MANUAL DE FUNCIONES - DESCRIPCIN DE CARGO

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20/01/2010

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

TITULO DEL CARGO: NOMBRE DEL OCUPANTE:

COORDINADOR IN HOUSE DIONISIO BARRIOS
REA / DEPARTAMENTO: TITULO DEL CARGO DEL SUPERIOR INMEDIATO:
OPERATIVA JEFE INMEDIATO: GERENTE AGENCIA BOGOTA

II. PROPSITO PRINCIPAL DEL CARGO

Planear y ejecutar todas las actividades logsticas de transporte de carga a nivel nacional,
con el fin de asegurar la satisfaccin de las partes interesadas (Kimberly, destinatarios de
carga, proveedores de vehculos).

III. FUNCIONES PRINCIPALES

1. Verificar mediante la herramienta EDI las solicitudes diarias del cliente Kimberly y
diligenciar el formato Solicitud diaria Kimberly Nacional.
2. Realizar la consolidacin de los nmeros de transporte por fechas de entregas, que
permitan cumplir con los compromisos adquiridos con el cliente y eliminar
extracostos por manipulacin de mercancas en los Centros de Distribucin.

3. Ubicar los vehculos que se encuentran habilitados, teniendo en cuenta el Listado

de placas/cliente comunicndose telefnicamente con los propietarios/conductores
de los mismos.
4. Asignar la carga a los vehculos de acuerdo con los requerimientos de cliente.
5. Ingresar los pedidos en la plataforma SAT Empresarial para las tarifas aprobadas y
en caso de presentarse una tarifa puntual (no cubierta dentro de la cotizacin
aprobada por Kimberly) debe diligenciar el Formato de Servicio Especial y enviar a
Servicio al Cliente Tractocar con copia al Gerente General y Gerente Operativo.
6. Asegurar que el conductor que ingrese a planta sea el confirmado mediante el EDI.
7. Velar por el cumplimiento de los horarios de cargue establecidos por Kimberly.
8. Elaborar para cada despacho el cheque y comprobante de egreso correspondiente
al anticipo de viaje y tomar firma y huella al conductor.
9. Gestionar ante el Dpto. de seguridad de Kimberly la salida de vehculos de la planta
fuera del horario autorizado (4:00 p.m.).
10. Reportar va e-mail al Coordinador de Seguridad Urbana, con copia al Coordinador
de Seguridad Nacional y Controladores los vehculos que quedan cargando despus
de las 4:00 p.m., para que se efecte seguimiento y verificacin de salida a
parqueaderos autorizados.
11. Realizar el cierre de pedidos en la herramienta POD para los despachos a destinos
Cartagena y otros destinos diferentes a Barranquilla.
12. Dar instrucciones a los Coordinadores In House Barranquilla/Cartagena sobre el
cdigo que se debe utilizar para ingresar las devoluciones en SAP.
13. Velar para que el Coordinador In House Barranquilla cierre los despachos en la
herramienta POD de los despachos con este destino solo si han sido entregados a
satisfaccin.

Elabor: Coordinador de Calidad Aprob: Gerente General

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14. Realizar la conciliacin de extrafletes una vez por semana con los funcionarios
autorizados en Kimberly.
15. Revisar los borradores de los despachos de Kimberly para que el cliente genere la
prefactura para contabilidad.
16. Diligenciar diariamente las estadsticas de colocacin de vehculos para preparar el
indicador mensual de cumplimiento de pedidos.
17. Preparar mensualmente y presentar a Gerencia General y Gerencia Comercial los
indicadores del Sistema de Gestin de Calidad para el proyecto Kimberly.
18. Velar por el cumplimiento del presupuesto de ventas asignado para el cliente.
19. Propender por minimizar los tiempos muertos en la operacin de cargue.
20. Reportar diariamente las novedades en las entregas (en el evento que se
presenten) al Dpto. de Servicio al cliente de Kimberly con copia al Centro de
distribucin de Tocancip: oscar.e.abella@kcc.com, diligenciando el archivo
Cuadro control de novedades Kimberly.

NOTA: Cuando un destinatario realiza devolucin de mercanca parcial o total, gestionar

ante servicio al cliente la devolucin al Centro de Distribucin de Tocancipa y dar
instrucciones al conductor a travs del controlador metropolitano. PENDIENTE
ADICIONAR FUNCION AL CONTROLADOR METROPOLITANO.

21. Reportar semanalmente (los lunes o martes cuando es festivo) las novedades en las
entregas al Dpto. de Transportes de Kimberly.

22. Reportar al Auxiliar de documentacin de Kimberly (Deivy Giovanny Arenas) las

novedades relacionadas con cambio de fecha en facturas (legalizaciones) en el
evento que se presenten.

23. Mantener una armoniosa relacin laborar garantizando un excelente Servicio al

Cliente en Kimberly.
24. Divulgar a los conductores los requerimientos de Kimberly, dejando registro en el
formato Induccin a Conductores Flota Kimberly.

25. Llevar inventario de utilizacin de sellos de seguridad y solicitar reposicin a la

Coordinadora de Logstica Bogot.

26. Velar por mantener actualizados los listados de clientes Costa Atlntica de Kimberly.

27. Atender los reclamos que se generen durante la prestacin del servicio y remitirlos
va electrnica al Coordinador de Servicio al Cliente de Tractocar S.A. con copia a
Gerencia General, Gerencia Operativa y Gerencia Comercial.
28. Mantener contacto permanente con los propietarios de vehculos, informarlos sobre
los procedimientos internos de la empresa, atender y aclarar sus inquietudes para
garantizar una relacin armoniosa y permanencia en Tractocar S.A.
29. Tener disponibilidad las 24 horas para atender los requerimientos del cliente
30. Realizar las dems funciones inherentes al cargo que le asigne su jefe inmediato.

Elabor: Coordinador de Calidad Aprob: Gerente General

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III. REQUISITOS DEL CARGO

1. Educacin: Para desempear este cargo, el ocupante debe tener ttulo
profesional en Ingeniera Industrial, Administracin de Empresas o carreras afines.
2. Formacin: Cursos y Seminarios en logstica de Carga, atencin al cliente
y anlisis estadstico.
3. Experiencia: Mnimo de un ao en el sector de transporte de carga por
carretera.
4. Habilidades o conocimientos especiales: Excelentes relaciones
interpersonales, analtico, proactivo, facilidad de comunicacin oral y escrita,
recursivo, capacidad de negociacin, dominio de los programas Word y Excel y
manejo de internet.

IV. CONDICIONES DE TRABAJO

Trabajar en jornada diurna (Lunes a Viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. y Sbados: 8:00
a.m. a 12 m), espordicamente para la revisin o preparacin de informes especiales
deber trabajar horas extras, nocturnas o en domingos y feriados.

V. RESPONSABILIDADE
S DEL CARGO.

1. Supervisin de personal. Tiene a su cargo 1 auxiliar In house.

2. Responsabilidad por contactos: El ocupante de este cargo se relaciona
externamente con los propietarios de vehculos afiliados, equipo logstica Kimberly y
conductores.
3. Responsabilidad por equipos materiales y valores. Tiene la
responsabilidad de la optimizacin del parque automotor disponible para la
prestacin del servicio.
4. Responsabilidad por alcance de las decisiones Libertad de accin.
En el desarrollo de sus labores, tiene autonoma para tomar decisiones basado en
las instrucciones brindadas por el Gerente General.

FIRMA OCUPANTE DEL CARGO:

Elabor: Coordinador de Calidad Aprob: Gerente General

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