COMPONENTES DE LA CONTABILIDAD

DIARIO CONTABLE
COMPROBANTES
LIBROS DE CAJA Y BANCO
LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS

EXTRACTOS DE LA GUÍA PARA LA CONTABILIDAD

DE PROYECTOS DE LA GTZ
Y
MANUAL DE CONTROL INTERNO

Agencia de la GTZ
Managua, Nicaragua.

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 COMPONENTES DE LA CONTABILIDAD - GTZ

1. Diario contable
2. Comprobantes
3. Liquidación de viáticos
4. Libros de Caja y Banco

1. Diario contable:

El diario contable es la lista cronológica de todas las transacciones efectuadas por medio de
egresos, ingresos, pagos pendientes, deudas y costos.

Un diario puede abarcar períodos mensuales y en algunos casos trimestrales.

El registro de todas las transacciones se realiza en la Agencia de la GTZ, previa

presentación de la documentación contable por parte de los proyectos.

2. Comprobantes:

El comprobante constituye el respaldo de las transacciones efectuadas.

Comprobantes son: facturas, recibos, comprobantes propios y comprobantes de corrección.

Cada comprobante solamente debe ser presentado en original.

Cada comprobante debe ser lo suficientemente claro para que pueda ser comprendido por
un tercero versado.

Los datos del comprobante deben ser completos y correctos.

En caso de que el contenido del comprobante no sea lo suficientemente explícito, éste

deberá ser aclarado mediante anotación por escrito de la persona responsable de su
preparación previa al registro en el diario.

Las anotaciones correpondientes y los datos del comprobante deberán estar escritos con
tinta. No se permiten anotaciones en lápiz.

2.1 Prepraración del comprobante:

Si el comprobante es mas pequeño que una hoja tamaño carta, éste deberá ser pegado al
centro de una hoja (puede ser papel de desecho con una cara en blanco).

Cada comprobante debe de estar firmado por la persona que realiza la transacción.

En cada comprobante deberá ser estampado un sello de „cancelado“ o „pagado“ para que
éste sea invalidado y se eviten duplicaciones.

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Adicional a los sellos antes mencionados, el comprobante deberá llevar el sello de
„verificación de contenido“ con los datos correspondientes y la firma del AP ó de la persona
designada por éste, antes de ser presentados a la Agencia para su contabilización. Este
sello deberá ser estampado de forma que no oculte su contenido pero que lo invalide
aunque sea en una esquina del comprobante.

Cada comprobante deberá ser ingresado en el Libro de Caja ó en el Libro de Banco y para
tal fin deberá dársele un número de registro correlativo y el cual deberá estar anotado en la
parte superior izquierda de cada comprobante.

2.2 Comprobantes colectivos:

Comprobantes colectivos se denomina a la agrupación de comprobantes en un mismo

asiento contable. Para poder agrupar comprobantes de costos, éstos deben ser de un tipo
absolutamente idéntico. No es una norma, pero simplifica el trabajo.

La agrupación de comprobantes no se premite en los siguientes casos:

- Cuentas diferentes
- Números de referencia distintos
- Meses diferentes
- Atenciones a huéspedes, obsequios a huéspedes
- Bienes del activo fijo
- Costos de combustible para vehículos diferentes
- Comprobantes cuyo monto en conjunto sean superior a 1.000 Marcos Alemanes
(excepto comprobantes de salarios).

Para los Comprobantes colectivos se debe de tener en cuenta:

- Clasificación cronológica de los sub-comprobantes

- Cinta de adición en el mismo orden
- Observación de „pagado“ en cada comprobante
- Subnumerar cada uno de los comprobantes que lo integran.

3. Liquidación de Viáticos:

Los cálculos para liquidar gastos de viaje deben de efectuarse a través de la Agencia.

Solamente en casos excepcionales (p.ej.: en zonas rurales) éstos podrán ser calculados por
la persona responsable de estas oficinas utilizando para ello la tabla convenida.

Para las todas las zonas y todos los empleados (AP, EE y OK) el cálculo se deberá hacer
de forma tal que éste no sea superior al de la tabla estipulada por GTZ.

Para cada cálculo deberá utilizarse el formato de la GTZ, el cual deberá presentarse firmado
por el AP previa su cancelación.

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3.1 Datos mínimos necesarios:

- Fechas de ida y regreso

-
- No. de proyecto, especificando sucursal, en caso de que exista
-
- Nombre completo de la persona que viaja
-
- Duración del viaje, desde – hasta
-
- Destino o destinos
-
- Motivo del viaje (viaje de trabajo, capacitación, etc.)
-
- Cálculo comprobable de viáticos y gastos de alojamiento
-
- Costos totales
-
- Adelantos
-
- Importe a pagar
-
- Adjuntar comprobantes originales de gastos, dado el caso
-
- Boleto utilizado.

5. Libros de Caja y Banco

5.1 Libro de Caja:

a) El Libro de Caja se debe llevar diariamente en el caso de que haya movimientos.

b) Se deben conciliar diariamente los haberes de caja con el saldo del libro.
c) Cada movimiento de caja deberá ser registrado en el Libro.
d) Para cada moneda deberá llevarse un Libro separado.
e) Solamente podrán utilizarse Libros con páginas previamente numeradas.

Los registros en el Libro deberán anotarse de la manera siguiente:

- Indicar tanto el día de la operación, como el mes y el año.

- Asignar un número de registro correlativo en cada comprobante, el cual será anotado

en la parte superior izquierda de cada comprobante.

- Anotar una breve, pero clara descripción del contenido de la operación (texto).

- Anotar claramente el importe del ingreso o del pago.

- No se admiten borraduras ni tachaduras que no permitan identificar el error (p.ej.: con

corrector líquido). En caso de que se cometan errores, estos se debn corregir
tachándolos con una raya por encima del texto o del importe erróneo para
posteriormente hacer el registro correcto.

- Las líneas que queden en blanco se deben de rayar con el fin de que no se puedan

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 añadir registros posteriores.

- Anotar el saldo al final de cada registro, para tener siempre actualizado el monto que
podrá ser conciliado en cualquier momento con los haberes en efectivo.

- Cualquier diferencia deberá ser investigada inmediatamente para proceder a las

correcciones correspondientes.

5.2 Libro de Banco:

Los procedimientos para llevar los registros en el Libro de Banco son similares a los
utilizados para llevar los registros en el Libro de Caja, la única diferencia radica en que
en este Libro deberá anotarse claramente el No. de Cheque expedido y además el
nombre del beneficiario.

El Libro de Banco deberá conciliarse con el diario y los estados de cuenta bancarios por
lo menos una vez al mes después del cierre contable.

Las diferencias por concepto de cheques flotantes -aún no cobrados por el banco pero
contablizados en el diario- ó bien por partidas no registradas en el diario pero debitadas
o acreditadas por el banco, deberán ser anotadas en el documento de conciliación para
su debida cancelación en el mes siguiente.