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Manual de

Padronizao
de POPs
1. edio - 2014

Ascom
Manual de Padronizao
de POPs

1. edio 2014
2014, Ebserh. Todos os direitos reservados
Empresa Brasileira de Servios Hospitalares Ebserh
www.ebserh.gov.br

Material produzido pela Assessoria de Comunicao Social / Ebserh


Permitida a reproduo parcial ou total, desde que indicada a fonte e sem fins comerciais.

Empresa Brasileira de Servios Hospitalares Ministrio da Educao

Manual de Padronizao Coordenado pela Secretaria Geral Braslia:


EBSERH Empresa Brasileira de Servios Hospitalares, 2014. 16p.

Palavras-chaves: 1 Manual; 2 Padronizao; 3 POP


Empresa Brasileira de Servios Hospitalares
Setor Comercial Sul - SCS, Quadra 09, Lote C, Ed. Parque Cidade Corporate,
Torre C, 1. ao 3. pavimento | CEP: 70308-200 | Braslia-DF |
Telefone: (61) 3255-8900 | Site: www.ebserh.gov.br

JOS HENRIQUE PAIM FERNANDES


Ministro de Estado da Educao

JOS RUBENS REBELATTO


Presidente

CELSO FERNANDO RIBEIRO DE ARAJO


Diretor de Ateno Sade

GARIBALDI JOS CORDEIRO DE ALBUQUERQUE


Diretor de Logstica e Infraestrutura Hospitalar

WALMIR GOMES DE SOUSA


Diretor Administrativo Financeiro

JEANNE LILIANE MARLENE MICHEL


Diretora de Gesto de Pessoas

CRISTIANO CABRAL
Diretor de Gesto de Processos e Tecnologia da Informao

EXPEDIENTE

Ira Guerra Secretaria Geral


Coordenao

Assessoria de Comunicao Social


Produo

Assessoria de Planejamento e Avaliao


Apoio
Figura 1
Portaria 29, de 15 de agosto de 2014
SUMRIO

GLOSSRIO (SIGLAS, SIGNIFICADOS) ...................................................................................6

LISTA DE FIGURAS .....................................................................................................................6

LISTA DE QUADROS ...................................................................................................................6

I. INTRODUO ......................................................................................................................7

II. FORMATAO ....................................................................................................................7

III. ELEMENTOS PR-TEXTUAIS ...........................................................................................9

Capa .............................................................................................................................................9
Folha de rosto, direitos e expediente .........................................................................................11
Histrico de revises ..................................................................................................................11
Sumrio ......................................................................................................................................12
Objetivo, documentos relacionados, glossrio, aplicao, lista de figuras e lista de quadros ...12
IV. PROCEDIMENTO ...............................................................................................................13

Informaes gerais .....................................................................................................................13


Descries das tarefas ................................................................................................................14
V. ELEMENTOS PS-TEXTUAIS .........................................................................................14

Mapeamento...............................................................................................................................15
REFERENCIAIS TERICOS ......................................................................................................15

ANEXO I MODELO DE POP ...................................................................................................16

5
GLOSSRIO (SIGLAS, SIGNIFICADOS)

Ascom Assessoria de Comunicao Social


Ebserh Empresa Brasileira de Servios Hospitalares
HUF Hospital Universitrio Federal
POP Procedimento Operacional Padro
RGB Red, Green, Blue (Vermelho, Verde, Azul)

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Portaria 29, de 15 de agosto de 2014


Figura 2 Margens e espaamentos no corpo do texto
Figura 3 Modelo de rodap
Figura 4 Descrio de capa
Figura 5 Histrico de revises
Figura 6 Outros elementos pr-textuais
Figura 7 Exemplo de mapeamento

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 Descrio de eventuais tabelas


Quadro 2 Descrio de eventuais tabelas
Quadro 3 Descrio de eventuais tabelas

6
I. INTRODUO

1 Os Procedimentos Operacionais Padro (POPs) so documentos imprescindveis para o


exerccio de qualquer tarefa realizada com qualidade, eficincia e eficcia, obedecendo critrios
tcnicos e observando normas e legislao das reas pertinentes. Os POPs servem de veculo
para que as informaes acerca dos mais diversos processos cheguem com segurana ao
executor.

2 Para facilitar o entendimento e a localizao das informaes contidas nos POPs, a


Assessoria de Comunicao Social da Empresa Brasileira de Servios Hospitalares
(Ascom/Ebserh) produziu este manual de padronizao. Ele dever servir de orientao para a
produo de variados POPs, tanto na sede quanto nas filiais, pelas reas responsveis.

3 O manual traz informaes sobre os elementos a serem utilizados, bem como a estrutura a
ser seguida, como: tipo e tamanho de fonte, espaamento, tabulao, margens, cabealho e
rodap e numerao de pginas.

II. FORMATAO

4 A formatao dos POPs produzidos tanto na sede quanto nas filiais devem seguir o
mesmo padro, a partir do que segue.

5 A fim de facilitar o trabalho, foi escolhido um tipo de formatao simples, de fcil


assimilao e possvel de ser feita em todos os computadores da empresa. Para isso, dever ser
usada a fonte Times New Roman em toda a extenso do arquivo a ser trabalhado, alterando
apenas o tamanho, posio e corpo (normal, itlico, negrito ou sublinhado).

6 Para no haver conflito entre a parte em branco, que ser preenchida pelo contedo do
documento a ser criado, e a timbrada do papel oficial da Ebserh, as margens devero obedecer a
seguinte configurao: superior 3,5 cm; inferior 2 cm; esquerda 3 cm; direita 1,5 cm. O
espaamento entre linhas ser de 1,5 cm; j para dar o espaamento entre pargrafos, dever ser
pulada uma linha (ver figura 2).

7
Figura 2
Margens e espaamentos no corpo do texto

8
7 Como o POP exige um controle de documentao mais rigoroso, necessrio um rodap
com as informaes bsicas do documento (ver figura 3). Neste rodap, dever ser inserida uma
tabela com o nmero de controle do POP, o processo que est sendo padronizado, a verso do
documento e a numerao da pgina. A tabela dever ser sem linhas, com preenchimento na cor
verde padro Ebserh (RGB: vermelho 151, verde 191, azul 41), com fonte em negrito, tamanho
10.

8 O rodap dever estar visvel a partir do sumrio, sendo que as anteriores so


contabilizadas, mas no numeradas.

Figura 3
Modelo de rodap

III. ELEMENTOS PR-TEXTUAIS

9 De maneira geral, as regras a serem seguidas so as mesmas para o corpo do texto,


elementos pr e ps textuais, com algumas excees. Todos os elementos pr e ps textuais
devero ser introduzidos no POP, seja ele publicado de forma independente ou como anexo de
outros documentos (manuais, por exemplo).

Capa

10 A ilustrao em ondulao com as cores verde e cinza dever ser seguida, respeitado o
espao direita para as informaes. O canto superior direito dever conter a logomarca da
Ebserh em cores.

11 O centro da pgina, com alinhamento direita, reservado ao ttulo, que se inicia com a
expresso Procedimento Operacional Padro, com fonte em negrito, tamanho 36. Logo abaixo,
deve constar a numerao do POP, que dever seguir o seguinte exemplo: POP/rea responsvel
9
pela elaborao/nmero sequencial/ano de publicao (ver figura 4). O controle dessa numerao
ficar a cargo de cada rea da sede ou filiais. Imediatamente abaixo, deve ser inserido o assunto
tratado no documento (tarefa objeto da padronizao). E, por fim, a verso do documento que
est sendo padronizada.

12 A parte inferior direita reservada para a indicao da rea responsvel pela produo do
material, seja por palavra ou logomarca em cores, como o caso de alguns HUFs. Caso seja feita
na forma escrita, dever com fonte em negrito, tamanho 20.

Figura 4
Descrio de capa

10
Folha de rosto, direitos e expediente

13 As pginas subsequentes capa devem seguir o mesmo formato que as demais,


salientando-se que os campos de informao devem ser preenchidos de acordo com o tipo de
documento a ser produzido e a rea responsvel. Os dados e informaes contidos neste manual
referem-se somente ao prprio, sendo de responsabilidade de cada rea ou filial publicar as
informaes necessrias para cada documento.

14 O expediente dever conter, obrigatoriamente, os dados da sede ou filial, de acordo com


cada caso, bem como os crditos do ministro da Educao, do presidente da Ebserh, da diretoria
e da rea responsvel pela produo do material. No caso das filiais, faz-se necessria tambm a
divulgao da equipe de governana.

Histrico de revises

15 O histrico de revises (figura 5) deve constar antes do sumrio e ocupar uma pgina
inteira em formato de tabela. Por estar antes do corpo do texto, no deve ser considerada para a
lista de tabelas. Nele dever constar a data da reviso, verso, descrio, gestor do POP, autor ou
responsvel pelas alteraes.

11
Figura 5
Histrico de revises

Sumrio

16 A utilizao do sumrio impretervel, pois ele auxilia na localizao de tpicos


especficos e facilita a leitura. O ttulo vem em negrito e caixa alta, e o contedo (a lista
propriamente dita) com fonte em tamanho 12, regular. Ele dever ocupar uma pgina inteira.

Objetivo, documentos relacionados, glossrio, aplicao, lista de figuras e lista de


quadros

17 A partir destes elementos, o POP poder seguir em sequncia na mesma pgina. O ttulo
ser em caixa alta, negrito, tamanho 12, sendo o contedo em forma regular.

18 O objetivo dever ser descrito sucintamente e explicar, de maneira confivel, as razes da


padronizao de referido procedimento. J os documentos relacionados devem constar em uma
lista ordenada alfabeticamente.

19 No caso do glossrio, importante ressaltar as normas ortogrficas para a utilizao de


siglas. Aquelas que possuem at trs letras, devero ser citadas com caixa alta. Ex.: POP e RGB.

12
Para siglas com quatro ou mais letras, so percebidas duas situaes. Se a sigla formar palavra
pronuncivel, apenas a primeira letra dever ser em caixa alta. Ex.: Ebserh, Rehuf. Entretanto, se
a sigla no formar palavra pronuncivel, deve ser escrita toda em caixa alta. Ex.: FGTS, CNBB.

20 A parte de aplicao reservada para informar as reas relacionadas tarefa a ser


padronizada em seus processos. Lista de figuras e lista de quadros seguem a mesma formatao
dos itens anteriores.

Figura 6
Outros elementos pr-textuais

IV. PROCEDIMENTO

Informaes gerais

21 Esta parte do POP reservada s informaes iniciais pertinentes tarefa a ser


padronizada, a fim de esclarecer dvidas acerca do processo, para melhor compreenso. Podem
13
ser trechos de leis, normas, abordagem situacional, descries de situaes crticas etc.
imperativo que se tenha em mente que o POP deve responder as seguintes perguntas: quem faz?;
o que faz?; quando faz?; como faz?; onde faz?.

Descries das tarefas

22 Neste campo, ser descrito o passo-a-passo propriamente dito. Cabem nesta etapa
procedimentos legais, preparao, instruo, descrio detalhada das diversas etapas da tarefa,
podendo ser separadas em subttulos, que devero constar no sumrio.

23 Na formatao, a fonte usada para os ttulos dever ter o tamanho 12, caixa alta, negrito,
com alinhamento esquerda e numerao em algarismo romano. Os subttulos tambm sero em
negrito, com tamanho 12, porm sem numerao, tendo apenas a primeira letra em caixa alta,
alinhamento esquerda e tabulao em 1,25 cm.

24 Para evitar confuso, os POPs no tero seus pargrafos numerados j que, em muitos
casos, as etapas descritas j possuem numerao. Essa numerao ficar a critrio da rea
responsvel. Tampouco os pargrafos sero tabulados, a no ser a tabulao automtica nos
casos de elementos numerados. A formatao a bsica de outros documentos, com ttulos
numerados em algarismo romanos, caixa alta, negrito, tamanho 12, tabulao 1,25. Os subttulos
so justificados, com fonte em tamanho 12 simples, tabulao 1,25. As notas de rodap devero
ter fonte regular com tamanho 10 e espaamento simples entre linhas.

25 As figuras ou fotos devero ser dimensionadas de acordo com a necessidade, ficando


alinhadas esquerda. A sua descrio (legenda) vir em caixa de texto alinhada margem
direita, indicando o nmero da figura com fonte em cor branca, tamanho 11, e descrio logo
abaixo com fonte em cor preta. Enquanto a caixa alinhada direita, o texto em seu interior
dever ser alinhado esquerda. O fundo da caixa deve ser verde.

14
26 Nos casos em que as dimenses da imagem no permitem o posicionamento da legenda
sua direita, ela dever ser posicionada logo abaixo e alinhada margem da prpria imagem.

V. ELEMENTOS PS-TEXTUAIS

27 So elementos ps-textuais aqueles compreendidos aps toda a abordagem principal do


assunto em questo, no corpo do texto, esgotando o contedo a ser discorrido.

Mapeamento

28 O mapeamento o acompanhamento do processo abordado, ilustrando as etapas do


processo. O seu uso ficar a critrio do responsvel pela elaborao do POP, sendo facultado a
sua produo, de acordo com a necessidade de cada rea. O ttulo desta seo no deve ser
numerado, mas deve ser centralizado, em negrito, tamanho 12, em caixa alta (veja figura 7).

Figura 7
Exemplo de mapeamento

REFERNCIAIS TERICOS

15
PILOTO POLICIAL: Modelo de Procedimento Operacional Padro - POP. Disponvel em:
http://www.pilotopolicial.com.br/wp-content/uploads/2013/04/Modelo-de-POP2.pdf. Acesso em
12 de agosto de 2014.

Como fazer Procedimento Operacional Padro. Disponvel em:


http://pt.slideshare.net/helioribeiro/como-fazer-pop-portal-da-qualidade. Acesso em 11 de agosto
de 2014.

ANEXO I MODELO DE POP

16
Procedimento
Operacional Padro
POP/DAF/002/2014
Organizao de Audincia Pblica
Verso 3.0

DAF
Procedimento Operacional
Padro

POP/DAF/002/2014
Organizao de Audincia Pblica

Verso 3.0
2014, Ebserh. Todos os direitos reservados
Empresa Brasileira de Servios Hospitalares Ebserh
www.Ebserh.gov.br

Material produzido pela Diretoria Administrativa Financeira / Ebserh


Permitida a reproduo parcial ou total, desde que indicada a fonte e sem fins comerciais.

Empresa Brasileira de Servios Hospitalares Ministrio da Educao

POP: Elaborao e extrao de relatrios de pesquisa de preos do Siasg


DW Diretoria Administrativa Financeira Braslia: EBSERH Empresa
Brasileira de Servios Hospitalares, 2014. 16p.

Palavras-chaves: 1 POP; 2 Audincia Pblica; 3 Organizao


Empresa Brasileira de Servios Hospitalares
Setor Comercial Sul - SCS, Quadra 09, Lote C, Ed. Parque Cidade Corporate,
Torre C, 1 ao 3 pavimento | CEP: 70308-200 | Braslia-DF |
Telefone: (61) 3255-8900 | Site: www.Ebserh.gov.br

JOS HENRIQUE PAIM FERNANDES


Ministro de Estado da Educao

JOS RUBENS REBELATTO


Presidente

CELSO FERNANDO RIBEIRO DE ARAJO


Diretor de Ateno Sade

GARIBALDI JOS CORDEIRO DE ALBUQUERQUE


Diretor de Logstica e Infraestrutura Hospitalar

WALMIR GOMES DE SOUSA


Diretor Administrativo Financeiro

JEANNE LILIANE MARLENE MICHEL


Diretora de Gesto de Pessoas

CRISTIANO CABRAL
Diretor de Gesto de Processos e Tecnologia da Informao

EXPEDIENTE

Diretoria Administrativa Financeira


Produo
HISTRICO DE REVISES

Autor/responsvel por
Data Verso Descrio Gestor do POP
alteraes

Trata dos procedimentos de Juliana Pascualote L. de


25/10/2013 1.0 organizao de Audincia Gislia Ferreira Almeida e Mirian
Pblica Alexandra R. Chueiri

Trata dos procedimentos de Juliana Pascualote L. de


11/12/2013 2.0 organizao de Audincia Gislia Ferreira Almeida e Mirian
Pblica Alexandra R. Chueiri

Trata dos procedimentos de Juliana Pascualote L. de


09/01/2014 3.0 organizao de Audincia Gislia Ferreira Almeida e Mirian
Pblica Alexandra R. Chueiri
SUMRIO

OBJETIVO ......................................................................................................................................6

DOCUMENTOS RELACIONADOS .............................................................................................6

GLOSSRIO ...................................................................................................................................6

APLICAO ..................................................................................................................................7

LISTA DE FIGURAS .....................................................................................................................7

LISTA DE QUADROS ...................................................................................................................7

I. INFORMAES GERAIS ....................................................................................................7

II. Descrio das tarefas ..............................................................................................................8

Procedimentos legais iniciais .......................................................................................................8

Preparao interna ......................................................................................................................10

Outros procedimentos legais ......................................................................................................11

Procedimentos de infraestrutura e preparao do espao fsico ................................................12

Procedimentos relativos divulgao da Audincia Pblica ....................................................17

Procedimentos de finalizao da preparao do evento ............................................................19

Procedimentos a serem realizados durante a Audincia Pblica ...............................................21

Procedimentos ps-Audincia Pblica e relativos instruo processual ................................21

III. Mapeamento ..........................................................................................................................23

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OBJETIVO

Tornar mais eficiente o trabalho da equipe de organizao de Audincias Pblicas.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Ata de Audincia Pblica


Aviso Completo
Aviso Resumido
Convite
Formulrio de Avaliao de Evento
Formulrio para questionamento
Lista de presena
Minuta de Edital
Modelo de Check List
Roteiro de Audincia Pblica
Termo de Referncia

GLOSSRIO

DAF Diretoria Administrativa Financeira


DAS Diretoria de Ateno Sade
DGPTI Diretoria de Gesto de Processos e Tecnologia da Informao
DLIH Diretoria de Infraestrutura
DOU Dirio Oficial da Unio
EBC Empresa Brasil de Comunicao
Ebserh Empresa Brasileira de Servios Hospitalares
INCom Imprensa Nacional
HUF Hospital Universitrio Federal
TR Termo de Referncia

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APLICAO

DAF
DAS
DLIH

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Portaria 29, de 15 de agosto de 2014

LISTA DE QUADROS

Tabela 1 - Material Internet


Tabela 2 - Equipamento de Som e Gravao
Tabela 3 - Equipamento para acesso internet
Tabela 4 - Instalaes e Estrutura

I. INFORMAES GERAIS

Os procedimentos para organizao de Audincia Pblica ficam padronizados, neste documento,


para as aquisies cujo valor estimado seja superior a R$ 150 milhes, de acordo com a
determinao legal insculpida no art. 39 da Lei 8.666/93, e se sujeita a alteraes, a qualquer
momento, com a anuncia das trs diretorias envolvidas, segundo o tpico 4.

Lei 8.666/1993:
Art. 39. Sempre que o valor estimado para uma licitao ou para um
conjunto de licitaes simultneas ou sucessivas for superior a 100
(cem) vezes o limite previsto no art. 23, inciso I, alnea "c" desta Lei, o
processo licitatrio ser iniciado, obrigatoriamente, com uma Audincia
Pblica concedida pela autoridade responsvel com antecedncia
mnima de 15 (quinze) dias teis da data prevista para a publicao do
edital, e divulgada, com a antecedncia mnima de 10 (dez) dias teis de
sua realizao, pelos mesmos meios previstos para a publicidade da

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licitao, qual tero acesso e direito a todas as informaes
pertinentes e a se manifestar todos os interessados.

Pargrafo nico. Para os fins deste artigo, consideram-se licitaes


simultneas aquelas com objetos similares e com realizao prevista
para intervalos no superiores a trinta dias e licitaes sucessivas
aquelas em que, tambm com objetos similares, o edital subsequente
tenha uma data anterior a cento e vinte dias aps o trmino do contrato
resultante da licitao antecedente.

II. DESCRIO DAS TAREFAS

Procedimentos legais iniciais

1. Definir a data e horrio da Audincia Pblica. Observao: o prazo legal de 10 (dez)


dias teis entre a data da publicao do aviso no DOU e a realizao da Audincia Pblica.

2. Elaborar despacho de solicitao de realizao de Audincia Pblica e enviar ao Servio


de Compras Estratgicas, para organizao e realizao. Esse despacho dever ser assinado pela
Coordenadoria de Administrao da DAF. Caso a solicitao venha de outra rea, o mesmo
dever ser utilizado para abrir o processo.

3. Abrir um novo processo exclusivo para a Audincia Pblica a partir do despacho citado
acima.

4. Redigir os documentos referentes Audincia Pblica para publicao no DOU e em


jornais de grande circulao (Aviso Resumido) e no site da Ebserh (Aviso completo com a
programao, Convite, Anexo I Formulrio para Questionamento).

4.1. Enviar os textos para aprovao do Servio de Compras Estratgicas.

5. Redigir o Aviso Resumido de Audincia Pblica com data, hora e local da Audincia
Pblica, alm do objeto de compra a ser licitado, e enviado ao Servio de Licitaes, para
proceder com a publicao no DOU e jornais de grande circulao.

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5.1. Salvar esses documentos na pasta DAF CA Servio de Compras Estratgicas
Audincias Pblicas Documentos Publicao_Site, conforme numerao da Audincia Pblica
em questo.

5.2. Salvar o Aviso Resumido na pasta geral da Audincia Pblica em questo. A numerao
da Audincia Pblica contnua e no se reinicia com um novo ano (exemplo: 09/2013, 10/2014
e assim sequencialmente).
6. Publicar aviso de Audincia Pblica no DOU (responsabilidade do Servio de Compras
Estratgicas).

6.1. Cadastrar (login) e certificado digital atravs do sistema INCom para publicar o aviso no
DOU.

7. Publicar aviso de Audincia Pblica em, no mnimo, dois jornais de grande circulao,
sendo um jornal local e outro nacional (Responsabilidade do Servio de Compras Estratgicas).

7.1. necessrio ter um cadastro (login e senha) no sistema (site) da EBC. Enviar o texto da
publicao atravs do Pedido de Publicao Impressa no Portal da Publicidade Legal (site da
EBC), imprimir o recibo para arquivamento, e o pagamento feito por empenho. Quando a
matria estiver pronta, recebe-se um e-mail informativo da EBC. Caso no receba o e-mail,
entrar em contato com a EBC telefones: (61) 3799-5586/5590/5620 para confirmar
publicao do aviso de Audincia Pblica e solicitar e-mail para formalizar a confirmao
requerida.

8. Encaminhar e-mail para a DAF, DLIH, DAS, Coordenadoria de Administrao e


Coordenadoria de Insumos, confirmando a realizao da Audincia Pblica, solicitando a
participao dos diretores na Mesa Diretora e para que a DLIH, por meio da Coordenadoria de
Insumos, indique os participantes da Comisso Tcnica e solicitem as passagens (e dirias,
quando for o caso) dos convidados. Esse e-mail encaminhado pelo Servio de Compras
Estratgicas e dever ser enviado com a programao da Audincia Pblica.

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Preparao interna

9. Solicitar aos Assistentes Administrativos do Servio de Compras Estratgicas que


busquem os contatos de fornecedores, fabricantes e distribuidores dos insumos especficos da
Audincia Pblica para formatar banco de dados para envio de e-mail e estabelecimento de
contato telefnico para convid-los a participarem da Audincia Pblica.

9.1. Pedir a indicao de fabricantes, importadores e distribuidores para a DAS e/ou DLIH
para convid-los a participarem da Audincia Pblica.

10. Preencher check list da Audincia Pblica, conforme o Modelo de Check List disponvel
em anexo a este POP e, ainda na pasta POP, em Servio de Compras Estratgicas, a respeito dos
procedimentos listados a seguir, definidos os prazos para execuo de cada tarefa, e quanto aos
dados especficos da Audincia Pblica (instalao/estrutura; equipamentos de udio, vdeo e
informtica (multimdia); convidados; dirias e passagens; material de internet; material grfico;
sinalizao para ambiente; materiais de apoio; recursos humanos; alimentao e bebida;
jornalismo; ps-evento; e providncias gerais).

10.1. O check list dever ser salvo na pasta DAF CA Servio de Compras Estratgicas
Audincias Pblicas, conforme numerao da Audincia Pblica em questo.

11. Confirmar com a DLIH as autoridades da Comisso Tcnica que iro compor a Mesa
Diretora e apresentar todos os itens do TR, alm de esclarecer as dvidas dos participantes,
elaboradas a partir do Formulrio para Questionamento.

11.1. Convidar a Comisso Tcnica e solicitar as passagens (e dirias, quando for o caso) de
seus membros (Responsabilidades da DAS ou da DLIH, junto ao Servio de Passagens e Dirias
da Ebserh).

11.2. Elaborar planilha com os itens do TR, em Excel ou Power Point, para serem apresentados
aos participantes no dia da Audincia Pblica (Responsabilidade da DLIH).

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Outros procedimentos legais

12. Solicitar Minuta de Edital e/ou TR para publicao.

12.1. Solicitar Minuta de Edital para o Servio de Licitaes, quando couber.

12.2. Solicitar TR DLIH.

13. Publicar documentos da Audincia Pblica no site da Ebserh, no endereo eletrnico:


www.ebserh.gov.br.

13.1. Encaminhar para a Assessoria de Comunicao Social os documentos especificados a


seguir em Material Internet (Quadro 1) para publicao no site da Ebserh.

13.2. Solicitar Assessoria de Comunicao Social a criao de um novo link com o nmero e
nome da Audincia Pblica, disponibilizado no seguinte caminho: site Ebserh Licitaes
Audincias Audincias Pblicas.

13.3. Disponibilizar todos os arquivos em formato PDF e apenas o Formulrio para


Questionamento em Word, onde estaro descritas as dvidas das empresas participantes.

13.4. Solicitar Assessoria de Comunicao Social, que solicitar DGPTI, a criao da arte
do Super Banner (banner eletrnico) que convida para a Audincia Pblica, bem como a
disponibilizao no site da Ebserh.

13.5. Elaborar o texto para o box informativo sobre a forma de inscrio para participar da
Audincia Pblica e disponibilizar no link de Audincias Pblicas no site da Ebserh:

Interessados devem confirmar a presena, enviando nome completo,


empresa, cargo, telefone e e-mail, at s [Inserir horrio no formato
HH:MM] do dia [Inserir dia no formato DD, sendo o dia anterior
Audincia Pblica] de [Inserir ms por extenso] de [Inserir ano no

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formato AAAA], atravs do e-mail
audienciapublica.ebserh@mec.gov.br.

MATERIAL INTERNET ESPECIFICAO

Disponibilizado no link Audincias


Convite
Pblicas

Disponibilizado no link Audincias


Aviso (completo)
Pblicas

Disponibilizado no link Audincias


Anexo I - formulrio para questionamento
Pblicas

Disponibilizado no link Audincias


Minuta de edital/termo de referncia
Pblicas

Publicar na pgina inicial do site


Banner eletrnico da audincia
avisando da Audincia

Disponibilizado no link Audincias


Box informando a forma de inscrio
Pblicas

Tabela 1
Material Internet

Procedimentos de infraestrutura e preparao do espao fsico

14. Reservar sala para a Audincia Pblica de acordo com a estimativa do pblico esperado.
Se atentar para a quantidade de cadeiras. Deixar uma previso de 30% a mais de cadeiras do que
o nmero de participantes confirmados. Ateno: caso seja necessrio um nmero de cadeiras
maior do que o disponvel na Sala da Audincia, haver a necessidade de reservar outras salas
para a retirada das cadeiras e, assim, adequar o quantitativo s reais necessidades.

14.1. Entrar em contato com a Assessoria da Presidncia da Ebserh (Sr. Walisson Barbosa -
Ramal 8267) e encaminhar e-mail para walisson.barbosa@ebserh.gov.br formalizando a
solicitao de reserva de sala para a data e horrio da Audincia Pblica.

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15. Solicitar equipamento de som e gravao especificados a seguir em Equipamento de Som
e Gravao (tabela 2) para Audincia Pblica.

15.1. Reservar equipamento de som junto ao MEC. Encaminhar e-mail para o Rangel
(rangelabreu@mec.gov.br) contato (61) 9333-5537/2022-9670 e para o Gilson
(gilsonmar.santos@mec.gov.br) contato (61) 7812-8641 responsveis por videoconferncia
no MEC.

15.2. Solicitar montagem e teste do equipamento, preferencialmente, com um dia de


antecedncia.

15.3. Solicitar permanncia do operador de udio, som e gravao do MEC durante toda a
audincia.

EQUIPAMENTO ESPECIFICAO

Equipamento de som Uma caixa de som amplificada com mesa de som.

02 microfones com fio e pedestal de mesa (para


Mesa Diretora) e outro de piso (para os
Microfones
questionamentos do pblico) e 01 microfone sem
fio para o Mestre de Cerimnias.

Uma filmadora com 02 microfones com fio


Equipamento de gravao de som
acoplados (Equipamento da Videoconferncia do
e imagem
MEC)

Extenses, estabilizadores e rguas Para ligar equipamentos, pois existem poucos


(tomadas) pontos de energia no local.

Tabela 2
Equipamento de Som e Gravao

16. Reservar equipamento de multimdia e informtica especificados a seguir em


Equipamento de Multimdia e Informtica (tabela 3) para Audincia Pblica.
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16.1. Entrar em contato com o Chefe de Servio de Operao da Diretoria de Gesto de
Processos e Tecnologia da Informao DGPTI (Ramal 8963) Fabiano Saldanha, e
encaminhar e-mail fabiano.saldanha@ebserh.gov.br, com cpia para cau.sede@ebserh.gov.br,
para formalizar solicitao de reserva de equipamento de multimdia e informtica para a data do
evento.

16.2. O equipamento dever ser montado e testado, preferencialmente, com um dia de


antecedncia.

16.3. O operador de informtica dever montar, ligar, desligar e desmontar o equipamento,


alm de dar apoio durante a Audincia Pblica, quando necessrio.

EQUIPAMENTO ESPECIFICAO

Notebook 4 notebooks, um para a projeo, outro para Mesa


Diretora e outros dois para os digitadores.

Projetos data show 1 com alta resoluo, pois a sala muito clara.

Telo Localizado no canto direito da sala (prximo


parede), ao lado da Mesa Diretora.

Para ligar equipamentos, pois existem poucos pontos


Pontos de energia e de rede de energia no local. Cabo de rede para acessar o
servidor da Ebserh.

Internet Rede sem fio wireless/wi fi para acesso Internet


(ilimitado)

Tabela 3
Equipamento para acesso internet

17. Solicitar a montagem dos mveis e equipamentos especificados a seguir em Estrutura e


Instalaes (tabela 4) para realizao da Audincia Pblica.

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17.1. Entrar em contato com o chefe de Almoxarifado e Patrimnio da DAF (Ramal 8944)
ureo Queiroz Severo Jnior e encaminhar e-mail aureo.junior@ebserh.gov.br com cpia
patrimonio.sede@ebserh.gov.br para formalizar solicitao de montagem do mobilirio e
estrutura para o evento.

17.2. Solicitar montagem da estrutura com um dia de antecedncia e desmontagem aps o


evento ou, no mximo, no dia posterior.

INSTALAES /
ESPECIFICAO
ESTRUTURAS

Auditrio Capacidade de acordo com a quantidade prevista de


participantes.

Cadeiras para o pblico Cadeiras pretas padronizadas de acordo com a


quantidade de confirmaes de participantes.

Capacidade de acordo com as autoridades


Mesa diretora confirmadas que iro sentar (geralmente tem sido
para 8 lugares).

Mesa para data show e Mesa retangular branca, localizada em frente ao


notebook telo.

Mesa para equipamento de som Mesa retangular branca que servir para equipamento
de som do MEC.

2 mesinhas brancas para os digitadores, posicionadas


Mesa de apoio para digitao na lateral da sala com tomadas para carregar os
notebooks.

Mesa para credenciamento Mesa redonda posicionada na Recepo do 2 andar.

Mastros de cho com as Colocar os mastros com as bandeiras prximos a


bandeiras (Brasil e Ebserh) Mesa Diretora.

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Banner institucional da Ebserh Localizado no fundo da sala (centralizado atrs da
Mesa Diretora).

Preferencialmente dois carrinhos de apoio com gua,


Carrinho com caf e gua caf, etc. localizados na parte interna da sala, um em
cada lateral.

Lixeiras 4 lixeiras localizadas prximas aos carrinhos com


caf e gua.

Tabela 4
Instalaes e Estrutura

18. Informar recepcionistas e equipe do Servio de Compras Estratgicas sobre o evento.

18.1. Encaminhar e-mail para todas as recepcionistas informando detalhes sobre a audincia
pblica, afim de que elas prestem algum tipo de informao, quando necessrio.

Bom dia ou Boa Tarde!

Informamos que no dia 22/10/2013 (tera-feira da semana que vem), das


9h s 18h, no Auditrio do 2 andar (mesma sala da audincia anterior),
teremos a Audincia Pblica n 05/13 para a aquisio de Produtos
para Sade Nacional 2013.

Caso algum ligue, pedindo alguma informao ou querendo confirmar


a presena, peam pra entrar em contato comigo (Mirian - R. 8295) ou
com a Gislia (R. 8934).

As confirmaes devero ser feitas atravs do e-mail:


audienciapublica.Ebserh@mec.gov.br.

A documentao da Audincia tambm j se encontra em nosso site no


endereo eletrnico: http://www.ebserh.gov.br/pregoes-e-
licitacoes/audiencias-publicas/15-pregoes/277-audiencia-publica-05-
2013.

Abaixo o e-mail repassado a todos os fornecedores com informaes


mais detalhadas da audincia e (colar o e-mail enviado aos fornecedores
abaixo desse e-mail), em anexo, o convite.

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Por favor, repassem esse e-mail s demais recepcionistas, caso tenha
faltado algum.

Muito obrigada!

Procedimentos relativos divulgao da Audincia Pblica

18.2. Enviar convite, programao e informaes da audincia aos fabricantes e fornecedores


dos itens. Anexar ao e-mail convite e demais documentos em formato PDF.

Prezado(a) Senhor(a),

O Ministrio da Educao / MEC, atravs da Empresa Brasileira de


Servios Hospitalares / Ebserh, realizar aquisio centralizada, para
43 Hospitais Universitrios Federais - HUFs, de Produtos para Sade
Nacional 2013.

Assim, convidamos Vossa Senhoria para participar da Audincia


Pblica n 05 de 2013 que acontecer em Braslia no dia 22/10/2013
(tera-feira). Na ocasio sero esclarecidos aos interessados os aspectos
dos processos de aquisies centralizadas realizados pela Ebserh para
as compras pblicas dos HUFs e discutidas as caractersticas tcnicas,
mercadolgicas e editalcias, entre outras para os referidos insumos,
tornando pblica as condies para a referida contratao, em
cumprimento ao art. 39 da Lei 8.666/93.

Por favor, verifique nas listas ANEXAS quais insumos so


comercializados por Vossa empresa (Fabricante, Importador ou
Distribuidor) e caso seja de seu interesse participe da Audincia
Pblica n 05 de 2013. Sero 246 itens para Produtos para Sade I
Nacional 2013 e mais 148 itens para Produtos para Sade II
Nacional 2013.

Por favor, confirmar presena de todos os interessados da empresa at


o dia 21/08/2013, pelo e-mail: audienciapublica.Ebserh@mec.gov.br

Informamos que o aviso da Audincia Pblica fora publicado no DOU


em 03/10/2012, e todos os documentos relacionados Audincia Pblica
(Termo de Referncia, Convite, Aviso, Formulrio de Questionamento e
outros) esto no site da Ebserh: http://www.ebserh.gov.br/pregoes-e-
licitacoes/audiencias-publicas/15-pregoes/277-audiencia-publica-05-
2013

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Ressaltamos que a Empresa Brasileira de Servios Hospitalares
Ebserh/MEC, foi criada atravs da Lei n 12.550/2011 e tem entre suas
competncias a administrao de unidades hospitalares (art. 4 inciso I
da Lei n 12.550/2011). A aquisio de medicamentos, produtos mdicos
hospitalares, equipamentos mdicos, entre outros insumos, sero
adquiridos pela Ebserh de forma centralizada, em atendimento as
necessidades dos Hospitais Universitrios Federais.

A participao de sua empresa contribuir para o processo de


construo da Ebserh e da nova administrao dos hospitais
universitrios federais.

PROGRAMAO DA AUDINCIA:
9h Registro de presena e identificao.
9h15 Abertura pelo Presidente da Audincia e formao da Mesa
Diretora
9h30 Apresentao dos Diretores (DAS/DLIH e DAF)
9h45 Apresentao sucinta do Termo de Referncia
10h Apresentao dos descritivos dos Itens
11h30 Debate e resposta aos questionamentos e leitura das
contribuies pela Mesa Diretora.
12h30 Intervalo para almoo
14h Continuao da apresentao dos descritivos dos Itens
17h Debate e resposta aos questionamentos e leitura das
contribuies pela Mesa Diretora.
18h Consideraes finais. Encerramento.

Atenciosamente,

18.3. Solicitar ao Suporte TI a configurao do e-mail de resposta automtica de confirmao


de presena para o e-mail da Audincia Pblica, com o seguinte texto:

Prezado Senhor (a),

Acusamos a confirmao da sua participao na Audincia Pblica


[Inserir identificao da Audincia Pblica] [Inserir nome do objeto
de compra], a ser realizada no dia [Inserir data no formato
DD/MM/AAAA] a partir de [Inserir horrio no formato HH:MM] no
endereo: EBSERH - Edifcio Parque Cidade Corporate, Setor
Comercial Sul - SCS, Quadra 09, Lote C, Torre C, 2 andar. CEP:
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70308-200 - Braslia/DF. Telefones: (61) 3255-8900 / 3255-8295 / 3255-
8934.

Atenciosamente,

[Chefia do Servio de Compras Estratgicas]


[Diretoria Administrativa e Financeira]
Empresa Brasileira de Servios Hospitalares

18.3.1. Encaminhar e-mails ao mailling de fabricantes e fornecedores atravs endereo:


audienciapublica.ebserh@mec.gov.br.

18.3.2. Aps o envio, imprimir o e-mail com a identificao dos e-mails de destino e anexar ao
processo administrativo da Audincia Pblica.

18.4. Elaborar lista de presena em ordem alfabtica, de acordo com as confirmaes recebidas
por e-mail. As confirmaes podem ser feitas at o dia anterior Audincia Pblica.

18.4.1. Quando as confirmaes forem inferiores a 10 empresas, solicitar para a equipe do


Servio de Compras Estratgicas ligar para as empresas, informando da Audincia Pblica e
confirmando as presenas. Sempre pedir para falar com os responsveis pelo setor de licitaes
de cada empresa, Diretores Comerciais, Diretores de Acesso, Gerentes de Vendas
Governamentais, Gerentes Comerciais, entre outros.

18.4.2. Imprimir duas listas de presena. Deixar uma na Recepo/Credenciamento do evento e


outra na Mesa Diretora da Audincia Pblica.

Procedimentos de finalizao da preparao do evento

19. Encaminhar check list (item 10) da Audincia Pblica para os responsveis, de cada rea
da Ebserh, por cada procedimento/montagem para se atentarem para as suas obrigaes.

20. Montar os Kits para serem entregues aos fornecedores participantes da Audincia
Pblica.

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20.1. Entrar em contato com a Assessoria de Comunicao Social (Ramal 8386) e
encaminhar e-mail para ascom@ebserh.gov.br para formalizar solicitao e indicar o material
institucional com a logomarca da Ebserh (pastas, folders, canetas e blocos de papel) necessrio
para montagem dos kits. A quantidade solicitada ser de acordo com o nmero de participantes
confirmados. Observao: alm dos materiais citados acima, constar nos kits a programao
impressa, os formulrios para questionamentos e os formulrios de avaliao de evento, sendo
que os mesmos sero redigidos e impressos pelo Servio de Compras Estratgicas.

21. Organizar os prismas de mesa com o nome dos membros que iro compor a Mesa
Diretora.

21.1. Solicitar os prismas Assessoria de Comunicao Social (Ramal 8386), que guarda o
material. A impresso feita com o nome completo do membro e respectivo cargo, de acordo
com o modelo fornecido pela Assessoria de Comunicao Social.

21.1.1. Encaminhar e-mail para ascom@ebserh.gov.br, para formalizar a solicitao dos prismas
de mesa, indicando a quantidade.

21.2. Confirmar com as Diretorias, Coordenadorias e Chefias quem ir compor a Mesa


Diretora. No caso da Comisso Tcnica, confirmar os nomes dos participantes com a DLIH.
Solicitar por e-mail o nome completo e cargo ou profisso.

22. Imprimir placas de sinalizao (em papel A4) para o credenciamento e entrada do
auditrio. Ambas vo ser impressas com a logo da Ebserh pelo Servio de Compras Estratgicas.

23. Solicitar a limpeza da sala de realizao da Audincia Pblica no dia anterior, na manh
do evento, no intervalo para almoo e ao final na desmontagem. Essa solicitao ser feita ao
Servio de Suporte Operacional da DAF, atravs do e-mail: servios.Ebserh@mec.gov.br.

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24. Solicitar o servio de garom para o dia da Audincia Pblica ao Servio de Suporte
Operacional da DAF, atravs do e-mail: servios.Ebserh@mec.gov.br. O garom ficar
responsvel pela reposio de gua e caf, entre outros, durante toda a sesso pblica.

25. Redigir o texto de apresentao/roteiro da Audincia Pblica a ser repassado ao Mediador


da Mesa Diretor, geralmente o Chefe de Licitaes e Contratos.

Procedimentos a serem realizados durante a Audincia Pblica

26. Indicar a atividade que cada funcionrio do Servio de Compras Estratgicas ficar
responsvel, durante a Audincia Pblica, de acordo com o seguinte:

Coordenao do evento: instruir a equipe, coordenar a dinmica do evento, testar equipamento,


acompanhar a montagem e desmontagem, alm de outras atividades pertinentes para o sucesso
do evento.

Recepo do evento: receber o pblico participante, assinar a lista de presena e receber os


cartes de visita das empresas inscritas.

Digitao da sesso pblica: digitar o que o pblico falar durante a audincia, principalmente os
questionamentos dos fornecedores e esclarecimentos da Ebserh, a fim de, facilitar a redao da
ata ps-audincia.

Coordenao dos questionamentos: instruir, receber e numerar os Formulrios para


Questionamentos; organizar a ordem dos participantes que solicitam a palavra.

27. Solicitar cobertura jornalstica do evento. A Assessoria de Comunicao Social ser a


responsvel por fotografar e fazer o release e nota/matria da Audincia Pblica para publicao
no site da Ebserh.

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Procedimentos ps-Audincia Pblica e relativos instruo processual

28. Escanear todos os Formulrios para Questionamento entregues pelas empresas, aps a
Audincia Pblica, e encaminhar para a Coordenadoria de Insumos, Servio de Produtos para
Sade ou Servio de Insumos Farmacuticos, Servio de Compras Estratgicas e Servio de
Licitaes.

28.1. Os Formulrios para Questionamento da Audincia Pblica devero ser salvos na pasta
DAF CA Servio de Compras Estratgicas Audincias Pblicas Formulrios
Questionamentos, conforme numerao da Audincia Pblica em questo.

29. Redigir a ata da Audincia Pblica para publicao no site da Ebserh, no link da referida
Audincia, em prazo razovel.

29.1. A ata da Audincia Pblica dever ser redigida pela prpria equipe do Servio de
Compras Estratgicas, aprovada pelo Servio Compras Estratgicas e pela Coordenadoria
Administrativa e enviada por e-mail Assessoria de Comunicao Social para publicao no site
da Ebserh em at 20 dias.

29.2. Devem constar na ata os seguintes tpicos: nome, ttulo, numerao, objeto licitante da
Audincia Pblica, data, horrio, endereo, objetivo, composio da mesa, desenvolvimento da
audincia, transcrio dos questionamentos feitos pelos fornecedores e listagem das empresas
participantes.

29.3. Salvar a ata na pasta DAF CA Servio de Compras Estratgicas Audincias


Pblicas Documentos Publicao_Site, conforme numerao da Audincia Pblica em
questo.

29.4. Consultar o modelo completo da ata de Audincia Pblica disponvel em anexo na pasta
POP em Servio de Compras Estratgicas.

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30. Tabular a Pesquisa de Avaliao de Evento, a partir dos Formulrios de Avaliao de
Evento entregues aos participantes, a fim de avaliar e melhorar a organizao das Audincias
Pblicas.

30.1. Fazer a tabulao da pesquisa de avaliao da Audincia Pblica (responsabilidade da


equipe de Servio de Compras Estratgicas), salvar em Excel e Power Point, e enviar por e-mail,
juntamente com os questionrios escaneados aos diretores, coordenadores, chefes de Servio e
equipe tcnica.
30.2. Enviar feedback sobre a Audincia Pblica equipe tcnica.

30.3. Salvar a tabulao da pesquisa de avaliao da Audincia Pblica na pasta DAF CA


Servio de Compras Estratgicas Audincias Pblicas Formulrio de Avaliao, conforme
numerao da Audincia Pblica em questo.

III. MAPEAMENTO

No se aplica.

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Setor Comercial Sul - SCS, Quadra 09, Lote "C",
Edifcio Parque Cidade Corporate, Bloco "C",
1. pavimento, Asa Sul
Braslia - Distrito Federal - 70308-200
Telefone: (61) 3255-8900