Manual de uso Administrativo

Office 365
Contenido
Portal de administracin de Office 365..............................................................................................3
OneDrive............................................................................................................................................4
Grupos de Office 365..........................................................................................................................6
Yammer..............................................................................................................................................7
OneNote y Planner.............................................................................................................................8
Skype For Business.............................................................................................................................8
PowerShell.........................................................................................................................................9
Portal de administracin de Office 365.
Una vez dentro del portal de Office 365, podremos acceder a nuestro portal de Administrador
haciendo click en el icono de administrador.

Esto nos dar acceso a las herramientas administrativas de Office 365, cabe destacar que este
portal principal solo nos dar opciones de administracin de identidades, ya sean usuarios, grupos,
contactos, recursos y adems de llevar la administracin general de Office 365 como licencias,
dominios, reportes y seguimiento de estado.

Dentro de cada uno de estos mens se desglosan una gran cantidad de configuraciones que
pueden realizarse, a pesar de esto, hay unas ms relevantes en trminos de usabilidad, como el
panel de usuarios, grupos y las herramientas administrativas del resto de los servicios.
OneDrive.
Desde el portal de administracin de OneDrive, todo cambio que sea aplicado afectara a cada uno
de los usuarios de nuestro Office 365. Desde el portal de administracin de OneDrive se puede
realizar la administracin de seguridad de archivos compartidos, sincronizacin con computadoras
y acceso desde dispositivos por direcciones IP, este cambio no afecta dispositivos mviles como
celulares o tablets.

Uso Compartido
Las opciones de uso compartido permiten parametrizar los archivos compartidos con personas
externas a la plataforma de Office 365.
Permitiendo configurar la duracin los permisos de acceso y la duracin de los vnculos de archivos
compartidos.
Sincronizar
Esta configuracin permite controlar la sincronizacin de SharePoint y OneDrive, bloqueando
contenido especfico o aplicando configuracin para solo sincronizar en estaciones de trabajo
unidas a dominio.
Almacenamiento
Esta opcin permite configurar la cantidad de almacenamiento que tendrn los usuarios en
OneDrive, junto a la cantidad de das que se guardaran los datos desde que se elimin un usuario.

Acceso de dispositivos
Nos permite configurar el acceso a las herramientas de OneDrive y Sharepoint, pero no administra
dispositivos mviles.
Cumplimiento
Desde esta opcin podemos obtener reportes de auditoria, prevencin de perdida de datos,
polticas de retencin, entre otros.

Notificaciones
Permite configurar las notificaciones que llegaran a los usuarios.
Adicionalmente, se puede realizar la administracin especifica por usuario, con el fin de aplicar
alguna configuracin especfica, verificar su uso de OneDrive y acceder a la herramienta del
usuario.
Grupos de Office 365.
Los grupos de Office 365 se encuentran en procesos de cambios, aadiendo nuevas caractersticas
a estos las cuales se encuentran enfocadas directamente en la colaboracin, haciendo de los
grupos de Office 365 una opcin que cumple con:

Listas de distribucin
Sitio de grupo
Grupos para otras herramientas
o Correo electrnico
o Calendario
o Planner
o OneNote
o SharePoint (sitio de grupo)

Estos grupos se crean desde el portal de Office 365, y se les debe otorgar un nombre el cual no
exista tanto a nivel de usuario como de grupo, ya que tendr una direccin de correo electrnico
para la difusin de informacin.

Las caractersticas de seguridad de estos grupos se manejan dentro de la herramienta a utilizar,

pero principalmente los grupos se crean de dos tipos, abiertos o cerrados, siendo este el nivel de
permiso de acceso al grupo por parte de los usuarios:

Cerrado: Solo permite usuarios previamente invitados o aquellos que se acepte su solicitud
de participacin.
Abierto: Permite que todos los usuarios de la plataforma accedan a la informacin de este
grupo.
Creacin de un grupo
Para crear un grupo de Office 365, se debe acceder al panel de administracin de grupo y
seleccionar agregar un nuevo grupo. Es importante definir el nombre del grupo, ya que este ser
una direccin de correo para ser utilizado como lista de distribucin.

En privacidad se debe especificar el tipo de grupo, abierto o cerrado, segn sea necesario y
seleccionar un propietario quien ser el administrador del grupo, en un inicio se puede asignar solo
un propietario, pero posterior a la creacin se puede aadir ms.

NOTA: El ID del grupo no puede ser cambiado una ves creado.

Editar un grupo
Para editar un grupo debe ser seleccionado en el portal de administracin de grupo, y podremos
aplicar los cambios que sean necesarios.

Aadir propietarios, miembros, y cambiar el nombre son las configuraciones que estn habilitadas
para su modificacin.

NOTA: La privacidad del grupo no puede ser cambiada una vez creado el grupo.
Yammer.
Desde el portal de administracin de Yammer, los cambios realizados afectan a todos los usuarios
de la red social, al ser una herramienta de la que todos los usuarios tienen acceso de manera ms
libre, existen diversas configuraciones para realizar sobre la plataforma, estas configuraciones
incluyen diseo, polticas de uso, permisos de usuarios externos, administracin de usuarios,
seguridad e informes.
Configuracin
Esta opcin permite modificar informacin bsica de Yammer, como el nombre de la red y el
mensaje que vern los alumnos al momento de realizar un Post.

Adicionalmente permite administrar aquellos dominios que se aadan a Office 365 para que sean
parte de Yammer, modificacin de notificaciones y caractersticas como:

Adjuntos
Aplicaciones de terceros
Organigramas
Traductor de mensajes Microsoft Translate
Diseo
Permite modificar el aspecto de Yammer, modificando la tonalidad de colores y cargando los logos
de los colegios, esta modificacin tambin incluye a los correos electrnicos enviados por Yammer.
Administradores
Permite asignar administradores de Yammer, quienes podrn tener control total sobre la
plataforma y acceder a la consola de administracin.

Poltica de uso
Permite escribir un acuerdo de uso el cual los usuarios debern aceptar con el fin de acceder a la
plataforma.
Redes Externas
Permite modificar los permisos de creacin de redes externas en Yammer, adems de aplicar
restricciones con respecto a las solicitudes de acceso.

Migracin de red
Esta opcin se utiliza para migrar redes de Yammer de los dominios aceptados en Office 365, en
caso de subredes.
Invitar usuarios
Es posible enviar invitaciones directas a los usuarios para que accedan a la plataforma, esta opcin
solo permite usuarios de la plataforma de Office 365.

Invitar usuarios invitados

Esta caracterstica permite invitar gente externa al colegio para poder acceder y ser notificados
sobre las actualizaciones del sitio.
Quitar usuarios
Permite eliminar usuario de Yammer para que no accedan a la plataforma.

Actividad de cuenta
Permite observar las ltimas sesiones de acceso de los usuarios.
Bloquear usuarios
Permite bloquear cuentas para que accedan a la plataforma, estas cuentas no deben ser miembros
de Yammer.

Correos electrnicos devueltos

Permite obtener informacin de aquellos correos electrnicos que no llegaron a destino, siempre y
cuando sea un correo enviado por Yammer.
Actualizacin masiva de usuarios
Permite actualizar simultneamente cuentas de usuarios en Yammer creacin de cuentas nuevas,
actualizacin, eliminacin y desactivacin son las opciones de configuracin y se debe utilizar un
archivo CSV como en el ejemplo para utilizar esta funcion.

NOTA: Se recomienda llevar la administracin de los usuarios a travs de Office 365, a menos
que se deba desactivar de Yammer masivamente.
Integracin con el directorio
Permite realizar la modificacin de las invitaciones por correo electrnico, habilitar un mensaje de
bienvenida y configurar el mensaje de bienvenida.

Exportar usuarios
Permite obtener un reporte actualizado de todos los usuarios que actualmente se encuentran
utilizando la plataforma.
Campos de perfil
Administra la informacin personal de los usuarios que ser mostrada en sus perfiles de Yammer.
Supervisar palabras claves
Nos permite utilizar palabras o frases las cuales no sean permitidas y poder tener registro del
suceso, adicionalmente se debe configurar la cuenta de correo donde llegara este informe.
Configuracin de seguridad
Permite configurar un rango de direcciones IP para acceder a Yammer, esta administracin no
afecta a dispositivos mviles.

Adicionalmente permite crear directivas de contrasea, pero la configuracin de Office 365 es

mandatorio sobre Yammer.
Exportar Datos
Permite exportar en un archivo CSV todos los datos de la red de Yammer, publicaciones, adjuntos,
grupos internos, redes externas, etc.
Retencin de datos
Permite administrar que pasar con aquellas publicaciones eliminadas, si la informacin ser
eliminada permanentemente o podr ser obtenida desde la exportacin de datos.
Modo de contenido
Esta opcin permite activar el modo de contenido privado el cual puede ver toda la interaccin
entre personas, se recomienda no activar esta configuracin a menos que exista un respaldo legal
de por medio.
OneNote y Planner
OneNote y planner son herramientas que utilizan los grupos de Office 365, estas herramientas no
tienen administracin de por medio y cualquier usuario de la plataforma puede acceder a este
siempre y cuando tenga el producto asignado en su licencia. Adicionalmente, cada usuario
mantiene su OneNote personal el cual tampoco es administrable ya que es una herramienta del
paquete de Office Online.

Skype For Business

Al igual que con OneDrive, Skype for Business tiene su propio portal de administracin, desde el
cual podremos tener visualizacin de los usuarios que utilizan el servicio, obtener reportes de
usabilidad y configurar el uso externo de la herramienta, junto a las invitaciones de meeting a
travs de Outlook.

Panel
Contiene un resumen de usuarios en Office 365 y usuarios que pueden utilizar Skype, adems de
permitirnos realizar un ambiente hibrido con una versin on-premise de Skype For Business para
servicios de VoIP.
Usuarios
Desde el men de usuarios podremos obtener un listado completo de aquellos alumnos o
docentes que tienen acceso a la plataforma.

Organizacin
Permite configurar la privacidad de presencia ya sea para todos los usuarios o solo contactos.

Adems de configurar el acceso de usuarios externos.

Voz
Permite configurar nmeros de telfono de los usuarios, pero requiere un tipo de licenciamiento
especial.

Enrutamiento de llamadas
Permite configurar operadores automticos, pero esto requiere servicios de VoIP configurados.

Conferencia de acceso telefnico local

Para el servicio VoIP Microsoft provee informacin de todos aquellos nmeros que utiliza como
puente en una llamada o conferencia.
Reuniones en lnea
Con el fin de personalizar los correos de invitacin a conferencias de Skype for Business, se utiliza
esta opcin y permite aadir un logo, URL que contenga informacin legal en caso de ser
necesaria, URL que re-direcciones a un portal de atencin de usuario y el texto que acompaar a
la invitacin.

Herramientas
Contiene herramientas administrativas que pueden ser utilizadas a modo de diagnstico o
solucionador de problema.

Informes
Permite obtener informacin de uso de los servicios de VoIP, usuarios bloqueados y
PowerShell
Existe un mdulo de PowerShell para Office 365, este es utilizable desde la aplicacin de Azure
Active Directory para Windows PowerShell, el cual se encuentra se puede obtener desde el
siguiente link http://powershell.office.com/, se recomienda siempre ejecutar esta aplicacin como
administrador.

Para poder conectar con el Tenant de Office 365, debemos utilizar el siguiente cmdlet:

Connect-MsolService

E ingresamos con una cuenta de administrador Global del tenant y podremos utilizar los servicios
de PowerShell.

De esta forma existen una infinidad de script que pueden ser utilizados, se ejecutamos PowerShell
con la herramienta de ISE, podremos tener un listado completo de los scripts para utilizar.
NOTA: Se debe seleccionar el mdulo de MSOline para los scripts de Office 365.

El ejemplo de Powershell mostrado en la sesin de capacitacin fue el siguiente.

Import-CSV c:\Test\libro.csv | Foreach-Object {

New-MsolUser -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName -DisplayName $_.DisplayName

-UserPrincipalName $_.UserPrincipalName -Password $_.Password -UsageLocation
$_.UsageLocation

Estos datos son obtenidos de un CSV el cual se encuentra adjunto en este correo.

Import-csv: Importa los datos que se encuentran dentro de un archivo CSV en la ruta
especificada.
Foreach-Object: condicionante para la ejecucin del script por cada fila dentro del CSV.
New-MsolUser: Script utilizado para indicar que se crearan usuarios nuevos con estos
datos.
$_.Nombre: Es el mtodo que se utiliza para identificar el atributo en base a la primera fila
de cada columna del archivo CSV, se utiliza despus del atributo a modificar como -
FirstName
{ }: Expresiones utilizadas para encapsular un script dentro de la funcin Foreach-Object