PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURDICA DEL ESTADO
FEBRERO DE 2016

MC-F-12 V-0
 Cdigo: GH-PG-02
PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO Versin: 00
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ...................................................................................... 3

1. JUSTIFICACIN ............................................................................... 3

2. OBJETIVOS ..................................................................................... 3

3. ALCANCE ........................................................................................ 3

4. RESPONSABILIDADES ...................................................................... 3

5. DESARROLLO .................................................................................. 4

5.1 QU SON LAS 5S? ....................................................................... 4

5.2 POR QU LAS 5 S? ......................................................................... 5

5.3 QU BENEFICIOS APORTAN LAS 5S? ................................................ 5

5.4. METODOLOGIA ............................................................................. 6

6. IMPLEMENTACIN PROGRAMA DE ORDEN Y LIMPIEZA EN LA AGENCIA

NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO ........................................ 10

7. INDICADORES .............................................................................. 10

8. EVALUACIN Y ACTUALIZACIN ..................................................... 10

9. ANEXOS ....................................................................................... 10

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INTRODUCCIN

En el desempeo de las actividades laborales, la AGENCIA NACIONAL DE

DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO, tiene como finalidad implementar
condiciones de trabajo que garanticen la seguridad del personal. Normalmente
los accidentes se producen por golpes y cadas, como resultado de ambientes
desordenados, suelos resbaladizos, materiales colocados fuera de su lugar y
acumulacin de material sobrante o de desperdicio.

Ello puede constituir, a su vez, cuando se trata de productos combustibles o

inflamables, un factor importante de riesgo de incendio que ponga en peligro
los bienes de la empresa e incluso poner en peligro la vida de los servidores y
contratistas, si los materiales dificultan o bien obstruyen las vas de
evacuacin.

Para mejorar el orden y aseo en los puestos de trabajo y dems instalaciones

de la AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO, se
implementar el programa de orden y aseo, utilizando la metodologa de las
5s.

1. JUSTIFICACIN

Con el fin de prevenir accidentes de trabajo y mantener condiciones de trabajo

adecuadas, la Agencia Nacional de Defensa Jurdica del Estado desarrollar un
Programa de Orden y Aseo que contribuir a la generacin de espacios de
trabajos seguros, limpios y ordenados.

2. OBJETIVOS

Mantener los lugares de trabajo y dems instalaciones de la AGENCIA

NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO, limpios y ordenados con el
fin de conseguir un mejor aprovechamiento del espacio, una mejora en la
eficacia y seguridad del trabajo y en general, un entorno ms cmodo y
agradable.

3. ALCANCE

Este programa es aplicable a todos los puestos y lugares de trabajo,

instalaciones y equipos de todas las reas de trabajo y afecta a todo el
personal de la AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO, es
decir servidores y contratistas.

4. RESPONSABILIDADES

DIRECTORES

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Velar por el correcto cumplimiento del programa y facilitar los cambios que se
propongan para mejorar el orden y la limpieza en las instalaciones de la
Agencia Nacional de Defensa Jurdica del Estado.

RESPONSABLE DEL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

Transmitir a los trabajadores las normas de orden y limpieza que deben

cumplir y fomentar buenos hbitos de trabajo.
Realizar las inspecciones de orden y limpieza de las reas de trabajo, como
mnimo dos veces al ao.

TRABAJADORES

Mantener limpio y ordenado su entorno de trabajo y cumplir con las normas de

orden y limpieza.

5. DESARROLLO
5.1 QU SON LAS 5S?

Las 5s, es una prctica de calidad ideada en Japn referida al Mantenimiento

Integral de la empresa, no slo de maquinaria, equipo e infraestructura sino
del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos.

En Ingles es llamado housekeeping que traducido es ser amos de casa

tambin en el trabajo.

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Las Iniciales de las 5S:

JAPONES ESPAOL
SEIRI CLASIFICACIN Y DESCARTE
SEITON ORGANIZACIN
SEISO LIMPIEZA
SEIKETSU HIGIENE Y VISUALIZACIN
SHITSUKE DISCIPLINA Y COMPROMISO

5.2 POR QU LAS 5 S?

sta tcnica se viene aplicando en todo el mundo con excelentes resultados

por su sencillez y efectividad; su aplicacin pretende mejorar los niveles de
calidad, eliminacin de tiempos muertos y reduccin de costos.
La aplicacin de esta tcnica requiere el compromiso personal y duradero para
que la Agencia sea un autntico modelo de organizacin, limpieza, seguridad y
salud.

5.3 QU BENEFICIOS APORTAN LAS 5S?

La implantacin de las 5S se basa en el trabajo en equipo. Los trabajadores se

comprometen, se valoran sus aportes, ideas y conocimientos.

La mejora continua se hace una tarea de todos. Se consigue mayor

productividad que se traduce en:

Mejor optimizacin del tiempo.

Mejor calidad de trabajo.
Menos accidentes de trabajo.
Menos movimientos y traslados intiles.
Menor tiempo para el cambio de herramientas.

El logro de un mejor lugar de trabajo para todos, se traduce en:

Ms espacio.
Orgullo del lugar en el que se trabaja.
Mejor imagen ante los clientes.
Mayor cooperacin y trabajo en equipo.
Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
Mayor conocimiento del puesto.

Para la implementacin del programa de orden y limpieza en la Agencia, se

contara con una persona o un comit de liderazgo, quien tendr a cargo la
delegacin de las actividades a realizar durante la jornada de orden y aseo.

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5.4 METODOLOGIA

5.4.1. SEIRI (CLASIFICACIN Y DESCARTE)

Significa separar las cosas necesarias y las que no lo son, manteniendo las
cosas necesarias en un lugar conveniente y adecuado.

VENTAJAS DE CLASIFICACIN Y DESCARTE.

Reduccin de necesidades de espacio.

Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.
La eficiencia de las tareas.
Provoca un mayor sentido de la clasificacin y la economa, menor
cansancio fsico y mayor facilidad de operacin.

Para Poner en prctica la 1ra S los trabajadores se deben realizar las

siguientes preguntas:

Qu se debe desechar?
Qu debe ser guardado?
Qu puede ser til para otra persona u otra divisin?
Qu se debe reparar?
Qu se debe vender?

Otra prctica que se debe implementar es colocar en un lugar determinado

todo aquello que va a ser descartado.

Y el ltimo punto importante es el de la clasificacin de residuos. Se generan

residuos de muy diversa naturaleza: papel, plsticos, metales, etc. Otro
compromiso es con el medio ambiente ya que nadie desea vivir en una zona
contaminada.

5.4.2. SEITON (ORGANIZACIN)

La organizacin es el estudio de la eficacia. Es revisar que tan rpido uno

puede conseguir lo que necesita y devolverlo a su sitio nuevo.

Cada objeto debe tener un nico y exclusivo lugar donde debe encontrarse
antes de su uso y despus de utilizarlo debe volver a l. Todo debe estar
disponible y prximo en el lugar de uso. Tener lo que es necesario, en su justa
cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuado conduce
a las siguientes ventajas:

Menor necesidad de controles de objetos.

Facilita el transporte interno, el control de la produccin y la ejecucin
del trabajo en el plazo previsto.

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Menor tiempo de bsqueda de aquello que hace falta.

Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y tambin de
los daos a los materiales o productos almacenados.
Aumenta la productividad de las personas.
Provoca una mayor racionalizacin del trabajo, menor cansancio fsico,
mental, y mejor ambiente de trabajo.

Para tener claros los criterios de colocacin de cada objeto en su lugar

adecuado, se deben responder las siguientes preguntas:

Es posible reducir el stock este objeto?

Esto es necesario que est a la mano?
Todos llamaremos a esto con el mismo nombre?
Cul es el mejor lugar para cada cosa?

Y por ltimo, tener en claro que:

Todas las cosas han de tener un nombre y todos deben conocerlo.

Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o
colocacin, indicado con exactitud y conocido tambin por todos.

5.4.3. SEISO (LIMPIEZA)

La limpieza es compromiso de todos. Es importante que cada trabajador tenga

asignada una pequea zona de su lugar de trabajo que deber tener siempre
limpia bajo su responsabilidad. Si el trabajador no asume este compromiso la
limpieza nunca ser real.

Todo trabajador deber conocer la importancia de estar en un ambiente limpio,

retirando antes y despus de cada trabajo, cualquier tipo de suciedad
generada.

Un ambiente limpio proporciona calidad, seguridad y adems:

Mayor productividad de personas, mquinas y materiales, evitando

hacer cosas dos veces.
Evita prdidas y daos materiales y de productos.
Es fundamental para la imagen interna y externa de la Agencia.
Desarrolla aprendizaje y conciencia

Para conseguir que la limpieza sea un hbito, se deben tener en cuenta los
siguientes puntos:

Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y

antes de guardarlos, las mesas, armarios y muebles deben estar limpios
y en condiciones de uso.

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No debe tirarse nada al suelo.

No existe ninguna excepcin cuando se trata de limpieza. El objetivo no
es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a
gusto y obtener la Calidad Total

Analizar por un momento el lugar de trabajo y responder las preguntas sobre

Limpieza:

Cree que realmente puede considerarse como Limpio?

Cmo cree que podra mantenerlo Limpio siempre?
Qu utensilios, tiempo o recursos necesitara para ello?
Qu cree que mejorara el grado de Limpieza?

5.4.4. SEIKETSU (HIGIENE Y VISUALIZACIN).

Esta S envuelve ambos significados: Higiene y visualizacin. La higiene es el

mantenimiento de la limpieza y del orden. Quien exige y hace calidad cuida
mucho la apariencia. En un ambiente limpio siempre habr seguridad. Quien
no cuida bien de s mismo no puede ofrecer servicios de Calidad.

Una tcnica muy usada es el visual management, o gestin visual. Esta

tcnica se ha mostrado como sumamente til en el proceso de mejora
continua. Se usa en la produccin, calidad, seguridad y servicio al cliente.

Consiste en grupo de responsables que realiza peridicamente una serie de

visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora.

Una variacin mejor y ms moderna es el colour management o gestin por

colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situacin, coloca una
serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en
zonas especialmente cuidadas.

Normalmente las empresas que aplican estos cdigos de colores nunca tienen
tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de
esa rea soluciona rpidamente el problema para poder quitarla. De las cuales
en la Agencia se utilizar para el control de la organizacin de los lugares de
trabajo el colour management.

LAS VENTAJAS DE USO DE LA CUARTA S

Facilita la seguridad y el desempeo de los trabajadores.

Evita daos de salud del trabajador y del consumidor.
Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.
Eleva el nivel de satisfaccin y motivacin del personal hacia el
trabajo.

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Recursos visibles en el establecimiento de la 4ta. S:

Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.

Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y mquinas.
Avisos de mantenimiento preventivo.

Recordatorios sobre requisitos de limpieza.

Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de

sus lugares de trabajo.
Instrucciones y procedimientos de trabajo.

Hay que recordar que estos avisos y recordatorios:

Deben ser visibles a cierta distancia.
Deben colocarse en los sitios adecuados.
Deben ser claros, objetivos y de rpido entendimiento.
Deben contribuir a la creacin de un lugar de trabajo motivador y
confortable.

Analizar por un momento el lugar de trabajo y responder las preguntas sobre

Higiene y visualizacin:

Qu tipo de sealizacin, avisos, advertencias, procedimientos cree que

faltan?
Los que ya existen son adecuados? Proporcionan seguridad e higiene?
En general Calificara su entorno de trabajo como motivador y
confortable?
En caso negativo Cmo podra colaborar para que si lo fuera?

5.4.5. SHITSUKE (COMPROMISO Y DISCIPLINA)

Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone que se
deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos
hbitos.

Mediante el entrenamiento y la formacin para todos (Qu queremos hacer?)

y la puesta en prctica de estos conceptos (Vamos hacerlo!), es como se
consigue romper con los malos hbitos pasados y poner en prctica los
buenos.

En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores, para que se

convierta en una rutina, en una prctica ms de nuestros quehaceres. Es el
crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y
autosatisfaccin.

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Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la mejora continua. Todos

deben asumirlo, porque todos saldrn beneficiados.

6. IMPLEMENTACIN PROGRAMA DE ORDEN Y LIMPIEZA EN LA

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

El Programa de Orden y Aseo, cuenta con el formato de implementacin (Ver

Anexo 3), que permite establecer el cronograma de ejecucin, la verificacin y
el seguimiento del mismo.

7. INDICADORES

METAS INDICADORES
Cumplimiento: (N de actividades
M1: Realizar el 90% de las
ejecutadas / N de actividades
actividades del Programa de Orden
programadas en el periodo
y Aseo durante cada semestre.
establecido)*100
M2: Realizar el 80% de las Cobertura: (N de reas inspeccionadas
inspecciones de orden y aseo en en el perodo / N total de reas
cada una de las reas de la Agencia programadas en el perodo)*100
M3: Lograr que el 70 % de los Eficacia: (Total de planes de accin
hallazgos identificados tengan su cerrados en el periodo / Total Hallazgos
respectivo plan de accin. identificados en el periodo)*100

8. EVALUACIN Y ACTUALIZACIN

La evaluacin del programa se realizara semestralmente y su actualizacin

debe realizarse como mnimo una vez al ao.

9. ANEXOS

Anexo 1. Formato Inspeccin Botiqun GH-F-54

Anexo 2. Formato Consumo Elementos Botiqun GH-F-55
Anexo 3. Formato Implementacin Programa GH-F-57
Anexo 4. Formato Inspeccin Extintores GH-F-58
Anexo 5. Formato Inspeccin de Cafetera GH-F-59
Anexo 6. Formato Inspeccin de Orden y Aseo GH-F-60

Elabor Revis Aprob

Andrea Carolina Carrasco
Andrea Rodrguez Ramrez
Coordinador Grupo Interno de
Contratista SG-SST
Gestin de Talento Humano
Andrea Carolina Carrasco
Coordinador Grupo Interno de
Gestin de Talento Humano

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