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Cuenca,
Doctor
Pal Granda Lpez
GAD MUNICIPAL DEL CANTN CUENCA
Presente.
De mi consideracin:
AMBIENTE DE CONTROL
Los Planes Operativos Anuales aprobados por la Institucin no fueron producto de una
estandarizacin de formatos y criterios uniformes para su elaboracin, al igual que no se
realiz el seguimiento y evaluacin que asegure un efectivo cumplimiento. La Secretaria
de Gobierno y Administracin, la de Planeamiento y la Direccin de Planificacin
encargadas de la elaboracin de los planes operativos, no aplicaron procedimientos de
coordinacin, supervisin y evaluacin, referente a la gestin y avance de los planes y
proyectos institucionales.
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plurianuales en funcin de la ejecucin de la partida presupuestaria asignada, sin
considerar el grado de cumplimiento de los objetivos planteados.
Conclusin
Recomendaciones
La entidad contrat una consultora privada para determinar las normas, tcnicas y
procedimientos que orienten la evaluacin al personal acorde a las funciones y
responsabilidades de cada puesto, la Direccin de Desarrollo Institucional y Talento
Humano se encontr revisando la propuesta presentada previo a la aprobacin definitiva,
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por lo tanto no se cont con un documento que describa el procesos para la correcta
evaluacin al rendimiento, desempeo y clasificacin del personal.
Conclusin
Recomendacin
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El Estatuto Orgnico por Procesos no describe los productos de la gestin
institucional, as como su manual de organizacin y funciones no ha sido
aprobado
Conclusin
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Recomendacin
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Conclusin
Recomendacin
4. Formular para cada cargo los niveles de competencia profesional de los servidores,
as como los procedimientos de actualizacin y mejoramiento conforme a la
experiencia, capacidad individual, funciones y responsabilidades asignadas
Conclusin
Recomendacin
Identificacin de riesgos
Los factores externos que afectaron a la Institucin fueron por ejemplo, el cambio de
normativa legal vigente de los Gobiernos Autnomos Descentralizados identificado como
un riesgo externo poltico, de igual manera los riesgos internos relacionados con los
procesos fueron los continuos cambios de los directores departamentales, y la
sobrestimacin en la proyeccin de ingresos presupuestarios, estos no estuvieron
plasmados en un mapa de riesgos, de igual manera no se evalu las caractersticas que
identificaron a estos eventos y que evaluaron su incidencia.
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Evaluacin de riesgos
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Conclusin
Recomendaciones
Al Alcalde.
A la Directora de Planificacin
ACTIVIDADES DE CONTROL
La falta de control y coordinacin del personal del rea de Presupuestos respecto del
objeto de los programas y proyectos aprobados, ha ocasionado que el rea de
Contabilidad se vea en la obligacin de devolver trmites, solicitando el cambio de
partida presupuestaria demorando la oportunidad en el registro de las operaciones.
Conclusin
Recomendacin
A la Directora Financiera
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ingresos y gastos ejecutados, sin embargo no se incluy la evaluacin de los avances
fsicos de los planes operativos anuales con la ejecucin financiera y presupuestaria.
Conclusin
Recomendacin
Al Alcalde
El GAD Municipal del Cantn Cuenca dentro del Presupuesto para el ao 2012
consider un endeudamiento con entidades pblicas y privadas por un valor de 11 445
300,00 USD, segn el Proyecto Complementario de Financiamiento, tambin consider
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la amortizacin de deuda interna y externa por 11 244 035,00 USD, que corresponden a
deudas vigentes con el sector pblico y privado financiero y con organismos
multilaterales, informacin que se constat en el link de Presupuestos correspondiente a
la Ley de Transparencia, en el link L. Contratos de crdito constan nicamente los
accesos a los crditos anteriores al ao 2010, los mismos que al ser consultados
generan error con la leyenda Pgina no encontrada.
Conclusin
Recomendacin
A la Directora Financiera
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defini un proceso de conservacin y custodia de la documentacin contable, ni se ha
definido el uso permanente, eventual o histrico luego de haber perdido su incidencia
legal, tcnica o de control.
Conclusin
Recomendaciones
A la Directora Financiera
13. Remitir una copia al rea de Contabilidad de los expedientes que se suscriba, sea
fsico o digital de los contratos celebrados por la Entidad para efectos de mantener
un soporte documental de las transacciones financieras.
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La documentacin que ingresa para el registro de los hechos econmicos no es
completa
Las facturas y trmites de pago que ingresaron al rea Contabilidad no contaron con la
documentacin de respaldo completa, lo que ocasion que 12 de 56 comprobantes de
egreso, tomados como muestra, cuenten con 2 fechas de ingreso al rea de
Contabilidad; 25 trmites pasaron entre 4 y 53 das para proceder al registro contable,
adems 14 trmites se ingresaron en el mes subsiguiente.
Conclusin
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Recomendaciones
A la Directora Financiera
La situacin comentada se present debido a que las secciones que realizan las
funciones de administracin de bienes, en una primera etapa de implementacin del
modelo de administracin municipal defini funciones bajo la dependencia de la
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Direccin Financiera; en posteriores modelos administrativos los Directores Financiero y
Administrativo, no consideraron el crecimiento institucional para una reorganizacin de
las tareas y funciones de la unidad y no tomaron en cuenta la propuesta del Manual
General de Administracin y Control de Activos Fijos; de igual manera, la Norma de
Control Interno 406-01 Unidad de Administracin de bienes, que dispone los procesos
para la administracin de bienes bajo la figura de una Unidad de Bienes.
Conclusin
Recomendacin
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Falta de procedimientos de control interno para la programacin y ejecucin del
Plan Anual de Contrataciones
Cabe anotar que conforme al Estatuto Orgnico Funcional por Procesos, vigente en la
institucin, la formulacin del Plan Anual de Contrataciones, corresponde a la Direccin
Administrativa dentro de la Secretara de Gobierno y Administracin.
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cantidades y valores mnimos y mximos, a ser adquiridos durante el ao fiscal, situacin
que ha ocasionado que en el caso de la Direccin de Obras Pblicas, tramite una serie
de compras de artculos de ferretera y materiales de construccin en forma recurrente,
con valores que van desde 2,00 USD, evidencindose la falta de planificacin adecuada
de las adquisiciones de bienes que son de uso permanente y que deben ser manejados
a base de stock de bodega, dando lugar adems la utilizacin de tiempo y recursos en el
proceso de compras.
Conclusiones
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se tramiten una serie de adquisiciones de artculos de ferretera y materiales de
construccin por valores que van desde 2,00 USD, dando lugar a la utilizacin de tiempo
y recursos en el trmite de compras.
Recomendaciones
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As mismo, el artculo 18 del Reglamento de Utilizacin, Mantenimiento, Movilizacin,
Control y Determinacin de Responsabilidades, de los Vehculos del Sector Pblico, en
su parte pertinente estable que, los vehculos debern ser matriculados y portar la
respectiva placa.
Conclusin
Recomendacin
Al Director Administrativo
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No se establecieron por escrito los procedimientos para las constataciones fsicas
de existencias y bienes de larga duracin
Las constataciones fsicas de existencias para consumo interno, fueron realizadas con la
intervencin de una Analista Delegada por el Director Financiero; mientras que, las
constataciones fsicas de los bienes de larga duracin estuvieron a cargo de los analistas
de la Oficina de Activos fijos; sin embargo, el desarrollo del trabajo, fue a criterio de cada
comisin, debido a la falta de un instructivo por escrito a ser observado y aplicado por
los servidores que intervienen en esta diligencia.
Lo antes descrito ocasion que, los servidores desconozcan los procedimientos a ser
aplicados en el proceso de la tomas fsica; que los resultados de las constataciones
fsicas no sean presentados en forma uniforme y en formatos preestablecidos; as como
el desconocimiento del trmite que se debe dar a los resultados obtenidos; situacin que
no garantiz la efectividad de los procesos de constatacin fsica.
Conclusin
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Recomendacin
A la Directora Financiera
23
Conclusin
Recomendaciones
21. Una vez aprobado el Plan de Talento Humano, deber remitir una copia a la
Direccin de Planificacin, para su consideracin en la planificacin anual de la
entidad.
24
Conclusin
Recomendaciones
22. Incluir indicadores y plazos que aseguren el cumplimiento del plan de capacitacin,
y difundir a todo el personal de la entidad.
25
Conclusin
La entidad defini nicamente lineamientos legales para la rotacin de los servidores, sin
considerar aspectos operativos y tcnicos, lo que no permiti el mejoramiento de los
procesos y la ausencia de personal indispensable.
Recomendacin
No haber incluido temas, como el tratamiento del conflicto de intereses del personal dela
entidad en el cdigo de tica, gnero que los funcionarios de la entidad no apliquen
procedimientos aprobados para el tratamiento de estos temas.
Conclusin
26
Recomendacin
25. Proceder a realizar la evaluacin del cdigo de tica aprobado, asegurando que
todo el personal tenga conocimiento de los valores institucionales y verificar su
cumplimiento.
26. De ser necesario motivar una reforma al cdigo de tica, para que considere de
manera objetiva el tema relacionado al conflicto de intereses, que debe ser
observado por todos los funcionarios y trabajadores de la entidad.
27
Conclusin
La entidad no dispuso del sistema de asistencia apropiado que considere las distancias
fsicas existentes entre los lugares de trabajo y los centros de marcacin biomtrica
generando tiempos improductivos en el personal.
Recomendacin
Las carpetas individuales del personal de la entidad no han sido sometidas a un proceso
de actualizacin permanente, tampoco se ha dispuesto de un espacio fsico de acceso
restringido. Esto ha generado que la entidad no cuente con informacin oportuna y
actualizada de su talento humano para la toma de decisiones.
28
Conclusin
Recomendacin
29. Dispondr el acceso restringido al espacio fsico donde se archivan los documentos y
carpetas del personal de la entidad.
29
La falta de manuales y guas metodolgicas, propios de la entidad, y de equipos
multidisciplinarios para el estudio de pre inversin, ocasionaron que los proyectos
planificados no dispongan de todos los estudios requeridos por los organismos de
regulacin.
Conclusin
Recomendacin
A la Secretaria de Planeamiento
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en determinados contratos no se dispuso toda la informacin requerida para iniciar
dichas obras para asegurar su correcta ejecucin.
Conclusin
Recomendaciones
Al Director de Fiscalizacin
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Al Secretario de Infraestructura y Obra Pblica
33. Coordinar con el Director de Fiscalizacin la inclusin dentro de las funciones del
equipo de Fiscalizadores la revisin de pliegos aprobados y entregados, antes de
iniciar una obra, para determinar a tiempo posibles errores u omisiones en el proceso
constructivo.
Sin embargo, en temas ambientales de los proyectos de obra pblica realizados por
administracin directa, la comisin de gestin ambiental particip de manera voluntaria o
a peticin de la Secretaria de Infraestructura y Obra Pblica, con pronunciamientos que
no tienen el carcter de vinculante.
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embargo no se consider el manejo para obras ejecutadas por administracin directa, sin
realizar una efectiva coordinacin con la comisin de gestin ambiental.
Conclusin
Recomendacin
33
Administracin de Proyectos Tecnolgicos
Los requerimientos que presentaron los usuarios de los sistemas fueron receptados por
el director informtico, quien de manera continua determin la viabilidad del
requerimiento, asignando un funcionario de la unidad que proceda a dar respuesta. Sin
embargo, no se consider todos los requerimientos relacionados con temas de:
cronogramas de actividades, costo total de propiedad, seguimiento y aprobacin de las
diferentes etapas del proyecto, anlisis de los riesgos y aceptacin formal de los
productos desarrollados.
Plan de contingencias
Comit Informtico
Firmas Electrnicas
La entidad mantiene un sistema informtico denominado Quipux que permite que toda la
informacin que se traslade mediante oficios sea segura y llegue de manera veraz y
oportuna al destinatario; en este instrumento se utiliz nicamente la firma fsica de la
persona que remite la informacin. De igual manera, en ninguna instancia o
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dependencia municipal se utiliza la firma electrnica como herramienta de legalizacin
de documentos.
Esta situacin se gener debido a que el Director de Informtica, no consider todas las
atribuciones y responsabilidades dispuestas en el estatuto, as como no consider la
aprobacin de los planes lo estipulado en las normas de control interno relacionadas con
la tecnologa de informacin y comunicacin. Esto gener que la entidad no haya
propiciado la utilizacin masiva de las tecnologas de la informacin, ni haya generado
espacios de uso progresivo de servicios electrnicos.
Conclusin
Recomendacin
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INFORMACIN Y COMUNICACIN
En la pgina web de la entidad existe una herramienta bajo la denominacin correo que
permite que el ciudadano pueda emitir sus opiniones y sugerencias, sin embargo, el
Director de Comunicacin Social encargado de este instrumento, no coordin acciones
definidas para dar respuesta de manera oportuna.
La situacin comentada se present debido a que no existen procesos definidos para dar
respuesta a los trmites presentados por los usuarios externos. El Director de
Comunicacin Social desconoci lo estipulado en el Estatuto Orgnico por Procesos en
donde se establece las atribuciones y responsabilidades del departamento de
Comunicacin Social e inobserv la Norma de Control Interno 500-02 Canales de
comunicacin abiertos.
Esta situacin ocasion que los trmites de los usuarios externos solicitados mediante la
pgina web no sean atendidos de manera ptima y oportuna por parte de la entidad, de
igual manera la recepcin de los documentos son sujetos a procesos que duplican la
gestin del ciudadano y en algunos casos no se consider la recepcin nica de
documentos por parte de algunas direcciones.
Conclusin
Al Alcalde
38. Definir los mecanismos para atender oportunamente las sugerencias y comentarios
de los usuarios externos mediante la pgina web.
SEGUIMIENTO
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Conclusin
Recomendacin
A la Secretaria de Planeamiento
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