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Gesto de

Tempo
na Escola
Como otimizar tarefas
e garantir resultados
Introduo
5
3 Por que as escolas tm
dificuldade de organizar o quadro
de horrio dos professores?

1 16
O que gesto de tempo?

4
6
Por que importante ter

2 um quadro otimizado?

19
Por que fundamental
ter uma boa gesto de tempo
no ambiente escolar?

7 7
Quais os maiores erros
cometidos na montagem

3 do quadro de horrio?

21
A importncia do lder
escolar no processo
de gesto de tempo

10
8
Como montar o melhor
quadro de horrios

4
para sua escola?

24
Qual o principal
problema de gesto de tempo
enfrentado pelas escolas
brasileiras atualmente? Quem somos

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Introduo

O desenvolvimento da tecnologia, a popularizao


das redes sociais e a utilizao cada vez mais frequente
de dispositivos mveis mudaram totalmente a configurao
do tempo no sculo XXI. Nesse novo cenrio onde tudo
instantneo, surgem em nossas rotinas novas demandas
de trabalho, famlia, lazer e estudo que precisam ser
resolvidas rapidamente e com eficincia.

Vivemos um paradoxo onde as atividades se multiplicam,


mas o tempo para realiz-las continua o mesmo, tornando
quase impossvel cumprir todas as tarefas sem deixar nada
de importante de lado.

Ser organizado se tornou fundamental para prevenir


a sobrecarga de funes e evitar a perda de tempo com
atividades que no trazem resultados. E na vida profissional,
principalmente no ambiente escolar onde as tarefas so
interdependentes e impactam financeiramente
as instituies, essa exigncia se torna ainda maior.

Nesse contexto, a sada para manter tudo funcionando


perfeitamente, conseguir administrar todas as demandas
e equilibrar as prioridades para que nenhuma rea seja
prejudicada ter um bom gerenciamento de tempo .

Por isso, neste ebook, mais do que explicar o que


gesto de tempo no ambiente escolar, vamos mostrar
como sua ausncia atrapalha o ensino, prejudica a sade
financeira e influencia diretamente o desenvolvimento
da instituio como um todo.

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O que
gesto de tempo?
Gerenciamento de tempo
o ato ou processo de planejamento e execuo do controle
consciente sobre a quantidade de tempo gasto com atividades
especficas, especialmente para aumentar a efetividade,
eficincia e produtividade do trabalho.
Wikipedia

A Gesto de Tempo um Para entender melhor como isso


subitem da gesto escolar e est funciona, vamos pensar no seguinte:
ligada gesto operacional
das atividades estabelecidas no
planejamento das metas a serem Quando planejam onde querem chegar,
alcanadas pela instituio. os lderes de escolas e cursos definem
tambm as atividades que ele e sua
equipe precisam desempenhar para
alcanar tudo o que foi definido e
quanto tempo precisam para realiz-las.

A partir da, essas atividades so


distribudas entre os setores e
executadas pelos colaboradores.
Os colaboradores, por sua vez,
precisam se organizar para entregar
as tarefas nos prazos para garantir
que o planejamento no atrase
e afete os demais setores.

Ou seja, gerir o tempo significa


ter conscincia de todas as tarefas
que precisam ser realizadas e se
planejar para cumpri-las, equilibrando
o tempo de trabalho com as funes
que precisam ser desempenhadas
e elencando as prioridades de acordo
com a urgncia e a importncia
de cada atividade.

5
Para gerir o tempo de forma eficaz necessrio
respeitar as seguintes etapas:

1
Definir o resultado que deseja alcanar

2
Organizar e distribuir as atividades

3
Aumentar a qualidade da realizao das tarefas

4
Controlar os prazos de execuo das atividades

Esses quatro pontos vo te ajudar


bastante a se planejar para dar
os primeiros passos em direo
eficincia. Por isso, antes de
comear seu dia de trabalho, tire
alguns minutos para refletir sobre
eles e se organizar. Tente colocar
em prtica este exerccio e veja
como a sua rotina vai mudar!

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Por que
fundamental ter
uma boa gesto
de tempo no
ambiente escolar?
Ter uma gesto de tempo Quais as consequncias
eficiente o requisito de uma gesto do tempo falha?
bsico para manter
Quando o tempo mal gerido
a ordem na escola, garantir
ele se torna um grande inimigo
o bom funcionamento
dos gestores: as tarefas se acumulam,
dos setores e evitar a perda os setores ficam sobrecarregados
de tempo e dinheiro com e o foco do trabalho se perde,
tarefas improdutivas. afetando a qualidade da instituio.

Atravs de uma gesto de tempo


eficiente, a instituio consegue
dimensionar o prazo que precisa
para realizar todas as suas tarefas,
selecionar a equipe responsvel
por tratar os problemas dos setores
e cumprir o planejamento escolar Alm disso, quando um
sem deixar de lado as atividades colaborador no rende ou
rotineiras importantes para o um setor funcional mal, ele
bom funcionamento da instituio. atrapalha toda a rotina de
trabalho das demais pessoas
A gesto de tempo fundamental e setores e o problema
tambm para que as escolas e cursos vira uma bola de neve que
possam funcionar de forma plena. Isso pode colocar em risco a
significa: cumprir o papel de formar sobrevivncia da instituio.
pessoas atravs da educao
e, alm disso, ter condies financeiras
de aprimorar o processo de ensino,
investindo nos funcionrios e em novas
ferramentas educacionais que auxiliem
alunos e professores.

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Imagine as seguintes situaes: Isoladamente, esses incidentes
podem no trazer danos para
uma escola ou curso, mas quando
ocorrem em conjunto ou so
Um professor que no lana a frequentes, tm potencial para afetar
nota das avaliaes no prazo, permanentemente a sade financeira
atrapalha o fechamento do da instituio e lev-la falncia.
bimestre e prejudica os alunos
Nem sempre fcil saber quais
as tarefas de maiores riscos e impactos
para a instituio. Mas, para evitar
Atrasos na execuo situaes alarmantes, tantos os
da rotina financeira afetam gestores quanto os colaboradores
a emisso das mensalidades devem fazer um exerccio dirio de
escolares, prejudicando anlise para fugir da improdutividade.
todo o planejamento
financeiro da instituio Muitas vezes, por estarem muito
mergulhados em suas rotinas, os
colaboradores que executam as tarefas
O mau funcionamento da mais operacionais no percebem que
secretaria pode atrapalhar esto perdendo tempo com atividades
todo o processo de matrcula de pouco valor e baixo resultado.
e rematrcula, fazendo com que
Por esse motivo, os lderes
os alunos deixem a instituio
educacionais devem estar sempre
atentos aos processos e devem dar
o direcionamento que a equipe precisa
Atrasos na montagem para manter o foco e a energia
do quadro de horrio escolar de trabalho na direo certa.
podem prejudicar a rotina
dos docentes e fazer
com que bons professores
deixem a instituio

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3
A importncia
do lder escolar
no processo de
gesto de tempo
Os lderes so pea-chave no processo Dessa forma, as tarefas com menos
de desenvolvimento das escolas e prioridade no ficam centralizadas
cursos e, quando seu trabalho no em uma s pessoa e permite que a
funciona, todo o resto fica atrapalhado, equipe contribua e se envolva mais
gerando uma perda coletiva de com questes administrativas
foco e trazendo riscos reais para e no menos importantes. Centralizar
a sobrevivncia da instituio. muitas tarefas e puxar tudo para
sua responsabilidade um erro
e que muitos gestores cometem.

Para os gestores
escolares, o desafio Para delegar tarefas de forma
de gerir o tempo eficiente voc deve seguir os
duas vezes maior. seguintes passos:

Ter uma viso clara de todas


Afinal, ao mesmo tempo em que as reas da sua instituio
precisam realizar todas as suas
tarefas de forma eficaz, tambm
precisam direcionar sua equipe Conhecer as mtricas
e garantir que todos trabalhem que importam para o
focados em suas atividades para desenvolvimento do seu
que os resultados planejados negcio
para a instituio sejam atingidos.

A regra simples, preciso Saber delegar e distribuir as


praticar o desapego! tarefas entre colaboradores e
setores
Gestores escolares devem focar em
demandas prioritrias da instituio,
que envolvem decises importantes e Saber medir as aes e seus
estratgicas. Tarefas de rotina podem resultados, ajustando o que
ser planejadas e executadas por outras no tiver trazendo retorno
pessoas da equipe.

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Foque na otimizao dos processos!

Tambm papel do lder investir Outra boa dica para agilizar o dia a dia
em melhorias para que seus investir em tecnologias que otimizem
funcionrios trabalhem de forma os processos da instituio e elimine
mais produtiva, identificando o retrabalho com tarefas rotineiras.
os gargalos nos processos Desta forma, sobra mais tempo para
e atuando para resolv-los. focar no que realmente importa:
educar com qualidade e manter os
Para conseguir identificar os maiores alunos satisfeitos e engajados com a
pontos de dor da instituio os sua instituio.
gestores devem manter os olhos
e ouvidos bem abertos, prestando
ateno na realizao das atividades
e ouvindo as queixas e conselhos de
sua equipe. Trabalhar em conjunto
importante e mais eficiente.

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4
Qual o principal
problema de
gesto de tempo
enfrentado pelas
escolas brasileiras
atualmente?
Atualmente o principal ponto de dor das instituies
de ensino no que tange gesto de tempo, a
montagem do quadro de horrio dos professores.

! Ficou surpreso?

Entender como isso funciona bem Como atuam como ponte entre
simples, basta pensarmos no seguinte: a escola e os alunos, o trabalho
dos professores influencia diretamente
No mercado educacional, instituies nos resultados dos estudantes. Isso
de ensino so reconhecidas quando significa que, depois dos alunos,
apresentam bons resultados nas os professores so os ativos mais
provas e exames. Os resultados importantes de escolas e cursos,
alcanados so fundamentais para pois seu trabalho se reflete em todas
mostrar ao mercado a capacidade as reas dessas instituies.
e excelncia do seu corpo docente
e projeto pedaggico com as notas Bons mestres so capazes de atrair
obtidas nestas provas. e manter os alunos na escola, assim
como, na contrapartida, a falta desses
profissionais afasta as matrculas
e contribui para um outros dois
graves e conhecidos problemas
dos donos de instituies particulares
de ensino: a evaso escolar
e a rotatividade dos professores.

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Mas conciliar a agenda desses Como geralmente trabalham em
super profissionais no nada mais de uma escola, ainda temos que
fcil. Isso acontece porque, somar a isso tudo um outro fator:
alm do tempo em que o deslocamento, que nas grandes
precisam estar em sala de aula cidades um problema ainda maior,
desenvolvendo seu trabalho, pois ocasiona atrasos e desgasta os
os docentes tambm precisam profissionais. Sem contar que esse
se organizar para: deslocamento ocorre no s entre
as unidades da sua instituio, mas
tambm entre diferentes instituies, o
que torna tudo ainda mais complexo.

Se conseguir organizar toda essa rotina


Corrigir provas em uma escola j difcil, conciliar
e exerccios essas variveis com a de outras
instituies um grande tormento
para os gestores e demanda muita
negociao na hora de fechar o quadro
com os professores.
Preparar conselhos
de classe

Estudos comprovam que


uma escola leva em mdia
3 meses para conseguir
Organizar os fechar seu quadro de
eventos da escola horrios. Na maioria delas
o quadro de horrio gerado
no atende satisfatoriamente
a instituio.

Preparar as aulas

Investir no
aprimoramento
do seu currculo

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5
Por que as escolas
tm dificuldade de
organizar o quadro
de horrio dos
professores?
Somados aos fatores bsicos que abordamos anteriormente,
existem outros elementos fundamentais que nem sempre so
levados em considerao na hora de montar o quadro de horrio
dos professores, mas que so imprescindveis para que ele traga
bons frutos para a instituio e caiba no oramento da escola.

So eles:

Conseguir organizar a Conseguir dimensionar


disponibilidade de professores corretamente as disciplinas para
satisfazendo as necessidades que os alunos e professores no
de cada docente; sejam sobrecarregados com vrias
aulas seguidas da mesma matria
Gerar o quadro de forma ou grupo de matrias similares
que os deslocamentos dos (como um dia todo s com aulas
professores entre as unidades de fsica e matemtica);
sejam minimizados;
Conseguir reorganizar o quadro
Atender s regras pedaggicas escolar e realocar todos os
da instituio (como aulas professores e disciplinas
geminadas aulas obrigatoriamente rapidamente quando um professor
separadas, nmero mximo de deixa a escola (para no prejudicar
aulas de uma disciplina por dia, ainda mais os alunos).
aulas que precisam ocorrer em dias
intercalados, turmas que fazem
aulas juntas, turmas que se dividem,
aulas que precisam ser no primeiro
ou ltimo tempo);

Diminuir ao mximo
as janelas de espera (para que
a escola no gaste com as horas
no trabalhadas);

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Se j difcil atender a essas Para se ter uma ideia dessa
exigncias separadamente, complexidade e do esforo demandado:
imagine cruzar todos esses dados
contabilizando tambm a quantidade
de turmas, sries e todas as
peculiaridades de cada instituio para
montar um quadro de horrio vivel.

Assim, verificando o enorme


nmero de possibilidades Uma escola com 10 turmas,
e as variveis que se deve levar tem mais de um bilho
em considerao, montar um quadro de combinaes diferentes
de horrios adequado uma de quadro de horrios
tarefa extremamente complexa
e importante para as escolas.

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6
Por que
importante ter um
quadro otimizado?
Um quadro de horrios eficiente favorece o melhor
desempenho da escola, o que permite no s manter o nvel
de matrculas, mas tambm a ampliao do nmero de alunos.

A correta montagem de um quadro de horrios confere ganhos em


termos de eficincia escola. Afinal, a organizao das aulas uma
tarefa que impacta diretamente todo o funcionamento da instituio
e consequentemente os seus resultados pedaggicos e financeiros.

Um quadro de horrios eficiente traz inmeros


benefcios para as instituies. Entre eles:

Aumenta a qualidade do ensino

Reduz os gastos com janelas de esperas e deslocamentos

Otimiza o tempo de estudo dos alunos

Deixa os professores mais satisfeitos e motivados

Evita a evaso

Facilita o cumprimento do planejamento escolar

Reduz a rotatividade de professores

Alm disso, no mercado educacional, onde a concorrncia acirrada,


cada detalhe pode ser crucial para manter ou no um aluno na sua
instituio de ensino. Por isso, invista no bom relacionamento com os
docentes e valorize os professores para que o ensino na sua instituio
seja de qualidade para os alunos. Seguindo esse caminho, voc
e sua escola s tm a ganhar.

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7
Quais os maiores
erros cometidos
na montagem do
quadro de horrio
Os erros no quadro de horrio Com certeza esses contratempos
so comuns e trazem muitos vo deixar professores e alunos
transtornos para escolas bastante descontentes e podem
de diferentes nveis de ensino. se transformar em problemas mais
graves para sua escola ou curso.

Imagine se em um dia comum Para evitar que isso acontea


de aula, dois professores acabarem na sua instituio, entrevistamos
escalados para o mesmo laboratrio alguns gestores de escolas particulares
de informtica? Ou duas turmas e levantamos os maiores erros
estiverem no mesmo horrio da cometidos na hora de montar
educao fsica? Ou at mesmo o o horrio escolar.
transtorno do esquecimento de uma
aula de portugus para um ano letivo?

Saiba quais so eles e fuja dessas armadilhas:

Colocar 3 tempos seguidos em uma turma com o


mesmo professor. Essa prtica pode desmotivar os


alunos nas aulas e prejudicar a qualidade do ensino.

Luiz Carlos
Coordenador | Colgio Palas

Aceitar um quadro de horrio mediano ao invs


de fazer uma grade que atenda s necessidades


dos professores e seja bom para os alunos.

Luiz Felipe Abad


Diretor | Colgio PH

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No levar em conta os interesses e o deslocamento
dos professores na hora de montar o quadro.


Mais que um erro, essa prtica considerada uma
arbitrariedade e mal vista profissionais da rea.

Nelson Duarte
Coordenador | Colgio Palas

um erro cada segmento da escola fazer a sua


prpria organizao sem unificar informaes.
A escola precisa conversar e alinhar seus
processos internos em conjunto.

(...)

No cobrir janelas, no otimizar os recursos


e aproveitar mal o professor. Isso deixa os
profissionais desmotivados e abre possibilidades


de perder um bom professor para outra escola.

Heitor Victor
Supervisor | Colgio alfa Cem

Horrio a combinao dos interesses pedaggicos com o


interesse financeiro da instituio. Evitar equvocos o segredo
de uma boa grade escolar.

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8
Como montar
o melhor quadro
de horrios para
sua escola?
Como vimos, organizar Os sistemas mais modernos de quadro
o horrio dos professores de horrio contam com alto poder de
uma das tarefas mais difceis processamento de informao e so
da rotina escolar e garantir capazes de fazer uma infinidade de
que o resultado de sua combinaes de dados em apenas
montagem seja benfico alguns instantes. Isso significa que,
ao invs de levar meses para montar
para alunos e docentes
um quadro de horrio mediano, sua
e ainda caiba no oramento
instituio pode ter o seu melhor
um grande problema quadro de horrios rapidamente.
para os lderes escolares.
A burocracia desnecessria inimiga
da produtividade, o que faz da
Montar manualmente uma
objetividade de um software bem
grade horria que atenda a todas
desenvolvido um item fundamental
as regras pedaggicas da instituio,
para os gestores modernos. Ento
considerando o deslocamento
deixe o trabalho burocrtico com as
dos professores, respeitando
tecnologias e foque no que realmente
a rotina dos alunos e reduzindo
importa: gerir bem sua instituio para
as janelas de espera dos professores
que ela tenha um ensino de qualidade.
quase impossvel.

Por isso, nessas horas, a tecnologia


uma das maiores aliadas dos gestores.
Com ela, os lderes educacionais
podem deixar toda a criao do quadro
de horrio a cargo de ferramentas
desenvolvidas especificamente para
resolver esse problema, podendo dar
a devida ateno a outras questes
pedaggicas importantes para
o crescimento da instituio.

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Quem somos
O GridClass um Programa
para montar Quadro
de Horrio Escolar online!

Com o GridClass voc coleta a disponibilidade dos seus professores


online e pode criar grades bsicas ou complexas de horrio que
respeitem as regras pedaggicas da sua escola, como:

Grupos de
Dicas para
Aulas turmas que
resoluo de
geminadas assistiro
pendncias
aulas juntas

Chega de perder dias e horas montando o quadro da sua


escola na mo. Com o GridClass sua escola reduz os gastos
com janelas de espera e deslocamento de professores

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dos seus professores sem estresse!

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