Manual Access 2010

Operaciones con Tablas

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CONTENIDOS

CREACIN DE TABLAS
PASOS PARA CREAR UNA TABLA
TIPOS DE DATOS
ATRIBUTOS DE LOS DATOS
ALMACENAR DATOS EN TABLAS
IMPORTAR Y EXPORTAR TABLAS

CREACIN DE TABLAS

CREACIN DE TABLAS ( Vista Diseo)

Para crear las tablas primero, desde la vista Diseo, definiremos los nom-
bres de los campos, los tipos de datos y una breve descripcin (opcional).

En la siguiente ventana tenemos un ejemplo de una tabla en la vista Dise-

o, podemos observar que dicha ventana se encuentra dividida en dos pa-
neles horizontales y uno vertical. El superior lo completamos con los nom-
bres de los campos, definiendo adems el tipo de datos.

En el inferior (destacado en la imagen) es posible modificar las propiedades

de los campos seleccionados en el panel superior.

En el panel derecho encontramos las propiedades generales de la tabla.

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En la imagen podemos apreciar que el campo NroSocio tiene un icono con

forma de llave , es porque dicho campo es la clave principal o primaria
de la tabla.

Pasos para crear una tabla

Para crear una tabla en una base nueva o ya crea-

da, tenemos dos opciones desde la pestaa Crear,
grupo Tablas:

Tabla: Permite crear la tabla desde la vista de insercin de datos.

Por defecto se crea el primer

Campo ID o Identificador.
Podemos agregar los siguien-
tes campos a la derecha del l-
timo creado. Es recomendable
ampliar el nombre de campo
ID para darnos cuenta Identifi-
cador de qu elemento es. Por
ejemplo: ID_Cliente, ID_Libro,
ID_Vendedor, ID_Propiedad,
etc. De no hacerlo, cuando se
tienen creadas varias Tablas,
todos quedarn con el nombre
ID, que si bien corresponden a
distintas Tablas, cuando se es-
t trabajando con Campos
de ms de una Tabla, po-
dra generarnos confusio-
nes.

Desde la flecha del enca-

bezado definimos el tipo
de campo y nos habilitar
la insercin del nombre

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para el campo creado. Por defecto Access lo denomina Cam-

po1... Campo2... etc.

Posicionando el Puntero sobre los distintos datos, podemos

observar, en el Grupo Formato, el Tipo de dato asignado a
dicho Campo.

Diseo de Tabla: Muestra varios paneles que facilitan la defini-

cin de campos. En esta vista disponemos adems, del panel de
Propiedades del Campo (varan para cada Tipo de Campo) y del
panel de propiedades de la Tabla.

Propiedades
de la Tabla

Propiedades
del Campo

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En esta vista, cada Fila se destina a un Campo y en las Co-

lumnas se definiremos su Tipo y su Descripcin (detalle op-
cional del contenido del Campo).

Una vez completado todos los campos le asignamos la clave principal. Para
ello pulsamos al comienzo del registro ID_Cliente (destacado en la imagen
con una flecha) para seleccionarlo y pulsamos el botn con la llave (Clave
principal o primaria).

Una vez creada nuestra Tabla por cualquiera de las dos formas descritas,

debemos guardarla, para ello utilizamos el cono de Guardar de la Barra

de Acceso Rpido. Se abrir la ventana que nos permitir elegir el nombre

para nuestra Tabla.

Luego desde la vista Hoja de datos cargaremos los datos en la misma. Pero
antes aprendamos sobre los diferentes tipos de datos que disponemos.

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Tipos de datos

En la imagen podemos visualizar los diferentes

tipos de datos: Texto, Memo, Nmero, Fe-
cha/Hora, Moneda, Autonumeracin, Si/No, etc.

Adems, para cada tipo existen una serie de atri-

butos de tipo que permiten describir con precisin
el dominio de valores aceptados por el campo.
Los tipos disponibles son los siguientes:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de tex-

to, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud
por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres.
Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o
cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o
cdigos postales.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o

explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access re-
comienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar
el archivo.

En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo
se tendrn en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro

del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms.
En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar
nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten deci-
males; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves de autonumeracin en
bases rplicas.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al

ao 9999.

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Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos

matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del sepa-
rador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de ci-

fras en los clculos.

Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico,

o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeracin no se pueden
actualizar.

Si/no: Un valor lgico. puede mostrar contenido como casilla de verifica-

cin, cuadro de texto o cuadro combinado. Los valores aceptados son: tilda-
do o no; s o no; verdadero o falso.

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Ex-
cel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros
datos binarios.

Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los
archivos insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente.
Pero si lo que ests haciendo es crear una nueva base de datos, es intere-
sante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versin 2007
empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos ad-
juntos que veremos ms adelante.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como

texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hiper-
vnculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.

Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.

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Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre he-

rramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo,

grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de
datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo
electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los
campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de ma-
nera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo
original.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una

operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por
ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Pre-
cio * Cantidad en una lnea de pedido.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un

campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta
opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Micro-
soft Access establece el tipo de datos basndose en los valores selecciona-
dos en l.

Atributos de los datos

Cada uno de estos tipos dispone de atributos propios, por ejemplo, la preci-
sin decimal y el rango de valores en los campos numricos, frente a la lon-
gitud de cadena de los campos de tipo texto. Pero adems existen una serie
de atributos comunes, que se describen a continuacin:

Formato: define mediante una expresin el formato de los datos

almacenados. Por ejemplo en campos numricos define si se utili-
zan separadores de miles, o si el valor se interpreta como un por-
centaje (%); en campos de texto se puede forzar a que los carac-
teres se almacenen en maysculas; en campos lgicos si se utili-
za SI/NO o VERDADERO/FALSO; etc.

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Mscara de entrada: Una mscara de entrada la utilizamos en

campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros
combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para
proporcionar algn control sobre qu valores pueden introducirse.
La configuracin de la propiedad Mscara de entrada est for-
mada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y
parntesis) ms caracteres especiales que determinan el tipo de
valor que puede escribirse en el espacio en blanco en esa posi-
cin. Las utilizamos principalmente en campos de Texto y de Fe-
cha/Hora, pero tambin pueden utilizarse en campos Numricos o
de Moneda. Por ejemplo, la siguiente mscara de entrada, (__)
___-__-__, requiere que todas las entradas de nmero de tel-
fono contengan exactamente los dgitos suficientes para constituir
un cdigo de rea y un nmero de telfono y que slo puedan es-
pecificarse nmeros en cada espacio vaco. Solamente se podrn
rellenar estos espacios.

Ttulo: Es el ttulo de cada campo.

Valor predeterminado: Un valor que automticamente introdu-

cir Access en el campo si el usuario no indica otro.

Regla de validacin: Una condicin que debe cumplir el dato in-

troducido para que sea aceptado. Por ejemplo, para un campo
Edad podemos forzar a que el valor introducido est comprendi-
do entre 18 y 65 aos con una expresin como >=18 y <=65.

Texto de validacin: Un mensaje que Access mostrar al usua-

rio cuando intente introducir un valor no permitido por una regla
de validacin. Para el ejemplo anterior podra ser algo como La
edad debe estar comprendida entre 18 y 65 aos..

Requerido: Indica si el campo debe tener algn valor o se per-

mite dejarlo en blanco. Por defecto un campo no contiene ningn
valor.

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No hay que confundir un campo vaco con un campo de texto de

longitud cero. De ah la importancia del atributo de permitir lon-
gitud cero de los campos de tipo texto.

Indexado: Establece si sobre el campo debe construirse un ndi-

ce. Un ndice es una estructura manejada por Access que hace
que determinadas operaciones con el campo sean ms rpidas
(ordenaciones y bsquedas). Existen dos formas de hacer ndi-
ces: con y sin duplicados; esto permite configurar la posibilidad o
no de que se repitan valores a lo largo de la tabla para un campo.

ALMACENAR DATOS EN TABLAS ( Vista hoja de Datos)

Para volcar los datos en las tablas utilizamos la

vista Hoja de Datos. Se abrir automticamente
en ella al hacer doble clic en el nombre de la Ta-
bla con la que trabajaremos

Para cambiar de vistas, tenemos varias opciones

disponibles desde el grupo Vistas opcin Ver:

Tabla en la vista Hoja de datos

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Importar y exportar tablas

En ocasiones, en lugar de crear una nueva tabla y completarla con los datos
correspondientes, conviene importar una tabla ya creada en Access, Excel,
etc. Para importar tablas provenientes de otras bases de datos u hojas de
clculo debemos recurrir a la pestaa Datos externos, grupo Importar y
vincular, botn Access, Excel, etc. segn el caso.

Para explicar el procedimiento importaremos una tabla creada en Excel. Pa-

ra ello pulsamos el botn Excel (destacado en la imagen anterior).

Al accionar dicho botn aparecer la siguiente ventana, Obtener datos ex-

ternos, por medio del botn Examinar buscamos el archivo en nuestro
disco.

Adems debemos especificar cmo y dnde deseamos almacenar los datos

de la tabla a importar, pudindose escoger una de las siguientes opciones:

Importar el origen de datos a una nueva tabla de la base

de datos actual. Esta opcin crea una nueva tabla.

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Anexar una copia de los registros a la tabla: Si tildamos es-

ta opcin se habilitar el cuadro de la derecha para seleccionar el
nombre de la tabla en la cual deseamos agregar los nuevos regis-
tros.

Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

Escogiendo dicha opcin Access crear una tabla que mantendr
un vnculo a los datos de origen en Excel, de modo tal que si se
modifican los datos desde Excel dichos cambios se vern refleja-
dos en Access. Sin embargo los datos no se pueden modificar
desde Access.

Una vez ubicado el archivo lo seleccionamos, pulsamos Abrir.

En la ventana Obtener datos externos hacemos clic en Aceptar, con lo

cual dar inicio al Asistente para importacin de hoja de clculo.

En la primera pantalla que se abre escogemos la hoja de trabajo Tabla g-

nero y pulsamos siguiente. Si los datos a importar figurarn en un rango
(en el cual previamente se defini un nombre para el mismo) escogeramos
la segunda opcin.

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En la siguiente pantalla dejamos tildada la opcin que viene por defecto.

En la siguiente pantalla podremos cambiar, de ser necesario, el tipo de da-

tos asignado a cada campo. En la siguiente imagen, al estar seleccionado
CodGenero en Opciones de campo figuran los correspondientes al citado
campo, para modificar DescGenero pulsamos sobre dicha columna.

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En la prxima pantalla Access nos pregunta acerca de la clave principal, til-

dando la segunda opcin Elegir la clave principal y en el desplegable ele-
gimos CodGenero.

Finalmente le asignamos un nombre a la tabla importada y pulsamos el bo-

tn Finalizar.

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Al pulsar dicho botn nos preguntar si deseamos guardar los pasos de la

importacin, esto nos permite repetir la operacin sin utilizar el asistente.

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La tabla importada se visualizar como cualquier otra tabla.

Exportar tablas

Veamos ahora, cmo exportar tablas. Supongamos que deseamos exportar

una tabla, por ejemplo Pelculas, de nuestra base de datos como un archivo
de Excel.

Para ello, hacemos clic sobre la tabla en cuestin en el Panel de exploracin

y recurrimos a la pestaa Datos externos, Grupo Exportar, botn Excel
(si quisiramos exportar en otro formato deberemos escoger el botn afn al
formato elegido)

Se abrir la siguiente pantalla en la que deberemos elegir una ubicacin

para nuestro archivo de Excel a crear (Por medio del botn examinar) y es-
pecificar las opciones de exportacin. En este caso se han tildado las dos
opciones.

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Como dejamos tildada la ltima opcin una vez finalizado dicho proceso se
abrir el archivo creado.

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Por ltimo podremos guardar o no los pasos de la exportacin.

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