Você está na página 1de 55

Gerenciamento das

Comunicaes

Prof. Rubens Ifraim, M.sc.1, M.sc.2, Dr. (e.c.)

1
Rubens Ifraim executivo e professor universitrio de ps-graduao, consultor e
diretor de projetos e contratos, empreendimentos e negcios, atualmente no segmento
de energia (Limpas e Renovveis, Petrleo, Gs, Petroqumica) e infraestrutura
(Construo, Telecomunicaes, Siderurgia, Minerao, Hidreltricas, Rodovias,
Ferrovias).

Com PhD em Business Adninistration Doutorado em Desenvolvimento Humano e


(e.c.),

Sustentvel e.c., Mestrado em Administrao, Mestrado em Desenvolvimento Humano e


Sustentvel, Mba em Engenharia e Projetos pela FGV/PROMINP/PETROBRAS, Mba em
Gesto Empresarial pela FGV/RJ, Extenses em Negcios pela USP, Graduao em
Planejamento, alm de diversos cursos no segmento de Oil & Gs, Energias Renovveis,
Indstrias, Construo e Montagens, Gesto Empresarial, Marketing e RH.

Com experincia de 23 anos e carreira construda em empresas de 1a. Linha, nacional e


internacionalmente (Mercosul, Frana, Espanha e Blgica), sempre atuando com Triple
Botton Line, foi empresrio prprio no setor por 11 anos, onde adquiriu slida
experincia na formao e liderana de equipes multidisciplinares, resoluo de conflitos,
conquista de resultados, treinamentos e capacitaes e soluo de problemas.

2
Metodologia
Critrio de avaliao
Agenda
Conceituao
Contextualizao do Ger. Comunicaes
Compreenso dos processos:
Identificar as Partes Interessadas
Planejar o Gerenciamento das Comunicaes
Gerenciar as Comunicaes
Controlar as Comunicaes
Como Melhorar a s Comunicaes
Gerenciamento de Reunies
3
Conceitos

Modelo Genrico de Comunicao

Mensagem
Codificar Decodificar

Emissor Rudo
Meio Fsico Receptor

Decodificar Feedback -Mensagem Codificar

4
A Comunicao bem sucedida

1. Transmitida
2. Recebida
3. Entendida
4. Aceita
5. Ao realizada
Berkun, Scott. A Arte do
Gerenciamento de Projetos. 2008

5
Formas de Comunicao

ComunicaoVerbal
Verbal Oral
Verbal Escrita

Comunicao No Verbal
Sinais Espaciais
Linguagem Corporal
Paralingustica
Linguagem Simblica

6
Formas de Comunicao

Regra dos 7-38-55


Albert Mehrabian, 1971

Palavras, 55%
Tom de voz e 38% Como __Expresso
voc fala __facial
Linguagem corporal

7%
O que
voc fala

7
Formas de Comunicao

Formal x Informal

Hlio R. Cost a
Vertical x Horizontal

Interna x Externa

8
Barreiras e Facilitadores
Conhecimento
Falta ou excesso
Linguagem tcnica
Jargo Empatia
...
Boa Vontade
Comportamentais
Desconfiana Habilidade de Ouvir
Desinteresse
Omisses Disponibilidade
...
Organizacionais e Tcnicas Clareza e
Objetividade
Estrutura inflexvel
Excesso de regras Credibilidade
...
Distribuio Geogrfica Planejamento ...
Canais no Apropriados
Cultura
...

9
A Comunicao em Projetos

Para o sucesso dos projeto,


dois aspectos que envolvem
comunicao so:

Buscar participao interna e externa como forma


de gerar compromissos a partir da formao de uma
viso compartilhada do problema e da soluo
adotada;
Garantir a total transparncia de suas aes,
buscando legitimidade e maior visibilidade a partir de
sua adequada divulgao.

10
Canais de Comunicao (nmero)

Hlio R. Costa
Canais = n (n-1)
2
Quanto maior o nmero de canais existentes, maior
deve ser o cuidado com as Comunicaes
11
Habilidades valorizadas pelas Organizaes no
Gerenciamento de Projetos

Fonte: PMSurvey - 2012


12
Canais de comunicao mais usados pelas
equipes de projeto

Fonte: PMSurvey - 2012


13
Tempo Gasto em Comunicao

Nos projetos concludos com sucesso, um gerente gasta 90% do


seu tempo envolvido com algum tipo de comunicao (formal,
informal, verbal, escrita), embora a realidade mostre que o
gerenciamento desta rea freqentemente ignorado por esses
mesmos gerentes, o que pode acarretar conseqncias drsticas
para um projeto e sua equipe.
PMI, (2015)

Infelizmente, o Planejamento da Comunicao


toma tempo e na maioria dos projetos, o tempo
sempre muito escasso

14
Grupos de Processos
Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos

Na rea de Gerenciamento dos


Iniciao Stakeholders:
Identificar os Stakeholders

Planejamento

Controle Execuo

Fechamento
Partes Interessadas - Stakeholders

So pessoas ou organizaes ativamente


envolvidas no projeto ou cujos interesses possam
ser afetados de forma positiva ou negativa pela
execuo ou trmino do projeto. Elas podem
tambm exercer influncia sobre o projeto e suas
entregas.
PMBOK, 5 ed.

16
Stakeholders

U s u rio
s

17
Identificar os Stakeholders (Anlise)
Alta
Aliados Bloqueadores
(usar como fonte (isolar ou negociar)
de poder)
Poder

Membros da rede Desaceleradores


(construir forte (negociar)
base poltica)
Baixa
Favorvel Impacto Contrrio
Influncia

Manter Satisfeito Gerenciar de perto


.
A .D .
.C
F
P o de r

Manter informado Monitorar


. .E .
G B
Impacto/Influncia 18
Registro de Stakeholders
Cargo ou Interesse no
Telefone e Relao com
ID Nome Funo no projeto Poder
E-mail o Projeto
Projeto (expectativa)

Diretora de
Bia 2222-1111 Oposio
1 Marketing - Queria ser o GP Moderado
Ferraz c@xpto.com Forte
colaboradora
Chefe do Setor
Dora 2222-2222 Sua atuao ser Oposio
2 de Compras Baixo
Lemos b@xpto.com muito modificada Moderada
afetada interna

Preside Assoc.
Carlos 3333-3333 No sofre impacto
3 de Moradores Neutro Neutro
Moreira d@assoc.com significativo
afetado externo

Gerente de
Jos 2222-5555 Diminuio da Apoio
4 Manuteno - Moderado
Costa js@xpto.com carga de trabalho Moderado
colaborador
Que o projeto seja
Joo Vice Presidente- 2222-4444 um sucesso e Apoio
5 Alto
Leo sponsor j@xpto.com respeite as Forte
restries
19
Gerenciamento das Comunicaes

Definio:

O gerenciamento das comunicaes do projeto

nclui os processos necessrios para assegurar

ue as informaes do projeto sejam geradas,


PMBoK, 5 ed.
oletadas, distribudas, armazenadas,

ecuperadas e organizadas de
20
aneira oportuna e apropriada.
Processos Ger. Comunicaes

Processos do Gerenciamento das Comunicaes


- PMBOK 5 Ed. -
Planejamento Iniciao
10.1 Planejar o Gerenciamento
das Comunicaes Planejamento

Execuo
10.2 Gerenciar as Comunicaes
Controle Execuo
Controle
10.3 Controlar as Comunicaes
Encerramento
Planejar as Comunicaes

desenvolver uma abordagem e um plano adequado


para as comunicaes do projeto, com base nas
necessidades e requisitos de informao das partes
interessadas.

Alexsandro Nascimento
Hlio R. Costa e
22
Requisitos de Comunicao

Tipo de projeto
Durao
Porte
Organizao
...

23
Mtodos de Comunicao

Interativos
Ativos
Passivos
...

24
Plano de Comunicao

Quem recebe
Qual o propsito (para
que/ por que?)
Que informao
Qual formato
Quem produz
(Responsvel)
Quando (Frequncia)
Onde encontrar/ Como
acessar
Quanto custa
25
Plano de Comunicao
O que e Como Responsvel Quando Onde acessar/
Stakeholder Propsito R$
/Ferramenta (is) Data/Freq armazenar
(Who 1) (Why) (How
(What e (How) (Who 2) (When) (where)
Much)

inform. Reunio de
Equipe Status/ acompanhamento GP Semanal Eletrnico no h/h
avano/ Presencial e ata via e- Sistema
metas mail

Informar Relatrio e feedback Eletrnico no


Comunidade Progresso em dia de campo Ger. Com. Mensal Sistema 2.000
gravados em HD e @
via ouvidoria

Prestar Relatrio no
Ambientalistas contas Portal do Projeto e Ger. Com. Quinzenal Eletrnico
Sistema
no h/h
canal aberto via @

Reguladores Obter Solicitao via GP Mensal e Impressos na h/h


inform. Carta formal demanda pasta Proj.

Sindicatos Prestar Relatrio de acidentes GP mensal Impressos na 80


contas Impresso formal pasta Proj.

Mdia Atualizar Release por Ger. Com Semanal Eletrnico no 300


inform. E-mail Sistema
MBA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Gerenciament o de
Comunicao Fornecer e Soicitao eProf.
relatrio Mensal e Impressos na
Maria Isabel S.M.C. Cast ro 26
Prefeitura obter inf. Coordenador: Prof. Andr Bapt GP
Impresso formal ist a Barcau
demanda pasta Proj. h/h
Ferramentas

Hlio R. Costa

27
Reunies

Principais Reunies de Projetos

Planejamento
Kickoff
Acompanhamento
Encerramentos
Crises

28
Gerenciar Reunies

A Gerncia de Reunies crtica para a


eficcia da Comunicao

Reunies no planejadas e mal conduzidas podem


gerar:
Perda de credibilidade sobre o GP e a equipe
Transmisso de mensagens erradas
Perda de tempo dos envolvidos
Desmotivao e improdutividade na equipe

Lcio E. Chaves

29
Gerenciar Reunies

Fases de uma Reunio

Planejamento
Conduo
Acompanhamento

30
Gerenciar Reunies

Planejamento

Objetivo
Participantes
Local, data, hora
Durao estimada
Material necessrio
Agenda

31
Gerenciar Reunies

Conduo

Reafirmar Objetivo Atribuir


Responsabilidades
Garantir o Entendimento
Geral Apontar Pendncias
Estimular a Participao Fazer Resumo
Gerenciar o Tempo Produzir Ata
Tomar Decises

32
Gerenciar Reunies

Acompanhamento

Distribuir Ata
Acompanhar as Decises
Observar os Desvios
Realizar a Comunicao
Avaliar a necessidade de nova reunio

33
Gerenciar as Comunicaes
a criao, coleta, distribuio, armazenamento,
recuperao e disposio final das informaes do
projeto, de acordo com o plano de gerenciamento
de comunicaes.

Alexsandro Nascimento
Hlio R. Costa e
34
Relatrios deDesempenho

Coleta e distribuio de
informaes do interesse dos
stakeholders Como estamos

Foco nas baselines


Status atual
Discrepncias Como estaremos

Motivos das discrepncias


Tendncias
Previses

35
Relatrios deDesempenho
Exemplos e Mtricas: Formas de Reportar
Custo Tabelas
Prazo Grficos
EVM
Requisitos Tcnicos /
Qualidade Relatrios
Indicadores
Produtividade
Satisfao do cliente
Mudanas e Ajustes

36
Sistema de Informaes

Plano de Comunicao
Quem precisa de que Co ntro le d e Mud an as
informao? So lic ita o
Com que freqncia? Mud anc as apro vad as
Em que formato? Mud an as re je itad as
Como obt-la?

R e s u lt a d o
a no s
Pl to (entr egv
o
d oj e
e is )
Pr Fech a m en t
o
Anlise s a d m in is t r a
Re -Plan Pe rfo rm anc e t iv o
EVM, Te nd nc ias,
De svio s F E CH A ME N TO
Fo DOS
Fo re
re ccast
ast CON TR A TOS
S
Status
tatus Re po rte s d e
Pro
Pro gre
gre sso
sso pe rfo m anc e
2 0 0 5 Inte rnatio nal Institute fo r Le arning, Inc .
Controlar as comunicaes
o processo de monitoramento e controle das
informaes atravs de todo o ciclo de vida do projeto,
para garantir que as necessidades de comunicao das
partes interessadas sejam atendidas.

Alexsandro Nascimento
Hlio R. Costa e
38
Como Melhorar a Comunicao

Linguagem apropriada
Informaes claras
Habilidade de Ambiente adequado
Transmitir Ateno
Canais Mltiplos
Face a face

Escuta ativa
Habilidade de Empatia
Escutar Reflexo
Feedback

39
Habilidades interpessoais e
de gerenciamento

Estabelecimento de confiana
Soluo de conflitos
Escuta ativa
Liderana
Influncia
Motivao
Habilidades de apresentao
Negociao
Habilidades de redao
Capacidade de falar em pblico
Intermedirios da Comunicao

Mensagem original Dez meios para evitar perda de Informao


1. Tome nota
2. D detalhes em ordem
3. Repita a informao
Perdas 4. Faa perguntas (cheque)
5. V devagar
6. Use esboos e diagramas
7. Use destaque
Mudanas
8. Faa uma reviso rpida
9. Reduza o nmero de nveis
Distores 10. Use dois meios se possvel

Lcio E. Chaves
Mensagem recebida
Obrigado...
ifraim@fgvmail.br
Material complementar no
expositivo, para desenvolvimento
posterior entre os alunos
Fatos e Inferncias
Fatos Inferncias
So definidos aps So feitas em qualquer
observao ou ocasio antes, durante ou
experincia aps observaes.
Vo alm do que a
So Limitados ao que a pessoa observou.
pessoa observou
Podem ser feitas em
S podemos definir um nmero ilimitado em
nmero limitado qualquer situao
Podem fazer chegar to Representam somente
perto da certeza quanto algum grau de
algum jamais chegou probabilidade
Tendem a conseguir
acordo. Quando isso Provocam desacordos
possvel.
44
Fatos e Inferncias

O que aconteceria se eu reconhecesse minhas inferncias?


Faria mais perguntas
Mudaria de idias mais cortesmente
No ficaria to amolado quando minhas expectativas
falhassem
No ficaria tentando insistir numa posio, apesar de
novas evidncias
Seria mais flexvel
Estaria em melhor condio de fazer novos ajustes
Teria removido uma barreira s boas comunicaes
Lcio E. Chaves
45
Habilidades de Comunicao
Tcnicas de Apresentao
Oratria
Tcnicas de Redao
Idiomas Estrangeiros
Tcnicas de Reunio
Soluo de Conflitos
Persuadir
Reconhecer e administrar expectativas
Levantar fatos p/ identificar ou confirmar
informaes
Negociar
Aumentar o conhecimento da equipe
Perguntar, investigar
Ouvir ativamente e de modo eficaz (escuta ativa)
...
Ouvir a habilidade mais negligenciada em comunicaes
46
Tipos de Canais de Comunicao

Canal para Cima


Comunicao com altos executivos
Apontar questes Crticas, Riscos e Excees
Ferramentas usadas
Relatrios de Excees
Relatrios de status semanais
Atualizaes por e-mail
Reunies de reviso
Plano de Comunicao
Fortalecer o buy-in da Alta Administrao

47
Tipos de Canais de Comunicao

Canal para Baix o


Fornecer direo para o time do projeto
Apontar tarefas pendentes, programadas,
datas e briefings para todos os envolvidos
Ferramentas usadas
Comunicaes verbais
Agendas, Atas
E-mails
Brief do Projeto
Registro de problemas
Requer habilidades de delegao

48
Canal Lat eral
Comunicao para clientes, fornecedores e
gerentes funcionais
Envolve negociao por recursos, oramentos
e alocao de pessoal
Ferramentas usadas
Plano de Comunicao
SOWs, Termos referncia etc.
Contratos
E-mails
Requer habilidades de negociao, diplomacia
e tato.

49
Hierarquia da riqueza de canais
Alta
Maria Christina Barbosa

Interao cara a cara

Personalizao
Videoconferncia

Feedback
Telefone
E-mail
Cartas e memorandos informais
Vdeos do projetos
Boletins, folders, informes gerais,

Individuais Sinais Mltiplos Baixa


Simples Linguagem Variado
Adaptado de Descals (2005)
Hierarquia da riqueza de canais

Zona de sobrecarga Alta


Mais informao
que o necessrio Interao cara a cara

Riqueza do canal

Maria Christina Barbosa


Videoconferncia
Telefone
E-mail
Cartas e memorandos informais
Vdeos do projetos Zona de super-
Boletins, folders, informes gerais, simplificao
Menos informao que
o necessrio
Baixa
Baixa Complexidade do problema Alta
Adaptado de Descals (2005)
Estilos de Comunicao

Autoritrio
Autoritrio D direo especfica sem consultar ningum
Combativo
Combativo Est sempre discutindo e pode ser desagradvel
Desagregador
Desagregador Quebra a unidade do grupo
Intimidador
Intimidador Forte, usa o poder que tem e pode baixar o moral
Maria Christina Barbosa

Julgador
Julgador Utiliza seu julgamento de valor, sem focar a mensagem
Secreto
Secreto Fechado, cheio de mistrios

Promocional
Promocional Cultiva o esprito de equipe
Facilitador
Facilitador D direo conforme solicitada, no interferindo

Conciliador
Conciliador Amigvel e agradvel, forma equipes equilibradas
tico
tico Honesto, justo, vai pelo que considera certo
O processo da comunicao

C a m po
c o m u m de
e x pe ri n c ia
Regio de Regio de
Experincia Experincia para
para a Fonte o Receptor

FONTE CODIFICADOR MENSAGEM DECODIFICADOR RECEPTOR

Filtro da Filtro da
personalidade Canal percepo

FEEDBACK

Filtro da Filtro da
percepo personalidade
Reflexo
no importa o quanto
a tecnologia avance,
projetos so e sero
implementados por
pessoas, e depender
muito delas para que
sejam executados
com sucesso, ou
simplesmente
extintos.
Espero encontr-los em breve, tanto profissionalmente como academicamente,
Um forte abrao e uma trajetria divinamente iluminada a todos !!!

"O valor das coisas no est no tempo em que elas duram, mas na
intensidade com que acontecem. Por isso existem momentos
inesquecveis, coisas inexplicveis e pessoas incomparveis!"
Fernando Pessoa

a vida as s im ...

Você também pode gostar