Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Comunicaes
1
Rubens Ifraim executivo e professor universitrio de ps-graduao, consultor e
diretor de projetos e contratos, empreendimentos e negcios, atualmente no segmento
de energia (Limpas e Renovveis, Petrleo, Gs, Petroqumica) e infraestrutura
(Construo, Telecomunicaes, Siderurgia, Minerao, Hidreltricas, Rodovias,
Ferrovias).
2
Metodologia
Critrio de avaliao
Agenda
Conceituao
Contextualizao do Ger. Comunicaes
Compreenso dos processos:
Identificar as Partes Interessadas
Planejar o Gerenciamento das Comunicaes
Gerenciar as Comunicaes
Controlar as Comunicaes
Como Melhorar a s Comunicaes
Gerenciamento de Reunies
3
Conceitos
Mensagem
Codificar Decodificar
Emissor Rudo
Meio Fsico Receptor
4
A Comunicao bem sucedida
1. Transmitida
2. Recebida
3. Entendida
4. Aceita
5. Ao realizada
Berkun, Scott. A Arte do
Gerenciamento de Projetos. 2008
5
Formas de Comunicao
ComunicaoVerbal
Verbal Oral
Verbal Escrita
Comunicao No Verbal
Sinais Espaciais
Linguagem Corporal
Paralingustica
Linguagem Simblica
6
Formas de Comunicao
Palavras, 55%
Tom de voz e 38% Como __Expresso
voc fala __facial
Linguagem corporal
7%
O que
voc fala
7
Formas de Comunicao
Formal x Informal
Hlio R. Cost a
Vertical x Horizontal
Interna x Externa
8
Barreiras e Facilitadores
Conhecimento
Falta ou excesso
Linguagem tcnica
Jargo Empatia
...
Boa Vontade
Comportamentais
Desconfiana Habilidade de Ouvir
Desinteresse
Omisses Disponibilidade
...
Organizacionais e Tcnicas Clareza e
Objetividade
Estrutura inflexvel
Excesso de regras Credibilidade
...
Distribuio Geogrfica Planejamento ...
Canais no Apropriados
Cultura
...
9
A Comunicao em Projetos
10
Canais de Comunicao (nmero)
Hlio R. Costa
Canais = n (n-1)
2
Quanto maior o nmero de canais existentes, maior
deve ser o cuidado com as Comunicaes
11
Habilidades valorizadas pelas Organizaes no
Gerenciamento de Projetos
14
Grupos de Processos
Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos
Planejamento
Controle Execuo
Fechamento
Partes Interessadas - Stakeholders
16
Stakeholders
U s u rio
s
17
Identificar os Stakeholders (Anlise)
Alta
Aliados Bloqueadores
(usar como fonte (isolar ou negociar)
de poder)
Poder
Diretora de
Bia 2222-1111 Oposio
1 Marketing - Queria ser o GP Moderado
Ferraz c@xpto.com Forte
colaboradora
Chefe do Setor
Dora 2222-2222 Sua atuao ser Oposio
2 de Compras Baixo
Lemos b@xpto.com muito modificada Moderada
afetada interna
Preside Assoc.
Carlos 3333-3333 No sofre impacto
3 de Moradores Neutro Neutro
Moreira d@assoc.com significativo
afetado externo
Gerente de
Jos 2222-5555 Diminuio da Apoio
4 Manuteno - Moderado
Costa js@xpto.com carga de trabalho Moderado
colaborador
Que o projeto seja
Joo Vice Presidente- 2222-4444 um sucesso e Apoio
5 Alto
Leo sponsor j@xpto.com respeite as Forte
restries
19
Gerenciamento das Comunicaes
Definio:
ecuperadas e organizadas de
20
aneira oportuna e apropriada.
Processos Ger. Comunicaes
Execuo
10.2 Gerenciar as Comunicaes
Controle Execuo
Controle
10.3 Controlar as Comunicaes
Encerramento
Planejar as Comunicaes
Alexsandro Nascimento
Hlio R. Costa e
22
Requisitos de Comunicao
Tipo de projeto
Durao
Porte
Organizao
...
23
Mtodos de Comunicao
Interativos
Ativos
Passivos
...
24
Plano de Comunicao
Quem recebe
Qual o propsito (para
que/ por que?)
Que informao
Qual formato
Quem produz
(Responsvel)
Quando (Frequncia)
Onde encontrar/ Como
acessar
Quanto custa
25
Plano de Comunicao
O que e Como Responsvel Quando Onde acessar/
Stakeholder Propsito R$
/Ferramenta (is) Data/Freq armazenar
(Who 1) (Why) (How
(What e (How) (Who 2) (When) (where)
Much)
inform. Reunio de
Equipe Status/ acompanhamento GP Semanal Eletrnico no h/h
avano/ Presencial e ata via e- Sistema
metas mail
Prestar Relatrio no
Ambientalistas contas Portal do Projeto e Ger. Com. Quinzenal Eletrnico
Sistema
no h/h
canal aberto via @
Hlio R. Costa
27
Reunies
Planejamento
Kickoff
Acompanhamento
Encerramentos
Crises
28
Gerenciar Reunies
Lcio E. Chaves
29
Gerenciar Reunies
Planejamento
Conduo
Acompanhamento
30
Gerenciar Reunies
Planejamento
Objetivo
Participantes
Local, data, hora
Durao estimada
Material necessrio
Agenda
31
Gerenciar Reunies
Conduo
32
Gerenciar Reunies
Acompanhamento
Distribuir Ata
Acompanhar as Decises
Observar os Desvios
Realizar a Comunicao
Avaliar a necessidade de nova reunio
33
Gerenciar as Comunicaes
a criao, coleta, distribuio, armazenamento,
recuperao e disposio final das informaes do
projeto, de acordo com o plano de gerenciamento
de comunicaes.
Alexsandro Nascimento
Hlio R. Costa e
34
Relatrios deDesempenho
Coleta e distribuio de
informaes do interesse dos
stakeholders Como estamos
35
Relatrios deDesempenho
Exemplos e Mtricas: Formas de Reportar
Custo Tabelas
Prazo Grficos
EVM
Requisitos Tcnicos /
Qualidade Relatrios
Indicadores
Produtividade
Satisfao do cliente
Mudanas e Ajustes
36
Sistema de Informaes
Plano de Comunicao
Quem precisa de que Co ntro le d e Mud an as
informao? So lic ita o
Com que freqncia? Mud anc as apro vad as
Em que formato? Mud an as re je itad as
Como obt-la?
R e s u lt a d o
a no s
Pl to (entr egv
o
d oj e
e is )
Pr Fech a m en t
o
Anlise s a d m in is t r a
Re -Plan Pe rfo rm anc e t iv o
EVM, Te nd nc ias,
De svio s F E CH A ME N TO
Fo DOS
Fo re
re ccast
ast CON TR A TOS
S
Status
tatus Re po rte s d e
Pro
Pro gre
gre sso
sso pe rfo m anc e
2 0 0 5 Inte rnatio nal Institute fo r Le arning, Inc .
Controlar as comunicaes
o processo de monitoramento e controle das
informaes atravs de todo o ciclo de vida do projeto,
para garantir que as necessidades de comunicao das
partes interessadas sejam atendidas.
Alexsandro Nascimento
Hlio R. Costa e
38
Como Melhorar a Comunicao
Linguagem apropriada
Informaes claras
Habilidade de Ambiente adequado
Transmitir Ateno
Canais Mltiplos
Face a face
Escuta ativa
Habilidade de Empatia
Escutar Reflexo
Feedback
39
Habilidades interpessoais e
de gerenciamento
Estabelecimento de confiana
Soluo de conflitos
Escuta ativa
Liderana
Influncia
Motivao
Habilidades de apresentao
Negociao
Habilidades de redao
Capacidade de falar em pblico
Intermedirios da Comunicao
Lcio E. Chaves
Mensagem recebida
Obrigado...
ifraim@fgvmail.br
Material complementar no
expositivo, para desenvolvimento
posterior entre os alunos
Fatos e Inferncias
Fatos Inferncias
So definidos aps So feitas em qualquer
observao ou ocasio antes, durante ou
experincia aps observaes.
Vo alm do que a
So Limitados ao que a pessoa observou.
pessoa observou
Podem ser feitas em
S podemos definir um nmero ilimitado em
nmero limitado qualquer situao
Podem fazer chegar to Representam somente
perto da certeza quanto algum grau de
algum jamais chegou probabilidade
Tendem a conseguir
acordo. Quando isso Provocam desacordos
possvel.
44
Fatos e Inferncias
47
Tipos de Canais de Comunicao
48
Canal Lat eral
Comunicao para clientes, fornecedores e
gerentes funcionais
Envolve negociao por recursos, oramentos
e alocao de pessoal
Ferramentas usadas
Plano de Comunicao
SOWs, Termos referncia etc.
Contratos
E-mails
Requer habilidades de negociao, diplomacia
e tato.
49
Hierarquia da riqueza de canais
Alta
Maria Christina Barbosa
Personalizao
Videoconferncia
Feedback
Telefone
E-mail
Cartas e memorandos informais
Vdeos do projetos
Boletins, folders, informes gerais,
Riqueza do canal
Autoritrio
Autoritrio D direo especfica sem consultar ningum
Combativo
Combativo Est sempre discutindo e pode ser desagradvel
Desagregador
Desagregador Quebra a unidade do grupo
Intimidador
Intimidador Forte, usa o poder que tem e pode baixar o moral
Maria Christina Barbosa
Julgador
Julgador Utiliza seu julgamento de valor, sem focar a mensagem
Secreto
Secreto Fechado, cheio de mistrios
Promocional
Promocional Cultiva o esprito de equipe
Facilitador
Facilitador D direo conforme solicitada, no interferindo
Conciliador
Conciliador Amigvel e agradvel, forma equipes equilibradas
tico
tico Honesto, justo, vai pelo que considera certo
O processo da comunicao
C a m po
c o m u m de
e x pe ri n c ia
Regio de Regio de
Experincia Experincia para
para a Fonte o Receptor
Filtro da Filtro da
personalidade Canal percepo
FEEDBACK
Filtro da Filtro da
percepo personalidade
Reflexo
no importa o quanto
a tecnologia avance,
projetos so e sero
implementados por
pessoas, e depender
muito delas para que
sejam executados
com sucesso, ou
simplesmente
extintos.
Espero encontr-los em breve, tanto profissionalmente como academicamente,
Um forte abrao e uma trajetria divinamente iluminada a todos !!!
"O valor das coisas no est no tempo em que elas duram, mas na
intensidade com que acontecem. Por isso existem momentos
inesquecveis, coisas inexplicveis e pessoas incomparveis!"
Fernando Pessoa
a vida as s im ...