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Sumrio

Introduo ............................................................................ 3
Conceitos .............................................................................. 4
Uma breve histria do papel .................................................... 5
Principais caractersticas do papel ............................................. 7
Alguns tipos de deteriorao .................................................... 9
Preparao dos documentos para microfilmagem e digitalizao . 15
Metodologia ......................................................................... 16

Manual Tcnico de Procedimentos bsicos de conservao ................................... 30


Guarda em Depsito ............................................................. 31
Preservao e Conservao
Transporte do acervo ............................................................ 35
Documentos Extrajudiciais Diretrizes para a implantao de um centro de preservao e
CNJ conservao ........................................................................ 38
Perfil de atuao a ser observado para os profissionais de
preservao e conservao .................................................... 39
Apoio para a atividade .......................................................... 40
Referencial terico ................................................................ 44

Jayme Spinelli
Emiliana Brando
Camila Frana

2011
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Introduo Conceitos

Este trabalho apresenta-se como um guia introdutrio Preservao


preservao e conservao de documentos, neste caso os
extrajudiciais, pertencentes a todos os cartrios existentes na Em um sentido geral, trata-se de toda a ao que se destina
regio da Amaznia Legal Brasileira, sob a jurisdio do C N J. salvaguarda dos registros documentais.

Visa proporcionar informaes e critrios profissionais para Conservao Preventiva


preservao e conservao, adequadas documentao existente
e, aos estabelecimentos que os abriga. um conjunto de medidas e estratgias administrativas, polticas
e operacionais que contribuem direta ou indiretamente para a
Inicia com a explicao sobre a natureza e as caractersticas mais conservao da integridade dos acervos e dos prdios que os
importantes do material, o papel, enquanto suporte original dos abrigam. So aes para adequar o meio ambiente, os modos de
documentos. acondicionamento e de acesso, visando prevenir e retardar a
degradao.
O termo documento, ainda que o seu uso corriqueiro esteja
associado idia de fonte textual, tem sentido forte de Conservao reparadora
informao e, aplica-se a livros, revistas, jornais, selos,
fotografias, monumentos, edifcios etc. A origem latina do termo Trata-se de toda interveno na estrutura dos materiais que
(doccere) indica que o documento aquilo que informa alguma compem os documentos, visando melhorar o seu estado fsico.
coisa a algum.
Higienizao
O crescimento acelerado, tanto quanto o acmulo, de informaes
impressas nos mais diversos suportes, impulsionaram o progresso Trata da eliminao mecnica de todas as sujidades que se
de estudos e pesquisas que propiciam o aperfeioamento e a encontram nos documentos e dos agentes considerados
execuo dos princpios da preservao e da conservao agressores, tais como: os clipes oxidados ou no, os excrementos
preventiva, entendida como um conjunto de diretrizes e de insetos, os grampos metlicos, os itens generalizados
estratgias, baseadas em estudos de ordem administrativa, utilizados como marcadores de pginas, as poeiras e, todos os
poltica e operacional, que contribuem direta e indiretamente para elementos esprios estrutura fsica dos documentos.
a permanncia da integridade dos documentos e dos edifcios que
os abriga, em seus mais distintos ambientes. Restaurao

Com a questo da preservao introduzimos a da segurana, Considerada como um conjunto de aes tcnicas de carter
entendida como o conjunto de elementos que formam um plano intervencionista nos suportes dos documentos, a restaurao se
definido para gerenciar, impedir danos e combater os agentes prope a executar o trabalho de reverso de danos fsicos ou
prejudiciais as documentaes e as suas instituies. Neste qumicos que tenham ocorrido nos documentos ao longo do
seguimento temos como ferramenta de estudo, pesquisa e tempo.
aplicabilidade o trabalho Gerenciamento de riscos salvaguarda
e emergncia, publicado recentemente pela Biblioteca Nacional.
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Preservao

Conservao Conservao
Preventiva Reparadora

Restaurao

O papel uma lmina que se obtm a partir da unio de fibras de


origem vegetal (compostas por uma proporo varivel de
celulose), previamente tratadas e refinadas e as quais so
Uma breve histria do papel adicionados outros materiais, tais como: colas, cargas,
pigmentos, etc. As fibras sobrepem-se e so prensadas entre
O papel tornou-se to comum em nossas vidas que raramente placas de feltro em grandes prensas.
nos questionamos sobre o fato de que este material, comumente
usado tanto como suporte para escrita, a impresso de livros, Se rasgarmos uma folha de papel e observarmos de perto a linha
peridicos e etc, como tambm para incontveis e diversos usos, onde se deu o rasgo, veremos, sem necessidade de microscpio,
protagonize um processo histrico de cerca de 2.000 anos. Assim as fibras do papel.
sendo, o papel significou uma autntica revoluo para o
desenvolvimento e a expanso do conhecimento, pois facilitou o
acumulo e a comunicao do saber.

Inventado na China no ano 105 d.C, teve sua rota de expanso


seguida atravs da sia at o Ocidente pelos mesmos caminhos
seguidos anteriormente pela rota da seda e, a partir de
Samarcanda, sua expanso chegou a Europa, graas a cultura
islmica. A partir da Europa chegou a Amrica. No sculo XVII o
papel j era conhecido em todo mundo. A inveno da imprensa
(os tipos mveis), por Gutenberg, no sculo XV, foi o ponto de
partida para a expanso do uso do papel como suporte original
para a escrita.
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O ph
Principais caractersticas do papel
O ph o valor que se usa para indicar o grau de acidez ou
O conhecimento das principais caractersticas do papel, alcalinidade de uma substncia, que determinado pelo clculo
independente do seu tipo, ajuda a detectar e determinar de ons de hidrognio presente nela. Mede-se numa escala de 0 a
eventuais problemas e, a escolher em cada caso o procedimento e 14, sendo o meio 7 a neutralidade. Os valores de 0 a 6.9 indicam
os materiais mais adequados para seu tratamento. o grau de acidez, a partir do 7.1 at o 14 o grau de alcalinidade.
Os valores do ph podem variar com a temperatura. Um
A gramatura tratamento passa pelo processo de desacidificao do papel.

Est diretamente relacionada ao peso do papel. Quanto maior a Marcas dgua


gramatura maior o peso e a espessura do papel. Diferentes
tipos de papis podem apresentar uma enorme variedade de Tambm chamadas de filigranas, so os desenhos
gramaturas, desde as mais baixas (papis quase transparentes e (ocasionalmente acompanhados de letras), que se observam no
finos) at gramaturas muito elevadas (papis espessos e papel em contraluz. As marcas dgua so caractersticas dos
compactos). papis artesanais, mas hoje em dia, h papis industriais com
imitaes de marcas dgua.
A direo da fibra
Papis industriais
No processo de fabricao do papel a fibra em suspenso adapta-
se ao movimento da gua. Desde modo a direo das fibras no Os papis industriais, de fabricao mecanizada, so os mais
papel determina o seu sistema de fabricao, apresentando os utilizados para a produo de livros, ou como suporte de
papis fabricados mecnica ou industrialmente uma nica direo documentos. Os mais utilizados so os produzidos diretamente a
das fibras. partir de fibras procedentes da madeira (convenientemente
Quando se rasga um papel industrial na direo da fibra obtm-se tratadas e refinadas).
um corte contnuo e reto. Por outro lado, quando se rasga um
papel industrial na direo contrria a da fibra, o corte produzido
descontnuo e irregular. Assim, o papel cortado na direo da
fibra apresenta mais flexibilidade do que o cortado na direo
contrria de maior resistncia.
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Papel de jornal
Poeiras
O papel destinado a fabricao de jornal tem sua composio a
base de madeira desfibrada mecanicamente e branqueada, razo So os acmulos de partculas que se depositam sobre a
pela qual apresenta uma grande quantidade de lignina. Com o superfcie dos papis, que em decorrncia dos tipos de elementos
tempo tende a tornar-se cido, amarelece e passa a ser e materiais que as compem, costumam favorecer diversas
quebradio. deterioraes. Como p.ex. o aumento da umidade na superfcie
dos papis e nos cortes superiores ou cabea dos livros,
Papel permanente possibilitando o desenvolvimento de microorganismos e o
aumento dos efeitos de uma contaminao atmosfrica,
aquele que possui caractersticas fsicas e qumicas que lhe propiciando o surgimento de oxidaes e acidificaes.
garantem maior durabilidade. formado a partir da manuteno,
em baixas concentraes, ou total eliminao de alguns produtos, Gorduras
como a lignina e, de alguns aditivos, como branqueadores, colas,
etc. Trata-se de um papel alcalino, resistente a oxidao e ao O manuseio e a limpeza inadequadas geram o surgimento e o
rasgamento, o que o torna, particularmente, adequado como acmulo de substanciais gordurosas sobre a superfcie dos papis.
suporte para a documentao arquivstica. identificado pelo Estes depsitos de gordura podem oxidar com o passar do tempo
smbolo matemtico de infinito inscrito num crculo com referncia e provocar o aparecimento de manchas que tentem a escurecer e
norma internacional de qualidade. amarelecer os papis e, tambm favorecer um possvel ataque
biolgico.

Manchas
Alguns tipos de deteriorao
As manchas tm as mais diversas causas. Afetam diretamente a
A preservao e a conservao de documentos em papel exigem integridade fsica e a aparncia esttica dos documentos. Aquelas
um conhecimento amplo sobre as deterioraes que os atingem. provocadas por oxidaes e por colas so as mais comuns.
Estas em geral so de naturezas diversas e, tambm costumam Devem ser tratadas adequadamente, eliminando as causas que as
apresentar diferentes causas. Na maioria das vezes acarretam provocam para que no se transformem em deterioraes para os
imperfeies capazes de, em determinados casos, gerarem a documentos.
destruio total do documento ou pea. Assim, o conhecimento
destas deterioraes determina diretrizes a serem seguidas para a Manchas de ferrugem
realizao de aes corretas quanto a conservao, bem como a
adoo de medidas ideais de preveno contra futuros danos. As manchas de ferrugem nos papis so geralmente provocadas
pela oxidao de elementos metlicos aderidos e em contato com
Sujidades eles. Estes elementos podem ser grampos, clipes, fechos, etc que
em determinadas condies de umidade oxidam e geram
As sujidades so formadas por partculas e materiais estranhos manchas de ferrugem nos papis.
depositados sobre os documentos, que interferem em seu aspecto
geral e, por vezes, causam alteraes em sua leitura, propiciando
uma aparncia de descuido com o documento.
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Manchas de cola Amarelecimento

So ocasionadas pelo uso incorreto de colas e tambm de fitas Entre algumas causas que geram o amarelecimento dos papis
adesivas, tipo durex, imprprias aos papis. Com o tempo o (documentos), duas se destacam:
papel, que higroscpico, absorve a cola cida deste tipo de fita 1) o grau de acidez do papel que pode gerar escurecimento,
e, esta perde seu poder de adeso e se desprende do papel amarelecimento e fragilidade;
gerando manchas irreversveis no mesmo. Por outro lado as colas 2) a luz que como um dos principais agentes de degradao
no aconselhadas para atividades de conservao, podem dos papis, facilita o surgimento do processo de oxidao, que
provocar ou mesmo acelerar algumas reaes qumicas nos acentuado quanto maior for a quantidade de lignina existente no
papis como oxidaes e mudanas de cor. papel.

Deformaes Descolorao

Num sentido comum, as deformaes que afetam os papis Trata-se da perda de intensidade da cor original do papel, como
enquanto suporte de documentos so provocadas devido a conseqncia imediata das aes dos raios UV e IR da luz. Os
manuseios inadequados, como tambm em decorrncia de efeitos da luz (seja natural ou artificial) so cumulativos e tendem
intervenes incorretas. Um exemplo clssico so as dobras feitas a aumentar com aumento do tempo de exposio. Assim a
nos cantos superiores de livros e documentos pra marcar a pgina preveno reduzir ao mximo a exposio dos documentos e
de leitura. O correto o uso de marcadores de papel de obras luz. sabido e aceito que o parmetro ideal de
qualidade, criados para esta finalidade. intensidade de luz em exposies deve ser de 50 lux, valor obtido
com o auxlio do equipamento luxmetro.
Rasgos e rupturas
Biodeteriorao
Os rasgos so rompimentos em partes do papel e, no implicam
necessariamente, em perdas. Podem ocorrer a partir de aes de Trata-se das deterioraes e deformaes causadas por agentes
manuseios e armazenamentos inadequados. Quando acontecem biolgicos, notadamente fungos, insetos e roedores. As causas
deixam a vista, suas fibras na margem do rasgo. O que ir destas deterioraes so decorrentes principalmente de dois
viabilizar sua recomposio por meio de aes de conservao fatores:
reparadora. As rupturas acarretam perdas de partes dos papis e
comprometem a integridade dos documentos. 1) a existncia de alimentos nos componentes formadores do
papel, como celulose, aucares e glicose.
Aurolas
2) o encontro de ambientes adequados em termos de umidade e
So conhecidas como aurolas de umidade e, aparecem nos temperatura que favorecem a vida, o desenvolvimento e a
papis (documentos) a partir da penetrao de qualquer tipo de reproduo destes agentes. Deste modo, a preveno imediata
lquido, freqentemente, de gua. Quando esta penetra no papel o controle dos parmetros ambientais de UR e temperatura das
arrasta as sujidades e as partculas depositadas sobre ele, reas de guarda de acervos.
gerando o aparecimento de manchas e de reas com tonalidades
diferentes. Uma das causas atribuda ao armazenamento de
documentos em reas excessivamente midas.
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Fungos Insetos

So microorganismos que se alimentam das substncias Os insetos tal como os fungos alimentam-se de substncias
orgnicas do papel. De modo geral, se desenvolvem em condies formadoras dos papis, fundamentalmente a celulose.
de umidade e temperatura elevadas. Os fungos possuem uns Desenvolvem-se em condies de umidade e temperatura
filamentos que podem promover alguns tipos de rasgos nos elevadas e na ausncia de luz. Embora haja uma variedade de
papis. Porm, o pior dano so as manchas deixadas como insetos que atacam o papel, os mais comuns so os tisanuros
resultado de sua atividade de metabolizao das substncias que representado pela famlia das traas, os ortpteros
os alimentam. Esta ao gera a ruptura da cadeia molecular da representado pela famlia dos besouros e os ispteros
celulose, ocasionando sua fragilidade. Os ataques mais graves representado pela famlia dos cupins.
podem acarretar o apodrecimento e a perda total do papel. A
disseminao dos fungos se d atravs dos esporos (clulas
reprodutoras), que so carregados por meio de diversos veculos,
p.ex. correntes areas, gotas dgua, insetos, vesturios, etc.

Foxing

Trata-se de uma deteriorao que se caracteriza pelo surgimento


de manchas de cor castanha no papel (documento). At hoje sua
origem gera controvrsias. H pesquisadores que pensam tratar- Roedores
se de um microorganismo, porm outros defendem que so
manchas originrias do processo de oxidao de impurezas So geralmente perigosos. Alm de atacarem os materiais
metlicas que ficaram nos papis durante sua formao. Este tipo documentais, tendem a atacar tambm o revestimento isolante
de deteriorao tende a aparecer em documentos que tenham dos condutores eltricos, favorecendo a instalao de sinistros. O
ficado em contato direto com papeis cidos, ou em obras que aparecimento de roedores se d devido a presena de resduos de
tenham sido emolduradas com cartes e papis de baixa alimentos nas reas de guarda de acervos. O hbito de levar e
qualidade arquivstica. comer qualquer tipo de guloseimas nas reas de guarda e
consulta, deve ser combatido, tanto para aos funcionrios quanto
para os usurios dos acervos.
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Preparao dos documentos para microfilmagem e Metodologia


digitalizao

Este manual de procedimentos baseia-se em experincias Fluxograma


adquiridas no Arquivo Nacional e Biblioteca Nacional nos
processos de microfilmagem e digitalizao de seus acervos
documentais.

As orientaes tcnicas descritas a seguir podem sofrer algumas


alteraes. Esclarecemos que para cada tipo de equipamento
adquirido, de microfilmagem e digitalizao, desenvolve-se uma
metodologia prpria, assim como para cada tipo de suporte
trabalhado.

Para execuo da microfilmagem e digitalizao do acervo


necessrio que os documentos avulsos e os encadernados passem
pelo tratamento de higienizao, consolidao do suporte e
planificao, etapas fundamentais para este processo.

A higienizao trata da eliminao mecnica de todas as sujidades


que se encontram nos documentos e dos agentes considerados
agressores, tais como os clipes oxidados ou no, os excrementos
de insetos, os grampos metlicos, os elementos generalizados
utilizados como marcadores de folhas, as poeiras, as partculas
slidas, e todos os elementos esprios estrutura fsica dos
documentos. A consolidao do suporte consiste na recomposio
das partes faltantes e na unio dos rasgos e cortes, e a
planificao consiste na correo de dobras e amassados.
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Higienizao

Higienizao - Documentos encadernados

A higienizao a remoo de todas as sujidades e de todos os


elementos considerados nocivos aos papis, descrita como uma
ao mecnica e realizada a seco.

Com o auxlio de um aspirador de p (semi industrial) para


limpeza do volume como um todo, principalmente os cortes
laterais e superiores ou cabea do volume, local onde se deposita
toda a poeira em suspenso que existe dentro de uma rea de
guarda de acervo.

Aconselha-se a colocao de um tipo de pano (ou voile), que far


o papel de filtro no bocal do tubo do aspirador, antes da colocao
da escova, para evitar a entrada de partculas de papel no Mesa de higienizao
equipamento.

Com o auxlio de uma esptula de metal, para a retirada de clips,


grampos e demais corpos estranhos aderidos aos documentos.

Com o auxlio do equipamento mesa de higienizao e um pincel


de pelos macios para a execuo do processo de varredura de
todas as folhas e capas de volume. O agente de higienizao deve
estar protegido com culos protetor, mscara contra poeiras,
luvas e avental.
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Com a utilizao de p de borracha, resultante da ao de ralar Higienizao - Documentos avulsos


borracha plstica branca em um ralador de ao inox. Esta ao
ser efetivamente mais usada nos documentos impressos. Deve
ser executada com o mximo de cuidado e sobre mesas de Efetuar a limpeza com trincha de pelos macios folha a folha, para
grande formato. Coloca-se um punhado desse p de borracha retirada de poeira e outros resduos. Passar a trincha em todo o
sobre o documento e, com movimentos leves e circulares, documento frete e verso, removendo a sujidade superficial com o
partindo do centro para as bordas, executa-se a limpeza com o mximo de cuidado.
auxlio de uma boneca (espcie de chumao feito com algodo e Retirar todo o material metlico que no faz parte do documento.
gaze). Este procedimento pode ser repetido tantas vezes quantas Com o uso de bisturi, pinas, swab e esptulas para remoo
forem necessrias at a limpeza total do documento. Ao final este mecnica de grampos, garras, clipes, espirais, etc.
p de borracha deve ser bem retirado com um pincel de pelos
macios.

Conservao reparadora

Estas aes apresentam algumas caractersticas intervencionistas


no suporte original dos documentos e volumes, composta por um
elenco de procedimentos tcnicos que visam combater os danos
causados por manuseios, acondicionamentos e armazenamentos
inadequados aos documentos. Estes reparos so fundamentais
que aconteam antes dos processos de microfilmagem e
digitalizao.
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Antes da execuo de qualquer tipo de emendas, reparos ou Pode-se tambm utilizar na execuo de alguns tipos de
remendos em documentos danificados primordial compatibilizar remendos, a fita filmoplast R e/ou fita filmoplast P, material
os sentidos das fibras do documento a ser tratado com sentido inerte, transparente e que no possui cola cida.
das fibras do papel escolhido para este fim. Todas as fibras
devem estar direcionadas no mesmo sentido. Deve-se tambm Em caso de documentos que tenham sofrido rupturas ou perda de
observar outras caractersticas do papel escolhido para o uso partes de seu suporte original, deve-se como foi dito no caso
nestas aes de remendos, como textura, cor e espessura anterior, observar todas as caractersticas do suporte do
(gramatura) do mesmo. documento e do papel escolhido para o enxerto. Em seguida tira-
se um molde, em papel transparente tipo vegetal, da rea
No caso de rasgos na folha de um documento deve-se, em faltante a ser completada, excedendo 5 mm sobre o limite da
primeiro lugar, preparar a rea danificada acamando as fibras do rea de perda. Aps efetuar o desbastamento das fibras da
papel em ambos os lados do rasgo e em toda sua extenso. Com margem do local do dano e do papel japons a ser utilizado no
o auxlio de um pincel seco e uma dobradeira (ou esptula) de enxerto, concluir a ao com o uso de cola metilcelulose. Esta
osso ou de teflon. Se a papel escolhido para o remendo for o tipo ao deve ser completada com a fixao de um reforo de papel
japons, deve-se utilizar uma tira deste do tamanho que permita japons pelo verso da rea tratada. Enfim, para a execuo da
exceder 5 mm em ambos os lados do rasgo. Esgarar bem as planificao do documento, utilizar os mesmos materiais e
fibras dos dois lados da tira de papel japons e aplic-la com cola mtodo explicado anteriormente.
metilcelulose, pelo verso, sobre as partes unidas do documento.
Para concluir, efetuar a planificao do reparo deixando a folha Antes da execuo de qualquer tipo de tratamento, deve-se
tratada entre um tipo de sanduche feito com tela monyl ou voile, elaborar um diagnstico do acervo. necessrio separar os
mata-borro e uma placa de PVC e, sobre esta colocar alguns documentos avulsos e encadernados com indicativo de
pesos e deixar por um tempo determinado. Este procedimento restaurao. Estes devem ser acondicionados em caixas de
permitir um secagem plena da rea recomposta evitando a qualidade arquivstica. As caixas devem adaptar-se s
contrao das fibras e o possvel ondulamento do documento. caractersticas do objeto. Depois de intervenes curativas, os
documentos sero liberados para os processos de microfilmagem
e/ou de digitalizao.
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Planificao Outras recomendaes

Os documentos que apresentarem deformaes devem ser Todos os documentos devero estar protegidos por um envelope
planificados. de papel alcalino na cor branca, com identificao a lpis na parte
superior direita; o uso de lpis macio (6b) recomendado para
fazer anotaes em documentos, sendo que o grafite um
material estvel que no danifica o papel.

Substituir os barbantes e elsticos por cadaros de algodo cru.


Os barbantes e elsticos cortam e danificam a embalagem e os
documentos acondicionados. No superlotar as caixas arquivos,
isto pode causar danos aos documentos quando forem retirados.

Para preencher os espaos das caixas que no estiverem


completamente cheias, deve-se utilizar cartes de espaamento,
confeccionados em materiais alcalinos. Somente no caso de sobra
de espao dentro das caixas, para evitar a deformao dos
documentos.
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Exemplo: remissiva de arquivamento de documentos especiais

Coordenao Regional do Arquivo Nacional no DF- COREG

Remissiva de arquivamento de documentos especiais


Notao:

Dados do documento especial


Caracterstica:

sem espaadores com espaadores Contedo:

Os materiais especiais como: discos, CDs, fitas cassete, Localizao:

fotografias, negativos, diapositivos, filmes (pelcula), fitas VHS,


umatik ou similar, discos pticos, CD-Rom, disquetes, fitas
magnticas, etc devem ser recolhidos em depsitos climatizados,
Dados da unidade de arquivamento de onde foi retirado o documento
acondicionados e identificados por remissivas devidamente
Obs:
preenchidas em duas vias (uma fica no processo ou dossi) e
outra com acompanha o documento original no depsito
climatizado.

Notao: Indicar a notao padro da NOBRADE. Ex.: BR AN,BSB


N8.38.1,p.304/545.
Caractersticas: Descrever, sucintamente, o suporte (papel,
metal, filme, fita magntica, tecido, etc.) e o tipo (mapa, planta,
etc.). Ex: mapa de grande dimenso, em papel.
Contedo: Indicar o teor do material. Ex: obra de engenharia;
vista area de Braslia.
Localizao: Indicar o local de guarda do material no-
convencional, preenchendo o campo com o cdigo de
endereamento constante no topogrfico p. ex. depsito X,
mapoteca 12, gaveta 2.
Observao: Qualquer detalhe relevante relacionado caixa.
Modelo de etiqueta de identificao das caixas-arquivo:
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Deve-se avaliar:
Na etiqueta de identificao deve ser usada tintas estveis e cola
considerada durvel (com o tempo as tintas esmaecem e a cola
pode perder a aderncia).

Fundo/Coleo Data - Limite

Notao/Assunto:

Um bom acondicionamento depende de um bom projeto de


design, deve utilizar materiais de qualidade arquivstica (papel
permanente/durvel livre de qualquer impureza, quimicamente
Caixa n
estvel e resistente) e formar uma proteo contra o manuseio
inadequado; deve, tambm, ser uma embalagem funcional e
conter a identificao do contedo.

Apresentam-se a seguir as formas de acondicionamento sugeridas


para guarda de acervos textuais.

Acondicionamento em Caixas-Arquivo

Os documentos devem ser acondicionados em caixasarquivo,


Acondicionamentos produzidas em material inerte ou alcalino. A maioria das caixas e
pastas disponveis no mercado so feita de papis e papeles
cidos. A acidez migra atravs do contato, ou seja, uma
Os acondicionamentos so os itens de proteo mais prximos embalagem confeccionada com material cido fatalmente ir
aos documentos, formando uma barreira contra os poluentes, a passar a acidez para os documentos nela acondicionados. As
luz, a temperatura, a umidade relativa, o ataque biolgico, e o caixas comerciais podero ser usadas desde que as mesmas
manuseio. sejam revestidas com papel alcalino.

Cada situao requer uma anlise e depende diretamente das


condies em que se apresenta o documento. Exemplos de materiais para confeco de caixas-arquivo:
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Montagem da caixa-arquivo

A tampa deve sempre fechar da direita para a esquerda

Os documentos devem ser dispostos dentro das caixas-arquivo


em ordem da esquerda para a direita;

Os envelopes de acondicionamento e/ou processos devem ser


colocados com a lombada para baixo.

papelo micro-ondulado livre de cidos

papelo ondulado fibra longa

Procedimentos bsicos de conservao

Manusear os volumes e os documentos com cuidado, limpar e


secar as mos antes e aps o manuseio;

No fazer nenhum tipo de anotao nas folhas dos documentos;

Evite fazer qualquer tipo de dobras nos cantos das pginas dos
documentos com a inteno de marc-las para leitura. Para tal
utilize um marcador de papel;
Caixas de polipropileno - sem aditivos/material incuo e durvel
No utilizar nenhum material metlico nos livros ou documentos;
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No molhar as pontas dos dedos ao manusear os documentos; Disposio dos livros e encadernados
Ordem de colocao dos encadernados nas estantes/mdulos:
No utilizar fitas adesivas, tipo durex, nos livros ou documentos;

No manter as prateleiras de uma estante muito compactada.


Uma certa folga entre os objetos aconselhvel;

As estantes em uma rea de guarda de acervos devem estar


longe da incidncia de raios solares;

Ao retirar os volumes das estantes, segure-os pela lombada;

No expor ao sol volumes ou documentos que tenham sido


atingidos por gua;

No faa refeies dentro de reas de guarda de volumes e


documentos.
Livros empenados Livros apoiados

Guarda em Depsito

Disposio das caixas-arquivo - ordem de colocao das


caixas-arquivo na estante/mdulo.

Livros forando a lombada Livros apoiados com bibliocantos


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Disposio das estantes nos depsitos

Livros afastados 5 cm do fundo da estante Ordem de montagem das estantes no depsito

Disposio das estantes nos depsitos

Os livros de grandes dimenses devem ser guardados na posio


horizontal, em estantes, evitando o empilhamento.

Nomenclatura dos itens do depsito (rua, mdulo, estante)


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Rotina de limpeza nos depsitos de guarda Quanto ao acondicionamento

A limpeza deve ser feita em intervalos regulares, cuja freqncia O acervo textual deve estar acondicionado em caixas-arquivo.
determinada pela velocidade com que a poeira se acumula nos Recomenda-se que os encadernados com revestimentos frgeis,
espaos de armazenagem. como couro e pergaminho, devem ser embalados item a item com
papel GLASSINE, e que sejam guardados em caixas para
As prateleiras de metal, as mapotecas e todos os demais tipos de transporte, evitando que fiquem expostos ao impacto do
mveis de metal destinados ao armazenamento de documentos translado.
devem ser limpos com o auxlio de um pano limpo e com lcool.
Deve-se evitar o uso de gua como agente para estas limpezas.

O piso das reas de guarda de acervos deve ser limpo com


produtos biodegradveis no agressivos aos documentos e s
pessoas que trabalhem na rea.

Usar sempre aspirador de p, para no levantar poeira, e flanela


seca para limpeza do mobilirio;

Observar, durante a limpeza, se h excrementos de cupim, asas


de insetos, tneis (galerias externas) e pequenos orifcios
prximos s obras ou no piso no ambiente de guarda.

Transporte do acervo

O transporte um item importante na preservao. necessrio


que durante a transferncia do acervo at o destino final, sejam
cumpridas os seguintes procedimentos, quanto aos mtodos de
manuseio, acondicionamento, transporte, processos de A escolha do veculo para o transporte
carregamento e descarregamento dos documentos. Essas
orientaes daro suporte ao controle de situaes de risco, que O meio de transporte deve estar adaptado para atender as
envolve o transporte de documentos desde o local de guarda at especificidades de cada acervo a ser transportado e a sua
o local de tratamento. localizao. Usualmente o transporte feito por carros de
pequeno porte e at caminhes-ba. Geralmente carros de
Quanto ao manuseio pequeno porte so empregados apenas para o translado de
pequenos acervos, cujo trajeto se situa dentro do permetro
A fase do manuseio corresponde ao carregamento e urbano onde o arquivo esta localizado. J os caminhes-ba so
descarregamento das caixas contendo os documentos, que podem utilizados para o transporte de grandes acervos e/ou vindo de
ser feito manualmente ou com o auxlio de equipamentos do tipo outras cidades ou estados.
carrinhos, empilhadeiras ou similares.
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No transporte de longa distncia existe o problema das vibraes Diretrizes para a implantao de um centro de
produzidas pelo caminho, as rodovias nacionais apresentam preservao e conservao
buracos, ondulaes e portanto a embalagem a ser utilizada no
transporte, dever considerar esses fatores de risco. Para
minimizar o risco devem apresentar uma estrutura interna que Um espao fsico em um determinado prdio, deve apresentar
permita prender com segurana as caixas dentro do veculo. algumas caractersticas que visem o conforto humano e o trnsito
da equipe que for designada e preparada para trabalhar neste
Outra ao importante uma avaliao detalhada do interior do ambiente, como tambm que seja possvel a criao de um layout
meio de veculo a ser utilizado que permita constatar se h compatvel com os objetivos a que se prope este espao.
contaminao biolgica ou no. Havendo, ser necessrio a
descontaminao. O espao deve ter cerca de 100m de rea, nesse espao, devem
ser observados cuidados em relao iluminao e ventilao.
A organizao das caixas dentro do veculo no deve exceder trs Tanto a ventilao do ambiente quanto a iluminao so de
pilhas de altura e devem estar distribudas em sentidos opostos grande importncia, seja ela natural ou artificial.
conforme desenho abaixo.
Deve ter piso anti-derrapante, com as paredes pintadas em cor
clara, p.ex. a cor bege. O acesso deve ser tambm para pessoas
com necessidades especiais, com portas espaosas que permitam
inclusive o trnsito de carrinhos de livros e outros materiais de
grande porte. Devem ter tomadas eltricas de 110 e 220 volts (de
acordo com a voltagem da cidade) em posies estratgicas e de
fcil utilizao. Neste espao dever ser instalado um tanque
grande de ao inox, da a necessidade de instalaes hidrulicas.

Para o desenvolvimento dos trabalhos de conservao e


encadernao a que se prope, deve comportar o seguinte
mobilirio: mesa de grande formato com tampo de frmica na cor
bege, cadeiras deslizantes e sem brao, armrios de ao para
muito importante elaborar um layout com a ordenao das guarda de materiais de consumo, mapotecas para guarda de
caixas no processo de carregamento e descarregamento, papis e cartes, estantes de metal para os livros em tratamento,
facilitando assim a colocao e organizao das caixas dentro dos equipamento de segurana como extintores portteis contra fogo,
depsitos. mesas de luz nas quais h uma parte que funciona como um
negatoscpio, prensa de mesa que deve ficar sobre um suporte
resistente, uma mesa de higienizao de grande formato, uma
seladora para selar acondicionamentos de polister, com
aproximadamente 1.25 cm de comprimento.

A rea deve ser ambientada com aparelhos de ar condicionado e,


ter instalaes para aparelhos telefnicos e computadores. Enfim,
essas recomendaes no devem ser encaradas como exaustivas,
pois pretendem to somente apontar algumas questes
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fundamentais instalao de um Centro de Preservao e Compreenso do valor cultural do acervo, das colees e
Conservao para Documentos Extra Judiciais, possa das obras
funcionar com eficincia e conforto humano e, ter condies de
escape imediato em caso de sinistro. fundamental que o profissional tenha a noo do valor e
importncia desses objetos para a sociedade e para as geraes
presentes e futuras.
Perfil de atuao a ser observado para os
profissionais de preservao e conservao Postura tica
Que determina responsabilidade e respeito aos princpios da
As pessoas que iro executar os tratamentos de higienizao, profisso, instituio detentora do acervo, assim como s
geralmente chamadas de agentes de higienizao devem passar caractersticas da obra e aos limites das aes, procedimentos e
por um treinamento especfico quanto aos cuidados ao manusear intervenes a serem realizados.
os documentos, principalmente os mais frgeis que precisam de
maiores cuidados e ateno, para que no ocorram riscos de Relao afetiva
novos danos, como tambm ter conhecimentos razoveis para a Com o objeto em tratamento e com o trabalho que resulta em
identificao dos agentes nocivos, o que ir agilizar e facilitar a satisfao no s profissional, mas tambm pessoal.
limpeza. Por fim aconselhvel que os agentes de higienizao
estejam conscientes do valor dos documentos em tratamento.
Apoio para a atividade
Os profissionais envolvidos na execuo do trabalho devem
utilizar luvas de algodo, ou do tipo cirrgicas, avental, mscara e
toca para o cabelo, durante o manuseio. Roteiro para mensurao de documentos textuais

Habilidade de comunicao
Tanto dentro da equipe como com outras pessoas da instituio e I - Documentao em posio vertical e horizontal
com outros profissionais. A atividade de conservao nunca
individual e solitria e exige que os componentes da equipe Considerando os documentos acondicionados na posio vertical
troquem continuamente informaes. (caixas de papelo ou de plstico, pastas "A" a "Z" ou suspensas,
etc), a metragem linear tem por base o comprimento das
Habilidade de concentrao estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de ao.
Necessria para o correto desenvolvimento dos procedimentos
tcnicos sem colocar qualquer tipo de risco ao objeto que est Exemplos:
sendo tratado.
1) Documentos acondicionados em caixas nas estantes:
Habilidade de trabalhar com organizao e metodologia.
Os procedimentos de conservao devem seguir rotinas, padres Medir a extenso de cada prateleira ocupada e multiplicar a
e protocolos previamente estabelecidos. A falta de organizao medida pelo nmero das mesmas; os espaos vazios devem ser
cria situaes de risco para o acervo em tratamento, o desprezados.
desperdcio de materiais e possveis danos aos equipamentos.
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Exemplo: 3) Documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em


estantes:
Mdulo A - 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares
Mdulo B - 1 X 0,60 m = 0,60 metro linear Medir a extenso da estante, se estiver na vertical, e a altura da
TOTAL A + B = 6 metros lineares pilha, se estiver na horizontal.

Exemplo: 0,40 m + 0,20m = 0,60 metro linear

4) Documentos em arquivos ou fichrios de ao:

Exemplo de mensurao de documentos arquivados em caixas Medir a profundidade ocupada de cada gaveta.
Exemplo: 1m + 0,30m = 1,30 metro linear

2) Documentos empilhados ou empacotados em estantes:

Medir a altura das pilhas de documento


Exemplo: 0,30 m + 0,25 m = 0,55 metro linear

II- Documentao empacotada e amontoada

Para a documentao empacotada, amarrada ou amontoada


deve-se utilizar a metragem cbica, ou seja: comprimento X
Exemplo de mensurao de documentos empilhados.
altura X largura das pilhas de documentos. Para converso em
metros lineares, multiplique o resultado obtido em m por 12.
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Documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos III- Quantificao total


tamanhos, fora de estantes.
Para se obter a quantificao total dos documentos textuais,
a) Medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, proceder ao somatrio dos resultados obtidos na mensurao dos
amontoado ou caixa. documentos em posio vertical e horizontal e dos documentos
empacotados e amontoados:
b) Multiplicar as medidas, para obter a metragem cbica.
Somatrio dos resultados obtidos nos exemplos:
c) Converter o resultado encontrado multiplicando o resultado
encontrado em m por 12. 6 metros lineares
0,55 metro linear
Exemplo 1: 0,60 metro linear
0,30 m X 0,50 m X 0, 40 m= 0,06 m 1,30 metro linear
0,06 m X 12= 0,72 metros lineares 0,72 metro linear
0,90 metro linear
10,07 metros lineares

Referencial terico

1 CADERNO Tcnico: Administrao de emergncia. In. Projeto


de Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de
Exemplo 2: Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponvel em
0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m <www.arqsp.org.br/cpba>
0,075 m X 12 = 0,90 metros lineares
2 CADERNO Tcnico: Manual de pequenos reparos. Conservao
Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. In. Projeto de Conservao
Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo
Nacional, 2001. Disponvel em <WWW.arqsp.org.br/cpba>

3 CADERNO Tcnico: Armazenagem e manuseio. In: Projeto de


Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponvel em
<WWW.arqsp.org.br/cpba>

4 CADERNO Tcnico: Meio Ambiente. In: Projeto de


Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. Disponvel em
<WWW.arqsp.org.br/cpba>
45

5 - CONARQ. Cmara Tcnica de Preservao de Documentos.


Recomendao para o resgate de acervos documentais
danificados por gua. Rio de janeiro, Arquivo Nacional, Jun. 2010.
Disponvel em: <http://www.conarq.arquinacional.gov.br>

6- Manual de Conservao do Acervo da Biblioteca Nacional,


publicado em 1993 nos Anais da Biblioteca Nacional, referente ao
ano de 1991vol.111 p.63 116. Disponvel em
<http://objdigital.bn.br/acervo_digital/anais/anais_111_1991.pdf

7 - Guia de Preservao & Segurana da Biblioteca Nacional,


Publicado nos Anais da Biblioteca Nacional em 2010, referente ao
ano de 2007 vol. 127 p. 7 98. Dissertao de Mestrado / CPDOC
/ FGV. Disponvel em:
<http://objdigital.bn.br/acervo_digital/anais/anais_127_2007.pdf

8 Spinelli, Jayme e Pedersoli Jr., Jos Luiz. Plano de


Gerenciamento de Risco Salvaguarda e Emergncia da
Biblioteca Nacional, 2010. Disponvel em:
<http://bndigital.bn.br>

9 - SCHEFER, Stephan. Desinfestao com mtodos alternativos


atxicos e manejo integrado de pragas (MIP) em museus,
arquivos, e acervos e armazenamento de objetos e atmosfera
modificada. Disponvel em: <http://www.aber.org.br>

10 - PINNIGER, David. Controlo de pragas em museus, arquivos e


casas histricas. Lisboa, Portugal: Biblioteca Nacional de
Portugal, 2008, 159p.

11 - BECK, Ingrid. Desinfestao de colees usando anxia.


Boletim da Abracor nmero 1, junho de 2010. Disponvel em:
<www.abracor.com.br/novosite>

12 - CALLOL, Milagros Vaillant, CARB, Maria Teresa Domnech.


Uma mirada hacia la conservacin preventiva del patrimnio
cultural. Universidade Politcnica de Valencia, Editorial. UPV,
248p.

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