Politicas de Información en Los Servicios de Documentación

ISSN 1514-8327 (impresa) / ISSN 1851-1740 (en lnea)
Informacin, cultura y sociedad /32 (junio 2015) 113
Polticas de informacin en los

Servicios de Documentacin en las
empresas televisivas
"" Jorge Caldera-Serrano y Roberto Ovidio Freire-Andino
Universidad Central del Ecuador y Universidad de Extremadura / jcalser@alcazaba.unex.es
Facultad de Comunicacin Social. Universidad Central del Ecuador / rofreirea@gmail.com
Resumen
Se identifican y analizan las principales herramientas normativas y polticas de infor- Palabras clave
macin con las que deben contar los servicios de documentacin de las cadenas tele- Documentacin audiovisual
visivas con el fin de lograr el objetivo principal de facilitar la informacin audiovisual Archivos de televisin
requerida por los periodistas. Las normativas/polticas analizadas son relacionadas Polticas de informacin
tica y deontologa
con la descripcin del material audiovisual, con los criterios de seleccin de la infor- Software de gestin documental
macin audiovisual para que formen parte de la coleccin de la cadena, las normas de Acceso, uso y conservacin
acceso y uso de los contenidos audiovisuales, las normas que regulan la conservacin
de la informacin, las directrices ticas y deontolgicas y, por ltimo, las normas de
utilizacin del software de gestin documental.
Abstract
Information Policy in the Documentation Services in the TV Companies. This Keywords

research identifies and analyzes the main tools of regulation and information policies Audiovisual documentation
that documentation services from television stations must have in order to achieve Television archives
the main objective of facilitating audiovisual information required by journalists. Information policies
Ethics information
Regulations/policies analyzed are related with description of audiovisual material, Document management
the criteria for selection of audiovisual information to become part of the collection software
Access, use and conservation
of the chain, the rules of access and use of audiovisual content, the rules that regulate
the preservation of information, ethical and deontological professional guidelines,
and finally, the regulations for the use of software for document management.
Artculo recibido: 27-11-2014. Aceptado: 27-04-2015
1. Polticas de informacin
Las polticas de informacin son normas, directrices y regulaciones que pueden contar
con objetivos gubernamentales, locales (de instituciones) e incluso supranacionales.
En el mbito de las polticas supranacionales en materia de informacin y documen-

tacin contamos con estamentos que se dedican a normalizar o a aconsejar, e incluso
prevenir e informar, sobre cules son las lneas de actuacin que debieran existir en
materia de informacin. En este mbito destacan las polticas de informacin de la
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Unesco y de uniones de pases como el caso de la Unin Europea. Igualmente exis-

ten asociaciones y federaciones sectoriales que realizan polticas de informacin,
especialmente por medio de recomendaciones, en diferentes temticas especficas
relacionadas con la informacin.
Igualmente existen polticas nacionales que emanan de la autonoma legislativa de los

diferentes pases, y que en la mayor parte de los casos cuentan con polticas de infor-
macin que definen el acceso, la conservacin, las relacionadas con el e-government, etc.
En este trabajo no nos referiremos a las polticas arriba citadas, ya que nos centraremos
en las polticas internas de los servicios documentacin; es decir, aquellas normas que
deben estar adscritas para facilitar y unificar la labor del documentalista en sus quehaceres
cotidianos. Este conjunto de normas y directrices, con las que debieran contar todas las
unidades de documentacin, conformarn la poltica de informacin de la institucin.
En el marco de las instituciones documentales y de gestin de la informacin, el

trabajo se centra en las polticas de las unidades de documentacin de las empresas
audiovisuales televisivas.
La gestin de la informacin, especialmente en el entorno de las empresas audiovi-

suales, es un complejo entramado tecnolgico una vez desarrollados los procesos
de digitalizacin, donde las unidades de documentacin no son sino una pieza ms
en el sistema general de la cadena. Los entornos digitales hacen posible que toda la
informacin est fcilmente accesible para los miembros del sistema (documentalis-
tas y periodistas) y que todos, en cierta manera, sean copartcipes de la organizacin
documental al poder integrar metadatos que describen el contenido y por los cua-
les podrn ser posteriormente recuperados. En los Sistemas Digitales las tareas se
han simplificado, los procedimientos se han agilizado de forma notable, y en cierta
manera estn puestas las bases para una distribucin masiva de la informacin de
los servicios de documentacin, que hasta ahora slo estaban disponibles para el
personal de la institucin.
Este trabajo se enmarca en un proyecto de investigacin adscrito a las Becas Prometeo

de la SENESCYT (Secretara Nacional de Educacin Superior, Ciencia, Tecnologa e
Innovacin) del Gobierno de la Repblica del Ecuador, el cual trata de analizar la con-
servacin, acceso y preservacin documental de los archivos de las cadenas televisivas,
tanto pblicas como privadas del Ecuador. El trabajo de prospeccin se ha realizado
sobre las siguientes cadenas: Ecuador TV, Gama TC, TC, Ecuavisa y Teleamazonas.
2. Objetivo y metodologa
La metodologa que se ha desarrollado para la confeccin de este trabajo es, sin lugar
a dudas, simple. No obstante, es tambin muy utilizada en los trabajos de las discipli-
nas relacionadas con las Ciencias Sociales y, en cierta manera, con las Humanidades.
En una primera fase, bsica en cualquier trabajo y desarrollo de investigacin, se

ha realizado una revisin bibliogrfica (presente en el apartado siguiente del
trabajo en sus referencias bibliogrficas), fundamental para conocer cules son
los trabajos previos que se han realizado sobre lo estudiado, ya sea en forma de
experiencias o trabajos de investigacin. Un estudio bibliogrfico completo sobre
el estudio de las polticas desarrolladas en los archivos de televisin nos lleva a una
primera conclusin: son escasos los trabajos desarrollados en materia de polticas
de informacin en los medios de comunicacin, y son bsicamente las federacio-
nes de carcter supranacional las que realizan normas para que sean cumplidas
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por sus asociados, si lo estiman oportuno. Estas federaciones son la Federacin

Internacional de Archivos de Televisin (FIAT/IFTA) y la Federacin Internacional
de Archivos Flmicos (FIAF).
Tanto la FIAT como la FIAF, al no ser entidades normalizadoras, no cuentan con un res-
paldo masivo en las recomendaciones realizadas, ni entre las empresas audiovisuales ni
entre las instituciones nacionales que trabajan en dicho entorno, sino que cada empresa
televisiva elabora sus propias normas, que pueden tomar elementos de las recomendacio-
nes de estas instituciones supranacionales como puntos de partida o referencia.
Una vez revisada la bibliografa tanto de autores, instituciones como de las federacio-
nes sealadas, es imprescindible el contacto directo con profesionales de las cadenas
de televisin por medio de entrevistas (facultativos de la Repblica del Ecuador y de
Espaa). Los expertos con los que se ha contactado son tanto profesionales de medios
como periodistas, ya que ambos requieren cuestiones diferentes de cada una de las
normativas, directrices, polticas, etc. que se marcan en las cadenas.
Y por ltimo, una vez analizada la bibliografa y haber contactado con profesionales
de los medios, se ha realizado el anlisis de la informacin con el fin de detectar
cules son las normas y directrices necesarias en los servicios de documentacin y
cules deben ser las caractersticas, peculiaridades y elementos descriptivos con los
que deben contar.
Como resultado de este estudio se han determinado vitales las siguientes normativas
y/o directrices:
Normas para la descripcin del material documental.

Normas para la seleccin de la informacin documental.
Normas de uso y acceso a la informacin.
Normas reguladoras de conservacin.
Normas deontolgicas y ticas en la labor profesional.
Normas para la interaccin con el software.
Una vez identificadas las normas que deben existir en los departamentos de docu-
mentacin, se describen cada una de ellas y se enumeran los elementos bsicos que
debieran contener.
Por lo tanto, el objetivo principal del trabajo es el anlisis de las polticas con las
que se debiera contar en los servicios de documentacin para lograr los objeti-
vos de dichos servicios. Los objetivos de los departamentos de documentacin
de las televisiones pueden variar ateniendo a si su financiacin procede de fon-
dos pblicos o privados; no obstante, lo aqu sealado es vlido para todas las
empresas televisivas independientemente de su naturaleza. Hacer accesible la
documentacin a los periodistas; conseguir facilitar la mejor informacin a los
requerimientos reales y potenciales de los usuarios; instrumentar la conserva-
cin correcta y permanente de la informacin en los medios, garantizando as su
integridad presente y futura; trabajar para los periodistas de la cadena siempre
teniendo en cuenta los lmites de la veracidad informativa, entre otros elementos
destacables, son los fines de los Departamentos de Gestin Documental de las
cadenas televisivas.
De este modo, el trabajo se estructura identificando brevemente las caractersticas

de las televisiones en el mbito digital, para luego analizar y describir cada una de
las polticas internas que se estima deben estar presentes, y adaptadas a cualquier
servicio de informacin/documentacin, en las empresas audiovisuales televisivas.
3. Los procesos de gestin de la informacin digital en las televisiones
De Mon Martn y Guallar (2014) indican la variedd de los trabajos relacionados con
lo audiovisual, ya que son numerosos los autores y los trabajos que analizan la cues-
tin. Destaca los trabajos de Caldera-Serrano junto a Arranz-Escacha (2012), Lpez-
de-Quintana (2007, 2014), Hidalgo Goyanes (2005, 2013), Agirreazaldegi Berriozabal
(2007, 2011), Gimnez Rayo (2007), entre otros, para identificar el estado de la cuestin.
Los procesos de implantacin de los sistemas digitales en las televisiones son prc-
ticamente una realidad en los pases ms desarrollados. No obstante, la migracin
de los soportes analgicos a los digitales es un hecho an lejano en muchos casos
derivado de los costes, de lo complejo de su implantacin y de los problemas tecno-
lgicos derivados.
La transformacin del paso de la cultura analgica a la cultura digital ha potenciado

la difusin del conocimiento derivado de que el material digital es infinitamente ms
fcil de intercambiar con unos costes ms que razonables. La digitalizacin de docu-
mentos hace incluso ms factible la eliminacin y/o disminucin de la brecha digital
derivada de dicha universalidad y accesibilidad al conocimiento (Caldera-Serrano,
2008). El material digital potencia no slo la presencia de la informacin tanto en
intranets corporativas como en internet, lo que genera mayor rapidez en la difusin
de los contenidos en el marco de las organizaciones empresariales, sino que tambin
mejora la accesibilidad por parte de la sociedad al tener los contenidos con mucha
mayor facilidad una vez que la presencia de la red es una realidad en la mayor parte
de los hogares.
Con la penetracin del concepto digital tambin han emergido con mucha fuerza otras
ideas, tales como el de software libre, lo que otorga un potencial democratizador y
socializador al conocimiento.
El cambio de paradigma y entorno de trabajo especialmente relacionado con la evo-

lucin al proceso de gestin digital de la informacin, ha obligado a cambiar hbitos
y mtodos tambin en la implementacin documental en las cadenas televisivas.
La entrada y seleccin de la informacin ha variado respecto a mtodos anteriores,

especialmente derivado por los costes de los soportes de almacenamiento y los for-
matos de recepcin en la entrada (ingesta) de informacin en el sistema.
Los mtodos de recepcin de informacin siguen siendo los tradicionales (cma-

ras de la empresa, agencias de noticias o de intercambio, centros territoriales,
corresponsalas que envan su informacin anteriormente por medio del satlite).
Actualmente son enviados por medios digitales con metadatos potencialmente
asociados, que otorgan una descripcin a la informacin. El proceso de seleccin
se ha transformado por el proceso de produccin digital, ya que el almacenamien-
to de dicha informacin, tanto de la til como de la poco vlida, no conlleva un
coste alto, ni desde el punto de vista del espacio fsico de almacenamiento en el
nmero de soportes. Con los formatos digitales los problemas de seleccin han
disminuido aunque siga siendo necesario realizar dicha tarea para controlar los
trastornos derivados del ruido documental a la hora de la recuperacin de infor-
macin en los sistemas documentales.
Un elemento que ha cambiado fundamentalmente gracias a la digitalizacin de

los contenidos es el anlisis cronolgico de la informacin, tambin denominado
minutado o descripcin de secuencias. En resumen, la descripcin de secuen-
cias es la identificacin de los acontecimientos, objetos y personas visualizados y
referenciados en el material audiovisual, siendo por tanto la informacin referen-

cial por la que se recuperaban los contenidos audiovisuales. Actualmente esto ha
cambiado. La descripcin de la imagen ya no tiene por qu ser una informacin
referencial de un documento fsico almacenado en otras dependencias (videoteca
o archivo de televisin). Junto a la descripcin documental encontramos el docu-
mento en s, no slo la referencia, sino el documento, con imgenes (keyframes)
extradas del propio vdeo y que, a consecuencia de la mejora de los software
dichas imgenes pueden llegar a ser significativas del contenido del documento.
Se tiene el documento en s mismo, completo, a un golpe de clic. De ah que
las descripciones documentales se hayan simplificado de manera significativa,
debido a la potencialidad de acceder directamente al documento completo y los
resmenes hayan perdido su sentido (Caldera-Serrano, 2014).
Adems de lo sealado existe una nueva modalidad que, cada vez ms, se est
extendiendo en muchas cadenas: la adquisicin de la descripcin del contenido
procedente de terceros, tales como las agencias de noticias e intercambio, como
de las productoras asociadas que generan productos audiovisuales para la cadena.
Independientemente de los graves problemas que esto puede ocasionar y que
ocasiona, sin lugar a dudas hace que la gestin de la descripcin de los contenidos
sea ms automatizada y sencilla por su simpleza.
Derivado de dicha automatizacin existen otras potencialidades, no tan desa-

rrolladas, como es la indizacin automtica de personas y objetos visualizados
en los materiales audiovisuales. Dicha identificacin se realiza por medio de la
comparacin de imgenes utilizando tcnicas biomtricas con un banco de im-
genes incluidas previamente. Especialmente til para la identificacin de rostros
de personajes populares y famosos.
El reconocimiento de audio y texto ayuda a pasar a letras lo que se escucha y puede

apreciarse en los rtulos aportados, llegando a una potencialidad no desarrollada
de indizacin automtica por medio de la extraccin de keyframes de las palabras
significativas de la locucin y rotulacin.
Pero la gran revolucin viene en los procesos de recuperacin, ya que sta es absolu-
tamente instantnea. Los nuevos periodistas acceden ellos mismos a los servicios de
documentacin, obtienen la informacin necesaria y montan desde su propia terminal
la noticia. El departamento de documentacin es visitado si existen problemas de
recuperacin. Por un lado, el departamento es ms independiente al perder, cada vez
ms, el carcter de puente entre la informacin y el usuario, pasando a ocupar ese
papel el software de gestin documental. Este es el autntico intermediario, debiendo
encaminar los esfuerzos a la mejora de dicho software para que el usuario pueda
acceder fcil y libremente a los contenidos.
La capacidad de conservar consultas anteriores (histrico de bsquedas) tambin

agiliza en gran manera la recuperacin y la bsqueda documental, ya que los usuarios
y, especialmente en televisin, realizan consultas muy similares.
4. Las polticas del servicio de informacin
La determinacin e identificacin unvoca de polticas en el marco de los sistemas

de gestin documental, marcan claramente las pautas y lneas a seguir por los profe-
sionales de la documentacin, al igual que nos definen cmo se quiere alcanzar los
objetivos del servicio y cules son sus principios. Aunque existir un contacto con
los profesionales para determinar el grado de cumplimiento de estas polticas, es
indispensable que existan estas guas con el fin de que todo el equipo trabaje en la
misma lnea y que, por lo tanto, los objetivos y mtodos de trabajo sean compartidos.
Las polticas con las que debe contar el departamento de gestin documental de una
empresa audiovisual son:
Normas para la descripcin del material documental

Definicin: Establecimiento de lneas generales y de procedimientos concretos para
la correcta administracin y gestin documental de los recursos audiovisuales que
integran el sistema de informacin de la televisin, siendo el instrumento que oriente
al profesional encargado de las labores de gestin documental en el desarrollo de
sus funciones.
Importancia: es el procedimiento o normativa ms significativo en los departamentos

de documentacin audiovisual de las cadenas de televisin si se desea lograr el princi-
pal objetivo de estos servicios: poner a disposicin de los usuarios (los periodistas) la
informacin que se integra en el sistema. Una correcta descripcin del contenido de
los documentos audiovisuales se traduce en una potencial recuperacin; por el contra-
rio, un documento mal descrito, podra permanecer en el sistema documental sin que
se pudiera acceder al mismo. Estara presente pero no sera recuperable. Esto puede
ocurrir por diversos motivos como los derivados de un incorrecto direccionamiento
de la informacin documental (referencial, en parte) a la informacin audiovisual,
pero tambin podra darse por una incorrecta gestin. Por ejemplo, identificar de
forma incorrecta al presidente del gobierno de un pas y un cargo inadecuado, se
traduce en que el software documental dar como resultado una consulta con datos
errneos. Igualmente ocurrira si la consulta se realizase sobre elementos temticos,
geogrficos o cronolgicos.
La descripcin documental es la pieza fundamental del engranaje de todo el sistema

de informacin de las cadenas. Las fases de tratamiento han sido analizadas previa-
mente por diversos trabajos, indquese solo que los documentos audiovisuales deben
visualizarse en su totalidad, describirse secuencia a secuencia, e indizar elementos ono-
msticos, temticos, cronolgicos y temticos, adems de identificar otros elementos
tales como los datos relativos a la produccin, emisin, derechos de las imgenes, etc.
Tal como se ha sealado, es fundamental una herramienta que unifique la descripcin

documental, habida cuenta de los muchos problemas de connotacin que pudiera
tener el anlisis de imagen en movimiento. Por ello se requiere una normativa que
no slo sistematice el proceso sino que regule los elementos que deben quedar plas-
mados en dichos documentos.
La descripcin de dichas imgenes es un complejo entramado de informacin que

trata de responder a las cuestiones planteadas en la construccin de la noticia y refe-
ridas en el Paradigma de Lasswell (quin, cundo, cmo, porqu, dnde), por lo que
debern existir campos para identificar dichos contenidos: campos de descripcin
de elemento onomsticos, campos de identificacin de elementos temticos, campos
de anlisis de informacin geogrfica y cronolgica, as como datos de control, de
produccin, de emisin, de realizacin y de ubicacin de los soportes (Caldera-Serrano
y Zapico-Alonso, 2004).
Los hbitos y los mtodos han cambiado a raz de la digitalizacin de las redaccio-
nes y posteriormente de los servicios documentales, no obstante la organizacin de
la informacin sigue siendo un patrn repetido y fundamental en los servicios de
documentacin.
Elementos que deben estar regulados

Estas herramientas deben incorporar una descripcin general de la estructura de la
base de datos en la cual se integra la informacin referencial que identifica de forma
unvoca a los contenidos. Evidentemente, y previo a dicha descripcin, la herramienta
deber identificar objetivos y objeto de trabajo. Los objetivos siempre deben girar
en torno a la conservacin y accesibilidad de los contenidos por parte de los perio-
distas de la cadena, pero las variables para conseguir dicho objetivo pueden variar
atendiendo a si nos encontramos ante una televisin pblica o privada, adems de
tener otros muchos elementos en cuenta, tales como recursos humanos e igualmente
a los recursos econmicos.
Como consecuencia de los elementos mencionados, la herramienta deber sealar

la profundidad de anlisis posible de los contenidos audiovisuales. Con ello quere-
mos decir que, independientemente de lo que una empresa estime al gestionar su
documentacin, con posterioridad la realidad nos marcar aquello que realmente
podremos acceder, lograr y conseguir.
La herramienta debe contar con la misin del departamento, objetivos que nos llevan
a conocer y alcanzar dicha misin, as como la descripcin de los campos de la base
de datos por medio de la cual se identifican los contenidos, as como la normativa
de confeccin.
De esta herramienta normativa pueden derivarse otras, tales como herramientas

documentales de control de autoridad en tesauros geogrficos, temticos, ndices
onomsticos, herramientas de control especficas para informacin concreta (informa-
cin deportiva por sus caractersticas especiales, informacin poltica local, regional
o nacional, etc.).
Adems, muchas de estas herramientas son de carcter mutables y vivas, por lo que se
debe realizar un seguimiento constante para su actualizacin por parte del personal
de la cadena, especialmente de las herramientas derivadas del control terminolgico
documental, tales como ndices, tesauros o listas de descriptores, ya que la informa-
cin en televisin se mueve por medio de modas que se van modificando a lo largo
de tiempo. La realidad nos muestra que estos cambios son a veces veloces, por lo
que es fundamental estar muy en contacto con los periodistas para detectar nuevos
requerimientos y adaptarnos a estas transformaciones.
Normas para la seleccin de la informacin documental

Definicin: Procedimiento extraordinario en el que se marcan pautas para la identi-
ficacin y seleccin de informacin audiovisual que se integra al sistema digital de
la cadena televisiva.
Importancia: La seleccin de este material debe determinarse como fundamental.

La identificacin de polticas claras de seleccin de documentos es vital en cualquier
institucin documental independientemente de su naturaleza, origen e incluso de sus
funciones. Se debe tener muy claro qu elementos van a formar parte de la coleccin
y por lo tanto cules van a poder ser posteriormente recuperados.
Adems la seleccin conlleva tambin la destruccin de otra informacin no requerida,

por lo que pueden ser decisiones muy importantes y comprometidas.
No todas las unidades deben hacer una seleccin potente, pero s en las cadenas de
televisin donde cada da entran en el sistema gran cantidad de horas derivadas de
las labores de los programas informativos y de los programas de entretenimiento de
produccin propia. Igualmente se integra informacin por medio de las productoras

externas y de la contratacin de otros servicios, ya sea por agencias de intercambio
o de informacin.
Es necesario seleccionar para contar con una coleccin adecuada a los requerimientos
del usuario, y no tener una coleccin excesivamente voluminosa que provocara ruido
documental en la recuperacin. La seleccin es una operacin delicada, pero absolu-
tamente necesaria.
Adems no solo es importante determinar qu se selecciona sino tambin quin realiza

y ejecuta dicha labor. Volvemos a sealar que es una actividad delicada, que necesita de
un conocimiento exhaustivo de todo el sistema de la empresa; debe conocer la temtica
con la que trabaja as como el fondo documental para no duplicar contenidos. La selec-
cin debe ser realizada por personas expertas y capacitadas para ello, con experiencia
en la empresa y giles en la toma de decisiones. Algunos estudios sealan la necesidad
de contar con un equipo multidisciplinar para la seleccin del material. Esta idea es
sin duda utpica partiendo de la gran cantidad de horas de material audiovisual que se
integra en las cadenas de televisin cada da. Este equipo deber marcar las lneas de
actuacin y las polticas de seleccin, no obstante quin deber decidir sobre la seleccin
o no del material ser el personal del servicio de documentacin.
No todo el material no seleccionado debe ser borrado. Al ser una accin delicada, se
puede determinar el material que no va a ser til, pero que no lo sabemos con certeza,
pueda ser conservado temporalmente en los depsito/libreras digitales, pudiendo
acceder temporalmente a ellos por medio de elementos como la fecha o por la descrip-
cin/metadatos procedentes de los agentes externos o sealados durante la ingesta
en el sistema (no labor propiamente documental); de esta manera, en el caso de que
un material que a priori no pareciese interesante fuera con posterioridad requerido,
podra integrarse al sistema documental.

Seleccionar es discriminar. Discernir entre lo til de lo vano, entre lo adecuado y lo
superfluo. Identificar estos elementos es realmente complejo, y para ello debe plasmar-
se una poltica de seleccin que garantice la preservacin del patrimonio de la cadena.
Es difcil identificar criterios ya que cada televisin puede tener objetivos diferen-
tes. La Federacin Internacional de Archivos de Televisin es sin ningn gnero de
dudas la entidad de carcter supranacional ms importante e interesante en materia
de normalizacin en archivos audiovisuales y, muy especialmente, los televisivos
(Caldera-Serrano y Arranz-Escacha, 2013).
Esta entidad indica que deber conservarse todo lo emitido, al menos durante cinco
aos (no obstante, habr que tener en cuenta la legislacin vigente de cada pas).
Pero la FIAT/IFTA slo seala el material emitido, lo cual no es sino la punta de un
iceberg mucho mayor, que es todo el material que se ha generado para producir,
editar y emitir la pieza informativa.
La FIAT (Hanford, 1986) seala los siguientes parmetros a seleccionar:
Material sobre Historia y Desarrollo de Televisin; incluye realizaciones artsti-

cas y tcnicas, nuevas tcnicas de televisin y ejemplos relevantes de tcnicas
existentes.
Material en el que aparezca gente de inters histrico (deporte, entretenimiento,
drama, poltica, ciencias, etc.).
Acontecimientos de inters histrico (en todos los campos) incluidos aquellos

momentos cuando un programa de televisin en directo sea historia por s
misma.
Materiales de inters sociolgico, como aspectos de la vida contempornea,
obras, documentales y entretenimiento ligero.
Material que muestre objetos, como obras de arte, edificios, maquinaria y equi-
pamiento, etc.
Material que muestre lugares geogrficos, especialmente los que se encuentren
en perodo de desarrollo.
Los programas individuales o series de programas que sean de utilidad para
futuros recopiladores de programas que reflejen retrospectivamente la obra
de un artista importante y para exhibir nuevamente programas de todo tipo
de produccin.
Garca Gutirrez y Fernndez (1987) indican tambin otra serie de criterios:
Conservar la informacin atendiendo al inters de los usuarios reales y

potenciales.
Seleccionar la esencia de la informacin que no tiene por qu ser siempre lo
publicado o lo emitido.
Seleccionar noticias definitivas, no rumores o noticias potenciales.
Evitar redundancia en la seleccin de la noticia.
Seleccin de los medios y fuentes ms fiables para el anlisis de la seleccin.
Contrastacin de datos, para as verificarlos, antes de la seleccin.
Prioridad a la seleccin de noticias de anlisis profundos antes que noticias
superficiales. No seleccionar noticias banales.
Seleccin en equipo, ya que puede ser til para un colectivo o para otro.
Mecanismos de seleccin vendrn determinados por los ndices de obsoles-
cencia de datos.
Tal y como seala Gimnez Rayo (2007), las polticas de seleccin deben centrarse en
reducir el componente subjetivo de la labor de eleccin de imgenes, para afrontar
de manera correcta la cantidad ingente de material audiovisual generado por las
cadenas de televisin. Por lo que igualmente resea que las polticas de seleccin
debern tener en cuenta el entorno empresarial, las necesidades de los usuarios del
sistema de informacin, cmo dichas polticas se adecan al archivo y, por supuesto,
el material objeto de seleccin.
Normas de uso y acceso a la informacin

Definicin: Poltica que identifica quin, cmo y en qu condiciones se puede acce-
der a la informacin para as garantizar la preservacin de los soportes y la inte-
gridad documental de la informacin audiovisual de los sistemas de informacin
audiovisual.
Importancia: Es necesario determinar una serie de elementos para poder identificar

quines y de qu manera pueden acceder a los contenidos audiovisuales, y siempre
teniendo presente que se debe garantizar la integridad de la informacin as como
la preservacin presente y futura del material audiovisual.
La determinacin de quines son las personas que pueden acceder dentro de la

organizacin a la informacin es fundamental para la integridad. Realmente este
problema ha sido en gran manera solucionado por las polticas de conservacin y
digitalizacin de los contenidos, garantizando la integridad y mejorando la accesi-
bilidad a los contenidos.
Tambin debiera tenerse muy presente no solo el uso interno sino la utilizacin que
de dicha informacin puede exponerse a la sociedad por medio de plataformas web.
En este caso debe decidirse qu documentos van a estar a disposicin de usuarios
no internos por medio de repositorios y plataformas web. Debe tenerse en cuen-
ta que no todos los contenidos debern facilitarse a los usuarios y telespectadores
(ciberespectadores) sino que la empresa deber decidir qu elementos se ponen a
su disposicin o cules debern ser restringidos. No olvidar que debern tenerse en
cuenta lo relacionado con los derechos de utilizacin y explotacin, as como derechos
derivados de la legislacin vigente.
El uso ya no es tanto un problema como una potencialidad, al poder difundir los

contenidos por plataformas no slo internas sino externas (difusin por intranets
corporativas y por internet). Nunca las copias de seguridad eran tan factibles como
en este momento. La posibilidad de facilitar la informacin en baja calidad mejora
la rapidez de intercambio del flujo informacional y garantiza que no se utilice para
cuestiones profesionales por parte de otras empresas audiovisuales, agencias de infor-
macin, agencias de publicidad etc. Todos estos elementos hacen que la posibilidad
de usar la informacin sea ahora ms que nunca un factor potenciador de la empresa
y de marketing e imagen de marca de la cadena de televisin.

Las cuestiones que debe clarificar una poltica de acceso y uso deben centrarse en
torno a garantizar el acceso interno y a la preservacin. Tal como hemos sealado, si
la integridad de los soportes est garantizada por medio de unas mnimas normas de
seguridad, habr que determinar quin y a qu contenidos se puede acceder.
Por lo tanto, se deber distinguir entre los usuarios internos (periodistas) de los
externos, dando posibilidad a estos ltimos de acceder a la informacin por medio
de la denominada televisin a la carta, ya sea en forma de directorios, repositorios
e incluso por la utilizacin de canales en YouTube.
En el marco de los usuarios externos sealar que no se podr discriminar entre ellos.
No as entre los usuarios de la propia organizacin, entre los que habr que identificar
niveles de acceso a contenidos, si as se determina por parte de la organizacin. Hemos
de aclarar que el archivo audiovisual es uno de los mayores activos de la cadena de
televisin, por lo que no parece oportuno dar acceso en alta calidad al conjunto de
la informacin a toda la escala laboral de la cadena.
Aunque no es una realidad constatada, existe la creencia de la existencia de archivos

secretos en los cules se almacena y custodia material especialmente sensible que
no est al alcance de todo el personal de la empresa, incluido documentalistas, salvo
con la excepcin de directivos de la compaa.
Debe quedar claramente reflejado igualmente en las polticas el mtodo de copias

de seguridad de material. Hemos de recordar que aunque el material sea digital, se
conserva sobre material analgico (cintas) y que estos soportes deben tener unas
condiciones de conservacin fsicas especficas. Y por lo tanto estos soportes pueden
sufrir roturas y prdidas parciales o totales.
Las copias de seguridad suelen ser una obsesin que no est al alcance de todas las
cadenas, por lo que se prefiere cuidar y controlar el acceso al material. No obstante, en
ciertas cadenas y a la vista del mayor nmero de requerimientos de dichas imgenes,
puede realizarse copias de uso de dicho material en concreto, garantizando la integri-
dad del material original. Cadenas televisivas relevantes, sin problemas especiales de
financiacin o al menos con alto conocimiento y sensibilidad sobre la preservacin de

su patrimonio audiovisual, llegan a realizar copias de seguridad en lnea, de tal forma
que la copia de seguridad se encuentra fsicamente separada de la coleccin original.
El problema principal con el que cuentan las cadenas de televisin es el importante
volumen en horas y el peso informtico de este material, de ah la imposibilidad de
contar con todo el material en copias de seguridad, y mucho menos, de contar con
servidores informticos que alberguen todo el contenido. Estos contenedores de infor-
macin an no se han inventado con capacidad para el almacenamiento de millones
de horas en alta definicin, con un peso informtico desmesurado.
Se debe identificar los mtodos de manipulacin de los soportes no digitales, des-

cribiendo los mtodos de conservacin y restauracin de los soportes analgicos.
Normas reguladoras de conservacin

Definicin: Comprenden las estrategias y tcnicas especficas relativas a la protec-
cin de los materiales tanto analgicos como digitales, custodiados en los archivos
de televisin, con el fin de enfrentarse al deterioro, los daos y el abandono de los
soportes documentales.
Importancia: Este aspecto est muy relacionado con el acceso y uso, tanto es as que
en muchos casos las polticas y las normativas se encuentran redactadas en el marco
del mismo documento. El motivo es evidente: es necesaria una correcta conservacin
para que exista un buen acceso y uso de los contenidos audiovisuales.
La definicin aportada posteriormente se basa en el estudio realizado sobre conser-

vacin EcuRed (2013) en el que igualmente se seala la necesidad de contar con la
planificacin y el establecimiento de prioridades en los procesos de conservacin y
preservacin de las colecciones. Y para ello es necesario crear programas de preser-
vacin y valoracin de los documentos, los que deben ser parte fundamental de la
organizacin.
En estos documentos se deben identificar las necesidades y las posibilidades a lle-

var a cabo. Deber analizar tanto edificios, condiciones de iluminacin, ventilacin,
condiciones de temperaturas y humedad, equipos para el mantenimiento de las con-
diciones fsicas estables en los depsitos, etc. Sern muy diferentes estas polticas
si solo se cuenta con informacin en digital o se cuenta con informacin analgica.
En el caso de la coexistencia de ambas realidades en las televisiones, la conservacin
fsica resulta mucho ms compleja.
Elementos a tener en cuenta

Los manuales y polticas de conservacin deben aclarar factores tanto medioambien-
tales como de almacenamiento de los documentos.
El material debe estar correctamente almacenado tanto en las estanteras como dentro
de cada uno de los soportes. Por ejemplo, los soportes analgicos deben estar rebobi-
nados para que as se dificulte la entrada de polvo en ellos, adems de estar conser-
vados en sus cajas. Igualmente, el material cinematogrfico deber estar almacenado
en posicin horizontal (como grandes mapas o legajos) ya que de la otra manera la
emulsin fotogrfica al rozarse puede sufrir graves daos.
Adems de las condiciones de almacenamiento son otros muchos los elementos que
se deben fijar: control de insectos, microorganismos, bacterias, manipulacin del
profesional, etc.
Pero una de las mejores maneras de conservacin del material, y que deber estar
reflejada en las herramientas normativas, son las relativas a las condiciones estables
de temperatura y humedad, ya sea de material analgico como de material digital
(Saavedra Bendito, 2011). Adems, se deber contar con planes de prevencin contra
robos, incendios e inundaciones. Tres elementos dainos casi por igual.
Una vez analizado las condiciones de conservacin, deber identificarse los procesos
de restauracin y reparacin de soportes y lectores de estos soportes. Los grandes
desperfectos en los soportes documentales tendrn que ser transferidos a empresas
encargadas de la restauracin de soportes.
Normas deontolgicas y tica en la labor profesional

Definicin: Conjunto de normas ticas y deontolgicas que ordenan y definen los
valores y principios de la conducta ha seguir durante la actividad profesional y del
entorno laboral en el marco de las organizaciones televisivas audiovisuales.
Importancia: El conjunto de normas ticas nunca est de ms en cualquier entorno

laboral, y en los medios de comunicacin dichos cdigos ticos existen hace muchos
aos desde el punto de vista de la actuacin periodstica.
Entendemos que los cdigos ticos de los documentalistas que trabajan en los
medios de comunicacin televisivos debieran basarse en aquellos cdigos ticos
que tuviera la profesin periodstica en el pas o, en su defecto, en la organizacin
concreta.
Pero no debemos olvidar que la gestin documental cuenta con una serie de peculia-
ridades en su labor que la diferencian de otras actividades dentro de la organizacin,
por lo que no estara dems redactar una serie de elementos que nos ayudarn a
seguir de manera recta el cdigo tico por parte de todos los documentalistas.
Este cdigo tico debe estar escrito, no en el mbito de las ideas, y debe estar fir-
mado por todo el personal del departamento de informacin y/o documentacin
audiovisual. Debe quedar claramente reflejado que el trabajador es conocedor de
dicho cdigo.
En algunas instituciones se utiliza este cdigo tico para integrar informacin rela-
cionada con normas de confidencialidad, lo cual es bastante normal en el personal
de las televisiones y su servicio documental. Se ha de tener presente que se puede
trabajar con informacin muy sensible y delicada, donde los derechos a la intimi-
dad, a la infancia, a la propia imagen, estn por encima de cualquier cdigo tico.
La tica en una institucin que trabaja en un marco social debe estar supeditada a
la legalidad vigente.
Es bsico contar con un cdigo que defina la cultura tica de la institucin y de cada
una de los servicios que la integra, priorizando principios y valores, y definiendo
las tareas profesionales a tenor de la legislacin y normas propias.
Elementos que deben estar regulados:

Los elementos que deben estar presentes en un cdigo tico (Buenas Tareas,
2010) son variados, entre ellos deben plasmarse los objetivos de la institucin
televisiva; dichos objetivos deben reflejar la visin y misin de la organizacin,
fortalecindola as en su entorno; y, muy especialmente, guiar a la organizacin
en sus tareas diarias, en nuestro caso, las labores documentales.
Las caractersticas que deben contar sern:
Controlar la relacin del Servicio de Documentacin con la propia institucin y con

terceras personas (relacin externa).
Identificar la responsabilidad en la toma de decisiones y acciones.
Definir los mecanismos y mtodos para la resolucin de conflictos.
Establecer las relaciones laborales en las estructuras verticales y horizontales.
Identificar los mtodos, de forma clara, de superacin personal y laboral en el puesto
de trabajo.
Organizar la formacin permanente como mtodo para el desarrollo personal en
el mbito laboral.
Adaptar la labor documental a los requerimientos empresariales.
Estos cdigos ticos suelen ser utilizados con fines de control de procesos y procedimien-
tos documentales de las cadenas de televisin para fijar claramente cules son los lmites
de actuacin de los profesionales.
Como norma general se intenta que se huya de los prejuicios personales, buscando siem-
pre la veracidad informativa y el uso adecuado de la informacin facilitada. No obstante,
desde el departamento de documentacin de las cadenas no se define cmo se utilizan
las imgenes ni con qu fin; dicha responsabilidad suele ser del editor o director de la
cadena de televisin.
Normas para la interaccin con el software

Definicin: Identificacin y descripcin del mtodo de interaccin con el programa infor-
mtico para la integracin de contenidos y el mantenimiento del sistema informtico
documental de la documentacin audiovisual.
Importancia: Herramienta de carcter computacional donde se debe facilitar los mtodos

para realizar el mantenimiento de los diferentes subsistemas con los que debe contar un
sistema de informacin, que van desde el almacenamiento de la informacin, gestin
documental, motor de bsqueda, implementacin de ndices de personas, lugares y temas,
as como cuestiones relacionadas con las copias de seguridad.

Las normas, no tanto polticas, de control y gestin del software documental, constituyen
una herramienta puramente informtica, en la cual no vamos a entrar en muchos aspectos
ya que ser la naturaleza, dispositivos y subsistemas del propio programa el que marque
dichas lneas.
Lo que s queremos resear es que debe existir una descripcin de la herramienta en la

que se especifiquen los requerimientos para poder soportar el software as como para
llevar a cabo el mantenimiento del mismo.
Debe controlar los subsistemas de entrada, tratamiento, almacenamiento y difusin de

la informacin, regulando y elaborando de forma automticas ndices que potencien la
recuperacin por medio de los motores de bsqueda.
5. Conclusiones
Las polticas y normativas existentes en los departamentos de documentacin de

las cadenas de televisin marcan y definen la posterior labor del personal de estas
instituciones. Es fundamental contar con estas herramientas no slo para que faci-
liten la tarea sino para que determinen y delimiten cmo se debe realizar la labor
documental, la conservacin de los soportes documentales y de la informacin con-
tenida en ellos, la tica y deontologa profesional, etc., entre otras cuestiones. Dichas
polticas deben quedar claramente reflejadas y conocidas por el profesional de estos
servicios, tanto por medio de la realizacin de cursos de formacin previo a realizar
labores documentales como por la firma de acuerdos contractuales con el personal.
La presencia de dichas polticas no garantiza una correcta gestin de los archivos de

televisin; no obstante, la existencia de estas no deja de ser un buen punto de partida
para comenzar a realizar una labor correcta en estos servicios.
Las polticas planteadas por las empresas audiovisuales para la gestin de la informa-
cin deben garantizar la preservacin, el acceso y el correcto uso de los contenidos
de las colecciones audiovisuales de la televisin, siendo por tanto las pautas a tener
en cuenta por los profesionales en el ejercicio de sus funciones.
Los archivos de televisin son un fiel reflejo de la actividad de la sociedad, y en

ellos no solo se conserva el patrimonio audiovisual de la cadena sino el patrimonio
audiovisual de un pas.
Reconocimientos
El presente trabajo fue patrocinado por el Proyecto Prometeo de la Secretara de

Educacin Superior, Ciencia, Tecnologa e Innovacin de la Repblica del Ecuador.
Este trabajo ha sido financiado por el Gobierno de Extremadura (Consejera de

Educacin, Ciencia y Tecnologa) y el Fondo Social Europeo dentro del plan de
apoyo a las actuaciones de los Grupos de Investigacin inscritos en el catlogo
de la Junta de Extremadura. GR10019.
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tratan? Gijn: Trea.

Politicas de Información en Los Servicios de Documentación

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ISSN 1514-8327 (impresa) / ISSN 1851-1740 (en lnea)

Informacin, cultura y sociedad /32 (junio 2015) 113

Polticas de informacin en los

Information Policy in the Documentation Services in the TV Companies. This Keywords

Artculo recibido: 27-11-2014. Aceptado: 27-04-2015

En el mbito de las polticas supranacionales en materia de informacin y documen-

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El cambio de paradigma y entorno de trabajo especialmente relacionado con la evo-

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El reconocimiento de audio y texto ayuda a pasar a letras lo que se escucha y puede

La capacidad de conservar consultas anteriores (histrico de bsquedas) tambin

4. Las polticas del servicio de informacin

La determinacin e identificacin unvoca de polticas en el marco de los sistemas

Normas para la descripcin del material documental

Importancia: es el procedimiento o normativa ms significativo en los departamentos

La descripcin documental es la pieza fundamental del engranaje de todo el sistema

Tal como se ha sealado, es fundamental una herramienta que unifique la descripcin

La descripcin de dichas imgenes es un complejo entramado de informacin que

Elementos que deben estar regulados

Como consecuencia de los elementos mencionados, la herramienta deber sealar

De esta herramienta normativa pueden derivarse otras, tales como herramientas

Normas para la seleccin de la informacin documental

Importancia: La seleccin de este material debe determinarse como fundamental.

Adems la seleccin conlleva tambin la destruccin de otra informacin no requerida,

produccin propia. Igualmente se integra informacin por medio de las productoras

Adems no solo es importante determinar qu se selecciona sino tambin quin realiza

Elementos que deben estar regulados

La FIAT (Hanford, 1986) seala los siguientes parmetros a seleccionar:

Material sobre Historia y Desarrollo de Televisin; incluye realizaciones artsti-

Acontecimientos de inters histrico (en todos los campos) incluidos aquellos

Garca Gutirrez y Fernndez (1987) indican tambin otra serie de criterios:

Conservar la informacin atendiendo al inters de los usuarios reales y

Normas de uso y acceso a la informacin

Importancia: Es necesario determinar una serie de elementos para poder identificar

La determinacin de quines son las personas que pueden acceder dentro de la

El uso ya no es tanto un problema como una potencialidad, al poder difundir los

Elementos que deben estar regulados

Aunque no es una realidad constatada, existe la creencia de la existencia de archivos

Debe quedar claramente reflejado igualmente en las polticas el mtodo de copias

financiacin o al menos con alto conocimiento y sensibilidad sobre la preservacin de

Se debe identificar los mtodos de manipulacin de los soportes no digitales, des-

Normas reguladoras de conservacin

La definicin aportada posteriormente se basa en el estudio realizado sobre conser-

En estos documentos se deben identificar las necesidades y las posibilidades a lle-

Elementos a tener en cuenta

Normas deontolgicas y tica en la labor profesional

Importancia: El conjunto de normas ticas nunca est de ms en cualquier entorno

Elementos que deben estar regulados:

Las caractersticas que deben contar sern:

Controlar la relacin del Servicio de Documentacin con la propia institucin y con