GESTIN DE PROYECTOS

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL

PROYECTO
CONTENIDO

1. P L A N I F I C A R L A G E S T I N D E L A S
COMUNICACIONES
2. G E S T I O N A R L A S C O M U N I C A C I O N E S
3. C O N T R O L A R L A S C O M U N I C A C I O N E S
INTRODUCCIN

La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para
asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de la informacin del
proyecto sean oportunos y adecuados. Los directores de proyecto emplean la mayor
parte de su tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados
en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como
externos a la misma. Una comunicacin eficaz crea un puente entre diferentes
interesados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales,
diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual
impacta o influye en la ejecucin o resultado del proyecto.
ACTIVIDADES DE
COMUNICACIN

Interna y externa

Formal e informal

Vertical (hacia arriba y hacia abajo

dentro de la organizacin) y horizontal
(entre pares)

Oficial y no oficial

Escrita ,oral, y verbal como tambin la

no verbal.
HABILIDADES DE
COMUNICACIN

Escuchar de manera activa y eficaz

Cuestionar y examinar ideas y situaciones para

garantizar una mejor comprensin

Educar para aumentar el conocimiento del

equipo para que ste pueda ser ms eficaz

Investigar los hechos para identificar o

confirmar informacin

Investigar y gestionar expectativas

Persuadir a una persona, a un equipo o a una

organizacin para llevar a cabo una accin
HABILIDADES DE
COMUNICACIN

Motivar para proporcionar estmulo y

confianza

Orientar para mejorar el desempeo y

alcanzar los resultados deseados

Negociar para lograr acuerdos

mutuamente aceptables entre partes

Resolver conflictos para prevenir impactos

negativos

Resumir, recapitular e identificar los

prximos pasos
PUNTO 1

PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS

COMUNICACIONES
PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES

El proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuado para las comunicaciones

del proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de informacin de los
interesados y de los activos de la organizacin disponibles.

Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin

sobre el proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin
pueden variar ampliamente. Adems, durante este proceso se han de tener en
cuenta y documentar adecuadamente los mtodos de almacenamiento,
recuperacin y disposicin final de la informacin del proyecto.
ENTRADAS

1. P L A N PA R A L A D I R E C C I N D E L
PROYECTO
2. R E G I S T R O D E I N T E R E S A D O S
3. F A C T O R E S A M B I E N TA L E S D E L A
EMPRESA
4. A C T I V O S D E L O S P R O C E S O S D E L A
ORGANIZACIN
1 . P L A N PA R A L A
DIRECCIN DEL
PROYECTO

El plan para la direccin del

proyecto proporciona informacin
sobre cmo se ejecutar,
monitorear, controlar y cerrar
el proyecto.
2. REGISTRO DE
INTERESADOS

El registro de interesados
p ro p o rc i o n a l a i n f o r m a c i n
necesaria para planificar la
comunicacin con los interesados
del proyecto.
3 . FA C T O R E S
A M B I E N TA L E S D E L A
EMPRESA

Es la estructura de la organizacin
y esta tendr un efecto
considerable sobre los requisitos
de comunicaciones del proyecto.
Todos los factores ambientales de
la empresa se utilizan como
entradas para este proceso, ya
que es preciso adaptar las
comunicaciones al entorno del
proyecto.
4. ACTIVOS DE LOS
PROCESOS DE LA
ORGANIZACIN

Entre stas, las lecciones aprendidas y la

informacin histrica son de particular
importancia puesto que pueden
proporcionar conocimiento tanto
respecto a las decisiones tomadas en
asuntos de comunicacin como a los
resultados de dichas decisiones en el
marco de proyectos similares anteriores.

Se pueden utilizar como informacin

orientativa para planificar las actividades
de comunicacin del proyecto en curso.
H E R R A M I E N TA S Y T C N I C A S

1. A N L I S I S D E R E Q U I S I T O S D E
COMUNICACIN
2. T E C N O L O G A D E L A C O M U N I C A C I N
3. M O D E L O S D E C O M U N I C A C I N
4. M T O D O S D E C O M U N I C A C I N
5. R E U N I O N E S
1. ANLISIS DE
REQUISITOS DE
COMUNICACIN

Determina las necesidades de informacin

de los interesados del proyecto.

Estos requisitos se definen combinando el

tipo y el formato de la informacin
necesaria con un anlisis del valor de
dicha informacin.

Los recursos del proyecto se deben utilizar

nicamente para comunicar informacin
que contribuya al xito del proyecto o
cuando una falta de comunicacin pueda
conducir al fracaso.
Las fuentes de informacin para identificar y
definir los requisitos de comunicacin son:

Organigramas

Relaciones de responsabilidad de la
organizacin del proyecto y de los
interesados

Logstica del nmero de personas que

participarn en el proyecto y en qu
ubicaciones

Necesidades de informacin interna y

externa

Requisitos de informacin y comunicacin

de los interesados provenientes del
registro de interesados.
2. TECNOLOGA DE LA
COMUNICACIN

Por ejemplo, un equipo de proyecto

puede utilizar como mtodos de
comunicacin tcnicas que vayan
desde conversaciones breves hasta
reuniones prolongadas o desde
simples documentos escritos hasta
materiales extensos a los que se pueda
acceder en lnea.
Los factores que pueden influir en la
seleccin de la tecnologa de
comunicacin incluyen, entre otros:

La urgencia de la necesidad de
informacin.

La disponibilidad de la tecnologa.

Facilidad de uso.

Entorno del proyecto.

Sensibilidad y confidencialidad de la
informacin.
3. MODELOS DE
COMUNICACIN

La secuencia de pasos de un modelo

bsico de comunicacin es la siguiente:

Codificar.

Transmitir el Mensaje.

Descodificar.

Confirmar.

Retroalimentacin/Respuesta.
4. MTODOS DE
COMUNICACIN

Existen varios mtodos de comunicacin. De manera

general, estos mtodos pueden clasificarse en:

Comunicacin interactiva. Incluye reuniones,

llamadas telefnicas, mensajera instantnea,
videoconferencia, etc.

Comunicacin de tipo push (empujar). Incluye

cartas, memorandos, informes, correos
electrnicos, faxes, correos de voz, blogs,
comunicados de prensa, etc.

Comunicacin de tipo pull (tirar). Incluyen los sitios

intranet, el aprendizaje virtual (e-learning), las
bases de datos de lecciones aprendidas, los
repositorios de conocimiento, etc.
5. REUNIONES
El proceso Planificar la Gestin de las
Comunicaciones necesita del debate y del dilogo
con el equipo del proyecto a fin de determinar la
manera ms adecuada de actualizar y comunicar la
informacin del proyecto, y de responder a las
solicitudes de dicha informacin por parte de los
interesados.

Dichos debates y dicho dilogo normalmente se

facilitan a travs de reuniones, que se pueden llevar a
cabo de manera presencial o en lnea desde
diferentes ubicaciones.

Existen distintos tipos de reuniones en las que se

pueden producir comunicaciones relativas al
proyecto. Las reuniones tpicas comienzan con una
lista de asuntos a discutir, la cual se hace circular con
anterioridad, acompaada de un acta y de
informacin adicional especfica para cada reunin.
SALIDAS

1. P L A N D E G E S T I N D E L A S
COMUNICACIONES
2. A C T U A L I Z A C I O N E S A L O S D O C U M E N T O S
DEL PROYECTO
1. PLAN DE GESTIN DE
LAS COMUNICACIONES

Es un componente del plan para la

direccin del proyecto y describe
la forma en que se planificarn,
estructurarn, monitorearn y
controlarn las comunicaciones
del proyecto.

El plan contiene la siguiente

informacin:
 Los requisitos de comunicacin de los
interesados

La informacin que debe ser comunicada,

incluidos el idioma, el formato, el contenido y el
nivel de detalle

El motivo de la distribucin de dicha informacin

El plazo y la frecuencia para la distribucin de la

informacin requerida y para la recepcin de la
confirmacin o respuesta, si corresponde

La persona responsable de comunicar la

informacin

La persona responsable de autorizar la

divulgacin de informacin confidencial

La persona o los grupos que recibirn la

informacin
 Los mtodos o tecnologas utilizados para
transmitir la informacin, tales como memorandos,
correo electrnico y/o comunicados de prensa

Los recursos asignados para las actividades de

comunicacin, incluidos el tiempo y el presupuesto

El proceso de escalamiento

El mtodo para actualizar y refinar el plan de

gestin de las comunicaciones a medida que el
proyecto avanza y se desarrolla

Un glosario de la terminologa comn

Diagramas de flujo de la informacin que circula

dentro del proyecto, los flujos de trabajo, la lista de
informes y los planes de reuniones, etc.

Restricciones en materia de comunicacin,

derivadas de una legislacin, de la tecnologa, de
las polticas de la organizacin, etc.
2. ACTUALIZACIONES A
LOS DOCUMENTOS DEL
PROYECTO

Los documentos del proyecto

susceptibles de actualizacin
incluyen, entre otros:

Cronograma del proyecto

Registro de interesados
PUNTO 2

GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

ENTRADAS

1. P L A N D E G E S T I N D E L A S
COMUNICACIONES
2. I N F O R M E S D E D E S E M P E O D E T R A B A J O
3. F A C T O R E S A M B I E N TA L E S D E L A
EMPRESA
4. A C T I V O S D E L O S P R O C E S O S D E L A
ORGANIZACIN
1. PLAN DE GESTIN DE
LAS COMUNICACIONES

El plan de gestin de las

comunicaciones describe la forma en
que se planificarn, estructurarn,
monitorearn y controlarn las
comunicaciones del proyecto.
2. INFORMES DE
DESEMPEO DE
TRABAJO

Los informes de desempeo del

trabajo son una recopilacin de
informacin sobre el desempeo y el
estado del proyecto que puede
utilizarse para facilitar la discusin y
crear comunicaciones.

Para optimizar este proceso, es

importante que los informes sean
exhaustivos y exactos, y que estn
disponibles de manera oportuna.
H E R R A M I E N TA S Y T C N I C A S

1. TECNOLOGA DE LA COMUNICACIN
2. MODELOS DE COMUNICACIN
3. MTODOS DE COMUNICACIN
4. SISTEMAS DE GESTIN DE LA
INFORMACIN
5. I N F O R M A R D E L D E S E M P E O
4. SISTEMAS DE
GESTIN DE LAS
INFORMACIN
La informacin del proyecto se gestiona y
distribuye mediante la utilizacin de diferentes
herramientas, entre las que se cuentan:

Gestin de documentos impresos: cartas,

memorandos, informes y comunicados de prensa

Gestin de comunicaciones electrnicas: correo

electrnico, fax, correo de voz, telfono,
videoconferencias y conferencias web, etc.

Herramientas electrnicas para la direccin de

proyectos: interfaces web con software de
programacin y de gestin de proyectos,
software de soporte para reuniones y oficinas
virtuales, etc.
5. INFORMAR EL
DESEMPEO
Los informes ms elaborados pueden incluir:

El anlisis del desempeo pasado

El anlisis de las proyecciones del proyecto

(incluidos tiempos y costos)

El estado actual de los riesgos e incidentes

El trabajo completado durante el perodo

El trabajo a completar en el siguiente perodo

El resumen de los cambios aprobados en el

perodo

Informacin relevante que debe ser revisada y

analizada.
SALIDAS

1. C O M U N I C A C I O N E S D E L P R O Y E C T O
2. A C T U A L I Z A C I N A L P L A N PA R A L A
DIRECCIN DEL PROYECTO
3. A C T U A L I Z A C I O N E S A L O S D O C U M E N T O S
DEL PROYECTO
4. A C T U A L I Z A C I O N E S A L O S A C T I V O S D E
LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN
1. COMUNICACIONES
DEL PROYECTO

Las comunicaciones del proyecto

incluyen, entre otras, los informes de
desempeo, el estado de los
entregables, el avance del
cronograma y los costos incurridos.
Las comunicaciones del proyecto
pueden variar considerablemente y
son influenciadas por factores como
la urgencia y el impacto del mensaje,
su mtodo de entrega y el nivel de
confidencialidad, entre otros.
2. ACTUALIZACIN AL
P L A N PA R A L A D I R E C C I N
DEL PROYECTO

El plan para la direccin del proyecto

proporciona informacin sobre las lneas base
del proyecto, la gestin de las comunicaciones
y la gestin de los interesados. Cada una de
estas reas puede requerir actualizaciones
sobre la base del desempeo actual del
proyecto frente a la lnea base para la
medicin del desempeo (PMB).

La lnea base para la medicin del desempeo

integra generalmente los parmetros relativos
al alcance, al cronograma y a los costos del
proyecto, pero tambin puede incluir
parmetros tcnicos y de calidad.
3. ACTUALIZACIONES A
LOS DOCUMENTOS DEL
PROYECTO

Los documentos del proyecto que

pueden ser actualizados incluyen,
entre otros:

Registro de incidentes

Cronograma del proyecto

Requisitos de financiamiento del

proyecto.
PUNTO 3

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

ENTRADAS

1. P L A N PA R A L A D I R E C C I N D E L
PROYECTO
2. C O M U N I C A C I O N E S D E L P R O Y E C T O
3. R E G I S T R O D E I N C I D E N T E S
4. D AT O S D E D E S E M P E O D E L
TRABAJADOR
5. A C T I V O S D E L A O R G A N I Z A C I N
1 . P L A N PA R A L A
DIRECCIN DEL
PROYECTO

Describe el modo en que se ejecutar, monitorear,

controlar y cerrar el proyecto. Proporciona
informacin, entre las que se encuentran:

L o s re q u i s i t o s d e c o m u n i c a c i n d e l o s
interesados

El motivo de la distribucin de la informacin

El plazo y la frecuencia para la distribucin de la

informacin requerida

El individuo o grupo responsable de la

comunicacin de la informacin

El individuo o grupo que recibe la informacin.

2. COMUNICACIONES
DEL PROYECTO

Las comunicaciones del proyecto

provienen de mltiples fuentes y
pueden variar considerablemente en
cuanto a su formato, nivel de detalle,
grado de formalidad y confidencialidad.
Las comunicaciones del proyecto
pueden incluir, entre otras:

El estado de los entregables

El avance del cronograma

Los costos incurridos.

3. REGISTRO DE
INCIDENTES
Un registro de incidentes se utiliza
para documentar y monitorear la
resolucin de incidentes.

Se puede utilizar para facilitar la

comunicacin y asegurar una
comprensin comn de los incidentes.

Un registro escrito documenta y ayuda

a monitorear quin es responsable de
la resolucin de los incidentes
especficos antes de una fecha lmite.
4 . D AT O S D E
DESEMPEO DEL
TRABAJADOR

Los datos de desempeo del trabajo

pueden incluir detalles sobre las
comunicaciones que se han
distribuido realmente, realimentacin
sobre las comunicaciones, resultados
de encuestas de eficacia de la
comunicacin u otras observaciones
identificadas a lo largo de las
actividades de comunicacin.
H E R R A M I E N TA S Y T C N I C A S

1. S I S T E M A D E G E S T I N D E L A
INFORMACIN
2. J U I C I O D E E X P E R T O S
3. R E U N I O N E S
2. JUICIO DE
EXPERTOS
El equipo del proyecto recurre al juicio de expertos
para evaluar el impacto de las comunicaciones del
proyecto, la necesidad de accin, las acciones que se
deberan emprender, la responsabilidad de
emprender dichas acciones y el plazo para llevarlas a
cabo y puede ser proporcionado por:

Otras unidades dentro de la organizacin

Consultores y Expertos en la materia

Interesados, incluidos clientes y patrocinadores

Asociaciones profesionales y tcnicas

Grupos industriales

La oficina de direccin de proyectos (PMO)

SALIDAS

1. I N F O R M A C I N D E L D E S E M P E O
2. S O L I C I T U D E S D E C A M B I O
3. A C T U A L I Z A C I O N E S A L P L A N PA R A L A
DIRECCIN DEL PROYECTO
4. A C T U A L I Z A C I O N E S A L O S D O C U M E N T O S
DL PROYECTO
5. A C T U A L I Z A C I O N E S A L O S A C T I V O S D E L A
ORGANIZACIN
1. INFORMACIN
DEL DESEMPEO
La informacin de desempeo del
trabajo organiza y resume los datos
de desempeo recopilados.

Estos datos de desempeo

normalmente proporcionan
informacin sobre el estado y el
avance del proyecto con el nivel de
detalle requerido por los diferentes
interesados. Esta informacin luego
se comunica a los interesados
adecuados.
2. SOLICITUDES DE
CAMBIO
El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo
conduce a la necesidad de ajuste, de accin y de
intervencin. Como resultado, se generarn solicitudes de
cambio como salidas y pueden dar lugar a:

Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias

de actividades, fechas programadas, necesidades de
recursos y anlisis de alternativas de respuesta a los riesgos

Ajustes al plan para la direccin del proyecto y otros

documentos

Recomendaciones de acciones correctivas que pueden

ajustar el desempeo futuro del proyecto, alinendolo con
el plan para la direccin del proyecto

Recomendaciones de acciones preventivas que pueden

reducir la probabilidad de incurrir en un desempeo
negativo futuro del proyecto.
3. ACTUALIZACIONES AL
P L A N PA R A L A D I R E C C I N
DEL PROYECTO

Controlar las Comunicaciones puede

desencadenar actualizaciones al plan
de gestin de las comunicaciones as
como a otros componentes del plan
para la direccin del proyecto (p.ej.
los planes de gestin de los
interesados y de gestin de los
recursos humanos).
4. ACTUALIZACIONES A
LOS DOCUMENTOS DL
PROYECTO

Los documentos del proyecto se pueden

actualizar como resultado del proceso
Controlar las Comunicaciones.

Estas actualizaciones incluyen, entre

otras:

Pronsticos

Informes de desempeo

Registro de incidentes.
5. ACTUALIZACIONES A
LOS ACTIVOS DE LA
ORGANIZACIN

Los activos de los procesos de la

organizacin susceptibles de actualizacin
incluyen, entre otros, los formatos de
informe y la documentacin de las
lecciones aprendidas. Esta documentacin
puede pasar a formar parte de la base de
datos histrica tanto para el proyecto
como para la organizacin ejecutora y
puede incluir causas de los incidentes,
razones de la seleccin de las medidas
correctivas y otros tipos de lecciones
aprendidas durante el proyecto.
 GRACIAS

- P R E Z P E R E D A J O R FA N
- C AY H U A R AY A G U I R R E J O N AT H A N
- OCHOA ARCE HECTOR
- GAMARRA VERGARA LUIS