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05.12.

2016

Tamara Schwambach Kano Myles Produtividade Mxima: Como assumir o controle


do seu tempo e ser mais eficiente

MYLES, Tamara Schwambach Kano. Produtividade Mxima: Como assumir o controle do seu tempo e ser
mais eficiente. Rio de Janeiro: Sextante, 2015. 192 p.
Traduo de Afonso Celso da Cunha Serra. Rio de Janeiro: Sextante, 2015. Traduo de: The Secret to Peak Productivity.

A diferena entre sucesso e fracasso pode ser expressa em trs palavras: No tive tempo.

Se aprende muito pouco quando est tudo ocorrendo bem. No momento da crise, em
que passamos a enfrentar dificuldades, grandes problemas e questes srias, que
comeamos a aprender.

Cinco passos para a produtividade, atravs da Pirmide da Produtividade Mxima:

Possibilidade

Alinhamento
entre atividades
e objetivos

Gerenciamento de tempo

Organizao eletrnica

Organizao espacial

o Voc precisa identificar os pontos fortes e fracos de sua produtividade para


definir o ponto de partida.

ORGANIZAO ESPACIAL

o Um espao de trabalho organizado exerce um efeito positivo no s em sua


capacidade de realizar tarefas com mais eficincia, mas tambm na maneira
como as pessoas julgam o seu desempenho.
o Um erro comum nomear pastas como diversos ou variados. Escolha um
nome que indique claramente o que voc vai encontrar ali.
o Tcnicas: Sistema Tickler (43 pastas numeradas de 1 a 31, para os dias do
ms e mais 12 pastas, para cada ms do ms); identificao por cores.

Separao inicial: 3Rs - Reciclar, Resolver, Reter

Reciclar: maneira mais fcil de acabar com a desorganizao. importante rasgar ou


fragmentar todos os documentos que possam ser utilizados por terceiros antes de
descarta-los.

Resolver: utilizar um arquivo simples ou pasta com divisrias e tentar deixa-lo sempre
vazio.

Reter: utilizar pastas suspensas, etiquetas, caixas organizadoras ou pastas comuns.


Categorizar os documentos por categorias (finanas, informaes mdicas, etc.), por
ordem alfabtica, ordem cronolgica, ordem numrica ou por endereo.

ORGANIZAO ELETRNICA

o Que tal se comprometer em organizar seus lbuns de fotos uma vez por
semana? No precisa fazer tudo de uma s vez.
o O excesso de informao que impacta na produtividade equivale a uma perda
de 8 horas semanais para os profissionais em geral.
o Faa backup: sistemas de backup ou cpia de segurana so indispensveis.
Utilizar backups online, pois permitem o acesso a todas as informaes de
qualquer lugar, a qualquer hora.

Organizar os arquivos eletrnicos

o Estruturas as pastas e nomear os arquivos


o Pastas identificadas
o Arquivos de projetos organizados por ordem numrica ou por ordem alfabtica
o Pastas cronolgicas nomeadas com datas
o Categorias de acordo com as operaes das atividades

Processamento de e-mails: 6 As - Acessar, Agrupar, Analisar, Apagar, Agir, Arquivar

Acessar: programar o acesso ao sistema em horas pr-determinadas do seu dia. Abrir a


caixa de entrada (ou desbloquear o celular?) quatro vezes por dia. Primeira tarefa do
dia, antes do almoo, meio da tarde e fim do dia. Destinar 15min a cada sesso.
Agrupar: organizar pastas e subpastas, evitando que a caixa de entrada fique
acumulada.

Analisar: analisar o email, sem l-lo. Verificar rapidamente se o contedo importante


e direciona-lo para lixeira, pasta ou resolver.

Apagar: o objetivo principal esvaziar a caixa de entrada. Apagar mensagens inteis


no momento em que as analisa ou utilizar filtros automticos para apaga-las e cancelar
assinaturas que no so mais interessantes.

Agir: se precisa s de alguns minutos para responder ou encaminhar uma mensagem,


fazer imediatamente. Criar uma pasta para situaes em que necessite de mais
informaes, ajuda ou tempo para pensar, para que no se esquecer de resolver as
questes dessa mensagem. essencial que o email seja removido da caixa de entrada.

Arquivar: extrair as mensagens do sistema de email e salvar no disco rgido como


arquivos em formato em PDF.

GERENCIAMENTO DO TEMPO

o Os verdadeiros heris esto em casa, curtindo seu tempo de folga ou


descansando, ainda que os workaholics toram para que eles se sintam
culpados por trabalharem somente durante o expediente normal.
o Saber administrar o tempo fazer primeiro o que mais importa.
o Gerenciar o tempo gerenciar escolhas, pois no temos controle sobre o
tempo, s podemos escolher como gasta-lo.
o Estar ocupado nem sempre significa trabalho de verdade. O objetivo de todo
trabalho produzir, realizar algo, e isso exige reflexo, sistematizao,
planejamento, inteligncia e uma determinao sincera, alm de transpirao.
Parecer estar fazendo algo no fazer de fato.
o Decida que providncias tomar no momento em que os problemas aparecerem,
no deixe para agir depois.
o A maneira mais fcil de monitorar todas as suas atividades e planejar o seu dia
registrar tudo em apenas uma agenda.

Gerenciamento do tempo: 3 Ps Planejar, Priorizar, Produzir

Planejar: anotar tudo, passar tudo para o papel ou para seus dispositivos eletrnicos.
importante limpar a mente da angustiante lista de tarefas, escrevendo o que fazer,
quando e como. Determinar o melhor horrio e momento do dia para realizar cada
tarefa, fundamental programar as tarefas mais complexas para as horas mais
produtivas.

o Escolher: identificar o que importante


o Eliminar: retirar coisas e decidir no fazer
o Esperar: adiar tarefas e atividades
o Delegar: delegar as tarefas para que outras pessoas as executem em seu lugar

Priorizar: se perguntar o que mais importante para mim? No que devo trabalhar
primeiro?. Chegar um estgio na vida em que se sentir muito mais vontade para
dizer no eliminando atividades que so pura perda de tempo ou diminuindo a
frequncia das atividades que no so importantes. Torne-se mais consciente de
quanto tempo voc gasta com atividades que o distraem do que mais importante.

Importante e urgente: atividades obrigatrias:


crises, emergncias, reunies crticas, deadline de
projetos.

Importante e no urgente: atividades que


efetivamente consolidam o seu sucesso. Objetivos
Importante e Importante e no-
urgente urgente pessoais e profissionais. Trabalho em projetos.
Treinamento e desenvolvimento profissional.
Exerccios fsicos, relaxamento e cuidados pessoais.

No importante e urgente: evitar a maioria das


tarefas que se encaixam nessa categoria, pois causam
estresse desnecessrio. fcil confundir uma
No-importante e No- importante
urgente e no-urgente oportunidade com uma tarefa importante.

No importante e no urgente: evitar todas as


tarefas classificadas nessa categoria. Pensamentos
dispersos, reunies mal gerenciadas, sem objetivos,
providncias ou informaes, ocupaes triviais ou
passatempos (televiso, internet, redes sociais, etc.)

Produzir: evitar ou eliminar os fatores dispersores: perfeccionismo, procrastinao,


interrupes, demora nas tomadas de deciso

o Precisamos nos empenhar em fazer as coisas certas de maneira adequada, em


vez de fazer tudo perfeito.
o Cuidado para no confundir excelncia com perfeio. Excelncia eu posso me
esforar para alcanar. J a perfeio assunto para Deus.
o Feito melhor que perfeito.
o Dupla-tarefa: comear uma tarefa e coloca-la em ao enquanto voc faz outra
coisa. Voc delega o que comeou primeiro e outra pessoa termina essa
atividade.
Para evitar a procrastinao:

o Regra 80/20. Elimine as atividades que no so realmente importantes.


o Seja positivo. Trocar Preciso terminar... e Tenho que fazer... por Eu quero!,
Eu vou!, Escolhi!.
o D o primeiro passo.
o Pea ajuda.
o Desdobre. Transforme grandes projetos em tarefas menores.
o Tcnica Pomodoro. Trabalhar 25min, com pequenas pausas e intervalos
maiores a cada perodo (4x).
o Gratifique-se com recompensas. Comemore a concluso de cada fase de
projeto e se recompense pelo cumprimento dos prazos.
o Estabelea e cumpra prazos. A procrastinao costuma aumentar quando no
h prazos, portanto, e for necessrio, crie um prazo prprio.
o Elimine distraes.
o Exercite a prestao de contas. Atribua penalidades caso no cumpra com os
prazos.

Fatores dispersores:

o O hbito de fazer muitas coisas ao mesmo tempo se popularizou como uma


tendncia de acompanhar esse ritmo frentico. Freie. Quando executamos duas
tarefas ao mesmo tempo s dedicamos metade de nossa capacidade mental a
cada uma delas. Esse hbito contraproducente e ineficaz. A multitarefa
prejudicial. Em nosso esforo de fazer mais coisas em menos tempo em vez
de fazer as coisas certas no tempo que temos disponvel -, estamos na realidade
nos autossabotando.
o Tenha conscincia das atividades que o levam a desperdiar tempo e elimine as
autointerrupes: esteja determinado a checar o email (e o celular) apenas 4x
ao dia, e crie rotinas que se tornem hbitos e parte do seu dia.
o Dedique-se por inteiro quilo que decidiu fazer com o seu tempo.

ALINHAMENTO ENTRE ATIVIDADES E OBJETIVOS

o Destinar um horrio fixo para determinadas atividades.


o Dedicar-se a pequenas tarefas de cada vez, e sempre mantenha a meta em
vista, fazendo ajustes necessrios no dia-a-dia. Sempre necessrio fazer
ajustes e aprimorar hbito. Cada nova habilidade aprendida, voc encontra
novas formas de aumentar sua eficincia em todos os nveis da Pirmide.
o O primeiro passo indispensvel para conseguir o que voc quer na vida este:
decidir o que quer da vida.
o Qual seu propsito na vida?
o No seja pressionado pelos seu problemas. Seja guiado pelos seus sonhos.
o Fazer uma reunio de planejamento estratgico no comeo do ano, definindo
objetivos de carreira, relacionamento, melhorias, finanas pessoais, preparo
fsico, etc.
o Pense em quem voc quer ser, em todos os diferentes aspectos da vida:
profissional, familiar, espiritual, em termos de preparo fsico, vida amorosa, etc.

Objetivos SMART:

Os objetivos SMART ajudam a tornar mais claro o que preciso fazer e quando.
importante que as atividades a que voc se dedica no dia a dia o aproximem da
realizao dos seus objetivos.

Specific: o objetivo deve ser claro e especfico.

Menasurable: voc deve ser capaz de saber quando realizou sua meta.

Attainable: assegure-se de que os resultados sejam alcanveis e realistas.

Relevant: o objetivo deve ser algo que importa para voc, que vale a pena conquistar.

Timely: precisa de um prazo e uma data de concluso do seu objetivo.

Ter um objetivo significa apenas que voc sabe aonde voc quer chegar. Voc sempre
pode mudar de opinio e reavaliar suas prioridades, mas preciso comear em algum
lugar. Lembre-se que gerenciar o tempo significa fazer escolhas.

Para definir seus objetivos:

o Comprometer-se
o Compreender. necessrio entender por que isso importante para voc.
o Criar objetivos.
o Desdobrar em pequenas tarefas. O caminho para a realizao de um objetivo ,
em geral, uma srie de tarefas e atividade ligadas a ele. preciso definir quais
so essas tarefas.
o Planejar. Preparar um cronograma e comprometer-se em cumprir o que
programou.
o Avaliar e reavaliar. Fazer um acompanhamento para se certificar de estar no
rumo certo para realizar seus objetivos dentro do prazo estipulado.
POSSIBILIDADE

o As principais lies para o sucesso so: atitude e disciplina.


o Se voc tem em mente uma imagem do seu sucesso, sua probabilidade de
alcana-lo ser muito maior.
o Escolha a cada ms uma palavra de poder e durante esse tempo, pratique
atividades que explorem e reforcem esse conceito.
o Disciplina a ponte entre objetivos e realizaes.
o Autodisciplina a capacidade de fazer o que deve ser feito, na hora que deve
ser feito, estado voc com vontade ou no. Autodisciplina o segredo para a
excelncia pessoal.
o Criar uma regra de no dizer nada negativo (por exemplo, reclamar) a respeito
de determinada pessoa e se algum o fizer, simplesmente se afastar.
o Adotar uma atitude de gratido, ter um dirio para anotar as situaes do dia
que lhe suscitaram esse sentimento.
o Comer bem, dormir o suficiente, reduzir estresse e praticar exerccios com
regularidade so hbitos que nos deixam felizes, atentos e produtivos.
o Importante fazer checkups clnicos e odontolgicos todo ano.
o A maioria de ns tem medo de sonhar alto por temer que nossos desejos no
se realizem. Veja seus fracassos como oportunidades de aprendizado.
o S quando j tem objetivos e todo o resto est em ordem que voc pode se
abrir para as possibilidades.

5 Es da possibilidade Empolgar-se, Envolver-se, Empoderar-se, Evoluir, Explorar

Criar uma realidade alternativa. Mentalize, pois quando se elabora uma imagem clara
de quem voc quer ser, a probabilidade de isso se tornar realidade maior.

Empolgar-se: voltar a fazer algo que gostava. Listar todas as atividades que adorava
quando era criana, escolher uma e pensar em uma forma de traz-la para a vida
profissional.

Envolver-se: dedicar parte do tempo com atividades como orientao de jovens,


filantropia ou voluntariado.

Empoderar-se: parte da ideia de dar pessoa o poder, liberdade e informao que lhe
permite tomar decises e participar ativamente. Fazer aulas de culinria, praticar yoga e
meditao, praticar algum esporte, etc.

Evoluir: dedicar mais tempo e esforo para fazer as coisas que gosta. Encontrar novas
possibilidades de usar as habilidades favoritas.
Explorar: Qual o seu propsito? Explorar tem a ver com as coisas que ainda no fez,
abrindo caminho para expandir suas habilidades e se desenvolver para alm do que
sempre considerou vivel.

AMBIENTE DE TRABALHO

o Eficincia fazer algo da melhor maneira possvel (voc est executando bem
suas tarefas). Eficcia fazer a melhor coisa possvel (voc est executando as
tarefas certas).
o Nossa reao natural resistir mudana. preciso dedicar algum tempo hoje
para ter mais tempo no futuro. Pense nisso como um investimento a longo
prazo.
o A organizao aumenta a capacidade de concentrao. A medida que tudo vai
ficando ordenado, maior ser a sensao de energia. Um ambiente organizado,
com superfcies desimpedidas, aumenta a criatividade e a disciplina, e facilita o
processo de tomada de deciso.
o Prestar ateno s atividades que executa no dia a dia. Definir o material, os
equipamentos e os mveis necessrio, com tudo organizado em espaos
especficos. Incluir apenas os itens indispensveis. Essa estratgia estimula a
concentrao das tarefas em andamento, sem distraes.
o Quando toma a deciso consciente sobre onde armazenar os itens, ganha-se
mais espao livre em sua rea de trabalho.
o So necessrios 21 dias para abandonar ou desenvolver um hbito.
o Reduzir as atividades que no contribuem para atingir as metas, procurando
alcanar o mximo de eficcia.
o Faa uma faxina cerebral: tire da cabea todas as tarefas pendentes e registre-as
em outro lugar.
o Desenvolva um planejamento semanal para tarefas recorrentes.
o Seu ambiente de trabalho deve incluir lembretes daquelas coisas que mais o
inspiram para que voc no perca o foco das suas metas. Pense em um objeto
que simbolize alguma de suas metas.

CONSULTORIA

o Empatia: construir uma relao de confiana.


o Sinceridade
o Avaliao: a avaliao do consultor deve contribuir para que voc compreenda
com clareza quais so seus pontos fortes e fracos.
o Perguntas: mesmo quando as pessoas acreditam saber o que querem, as
pessoas costumam no saber do que precisam.
o Bom ouvinte
o Experincia
o Adequao s suas necessidades: programas individualizados, cronogramas
realistas.
o Conhecimento em diferentes sistemas: voc nunca deve ser pressionado a
aceitar uma nica proposta se ouvir as alternativas. Os consultores devem lhe
oferecer opes, e no insistir numa determinada soluo.
o Flexibilidade: entender que nem tudo precisa ser consertado.
o Simplicidade: descarte o servio de quem complica as coisas sem necessidade.
o Profissionalismo: vesturio, aparncia, atitudes, boas maneiras,
pontualidade, confiabilidade, persistncia so adjetivos que definem o
conceito.