Ciencias de la Informacin Vol. 37, No.
2-3 agosto-diciembre, 2006
Las Auditorias de informacin
en las organizaciones
RESUMEN
Se comenta el concepto de auditora y se
profundiza en lo relacionado a las auditoras de
informacin en las organizaciones como
herramienta que permite el descubrimiento,
monitoreo y evaluacin de los recursos de
informacin, tanto internos como externos con
vistas a instrumentar, mantener o mejorar la
gestin de informacin. Se recogen diferentes
aproximaciones al concepto de auditora de
informacin situndolo en comparacin con otros
campos de la auditora. Se ofrece un recuento de
las diferentes metodologas establecidas para
afrontar las auditoras de informacin.
Introduccin
D urante las ltimas dcadas los
investigadores desde diferentes
perspectivas han estudiado mltiples
aspectos relacionados con la aparicin, desarrollo
y evolucin de la Sociedad de la Informacin.
Las sociedades de la informacin realizan esfuerzos
por convertir la informacin en conocimiento,
destacndose como peculiaridad de esta nueva
sociedad la velocidad con la que la informacin se
genera, trasmite y procesa, de manera casi
instantnea.
Es notable observar que cada da las organizaciones
dependen en mayor medida de la informacin, de
las tecnologas de la informacin, de las
comunicaciones que la procesan y de los sistemas
de informacin en los que se apoya la gestin.
Uno de los problemas con los que se enfrentan las
Madelayne L. Vega Garca
ABSTRACT
Herein are given commentaries about the
concept audit, and focuses how information
auditing process is understood in organizations
as tools, that contribute to the discovering,
monitoring and evaluation of internal and external
information resources, in order to organize, keep
or improve information management. Are given
also different approaches of the concept
information audit, regarding other types of
auditing processes. Is included a list of other
methodologies used in information auditing
instituciones actuales y sus dirigentes es el de la
sobreinformacin. Hoy podemos acceder a ms
informacin que nunca. Se estima que en los ltimos
50 aos la humanidad ha producido ms informacin
que en toda su historia anterior y en estos momentos
se duplica cada cuatro aos.
Como se aprecia, en esta Sociedad de la Informacin
el recurso escaso no es la informacin sino el tiempo.
Los directivos disponen de ms informacin y menos
tiempo para procesarla, evaluarla y aplicarla, por lo
que es necesario gestionar la informacin que las
organizaciones utilizan, generan o procesan para
poder orientar sus actividades de una manera
eficiente.
La informacin en la gestin empresarial moderna
no puede ser considerada como un apoyo o soporte
para las actividades operativas de la organizacin,
sino que debe tratarse como uno de sus principales
recursos.
ciencias de la informacin 3
 Vega
La informacin es un elemento imprescindible para
el funcionamiento de la organizacin, un recurso
bsico e importante que requiere por tanto que se le
apliquen las tradicionales tcnicas de gestin, es
decir, planificacin, organizacin, direccin y
control.
Las organizaciones se han centrado poco en obtener
informacin relevante. La informacin tambin
produce como cualquier otro recurso: rendimiento,
estos posibilitan prevenir problemas, revelar
alternativas, reducir incertidumbres y ofrecer
soluciones. Lo anterior permite que en el mbito
interno se obtenga un mximo rendimiento en
relacin con el resto de los recursos de la
organizacin y que a nivel externo o de estrategia,
ocupe un lugar privilegiado.
Actualmente se apodera de un gran valor dentro de
la empresa el papel de los trabajadores de la
informacin como consultores internos que pueden
generar informacin evaluada o nuevos
conocimientos para la organizacin.
La aplicacin de herramientas de gestin, como es
el caso de las auditoras informacionales, permitir
asegurar que la informacin que circule en las
organizaciones sea la ms relevante y apropiada para
ella.
El trabajo que aqu presentamos tiene como
objetivos:
- Realizar una caracterizacin acerca de las auditoras
de informacin en las organizaciones.
- Analizar la importancia de las auditoras de
informacin como herramienta de gestin en
las organizaciones.
Desarrollo
En la dcada del 80, la informacin no era
considerada como un activo de importancia sino
como un subproducto resultante de los negocios,
pero en la actualidad las organizaciones no pueden
ignorar como manejar la informacin.
La informacin esta considerada como un recurso
valioso y costoso para las organizaciones, por lo
que gestionarla adecuadamente es de suma
importancia, para hacer uso y manejo adecuado de
la misma.
La organizacin es un sistema constituido por un
conjunto de recursos tangibles e intangibles, que
operan tanto en el ambiente interno como externo
4 volumen 37, no. 2-3 agosto, diciembre 2006
de la misma. En la medida en que los recursos se
empleen en funcin de la organizacin y bajo
principios que aseguren la optimizacin permanente
de su utilizacin, mejoraran las condiciones de su
gestin y por ende de sus resultados [1, p. 133].
Los estudios relacionados con la gerencia y las
ciencias de la informacin han sido estimulados por
el desarrollo de las tcnicas de informacin,
ofrecindole un medio de controlar la informacin y
por tanto aumentando la productividad. El trmino
gerencia de la informacin apareci, en sus
comienzos en un marco estrictamente prctico, pero
actualmente abarca una amplia gama de temas.
La gestin ha proporcionado mtodos y herramientas
a las ciencias de la informacin con fundamentos
bsicos y soluciones prcticas a problemas de la
informacin. La propia interdisciplinariedad de las
ciencias de la informacin, su vinculacin con las
nuevas tecnologas, le sita en un papel fundamental
en la actualidad.
La ciencia moderna de la administracin en general,
coincide en reconocer el impacto que est teniendo
la informacin en las organizaciones, debido a que
existe mucha informacin que es necesario compartir
entre departamentos y direcciones para lograr
resultados precisos y eficientes, dentro de la
actividad de cualquier organizacin, o sea
gestionarla.
Llamamos gestin de informacin
a la gestin de recursos de
informacin, gestin de archivos,
registros administrativos e
inteligencia competitiva
(organizacional, corporativa, de
negocios).
Para llevar a cabo la gestin de informacin de las
organizaciones, es necesario en primer lugar conocer
perfectamente la organizacin (estructura, funciones
y personas que la integran), dominar su visin,
misin, objetivos generales, etc. Tambin para el xito
del proceso se debe analizar cmo se utiliza la
informacin, quines, para qu y cmo fluye la
misma.
La gestin de informacin esta relacionada con la
obtencin de la informacin adecuada, en la forma
correcta, para la persona indicada, al costo adecuado,
 Las Auditorias de informacin en las organizaciones
en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado para
tomar la accin correcta.
Toda organizacin est continuamente captando
datos, gran parte de los cuales no tienen significacin
alguna para ella, pero en cambio existen otros que le
sirven para conocer mejor su entorno y a s misma.
Estos toman una nueva dimensin y constituyen la
llamada informacin, que ha ido adquiriendo cada
vez ms importancia, por cuanto va a permitir tomar
una decisin ms acertada y ejecutar con mayor
aprovechamiento un trabajo.
Debido a la cantidad y densidad de informacin que
es generada dentro de las organizaciones es que
resulta necesario identificarla, organizarla para su
utilizacin como recurso. El saber obtenerla, cmo
transmitirla y cmo organizar su gestin, son
cuestiones fundamentales en toda organizacin. Una
informacin ser significativa en cuanto sea til
como materia prima para la toma de una decisin
determinada, aceptando pues que la utilidad de la
informacin est estrechamente relacionada con las
decisiones que deben ayudar a tomar, lo que nos
lleva al concepto de valor de la informacin.
La informacin tiene valor si:
Contribuye a reducir la incertidumbre del futuro
Puede afectar la decisin considerada
Contribuye a modificar sensiblemente las
consecuencias de una decisin
La informacin as concebida reviste el carcter de
un recurso ms para la organizacin como lo es el
capital, las materias primas y el trabajo, pues sin
informacin no hay empresa viable.
Las organizaciones hacen un mayor uso de la
informacin para incrementar su eficiencia, estimular
la innovacin y elevar su posicin competitiva. Esto
obliga a que se plantee el problema de la economa
de la informacin, ya que la misma debe ser
administrada con el mismo rigor que cualquier otro
recurso necesario en la actividad empresarial.
La informacin cuenta con dos caractersticas que
la distingue del resto de los recursos: su
intangibilidad, por lo que resulta difcil de manejar y
gestionar, as como medir y comprobar si se le ha
sacado el mximo rendimiento a la informacin sea
si se ha utilizado con la eficacia adecuada. La
incombustibilidad, caracterstica que la hace ms
valiosa y la favorece con respecto al resto de los
recursos, hace que esta no se desgaste, ni se agote
con el uso, sino que permite actualizarse
infinitamente, con bajo coste adicional.
Debido a la mayor complejidad del entorno y de la
organizacin, el papel de la informacin, la gestin
de los sistemas de informacin, junto con las
necesidades de informacin cada vez ms completa,
han propiciado el valorar a la informacin como un
factor estratgico y a emplearla en el diseo de
estrategias, que en unin de las nuevas tecnologas,
va a ser utilizada para poder adquirir una ventaja
competitiva.
El sistema de informacin en la organizacin debe
servir para captar la informacin que esta necesita y
ponerla, con las transformaciones necesarias, en
poder de aquellos miembros de la empresa que la
requieran, bien sea para la toma de decisiones, el
control estratgico o la puesta en prctica de las
decisiones adoptadas.
Lo esencial de todo sistema de informacin es que
mediante l se proporciona la informacin necesaria,
en el momento oportuno y con la estructura
adecuada, a aquellos miembros de la empresa que la
requieran para diversos usos. Esto solo es posible
si se ha realizado previamente un proceso de anlisis
de la informacin, en el cual se haya adicionado un
conjunto de valores pertinentes, a partir del trabajo
intenso que realizan especialistas entrenados en el
uso de las tcnicas de informacin.
Tradicionalmente los sistemas de informacin se han
centrado ms en su infraestructura (Hardware,
software) que en analizar la informacin por su
relevancia, lo que actualmente, con el crecimiento
desmedido de informacin, resulta imprescindible
tomar en cuenta, para brindar una informacin
esencial, que cumplimente los objetivos.
Cornella [2] platea que debido a la gran cantidad de
informacin que se produce en el mundo, las
organizaciones tienen dos retos importantes:
1- Conseguir que no entre en la organizacin ms
que informacin de utilidad.
2- Segundo, que se obtenga, mejor, cuanta ms
informacin relevante
Lograr estos dos objetivos no es fcil, se necesita,
ante todo, llevar a cabo un anlisis de los
requerimientos de informacin de la organizacin, o
sea la informacin precisa para poder funcionar
ciencias de la informacin 5
 Vega
correctamente o en otra terminologa, realizar una
auditora de la informacin.
Auditoras de informacin
Existe evidencia de que algunas especies de
auditoras se practicaron desde tiempos remotos,
cuando los soberanos exigan el mantenimiento de
las cuentas por dos escribanos independientes para
as comprobar la veracidad de sus operaciones
financieras. Con el desarrollo del comercio surge la
necesidad de establecer a la auditora como
profesin en 1862, en Inglaterra.
Dentro de la teora administrativa casi al mismo
tiempo que Taylor, el francs Henri Farol propone
las cinco funciones universales que deben
cumplimentar los administradores o gerentes:
planear, organizar, ordenar, coordinar y controlar.
Dentro de la funcin de control aparece la auditora,
la cual permite acumular y evaluar evidencias,
realizado por una persona competente acerca de la
informacin cuantificable y con el propsito de
determinar e informar el grado de correspondencia
que existe entre la informacin que ha sido
cuantificada y los criterios establecidos.
La auditora guarda estrecha
relacin con otras disciplinas y
utiliza tcnicas de otros campos
del conocimiento, como es el caso
de la Estadstica.
La auditora, de manera general, es un proceso que
a grandes rasgos pretende estudiar, descubrir,
identificar y evaluar algo; su prctica se sita en el
marco de los procesos de control interno y
diagnstico global de las organizaciones.
Las tendencias actuales de las auditoras internas
en las organizaciones se deben ocupar de identificar
y gestionar los riesgos. La alta direccin de la
organizacin deber establecer la responsabilidad,
autoridad y obligaciones de esta funcin.
El trmino auditora de la informacin no es nuevo,
fue utilizado por primera vez por Robert Taylor, en
1982, y desde hace ms de veinte aos se realizan
auditoras de la informacin las cuales resultan de
utilidad para cualquier tipo de organizacin.
Meter F. Drucker plantea que es una de las acciones
mas importantes y necesarias para la direccin de
6 volumen 37, no. 2-3 agosto, diciembre 2006
las instituciones, adems dice que una auditora
organizada de objetivos y resultados permite
identificar los que ya no sirven o los que se han
comprobado que son inalcanzables e identifica el
rendimiento insatisfactorio y las actividades que son
obsoletas o improductivas.
Existen algunas premisas bsicas de las cuales
parten las diferentes definiciones que existen sobre
la auditora de la informacin como son:
La informacin como un recurso y activo de la
organizacin
Como recurso la informacin tiene que ser
gestionada
La gestin de la informacin esta
estrechamente vinculada a los objetivos,
misin y estrategia de la organizacin.
En la literatura se ofrecen diferentes definiciones
sobre auditora de informacin, pero vale sealar la
ofrecida por Guy ST. Clair, el cual cuenta con
abundantes trabajos de corte terico sobre el tema
y es citado por Cristina Soy
El mtodo ms sencillo para entender como se
utiliza la informacin, que niveles de servicio se
piden, quienes son los clientes y que tipo de
informacin es necesario proveer en una auditora
de la informacin. En trminos sencillos, la auditora
de la informacin consiste en un proceso que
examina todas las funciones de la empresa
relacionadas con la informacin y determina cmo
la utilizan [2, p. 9].
Es importante tambin conocer algunos aspectos
relevantes dentro del concepto de auditora de
informacin:
Brinda la posibilidad de determinar el valor de
la informacin dentro de la organizacin
Permite conocer los requerimientos para poner
en funcionamiento un sistema de informacin
de utilidad para la organizacin
Se realiza siempre sobre la base de los objetivos
de la organizacin
Ofrece efectividad a la informacin
La auditora de informacin no es
solo un inventario de los recursos
de informacin con los que
cuenta una institucin, sino
tambin una herramienta a partir
 Las Auditorias de informacin en las organizaciones
de la cual se ha de construir el
sistema de gestin de informacin
de las organizaciones.
Las auditoras pueden ser externas e internas, en
funcin del sujeto que la lleva a cabo; total o parcial,
segn su alcance; obligatoria o voluntaria, de
acuerdo al origen del mandato; y administrativa, de
marketing o de sistemas de informacin, en relacin
con el objeto que se audita; entre otras
clasificaciones, que pretenden examinar procesos
vinculados a los objetivos de la organizacin.
Existen tres direcciones para realizar las auditoras
de informacin: un enfoque es de arribaabajo, el
cual se desarrolla de los niveles superiores o
directivos de la organizacin a los niveles
operativos. Otro es de abajo-arriba, ste parte del
anlisis desde la base o departamento de la
organizacin hacia el nivel superior y el ltimo de
dentro-afuera, en el que se forman grupos de trabajo
para identificar oportunidades y riesgos. Se dice que
la combinacin de dichos enfoques permitir mejores
resultados.
La auditora de la informacin es un diagnstico
sobre el uso de la informacin dentro de la
organizacin y una metodologa de gestin aplicable
a cualquier mbito e institucin que establezca las
necesidades de informacin y los recursos que
correspondan a ellas. Contribuye al establecimiento,
la redefinicin y la evaluacin de una poltica de
informacin corporativa, la creacin de valor y la
determinacin del valor de la informacin para una
organizacin.
Es necesario tener en cuenta que la planificacin de
la informacin en una organizacin persigue crear
una determinada arquitectura de la informacin que
responda a la misin y objetivos de dicha entidad.
Esta arquitectura prev la auditora, el mapeo y uso
de la informacin, as como sus flujos y necesidades..
Todos estos elementos son asequibles mediante un
proceso global de auditora de informacin.
La auditora de la informacin es adecuada en
cualquier tipo de organizacin y su utilizacin se
establece en varios entornos como es el caso de la
creacin de servicios y polticas de informacin
corporativas, en la evaluacin de servicios, para el
establecimiento de estrategias y una variante muy
utilizada en la actualidad es en la implantacin de
una Intranet.
En el establecimiento de una Intranet efectiva es
imprescindible la realizacin de una auditora de
informacin y as trazar una estrategia para la gestin
de contenidos. Esta auditora de informacin definir
los procesos y la informacin requerida para
desarrollar las tareas, identificara la procedencia de
la informacin con la finalidad de facilitar la
generacin y comparicin de informacin y
conocimiento en un entorno descentralizado,
logrando que estos sistemas sean verdaderamente
efectivos y respondan a los objetivos de la
organizacin.
En la conformacin de un servicio y de una poltica
de informacin la auditora constituye la fase inicial
y por tanto, de la efectividad con que esta se realice,
depender el xito del proceso de creacin. La
auditora permitir obtener resultados e indicadores
que permitirn contrastar con estndares para
valorar la eficacia de un proceso.
La auditora es una metodologa idnea para
identificar cambios, reestructurar una organizacin
y ofrecer soluciones, as como determinar una
estrategia de informacin corporativa.
La auditora de la informacin puede tratarse desde
dos perspectivas:
1- Perspectiva global que prev los elementos
relacionados con la informacin dentro de la
organizacin, tambin se denomina auditora
estratgica
2- Perspectiva parcial donde se realiza la auditora
a alguna funcin o proceso y que tambin se
denomina auditora operativa.
En opinin de la Consultora de servicios de
informacin Jacqueline Cropley Las auditoras se
pueden plantear segn dos enfoques. Se puede
observar el conjunto de la situacin para tener una
idea del valor y los usos de la informacin en la
empresa; o bien se puede analizar el fondo
documental completo. Por otra parte, el examen
puede completarse con auditoras de informacin
ms restringidas y continuadas. En la prctica, esto
quiere decir centrarse en un rea particular del uso
de la informacin el catalogo de determinados
materiales, por ejemplo, o la divulgacin de
informacin a los usuarios [3, p. 43].
Dentro de las auditoras internas o parciales se
encuentran:
ciencias de la informacin 7
 Ve ga
- Auditora estratgica del servicio de informacin:
herramienta para el servicio gestor en el
proceso de planificacin del marketing
estratgico, parte del anlisis de los elementos
ambientales, externos e internos.
- Auditora de una coleccin: tiene como
caractersticas verificar la fiabilidad del
catlogo bibliogrfico, identificar los
documentos catalogados de forma incorrecta
y determinar la obsolescencia de la coleccin,
entre otras, ya que, como cualquier otro activo,
las colecciones bibliogrficas tienen que estar
sujetas a los mismos controles internos.
- Auditora de adquisiciones: en el rea de
adquisiciones se gestionan recursos
econmicos que deben ser manejados con
rapidez y considerando las mejores
condiciones econmicas. Es una actividad
bastante estandarizada.
- Auditoras de publicaciones peridicas: las
publicaciones peridicas forman parte de
cualquier coleccin y se considera una parte
importante en el presupuesto de los servicios
de informacin. Se requiere de un proceso
laborioso desde la propia seleccin hasta la
utilizacin por parte del usuario.
- Auditoras de niveles de automatizacin: se encarga
de los aspectos de la infraestructura
tecnolgica.
- Auditoras de la seguridad de los fondos de un
servicio de informacin: se ocupa de
salvaguardar los activos que resulten de
inters.
Las auditoras de informacin de manera
general presentan mltiples ventajas en
su aplicacin por parte de las
organizaciones que van desde el ahorro
de costos por la gestin ms racional de
los recursos hasta el desarrollo de
estrategias para la organizacin.
El conocimiento de la organizacin es un puntal
importante que propicia el xito en las auditoras de
informacin. El estudio de usuarios y de las
necesidades de informacin siempre estn presentes
dentro de las auditoras de informacin. Estas
proponen para su realizacin un diagnstico del uso
de la informacin, identificacin de los recursos con
los que se cuenta, encontrar la informacin
8 volumen 37, no. 2-3 agosto, diciembre 2006
importante y la utilizacin de esta en la organizacin.
Cuando se realiza una auditora de informacin para
un diagnstico global se deben tomar en cuenta los
flujos de informacin dentro de la organizacin y
los elementos medioambientales.
Henry Mintzberg establece seis tipos de flujos [4]
que proporcionan el conocimiento de la
organizacin:
- Autoridad formal: se refleja en el organigrama que
establece la divisin del trabajo en la
organizacin.
- Flujos regulados: flujos de materias primas y
auxiliares de autoridad y de informacin.
- Comunicacin informal.
- Constelaciones de trabajo: se adoptan formas de
grupos de trabajo, equipos independientes que
toman decisiones a su nivel dentro de la
organizacin.
- Procesos de decisin ad hoc: vnculos entre las
decisiones operativas, administrativas y
estratgicas y los participantes en las distintas
etapas del proceso de decisin.
- Informacin: es un valor en s mismo que apoya
todo el proceso, favorece las actividades y la
infraestructura de la organizacin, sirve en la
gestin de recursos humanos y el desarrollo
de la tecnologa.
Por su parte, en los elementos medioambientales
que conforman las variables externas a la
organizacin pueden distinguirse tres niveles.
- Entorno inmediato: elementos que afectan
directamente a la organizacin. Ej.:
competidores clientes.
- Entorno remoto: elementos que la organizacin no
trata a diario pero puede afectar las decisiones
a largo plazo, dependiendo de las
circunstancias pueden convertirse en
primarios. Ej.: condicionantes polticas,
econmicas, ambientales.
- Elementos medioambientales internos: se incluyen
elementos como la estructura, la cultura y
recursos corporativos
En su fase preparatoria la auditora pone de
manifiesto las estructuras de poder, los valores y
 Las Auditorias de informacin en las organizaciones
las percepciones de los diferentes grupos dentro de
la organizacin.
La auditora de la informacin como procedimiento
que establece un diagnstico de utilizacin de la
informacin dentro de la organizacin debe
comenzar por definir las principales metas de la
organizacin y las limitaciones organizacionales que
actan sobre los sistemas de informacin, determinar
las necesidades de los usuarios e inventariar los
recursos disponibles, o sea, conocer lo que hace la
organizacin en relacin con la informacin para
alcanzar sus objetivos.
El establecimiento de la poltica y estrategia de
informacin en la organizacin debe derivarse de
una auditora de informacin y si esta poltica y
estrategia existiesen proporciona elementos para
evaluarla y en caso necesario hacer una redefinicin.
Para el desarrollo de estas estrategias y polticas de
informacin es necesario tener en cuenta el
diagnstico organizativo, componente de toda
auditora de informacin. Es reconocida tambin su
utilidad en otros procesos como la auditora del
conocimiento y para determinar el valor de la
informacin en la organizacin.
Un proyecto de auditora de informacin tiene que
tratar las siguientes reas:
1- Recursos de informacin
- Identificar los recursos
- Localizarlos
- Determinar el responsable de los mismos
- Averiguar que informacin contienen
- Ver como hacen referencia a ellos las personas
que la gestionan
- Apreciar como los definen los usuarios y el
modo como los utilizan
- Ver que opinan al respecto los propios usuarios
- Detectar si hay personas que podran
emplearlos y no lo hacen e investigar el por
qu
2- Guardianes y usuarios de la informacin: los
guardianes son las personas que tratan o
gestionan de algn modo la informacin y los
usuarios los que la utilizan.
3- Flujos de informacin e interrelaciones: hay
que averiguar quin proporciona la informacin
y a quin, adems de cmo sta es obtenida
por las personas que la necesitan para
desarrollar su trabajo.
4- Tecnologas y sistemas de informacin: se
deben tener en cuenta los puntos siguientes:
- Como se aplica la tecnologa de la informacin
- Hasta que punto resulta apropiada para las
tareas que hay que desarrollar
- Fiabilidad y facilidad de uso
- Compatibilidad con otros sistemas.
- Quien toma las decisiones de adquisicin de
tecnologa
- Que dicen los usuarios de lo que los sistemas
deben hacer
- Quien gestiona la tecnologa y que relacin
hay entre gestores de informacin y
responsables de tecnologas
5- Relacin coste-beneficios de la informacin:
se proporciona una estimacin de los costes
actuales y del valor de la informacin dentro
de la organizacin, teniendo en cuenta los
siguientes pasos:
- Costes relacionados con la informacin
(equipamiento y personal).
- Contabilizacin del ahorro derivado de la
disponibilidad y uso de la informacin en
trminos de disminucin del riesgo, menos
dedicacin del personal.
- Evaluacin de los recursos de informacin en
relacin con el alcance de los objetivos
corporativos.
- Valoracin de la informacin por lo que respecta
a la calidad, uso, impacto en la productividad y
eficiencia desde el punto de vista financiero.
- Existencia de capital intelectual (conocimientos,
ideas e iniciativas como elemento motor del
negocio).
El disponer de un listado de los elementos que se
deben prever en una auditora resulta de
utilidad para no obviar ningn aspecto
relevante.
La auditora es una actividad normalizada en el caso
de las auditoras financiera o las de calidad,
pero las auditoras de informacin no cuenta
en la actualidad con una metodologa estndar
para su aplicacin.
En el caso de la realizacin de auditoras de
informacin no obedece a un requerimiento
ciencias de la informacin 9
 Vega
legal, sino que se practica como parte del
control interno con la finalidad de mejoras y
correcciones. Su prctica an se considera
poco utilizada, debido a factores como:
No esta regulada por leyes, ni se penaliza su
ausencia
An no forma parte de una cultura dentro de la
organizacin
No obstante, s estn identificadas una serie de
procesos y tcnicas como son:
- El inventario fsico: identifica y categoriza los
recursos de informacin dentro de la
organizacin de manera sistemtica y ofrece
una fotografa de lo que tiene la organizacin
en un momento dado sobre recursos de
informacin.
- Mapeo de la informacin: representa grficamente
los recursos de informacin y sus relaciones, e
indica hasta qu punto stos son bsicos, su
posicin, cmo interactan, quin los utiliza y
su responsable.
- Anlisis de las necesidades de informacin de los
empleados y directivos para desarrollar sus
papeles y alcanzar los objetivos de la
organizacin.
- Grficos de procesos y flujos de trabajo:
herramienta de valor para la auditora de
informacin.
- Procesos de control y verificacin: brindan como
resultado un informe con recomendaciones.
Es conveniente realizar en un primer momento las
auditoras por reas que permiten un riesgo menor
y lograr un adiestramiento en el proceso.
Para comenzar a auditar es necesario confeccionar
un documento con la justificacin de la auditora de
informacin, los objetivos, el modo de llevarla a cabo
y los recursos necesarios. Tambin es necesario el
apoyo de la direccin y de las personas claves por
su responsabilidad y nivel de acceso que tengan de
la informacin.
Las personas dentro de la organizacin que se deben
tomar en cuenta para realizar las auditoras deben
ser:
Persona con una responsabilidad en la
organizacin.
10 volumen 37, no. 2-3 agosto, diciembre 2006
Persona con experiencia dentro de la
organizacin.
Persona con disposicin para comunicarse y
compartir (aqu van incluidos los llamados
porteros que introducen informacin del
exterior a la organizacin de modo informal).
La auditora de informacin como herramienta de
trabajo necesita de alguna persona que planifique,
organice, dirija y controle la actividad. En cuanto a
esto, hay el criterio de que sea un equipo interno
dentro de la organizacin. Si las dimensiones de esta
lo requiere, este grupo deber estar integrado por
personas de diferentes reas de trabajo, a su vez
ser el que efectu la actividad, la controle e
implemente los resultados. Existe la variante de
adicionarle al mismo un consultor externo, quien
podr brindar sus experiencias, y lo que resulta ms
importante, la objetividad de sus opiniones,
resultando la fusin del equipo interno y el consultor
externo la alternativa ms efectiva.
Llevar a la prctica esta auditora requiere un
conjunto de habilidades derivadas de algunas
disciplinas como: auditora clsica, gestin de
informacin, administracin de empresas y
tecnologa de la informacin. Dentro de las tcnicas
que utiliza se encuentran: observacin,
interrogacin, cuantificacin, benchmarking
(comparacin con los mejores), revisin y
evaluacin.
En las auditoras de informacin la obtencin de
datos resulta de gran importancia y estos pueden
adquirirse de: reuniones informales, que permiten
reconocer problemas existentes en los colectivos;
cuestionarios -para valorar opiniones-, los cuales
deben resultar fcil de rellenar; las entrevistas
(breves y preparadas con antelacin); la
observacin, para el registro de hechos y las
opiniones de expertos, que aportan conocimientos
valiosos.
Los datos recopilados se podrn procesar con
varias tcnicas estadsticas como las medidas de
centralizacin, dispersin, probabilidad y series
temporales que permitirn conocer sobre el uso de
la informacin dentro de las organizaciones
Actualmente las auditoras de informacin se han
desarrollado en todo el mundo, donde existen
empresas consultoras (actividad de expertos que
parte de una previa auditora de informacin),
dedicadas dentro de sus servicios a realizar
auditoras informacionales. En nuestro pas existen
 Las Auditorias de informacin en las organizaciones
pocas instituciones que brindan este servicio y se
han realizado no muchas investigaciones, faltando
todava el lograr que se convierta en una herramienta
ms del trabajo cotidiano de nuestras instituciones
de informacin.
La auditora como diagnstico de la utilizacin de la
informacin en las organizaciones, establece la
situacin real y la ptima, por tanto, se recomienda
que el informe a presentar de auditora debe:
Ser un documento breve, con resumen
ejecutivo
Utilizar terminologa adecuada al destinatario
Destacar oportunidades, beneficios, amenazas,
riesgos y cumplimiento de los objetivos
Proporcionar ejemplos de buen uso de la
informacin que crea valor
Presentar propuestas a corto plazo y de poco
riesgo, que brinden acciones rpidas y
efectivas
Contener aspectos nuevos a auditar, en caso
de que no se haya realizado una auditora
global, con detalles para su desarrollo y
calendario
Este informe final se presentar a la alta direccin,
para luego difundirse al resto de la organizacin,
aunque se sugiere tener contactos a lo largo del
proceso con los implicados, con la finalidad de que
vayan conociendo adelantos del proceso.
La auditora es un proceso
continuo, que requiere
planificaciones peridicas, en
dependencia de la organizacin, y
sobre todo de un seguimiento que
evalu la puesta en marcha de las
recomendaciones. Luego de la
familiarizacin de las
organizaciones con la realizacin
de auditoras, estas se realizaran
ms rpidas y si se emplea igual
metodologa y estndares
resultar ms fcil contrastar los
resultados.
De manera general las auditoras informacionales,
por su carcter, tienden a construir ms que a
controlar, mejoran el desempeo de la organizacin
y permiten adoptar posiciones correctivas ante las
deficiencias. Las auditoras de informacin brindan,
adems, la posibilidad de incrementar sensiblemente
la cultura de la informacin dentro de la organizacin.
Con el desarrollo actual de organizaciones
vinculadas al sector de la informacin y del
conocimiento se ha creado la necesidad de que sean
valorados los activos intangibles dentro del balance
econmico de una organizacin, as como el
desarrollo de normas contables y de auditora que
reflejen el valor de estos activos, y ofrezcan un
considerable beneficio a las organizaciones.
En los momentos actuales de cambios, estrategias y
competitividad, al trabajador de la informacin le
corresponde jugar un papel activo en el desarrollo
de esta herramienta metodolgica de grandes
cualidades y aplicabilidad para el desarrollo de la
gestin de informacin en las organizaciones
actuales.
Metodologas para auditoras de
Informacin
En la actualidad no se dispone de una metodologa
o mtodo nico estandarizado para poner en prctica
una auditora de informacin. La literatura nos
ofrece una clasificacin en cuanto a mtodos para
desarrollar auditoras de informacin.
- Mtodos coste-beneficios: realiza el anlisis
comparativo de productos y servicios en
funcin del coste y beneficios recibidos. Debe:
Definir los objetivos que el sistema tiene que
alcanzar
Establecer mtodos alternativos
Determinar los costes de las alternativas
Establecer modelos que relacionen los costes
de cada alternativa
Establecer los criterios valorando los costes
estimados respecto a la efectividad mediante
la realizacin de una clasificacin de las
alternativas para identificar los ms
prometedores
Estudiar los costes y beneficios
- Mtodo de aproximacin geogrfica de Gillman:
establece la relacin entre los diferentes
elementos despus que estos son identificados
y consta de los siguientes estadios:
Educacin
Anlisis de necesidades
Anlisis de recursos
Anlisis de los servicios existentes
Establecimiento de necesidades y recursos
ciencias de la informacin 11
 Vega
- Mtodos de aproximacin hbrica: combina
componentes de los mtodos de coste-
beneficio y la aproximacin geogrfica,
haciendo hincapis en los costes y valores de
los componentes del sistema de informacin.
Cuenta con las siguientes fases.
Relacin de los recursos que proporciona el
servicio de informacin
Identificacin de las finalidades para las cuales
los recursos de informacin se establecieron
en relacin con los objetivos corporativos
Identificacin de los servicios de informacin
proporcionados y las reas principales de
concentracin
Identificacin de las topologas de servicios
proporcionados
Identificacin de la posicin del servicio de
informacin en relacin con la organizacin a
la que pertenece
Coste y valores de la informacin
Recomendaciones de mejora de la informacin
y el sistema de gestin de la informacin
- Mtodos de gestin de auditoras de informacin:
es la auditora tradicional en conjunto con la
contabilidad y la consultora de gestin. En
este caso, las metodologas ms generalizadas
son las creadas por Burk, Horton y Orna, que
tratan de identificar los informes emitidos y su
finalidad y uso por parte de los destinatarios.
En ella se fijan los puntos siguientes:
Inventario de la distribucin de la informacin
formal a modo de listas de los informes
producidos o utilizados
Consideracin de la finalidad del informe
respecto a la posicin jerrquica y
responsabilidades del receptor
Identificacin de las debilidades en el sistema
de informes
Identificacin de las reas prioritarias de mejora
Diseo de prototipo de cambios y test
Implementacin de los cambios y evaluacin
de su utilidad
- Infomap, mtodo desarrollado por Burk y Horton:
brinda la posibilidad de descubrir, mapear y
evaluar los recursos de informacin. Presenta
cuatro pasos:
Recopilacin de datos
Coste/valor
Anlisis
Sntesis
12 volumen 37, no. 2-3 agosto, diciembre 2006
- Anlisis de los flujos de informacin: propuesta
por Elizabeth Orna y basada en los flujos de
informacin dinmicos. Su finalidad es el
establecimiento de una poltica de informacin
corporativa. Tiene las siguientes fases:
Investigacin
Auditora de informacin
Balance
Desarrollo de la poltica
- Soft Systems Methodology: este mtodo prev la
participacin de todos los agentes
involucrados en la informacin, el componente
ambiental, as como las percepciones y
actitudes de las personas. Cuenta con dos
momentos:
Anlisis de requerimiento de informacin
Discusin y validacin
- Mtodos combinados propuestos por Buchanan
y Gibas: surgen por la propia especificacin de
los anteriores mtodos. Cuenta con las
siguientes fases:
Promocin
Investigacin
Anlisis
Contabilizacin
Sntesis
- Mtodo de auditora de informacin gerencial
propuesta por Chambers y Selim: analiza las
debilidades del sistema de reporte. Los pasos
principales son:
Inventariar la distribucin de informacin
formal obteniendo listas de reportes
producidos, usados y sus listas de circulacin
Considerar el propsito del reporte con relacin
a la posicin jerrquica y responsabilidades
de cada receptor
Identificar las debilidades en el sistema de
reportes, en primera instancia, al comparar los
reportes recibidos por personas que ocupan
niveles similares y luego establecer una
discusin con los auditados
Identificar las reas prioritarias para efectuar
mejoras a partir de consultoras con los
decidores
Proponer cambios de diseos y probarlos
Implementar los cambios que han dado
resultados
- Mtodo de auditoras operacionales asesoras,
descrito por Gruber. Tiene como objetivo:
 Las Auditorias de informacin en las organizaciones
Definir el propsito del sistema auditado y
establecer cuan efectivamente se cumple
Establecer si el propsito esta en
correspondencia con el objetivo y filosofa de
la organizacin
Chequear la eficiencia y eficacia con que se
utilizan, se contabilizan y se conservan los
recursos
Determinar la utilidad y confiabilidad del sistema
de informacin que apoya la organizacin
Asegurar el cumplimiento de obligaciones,
regulaciones y normas
Otros enfoques metodolgicos sobre auditoras de
informacin son:
- Enfoque utilizado en la reingeniera del Servicio de
Informacin, de Arthur Andersen: propone el
perfeccionamiento de la estructura para
compartir el conocimiento y la definicin de la
infraestructura tecnolgica.
- Enfoque de Alfonso Cornella: actualiza las
herramientas metodolgicas y tecnolgicas
que se pueden emplear para el monitoreo de la
informacin critica y considera a las personas,
con sus conocimientos, dentro de las fuentes
y recursos de informacin.
- Susan Henczel define la auditora de informacin
como una herramienta que puede ser usada no
solo para identificar los recursos de informacin
sino adems los de conocimientos dentro de la
organizacin.
- Israel Nez, con la metodologa AMIGA, propone
la elaboracin de mapas de conocimiento en la
organizacin, ms all de los mapas de recursos
de informacin y considerando a los recursos
humanos dentro de estos.
Estos enfoques utilizan los mtodos anteriormente
mencionados como base a sus metodologas, solo
que realizan de manera general algunas
modificaciones, centradas fundamentalmente en
considerar a las personas y el conocimiento como
recursos importantes dentro de la organizacin.
Los estudiosos del tema al reflexionar sobre estas
metodologas establecen que ninguna de ellas por
s sola proporciona un todo. Ellas cubren un
propsito y alcance especfico. Algunos votan
porque el mtodo de Orna es el ms aplicable y til,
dependiendo siempre de los objetivos que se
persiga con la auditora.
En la literatura, la propuesta de Infomap, de Burk y
Horton, se presenta como la ms utilizada. De ella
se dice que es la ms amplia para identificar y definir
los recursos de informacin de una organizacin,
proporciona una va para medir su coste y valor,
subraya los problemas y oportunidades
relacionados con las prcticas y polticas actuales
de gestin de informacin; aunque tambin recibe
deficiencias como el ser un proceso largo en el
tiempo, lo cual puede convertirlo en caro; que no
tiene en cuenta el contexto de la organizacin;
altamente dependiente de los usuarios sin prestar
atencin a cmo se utiliza la informacin y requiere
actualizaciones peridicas.
Pese a todos estos inconvenientes que le achacan a
esta metodologa, es posible su aplicacin en
cualquier organizacin y resulta una nica y valiosa
herramienta para gerenciar sus recursos de
informacin.
Todos los mtodos tienen su utilidad y resulta
recomendable conocer el propsito y alcance que
pretendemos lograr con la auditora de informacin.
De acuerdo con esto, debemos seleccionar la
metodologa ms adecuada y si el estudio a realizar
lo requiere ofrecer modificaciones en dependencias
de los intereses que se persiga durante la ejecucin
de la auditora de informacin.
Conclusiones
Con la realizacin de este trabajo se lleg a las
siguientes conclusiones:
Considerar la auditora como proceso continuo
y punto de partida para cualquier toma de
decisin en materia de informacin que deba
abordar una organizacin.
Proponer la auditora de informacin como una
herramienta de trabajo de uso cotidiano para
propiciar cambios en la cultura de las
organizaciones y como base para la
formulacin de polticas de informacin.
Considerar la necesidad de desarrollar dentro
de la organizacin de la informacin en las
entidades una lnea de actividad en auditora
de informacin, dada su importancia para el
campo de la gestin de informacin, la
inteligencia empresarial y por supuesto en la
gestin del conocimiento.
Practicar la auditora de informacin fortalecera
el papel del profesional de la informacin como
consultor para la organizacin en materia de
informacin y gestin de conocimiento.
ciencias de la informacin 13
 Vega

Referencias Moreiro, Jos A. Introduccin al estudio de la

1) Ponjuan, Gloria. Gestin de informacin en
las organizaciones. p. 133.
2) Soy I. Aumatell, Cristina. Auditora de la
informacin. Anlisis de la informacin
generada en la empresa. Barcelona
Editorial UOC, 2003. p.9 10.
3)
Op. Cit. Soy I. Aumatell, Cristina. Auditora
de p.43_44
4) Op. Cit. Soy I. Aumatell, Cristina. Auditora
de p.50_51
Bibliografa
informacin y la documentacin. Medelln,
Universidad de Antioquia, 1998. 179 p.
Novas Lpez, Jos Emilio. Organizacin de la
empresa y nuevas tecnologas. Madrid,
Pirmide, 1994. 188 p.
Nez Paula, Israel. Enfoque terico
metodolgico para la determinacin
dinmica de las necesidades que deben
atender los sistemas de informacin en las
organizaciones o comunidades. Octubre,
2002 (Documento electrnico).
Oxbrow, Nigel. Information Audits.(sin
paginacin, documento en html).

Buchanan, Steven J. The information audit.: an Paos lvarez, Antonio. Reflexiones sobre el
integrated strategic approach. (sin papel de la informacin como recurso
paginacin, documento en html) competitivo de la empresa. En Anales de
documentacin (2):21-38, 1999.
Bustelo Ruesta, Carlota y Garca-Morales
Ponjuan, Gloria. Gestin de Informacin en las
Huidobro, Elisa. La Consultara en
organizaciones. 222 p.
organizacin de la informacin. En El
profesional de la informacin, 9(9),
Robbins, Stephen P. Comportamiento
septiembre, 2000.
organizacional. Mexico, Pearson educacin,
Cortez, Edwin M. y Edward J. Kazlauskas. 199. 675 p.
Information policy audit.: a case study o fan
Saracevic, Telko. Ciencias de la informacin.,
organizacional analysis tool (sin paginacin,
(1999) Material de clase
documento en html)
Soy I Aumatell, Cristina. Auditora de la
Dialect-information audits (sin paginacin,
Informacin. Anlisis de la informacin
documento en htm)
generada en la empresa. Barcelona,
Editorial UOC, 2003. 153 p.
Direccin y gestin de los sistemas de
informacin en la empresa. Madrid, ESIC, Zorrilla Arena, Santiago y J.S. Mndez.
2001. 304 p. Diccionario de Economa. Mexico, Limusa,
1997. 295 p.
Enciclopedia de la Auditora. Barcelona, Ocano,
1999. 1315 p.

Five rehaznos to audit. (sin paginacin,

Recibido: 31 de marzo del 2005.
documento en html)
Aprobado en su forma definitiva: 17 de enero
Gomez Daz, Dianelly, Nelson Castro Perdomo y
del 2006.
Isabel Curbelo Valladares. Propuesta para
facilitar el ordenamiento de la gestin de
informacin en la Delegacin Territorial del
Madelayne L. Vega Garca
CITMA, Cienfuegos. En Ciencias de la
informacin 34(3), diciembre, 2003. Centro de Informacin y Conferencias
Escuela de Hotelera y Turismo Sergio
Hacia una economa del conocimiento. Madrid, Prez
ESIC, 2001. 210 p. Correo electrnico:
<madelayne@ehtsergioperez.co.cu>.
Martn Mejias, Pedro. De la auditora de
informacin a Internet: Claves para la
implantacin de sistemas de gestin en las
empresas (sin paginacin, documento en
Htlm).

14 volumen 37, no. 2-3 agosto, diciembre 2006