertinentes.
54
La mxima autoridad de la entidad propender a que los nuevos conocimientos

adquiridos por los servidores durante las becas de estudios sean utilizados
adecuadamente en beneficio de la gestin institucional.

AREA DE SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS
400 01 TITULO: ORGANIZACIN DEL AREA INFORMATICA
Cada entidad establecer los lineamientos que orienten el proceso de organizacin del
rea de informtica, aspecto que implica la definicin de actividades a cumplir, las
funciones y responsabilidades del personal, al igual que las interrelaciones de los
elementos comprendidos en este sector con las reas operativas de la entidad. Estos
elementos formarn parte del Manual de Organizacin y Funciones, correspondiente.
La estructura bsica del rea de Informtica estar constituida por reas que son
importantes para el funcionamiento, de acuerdo a las necesidades de cada entidad.
Corresponde a la mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas que permitan

organizar apropiadamente al rea de informtica y asignar los recursos humanos
calificados y equipos de computacin necesarios.
400 02 TITULO: PLAN INFORMATICO, ADQUISICION O

ACTUALIZACION DE SISTEMAS
Los sistemas de informacin computarizados se generan de acuerdo a los

requerimientos o necesidades establecidas en cada entidad del sector pblico, y ser
necesario que la mxima autoridad apruebe un PLAN INTEGRAL INFORMATICO,
con sujecin a las disposiciones vigentes. Dicho plan ser de carcter obligatorio,
independiente del nivel de complejidad o tamao de la entidad, adems ser el que
regule y determine el desarrollo informtico de la institucin a corto y mediano plazo.
El Plan Integral Informtico debe contener lo siguiente:
1. Fase organizacional referente a la misin de la entidad, estructura orgnica,

ANALISIS FODA situacin actual del rea informtica en: recursos humanos,
HARDWARE y SOFTWARE;
2. La definicin de los Sistemas de Informacin Computarizados que necesita la
institucin;
3. La priorizacin de los mismos;
4. La base tecnolgica requerida para su implantacin (equipos, programas y
personal);
5. El presupuesto financiero;
6. Plan de inversiones; y,
7. El cronograma de las actividades principales a desarrollar para la ejecucin del plan.
55
Esa metodologa incorporar en todas sus fases, la participacin de los usuarios y de la

Unidad de Auditora Interna, donde sta exista, as como instancias de aprobacin y
aceptacin escritas por parte de los usuarios directamente involucrados y la entrega
obligatoria de la documentacin detallada de cada fase, del sistema en general y de su
operacin o del usuario.
En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se

prevern tanto en el proceso como en los contratos respectivos, mecanismos que
aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad, la obtencin
de la licencia de uso legalizada, la recepcin de los programas, diseos, documentacin
en general y la garanta de mantenimiento ofrecida por el proveedor.
En la adquisicin de equipos de computacin (hardware), los contratos respectivos,

tendrn el detalle suficiente que permita establecer la marca y las caractersticas tcnicas
de los principales componentes al igual que la garanta ofrecida por el proveedor, a fin
de determinar la correspondencia de los equipos adquiridos con los requerimientos
establecidos en el proceso de contratacin, lo que quedar confirmado en las actas de
entrega/recepcin.
Para la incorporacin de nuevos sistemas y para la actualizacin o crecimiento de los

existentes, se utilizar tecnologa probada y actual tanto en los equipos como en los
programas de computacin de soporte (software de base). El proceso de desarrollo de
sistemas seguir una metodologa que comprenda al menos:
1. Un anlisis de factibilidad;
2. Una propuesta de desarrollo;
3. Un diseo conceptual y fsico;
4. Una prueba de aceptacin luego de una etapa de trabajo en paralelo;
5. Un plan de implantacin que considere:
Capacitacin
Adecuacin de los nuevos sistemas
Mantenimiento
400 03 TITULO: OPERACION Y MANTENIMIENTO
Para los sistemas incorporados a su gestin, en cada entidad se elaborarn

procedimientos formales y detallados del funcionamiento y operacin, tanto a nivel de
usuarios como de la unidad de sistemas de informacin computarizados.
Los sistemas en operacin se sometern a constantes pruebas y evaluaciones para

identificar inconsistencias o inconformidades respecto a su funcionamiento. Para
solucionar estas deficiencias se aplicarn los procedimientos de mantenimiento de los
sistemas, los mismos que sern definidos por la entidad.
Para el mantenimiento de sistemas, la entidad contar con mecanismos documentados

de los cambios y ajustes efectuados.
56
400 04 TITULO: ACCESO A LOS SISTEMAS Y MODIFICACION DE LA

INFORMACION
La mxima autoridad de cada entidad pblica o por su delegacin los directivos y

jefes de unidades administrativas, en coordinacin con el jefe de la unidad de
Procesamiento Automtico de Datos, establecern las medidas que permitan acceder
y modificar los datos e informacin contenidos en los sistemas computarizados solo a
personal autorizado. Estas se concretarn en controles de acceso fsico y lgico.
Entre los controles de acceso fsico a los puntos terminales del sistema de informacin
computarizado se tomarn en cuenta los siguientes:
1. Mantener los puntos terminales bajo llave;

2. Mantener los puntos terminales bajo supervisin directa; y,
3. Utilizar llaves para operar los puntos terminales.
Entre los controles de acceso lgico a los sistemas y la informacin contenida en

la computadora, se utilizar:
1. Claves de accesos (palabras secretas);

2. Rangos limitados de actividades (menes restringidos);
3. Perfiles de acceso, de acuerdo a las funciones y jerarquas de los usuarios; y,
4. Una bitcora de operacin de los sistemas llevada en forma manual o
computarizada, la misma que consistir en al menos:
Un registro de utilizacin de cada uno de los sistemas por cada uno de los
usuarios;
Registro de los intentos de acceso no autorizados; e,
Implantacin de circuitos especiales que identifican al dispositivo terminal
como autorizado para acceder a los sistemas.
Se entender por puntos terminales a las terminales de computacin, los

microcomputadores independientes y los conectados a otros equipos, ya sea en la
modalidad de red o multiusuario, y todos aquellos dispositivos que permitan la
intercomunicacin directa del usuario con el computador.
400 05 TITULO: ENTRADA Y SALIDA DE DATOS
Deben disearse controles con el propsito de salvaguardar los datos fuente, las
operaciones de proceso y salida de informacin, con la finalidad de preservar la
integridad de la informacin procesada por la entidad.
Para implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad designe a
los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello, deben establecerse
polticas que definan las claves de acceso para los tres niveles:
57
Primer nivel: nicamente tiene opcin de consulta de datos;

Segundo nivel: captura, modifica y consulta datos; y,
Tercer nivel: captura, modifica, consulta y adems puede realizar bajas de datos.
Los controles de salida de datos protegern la integridad de la informacin, para cuyo

efecto es necesario tener en cuenta aspectos tales como:
Copias de la informacin en otras unidades;

La identificacin de las personas que entregan el documento de salida; y,
La definicin de las personas que reciben la informacin.
Los controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados por procedimientos
estandarizados y formales que se efectivizan de la siguiente forma:
Describen en forma clara y detallada los procedimientos;

Actualizan peridicamente los procedimientos; y,
Asignan los trabajos con niveles efectivos de utilizacin de equipos.
En tal razn, los jefes de las unidades administrativas, sern responsables de asegurar
que los sistemas tengan controles, sean stos manuales o automticos de validacin de
los datos que van a ser ingresados al computador, puntualizando en los procedimientos
para verificar que la informacin registrada en los documentos fuente es correcta, es
decir, permitan identificar los errores y efectuar los ajustes que sean necesarios en el
proceso.
Se aplicarn procedimientos que garanticen el ingreso al computador de datos vlidos,

es decir, que sean consistentes con los archivos.
Corresponde a la Direccin de la entidad, en coordinacin con el rea de Informtica,

establecer los controles de datos fuente, los controles de operacin y los controles de
seguridad, con el objeto de asegurar la integridad y adecuado uso de la informacin que
produce la entidad.
400 06 TITULO: TRANSACCIONES RECHAZADAS
La entidad definir procedimientos para el caso de producirse transacciones rechazadas

por efecto del procesamiento de la informacin; las transacciones que no cumplan con
las caractersticas para su ingreso al computador, sern incluidas en un archivo de
transacciones en suspenso; y, al final de cada proceso, el responsable de la informacin
las revisar para tomar las acciones necesarias para su correccin.
De acuerdo a las necesidades de informacin al menos al fin de cada mes, el

responsable final de la informacin revisar las transacciones rechazadas que se
mantengan pendientes y tomar las acciones para su correccin.
Se mantendr un registro u otro tipo de control sobre las transacciones rechazadas

y el estado en que se encuentra cada una.
58
Una vez corregidas sern sometidas a los mismos mecanismos de control establecidos
para las transacciones originales.
Con la finalidad de detectar errores repetitivos de las transacciones rechazadas,

mensualmente se efectuar un anlisis estadstico y de excepcin de stas, y se
adoptarn las medidas que eviten su recurrencia.
El proceso de correccin de estas transacciones ser definido de manera que se cumpla

oportunamente y con eficiencia.
400 07 TITULO: PROCESAMIENTO Y ENTREGA DE DATOS
La mxima autoridad de cada entidad pblica o por su delegacin los jefes de las
unidades administrativas, establecern controles en los sistemas de informacin para
asegurar que los datos procesados y la informacin obtenida sean completos y
correspondan al perodo correcto, estos controles podrn ser manuales o automticos,
segn la informacin procesada, y consistirn en:
1. Totalizacin de valores crticos, antes y despus del procesamiento;

2. Verificacin de compatibilidad de fechas y transacciones y modificaciones de los
datos;
3. Balanceo de saldos o totales de conciliacin;
4. Utilizacin correcta de archivos para procesamiento;
5. Verificar que los datos transmitidos hayan sido completos;
6. Consistencia en la recuperacin de transacciones, luego de una interrupcin;
7. Validez de datos generados automticamente; y,
8. Generar rastro o pistas de auditora.
La informacin procesada ser entregada de forma oportuna y completa a los usuarios

autorizados, dejando constancia escrita de esta entrega.
400 08 TITULO: SEGREGACION DE FUNCIONES EN EL AREA DE

INFORMATICA
La mxima autoridad de una entidad del sector pblico, ser la encargada de definir las
funciones de la unidad de Procesamiento Automtico de Datos.
Esta segregacin de funciones ser definida en la estructura orgnica y se especificar

las responsabilidades individuales de los usuarios internos de cada servidor; as como
tambin definir la estructura jerrquica necesaria para el adecuado funcionamiento de
los Sistemas de Informacin Computarizados en lo que corresponde a la direccin,
supervisin y operacin de la parte tcnica y al enlace entre las unidades de sistemas de
informacin computarizados y sus usuarios.
En el caso de los sistemas que funcionen independientemente de la unidad de

Procesamiento Automtico de Datos o en aquellas actividades que debido a su tamao
no disponen de una unidad de sistemas, se compensar la falta de segregacin de
59
funciones incorporando controles por parte del usuario, siendo el jefe o responsable del
rea el que debe implementar dichos controles, que, entre otros, pueden ser:
Supervisar directamente la utilizacin y seguridad de los sistemas;

Mantener registros por tipo de transaccin;
Obtener totales de control de datos permanentes;
Conciliar los datos ingresados con la informacin de salida; y,
Revisar los datos de entrada y salida considerados significativos.
Para garantizar la confiabilidad de las operaciones de la unidad de Procesamiento

Automtico de Datos se mantendr una divisin funcional que permita segregar la
administracin de la unidad, el desarrollo de sistemas, el mantenimiento del software de
base, la operacin del computador, el control y la seguridad de los datos.
Por unidad de Procesamiento Automtico de Datos se entender al rea responsable de

desarrollar, actualizar y operar los sistemas computarizados, a nivel de toda la
institucin o de una parte de ella.
400 09 TITULO: SEGURIDAD GENERAL EN LOS CENTROS DE

PROCESAMIENTO DE DATOS.
Los centros de procesamiento de datos de la institucin, establecern mecanismos

que protejan y salvaguarden contra prdidas y fugas de los medios fsicos (equipos y
programas) y la informacin. Con este fin aplicarn por lo menos las siguientes
medidas:
1. Procedimientos de acceso fsico restringido al centro de procesamiento de datos,

biblioteca magntica, documentos, datos y documentacin de los programas;
2. Obtencin peridica de respaldos y ubicacin fsica de los ms importantes en
lugares resguardados, fuera de los centros de procesamiento de datos;
3. Seguridades e instalaciones fsicas adecuadas;
4. Un plan de contingencias que prevea las acciones a tomar en caso de una
emergencia o suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas
con los equipos, con los programas o con el personal; el Plan de Contingencias
abarcar los siguientes aspectos:
1. Plan de Reduccin de Riesgos (Plan de Seguridad)
2. Plan de Recuperacin de Desastres:
Actividades Previas al Desastre
Actividades durante el Desastre (Plan de Emergencias, entrenamiento)
Actividades despus del Desastre.
60
El plan de contingencias es un documento de carcter confidencial que describe los

procedimientos que debe seguir la oficina de informtica para actuar en caso de una
emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cmputo. La aplicacin
del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de
procesamiento de informacin no estn disponibles.
El plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su

operacin. La revisin del plan debe realizarse cuando se haya efectuado algn
cambio en la configuracin de los equipos.
Corresponde al rea de informtica elaborar, mantener y actualizar el Plan de

Contingencias, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de informacin
que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades.
5. Procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que trabaja en

turnos por la noche o en fin de semana.
Se entender por centro de procesamiento de datos al rea fsica donde se ubica a los
computadores que almacenan la informacin.
400 10 TITULO: UTILIZACION DE LOS EQUIPOS, PROGRAMAS E

INFORMACION INSTITUCIONAL
La mxima autoridad de cada entidad pblica o por su delegacin los directivos y

jefes de las unidades administrativas, establecern procedimientos para asegurar el uso
eficiente, eficaz y econmico de los equipos, programas de computacin e informacin
computarizada, a travs de:
1. El registro y seguimiento de la operacin de los mismos;

2. La capacitacin de funcionarios en la utilizacin de los equipos y programas; y,
3. La evaluacin peridica de los objetivos cumplidos mediante la computarizacin.
Los equipos y programas sern utilizados exclusivamente en las actividades propias

de la institucin.
La informacin obtenida del proceso computarizado ser de uso e intercambio entre

las instituciones del sector pblico, con excepcin de aquella considerada
expresamente como reservada o de uso restringido. En el caso de fijarse un valor
para la informacin a proporcionar a estas entidades, el mismo considerar
nicamente los costos de su obtencin, procesamiento y transmisin que ser materia
del reglamento pertinente.
400 11 TITULO: APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS

COMPUTARIZADOS DEL SECTOR PUBLICO.
La mxima autoridad de cada entidad pblica establecer mecanismos que

aseguren eficiencia, efectividad y economa en el aprovechamiento de los recursos
computarizados (equipos, programas e informacin) del sector pblico.
61
Estos mecanismos promovern y viabilizarn el intercambio de informacin

interinstitucional as como de programas de aplicacin desarrollados al interior de las
instituciones.
Complementariamente, el organismo competente autorizar la adquisicin de bienes

y servicios para sistemas computarizados, tomando en cuenta la
compatibilidad tanto en equipos como en programas que permita la interconexin
de los sistemas y mantendr un registro del Parque Informtico del Sector Pblico. Esta
ltima informacin ser difundida peridicamente a las instituciones interesadas, a
nivel nacional.
Cada entidad pblica mantendr un registro de los equipos y programas que posee,
para que puedan ser considerados en el Parque Informtico del Sector Pblico.
El Parque Informtico del Sector Pblico estar conformado por las sumas de los
equipos, programas e informacin computarizados (software y hardware) que posean las
entidades gubernamentales.
400 12 TITULO: ADMINISTRACION DEL SOFTWARE
Dado que el software, est protegido por la Ley de Derecho de Autor y no puede
utilizarse, reproducirse o distribuirse sin la autorizacin expresa del fabricante; con la
finalidad de administrar, garantizar la legitimidad del software para evitar disputas
legales a futuro, es necesario formular polticas institucionales del software, que cubra
la adquisicin y el uso del software en las entidades del Sector Pblico.

AREA DE INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS
500 01 TITULO: PLANIFICACION
La planificacin es un proceso continuo que comprende los mtodos y las tcnicas que
se aplicarn en la utilizacin de los medios y recursos disponibles, con el fin de
alcanzar los objetivos propuestos a travs de las acciones a realizarse en un perodo
determinado.
Para la planificacin de proyectos y programas se observar lo siguiente:
Definir prioridades de los proyectos y programas a desarrollar, de conformidad con

las facultades institucionales, con consistencia e integridad.
Identificar objetivos y metas alcanzables.
Tomar decisiones respecto a las etapas a seguir: Prefactibilidad y/o factibilidad,
financiacin, diseo, modalidad de ejecucin, construccin y mantenimiento.
Efectuar en forma simultnea a las etapas de pre o factibilidad y/o diseo, los
estudios o evaluaciones de impacto ambiental.
Confrontar lo planificado con la realidad alcanzada, para establecer el nivel de
eficacia y medir la capacidad e idoneidad de la planificacin.
62
500 02 TITULO: AUTORIZACIN
Los proyectos y programas, previo a su ejecucin, obtendrn las autorizaciones internas

y las aprobaciones externas que exigen las leyes y reglamentos, as como tambin
constar en los respectivos presupuestos aprobados, a base de los estudios tcnicos y
econmicos correspondientes.
La mxima autoridad de la entidad velar por la correcta celebracin de los contratos o

convenios relacionados con los proyectos; y as mismo vigilar que se ejecuten de
acuerdo a la programacin establecida.
500 03 TITULO: FINANCIAMIENTO
Antes de proceder a la ejecucin de los proyectos y programas debe estar asegurado el

financiamiento de los mismos, en el que se har constar el reajuste de precios, servicios
adicionales necesarios, escalamiento de costos, etapas posteriores y otros costos
previsibles, que se efectuarn en las diferentes etapas del proyecto.
Los recursos financieros destinados para los proyectos y programas no sern utilizados
en otras actividades, a menos que sea conveniente para la ejecucin completa de los
mismos, o se cuente con el financiamiento respectivo, previo acuerdo con el organismo
financiero.
500 04 TITULO: GESTION EN LA EJECUCION
La mxima autoridad de cada entidad u organismo del sector pblico, determinar los
controles que se aplicarn en la ejecucin de los proyectos y programas, con la finalidad
de velar por el cabal cumplimiento de las metas y objetivos propuestos y en las mejores
condiciones de calidad, eficiencia, efectividad, economa y proteccin del medio
ambiente.
La consecucin de los objetivos de los proyectos y programas sern motivo de control y

evaluacin permanente, con atencin especial al cumplimiento de los plazos
contractuales, causas para su ampliacin y las consecuencias de dichas ampliaciones o
del incumplimiento.
Los profesionales y personas designadas para aprobar los estudios de prefactibilidad,

factibilidad, diseos, presupuestos y los encargados de suscribir contratos o convenios
para la ejecucin de obras, fiscalizacin de planillas, liquidaciones, aprobacin de
pagos, recepcin de obras, bienes o servicios sern responsables de ejecutar en forma
eficaz, eficiente y correcta sus funciones, ceidos a las leyes, reglamentos, normas y
especificaciones tcnicas vigentes, precautelando los intereses de la Institucin y del
Estado Ecuatoriano.
La mxima autoridad exigir a los responsables de la ejecucin de los proyectos y

programas la presentacin de la liquidacin econmica y las actas de entrega recepcin
provisional y definitiva dentro de los plazos fijados en el contrato, a efectos de
descargar la responsabilidad asignada y finiquitar las relaciones con el contratista.
63
500 05 TITULO: CONCESIONES PARA LA CONSTRUCCION,

MANTENIMIENTO, OPERACION Y EXPLOTACION DE OBRAS PUBLICAS.
Las entidades seguirn un proceso precontractual para concesionar la construccin,

mantenimiento, operacin y explotacin de obras pblicas cindose a las leyes y
reglamentos vigentes, a travs de los correspondientes concursos pblicos.
Los contratos sern elevados a escritura pblica, una vez que el concesionario
adjudicado cuente con el financiamiento en firme y las partes hayan acordado un
equilibrio econmico financiero.
Cuando se trate de concesiones de carreteras, en el documento contractual se definirn

con precisin las condiciones exigibles en las bases de contratacin, que determinen los
lmites de los parmetros que intervienen en el clculo del ndice de Estado (IE) y del
ndice de Serviciabilidad Presente (ISP), para garantizar el confort y seguridad al
usuario y el eficiente control posterior en el grado de cumplimiento de los niveles de
servicio, condiciones de la va y calidad de la estructura.
Las concesiones para la construccin y explotacin de todo tipo de obras de uso y

dominio pblico se formalizarn mediante contrato, en el que constarn los
mecanismos de control y fiscalizacin por parte del concedente, plazos, tasas,
sanciones y multas para casos de incumplimiento del concesionario y condiciones para
el uso, mantenimiento y conservacin de las obras.
500 06 TITULO: APLICACION DE CONTROLES DE CALIDAD EN OBRAS

Y REPORTES
Los controles de calidad son pruebas tcnicas que garantizan la correcta utilizacin de
los insumos requeridos para la ejecucin de los rubros materia de control y el
cumplimiento de las especificaciones tcnicas establecidas en el contrato; para cuyo
efecto, utilizarn formatos prediseados segn la naturaleza de las pruebas tcnicas
efectuadas, las mismas que se mantendrn registradas y archivadas, como parte de los
antecedentes de la obra.
El cumplimiento de los planes, especificaciones tcnicas y dems normas aplicables a la

obra, requieren de un eficiente y oportuno control de calidad.
Es imprescindible que la fiscalizacin informe a la entidad contratante, el modo y forma

como se viene cumpliendo este rubro, consignando en un informe especial todos los
datos de los controles efectuados en la obra, de manera que se asegure la buena calidad
de los trabajos contratados.
Los detalles, periodicidad, resultados, y otros datos de los controles de calidad que
efecte el contratista en aplicacin del contrato, deben merecer un informe peridico
por parte del fiscalizador de la obra, dejndose constancia en el libro de obra del tipo de
controles de calidad efectuados.
La implementacin de esta norma ser responsabilidad del fiscalizador de la obra,

debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de fiscalizacin que
celebra, se incluya dicha obligacin.
64
500 07 TITULO: OPORTUNIDAD EN EL PROCESAMIENTO DE

PRESUPUESTOS ADICIONALES
Cuando se determine la necesidad de procesar un presupuesto adicional, deber

registrarse este hecho en el libro de obra, correspondiendo al fiscalizador formular el
expediente tcnico pertinente, incluyendo un informe que sustente el origen de cada uno
de los rubros que conforman el presupuesto adicional, documento que elevar la entidad
para su aprobacin mediante acto administrativo formal.
La autorizacin de los presupuestos adicionales de la obra, compete a la mxima

autoridad de la entidad y sern aprobados por los mismos funcionarios y organismos
que intervinieron en el presupuesto original.
La aplicacin de esta norma ser de responsabilidad del supervisor de la obra, debiendo

la entidad licitante cautelar que en los contratos de supervisin que celebre, se
incluya dicha obligacin.
500 08 TITULO: DETERMINACION DE VOLUMENES DE OBRA POST

CONSTRUCCION
Los volmenes de obra de post-construccin representan los trabajos realmente

ejecutados por el contratista, en sus diferentes rubros materia del contrato.
Los volmenes de obra de post-construccin formarn parte del acta de recepcin de

obra, por cuanto complementan los planos de post-construccin. Por lo tanto, deben
plasmarse los resultados en un cuadro explicativo en que consten los volmenes
contractuales, los presupuestos adicionales de obras, reducciones y los realmente
ejecutados por cada rubro.
La implementacin de esta norma ser responsabilidad del ingeniero fiscalizador de la

obra, debiendo la entidad contratante cautelar que en los contratos de fiscalizacin que
celebre, se incluya dicha obligacin.
500 09 TITULO: PARTICIPACION DE LOS MIEMBROS DESIGNADOS

PARA LA RECEPCION DE OBRA
La recepcin de una obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos

ejecutados por el contratista, firmndose en seal de aceptacin el acta respectiva; a
partir de la cual la entidad contratante asume la administracin y operacin de todas las
instalaciones.
Los delegados o representantes que participen en la entrega recepcin de la obra sern

designados por la mxima autoridad de la institucin y verificarn lo siguiente:
1. Que la obra a recibirse est de acuerdo con lo planificado.

2. Que existan los informes tcnicos y econmicos de la obra ejecutada.
3. Que se haya realizado una liquidacin de plazos, de acuerdo con el cronograma de
avance de obra vigente para la construccin de la misma.
65
4. Que se hayan cumplido con todos los requisitos legales y tcnicos relacionados con
la construccin de obras pblicas.
Siendo el acto de recepcin la ocasin en que se acepta o no los trabajos ejecutados por
el contratista, es obligacin de los miembros participar personalmente en tal evento, por
las responsabilidades que asumen frente a la entidad contratante.
Corresponde a la comisin de recepcin designada por la entidad contratante la

aplicacin de esta norma bajo su responsabilidad.
500 10 TITULO: EJECUCION DE OBRAS POR ADMINISTRACIN

DIRECTA
La mxima autoridad de cada entidad u organismo del sector pblico aprobar a nivel
de la etapa de factibilidad y, de ser el caso, a nivel de diseos definitivos, aquellos
proyectos que se ejecutarn por administracin directa.
La unidad tcnica de la entidad evaluar los proyectos de construccin a fin de detectar

aquellos que por sus caractersticas especficas podran ejecutarse por administracin
directa y ser la encargada de la direccin, organizacin, coordinacin y control de
proyectos en ejecucin. As mismo le corresponder la administracin, distribucin y
control del personal, materiales y equipos de acuerdo al presupuesto aprobado.
Esta unidad tambin se encargar de la recopilacin, custodia y archivo de los

documentos tcnicos de los proyectos ejecutados por administracin directa.
La mxima autoridad designar los funcionarios que se encargarn de la fiscalizacin de

los proyectos ejecutados por administracin directa, profesionales que no deben haber
intervenido en ninguna de las etapas de ejecucin de estos proyectos.
La estimacin presupuestaria de cada proyecto que se vaya a ejecutar por

administracin directa, incluir la totalidad de los costos directos e indirectos, es decir,
los que correspondan a materiales, equipos, mano de obra, costos administrativos, de
direccin y control de ejecucin, con las debidas previsiones para el reajuste o
escalamiento de los precios.
Una vez concluida la obra por administracin directa, la unidad encargada de la

construccin notificar del evento a la mxima autoridad de la entidad, a fin de que este
funcionario disponga la integracin de una Comisin de Recepcin, conformada por
un delegado suyo, uno del Director Financiero y el Residente de la Obra.
66

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Normas de Control Interno para el Acuerdo 020 CG

Sector Pblico de la Repblica del Ecuador

CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO

Normas de Control Interno para el

Registro Oficial: Jueves 10 de Octubre del 2002 Edicin Especial No.6

Contralora General del Estado

Primera Edicin en Recurso Informtico 2003

Revisin y Edicin: Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.

Derechos reservados. Prohibida la reproduccin total o parcial de la Obra por cualquier

ISBN-9978-95-009-5 Registro Nacional de Derechos de Autor: 009508

Que de conformidad con las disposiciones contenidas en el artculo 211 de la

Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 del artculo 7 de la Ley Orgnica de la

Que con el fin de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y

En ejercicio de las atribuciones que le conceden el artculo 211 de la Constitucin

Dr. Genaro Pea Ugalde

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

NORMAS DE CONTROL INTERNO

Cdigo Descripcin de la Norma Pginas

130-04 Herramientas para evaluar el sistema de informacin y 19-21

230-07 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo 36

260-01 Contratacin de prstamos 48-49

Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una seguridad

ESTRUCTURA DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Corresponde a la denominacin de la norma.

Las Normas de Control Interno se caracterizan por ser:

Concordantes con el marco legal vigente, disposiciones y normativa de los Sistemas

Corporacin Edi-baco Ca. Ltda.

100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Estas normas promueven la existencia de un control interno slido y efectivo, cuya

100 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

110 Fundamentos del Control Interno:

120 Componentes del Control Interno

130 Herramientas de Evaluacin de los Componentes de Control Interno

140 Normas Gerenciales de Control Interno

200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE

Su finalidad es lograr la obtencin de informacin financiera confiable y oportuna. Con

220 Normas de Control Interno para Presupuesto

230 Normas de Control Interno para Tesorera

Su finalidad es controlar el proceso relacionado con el movimiento de tesorera, con el

250 Normas de Control Interno para Inversiones en Existencias y Bienes de

260 Normas de Control Interno para Deuda Pblica

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