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GUÌA Nº 1
UNIDAD 1
SISTEMAS DE LAS ORGANIZACIONES
CONCEPTO DE SISTEMAS
Un conjunto de elementos
Dinámicamente relacionados
Formando una actividad
Para alcanzar un objetivo
Operando sobre datos/energía/materia
Para proveer información/energía/materia
Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u
objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de
alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad
producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el
sistema. Hay una relación de causa / efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos
fenómenos: entropía y homeostasis.
Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el
relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con
el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información
es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la
información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
Homeostasis: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen
una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios
externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema,
dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y
relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones.
Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
Tipos de sistemas
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales.
El hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces
solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son
herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recursos externo y nada
producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el
nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y
programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el
ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los
elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una
salida invariable, como las máquinas.
La empresa como sistema abierto: Una empresa se puede definir como un sistema abierto
al entorno, con el cual intercambia elementos e información y del cual recibe la influencia
que condiciona su actividad, comportamiento y resultados.
El Proceso de Dirección sigue siendo válido, pero para facilitar su aplicación, se le da el enfoque
Sistémico que considera especialmente al contexto. En consecuencia una forma esencialmente
conceptual de aplicación práctica es considerar a la Empresa como: Sistema Abierto. La
Empresa puede ser considerada como un "Sistema Abierto" que para ser exitosa debe estar en
equilibrio dinámico con el medio externo, generando riqueza y posibilitando el crecimiento. La
Empresa debe satisfacer dinámicamente los intereses de Clientes, Accionistas, Empleados y
Sociedad en su conjunto.
concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo,
del grupo, de la organización y de la sociedad.
LA PERSONA
Necesidad
ESTIMULO Deseo META
(causa) Tensión
Incomodidad
comportamiento
CONCEPTO DE TECNOLOGÍA
En le pasado, la ciencia y la tecnología han sido consideradas como medios para mejorar la
existencia humana pero también debemos un control social mas efectivo para asegurar que los
cambios sean realmente mejoras y no nos dejen en peores condiciones, la tecnología se
refiere a la aplicación del conocimiento para el desempeño de ciertas tareas y actividades.
La tecnología tiene dos aspectos importantes : Las manifestaciones físicas, como la
maquinaria y el equipo, y el conocimiento acumulado referente a los medios para desempeñar
las labores
SISTEMA DE ORGANIZACION
SUBSISTEMAS TECNICO
Maquinas,computadoras,herramientas,estr
ucturas,programas,metodos,procedimiento
Insumos para s,procesos de información
ser procesados
Productos transformados
El sistema técnico esta directamente relacionado con el supra sistema ambiente y
con las metas y valores de la organización; la organización utiliza el conocimiento técnico
disponible en sus procesos de transformación. Sin embargo, la organización crea nueva
tecnología y la pone a disposición como un producto para la sociedad, la naturaleza del
sistema técnico tiene también un efecto importante en las metas y valores de la organización.
El valor de luchar por la “racionalidad técnica” es claro en la mayoría de las organizaciones; las
mismas metas de la organización intentan frecuentemente determinadas tecnologías
disponibles en los supra sistemas existentes.
La ciencia y la tecnología se han convertido en una fuerza penetrante en la sociedad moderna
que influye en las actividades y en los asuntos mundiales. En la sociedad industrial moderna
las organizaciones complejas a gran escala se han convertido en los medios primordiales para
utilizar la tecnología. En un sentido amplio el desarrollo de las grandes organizaciones
representan un avance en la tecnología social.
las computadoras han tenido un efecto importante en las organizaciones en todos los niveles,
el desarrollo de los sistemas de apoyo de decisiones con base en computadoras ofrecen una
importante herramienta auxiliar para la toma de decisiones.
Las organizaciones utilizan una creciente variedad de tecnología sociales y de conducta que
están dirigidas a lograr la mayor efectividad, eficiencia y satisfacción del participante. Un efecto
clave para el diseño de las organizaciones es el desarrollo de un vinculo adecuado entre la
tecnología y los otros subsistemas.
d) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los
objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la
estructura y el establecimiento de los procesos de control.
El sistema administrativo esta relacionado fundamentalmente con la toma de decisiones para
planear y controlar los esfuerzos de la organización. Los administradores realizan un trabajo mental
en le marco de las fuerzan internas y externas que afectan su comportamiento . La administración
es la fuerza primordial dentro de las organizaciones parar coordinar los recursos humanos y
materiales ;los administradores son responsables del desempeño organizacional como de los
resultados actuales y potenciales en el futuro.
La administración incluye el elemento humano así como la aplicación de diversas habilidades
técnicas, como la toma de decisiones y la planeación. Dentro del contexto del medio externo y los
subsistemas organizacionales, los administradores desempeñan diferentes funciones básicas y
mantienen un equilibrio dinámico .Las organizaciones necesitan administradores competentes con
el in de alcanzar sus objetivos organizacionales; la labor administrativa va mas halla del
desempeño real, incluye asegurar la capacidad de la organización para seguir actuando en el
futuro esto implica cambios, renovación y mejoras.
LA LABOR ADMINISTRATIVA
SUBSISTEMAS INTERNOS
fijación de organización
objetivos
Desempeño
control organizacional integración
de recursos
implementación planeación
FIJACION DE OBJETIVOS: Identificar los objetivos organizacionales es una función del
administrador; estos objetivos hacen hincapié en las condiciones futuras deseadas que la
organización trata de alcanzar.
PLANEACION: La labor administrativa pasa de planear los medios de alcanzarlos, a decidir de
antemano como va hacer y cuando realizar las actividades; esto implica estrategias globales y
políticas generales.
INTEGRACION DE RECURSOS: Los recursos son necesarios para realizar los planes y es
responsable de la administración e integración de los recursos requeridos y vigilar que se utilice
eficazmente.
ORGANIZACION: Reunir a la gente y los recursos adecuados no aseguran la efectividad y
eficiencia organizacional. La labor administrativa incluye también el desarrollo y mantenimiento de
la estructura para la realización de los planes establecidos.
IMPLEMENTACION: Los objetivos, planes, recursos son parte de la preparación. Al desarrollar la
capacidad de actuar los administradores con frecuencia dirigen las actividades de los planes y
procedimientos de aplicación.
CONTROL: Medir y evaluar los resultados son necesarios a fin de sopesar el desempeño
organizacional y determinar que también se ha realizado la labor administrativa.
El núcleo de la labor administrativa incluye la toma de decisiones que mantiene un equilibrio
dinámico al tiempo que se alcanzan los objetivos que marcan el éxito. Los administradores fijan
metas, planean programas, integran recursos, organizan a la gente y sus procesos.
Los administradores necesitan ajustar su atención y conducta para que se adecuen a diferentes
niveles en la jerarquía organizacional. Conforme avanza un administrador las habilidades técnicas
se tornan relativamente menos importantes, mientras que las habilidades humanas y conceptuales
se vuelven parte fundamental de su labor.
ELEMENTOS DE LA PRODUCCION
Los elementos de producción están conformados por :
CAPITAL
(RECURSOS MANO DE OBRA
MONETARIOS) (RECURSO HUMANO)
MATERIALES
(MATERIALES)
SISTEMA DE PRODUCCION
Capital
En sistema de producción el capital es el que designa un conjunto de bienes y una cantidad de
dinero de los que se puede obtener, en el futuro, una serie de ingresos. En general, los bienes de
consumo y el dinero empleado en satisfacer las necesidades actuales se representan el los
sistemas de producción. Por lo tanto, una empresa considerará como capital la tierra, los edificios,
la maquinaria, los productos almacenados, las materias primas que se posean, así como las
acciones, bonos y los saldos de las cuentas en los bancos. No se consideran como capital, en el
sentido tradicional, las casas, el mobiliario o los bienes que se consumen para el disfrute personal,
ni tampoco el dinero que se reserva para estos fines.
Se pueden distinguir varias clases de capital. Una clasificación muy común distingue entre capital
fijo y capital circulante. El capital fijo incluye medios de producción más o menos duraderos, como
la tierra, los edificios y la maquinaria. El capital circulante se refiere a bienes no renovables, como
las materias primas o la energía, así como los fondos necesarios para pagar los salarios y otros
pasivos que se le puedan exigir a la empresa.
la cuantía de los rendimientos depende de las ganancias de productividad resultantes del aumento
de capital utilizado en el proceso productivo. Estos aumentos de capital alargan el proceso de
producción (en lugar de producir bienes de consumo hay que esperar a terminar de producir los
bienes de capital: maquinaria, etcétera), por lo que aumenta el tiempo necesario para obtener
rendimientos.
Por lo tanto, se considera que la cantidad de dinero que se ahorra, y en consecuencia la cantidad
de capital creado, dependían del equilibrio entre el deseo de una satisfacción inmediata, derivada
del consumo presente, y el deseo de obtener ganancias en el futuro, derivadas de un proceso de
producción más largo.
Mano de obra
En los sistemas de producción es necesaria la mano de obra como un elemento fundamental de la
producción, igualmente es el esfuerzo humano realizado para asegurar un beneficio económico en
la organización.
En la industria, la mano de obra tiene una gran variedad de funciones, que se pueden clasificar de
la siguiente manera: producción de materias primas, como en la minería y en la agricultura;
producción en el sentido amplio del término, o transformación de materias primas en objetos útiles
para satisfacer las necesidades humanas; distribución, o transporte de los objetos útiles de un
lugar a otro, en función de las necesidades humanas; las operaciones relacionadas con la gestión
de la producción.
Materiales
En el sistema de producción utiliza materiales para desarrollar su función esencial, la de
transformación de insumos para obtener bienes o servicios; Cada operación del proceso requiere
materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo de materiales. Se
asegura que los materiales serán entregados en el momento y lugar adecuado, así como, la
cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento.
El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la producción ya que agrega poco valor
al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales
incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales
debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y
suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro.
En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologías para el manejo de
materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de
manejo de materiales. Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja
competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificación, control y logística por cuanto
abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y localización de los materiales.
Existen dos tipos de producción empresarial según si el resultado final del proceso productivo es
un bien o un servicio. Bien, por ejemplo un vehículo, servicio, un banco.
Subsistema de comercialización.
En un contexto de competencia entre diversas empresas, el consumidor goza de libertad para
elegir un bien determinado entre todos los que se ofrecen en el mercado. Este subsistema se
encarga de que los nuevos productos sean conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su
distribución, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea.
Actividades ligadas a la comercialización:
-Estudio de necesidades o gustos del consumidor
-Diseño de los productos que puedan satisfacerles.
-Definición de medidas sobre producción en cuanta calidad y cantidad.
-Formulación del precio adecuado.
-Publicidad.
-Sistemas de distribuciones del producto, tipo de venta: por correspondencia, en establecimientos,
a domicilio.
El comprador valora el grado de adaptación del bien a sus necesidades o a sus gustos y compara
con los que le ofrecen otras empresas de la competencia, por ello, un diseño adecuado, la calidad
del producto y el precio son fundamentales, sin embargo, todo ello no garantiza el éxito en el
mercado al menos a corto plazo. Si el producto es nuevo el consumidor tendrá que reconocer su
existencia, por lo que puede confeccionarse una campaña publicitaria, que puede favorecer las
ventas.
Además es necesario que el producto esté a su alcance lo que supone que se encuentre en el
lugar y momento adecuado, por ello habrá que planificar la forma de distribución.
La comercialización influye de forma importante en los demás subsistemas que forman la empresa:
el tipo y la cantidad de los materiales necesarios influyen en el aprovisionamiento. Pero las
estrategias de comercialización pueden ser tan agresivas que acaban por condicionar el
comportamiento del consumidor, con lo que éste se veía privado a escoger.
Sin embargo la palabra final corresponde al comprador que es el que decide si el producto que se
le ofrece satisface sus deseos.
Subsistema financiero
Se encarga de las actividades relacionadas con la obtención de recursos financieros, con los que
ha de contar la empresa. De ello se ocupa el departamento de finanzas. Estos recursos pueden
proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, préstamos,…
El objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad.
Decide el número y la formación de sus integrantes lo que tendrá una importancia fundamental en
la cantidad y en la calidad del producto que se lleva al mercado. Las necesidades del personal de
las empresas son variables por varios motivos: -preferencias de los consumidores. -La
competencia. -El cambio técnico.
Resulta extremadamente importante que la empresa organice los recursos humanos de que
dispone de manera idónea a sus necesidades ya que una estructura organizativa inadecuada será
una fuente constante de ineficacias e incluso de conflictos entre los miembros de la empresa lo que
influirá sobre su producción.
Competitividad
La lucha competitiva entre las empresas por aumentar su cuota de mercado es un fenómeno
característico de la economía capitalista. El éxito es la lucha competitiva para cualquier empresa le
permite asegurar su supervivencia ya que es el mercado quien decide que empresas son viables
porque sus productos y servicios tienen la demanda suficiente y cuales deben desaparecer por
falta de demanda. La competencia en la economía de mercado es un control de eficacia, solo las
empresas eficientes son competitivas y pueden sobrevivir al largo plazo.
1) competitividad empresarial en el marco internacional. En los últimos años asistimos a un
proceso de internalización de la economía. Existe una tendencia mundial a crear áreas de libre
comercio e incluso de integración política. La situación de la economía global ha ampliado mucho
los mercados de modo que las empresas tienen que ser competitivas en amplias áreas
internacionales. Ya que otra forma quedan desplazadas por otras empresas situadas en zonas
geográficas muy diferentes.
2) Estratégica, ventaja competitiva de las empresas según Michael Porter la estrategia competitiva
de una empresa es la manera que tiene de competir. Esta forma de actuar guarda una íntima
relación con el entorno donde se desenvuelve la empresa, y con las empresas del sector
económico al que pertenece. Porter considera que en cualquier sector industrial se dan las
siguientes fuerzas competitivas básicas:
-Amenaza de nuevos competidores.
-Rivalidad entre los competidores existentes.
-Amenaza de productos o servicios sustitutivos.
-Poder de negociación de los competidores.
-Poder de negociación de los vendedores.
Porte propone 3 líneas que deben adaptar las empresas que quieran tener éxito en la lucha
competitiva.
-Ser líderes en costes, permite atraer a clientes mediante precios más reducidos.
-Conseguir una diferenciación del producto o servicio para ser así más atractivos que los de su
competencia.
-Realizar una oferta dirigida o de alta segmentación, consisten en adaptar la oferta y el producto o
el servicio a las necesidades de cada grupo homogéneo de clientes, una cuidadosa segmentación
permite satisfacer mejor las necesidades de la clientela y mejora de la competitividad de la
empresa. El concepto de ventaja competitiva es para Porter el valor que una empresa es capaz de
crear para sus compradores. Valor significa desembolse que los compradores están dispuestos a
realizar por los productos o servicios que una empresa proporciona.
subsistema de planificación
Este sistema inicia su acción con el análisis y cuantificación del problema y su solución,
comparando la situación actual de cobertura de los servicios y las metas establecidas de acuerdo a
las políticas socio-económicas del país dentro de los planes sectoriales.
A partir de ese marco de referencia, el Sistema de Planificación debe buscar el cumplimiento eficaz
de los objetivos de la organización (la empresa como un todo), mediante la optimización de las
partes para obtener una relación insumo / producto eficiente, obteniendo como resultado la
efectividad en el alcance de las metas. Esto permite satisfacer las necesidades externas del
ambiente en que actúa, al entender la demanda de servicios expresada por comunidad.
Para esto, el Sistema de Planificación debe:
Formular los planes de la institución para el análisis de la alta gerencia, en sus diferentes
etapas, a largo plazo (planificación estratégica), a mediano plazo (planificación táctica) y
a corto plazo (planificación operacional).
Establecer un sistema de información para control gerencial, con la preparación de
modelos de planificación y presupuesto por programa, indicadores de gestión para
control de resultados y análisis de problemas con soluciones alternativas, sirviendo
como entrada para el proceso de decisión.
Estructurar los correspondientes subsistemas de planificación física, planificación
organizacional, planificación económico-financiera, programación y control.
Genera como producto los programas de expansión física, de desarrollo institucional y económico -
financieros, para establecer la factibilidad de los objetivos, planes y programas de la organización,
con su correspondiente control de la ejecución, soportado por el sistema de información ya
mencionado.