Untis

Vigilncia de
Provas e Exames
2017

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 NDICE

NDICE ........................................................................................................................................................... 2

UNTIS: VIGILNCIA DE PROVAS E EXAMES .................................................................................................... 3

1. PREPARAO DO FICHEIRO ....................................................................................................................... 3

2. PREPARAO DE DADOS BASE DISCIPLINAS ........................................................................................... 4

3. PREPARAO DE DADOS BASE TURMAS................................................................................................. 5

4. IMPORTAR FICHEIROS DISCIPLINAS/EXAMES E TURMAS ........................................................................ 6

5. PREPARAO DOS DADOS BASE PROFESSORES ...................................................................................... 7

6. CRIAR AS SALAS DE EXAME COMO AULAS ................................................................................................. 9

7. DISTRIBUIO AUTOMTICA DOS PROFESSORES .....................................................................................10

8. ALTERAO MANUAL ...............................................................................................................................15

9. VISUALIZAR DISTRIBUIO POR PROFESSOR ............................................................................................16

10. IMPRESSO DA LISTAGEM DE PROFESSORES VIGILANTES ......................................................................17

 Untis: Vigilncia de Provas e Exames

UNTIS: VIGILNCIA DE PROVAS E EXAMES

O presente manual tem o objetivo de expor como maximizar o Untis, para a distribuio de
professores vigilantes das Provas Finais e Exames Nacionais.
Esta tarefa permite o controlo de vrias variantes, como uma distribuio equilibrada das
vigilncias pelos docentes ou que professores podem fazer a vigilncia de cada exame. Estas
variantes so facilmente monitorizadas pelo Untis, numa distribuio rpida e automtica.
No se trata de um novo Mdulo! o mesmo Untis que j tem na escola, com a base de dados
do ficheiro atual dos horrios.
1. PREPARAO DO FICHEIRO
1 Fazer uma cpia do ficheiro atual e atribuir um novo nome, por exemplo,
Vigilncias_2017

1.1 Se utiliza o mdulo PERODOS no seu ficheiro, ento dever utilizar como base o ltimo
perodo;
1.2 Como o Untis no lhe permite apagar o perodo inicial (o primeiro) recomendamos que
aceda ao menu <Ficheiro | Novo ano letivo> e selecione, como perodo base, o ltimo
perodo.

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 1.3 Para configurar o cabealho e o rodap nas pginas de impresso, adequando-os s
vigilncias, clicar no menu Configurar |Listagens.

2. PREPARAO DE DADOS BASE DISCIPLINAS

2.1 Na janela de Dados Base | Disciplinas apague todas as disciplinas existentes no seu
ficheiro.

2.2 Nesta janela vamos criar as disciplinas de Exame, preenchendo somente o campo
CDIGO. Ex. FSICA E QUMICA A (715)

2.3 Pode criar cada disciplina de exame ou importar o ficheiro enviado pela Inforrios.
(Explicao de importao mais frente)

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3. PREPARAO DE DADOS BASE TURMAS

3.1 As Turmas (correspondem s datas dos exames) so a base da distribuio dos

professores vigilantes. a partir da correta distribuio das turmas por exames, que
podemos garantir que o Untis no ir atribuir o mesmo professor mais de uma vez ao
mesmo exame, ou evitar que o mesmo professor faa 2 vigilncias no mesmo dia.

3.2 A definio das turmas obedece ao princpio, uma turma por dia, hora e Ciclo de
Prova/Exame. (Ver Imagem)

3.3 Na janela de Dados Base | Turmas apague todas as turmas e remova todos os campos,
deixando ativos apenas os campos: Cdigo, Texto e Nome completo;

3.4 Pode criar cada turma de exame, como mostra a imagem anterior, ou importar o ficheiro
enviado pela inforrios. (Explicao de importao mais frente)

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4. IMPORTAR FICHEIROS DISCIPLINAS/EXAMES E TURMAS

4.1 Para importar os ficheiros TXT de Turmas e Disciplinas/Exames, proceda da seguinte

forma:

a) Guarde os ficheiros que foram enviados pela Inforrios no seu ambiente de trabalho;

b) No Untis clique no menu Ficheiro | Import./Export. | Import. Ficheiro DIF | Turmas;

c) Clique <OK> e procure o ficheiro GPU003_Turmas;

c) Proceda da mesma forma para importar o ficheiro GPU006_Disciplinas e escolha a opo

Disciplinas;

d) Confirme se j tem as Turmas de exame e as Disciplinas:

e) Pode, agora, atualizar os dados, removendo as disciplinas/exames que no existem na sua

escola e respetivas turmas ou acrescentar novas turmas de exame, nomeadamente as
turmas para os exames de equivalncia frequncia.

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5. PREPARAO DOS DADOS BASE PROFESSORES

5.1 Na janela de Professores | Dados Base tem todos os seus professores e vai comear por
retirar todos os campos que no interessam, deixando apenas os seguintes:

a) Cdigo; Nome completo; Previstas; N mximo de TL obrigatrios por semana e TLs

atribudos. (Ver imagem)

b) Aps configurar a janela vai atribuir as HABILITAES a cada professor, ou seja, os

exames em que cada professor pode fazer vigilncia;

c) Para esta tarefa, arrume a janela de Professores no lado esquerdo do ecr e abra a
Janela de Elementos que deve arrumar no lado direito;

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 d) Na janela de Professores, clique na seta que se encontra no canto inferior esquerdo
para abrir o acesso s habilitaes;

e) Se os seus professores tiverem Habilitaes j atribudas neste campo, clique no

boto Apagar habilitaes;

f) Ative as Disciplinas na Janela de Elementos e selecione as Disciplinas/Exames para o

professor ativo. Para alternar a seleo entre disciplinas pressione a tecla Ctrl;

g) Liberte a tecla Ctrl e arraste, com o rato, as disciplinas para a janela das Habilitaes.

Nota: Aos professores a quem no forem atribudas habilitaes, no sero

distribudas vigilncias pela distribuio automtica do Untis.

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6. CRIAR AS SALAS DE EXAME COMO AULAS

6.1 Na janela de Turmas |Aulas vai criar as salas de exame, atribuindo uma linha de aula em
acasalamento (2 professores) para a mesma Disciplina/Exame;

Nota:
Na segunda linha do acasalamento tem de atribuir o exame, se ficar em branco o Untis no
reconhece a habilitao do professor.

6.2 Criar, na 1 linha, os coadjuvantes, atribuir os professores manualmente e ativar a opo

FIXAR, para que a distribuio automtica de professores no faa alteraes.

6.3 No campo Sala atribuir a sala do Exame;

6.4 Devem ser criadas tantas linhas de aula em acasalamento, quantas as salas de exame
necessrias;

6.5 Para os vigilantes suplentes criar um acasalamento com o nmero de vigilantes

necessrios. No nosso exemplo temos 3 suplentes;

6.6 O campo professor fica com o ( ? ) para preenchimento automtico;

6.7 Nas situaes de mais do que um exame no mesmo dia, mesma hora e do mesmo ciclo,
os vigilantes devero ser todos criados na mesma janela de aulas. Neste caso dever
criar para cada exame diferente, os coadjuvantes e suplentes;

6.8 A linha dos professores vigilantes suplentes deve ser sempre a ltima em cada exame,
para que aparea em ltimo lugar na impresso.

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7. DISTRIBUIO AUTOMTICA DOS PROFESSORES

7.1 No processo de distribuio automtica dos professores fundamental seguir

criteriosamente as indicaes, para que o Untis no distribua o mesmo professor mais
do que uma vez ao mesmo exame.

a) Abra a janela de Professores |Dados Base e preencha os campos Previstas/Semana e

Mx.Obrig/Semana com 1 nos dois campos;

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b) Abra a janela de Turmas | Aulas e arrume ao lado da janela de Professores.

7.2 Selecione a 1 Turma (Exame) para atribuir os professores vigilantes;

7.3 Na barra de ferramentas principal, clique no Separador Mdulos, menu Habilitaes

dos professores | Distrib. Serv. Professores;

7.4 Na janela <Distrib.Serv.professores> ative a opo Atribuir professores s para os

elementos selecionados. Espere at que sejam exibidos os professores distribudos e
feche a janela na cruz vermelha;

7.5 O Untis inicia o processo de distribuio dos professores, comeando pelo primeiro
professor da ordenao de professores, em dados base professores, e vai atribuir uma
vigilncia a cada professor com habilitaes para o exame em causa;

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 7.6 A distribuio para a vigilncia do exame de Portugus (41), 18 de maio, atribuiu
professores com habilitao at ao 1 professor do Grupo 620. Os professores com
ZERO no campo TLs, so professores que no podem fazer vigilncia a este exame ou
professores a quem no foram atribudas habilitaes e, como tal, no faro vigilncias;

7.7 Para continuar a distribuio dos vigilantes, selecione o Exame seguinte (19 de Maio
09:30H) e ative a distribuio;

7.8 Este exame igualmente de Portugus (61). As habilitaes dos professores so as

mesmas do exame anterior, pelo que o Untis dar continuidade distribuio at ao
ltimo professor. Agora, a todos os professores disponveis j foi atribuda uma
vigilncia e esto esgotadas as vigilncias permitidas no campo <Mximo de TLs por
Semana>.

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7.9 neste momento, e s neste, nunca antes do Untis deixar vigilncias com ( ? ), sem
professores, que vai alterar o n de vigilncias de cada professor;

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 7.10 Os professores com 1 TLs atribudo, e s estes, alterar para 2 nos campos Previstas e
Obrigatrias por semana.

7.11 Aps a alterao do n de vigilncias obrigatrias por semana (de 1 para 2 e nunca de 1
para 3 ou de Zero para 2; sempre para o nmero seguinte) regresse distribuio de
professores exatamente no ponto onde o Untis terminou;

7.12 Neste momento temos a seguinte situao:

- Vrios professores com 2 vigilncias atribudas;
- A professora 230-0184 com uma vigilncia e no foi aumentado o n de vigilncias
obrigatrias, pelo que o Untis no lhe atribuir mais vigilncias;
- Vrios professores com ZERO; so professores de Portugus que no podem fazer
vigilncia neste exame ou professores a quem no foram atribudas habilitaes.

7.13 Na prxima distribuio, o Untis ir distribuir vigilncias aos professores que ainda tm
o seu contador com Zero, se tiverem habilitaes para o exame.

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NOTA IMPORTANTE:
A alterao do nmero de TLs Obrigatrios s pode acontecer quando, aps a distribuio
de professores, o Untis deixar ( ? ) salas de exame sem professor.
A alterao deve ser feita criteriosamente, mantendo sempre a diferena de 1 entre os TLs
atribudos e os Previstos/Mx.Obrig.Semana.

8. ALTERAO MANUAL

8.1 Aps a distribuio automtica das vigilncias pode ter necessidade de fazer alteraes
pontuais. Neste caso pode faz-lo manualmente.

a) Na janela de Turmas/Exames clique no cone <Propor Professor> ;

b) Ative a opo <S Profs. Com habilitao>;

c) Selecione o professor e, com duplo clic, substitua o professor.

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9. VISUALIZAR DISTRIBUIO POR PROFESSOR

9.1 Pode visualizar as vigilncias atribudas a cada professor, na Janela de Professores ou

Professores Valores | Aulas;

9.2 Nesta janela pode confirmar que o professor no foi atribudo em duplicado para o
mesmo exame e imprimir o calendrio individual de vigilncias do professor ou enviar
por email;

9.3 Clique no cone da Tabela e remova os campos que no interessam para a impresso;

9.4 Na janela Configurar pgina altere os cabealhos dos campos.

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10. IMPRESSO DA LISTAGEM DE PROFESSORES VIGILANTES

10.1 Configure a janela de Turmas/Aulas para impresso.

a) No boto <Tabela> retire a opo Imprimir dos campos que no so necessrios para
a impresso. Deixe ativos apenas os campos Professor, Disciplina, Sala Fixa e Texto;

b) Para concluir a configurao clique no boto <Configurar pgina> na barra de

ferramentas;

c) Para alterar os cabealhos clique no lpis;

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 d) Ajuste as margens e a largura das colunas;

e) Antes de imprimir confirme que a linha dos professores suplentes a ltima de cada
exame;

f) Na imagem abaixo tem um exemplo de como ficar a sua listagem de professores

vigilantes;

g) Em alternativa pode exportar a listagem para Excel e configurar.

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