Aleph Adquisiciones 18.0

ALEPH VERSION 18.
01
Gua de usuario Staff - Adquisiciones
Ex Libris Ltd., 2007

Last Update: March 31, 2007
Document Version 1.5
Code: A-ver18-SUG-1.5
TABLA DE CONTENIDO
1 Apreciacin Global .............................................................................................................. 5

1.1 Mdulo Adquisiciones/Seriadas ................................................................................... 5
1.1.1 Barra de herramientas ............................................................................................ 6
1.2 Paneles .......................................................................................................................... 7
1.3 Trabajando sin ratn ..................................................................................................... 7
1.4 El proceso de adquisiciones .......................................................................................... 9
1.5 Tipos de Ordenes .......................................................................................................... 9
1.6 Sistemas de Adquisiciones ........................................................................................... 9
1.7 Requisitos ................................................................................................................... 10
1.8 Contraseas ................................................................................................................. 10
2 Monedas ............................................................................................................................ 10
2.1 Moneda Local ............................................................................................................. 11
2.2 Lista de monedas ........................................................................................................ 11
2.3 Agregar tipo ................................................................................................................ 13
2.4 Agregar moneda ......................................................................................................... 13
3 Proveedores ....................................................................................................................... 14
3.1 Lista de proveedores ................................................................................................... 14
3.2 Formulario del proveedor ........................................................................................... 18
3.2.1 Pestaa Informacin del proveedor 1 .................................................................. 18
3.2.2 Pestaa Inf. del Proveedor 2 ................................................................................ 20
3.2.3 Pestaa Inf. del Proveedor 3 ................................................................................ 22
3.3 Unidades de Orden ..................................................................................................... 23
3.4 Dos niveles de proveedor ........................................................................................... 23
3.5 Lista de proveedor por subnivel ................................................................................. 26
3.6 Formulario Informacin del proveedor subnivel ..................................................... 26
4 Presupuestos ...................................................................................................................... 27
4.1 Lista de presupuestos .................................................................................................. 27
4.1.1 Botones en la lista de presupuestos ..................................................................... 29
4.2 Formulario del presupuesto ........................................................................................ 30
4.2.1 Info. Presupuesto 1 .............................................................................................. 30
4.2.2 Info del presupuesto 2 ......................................................................................... 32
4.2.3 Pestaa del Balance ............................................................................................. 34
4.2.4 Pestaa de transacciones ...................................................................................... 35
4.2.5 Pestaa sub-bibliotecas ........................................................................................ 39
4.3 Jerarqua del presupuesto............................................................................................ 39
4.3.1 Presupuesto padre ................................................................................................ 39
4.3.2 Use el presupuesto padre para el reporte de facturas ........................................... 40
4.3.3 Jerarqua de presupuestos en reportes ................................................................. 40
4.4 Permisos del usuario en el presupuesto ...................................................................... 41
5 Ordenes .............................................................................................................................. 41
5.1 Bsqueda de ordenes .................................................................................................. 42
5.2 Lista de ordenes .......................................................................................................... 46
5.2.1 Catalogacin rpida en Adquisiciones ................................................................ 48
5.3 Formulario de la orden ............................................................................................... 49
5.3.1 Pestaa Despliegue de la orden ........................................................................... 49
5.3.2 Pestaa General ................................................................................................... 50
5.3.3 Pestaa Proveedor ............................................................................................... 56
5.3.4 Pestaa Cantidad y Precio ................................................................................... 59
5.4 Enviando ordenes al proveedor .................................................................................. 61
5.4.1 Botn enviar ........................................................................................................ 62
5.5 Compromisos para la orden ........................................................................................ 62
5.5.1 Botones ................................................................................................................ 63
5.5.2 Campos ................................................................................................................ 64
5.6 tem/Suscripcin ......................................................................................................... 64
5.7 Cancelando ordenes .................................................................................................... 64
5.8 Borrando ordenes ........................................................................................................ 65
5.8.1 Borrar una orden desde la lista de ordenes .......................................................... 65
5.9 Bitcora de la Orden ................................................................................................... 65
5.9.1 Lista de la bitcora ............................................................................................... 66
5.9.2 Bitcora de la Orden/Suscripcin ........................................................................ 66
5.9.3 Mensajes de la bitcora - Accin ......................................................................... 67
5.10 Proceso Multi Orden (para Monografas) ................................................................. 68
6 EDI .................................................................................................................................... 73
6.1 Configuracin EDI ..................................................................................................... 74
6.1.1 Editando tab35 para EDI ..................................................................................... 74
6.1.2 Registro del proveedor para EDI ......................................................................... 76
6.1.3 Direccin del proveedor ...................................................................................... 78
6.1.4 Ubicacin archivos de entrada ............................................................................. 79
6.1.5 Edit edi_out_attr .................................................................................................. 79
6.1.6 Editando edi_in_attr ............................................................................................ 81
6.1.7 Contadores EDI en UTIL G/2 ............................................................................. 81
6.2 Registro de la orden EDI ............................................................................................ 82
6.3 Registro de reclamos va EDI ..................................................................................... 84
6.3.1 Reclamos en lnea para ordenes........................................................................... 84
6.3.2 Reclamos en batch para ordenes .......................................................................... 85
6.3.3 Reclamos en lnea para seriadas .......................................................................... 85
6.3.4 Reclamos en Batch para seriadas......................................................................... 86
6.3.5 Cartas de cancelacin .......................................................................................... 86
6.4 Enviar mensajes salientes EDI (edi-11)...................................................................... 86
6.5 Carga de mensajes EDI .............................................................................................. 87
6.6 Bitcora de carga EDI................................................................................................. 88
6.6.1 Cargando una factura entrante EDI en ALEPH................................................... 89
6.6.2 Carga de las respuestas de ordenes EDI en ALEPH ........................................... 89
6.6.3 Registrando llegada de fascculos de seriadas ..................................................... 89
6.7 Especificaciones de los requisitos de ALEPH para EDI ............................................ 90
6.7.1 Trazado mensajes de EDItEUR enviados por ALEPH ....................................... 90
6.7.2 Requerimientos para mensajes EDI enviados a ALEPH ..................................... 91
7 Facturas .............................................................................................................................. 92
7.1 Orden .......................................................................................................................... 92
7.2 Factura ........................................................................................................................ 93
7.2.1 Formulario Factura General................................................................................. 94
8 Recepcin ........................................................................................................................ 102
8.1 Lista de recepcin de ordenes ................................................................................... 102
8.2 Formulario de recepcin ........................................................................................... 103
9 Reclamos ......................................................................................................................... 105
9.1 Reclamos en lote....................................................................................................... 106
9.2 Reclamo Manual ....................................................................................................... 106
10 Pagos .............................................................................................................................. 108
10.1 Factura General estado de pago .............................................................................. 108
10.2 Autorizaciones usuarios.......................................................................................... 108
10.3 Reporte de factura ................................................................................................... 109
11 Reportes ......................................................................................................................... 109
11.1 Tipos de reportes .................................................................................................... 110
11.2 Ejemplo usando el Formulario General de Recuperacin (acq-02-01) .................. 110
12 Servicios de Adquisiciones............................................................................................ 111
12.1 Administrar tablas de la base de datos ................................................................... 112
12.2 Ordenes y reclamos ................................................................................................ 112
12.3 Recuperar e imprimir registros de adquisiciones ................................................... 113
12.4 Administracin del presupuesto ............................................................................. 114
12.5 Moneda ................................................................................................................... 116
12.6 EDI ......................................................................................................................... 116
12.7 Otros ....................................................................................................................... 116
12.8 Estadsticas ............................................................................................................. 120
12.9 General.................................................................................................................... 120
1 Apreciacin Global
El mdulo Adquisiciones/Seriadas permite gestionar registros de proveedores,
presupuestos, ordenes y facturas. Este mdulo de ejecuta bajo escenarios de tipo ADM.
Esta apreciacin incluye las siguientes secciones:
Cliente GUI de Adquisiciones/Seriadas

Trabajando sin ratn
Proceso de adquisiciones
Tipos de ordenes
Sistemas de adquisiciones
Requisitos
Contraseas
1.1 Mdulo Adquisiciones/Seriadas

El mdulo Adquisiciones/Seriadas ha sido diseado con nfasis sobre la utilidad y facilidad
de acceso a las funciones de adquisiciones. La informacin del proveedor, tem, orden y
factura son enlazadas y puede accederse a ella con un mnimo de movimientos del cursor.
Pueden mostrarse simultneamente mltiples paneles que contienen informacin relevante
para cada funcin. Este es un ejemplo de las ventanas de Adquisiciones/Seriadas mostrando
informacin de la orden.
Varios elementos de la ventana en el mdulo Adquisiciones/Seriadas (como se muestra)
son explicados en las siguientes secciones.
1.1.1 Barra de herramientas

Barra del ttulo
La barra del ttulo muestra el nombre del programa. Tambin muestra el estado del
mensaje relacionado con el programa y los comandos para el usuario:
Barra del Men

La barra del men es presentada de manera convencional:
Coloque el cursor sobre el nombre del men (por ejemplo, Ordenes) para recuperar el men
de comandos relacionados.
Barra de Seriadas
La barra de seriadas contiene informacin breve acerca del registro seleccionado, como el
ttulo de la publicacin.
Para mostrar un registro de la seriada, seleccione el parmetro de bsqueda del men de

seleccin de la izquierda. Por ejemplo, ttulo. Ingrese el valor apropiado en el campo
adjunto. Por ejemplo, Journal of Ecology. pulse sobre o pulse enter.
Barra de la Orden
La barra de la orden contiene informacin breve acerca del registro seleccionado, como el
ttulo de la publicacin.
Para mostrar un registro de una orden, seleccione el parmetro de bsqueda del men de
seleccin, Por ejemplo, nmero de la orden. Ingrese el nmero apropiado en el campo
adjunto, y pulse sobre , o pulse enter.
Barra de la factura
La barra de la factura permite recuperar una factura General sus lneas de tems y crear una
nueva factura.
Ingrese el cdigo del proveedor o pulse sobre y seleccione el proveedor de la lista. En

el campo adyacente, seleccione el nmero de la factura o digtelo. Para adicionar una
nueva factura al proveedor seleccionado, ingrese el nmero de la nueva factura general, y
pulse sobre , o pulse Enter.
1.2 Paneles
Panel de Navegacin
El panel de navegacin contiene:
Pestaa principal
rbol de navegacin
Pestaa principal
El mdulo de Adquisiciones/Seriadas esta compuesto por seis actividades:
Ordenes
Facturas
Administracin
Bsqueda de la orden
Seriada
Bsqueda
Las actividades anteriores son acezadas desde la pestaa principal del panel izquierdo, el
cual contiene una fila de iconos que corresponden a la mayora de las actividades en
adquisiciones.
Haciendo clic se llama la interfaz asociada con el icono. Por ejemplo, pulsando en el icono
de la Orden se llama una interfaz para conducir las actividades de la orden.
Nombre
Orden
Factura
Administracin
Bsqueda de la orden
Seriada
Bsqueda
1.3 Trabajando sin ratn

Usted puede avanzar de un panel a otro usando las siguientes teclas:
Teclas Permite:
TAB moverse al prximo control en la ventana de dialogo
Shift+TAB moverse al control anterior en la ventana de dialogo
Ctrl+TAB moverse del primer control en la barra superior de herramientas al panel
inferior.
Ctrl+Alt+TAB moverse del panel inferior al primer control en la barra de herramientas
superior
Ctrl+1 moverse al panel izquierdo, conteniendo un rbol.
Ctrl+2 moverse al panel superior derecho
Ctrl+3 moverse al panel inferior derecho
Ctrl+4 moverse al rbol de navegacin (panel inferior izquierdo) en catalogacin.
Ctrl+5 moverse al primer control en la barra de herramientas superior
Ctrl+6 moverse al segundo control en la barra de herramientas superior
Ctrl+7 moverse al tercer control en la barra de herramientas superior
Note que un marco aparece alrededor del panel activo
Teclas disponibles en el mdulo de Adquisiciones/Seriadas

La siguiente tabla muestra las teclas predeterminadas. Estas teclas pueden ser
personalizadas.
Funcin
Lleva a la pestaa de administracin F6
Lleva a la pestaa de bsqueda de la orden F7
Lleva a la pestaa de la factura F5
Lleva a la pestaa de la orden F2
Lleva a la pestaa de bsqueda F9
Lleva a la pestaa de seriadas F8
Las siguientes teclas estn codificadas y no pueden ser personalizadas:
Funcin
Todas las listas imprime listas F11
Edita la fecha y la hora resetea las fechas F12
Ayuda F1
1.4 El proceso de adquisiciones
El proceso de adquisiciones incluye los siguientes pasos:
1. Crear un registro bibliogrfico en el mdulo de catalogacin. Este
registro puede ser actualizado despus.
2. Iniciar una orden llenando la forma de la Orden en el mdulo de

Adquisiciones/Seriadas. La orden ser enviada al proveedor y si tiene
control de presupuesto, este ser debitado por el compromiso.
3. Registrar la factura. ALEPH distingue entre factura General y un dbito

de un tem. Una factura General incluye varias rdenes; un dbito de un
tem es una orden individual (y generalmente es una lnea en la factura
General). Cuando una factura es registrada, los presupuestos enlazados a
la(s) orden(es) son debitado(s)
4. Registrar la llegada del material puede ser parcial o completa.
1.5 Tipos de Ordenes

El mdulo Adquisiciones/Seriadas permite tres tipos de ordenes: Monografas, seriadas y
ordenes pendientes.
Una orden de monografa es un nico tem, como un libro individual, o para un trabajo
completo multi-volmenes, como una enciclopedia de 20 volmenes. Sin embargo, usted
puede tambin colocar una orden de una monografa para un fascculo de una publicacin
seriada; por ejemplo este habra de aplicar si el fascculo se ha perdido y desea
reemplazarlo.
Una orden de una seriada es para una publicacin que es emitida como una serie
consecutiva numerada e indefinidamente continuada. Los ejemplos incluyen peridicos y
diarios. Con una orden de seriada, el nmero de fascculos recibidos durante el curso de la
suscripcin y el precio de la suscripcin son conocidos con anticipacin, aunque pudieran
cambiar durante el periodo de una suscripcin.
Una orden pendiente generalmente es para monografas en serie (por ejemplo, Grandes
Artistas del Mundo) o para monografas de una material particular. En cualquier caso, la
orden es generalmente para volmenes que sern publicados en el futuro. Una orden
pendiente es una orden que permanece abierta hasta que es cancelada. Normalmente no se
conoce por adelantado el nmero de volmenes que recibir, ni el precio por cada volumen.
1.6 Sistemas de Adquisiciones

El control (esto es, limitaciones en actividades) del sistema de Adquisiciones y los registros
pueden ser administrados por sub-niveles. El subnivel que es usado para un sitio particular
puede estar basado en sub-bibliotecas (individual o en grupos), o puede estar basado en una
entidad especial llamada Unidades de orden. La seleccin (unidad de orden o sub-
biblioteca) es tomada usando la definicin de la tabla del sistema. Estos controles son
opcionales.
Ejemplos de posibles configuraciones de control:
Actualizar Autorizacin
o Registro de la orden solo un usuario que tenga

autorizacin para la unidad de orden/sub-biblioteca puede
actualizar el registro de la orden.
Usuario Autorizado
o Presupuesto si el presupuesto es asignado a una unidad

de orden/sub-biblioteca en particular (o una nica sub-
biblioteca o unidad de orden), entonces las asignaciones,
facturas y transferencias puede ser hechas solo por un usuario
que este autorizado para estas unidades de orden/sub-
bibliotecas.
o Proveedor si el proveedor es asignado a una unidad de

orden/sub-biblioteca (o una nica biblioteca o unidad de
orden), entonces el proveedor puede ser asignado a una orden
solo si el registro de la orden esta asignado a la misma unidad
de orden/sub-biblioteca.
1.7 Requisitos
Antes de comenzar cualquier orden, primero debe asegurarse que:
una lista de monedas ha sido creada y la tasa de cambio definida.
una lista de proveedores ha sido creada y se ha incluido la forma del

proveedor que desea para la orden.
una lista de presupuestos ha sido creada e incluido el presupuesto que

desea debitar. Este paso es opcional y es solo para usuarios que desean
controlar el presupuesto.
1.8 Contraseas
Ms funciones de actualizacin dentro del mdulo de Adquisiciones/Seriadas requieren de
autorizacin de contraseas, incluyendo adicin, actualizacin, y borrado de ordenes, y
trabajo con presupuestos y proveedores. Las autorizaciones pueden darse por fundn o
para funciones globales, y por unidades de orden/sub-bibliotecas o para todas las unidades
de orden/sub-biblioteca.
2 Monedas
La funcin monedas permite definir los valores para las monedas usadas por el proveedor y
proveedores de PIB.
Este captulo incluye las siguientes secciones:
Moneda local
Lista de monedas
Tipo de cambio
Agregar moneda
2.1 Moneda Local

El cdigo de la moneda local es definido en aleph_start. Por ejemplo:
setenv local_currency COD
Para la moneda local definida, el tipo de cambio siempre es 1.000 (la tabla de monedas no
es consultada). El sistema no permite adicionar, reemplazar o borrar un tipo para la
moneda local definida.
Hay una opcin para cargar los tipos de cambio de la moneda desde fuentes externas, (por
ejemplo, el Banco de Amrica) usando el servicio Cargar tipos de cambio de monedas (acq-
20). Esto significa que no es necesario actualizar el tipo de cambio manualmente; el
sistema puede cargar la actualizacin desde fuentes externas en la lista de monedas.
Para usar Cargar tipos de cambio de monedas (acq-20), usted debe tener un archivo con
datos validos en el directorio del escenario llamado currency.dat. El archivo debe estar en
el formato:
NNN DDDDDDDD R.R
Por ejemplo:
USD 20002804 4.035
2.2 Lista de monedas

Seleccione el nodo Moneda de la pestaa Administracin. La lista de monedas ser
mostrada en el panel superior:
Esta ventana muestra los tipos de campo que se hicieron en la fecha ingresada en la lnea.
Si un tipo de cambio fue definido para una moneda particular en una fecha superior a la
fecha del ttulo, el tipo ser mostrado como 0.000000.
Para ver los cambios de la moneda que fueron realizados en otra fecha, pulse sobre la
flecha ubicada a la derecha del campo Ingresar Fecha Anterior y luego pulse Ir.
Agregar Tipo
Para agregar un nuevo tipo para una moneda que ha sido definida, seleccione la moneda y
pulse sobre Agregar Tipo. Ingrese el nuevo cambio en el campo tipo de cambio en el panel
inferior, pestaa Tipo de cambio y clic en Agregar.
Para agregar un cambio a la moneda que no ha sido definida, primero definala pulsando en
Agregar moneda. La moneda se agregar a la lista y usted puede entonces seleccionarla y
agregar el tipo de cambio.
Eliminar
Para borrar un tipo para una moneda particular, con una fecha particular, seleccione la
entrada y pulse sobre Eliminar. El sistema le pedir que confirme la eliminacin.
Agregar moneda
Para definir una nueva moneda (no es tipo de cambio), pulse sobre Agregar moneda y
llene los detalles del panel inferior. (Despus de que ha definido la nueva moneda, usted
puede definir el tipo de cambio seleccionndola y pulsando en Agregar tipo.)
Borrar moneda
Para borrar la moneda del sistema, seleccione la moneda y pulse sobre Borrar moneda. El
sistema le pedir que confirme la eliminacin. Si selecciona Si, todos los tipos de cambio
sern borrados. Tenga cuidado de no eliminar una moneda que se haya usado para ordenes.
Si la moneda seleccionada para borrar esta usada en transacciones de presupuesto no se

permitir borrar la moneda. Recibir el siguiente mensaje La moneda esta usada en
transacciones de presupuestos. No es posible borrarla.
2.3 Agregar tipo

Cuando pulse sobre Agregar tipo en la lista de Monedas, el marco se mover a la pestaa
Tipo de cambio del panel inferior:
Ingrese el nuevo tipo de cambio, cambie la fecha si es necesario, y pulse sobre Agregar.
Cdigo
El cdigo de la moneda es tomado automticamente para usted. Usted no podr cambiar
esta informacin.
Descripcin
La descripcin es llenada automticamente para usted.
No. Unidades por tipo de cambio

Esta informacin es automticamente llenada para usted.
Fecha del tipo de cambio

Ingrese la fecha en la cual el tipo de cambio toma efecto.
Tipo de cambio
En muchos casos, su moneda local tendr el tipo de cambio 1.000000. Las dems monedas
son moderadas contra este estndar.
2.4 Agregar moneda

Cuando pulse sobre Agregar moneda en la lista de Monedas, el marco se mover a la
pestaa Moneda del panel inferior:
Llene los detalles y pulse sobre Agregar.
Cdigo de moneda
Este es un cdigo de tres caracteres nico que identifica la moneda. Tenga cuidado al
ingresar este cdigo porque despus de hacer clic en Aceptar, no podr cambiarlo. Una
lista de monedas y sus cdigos estn disponibles en la Web.
Nota
Sistemas que trabajan con EDI debe asegurarse de que sus cdigos de moneda coincidan
con la lista ISO 4217.
Descripcin
Use este campo para ingresar una descripcin de la moneda. Por ejemplo, ingrese Francos
franceses para describir el cdigo FRF.
No. Unidades Por Tipo de Cambio

Frecuentemente, usted querr especificar una unidad extranjera por tipo de la moneda local.
Sin embargo, hay casos en los que debe especificar ms de una unidad extranjera por el tipo
de cambio local. (Por ejemplo, si su moneda local es Israeli Shekel, deber especificar
1000 liras italianas en 2.4870 Israeli Shekel. Para esto, ingrese 1000 en este campo, y
2.4870 en el campo Tipo de cambio de la ventana Agregar/modificar tipo de cambio.
3 Proveedores
Antes de comenzar cualquier orden, debe asegurarse primero que la lista de proveedores
este creada y este incluido el proveedor que desea para la orden.
Lista de proveedores
Formulario del proveedor
Proveedor dos niveles
3.1 Lista de proveedores

Seleccione el nodo Proveedores de la pestaa de Administracin. La lista de proveedores
ser mostrada en el panel superior:
La lista de proveedores en la pestaa Proveedor del panel superior permite
agregar/duplicar y borrar proveedores. Para modificar un proveedor existente, seleccinelo
y actualice los campos en el panel inferior.
Nota
El sub-nivel en la lista de proveedores, panel superior bajo la lista de proveedores es
mostrado solo cuando el sistema es definido para ser usado en dos niveles.
Usted puede usar los filtros de bsqueda para agilizar la consulta de un proveedor
particular:
Las siguientes formas de consulta estn disponibles:

Nombre
Usted puede ir a un punto particular en la lista ingresando el nombre del proveedor en el
espacio proporcionado y pulsando en Ir.
Cdigo
Usted puede ver la lista de proveedores y saltar a un punto particular en la lista, ingresando
parcialmente un cdigo del proveedor en el espacio proporcionado y pulsando en Ir.
Exacta
Para recuperar un presupuesto especifico, digite el cdigo del presupuesto exacto y pulse
sobre Ir.
Palabras clave
Usted puede recuperar proveedores por palabras clave que usted asigne. Puede truncar
palabras ingresando las primeras letras de su bsqueda (por ejemplo, Hog para recuperar
Hogwarts). Los siguientes campos son consultados para las palabras claves.
Cdigo adicional
Nombre del proveedor
Contacto
Pas
Tipo de material
Direccin del proveedor
Cuando consulta la lista de proveedores por nombre o por cdigo tambin puede usar los
filtros: Sub-Biblioteca y Moneda.
Nota
Si el proveedor no fue definido como asociado a una unidad de orden/sub-biblioteca, el
proveedor aparecer en la lista de proveedores, no importa la unidad de orden/sub-
biblioteca seleccionada para el filtro. Use un asterisco (*) como sufijo en el filtro unidad de
orden/sub-biblioteca para filtrar la lista de proveedores por aquellos que comienzan con una
cadena especifica
Botones en la lista de proveedores

Los siguientes botones estn disponibles en el panel de la vista de proveedores:
Nuevo
Para agregar un nuevo proveedor a la lista, pulse sobre Nuevo. El panel inferior se activar
y el formulario del proveedor ser mostrado para que lo llene.
Duplicar
Puede adicionar un nuevo proveedor copiando los detalles de un proveedor existente y
editando esta informacin. Para esto, seleccione el proveedor del cual desea copiar la
informacin, y luego pulse sobre Duplicar. El formulario del proveedor es mostrado en el
panel inferior, llenado con la informacin copiada del proveedor seleccionado. Usted
puede entonces editar el formulario con la informacin apropiada para el nuevo proveedor.
Borrar
Para borrar un proveedor de la lista, seleccione el proveedor y pulse sobre Borrar.
Notas
1. si existe una orden o una factura genera conectada al proveedor, el sistema no permitir
borrar el proveedor
2. En mltiples ambientes ADM, dependiendo de la configuracin de su sistema, el puede
verificar lo siguiente antes de borrar el registro Global del proveedor un registro Global
tiene enlaces a sub-niveles, ordenes, facturas o registros de PIB en cualquiera de los
sistemas?
Si una orden o factura o registro de PIB es encontrado en cualquier ADM (incluyendo las
unidades conectadas al ADM), el borrado del registro global del proveedor es bloqueado.
Si sub-niveles enlazados son encontrados en otras unidades ADM (excluyendo la unidad a
la cual esta conectada), el borrado del registro global del proveedor es bloqueado.
Si las verificaciones anteriores han pasado y los sub-niveles existen solo en la unidad ADM
conectada el registro Global del proveedor es borrado.
Direccin
Cuando pulse sobre Direccin, el formulario de direcciones del proveedor es mostrado.
Este formulario es usado para registrar las direcciones del proveedor para las rdenes,
reclamos, pagos, devoluciones y EDI.
Ingrese las direcciones del proveedor para usar en las rdenes, pagos, reclamos,
devoluciones y EDI.
Nota
Debe ingresar una direccin para las ordenes, pero puede dejar en blanco las dems. Si
deja en blanco las dems, la direccin de la Orden es usada. Si la direccin de Pagos es
llenada, esta ser mostrada en la impresin del servicio reporte de facturas (acq-10). Si la
direccin de pagos no es llenada, la direccin de la Orden ser usada en el reporte impreso
de facturas. Adicionalmente, si deja en blanco el nombre del proveedor en esta ventana, el
nombre del formulario de informacin del proveedor ser llenado aqu.
Al lado del campo E-mail existe un icono de un sobre. Cuando pulse sobre l, una forma
de mensaje aparece, permitiendo enviarle un mensaje de correo electrnico al proveedor.
Agregar
Este botn aparece solo cuando su sistema esta configurado para usar el modo dos-niveles
de proveedor. pulse sobre Agregar para asignar un nivel secundario de unidad de
orden/sub-biblioteca al proveedor.
Borrar
Este botn solo aparece cuando su sistema esta configurado para usar el modo dos-niveles.
Para borrar un sub-nivel del proveedor, seleccione el sub-nivel (unidad de orden o sub-
biblioteca) y pulse sobre Borrar.
3.2 Formulario del proveedor

El formulario del proveedor permite registrar informacin administrativa del proveedor.
Nota importante para sistemas que usan dos niveles:
La misma forma es usada para el proveedor genrico y el sub-nivel del proveedor. Cuado
modifica/agrega un sub-nivel, algunos de los campos del formulario se mantiene solo de
lectura. Su administrador determina que campos pueden definirse para el registro del sub-
nivel y que campos sern solo de lectura tomados del registro genrico del proveedor.
El formulario del proveedor tiene cuatro partes, accesibles pulsando en la pestaa de cada
parte. Cuando termine de llenar las cuatro partes, pulse sobre Actualizar.
Nota
Las direcciones del proveedor estn disponibles pulsando en el botn Direccin de la lista
de proveedores
3.2.1 Pestaa Informacin del proveedor 1

Cuando pulse sobre la pestaa 1 de informacin, el siguiente formulario es mostrado:
Fecha de creacin
Esta es la fecha en la cual es registro fue abierto. Es llenada automticamente por el
sistema.
Fecha de actualizacin
Esta es la fecha en la cual el registro fue actualizado. Es llenada automticamente por el
sistema.
Catalogador
Este es un campo solo de lectura. El nombre del usuario staff actual es automticamente
insertado en este campo.
Cdigo del proveedor

Este campo es obligatorio. El cdigo del proveedor es un cdigo nico alfanumrico por el
cual el sistema identificar al proveedor. Usted puede ingresar hasta 20 caracteres
alfanumricos.
Solo para el Puede configurar su sistema para ejecute una verificacin en el prefijo del cdigo del
administrador proveedor. Para las instrucciones de la configuracin vea el captulo Administracin del
sistema
EDI solo para ordenes

Esta opcin es relevante solo para EDI. Si una orden ha sido enviada va EDI, este campo
es consultado en cuanto al mtodo de enviar para un registro de reclamo. Seleccione esta
opcin para enviar el reclamo al proveedor por un mtodo diferente a EDI.
Cdigo del proveedor EDI
Este campo es relevante para EDI.
Solo para el Para asegurarse de que una orden puede enviarse por EDI a un proveedor, usted debe
administrador ingresar el cdigo EDI del proveedor. El cdigo EDI del proveedor puede tener hasta 35
caracteres.
Para instrucciones de configuracin, vea el captulo Administracin del sistema

Campo obligatorio. Este es el nombre, como aparecer en la lista de proveedores. El
nombre que ingrese aqu puede ser diferente al nombre que ingrese para las direcciones de
la Orden, reclamo, pago o devolucin. En este campo, ingrese solo el nombre (hasta 150
caracteres), y no la direccin del proveedor.
Estado del proveedor

Este campo es opcional. Ingrese un cdigo de dos caracteres definido por su administrador
en la orden para diferenciar los proveedores. Un proveedor con estado NA (no activo) no
puede asignarse a una orden.
Idioma del proveedor

Campo obligatorio. Este es el idioma de las formas (cartas de ordenes, reclamos) que son
enviadas al proveedor.
Pas
Campo opcional. Es informacin de referencia.
Tipo de material
Este campo es opcional. selo para describir el tipo de material que generalmente ordena a
este proveedor. Puede ingresar hasta 20 caracteres.
Nota
Puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres.
3.2.2 Pestaa Inf. del Proveedor 2

Cuando pulse sobre la pestaa 2, el siguiente formulario es mostrado:
No. cuenta (M)

Este es su nmero de cuenta para monografas, registrada por el proveedor. Este campo es
opcional.
No. cuenta (S)

Este es su nmero de cuenta para seriadas, registrada por el proveedor. Este campo es
opcional.
Institucin bancaria
Opcional. Usted puede ingresar el nombre del banco y el nmero de cuenta usado por el
proveedor.
Moneda 1-4
Estas son las monedas usadas por el proveedor y las monedas en las cuales usted recibir
las facturas. Puede ingresar hasta cuatro monedas. La moneda 1 ser copiada a cada orden
de este proveedor como la moneda predeterminada.
Si la variable CHECK-INVOICE-CURRENCY es Yes, al menos una moneda debe

Solo para el
administrador
ingresarse en la pestaa de cuenta en el formulario del proveedor; cuando asigna una
factura general a una orden, el sistema solo permitir colocar una de las cuatro monedas
definidas. La moneda 1 es la predeterminada.
Si la variable CHECK-INVOICE-CURRENCY es No, el campo moneda en la pestaa

cuentas del formulario del proveedor no es obligatorio; cuando usted asigna una factura
general a una orden, el sistema permitir selecciona una moneda que no este definida en el
formulario del proveedor.
Las listas actualizadas de monedas y sus cdigos estn disponibles en la Web.
Signo
Entre un ms (+) o un menos (-) para indicar si hay un cargo adicional o un descuento para
ordenes de este proveedor. Esto se relaciona con el precio estimado, esto es, el
compromiso. Puede dejar el campo en blanco, si lo llena, asegrese de llenarlo en trminos
de porcentaje.
Si el signo es - (menos), un error es reportado si el porcentaje es mayor a 100.00%
Porcentaje
Ingrese el porcentaje del cargo o descuento
Entrega de la orden
Esta es la forma en la cual su biblioteca enva la orden al proveedor.
Formato de la carta
Este el recibo predeterminado de la orden que se generar para el proveedor, a menos que
otro este definido en el formulario de la Orden de la adquisicin. Este recibo ser generado
cuando pulse sobre el botn Enviar en la ventana Lista de Ordenes.
Mtodo de envo
Usted puede seleccionar imprimir el recibo de la orden y enviarlo por correo convencional,
o puede enviar el recibo por correo electrnico. Note que para enviar el recibo por e-mail,
la direccin debe estar en la ventana de direcciones del Proveedor y la definicin correcta
debe ser configurada en el archivo print.ini por el administrador.
Formato de la lista
Este es el formato que el sistema usa cuando se genera una lista de ordenes para un
proveedor en el momento de ejecutar el servicio Enviar lista de ordenes a un proveedor
(acq-14).
Mtodo de envo de la lista

Usted puede seleccionar imprimir la lista y enviarla por correo convencional, o puede
enviar la lista por correo electrnico. Note que para enviar una lita de ordenes por e-mail, la
direccin de correo electrnico debe estar en la ventana de direcciones del proveedor y la
correcta definicin debe ser configurada en el archivo print.ini por el administrador.
3.2.3 Pestaa Inf. del Proveedor 3
Contacto 1-5
Estos campos son opcionales. Hasta 5 contactos de personas pueden ser ingresados en
estos 5 campos. Cada campo de contacto contiene hasta 200 caracteres. Cuando se asigna
un proveedor a una orden, el primer contacto (desde el campo contacto 1) ser usado como
predeterminado en el campo Contacto del proveedor en el formulario de la orden. Todos
los nombres en los 5 campos de contacto sern listados en el men de seleccin del campo
contacto del proveedor en el formulario de la orden.
Tipo de entrega 1-5 & Demora en la entrega 1-5

Para cada tipo de material (entrega 1-5), tambin ingrese la demora en la entrega (demora
de entrega 1-5). Cuando se determina la demora de entrega, se toma en cuenta el tiempo
que generalmente toma en recibir el material desde el da en el que la orden es enviada al
proveedor. La informacin de estos campos es usada por el sistema para calcular el E.D.A.
(fecha estimada de llegada) de la orden. Los campos de entrega 1-3 son usados por los
registros de adquisiciones; los campos de entrega 4-5 son usados por registros de seriadas.
Es obligatorio seleccionar entrega 1 (Monografas) o entrega 4 (Seriadas) en el campo tipo
de entrega cuando de adiciona o actualiza el registro del proveedor. Si no se selecciona un
tipo de entrega, el registro de la orden no podr ser llenado.
Mail Anexo
Este campo define como el proveedor recibe las cartas en mensajes de correo electrnico.
Las opciones son para ser recibidas solo en anexos HTML, solo en texto plano dentro del
cuerpo del correo electrnico, o ambos. El valor predeterminado es ambos.
3.3 Unidades de Orden
Sub-bibliotecas/Unidades de orden
Esta pestaa puede ser llamada Sub-bibliotecas o Unidades de Orden. Esto depende de si
su sistema de adquisiciones trabaja con sub-bibliotecas o con unidades de orden. pulse
sobre la pestaa de Sub-bibliotecas/Unidades de orden para asignar una o ms unidades de
orden/Sub-bibliotecas al proveedor.
Nota
Si su sistema no es configurado para trabajar con dos niveles de proveedor, use la pestaa
Unidades de orden/Sub-bibliotecas para asignar las Unidades de orden/Sub-bibliotecas
permitidas al proveedor. El sistema permitir asignar un proveedor a una orden solo si las
Unidades de orden/Sub-bibliotecas del proveedor coinciden con las Unidades de
orden/Sub-bibliotecas de la orden. Si no selecciona alguna Unidad de orden/Sub-
bibliotecas, todas las Unidades de orden/Sub-bibliotecas sern asignadas al proveedor. Sin
embargo, si su sistema esta configurado para trabajar con dos niveles de proveedor, usted
no tiene que usar la pestaa de Unidades de orden/Sub-bibliotecas para definir las Unidades
de orden/Sub-bibliotecas permitidas para el proveedor. En cuanto al registro del subnivel
del proveedor que es creado especificando una unidad de orden/sub-biblioteca, usted puede
asignar este subnivel del proveedor a ordenes cuyas Unidades de orden/Sub-bibliotecas
coincidan con las Unidades de orden/Sub-bibliotecas del subnivel del proveedor.
3.4 Dos niveles de proveedor

Esta seccin es relevante solo para sistemas que trabajan con dos niveles. sta opcin
permite mantener el mismo registro genrico del proveedor o registros separados por
subnivel para diferentes unidades de orden/sub-bibliotecas. Los dos niveles de proveedor
es una caracterstica opcional.
Esta caracterstica depende de la siguiente variable en tab100:

TWO-LEVEL-VENDOR Y/N
Solo para el Cuando TWO-LEVEL-VENDOR esta definida como Y, el sistema administra un
administrador proveedor con dos niveles. Cuando esta definida como N, el sistema usa solo un nivel del
proveedor genrico.
Cuando su sistema es definido para trabajar con dos niveles de proveedor, cada proveedor
puede tener dos tipos diferentes de registros:
Registro de primer nivel: el registro del proveedor genrico, el cual es el

registro predeterminado.
Registro de subnivel: la unidad de orden o sub-biblioteca especificada con
el mismo cdigo del proveedor (como esta en el registro genrico) y un
registro nico del sub-nivel del proveedor. Cada sub-nivel puede tener
diferente informacin para el mismo registro genrico del registro del
proveedor.
Dependiendo de la configuracin de su sistema, el sub-nivel puede ser Sub-biblioteca o
Unidad de Orden.
Solo para el Esto depende la siguiente variable en la ta100:

administrador USE-ORDER-UNIT Y/N
Cuando la variable esta definida como Y, el sistema de adquisiciones trabaja con unidades
de orden y el subnivel ser Unidad de orden.
Cuando la variable es definida como N, el sistema usa sub-biblioteca y el sub-nivel es una
sub-biblioteca.
Si usted trabaja en un ambiente multi-ADM, su sistema puede ser configurado para
impedirle ver los sub-niveles asociados con sub-bibliotecas o Unidades de orden de
unidades ADM diferentes a la unidad ADM a la cual esta usted conectado. Esto significa
que si usted es un usuario staff de una unidad ADM especifica, usted estar impedido para
ver, cambiar o borrar subniveles asociados con sub-bibliotecas o unidades de orden de otras
unidades ADM.
Por ejemplo, en la siguiente lista de proveedores, un usuario staff esta conectado a USM50.
El cdigo del proveedor ANAT con subniveles asociados en USM50 es mostrado:
Aqu, un usuario esta conectado a USM51. El cdigo del proveedor ANAT asociado a
subniveles en USM51 se ve as:
Sin embargo, un usuario staff de USM50 solo ver los siguientes subniveles:
Lo siguiente es un ejemplo de cmo el proveedor con dos niveles es usado. En este
ejemplo, el sistema trabaja con subnivel sub-biblioteca (no unidad de orden). A.V. es un
proveedor genrico el cual tiene diferentes porcentajes de descuento en dos sub-bibliotecas
diferentes: UARCV y ULINC. Cada sub-biblioteca puede tener su propio registro de
proveedor de subnivel para A.V: un subnivel A.V. para UARCV y otro subnivel A.V para
UNLINC. El campo del porcentaje de descuento ser diferente en cada registro de
subnivel del proveedor. Cuando el proveedor A.V. es asignado a la orden UARCV, el
porcentaje predeterminado de descuento ser tomado del registro subnivel del proveedor
A.V. Cuando el proveedor A.V. es asignado a una orden UNLINC, entonces el porcentaje
del descuento ser tomado del registro subnivel de ULINC. Bsicamente, este representa
un proveedor genrico con dos registros de subnivel por sub-biblioteca. Si su sistema esta
configurado para trabajar con unidades de orden (en lugar de sub-biblioteca), habr un
proveedor genrico con dos (o ms) subniveles por unidad de orden.
3.5 Lista de proveedor por subnivel
Cuando su sistema es configurado para trabajar con dos niveles, la lista es mostrada bajo la
lista de proveedores en el panel superior.
Para cambiar o ver informacin de registro genrico (USM50) o uno de los registros del
sub-nivel, seleccione el registro apropiado. Los detalles sern mostrados para edicin en el
panel inferior. Cuando modifica el formulario del subnivel del proveedor, algunos campos
sern solo de lectura y otros podrn ser cambiados para el registro del subnivel.
tab_vendor_sub_lib define que grupo de campos del registro del proveedor sern
Solo para el
administrador tomados y sern solo de lectura para el registro del subnivel y que grupo de campos podrn
ser definidos especficamente para el registro del subnivel.
Agregar
pulse sobre Agregar para insertar un nuevo subnivel al proveedor genrico. Este abrir la
ventana Agregar Subnivel, la cual permite seleccionar la unidad de orden/sub-biblioteca
que desea adicionar como subnivel del registro del proveedor. Despus de seleccionar el
subnivel, el formulario del proveedor de la unidad de orden/sub-biblioteca se activar en el
panel inferior para ser llenado.
Borrar
Use el botn Borrar para eliminar el subnivel seleccionado. Para borrar el registro
genrico del proveedor, use el botn Borrar en la lista principal de proveedores. Este
borrar el proveedor genrico y todos sus registros de subnivel.
3.6 Formulario Informacin del proveedor subnivel

El registro del subnivel del proveedor tiene la misma estructura del registro genrico del
proveedor. Cuando agrega un subnivel, los campos sern inicialmente llenados con la
informacin del registro genrico. Esto depende de la configuracin de su sistema. Parte
de los campos pueden ser definidos especficamente para el subnivel, y parte de los campos
solo de lectura y su informacin es tomada del registro genrico.
Solo para el
administrador (Esto depende de la configuracin en tab_vendor_sub_lib).
El siguiente es un ejemplo del regitro de subnivel UARCV para el proveedor A.V. en la

pestaa de info 2.
Como puede ver en el ejemplo anterior, la mayora de los campos son solo de lectura. Esta
informacin esta basada en el registro genrico del proveedor y el usuario no podr
cambiarla. Solo los campos de nmeros de cuenta, signo y porcentaje pueden ser definidos
especficamente para el subnivel UARCV. Su administrador puede determinar que campo
son de lectura y que campos pueden ser especficos para el subnivel. Cuando usted asigna
el proveedor A.V. a un registro URLEC, la informacin predeterminada del registro del
proveedor ser tomada del subnivel UARCV. Si no hay un subnivel que coincida con la
unidad de orden/sub-biblioteca, el sistema usa la informacin del registro genrico.
4 Presupuestos
Los presupuestos son una caracterstica opcional y son solo para usuarios que desean
controlar el presupuesto. Antes de comenzar cualquier orden, primero debe crear una lista
de presupuestos. Despus de que el presupuesto ha sido creado, este puede ser asignado a
una orden (vea el captulo de Ordenes en la pgina 43). Este captulo incluye las siguientes
secciones:
Lista de presupuestos
Formulario del presupuesto
Jerarqua del presupuesto
Permisos
4.1 Lista de presupuestos

Seleccione el nodo presupuestos de la pestaa Administracin. La lista de presupuestos
ser mostrada en la pestaa Presupuestos del panel superior. Usted puede agregar,
modificar y borrar presupuestos.
Use el rea de filtros para buscar el presupuesto apropiado.
Puede buscar la lista de presupuestos de la siguiente forma:
Bsqueda
Puede explorar la lista de presupuestos y saltar a un punto particular en la lista ingresando
un cdigo parcial del presupuesto en el espacio proporcionado y luego pulsando en Ir. La
opcin de Bsqueda permite filtrar la lita solo por aquellos presupuestos usados por una
unidad de orden/sub-biblioteca, presupuestos que tienen un estado en particular, y/o
presupuestos de un ao particular.
Nota
Si el presupuesto no fue definido asociado con una unidad de orden/sub-biblioteca en
particular, el presupuesto aparecer en la lista, no importa la unidad de orden/sub-biblioteca
seleccionada para el filtro. Seleccione la casilla Ver autorizados para mostrar solo los
presupuestos para los cuales el usuario al menos una clase de permiso. (Las autorizaciones
a usuarios se realizan desde la ventana de presupuestos, llamada en la ventana de
privilegios del staff).
Palabras
La bsqueda por palabras recupera presupuestos por las palabras que ingreso. Usted puede
truncar las palabras ingresando las primeras letras de su consulta. Los siguientes tres
campos sern consultados: Nombre, presupuesto externo y departamento.
Exacto
Para recuperar un presupuesto especifico, ingrese el cdigo exacto del presupuesto y Luego
pulse sobre Ir.
Comodn
La bsqueda con comodn permite seleccionar un grupo de presupuestos ingresando el
cdigo del presupuesto parcial y un asterisco (*). Por ejemplo, B*-2003 recuperar todos
los presupuestos que comienzan con la letra B y finaliza con -2003
Grupo
Ingrese un grupo del presupuesto y pulse sobre Ir. Por ejemplo, MON recuperar todos los
presupuestos que tienen MON (Monografas) en el campo Grupo del presupuesto en la
pestaa 1 de informacin del presupuesto del panel inferior.
Es posible filtrar la bsqueda por Grupo usando el estado y el ao del presupuesto (para
presupuestos anuales con sufijo -AO o presupuestos no anuales que segn las
convenciones pertenecen a cualquier ao). Seleccione el Grupo, ingrese el termino de
bsqueda como una cadena en el campo, por ejemplo, MON 2003 AC para indicar un
presupuesto activo con el grupo MON para el ao 2003, o alternativamente ingrese el grupo
MON como una cadena de bsqueda y llene en estado AC y el ao 2003 en los campos
correspondientes del filtro.
Nota importante
Dependiendo de la configuracin de su sistema, la lista de presupuestos puede contener
solo aquellos presupuestos con unidades de orden/sub-biblioteca que coinciden con el
usuario asignado a la unidad de orden/sub-biblioteca.
4.1.1 Botones en la lista de presupuestos

Los siguientes botones estn disponibles en esta ventana:
Nuevo
Para agregar un nuevo presupuesto a la lista, pulse sobre Nuevo. El formulario del
presupuesto en el panel inferior ser mostrado para ser llenado.
Duplicar
Usted puede agregar un nuevo presupuesto copiando los detalles de un presupuesto
existente y editando el formulario. Para esto, seleccione el presupuesto cuya informacin
desea copiar, luego pulse sobre Duplicar. El formulario del presupuesto ser cargado para
el nuevo presupuesto, el cual estar llenado con la informacin copiada del presupuesto
seleccionado. Usted puede entonces editar el formulario con la informacin apropiada para
el nuevo presupuesto.
Borrar
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre Borrar. Si
un presupuesto esta enlazado a una orden no podr borrarse.
4.2 Formulario del presupuesto

Cuando pulse sobre Nuevo o Duplicar en la lista de presupuestos (panel superior), el panel
inferior se activa y el formulario del presupuesto es mostrado, permitiendo registrar
informacin administrativa acerca del presupuesto. El formulario tambin permite
actualizar detalles de un presupuesto existente seleccionado en la lista de presupuesto del
panel superior.
El formulario tiene cinco partes, accesibles pulsando en la pestaa de cada parte. Cuando
termine de llenar las pestaas: Inf. Presupuesto 1 e info. Presupuesto 2, pulse sobre
Agregar o Actualizar.
4.2.1 Info. Presupuesto 1

Cuando el usuario pulse sobre la pestaa Info. Presupuesto 1, la siguiente forma es
mostrada.
Fecha de creacin
Esta es la fecha en la cual el registro fue abierto. Esta es llenada automticamente por el
sistema.
Departamento
Ingrese el departamento dentro de la institucin al cual el presupuesto esta enlazado.
Nombre externo
Si el presupuesto es parte de una autoridad administrativa superior, ingrese el cdigo del
presupuesto para esta autoridad aqu.
Cdigo del presupuesto

El cdigo del presupuesto es el cdigo nico por el cual el sistema identifica el presupuesto.
Puede ingresar hasta 50 caracteres alfanumricos. El formato recomendado es cdigo-ao,
por ejemplo HISTORIA-1998. Este formato no es requerido, pero si su presupuesto es
anual, usted podr usar varias caractersticas que requieren del formato cdigo-ao.
Presupuesto padre
Opcional. Si existe un presupuesto padre, ingrese el cdigo aqu. Use el presupuesto padre
para el reporte de facturas. Si la casilla es seleccionada, entonces el presupuesto padre es
reportado en el reporte de facturas (servicio: acq-10) en lugar del presupuesto mismo. Si
existe un abuelo, el reporte final del presupuesto es el primer padre/abuelo en donde la
casilla Use el presupuesto padre para el reporte no este seleccionada. Si la casilla no es
seleccionada, el presupuesto mismo ser reportado en el reporte de facturas.
Use presupuesto padre para el reporte de facturas

Si la casilla es seleccionada, entonces el presupuesto padre en lugar del mismo presupuesto
es impreso en el reporte de factura (acq-10). Si existe un abuelo, el presupuesto final
impreso es el primer padre/abuelo en donde el campo Use presupuesto padre para el reporte
de facturas no esta seleccionado. Si la casilla no es seleccionada, el presupuesto mismo
ser impreso en el reporte de facturas (acq-10).
Tipo de presupuesto
El tipo de presupuesto es solo informativo. Si no selecciona el tipo de presupuesto, el
sistema selecciona el primero en la lista como predeterminado, Los diferentes tipos son
definidos por el administrador. Algunos ejemplos de tipos de presupuesto son:
REG - Regular
INB - Interno
SPE - especial
RES - Consulta
CLS presupuesto balanceado
Nombre
Este es el nombre del presupuesto. Esta informacin es opcional. Puede ingresar hasta 60
caracteres.
Valido desde/hasta
Ingrese las fechas en las cuales las rdenes pueden ser colocadas contra el presupuesto.
Una orden quedar atrapada si es colocada fuera del periodo valido.
Grupo del presupuesto

Los grupos de presupuestos son usados para combinar varios presupuestos en un grupo para
generar un reporte de presupuestos. Selecciona un grupo del men de seleccin. Por
ejemplo, usted puede desear tener por separado grupos por tipos de material, departamento
y facultad. En este caso, un presupuesto particular, llamado Biologiaseriadas-1998, puede
contener un grupo Seriadas, departamento biologa.
Estado del presupuesto

El estado del presupuesto puede ser activo (AC) o no activo (NA). Una orden que asignada
a un presupuesto no activo quedar atrapada. Si no desea selecciona un estado de
presupuesto, el valor predeterminado es Activo (AC).
Nota 1-4
Cada nota puede contener hasta 100 caracteres de longitud.
4.2.2 Info del presupuesto 2

Cuando el usuario pulse sobre esta pestaa, el siguiente formulario es mostrado:
Cdigo del objeto

Seleccione el cdigo del objeto apropiado para el presupuesto. Hasta 20 cdigos de objetos
pueden ser asignados a un presupuesto. Los cdigos de objetos pueden ser usados para
crear jerarqua dentro de un presupuesto y clasificar los compromisos. Si el uso de un
cdigo de objeto es obligatorio (dependiendo de la configuracin de su sistema), entonces
un cdigo de objeto debe ser asignado a una lnea de tem en la factura y debe coincidir con
el cdigo de objeto asignado al presupuesto. Si no selecciona un cdigo, todos son
seleccionados automticamente. La lista de cdigos de objeto disponibles puede ser
definida por su administrador.
Mximo a comprometer sobre/bajo

Esta es la cantidad mxima por la cual el presupuesto puede ser comprometido, por encima
o por debajo del balance estimado del presupuesto. Este campo tambin depende de las
casillas: Expresado como porcentaje y Lmite por debajo gastar/comprometer.
Por ejemplo, cuando el balance estimado es $100, si el compromiso mximo sobre/bajo es

$20, y el lmite no es seleccionado (es decir, este campo es Mximo por encima a
comprometer), entonces se puede hacer un compromiso hasta de $120. Este puede ser
expresado como un porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como
porcentaje).
En el otro caso, si la casilla del lmite es seleccionada (esto es, este campo es el mximo por
debajo del compromiso), entonces puede hacerse un compromiso de hasta $80. Este puede
estar expresado como un porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado
como porcentaje).
Mximo a gastar sobre/bajo
Esta es la cantidad mxima por la cual el presupuesto puede ser debitada (esto es, facturas
pagadas), adems del balance del presupuesto estimado. Este campo tambin depende de
las casillas: Expresado como porcentaje y Lmite bajo gastar/comprometer.
Por ejemplo, cuando el balance estimado es $100, si el compromiso mximo sobre/bajo es

$20, y la casilla del lmite no es seleccionada (es decir, este campo es mximo sobre el
compromiso), entonces se puede comprometer hasta $120. Este puede ser expresado como
porcentaje (dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como porcentaje).
En el otro caso, si la casilla del lmite es seleccionada (es decir, este campo mximo a
gastar), se puede comprometer hasta $80. Este puede expresarse como un porcentaje
(dependiendo de si selecciono la casilla Expresado como porcentaje).
Expresado como porcentaje

La casilla Expresado como porcentaje trabaja junto con los campo Mximo a comprometer
sobre/bajo y Mximo a gastar sobre/bajo. Si coloca la marca en la casilla, significa que la
cantidad escrita en los campos Mximo a comprometer sobre/bajo y Mximo a gastar
sobre/bajo sern tomados como porcentaje de la asignacin.
Por ejemplo, si el campo Mximo a comprometer sobre/bajo es 20 y la asignacin es de

1000, y el usuario marca la casilla Expresado como porcentaje y no selecciona la casilla de
lmite, entonces la cantidad mxima a comprometer ser del 20 por ciento, o 200, que ser
adicionado a la asignacin de 1000 para un total de 1200.
Si, por otra parte, no marca la casilla, entonces el valor del campo Mximo a comprometer
ser tomado como tal (no como porcentaje) y agregado a la asignacin. En el ejemplo
anterior, 20 ms 1000 igual a 1020.
Limite bajo gastar./comp.

Esta casilla permite definir si la cantidad (o porcentaje) registrada en los campos Mximo a
comprometer sobre/bajo y Mximo a gastar sobre/bajo es una cantidad por ENCIMA o
DEBAJO
Si el lmite bajo gastar/comprometer es seleccionada (definida como debajo) significa

que la cantidad/porcentaje registrada en Mximo a comprometer y mximo a gastar es
sustrada de la cantidad del balance del presupuesto y el usuario estara impedido para
registrar un compromiso de una orden o la cantidad de una factura cuando el presupuesto
este cerca de ser gastado completamente.
Si el lmite bajo gastar/comp no es seleccionado (definido como encima), la

cantidad/porcentaje registrada Mximo a comprometer y mximo a gastar es adicionada a
la cantidad del balance del presupuesto.
Ejemplo:
El presupuesto ART-2003 tiene un balance de 100 USD. El mximo a comprometer

sobre/bajo es 20%, el limite bajo a gastar/comprometer es seleccionado.
El sistema permitir al usuario gastar solo 80USD. De modo que 20USD (20%) sean
dejados intactos. Si la casilla del lmite NO es seleccionada, entonces el sistema permitir
al usuario gastar 120 USD (encima-comp. de 20%).
Presupuesto Anual
Si usa el formato cdigo-ao (ver informacin de la ventana 1), e indica que este es un
presupuesto anual entonces al final del ao, el remanente del presupuesto puede agregarse
automticamente al presupuesto para el nuevo ao.
Nota
Cualquier compromiso y facturas sin pagar sern transferidos tambin.
4.2.3 Pestaa del Balance

Esta pestaa esta compuesta de la informacin del presupuesto y los cdigos de objetos
(dependiendo de la configuracin de su sistema), proporcionando detalles del presupuesto
seleccionado. Cuando pulse sobre esta pestaa, la siguiente ventana es mostrada:
Asignacin inicial
Esta es la cantidad que fue originalmente asignada al presupuesto.
Asignado
Este es el monto total del la Asignacin regular (ALC) que se ha hecho a este
presupuesto.
Remanente
Esta es la cantidad que fue dejada por el presupuesto del ao anterior y esta acreditada al
presupuesto de este ao.
Transferido
Esta es la suma de todas las transferencias-in menos todas las transferencias-hacia fuera.
Costo del compromiso

Estas son las ordenes que no han sido totalmente facturadas.
Precio de la factura
Estas son las facturas que ha recibido pero que no han sido pagadas.
Pagos
Estas son las facturas que ya han sido pagadas.
IVA de la factura
Esta es la cantidad de IVA de las facturas, las cuales se han recibido pero an no se han
pagado.
IVA pagado
Esta es la cantidad del IVA de las facturas que han sido pagadas.
Balance asignado total

Esta es la suma de las cantidades
Balance actual
Cuando el balance actual es calculado, los compromisos no son substrados. La ecuacin
es: Balance actual = total de asignaciones (pagos + facturas no pagadas).
Balance libre
Cuando el balance libre es calculado, los compromisos son substrados. La ecuacin es:
Balance libre = total asignaciones (pagos + facturas pagadas + compromisos).
Cuando pulse sobre la pestaa Cdigos de objetos, la siguiente ventana es mostrada:
Esta ventana muestra las subdivisiones de los cdigos de objeto del presupuesto. Esta
contiene informacin en cuanto las cantidades pagadas y no pagadas por cada cdigo de
objeto.
4.2.4 Pestaa de transacciones

En el formulario del presupuesto, cuando pulse sobre la pestaa de transacciones, la
siguiente ventana es mostrada:
La lista de transacciones muestra todas las transacciones para el presupuesto seleccionado,
indicando si hay crditos (C) o Dbitos (D). La lista de transacciones puede ser filtrada por
tipo de transaccin. Para mostrar solo el tipo de transaccin seleccionada, escoja el tipo de
transaccin apropiado.
Existen seis tipos de transacciones que pueden aparecer en la lista:
Asignacin inicial (ILC)

Asignacin regular (ALC)
Remanente (CRO)
Transferencia (TRN)
Compromisos (ENC)
Facturas (INV)
Los siguientes son los botones en la pestaa de transacciones:
Filtrar por
Para mostrar solo las transacciones de tipos especficos, seleccione el tipo de transaccin
apropiada y pulse sobre filtrar por.
Asignacin
Para asignar fondos al presupuesto seleccionado, pulse sobre Asignacin. Para ms
informacin, vea tambin Asignar transaccin.
Imprimir
Para imprimir una lista de transacciones, pulse sobre imprimir
Transferir
Para transferir fondos de un presupuesto a otro, pulse sobre Transferir. Para ms
informacin, vea tambin Transferir presupuesto.
Asignar transaccin
Cuando usted pulse sobre Asignacin en la pestaa de Transacciones, la siguiente ventana
aparece:
Esta ventana permite asignar fondos a un presupuesto. Cuando termine de llenar los
campos, pulse sobre Aceptar.
Campos:
Fecha
El sistema automticamente los llena con la fecha actual; peso usted puede cambiarla.
Inicial/Regular
Si el monto asignado es una asignacin inicial (tipo de transaccin ILC), seleccione inicial.
Si la cantidad asignada es adicional o regular (tipo de transaccin ALC), seleccione regular.
El sistema tiene el valor predeterminado como Regular.
Moneda
Esta es la moneda de la asignacin.
Fecha de la moneda
Esta es la fecha del tipo de cambio de la moneda. El sistema automticamente los llena con
la fecha actual, pero usted puede cambiarla.
Cantidad
Esta es la cantidad por la cual el presupuesto es debitado o acreditado.
Debito/Crdito
Este indica si la cantidad ser deducida o adicionada al balance del presupuesto.
Nota
Usted puede adicionar una nota para las transacciones de asignacin (hasta 200 caracteres).
Transferir presupuesto
Cuando pulse sobre Transferir en la pestaa de transacciones la siguiente ventana es
mostrada:
Esta ventana permite transferir cantidades de un presupuesto a otro. Para ejecutar una
transaccin de transferencia de un presupuesto a otro ingrese el cdigo de presupuesto de
los dos presupuestos (del cual la cantidad ser transferida y el otro al cual se har la
transferencia) en el campo Presupuesto. El cdigo del presupuesto puede ingresarse
seleccionndolo de la lista o ingresndolo y presionando Enter. Solo si el cdigo del
presupuesto es vlido sus detalles sern mostrados. De otra forma, un mensaje de error es
mostrado. Use las flechas para transferir las cantidades de un presupuesto a otro. Las
flechas de transferencia estarn disponibles solo cuando los dos presupuesto sean vlidos
(su informacin es mostrada) y la suma a transferir sea mayor a cero.
Haciendo clic en la flecha de la derecha transfiere dinero del presupuesto izquierdo al

presupuesto de la derecha y viceversa para la flecha de la izquierda. Usted puede agregar
una nota para la transaccin de la transferencia ingresando texto en el campo Nota (hasta
200 caracteres).
Usted tambin puede tener acceso a la ventana de transferencia de presupuestos,

seleccionando el nodo Transferir presupuesto. Para transferir cantidades de un presupuesto
a otro, el usuario debe tener permiso de transferencia en los dos presupuestos: del que
transfiere y el que recibe.
Para transferir fondos de un presupuesto a otro, llene la forma y pulse sobre Aceptar.
4.2.5 Pestaa sub-bibliotecas
Esta pestaa es llamada sub-bibliotecas o Unidades de orden, dependiendo si su sistema de

adquisiciones trabaja con sub-bibliotecas o unidades de orden. Esta pestaa es usada para
asignar sub-bibliotecas/unidades de orden a un presupuesto.
La lista en el lado izquierdo de la ventana muestra todas las unidades de orden/sub-

bibliotecas disponibles.
Si una unidad de orden/sub-biblioteca es seleccionada, solo las rdenes para esta unidad de
orden/sub-biblioteca podr ser cargada a este presupuesto. Si no desea seleccionar
cualquier unidad de orden/sub-biblioteca, las rdenes para todas las unidades de orden/sub-
biblioteca pueden ser cargadas a este presupuesto. Note que los usuarios con niveles de
permisos en sub-bibliotecas/unidades de orden podrn colocar ordenes solo para
presupuestos que pertenecen a su biblioteca/unidad de orden. Los usuarios con niveles de
autorizacin globales pueden ingresar cualquier presupuesto. (Esto permite el registro de
una orden a presupuestos que pertenecen a diferentes sub-bibliotecas/unidades de orden en
caso de una orden compartida. Note que si una orden es colocada contra dos o tres
presupuestos de diferentes unidades de orden/sub-bibliotecas, un nivel de usuario de una
sub-biblioteca/unidad de orden no podr actualizar la orden).
4.3 Jerarqua del presupuesto

Los presupuestos pueden ser definidos en una estructura jerrquica. Esta estructura puede
ser utilizada en servicios diferentes y en reportes en lnea del GUI.
4.3.1 Presupuesto padre

El campo presupuesto padre aparece en el formulario del presupuesto pestaa 1. Cuando
un presupuesto tiene una jerarqua superior (un padre), ingrese o seleccione el cdigo del
presupuesto padre de la lista.
El sistema tambin soporte presupuestos abuelos, como se explica en el siguiente
ejemplo: el presupuesto BERG-2003 tienen un presupuesto hijo ART-2003. ART-2003
es un padre de ART-2003-B. En este ejemplo, BERG-2003 tiene un hijo (ART-2003) y
un nieto (ART-2003-B). La configuracin deber ser la siguiente:
En ART-2003-B, ingrese ART-2003 en el campo Presupuesto Padre. En ART-2003,

ingrese BERG-2003 en el campo Presupuesto Padre. En BERG-2003, el cual es el
presupuesto abuelo, deje el campo Presupuesto Padre en blanco.
4.3.2 Use el presupuesto padre para el reporte de facturas

La opcin use el presupuesto padre para el reporte de facturas aparece en la pestaa de
info. 1. Si el presupuesto padre es reportado en el campo presupuesto padre y esta opcin
es seleccionada, entonces el presupuesto padres es impreso en el Reporte de facturas (acq-
10) en lugar del mismo presupuesto. Si existe un abuelo, el presupuesto final reportado es
el primer padre/abuelo en donde la opcin Use el presupuesto padre para el reporte de
facturas no este seleccionado. Si la opcin no es seleccionada, el presupuesto mismo es
impreso en el de facturas y no su padre.
Ejemplo: el presupuesto HIST-COUNCIL es un presupuesto padre de 2 presupuestos:

HIST-A y HIST-B. Las transacciones de las facturas para los presupuestos son:
HIST-A - $5.00
HIST-B - $10.00
Si en los dos presupuestos HIST-A y HIST-B, la casilla Use el presupuesto padre para el
reporte de facturas esta seleccionada, entonces el reporte de la factura ser: $15
comprometido en HIST- COUNCIL. Si en los dos presupuestos HIST-A y HIST-B, la
casilla no es seleccionada, entonces el reporte ser: $5 comprometidos en HIST-A, $10
comprometidos en HIST-B.
Si HIST-A no tiene seleccionada la casilla Use el presupuesto padre para el reporte de

facturas y HIST-B la tiene seleccionada, el reporte mostrar: HIST-COUNCIL $10 y HIST-
A $5.
4.3.3 Jerarqua de presupuestos en reportes

Adems de la opcin de reporte del presupuesto padre en el reporte de facturas, usted puede
tambin seleccionar Usar la jerarqua del presupuesto en los siguientes reportes:
Formulario general de recuperacin (acq-02-01)

Resumen del presupuesto (acq-16)
Lista de ordenes por presupuesto (acq-17)
Use jerarqua de presupuesto Si/No. Esta seleccin esta disponible en estos tres servicios.
Jerarqua del presupuesto en el formulario general de recuperacin (acq-02-01)

Cuando se recuperan ordenes por su presupuesto, el usuario puede especificar a cualquiera
para usar el presupuesto de una orden (Use jerarqua de presupuesto = No) o cualquiera de
los padres/abuelos (Use jerarqua de presupuesto = Si).
Jerarqua de presupuesto en el resumen de presupuestos (acq-16)

El reporte resumen de presupuestos soporta jerarquas mediante los siguientes dos campos:
Balance por jerarqua
El balance por el campo jerarqua es una bandera Si/No. Si Si es

seleccionado, este determina que todas las sumas de los presupuestos son
calculados, no un solo presupuesto, es ms sobre el presupuesto y todos sus
descendientes. Adems, una lista de sus descendientes es mostrado al final
de la seccin.
Ampli presupuestos en jerarquas
La ampliacin del presupuesto en el campo de jerarqua es una bandera Si/No. Si Si es

seleccionado, todos los descendientes son mostrados a la derecha del presupuesto padre.
Los presupuestos descendientes son mostrados con un signo ms (+), el cual marcan su
jerarqua basado en su profundidad. Para traer un reporte completo de jerarqua de un
presupuesto especfico: selecciona un cdigo de presupuesto en el campo Cdigo del
presupuesto. Seleccione Si en los dos campos: Balance por jerarqua y ampliar presupuesto
en jerarqua.
Jerarqua de presupuestos en la Lista de ordenes por presupuesto (acq-17)

El usuario puede seleccionar ejecutar este servicio en modo de jerarqua (Use jerarqua de
presupuesto =Si) para que el reporte tambin incluye los presupuestos padre/abuelo.
4.4 Permisos del usuario en el presupuesto

Las autorizaciones del usuario para un presupuesto son asignadas a travs de la funcin
Privilegios del usuario staff disponible en todos los mdulos. Para tener acceso a las
funciones de los privilegios haga clic derecho en el icono de la llave de la barra de
operaciones (inferior derecho de la ventana) y selecciona privilegios del staff.
El botn Presupuestos en la ventana Privilegios del staff es usado para asignar los
permisos al usuario.
5 Ordenes
Esta seccin explica la funcin Orden. Adems de simplemente ordenar materiales, esta
funcin permite comprometer presupuestos para una orden, generar reclamos, registrar la
llegada del material y registrar facturas.
La funcin orden es accesible desde la pestaa Orden en el panel de navegacin y la desde
la barra Orden.
El captulo de ordenes contiene los siguientes temas:
Bsqueda de ordenes
Lista de ordenes
Formulario de la orden
Enviando ordenes a proveedores
Compromisos para ordenes
tem/Subscripciones
Cancelando ordenes
Borrando ordenes
Bitcora de ordenes
Mensajes en la bitcora
Proceso Multi orden (para monografas)
Para comenzar una nueva orden o para modificar una orden existente, use la barra Orden y
la pestaa Orden. Cada seleccin permite recuperar la lista de ordenes.
5.1 Bsqueda de ordenes

Para recuperar un registro de una orden, usted puede usar la barra de Orden o la pestaa
ndice de la orden.
Barra de la orden
La barra de orden permite recuperar el registro de una orden que corresponda con el
parmetro seleccionado en el tipo de ndice del men. Los parmetros de bsqueda pueden
ser bibliogrficos (por ejemplo, ttulo de la orden, autor de la orden) o Administrativo (por
ejemplo, cdigo del proveedor, nmero de la orden).
Seleccione el parmetro de bsqueda y entre el valor de la bsqueda. Por ejemplo:
seleccione como parmetro de bsqueda: Nmero de orden y digite 81874-1. En cuanto
pulse sobre traer uno de los siguientes resultados:
nico Una coincidencia fue encontrada. La lista de la orden es abierta.
Ninguno No hay entradas coincidentes. El mensaje No se encuentran

coincidencia. Desea ver la lista? es mostrado. Si selecciona Si, la ventana
con la lista del ndice ser abierta con todos los filtros limpios. El tipo de
ndice y el punto de inicio son automticamente llenados. La casilla
Coincidencia exacta no es seleccionada.
Mltiple mltiples entradas coincidentes en el ndice. El menaje: no es

posible encontrar coincidencia. Desea ver la lista? es mostrado. Si
selecciona Si, la ventana con la lista del ndice es abierto con los filtros
limpios. El tipo de ndice y el punto de inicio son llenados
automticamente. La casilla Coincidencia exacta es seleccionada.
Pestaa bsqueda de rdenes

Esta pestaa esta compuesta por dos nodos:
Lista del ndice
ndice de ordenes canceladas y nuevas
Esta ventana permite buscar ordenes cuyos estados son New (nuevas), LC (cancelado por la
biblioteca), VC (cancelada por el proveedor) y CNB (cancelada, no hay presupuesto).
Permite borrar rdenes si tiene permiso para ello.
Lista del ndice

Cuando activa el nodo lista del ndice, la lista del ndice es mostrada en el panel superior.
Filtros
Usted puede seleccionar tener una lista filtrada por uno de los nmeros diferentes de
ndices, como el Nmero de la orden o el cdigo del proveedor. La casilla Coincidencia
exacta determina si solo entradas exactamente iguales al del punto de inicio sern
mostradas en la lista del ndice. Adems, usted puede mostrar solo aquellas ordenes que
estn relacionadas con una sub-biblioteca particular, estado de orden, tipo de orden, etc.
Usted tambin puede mostrar ordenes que fueron enviadas al proveedor dentro de un
periodo especifico de tiempo (definido en las fechas Ordenes desde/hasta). Si deja la
fecha hasta en blanco, todas las fechas sern mostradas. En el filtro sub-biblioteca:
puede usar un asterisco (*) como un sufijo para filtrar la lista por ordenes cuyo cdigo de
sub-biblioteca comience con una cadena especifica. Por ejemplo, UE* filtrar la lista por
ordenes de sub-bibliotecas: UEDUC, UEGOV y UEARC. En el filtro estado del
proveedor: para asegurarse que el filtro del estado del proveedor trabaja apropiadamente
despus de actualizar el esta en el registro del proveedor, ejecute el servicio Reconstruir
ndice de ordenes (acq-04).
Ingrese el punto de inicio

Usted puede ir a un punto particular en la lista, ingresando el inicio del texto en el espacio
proporcionado y presionando Enter o pulsando en el botn Refrescar filtro.
Botones en la lista del ndice

Refrescar filtro
Si tiene texto ingresado en un campo (en lugar de seleccionar en el men), usted primero
debe hacer clic en el botn Refrescar para activar el filtro. Las entradas relevantes son
mostradas entonces.
Limpiar filtro
Para limpiar todos los filtros del ndice, pulse sobre Limpiar filtro.
Imprimir orden
Para imprimir la orden para la entrada seleccionada, pulse sobre Imprimir Orden.
Seleccionar
Para ver la lista de rdenes del tem seleccionado y ejecutar un nmero de diferentes
funciones relacionadas con una orden, pulse sobre Seleccionar.
ndice de rdenes nuevas y canceladas

Cuando activa el nodo ndice de ordenes nuevas y canceladas bajo la pestaa de bsqueda,
la ventana del ndice es mostrado en el panel superior
El ndice de ordenes nuevas y canceladas permite al usuario buscar ordenes que tienen el
estado New (nuevas), LC (canceladas por la biblioteca), VC (cancelada por el proveedor) y
CNB (cancelada, no hay presupuesto) y permite borrar ordenes si tiene permiso para ello.
Las rdenes en el ndice son ordenadas por fecha de estado en orden descendente.
Filtros
Usted puede filtrar la lista por tipo de orden, grupo de la orden, cdigo del proveedor, tipo
de material. Puede tambin mostrar ordenes que fueron creadas dentro de un periodo
especifico (definidos por la fecha Desde y la fecha hasta).
Panel del ndice de ordenes nuevas y canceladas: Botones

Buscar ahora
Para activar la bsqueda, pulse sobre el botn Buscar ahora. Las entradas relevantes sern
mostradas.
Limpiar filtro
Este botn limpia los filtros.
Imprimir orden
Para imprimir la informacin de la orden seleccionada, pulse sobre Imprimir orden.
Seleccionar
Para ver la lista de rdenes para el tem seleccionado y ejecutar diferentes funciones
relacionadas con la orden, pulse sobre Seleccionar.
Borrar
Para borrar rdenes, seleccione las rdenes que desea borrar, luego pulse sobre Borrar.
Para seleccionar varias, pulse sobre Ctrl/Shift.
Para uno solo use la misma rutina estndar para borrar. Esto significa que estar impedido
para borrar si no tiene los permisos necesarios. Si existe un enlace a
tems/reclamos/llegadas/facturas, el sistema le pedir que confirme el borrado. Para
mltiples selecciones de borrado, usted ser notificado al final de la operacin de cuantos
fueron satisfactoriamente eliminados.
Si exista una solicitud de reserva en la orden borrada, una impresin de borrado de la

solicitud de reserva ser generada por el sistema.
Eliminar todo
Para borrar todas las ordenes listadas, pulse sobre Eliminar todo. El sistema borrar solo
las rdenes que este autorizado para borrar. Usted ser notificado al final de la operacin
cuantas fueron borradas satisfactoriamente. Si hubiera una sola orden listada y enlazada a
tems/reclamos/llegadas/facturas, el sistema le pedir confirmacin para la eliminacin.
5.2 Lista de ordenes

Cuando el usuario selecciona un registro de una orden de la lista del ndice, la lista de la
orden es mostrada en el panel superior, listando las ordenes relacionadas con un registro
administrativo particular.
Use la lista de ordenes para agregar/duplicar y borrar ordenes. Para modificar una orden
existente, seleccione la orden deseada y actualice los campos en el formulario de la orden
en el panel inferior. Si su administrador ha determinado que la columna cantidad
compromiso/activo deber mostrarse, esta desplegar la suma comprometida, dividida en
tres partes:
La primera parte es el compromiso original basado en el precio estimado en

el formulario de la orden.
La segunda parte es la diferencia entre el compromiso original y la

cantidad en la factura. Esta diferencia es llama cantidad activa. (La
cantidad activa se vuelve cero cuando la factura es registrada como
completa).
La tercera parte es la moneda.
Botones en la lista de ordenes

Agregar
Para adicionar una nueva orden, pulse sobre Agregar. Usted podr escoger el tipo de
orden: monografa, ordenes pendientes o seriadas.
Adicionalmente, dependiendo de como su administrador configuro su mdulo de

Adquisiciones/Seriadas, usted podr activar un contador especifico para asignar el nmero
de la orden. Ver la seccin Error! Fuente de referencia no encontrada, En el captulo
del administrador en la pgina Error! Marca no definida, para informacin acerca de la
configuracin de contadores para rdenes. El formulario ser mostrado en el panel inferior.
Duplicar
Usted puede agregar una nueva orden copiando los detalles de una orden existente y
editando la forma que aparece. Para esto, seleccione la orden de cuya informacin desea
copiar, luego pulse sobre Duplicar. Un formulario ser mostrado para la nueva orden, el
cual estar llenado con la informacin copiada de la orden seleccionada. Usted podr
entonces editar el formulario con la informacin apropiada para la nueva orden.
Borrar
Para borrar una orden de la lista, seleccione la orden y pulse sobre Borrar. Cuando se
elimina una orden de la lista de ordenes para ordenes de tipo M (Monografas), una
advertencia acerca de la existencia de tems aparece. Ignorando este mensaje se borrarn
los tems enlazados con la eliminacin de la orden misma. Un mensaje para borrar los
reclamos aparecer cuando intente borrar una orden con reclamos enlazados. Ignorando
este mensaje se borrarn todos los reclamos anexos.
Un mensaje para la eliminacin de rdenes aparecer cuando intente borrar una orden con
llegadas. Ignorando esta orden sern borradas todas las llegadas anexas. Un mensaje para
la eliminacin de facturas enlazadas aparecer cuando intente borrar una orden con facturas
asignadas. Ignorando este mensaje se borraran todas las lneas de tems.
Imprimir/Cancelar
Haciendo clic en este botn para determinar que procedimiento de impresin ser usado:
Seleccione una de las opciones y pulse sobre Aceptar.
Enviar
Para generar un recibo de una orden para el proveedor o enviarla por correo electrnico,
pulse sobre Enviar. El formato de la carta predeterminada ser impresa o enviada al correo
electrnico como se defini en la pestaa Proveedor del panel inferior. El formato de la
carta puede cambiarse para una orden especifica modificando el campo Enviar carta en la
pestaa Proveedor del panel inferior.
Una orden puede enviarse como una nica carta (tipo de entrega LE) o como parte de la
lista de ordenes (tipo de entrega LI). Para una carta, cuando se pulse sobre la opcin
enviar, el estado de la orden cambia a SV (enviada al proveedor). Para una lista de ordenes,
el estado de la orden cambia a RSV (listo para enviar al proveedor).
5.2.1 Catalogacin rpida en Adquisiciones

Otra forma de alcanzar la lista de ordenes es a travs de la opcin Catalogacin rpida del
mdulo de Adquisiciones/Seriadas. Seleccione Ordenes Catalogar orden del men
principal. Seleccione el escenario bibliogrfico de la ventana de dialogo. La ventana
Catalogar registro es mostrada.
Esta ventana es usada para hacer una catalogacin breve con informacin breve. Una vez
llenada pulse sobre Aceptar. La lista de ordenes ser mostrada. En esta fase usted puede
agregar una nueva orden para este registro. Los campos disponibles en esta ventana son
definidos por su administrador.
Nota para el administrador
Los campos en la ventana Catalogar Registro son determinados por la configuracin en
pc_tab_acq_fast_cat.lng. Esta tabla debe ser editada en el escenario bibliogrfico (para la
creacin del registro bibliogrfico) y en el escenario administrativo (para la creacin del
registro administrativo). Esta catalogacin rpida tiene predeterminado el FMT BK,
usando las plantillas relevantes LDR y 008. Sin embargo, un FMT diferente puede ser
configurado, en cuyo caso los valores predeterminados definidos en tab_tag_text son
usados para configurar los campos apropiados para LDR y 008. El registro no es
verificado.
Usted puede verificar los campos bibliogrficos en la tabla pc_tab_circ_fast_cat.lng
ubicada en el escenario administrativo usando la columna 5 para indicar que es una etiqueta
BIB.
Si la tabla pc_tab_circ_fast_cat.lng ubicada en el escenario administrativo incluye al menos
una linea con una etiqueta especificada como BIB, la tabla pc_tab_circ_fast_cat.lng en el
escenario bibliogrfico ser ignorada.
Esta opcin puede usarse en ambientes Multi-ADM como en ambientes nicos ADM.
5.3 Formulario de la orden

Cuando pulse sobre Agregar (y luego selecciona un tipo de orden) o Duplicar en la lista
de ordenes, el formulario de la orden se activa en el panel inferior. Esta ventana permite
iniciar una nueva orden o modificar una orden existente.
El formulario de la orden esta compuesto por cuatro pestaas, accesibles pulsando en cada
una de las pestaas. Las cuatro pestaas son: Orden, General, Proveedor y Cantidad y
precio.
Nota
La informacin del proveedor en la pestaa Proveedor puede variar, dependiendo de si el
tipo de la orden es Monografa, Seriada u Orden pendiente.
5.3.1 Pestaa Despliegue de la orden

Esta pestaa en el panel inferior esta dividida en partes que suministran informacin
referente a la orden. Usted podr leer, pero no podr cambiar la informacin. Las pestaas
disponibles son: Informacin de la orden, Informacin bibliogrfica, factura, Compromiso
y gastos
5.3.2 Pestaa General
Cuando selecciona la pestaa General, la siguiente ventana es
mostrada:
Agregar/Actualizar
Cuando termine de llenar o actualizar el formulario, pulse sobre Agregar o Actualizar.
Cuando una orden es creada, un botn Agregar esta presente en esta ventana. Cuando una
orden existente ha sido recuperada y modificada, un botn Actualizar aparece.
Guardar predefinidos
Si desea guardar los valores ingresados en los campos y copiarlos para cada nueva orden
que abra, pulse sobre Guardar Predef. Los valores son guardados para cada estacin de
trabajo.
Nmero de orden 1
Nmero de orden 2
Grupo de la orden
Estado de la orden
Sub-Biblioteca
Mtodo de adquisicin
Tipo de material
Cdigo del proveedor
Referencia del proveedor
Nota proveedor
Urgente
ID Usuario
Accin
Nota Biblioteca
ID Aprobado
No. de unidades
Das mximo de llegada
Reclamos en lote
Coleccin (para ordenes de monografa)
Presupuesto comprometido
Para los campos estado de la orden, coleccin del tem y presupuesto comprometido, un
mensaje adicional de confirmacin ser mostrado si los campos no estn vacos al guardar
los predeterminados. Adems, estos campos pueden ser guardados como predeterminados
solo en modo Nuevo o Duplicar. Los dems campos pueden ser guardados en modo
Modificar.
Note que cuando pulse sobre el botn Guardar predefinidos, mucha de la informacin
que ingrese acerca del proveedor (los campos listados abajo) no sern copiados cuando
Agregue o Duplique un registro. En su lugar, la informacin que ingreso en estos campos
sern tomados del registro del proveedor. Los siguientes son los campos cuyos valores son
copiados del registro del proveedor:
Tipo de carta
Tipo de entrega de la orden
Tipo de entrega
Enviar carta por
Moneda
Signo
Porcentaje
Refrescar
pulse sobre Refrescar para que el sistema calcule y muestre el costo local basado en el tipo
de cambio efectivo de la moneda.
Los siguientes campos estn disponibles en esta ventana:
Nmero de la orden
El sistema automticamente asignar un nmero de orden pero usted es libre para cambiar
el nmero, siempre que el nmero que ingrese no este en uso.
No. orden adicional 1

Este campo es opcional. Puede usarse para proporcionar un nmero de orden
suplementaria.
No. orden adicional 2

Este campo es opcional. Puede usarse para proporcionar un nmero de orden
suplementaria.
Estado de la orden
Los siguientes estados estn disponibles:
NEW Solicitud para ordenar. No ha sido procesada.
WP Esperando para procesar. Este es un estado intermedio entre NEW y

PS.
PS Proceso iniciado. Este estado puede usarse para indicar a la agencia

central de ordenes que la orden esta lista para ser procesada.
WB Esperando por confirmacin de presupuesto.
QSV Preguntar antes de enviar la orden.
CNB - Cancelado, no hay presupuesto. Este estado cancela el compromiso

del presupuesto. Si el estado es cambiado a un estado que indica que la
orden puede ser enviada (por ejemplo, RSV, listo para enviarse al
proveedor), el compromiso del presupuesto es re-activado.
DNB Pospuesto, no hay presupuesto. Este estado cancela el compromiso

del presupuesto. Si el estado se cambia a un estado que indica que la orden
puede ser enviada (por ejemplo, RSV lista para enviarse al proveedor), el
compromiso del presupuesto es re-activado.
RSV lista para enviar al proveedor

SV Orden enviada al proveedor. Cuando un recibo de una orden es
impreso, el estado de la orden es automticamente actualizado a SV.
VC orden cancelada por el proveedor. Este estado cancela el

compromiso del presupuesto. Si el estado es cambiado a un estado que
indica que la orden puede ser enviada (por ejemplo, RSV lista para ser
enviada al proveedor), el compromiso del presupuesto es re-activado.
LC orden cancelada por la biblioteca. Este estado cancela el compromiso

del presupuesto. Si el estado es cambiado a un estado que indica que la
orden puede ser enviada (por ejemplo, RSV lista para ser enviada al
proveedor), el compromiso del presupuesto es re-activado.
CLS Orden cerrada. Si el estado de llegada del material esta completo y

la factura ha sido pagada (el estado de pago es Pagado), el sistema actualiza
el estado de la orden automticamente a CLS.
Nota
Su administrador puede enriquecer la lista de estados de la orden disponibles. Estos
estados adicionales no sern controlados por el sistema. El usuario tendr que actualizar el
estado de la orden manualmente.
ISBN/ISSN Orden
Este campo es opcional.
Si el ISBN/ISSN esta disponible en el registro bibliogrfico (USMARC campo 020/022,

MAB 540/542 y DANMARC 021/022), el sistema automticamente ingresa el ISBN/ISSN
en el formulario de la orden (Si ha alcanzado el formulario de la orden pulsando en Nuevo
o en Duplicar en la lista de Ordenes). Si el sistema no llena el ISBN/ISSN, usted puede
hacerlo.
ALEPH soporta un ISBN de 13 dgitos, los cuales comienzan con 978, seguidos por un
nmero de 9 dgitos y un dgito de verificacin
Ejemplo:
10-dgitos ISBN: 091661736X
13-dgitos ISBN: 9780916617363
Cuando existe ms de un campo ISBN/ISSN en el registro bibliogrfico, usted puede
seleccionar el valor relevante del men en el campo ISBN/ISSN Orden.
Nota
Su administrador puede definir cualquier campo bibliogrfico para poblar el ISBN/ISSN
adems de los campos estndar MARC que son usados para este propsito.
ERM ID
Este campo es usado para soportar procesos de adquisiciones para recursos electrnicos en
Verde, que actuarn recprocamente con ALEPH.
Fecha de apertura
Esta es la fecha en la que la orden fue iniciada. La fecha es llenada automticamente por el
sistema.
Grupo de la Orden
Este campo es opcional. El grupo de la orden es una categora definida por la biblioteca.
Por ejemplo, su administrador puede decidir usar este campo para categorizar ordenes por
el grupo de trabajo de biblioteclogos que ordenan el tem, o por el departamento para el
cual los tems son ordenados. Para guardar el valor ingresado y copiarlo encada nueva
orden que abra, pulse sobre el botn Guardar predef.
Fecha de estado
Esta es la fecha en la que el estado fue cambiado la ltima vez. Este es llenado por el
sistema.
Fecha de la orden
Esta es la fecha en la que la orden fue enviada al proveedor. Es llenada automticamente
por el sistema y el estado de la orden es cambiado automticamente a SV.
Estado de la factura "Completa"

Este campo solo aparece cuando una lnea de tem de la factura para esta orden ha sido
registrada. Si la factura esta completa (Estado de la factura CMP), la casilla es
seleccionada. Si espera recibir facturas adicionales para esta orden (estado de la factura
PTL Parcial), la casilla estar en blanco.
Para facturas incompletas, el sistema contina debitando el remanente del compromiso del
presupuesto hasta que la factura este completa. Cuando la factura esta completa, el la
cantidad facturada es diferente del compromiso, el presupuesto es debitado de acuerdo con
la cantidad facturada.
Para ordenes pendientes y ordenes de seriadas, el estado de la factura es siempre

incompleta. Use la casilla para cambiar el estado existente de la factura.
Estado de recepcin "Completo"

Este campo solo aparece cuando la recepcin ha sido registrada. Si todas las unidades para
esta orden han sido recibidas (Estado de recepcin CMP), la casilla es marcada. Si ms
unidades son esperadas (Estado de recepcin PTL - parcial), la casilla estar en blanco.
Para ordenes pendientes, el estado de recepcin siempre es incompleto.
Use esta casilla para cambiar el estado de recepcin existente.
Tipo de material
Seleccione el tipo de material del tem ordenado. Para guardar el valor ingresado para el
tipo de material y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn Guardar predef.
Formato del Material
Este campo es usado para apoyar el proceso de adquisiciones de recursos electrnicos en
Verde, que actuarn recprocamente con ALEPH.
Sub-Biblioteca
Seleccione la sub-biblioteca a la cual la orden pertenece. Para guardar el valor ingresado y
copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre Guardar predef.
Unidad de Orden (para sistemas que trabajan con unidades de orden)

Este es un campo obligatorio para sistemas que trabajan con unidades de orden. Seleccione
la unidad de orden a la cual pertenece. Para guardar el valor ingresado y copiarlo en cada
nueva orden, pulse sobre Guardar predef.
Mtodo de Adquisicin
Seleccione el mtodo por el cual el tem es adquirido. Para guardar el valor ingresado y
copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn Guardar predef. Algunos de los
ejemplos de mtodos de adquisiciones son:
P - Compra
A - Aprobado
G - Donacin
E - Intercambio
D - Deposito
O - Otro
PF compra gratuita (permite una reduccin en el precio hasta del 100.00
por ciento)
ID usuario
Si la orden es para un usuario especifico, ingrese el ID aqu. Usted puede seleccionarlo de
la lista de usuarios pulsando en el botn ubicado a la derecha del campo. Para guardar el
valor ingresado para el ID del usuario y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn
Guardar predef.
Usuario
Si ingreso un ID de usuario, el sistema automticamente llenar el nombre del usuario.
Accin
Este campo se habilita solo cuando un ID de usuario ha sido ingresado. En este campo,
usted puede seleccionar el objeto de la accin para esta orden. Las posibles acciones son:
Ninguna - no hay acciones especiales
Enviar directamente seleccione esta opcin si desea que la orden sea

enviada directamente al usuario. El sistema imprimir la direccin del
usuario en el recibo de la orden.
Crear reserva seleccione esta opcin si desea que la orden sea enviada a
la direccin de la biblioteca y desea crear una solicitud de reserva en el tem
para usuario.
Enviar correo seleccione esta opcin si desea que un mensaje sea enviado
al correo electrnico o mediante una carta impresa sobre la primera
LLEGADA de una orden. El mensaje, anunciando que la orden ha llegado a
la biblioteca, es enviada al usuario (iniciador) de la orden.
Para guardar el valor ingresado para este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse
sobre el botn Guardar predef.
ID de quien aprueba
Si existe quien aprueba esta orden para el usuario, ingrese su ID en este campo. Usted
puede seleccionarlo de la lista de usuarios, pulsando en el botn ubicado a la derecha del
campo. Para guardar el valor ingresado en este campo y copiarlo en cada nueva orden,
pulse sobre el botn Guardar predef.
Nota de la biblioteca
Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres. Dependiendo de la configuracin
de su cliente GUI, el texto de la nota ser emergente cuando la recepcin del material sea
ejecutada.
5.3.3 Pestaa Proveedor

Cuando selecciona la pestaa Proveedor, la siguiente ventana es mostrada. Note que la
informacin del proveedor varia, dependiendo de si el tipo de orden es una Monografa, una
seriada o una orden pendiente.
Cdigo del proveedor

Haga clic y seleccione un proveedor de la lista de proveedores. Alternativamente, ingrese
el cdigo de un proveedor y pulse Enter. La informacin acerca del contacto del
proveedor, el tipo de entrega de la orden, el tipo de entrega y el tipo de la carta es tomada
del registro del proveedor e ingresadas en la pestaa. En cuanto la orden es enviada, la
fecha de reclamo ser llenada y es calculada con base en el tipo de entrega.
Nota:
Si su sistema esta configurado para usar niveles de proveedor, los campos que toman sus
predeterminados del registro del proveedor sern los de la unidad de orden/sub-biblioteca
relevante, si existe uno. Si no existe un sub-nivel, el sistema usar la informacin del
registro genrico. El sub-nivel puede ser sub-biblioteca o una unidad de orden
(dependiendo de la configuracin de su sistema).
Para guardar el cdigo del proveedor y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn
Guardar predef. Note que solo el cdigo del proveedor ser copiado y no otro
informacin acerca del proveedor, como el tipo de entrega de la orden, el tipo de entrega y
el tipo de la carta. (La informacin para estos campos ser tomada del registro del
proveedor, como se explico anteriormente).

Despus de seleccionar el cdigo del proveedor, el sistema llenar automticamente el
nombre del proveedor.
Referencia del proveedor

El proveedor puede tener asignado un nmero de referencia especial para el material. Esto
es especialmente probable para seriadas.
Cuando la orden es una orden de seriada y usted crea la suscripcin en tems/suscripciones

del rbol de la orden, la referencia del proveedor es copiada en el campo No. orden del
proveedor en el formulario de la suscripcin.
Nota del proveedor

Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres.
Contacto del proveedor

Este es el nombre de la persona contacto con el proveedor. El sistema automticamente
llenar el campo de contacto 1 que aparece en el registro del proveedor, aunque usted puede
cambiarlo. Usted puede seleccionar tambin el contacto del men de seleccin (el cual lista
los cinco nombres de contactos que aparecen en el registro del proveedor).

Este es el formato en el cual la orden es enviada al proveedor. Por ejemplo, el formato
puede ser una lista de ordenes o una carta para una orden individual. El sistema
automticamente llenar el Tipo de entrega de la orden que aparece en el registro del
proveedor, aunque usted puede cambiarlo. Si selecciona LI (para lista) o ED (para EDI),
entonces los campos Tipo de Carta y Enviar carta no aparecern en la ventana ya que no
son relevantes.
Tipo de carta
Este campo esta activo si selecciona LE (para carta) en el Tipo de Entrega de la Oden. Para
el Tipo de Carta, selecciona el recibo de la orden que deber ser impreso. Note que el tipo
de la carta debe ser compatible con la opcin seleccionada para el campo Enviar carta
porque, por ejemplo, el tipo de carta puede tener un comando en su plantilla para enviar la
carta por correo electrnico.
Enviar carta por

Seleccione la manera en la cual desea que el recibo de la orden se enviado al proveedor.
Note que su seleccin debe ser compatible con la opcin seleccionada en el campo Tipo
de carta. Por ejemplo, si selecciona un recibo de orden cuya plantilla incluye el comando
para enviar la carta por correo electrnico, asegrese de que en Enviar Carta la opcin sea
E-mail.
Tipo de entrega
Esta es la forma en la cual el material es enviado al proveedor desde su biblioteca.
Fecha del reclamo (para Monografas)

A menos que usted ingrese su propia fecha, el sistema calcular la fecha del reclamo desde
el envo de la orden, de acuerdo con el siguiente algoritmo:
Ordenes de monografas:
Z68-ORDER-DATE + Z70- DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del

material).
Ordenes pendientes:
Z68-ORDER-DATE + Z68-MMAX-NO-ARRIVAL-DAYS
Ordenes seriadas:
Z68-ORDER-DATE + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del

material).
Despus de esto, el sistema continuar actualizando la fecha de reclamo automticamente si

los reclamos son manejadas en lote a travs del servicio Reporte de reclamos y Cartas para
ordenes de monografas (acq-12). Note que para seriadas y ordenes pendientes, los
reclamos son enviados manualmente para cada fascculo separadamente. Cuando el
reclamo es manejado manualmente, (pulsando en el botn Nuevo reclamo en la lista de
reclamos de la orden), entonces la fecha del reclamo ser actualizada solo si el campo fecha
esperada de llegada en el formulario del reclamo es cambiado.
Reclamos en bloque (para Monografas)

Si usted selecciona esta opcin, el sistema enviar reclamos para estas ordenes cuando el
Servicio Reporte de reclamos y cartas para ordenes de monografas (acq.12) es ejecutado.
Si no selecciona esta opcin, entonces solo la forma de enviar los reclamos para esta orden
es envindolos manualmente pulsando en el botn Nuevo reclamo, en la ventana Lista de
reclamos. Para guardar el valor que ingrese en este campo y copiarlo en cada nueva orden,
pulse sobre el botn Guardar predef.
Urgente
Si esta es una orden urgente, seleccione esta opcin. Para guardar el indicador y copiarlo
en cada nueva orden, pulse sobre el botn Guardar predef. Dependiendo de la
configuracin de su cliente GUI, si la casilla es seleccionada, una notificacin ser
mostrada cuando la recepcin del material sea ejecutada.
Inicio/Final suscripcin (para seriadas y ordenes pendientes)

Ingrese las fechas entre las cuales la biblioteca recibir la seriada.
Max. das de llegada (para ordenes pendientes)

Este es el nmero mximo de das que puede pasar desde que recibi el ltimo volumen. Si
no ha recibido volmenes, entonces este es el nmero mximo de das que pueden pasar
desde que envi la orden al proveedor. Un reporte de Ordenes Pendientes que necesita
enviar reclamos al proveedor puede ser impreso. Este reporte puede ser impreso usando el
servicio Reclamos para Ordenes pendientes. Para guardar el valor ingresado para este
campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre el botn Guardar predef.
Ciclo de presupuesto (para seriadas y ordenes pendientes)

Este define el ciclo del presupuesto anual que ser comprometido para la suscripcin de la
siguiente forma: si ingresa 1 entonces cada presupuesto anual ser comprometido a su
turno, como los nuevos presupuestos sean abiertos. Si ingresa 2, entonces otro
presupuesto anual ser comprometido; ingrese 3 para comprometer el tercer presupuesto
anual, y as. Por ejemplo, si el presupuesto seleccionado es BIOLOGIA-2007 y el periodo
es 2, entonces el presupuesto BIOLOGIA-2007 ser comprometido para la suscripcin, y
el presupuesto anula BIOLOGIA-2008 no ser comprometido en absoluto. (BIOLOGIA-
2007 en efecto cubrir los dos aos). El siguiente presupuesto que ser comprometido para
la suscripcin es BIOLOGIA-2009 (despus de ejecutar el servicio Renovar compromisos
para ordenes).
Fecha de renovacin (para ordenes de seriadas y pendientes)

Esta es la fecha en la cual la suscripcin deber ser renovada o cancelada.
5.3.4 Pestaa Cantidad y Precio

Cuando usted selecciona la pestaa Cantidad y Precio, la siguiente ventana es mostrada.
Informacin de cantidad:
Nmero de unidades
Ingrese el nmero de unidades ordenadas. Estas sern impresas en el recibo de la orden.
Para guardar el valor ingresado en este campo y copiarlo en cada nueva orden, pulse sobre
el botn Guardar predef.
Precio unitario
Ingrese el precio por unidad.
Precio total
Si el precio por unidad fue ingresado, el sistema automticamente calcular el precio total
multiplicando el nmero de unidades por el precio unitario.
Nota de cantidad
Esta nota ser impresa en el recibo de la orden. Usted puede usar la nota para aadir
comentarios en cuanto a las copias o volmenes que ordena. Puede ingresar hasta 200
caracteres.
Crear registros de tems

Esta casilla solo esta visible para ordenes de monografas. Si desea que el sistema cree
automticamente los registros de tems por cada copia ordenada de una monografa,
asegrese de marcar esta casilla. Si no desea crear los registros de tems automticamente,
limpie la casilla.
Coleccin del tem

Este campo solo es visible para ordenes de monografas. Cuando un tem es creado y la
casilla Crear registros de tems es seleccionada, usted puede determinar la coleccin del
tem usando este men.
Informacin del Precio estimado:

Moneda
Seleccione la moneda en la cual le facturar el proveedor. La primer moneda definida en el
registro del proveedor ser ingresada como predeterminada. pulse sobre la flecha para
seleccionar una de las monedas del proveedor definidas en el formulario del proveedor.
Las listas actualizadas de las monedas y sus cdigos actualizados estn disponibles en la
Web.
Precio
Ingrese un estimado de lo que la orden le costar para que un compromiso para el tem
pueda ser debitado del presupuesto. El precio ingresado deber ser en la moneda del
proveedor. El precio total es automticamente copiado si el campo es dejado en blanco.
Trminos de signo y porcentaje

El campo de porcentaje del formulario del proveedor y el campo de porcentaje del
formulario de la orden permiten valores de 3 dgitos ms dos decimales [nnn.nn]. Esto
permite expresar porcentajes de hasta el 100.00%.
El siguiente error es reportado si el signo es - y TERMS-PERCENT es mayor a 100: El

porcentaje no debe ser mayor a 100.00. Si su sistema esta configurado para no permitirle
trabajar con ceros al final del precio, entonces no podr asignar una reduccin a 100% para
el mtodo de P compra porque el precio final es cero. En el caso de que un mtodo de
adquisicin de una orden es PF, el sistema le permite evitar esta comprobacin. Por
ejemplo, cuando el signo es - y el porcentaje es 100, un mensaje de error no es reportado.
Precio final
Precio final = precio +/- trminos
Si el(los) presupuesto(s) asociado(s) con esta orden tiene compromisos, y el precio final es
cambiado ms adelante, el sistema automticamente cambiar los compromisos en
consecuencia.
Precio local
El precio local ser calculado por el sistema como sigue: Precio en la moneda del
proveedor X termino X tasa de cambio de la moneda = precio en la moneda local.
Nota de precio
Usted puede ingresar hasta 200 caracteres.
Presupuesto comprometido
Este campo solo esta visible cuando se agrega una nueva orden. Si desea comprometer un
nico presupuesto para esta orden, ingrese el cdigo del presupuesto aqu. Para
seleccionarlo de la lista, pulse sobre el botn que aparece al lado derecho del campo.
Si desea comprometer ms de un presupuesto, no llene este campo. En su lugar, use la
pestaa Presupuesto de la Orden (seleccione el nodo Compromisos de la pestaa orden).
5.4 Enviando ordenes al proveedor

Existen dos formas en las cuales una orden puede ser enviada al proveedor:
Haciendo clic en el botn Enviar en la lista de Ordenes
Usando el servicio Enviar Lista de Ordenes al proveedor (acq-14)
5.4.1 Botn enviar

Cuando pulse sobre el botn Enviar en la lista de ordenes, una de las siguientes acciones
pueden ocurrir, dependiendo de las definiciones de configuracin en varios registros del
sistema:
La orden puede ser impresa y enviada manualmente al proveedor. Esto
ocurre si el tipo de entrega de la orden es LE (carta). El sistema
imprimir/enviar al correo electrnico la orden y cambiar el estado a SV
(enviada al proveedor).
Si enva la carta por correo electrnico, asegrese de:
o El archivo print.ini este apropiadamente definido
o Existe una direccin de correo electrnico en el registro del

proveedor. De otra forma la carta ser impresa en un archivo
La orden ser incluida en una lista de rdenes si el tipo de entrega de la

orden es LI (Lista). Haciendo clic en el botn Enviar el estado de la orden
cambiar a RSV (lista para enviar al proveedor). La lista de rdenes es
enviada cuando se ejecute el servicio Enviar Lista de Ordenes al Proveedor.
Despus de correr este servicio, el estado de la orden cambiar a SV
(enviada al proveedor)
La orden pueden enviarse a travs de EDI al proveedor. Esto ocurrir si el
proveedor ha sido definido como un proveedor de EDI, el tipo de entrega ha
sido configurada como LE, y Enviar carta por EDI ha sido ingresada en la
pestaa Proveedor del formulario de la Orden. Vea el captulo EDI en la
pgina 73 para la ayuda de cmo definir un proveedor de EDI.
Si el tipo de entrega de la orden es ED (para EDI), pulsando en el botn
Enviar, la orden cambiar al estado RSV (lista para enviar al proveedor). La
orden puede ser incluida en un archivo en el formato EDItEUR y enviarse al
proveedor por EDI cuado el servicio Enviar ordenes EDI sea programado.
Despus de correr este servicio, el estado de la orden ser SV (enviada al
proveedor).
5.5 Compromisos para la orden

Existen dos formas en las cuales un presupuesto puede ser comprometido.
A travs de la pestaa Cantidad y precio del formulario de la orden, presente
cuando se crea por primera vez la orden, como se describi.
A travs del nodo Compromiso en el panel de navegacin.
Para comprometer un presupuesto para una orden especifica, seleccione el nodo

Compromiso bajo la pestaa Orden. La ventana Presupuesto de la orden ser mostrada en
el panel derecho.
Esta ventana muestra el texto en verde de los presupuestos que sern comprometidos para
esta orden. Usted puede asignar uno o ms presupuestos a esta orden. De esta forma,
varios presupuestos pueden comprometer varias cantidades hacia la suma total de la orden.
Los presupuestos que fueron comprometidos en aos anteriores son mostrados en rojo.
La columna Compromiso/activo muestra la suma comprometida dividida en dos partes:
La primera parte es la cantidad del compromiso original que esta basado en
el precio estimado del formulario de la Orden.
La segunda partees la diferencia entre el compromiso original y la cantidad
de la factura. Esta diferencia se refiere a la cantidad activa. (La cantidad
activa es automticamente cero cuando la factura es registrada como
completa)
5.5.1 Botones
Los botones disponibles en esta ventana son:
Agregar presupuesto
Para asignar un nuevo presupuesto para esta orden, llene el cdigo del presupuesto a
agregar y pulse sobre el botn Agregar.
Compromiso
Para indicar la cantidad por la cual el presupuesto particular ser comprometido, seleccione
el presupuesto, ingrese la cantidad en el campo llamado Compromiso y pulse sobre el
botn Comprometer.
Borrar presupuesto
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre Borrar.
Balance
Para ver el balance del presupuesto seleccionado, pulse sobre Balance.
Cerrar
Despus de hacer todos los cambios deseados en esta ventana, pulse sobre Cerrar.
5.5.2 Campos
Cdigo de presupuesto a agregar
Este es el nico cdigo que identifica el presupuesto. pulse sobre la flecha a la derecha del
campo para seleccionarlo de la lista de presupuestos.
Compromiso
Esta es la cantidad por la cual el presupuesto seleccionado ser comprometido. Usted
puede llenar la cantidad actual en este campo o dejarlo en blanco y entrar un porcentaje del
precio estimado en el campo Porcentaje a comprometer.
Porcentaje a comprometer
Este es el porcentaje del precio estimado por el cual el presupuesto seleccionado ser
comprometido. Si llena este campo, deje en blanco el campo Compromiso.
Costo estimado de la orden, Costo loca y Moneda

Esta informacin solo es referencial, no puede ser modificada en esta ventana.
Total del compromiso

Si uno o ms presupuestos han sido asignados para pagar la orden, este campo muestra la
cantidad total que se ha comprometido hasta ahora por los presupuestos.
5.6 tem/Suscripcin
Usted puede agregar tems a una orden, en este caso, un enlace desde el registro de tem a la
orden es automticamente creada. Para agregar tems a una orden especifica, seleccione el
nodo tems/suscripcin bajo la pestaa Orden.
La lista de tems ser mostrada en el panel superior derecho para ordenes de monografas.
La lista de suscripciones ser mostrada en el panel superior derecho para ordenes de
seriadas.
5.7 Cancelando ordenes

Usted puede cancelar una orden pulsando en el botn Imprimir/cancelar en la Lista de
ordenes y seleccionando la opcin Imprimir carta de cancelacin al proveedor.
El estado de la orden cambiar a LC. La carta de cancelacin siempre ser impresa como
una carta individual.
Tambin puede cancelar una orden abriendo el formulario de la Orden y editando el campo
estado de la orden. Seleccione uno de los siguientes estados:
VC (Cancelado por el proveedor)
LC (Cancelado por la biblioteca)
CNB (Cancelado - no hay presupuesto)
Estos estados automticamente cancelan el compromiso del presupuesto. Si el estado es

cambiado a un estado que indica que la orden puede ser enviada, el compromiso del
presupuesto es reactivado.
5.8 Borrando ordenes

Existen dos mtodos para borrar ordenes del sistema:
1. A travs de la lista de ordenes

2. A travs de la lista de Ordenes Nuevas y Canceladas.
Esta opcin permite borrar solo ordenes cuyos estados son: New (Nuevo), LC
(Cancelado por la biblioteca); VC (Cancelado por el proveedor) y CNB (Cancelado,
No hay presupuesto).
5.8.1 Borrar una orden desde la lista de ordenes
Puede borrar una orden seleccionado la orden en la Lista de Ordenes y pulsando en el botn
Borrar. Si existe tems/llegadas/reclamos/facturas enlazadas a la orden, el sistema le pedir
confirmacin para la eliminacin.
5.9 Bitcora de la Orden

La bitcora de la orden guarda varias actividades relacionadas con la orden, como un
cambio en el estado de la orden o la fecha del prximo reclamo. La lista de la bitcora es
accesible seleccionando el nodo Bitcora de la orden en la pestaa Orden.
5.9.1 Lista de la bitcora
Los siguientes botones estn disponibles en la lista de la bitcora
Filtrar por
Usted puede filtrar las transacciones de la lista seleccionando las casillas de la lista de
transacciones. Es posible marcar ms de un filtro.
Seleccionando la casilla Todo se ignorar cualquier otro filtro seleccionado previamente.
Agregar
Manualmente puede agregar una transaccin a la bitcora de la suscripcin. Cuando pulse
sobre Agregar, el panel inferior se mostrar y podr ingresar los detalles de la nueva
transaccin.
Borrar fecha
Usted puede quitar una accin previamente ingresada seleccionando la transaccin
relevante y pulsando en este botn.
5.9.2 Bitcora de la Orden/Suscripcin

El panel de la suscripcin/orden muestra los detalles relacionados con la transaccin
seleccionada en al lista del panel superior. Manualmente puede agregar una nueva
transaccin o actualizar los detalles de la transaccin seleccionada.
Fecha de la accin
Si manualmente agrego una transaccin, usted puede seleccionar la fecha para esta accin.
Una transaccin con una fecha de accin ser recuperada por el Servicio Reporte de la
bitcora (acq-22).
Tipo de transaccin
Para agregar manualmente una transaccin a la bitcora, seleccione el tipo deseado de la
lista.
Existen 4 tipos de ordenes de seriadas y suscripciones que no sern generadas
automticamente por el sistema:
Transaccin No. 00 Nota General que aparecer en la bitcora y no en
otra parte.
Transaccin No. 95 Nota historia de la suscripcin.
Transaccin No. 98 Respuesta del proveedor, permite asignar

manualmente una respuesta del proveedor (hasta 2000 caracteres).
Transaccin No. 99 Nota al proveedor (hasta 2000 caracteres) que ser

impresa en un recibo de la orden y en la lista de ordenes. Esta es una
adicin a la Nota para el proveedor (hasta 100 caracteres) que puede ser
ingresada en el formulario de la Orden. Nota: La bitcora de la orden en
adquisiciones ser incluida en la informacin de la bitcora de la suscripcin
solo si el nmero de la orden es ingresado en el registro de la suscripcin.
De otra forma, la transaccin de la suscripcin ser escrita solo en la
bitcora de la suscripcin.
Texto de la bitcora
Solo para el
Las transacciones mostradas en la lista de seleccin pueden ser ingresadas manualmente y
administrador son determinadas en la tab45.lng, columna 3. Tambin puede determinar, en la tab45.lng,
columna 2 que transacciones sern activas/inactivas.
Nota
Cuando un registro de una orden es movido de un registro ADM a otro (usando el mapa de
navegacin), todos los registros de la bitcora son movidos tambin y un nuevo registro en
la bitcora es creado bajo el nuevo registro ADM para indicar la fecha de la accin y el
nmero anterior de la orden/nmero-ADM desde el cual la transaccin fue tomada.
5.9.3 Mensajes de la bitcora - Accin

Los mensajes de la bitcora- accin pueden ser accedidos desde la pestaa Administracin.
La ventana de mensajes muestra todas las transacciones que coinciden con las siguientes
condiciones:
La fecha de la accin es mayor a la fecha de apertura pero no es mayor a la fecha actual,
esto es, la fecha de la accin es anterior o igual a la fecha en la cual la ventana de mensajes
es abierta.
Use esta ventana para mostrar todas las transacciones con la fecha actual y anterior.
El botn Orden permite de una transaccin a la orden relacionada.
Nota
Esta ventana puede usarse tambin para mostrar todas las respuestas de un proveedor a
travs EDI. Cuando una respuesta EDI de un proveedor es cargada en su sistema, una
transaccin de tipo 94 (respuesta EDI del proveedor) es automticamente creada y la fecha
de la Accin es definida en cero. La bitcora de la transaccin EDI ser mostrada en los
Mensajes de la bitcora Accin.
Las rutinas de orden para la lista es la mis rutina para la lista de la bitcora de la Orden.
5.10 Proceso Multi Orden (para Monografas)

El proceso Multi Orden (para monografas) puede estar dividido en dos partes:
Creacin de registros ADM y ordenes de monografas para un archivo de
registros BIB (por ejemplo, un archivo de registros recibidos de un
proveedor y actualizados en la base de datos). Este puede iniciar activando
el servicio de Adquisiciones: Creacin de registro general ADM y de
ordenes (acq-24).
Agrupar ordenes de ttulos mltiples, despachar una orden que incluye

todos los ttulos solicitados, y una lista eficaz de copias por secciones (sub-
bibliotecas). Este puede iniciarse por las utilidades del GUI, accesible desde
el submen ndice de ordenes mltiples del men Ordenes.
Paso 1: Creacin del registro general ADM y Ordenes (acq-24)

Este servicio permite crear registros ADM y ordenes de monografas para un archivo de
registros BIB. Antes de correr este trabajo usted puede cargar nuevos registros BIB usando
el servicio: Cargar registros catalogados (p-manage-18). Luego use la salida de p-manage-
18 como la entrada para este servicio. O puede recuperar los registros BIB relevantes en
lnea o en bloque seleccionando los parmetros apropiados.
El nmero de orden 1 adicional es un campo obligatorio en el servicio acq-24. El nmero

de orden 1 adicional (Z68-ORDER-NUMBER-1) ser asignado a todas las ordenes creadas
usando este servicio y sern usadas como un grupo de nmeros de orden comn para todas
las ordenes creadas por el mismo servicio. Dos campos adicionales en el servicio acq-24
sern asignados a todas las ordenes creadas son Subbiblioteca y Unidad de orden. Las
nuevas ordenes creadas por el servicios son incompletas (por ejemplo, no tendrn
proveedor asignado). Para completar el proceso use la utilidad de ACQ GUI, ndice Multi
Ordenes. Por ejemplo: Un proveedor puede suministrar un CD-ROM con los ttulos de las
monografas, informacin bibliogrfica y la informacin de precio. Use p-manage-18 para
crear registros BIB y ejecute acq-24 para crear los registros ADM y las ordenes. El mismo
nmero de orden 1 adicional ser asignado a todas las ordenes creadas.
Los siguientes campos: mtodo de adquisicin, estado de la orden, fecha estimada de

llegada, Use ISBN para asignar proveedor, cdigo de proveedor predeterminado son
relevantes cuando se usa el campo ISBN en el registro BIB para definir algunos valores
predeterminados del registro de la orden:
Precio unitario de la orden si el campo ISBN en el registro BIB incluye

informacin de precio, este es copiado en el Precio unitario de la orden. El
precio es tomado del subcampo c, etiqueta 020 (MARC21) o 010 subcampo
c (UNIMARC).
Proveedor de la orden El cdigo del editor en el ISBN del registro BIB

puede usarse para buscar un registro de proveedor coincidente para cada
orden; esta opcin requiere marcar Use ISBN para asignar proveedor como
Y, es relevante solo para grupos ISBN 0 y 1, y puede usarse solo si la
biblioteca ha ingresado el nmero del editor en el registro del proveedor.
Vea tambin Creacin del registro general ADM y ordenes (acq-24).
Paso 2: ndice Multi rdenes

El ndice Multi Ordenes es accesible desde el sub-men ndice Multi
ordenes del men Ordenes.
Debe llenar en Nmero de orden 1 adicional (Z68-ORDER-NUMBER-1) y hacer clic en
Buscar. Como resultado, una lista de todas las ordenes con el mismo Nmero de orden 1
adicional y estado NEW ser mostrado en la lista del ndice Multi Ordenes. En esta etapa
el usuario puede selecciona uno o ms ordenes (usando las techas Shift y Ctrl.) y pulsando
en Orden. Para seleccionar todas las ordenes en la lita, pulse sobre el botn Todas las
ordenes. La siguiente ventana que se abrir ser el formulario de Multi Ordenes.
El formulario Multi Ordenes en un formulario de una orden para todas las ordenes
seleccionadas de la lista del ndice anterior. En esta forma, seleccione el proveedor, el
nmero de unidades, nota de cantidad y el presupuesto para todas las ordenes. Por ejemplo:
Si selecciona el proveedor SWETS, No. Unidades 2 y Presupuesto "HISTORY-2007",
todas las ordenes de esta multi orden tendrn a "SWETS" como el proveedor, 2 como el
nmero de unidades, y "HISTORY-2007", como el presupuesto comprometido. De esta
forma, usted puede manejar cantidades de ordenes como si fueran una (sin tener que
registrar formularios separados para cada una de ellas). En el formulario de la orden existe
una casilla para Crear los registros de tems. Si desea que el sistema automticamente cree
los registros de tems por cada copia ordenada, marque la casilla. Cuando pulse sobre
Aceptar, las siguientes acciones son ejecutadas:
Clculo del precio total de las ordenes. El sistema toma el precio del
registro BIB (MARC 21 campo 020, subcampo c o UNIMARC campo 010
sub-campo d); la moneda es tomada del registro del proveedor (campo
Moneda 1) y los campos del signo y el porcentaje del registro del proveedor
tambin son tomados en cuenta al realizar el clculo de cualquier
descuento/aumento en la cantidad del porcentaje. Una mensaje con el precio
acumulado es publicado y usted puede seleccionar detenerse o continuar.
Una transaccin de tipo ENC (comprometido) en el presupuesto es

realizada para cada orden.
Una lista de ordenes mltiples es impresa, para enviarse al proveedor, y el

estado de la orden cambia de NEW a SV (enviado al proveedor).
Los ndices de adquisiciones son actualizados
Si la casilla Crear tems es seleccionad, entonces el formulario para

mltiples tems es abierto.
Use el formulario para mltiples tems para separar las copias entre las sub-bibliotecas y
colecciones. Por ejemplo, si ingresa 5 como el nmero de unidades en la forma de ordenes
mltiples (esto es, cinco copias son esperadas por cada orden), use el formulario para
mltiples tems para distribuir las copias (por ejemplo, 2 copias para la sub-biblioteca
UARCV coleccin General, 1 copia para UARCV coleccin de Referencia y 1 copia para
UHLTH coleccin General). En cuanto pulse sobre Aceptar, los tems sern creados.
Nota
Todas las ordenes que fueron creadas y enviadas por e proceso de ordenes mltiples
tendrn la casilla marcada Bitcora de Reclamos. Tambin, el tipo de entrega es tomado
del campo Entrega 1 del registro del proveedor y la fecha del reclamo es calculada de
acuerdo con el campo demora en la entrega 1 del registro del proveedor.
El proceso de mltiples ordenes es terminado en esta etapa. Los reclamos, llegadas,
facturas y las actividades relacionadas para estas ordenes sern manejadas separadamente
para cada orden. Para recuperar ordenes de la misma orden mltiple, use el ndice de la
Orden: buscar en la lista por el ndice GON (Nmero del grupo de la orden). El ndice
mostrar todas las ordenes cuyo campo Nmero de Orden 1 adicional (Z68-ORDER-
NUMBER-1) especificado en el campo Punto inicial. Esta recuperacin tambin puede ser
efectuada para ordenes creadas por acq-24 pero cuyo proceso de ordenes mltiples no ha
sido completado (esto es, aquellas ordenes que no fueron manejadas por el ndice de
mltiples ordenes en ACQ del GUI).
6 EDI
Configuracin EDI
Registro de la orden EDI
Reclamo a travs de EDI
Cancelacin de la orden
Enviar mensajes salientes EDI (edi-11)
Cargar mensajes EDI
Especificaciones de requerimientos Aleph para EDI.
EDI significa Intercambio electrnico de documentos, que es un estndar para intercambio

electrnico entre sistemas de computar de documentos de negocios, como facturas y
ordenes de compra. EDI es un componente del mdulo Adquisiciones/Seriadas en ALEPH.
Varias normas existen para generar y enviar mensajes EDI. ALEPH 500 trabaja con la
norma UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM. UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data
Interchange for Administration, Commerce and Transport) comprende un juego de normas
internacionales, directorios y pautas para intercambio electrnico de datos (ISO 9735).
EANCOM es una pauta de aplicacin detallada de UN/EDIFACT. Para ms informacin
vea http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.htm.. EDItEUR es un subconjunto de
UN/EDIFACT, seleccionado y acomodado para el comercio en libros y seriadas por el
grupo internacional que coordina los desarrollos de la infraestructura de las normas para
comercio electrnico en la industria de libros y seriadas. EDItEUR es patrocinada por la
Biblioteca European Bureau, y la federacin European Booksellers. EDItEUR tiene
miembros en USA, Japn, Sur frica e Israel. Este coordina los desarrollos de mensajes
EDI y la implementacin del uso asi como los proyectos de datos bibliogrficos y normas
de ediciones electrnicas. Este sitio web es http://www.editeur.org/
ALEPH soporta los siguientes tipos de mensajes EDI.
Mensajes salientes de la Biblioteca al proveedor:
Orden de compra (en lnea y en bloque) tipo de mensaje EDI ORDERS.

Cancelacin de ordenes (en lnea) tipo de mensaje EDI: ORDCHG.
Reclamo de ordenes para varios tipos de ordenes: monografas (en lnea y en
bloque), seriadas (en lnea) y ordenes pendientes (en lnea) tipo de mensaje EDI:
OSTENQ.
Reclamo de fascculos (en lnea y batch) tipo de mensaje EDI: OSTENQ.
Mensajes entrantes del proveedor para la biblioteca:
Factura de monografas y seriadas tipo de mensaje EDI: INVOIC.

Respuesta para reclamos/ordenes para seriadas y monografas tipo de
mensaje EDI: ORDRSP.
Registro de llegada para fascculos de seriadas tipo de mensaje EDI:
DESADV
6.1 Configuracin EDI

Esta configuracin es un prerrequisito para enviar y recibir mensajes EDI.
La aplicacin EDI esta disponible cuando la biblioteca y el proveedor estn definidos en el

sistema como EDI-enabled.. Esto significa que:
La biblioteca EDI esta definida en tab35 del escenario ADM (XXX50)

Las definiciones del proveedor EDI son guardadas en el archivo del proveedor
(Z70), usando el formulario del proveedor en el mdulo de Adquisiciones/Seriadas
Los detalles del FTP del proveedor EDI son guardados en el archivo de
direcciones (Z72) usando la pestaa direcciones EDI del formulario de direcciones
del proveedor en el mdulo de Adquisiciones/Seriadas
Para permitir el procesamiento de archivos entrantes EDI, los archivos son

localizados en ./xxx50/edi/in/edi_incoming.
Los atributos especiales que son necesarios para especificar un proveedor EDI
para procesar mensajes EDI salientes son definidos en la tabla del escenario
administrativo ADM: edi_out_attr.
Para mensajes entrantes, los atributos especiales son definidos en la tabla del
escenario administrativo ADM: edi_in_attr.
Las ordenes EDI, los mensajes y los contadores del log son definidos en UTIL
G/2 (definiciones de la base de datos parmetros de despliegue y actualizacin) del
escenario administrativo ADM (XXX50).
6.1.1 Editando tab35 para EDI

Cuando un proceso EDI saliente es activado, cada sub-biblioteca puede tener diferente
nmero ID EDI para diferentes proveedores. En caso de que un nmero de diferentes sub-
bibliotecas compartan los mismos nmeros ID de EDI, usted puede crear una lnea separada
para cada biblioteca.
Los parmetros para cada seccin de la biblioteca son definidos en la tab35 del escenario
ADM y cada nmero de IVA registrado en ella. En el caso de que su sistema de
Adquisiciones este definido para trabajar con Unidades de Orden, note que cada unidad de
orden puede tener diferentes nmeros ID EDI.
Edite la tab35 para definir la informacin relacionada con EDI. Un ejemplo abreviado de la
tab35 es mostrado abajo:
! 1 2 3 4 5
6 7 8
!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-
!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!>
WID AACU IOWA-SER 091 IL
111 222 331 yifat.lulav@exlibris.com
USM50 INGRAM USM50-EDI 091 IL
111 222 331 shirly.mizrahi@exlibris.com
Columna 1: Cdigo de la sub-biblioteca o unidad de orden. Ingrese hasta
cinco caracteres.
Columna 2: Cdigo del proveedor. Ingrese hasta 20 caracteres
Columna 3: Cdigo del cliente EDI. Ingrese hasta 20 caracteres. El tipo

del cdigo EDI es definido en la columna 4.
Columna 4: tipo del cdigo del cliente EDI. Ingrese una de las opciones
de tres caracteres listados:
o 31B para US-SAN

o 014 para EAN-13
o 091 para ID asignado por el proveedor
o 092 para ID asignado por el cliente
Columna 5: No esta en uso.
Columna 6: No esta en uso.
Columna 7: Opcional. Impuesto sobre el valor agregado a la biblioteca

(IVA) para el manejo de impuestos. Ingrese hasta 30 caracteres.
Columna 8: direccin del correo electrnico o departamento que deber

recibir el mensaje acerca de los errores en el proceso de mensajes salientes. Ingrese
hasta 50 caracteres.
Nota
Cuando ejecuta el servicio Enviar lista de ordenes al proveedor (acq-14), en el campo sub-
biblioteca, si selecciona Todo o ms de una sub-biblioteca, verifique que la tab35 incluya
una lnea con el escenario ADM activo, como se muestra en la segunda lnea del ejemplo
anterior.
6.1.2 Registro del proveedor para EDI

Esta seccin explica como customizar un registro de proveedor para mensajes EDI y
muestra los campos relevantes en el formulario de informacin del proveedor. Para
cambiar un registro de proveedor para EDI, siga estos pasos:
1. En el mdulo de Adquisiciones/Seriadas, seleccione el rbol de

navegacin de la pestaa Administracin y pulse sobre la raz proveedor.
2. Seleccione el proveedor deseado y actualice los campos del formulario de

informacin del proveedor en el panel inferior. Si el proveedor que desea no esta en
la lista pulse sobre Nuevo. El formulario de Informacin del proveedor aparecer:
3. En el formulario de informacin del proveedor, pulse sobre la pestaa 1 y

llene los campos relevantes (Vea formulario de informacin del proveedor, pestaa
1)
4. En el formulario de informacin del proveedor, pulse sobre la pestaa 2 y

llene los campos relevantes (vea formulario de informacin del proveedor, pestaa
2)
5. Cuando termina de llenar el formulario, pulse sobre Actualizar/agregar
Formulario de informacin del proveedor, Pestaa 1

Cdigo EDI proveedor
Ingrese el cdigo EDI del proveedor. El cdigo del proveedor EDI puede tener hasta 35
caracteres en longitud.
Nota
Este no es el mismo cdigo EDI ingresado en la columna 3 de tab35
Tipo de proveedor EDI

Ingrese el cdigo del tipo de proveedor EDI. Estos tipos deben ser soportados por
EDItEUR. Ingrese una de las opciones de tres caracteres listadas:
31B para US SAN
014 para EAN-13
091 para ID asignado por el proveedor
092 para ID asignado por el cliente

Nota
La ayuda para los otros campos del formulario, Informacin del proveedor pestaa 1 es
suministrada en el captulo Proveedor
Formulario informacin del proveedor, pestaa 2

Moneda 1-4
Este es un cdigo de tres caracteres que identifican la moneda de una manera nica. El
cdigo de la moneda del proveedor EDI debe coincidir con la lista ISO 4217.
Entrega de la orden
La forma en la cual su biblioteca genera una carta de la orden al proveedor. Las opciones
son:
LE carta nica
LI Lista de ordenes
Mtodo de envo de la carta
El mtodo que su biblioteca usa para enviar las cartas de las ordenes al proveedor.
Seleccione EDI.
Mtodo de envo de la lista

El mtodo que su biblioteca usa para enviar la lista de ordenes al proveedor. Seleccione
EDI.
Formato EDI
No esta en uso.
Mtodo de envo EDI

No esta en uso.
Nota
La ayuda para los otros campos del formulario, Informacin del proveedor pestaa 1 es
suministrada en el captulo Proveedor
6.1.3 Direccin del proveedor

La direccin del proveedor EDI es la direccin FTP para usar EDI.
Seleccione el proveedor que desea y pulse sobre Direccin. Luego pulse sobre la quinta
pestaa: Direccin EDI.
Campo de direccin - lnea 1: Direccin IP o su alias.
Campo de direccin - lnea 2: nombre del usuario.
Campo de direccin - lnea 3: Contrasea
Campo de direccin - lnea 4: nombre del directorio en el servidor ftp.
6.1.4 Ubicacin archivos de entrada

As como la definicin de direccin del proveedor EDI, usted debe definir (de acuerdo con
el proveedor) un directorio al cual el proveedor enva, a travs de FTP, los archivos EDI
para su biblioteca. El directorio recomendado es ./xxx50/edi/in/edi_incoming. Sin
embargo si decide una ubicacin diferente, debe mover los archivos a
./xxx50/edi/in/edi_incoming.
6.1.5 Edit edi_out_attr

edi_out_attr es una tabla administrativa ADM para definir caractersticas especiales de
mensajes salientes EDI necesarios para el proveedor especfico.
Columna 1: Cdigo del proveedor (no es el cdigo del proveedor EDI).

Columna 2: Switches. Cada Switche tiene un carcter en longitud. Es
posible hasta 100 switches.
o 1ra posicin: EDI-OUT-REMOTE-FILE-NAME. Define la

estructura del nombre del archivo remoto que el proveedor
recibe como mensaje EDI. Los posibles valores son:
0 =(default) nombre del archivo ALEPH's.

1 = El proveedor (generalmente
BLACKWELL) pide recibir los mensajes EDI
en archivos llamados de acuerdo con el
siguiente formato:
EPInn.XXXXXX.DDDMMMYY.R donde
DDMMYY es la fecha, nn es el nmero de
secuencia del archivo enviado el mismo da, y
XXXXXX son los primeros 6 caracteres de la
cuenta No. M (Z70-ACCOUNT-M), mientras
el resto de los caracteres son constantes.
2=formato EBSCO. CLAIMS.FIL
3=formato Ingram. Formato 8.3. 8
caracteres numricos (tomados del reloj) y los
3 caracteres constantes "epo" para ORDERS.
Los valores adicionales para este switch (2-9) puede adicionarse
fcilmente. Cada valor corresponde a un programa diferente.
o 2da posicin: EDI-OUT-FTP-MODE. Los posibles valores

son:
A = (default) modo ASCII ser usado para

enviar los mensajes salientes.
B = modo Binario ser usado para enviar
mensajes salientes.
o 3ra posicin: EDI-OUT-ORDER-NUMBER-1. Posibles
valores:
0 = (default) Z68-ORDER-NUMBER-1 no
es adicionado al mensaje de ORDENES EDI
como segundo nmero de orden.
1 = Z68-ORDER-NUMBER-1 es
adicionado al mensaje de ORDENES EDI
como segundo nmero de orden.
o 4ta posicin: EDI-OUT-ORDER-NUMBER-2. Posibles

valores:
0 = (default) Z68-ORDER-NUMBER-2 no
es agregada al mensaje de ORDENES EDI
como un tercer nmero de orden.
1 = Z68-ORDER-NUMBER-2 es agregado
al mensaje de ORDENES EDI como un tercer
nmero de orden.
En el caso de que los valores predeterminados sean usados en los
archivos de salida de un proveedor especifico, no es necesario adicionar una
lnea en esta tabla para este proveedor.
Columna 3: carcter identificador de conversin. Aqu debe ser insertada,

una etiqueta de tab_character_conversion_line. La etiqueta
determina el programa y las tablas para la conversin necesaria de caracteres
(si un proveedor soporta UTF, deje esta columna en blanco).
Ejemplo de configuracin:
1 2 333
!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
BLACKWELL 1A11 UTF_TO_8859_1
6.1.6 Editando edi_in_attr

edi_in_attr es una tabla del escenario ADM para definir atributos especiales de los
mensajes entrantes EDI. La estructura es la misma de edi_out_attr pero no usa switches.
6.1.7 Contadores EDI en UTIL G/2

Los siguientes contadores EDI deben ser definidos en UTIL G/2 (database definitions -
Display/Update library parameters) del escenario ADM (XXX50).
1. last-edi-order mantiene la huella del nmero de ordenes (tipo de

mensajes salientes EDI: ORDENES) que han sido enviadas desde la
biblioteca a cualquier proveedor por EDI.
2. last-edi-claim mantiene la huella del nmero de reclamos (tipo de

mensajes salientes EDI: OSTENQ) que han sido enviadas desde la biblioteca
a cualquiera de los proveedores por EDI.
3. last-edi-order-change mantiene el rastro del nmero de cambios de la

orden (tipo de mensajes salientes EDI: ORDCHG) que han sido enviadas
desde la biblioteca a cualquiera de los proveedores por EDI.
4. last-edi-message mantiene el rastro del nmero de mensajes salientes

EDI que han sido enviados desde la biblioteca.
5. last-edi-log-no mantiene el rastro de las transacciones que han sido

creadas al cargar los mensajes entrantes EDI. Los siguientes son dos
ejemplos:
o Cargando facturas de seriadas (mensaje EDI tipo INVOIC)
en ALEPH.
o Cargando respuestas de reclamos o reportes de estados de

ordenes (mensaje EDI tipo ORDRSP).
last-edi-log-no puede usarse para recuperar los mensajes de error EDI

almacenados durante la carga de datos en ALEPH. Para acceder a la bitcora de
carga EDI, en el mdulo de Adquisiciones/Seriadas, desde el rbol de navegacin
pestaa Administracin, seleccione Bitcora de carga EDI.
6.2 Registro de la orden EDI

Despus de ejecutar la configuracin prerrequisito (como se describe en configuracin
EDI), usted puede despachar las ordenes por EDI.
Para editar el registro de la orden que contiene la informacin necesaria para enviarla por
EDI, siga estos pasos:
1. Recupere la lista de Ordenes. Seleccione una orden y haga clic

inmodificar. Para crear una nueva orden, pulse sobre Agregar. En
cualquier caso, el formulario de la orden es mostrado.
2. En el formulario de la Orden, pulse sobre la pestaa Informacin de la

orden y llene los campos relevantes (el valor del precio por unidad en
ordenes enviadas por EDI debe ser nicamente numrico).
3. En el formulario de la Orden, pulse sobre la pestaa Proveedor y llene los

campos relevantes. Cuando termine, pulse sobre Aceptar. La orden esta
ahora lista para enviarla por EDI.
4. pulse sobre Enviar. Existen dos posibles resultados:
o Si el tipo de entrega de la orden es LE (Carta), usted recibe una

ventana emergente informndole que la orden (en formato XML de ALEPH)
ha sido colocada en./XXX50/print/edi:
El estado de la orden cambia a SV (enviado al proveedor).
o Si el tipo de entrega de la orden es LI (lista), usted recibe una

ventana emergente informndole que el mensaje EDI ser
generado cuando el servicio sea programado.
El estado de la orden cambia a RSV (listo para enviar al proveedor).

5. Despus, desde el men de servicios, indique Ordenes y reclamos y
seleccione Enviar lista de ordenes a un proveedor (acq-14).
6. Selecciones solo una sub-biblioteca (que enva la lista de ordenes). Defina el
tiempo para que el servicio se ejecute y pulse sobre Enviar. acq-14 genera
un archivo con una lista de ordenes en formato ALEPH XML el cual es
colocado en el directorio ./XXX50/print/edi.
Nota
Cuando selecciona Todo para incluir las ordenes de todas las sub-biblioteca, o las
ordenes con ms de una sub-biblioteca enviadas por EDI, verifique que la tab35
tenga una lnea definida para el escenario ADM activo (vea tab35)
7. Envi todas las ordenes EDI (LI o LE) sometiendo el servicio Enviar
mensajes salientes EDI (edi-11). Desde el men Servicios, seleccione EDI y
pulse sobre Enviar mensajes salientes EDI (edi-11). edi-11 genera archivos
EDI en formato ALEPH XML y los enva al proveedor EDI.
Los siguientes campos son relevantes para EDI:
Cdigo del proveedor

Seleccione un proveedor que este definido como proveedor EDI.

La forma en la cual su biblioteca genera una carta de orden para el proveedor. Las
opciones son:
LE nica carta
LI Lista de ordenes
Los dos tipos de entrega, cartas y listas, pueden enviarse al proveedor en un formato
EDI, colocando EDI en el campo Enviar carta por.
Enviar carta por

Seleccione EDI.
Este campo esta disponible solo cuando LE es seleccionado en el campo tipo de
entrega de la orden. El contenido de este campo es tomado como predeterminado
desde el campo Mtodo de envo de la carta del registro del proveedor. Sin embargo,
usted puede cambiar el valor del campo, significa que si el proveedor esta definido
como EDI usted puede enviarle cartas o mensajes de correo electrnico si desea. Si
LI (lista) es seleccionado en el campo Tipo de entrega de la orden, entonces el campo
Enviar carta no aparece y la lista es enviada al proveedor como este especificado en el
campo Mtodo de envo de la lista del registro del proveedor.
Nota
Para ayuda en otras opciones, vea el captulo Ordenes.
6.3 Registro de reclamos va EDI

Los reclamos para ordenes y fascculos pueden enviarse a por EDI a travs del
mdulo de Adquisiciones/Seriadas o a travs de procedimientos en batch.
Nota
Un reclamo solo puede enviarse por EDI si la orden correspondiente ha sido enviada
por EDI.
6.3.1 Reclamos en lnea para ordenes

Antes de hacer un reclamo en lnea, asegrese que en el registro del proveedor, la
opcin EDI solo para ordenes no este seleccionada.
Para enviar una carta de reclamo por EDI, siga estos pasos:
1. En la ventana Lista de ordenes pulse sobre Reclamos
2. Al terminar de escribir el reclamo, pulse sobre Enviar. Usted

recibir un mensaje emergente informndole que su carta de reclamo
(en formato ALEPH XML) ha sido colocado en ./XXX50/print/edi.
3. Desde el men de servicios, seleccione EDI y luego Enviar

mensajes salientes EDI (edi-11) para abrirlo. Ingrese la hora en que
desea que el servicio se ejecute y pulse sobre Enviar. Este servicio
genera el archivo de salida EDI del archivo XML y los enva al
proveedor EDI.
6.3.2 Reclamos en batch para ordenes

Usted puede usar el Reporte de reclamos y cartas para ordenes de monografa (acq-
12) para generar reclamos. Cuando el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi-
11) es ejecutado, si la orden ha sido enviada por EDI, el sistema consulta el campo
solo para ordenes EDI en el registro del proveedor.
Si solo para ordenes EDI no esta seleccionado, un archivo EDI CLAIM ser
enviado al proveedor.
Si solo para ordenes EDI esta seleccionado, el reclamo no ser enviado a un
archivo EDI CLAIM.
6.3.3 Reclamos en lnea para seriadas

Para configurar un reclamo en lnea de una seriada, siga estos pasos:
Nota
Antes de realizar un reclamo en lnea, asegrese de que en el registro del proveedor,
la opcin solo para ordenes EDI no este seleccionada.
1. Desde la ventana Lista de tem del mdulo de seriadas, pulse sobre
Reclamos.
2. En el campo formato seleccione una de las opciones EDI:
o Opcin 90- falta el fascculo

o Opcin 91- fascculo suministrado errneo
o Opcin 92- copia deteriorada
o Opcin 93 muchas copias recibidas
o Opcin 94 insuficientes copias recibidas
o Opcin 95 otra razn
Si una o ms opciones no estn disponibles en el campo Formato, adicione las
opciones a la seccin SERIAL-CLAIM-FORMAT de la tabla
pc_tab_exp_field.lng en el escenario ADM, por ejemplo:
SERIAL-CLAIM-FORMAT L EDI reclamo falta el fascculo 90
Nota
Los formatos de reclamos de seriadas 90 a 95 (inclusive) son guardados para
EDI y no pueden ser usados para otros propsitos.
3. Al termina de llenar el reclamo, pulse sobre Enviar. Usted recibir un
mensaje emergente indicndole que la carta del reclamo (en formato
ALEPH XML) ha sido colocada en el directorio ./XXX50/print/edi.
4. Desde el men de servicios, seleccione EDI y luego Enviar mensajes
salientes EDI (edi-11). Entre la hora en la cual desea que el servicio se
ejecute y pulse sobre Enviar. Este servicio genera el archivo EDI de
salida del archivo XML y lo enva al proveedor EDI.
6.3.4 Reclamos en Batch para seriadas

Usted puede usar el servicio Imprimir cartas de reclamo (serial-44) para generar
reclamos para seriadas. Al activar el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi-11),
si la orden ha sido enviada por EDI, el sistema consulta el campo solo para ordenes
EDI en el registro del proveedor.
Si Solo para rdenes EDI no esta seleccionado, un archivo EDI CLAIM ser
enviado al proveedor.
Si solo para ordenes EDI es seleccionado, el reclamo no ser enviado a un
archivo EDI CLAIM.
Cancelacin de la orden
6.3.5 Cartas de cancelacin

Una cancelacin solo puede enviarse por EDI si la orden correspondiente ha sido
enviada por EDI y si la casilla Solo para ordenes EDI en el registro del proveedor esta
vaca. pulse sobre Imprimir/Cancelar in la lista de ordenes del registro
administrativo y seleccione Imprimir carta de cancelacin al proveedor. El estado
de la orden cambia a LC (cancelado por la biblioteca).
Cada vez que genera una carta de cancelacin para una orden que ha sido enviada por
EDI, recibir un mensaje informndole que la carta de cancelacin (en formato XML
de ALEPH) ha sido colocada en ./XXX50/print/edi.
Despus de esto, someta el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi-11) para
generar el archivo EDI del archivo XML y enviarlo al proveedor EDI.
6.4 Enviar mensajes salientes EDI (edi-11)

Use el servicio Enviar mensajes salientes EDI (edi-11) para enviar todos los mensajes
a los proveedores:
El proceso en batch edi-11 escanea todos los archivos XML que han sido generados
(ordenes, reclamos, fascculos de seriadas y cancelaciones). Estos archivos son
colocados por el sistema inicialmente en el directorio ./xxx50/print/edi.
Si el proceso determina que el archivo tiene toda la informacin necesaria para una
comunicacin EDI, este genera un archivo EDI y copia el archivo original en el
directorio ./xxx50/edi/out/xml_processed.
Si el proceso detecta un problema en el archivo XML, el archivo es copiado al
directorio /xxx50/edi/out/xml_rejected y el proceso es detenido.
Los archivos EDI que han sido creados de los archivos ubicados en
./xxx50/edi/out/xml_processed son ubicados en
/xxx50/edi/out/edi_outgoing. edi-11 intenta enviar cada uno de los archivos
EDI al proveedor. Cuando la transferencia de un archivo EDI es satisfactoria, este es
movido al directorio ./xxx50/edi/out/edi_sent.
Si la transferencia de un archivo EDI al proveedor falla, el archivo EDI es movido al
directorio./xxx50/edi/out/xml_rejected.
Esta funcin puede identificarse en la bitcora y en la cola de procesos por el nombre
p_edi_11.
6.5 Carga de mensajes EDI

ALEPH suporta los siguientes mensajes entrantes EDI:
Facturas de seriadas y monografas tipo de mensaje EDI: INVOIC.

Respuesta de ordenes/reclamos para seriadas y monografas tipo de
mensaje EDI: ORDRSP
Nota:
Cuando carga datos en ALEPH, el nmero de orden ALEPH (Z68-ORDER-
NUMBER) debe indicarse. Este dato debe estar contenido en el segmento
EDI RFF+LI.
Para cargar las facturas EDI en ALEPH, haga lo siguiente:
1. Lleve a cabo la configuracin prerrequisito EDI.

Todos los archivos entrantes EDI deben estar ubicado
en el directorio ./xxx50/edi/in/edi_incoming.
2. Si el directorio FTP definido para el proveedor no es

./xxx50/edi/in/edi_incoming, mueva todos los
archivos entrantes EDI a este directorio manualmente.
3. Active el proceso Mensajes entrantes EDI (edi-09),

en servicios del mdulo de Adquisiciones/Seriadas.
Esta funcin escanea todos los archivos nuevos entrantes EDI que
estn ubicados en su servidor bajo el directorio
./xxx50/edi/in/edi_incoming y los convierte en archivo XML de
ALEPH. Si la conversin es satisfactoria, los archivos con el mismo
nombre y una extensin xml son creados en
./xxx50/edi/in/xml_incoming, y los archivos originales EDI son
movidos a ./xxx50/edi/in/edi_processed con un archivo del log
(.log) que indica cualquier problema durante el proceso. Si la
conversin no es satisfactoria, el archivo original EDI es movido a
./usm50/edi/in/xml_rejected con un archivo log (.log).
4. Corra el servicio Cargar mensajes entrantes EDI (edi-10).

Esta funcin escanealos archivos del directorio
xxx50/edi/in/xml_incoming y los carga en ALEPH. Si la carga es
satisfactoria, los archivos XML son movidos al directorio
xxx50/edi/in/xml_processed. La carga de cada archivo EDI es
almacenada en el log EDI.
6.6 Bitcora de carga EDI

Cada ejecucin de edi-10 es asignada a un nmero que viene del contador de
secuencia last-edi-log-no del escenario ADM. Para ver la bitcora de cada ejecucin
por su nmero de log, en el mdulo de Adquisiciones/Seriadas, desde el rbol de
navegacin de la pestaa de administracin, seleccione la raz Bitcora de carga EDI.
edi-10 crea al menos dos entradas (Z74) de la bitcora de carga EDI (fecha inicial y
final). Las bitcoras adicionales pueden ser creadas en varios casos, como un nmero
de orden faltante, una factura general duplicada, y as.
En el caso de que el cdigo del proveedor del archivo cargado EDI no se encuentre
dentro de ALEPH, edi-10 no lleva a cabo el proceso de carga y la bitcora de carga
EDI (Z74) no es creada. La bitcora de carga EDI graba cada archivo EDI en
ALEPH y muestra todas las transacciones ocurridas durante la carga. Cada
transaccin puede ser de los siguientes tipos:
I= Informa que la transaccin se llevo a cabo con xito.
W = La transaccin se llevo a cabo con xito, pero el sistema omiti
una advertencia que el sistema encontr una inconsistencia. Por
ejemplo falta el ISBN en el registro de la orden.
E = La transaccin no se llevo a cabo. Por ejemplo en una situacin
en donde el nmero de factura que aparece en el archivo cargado
existe en el sistema.
Coloque su nmero de ejecucin en el campo Nmero de proceso en la parte superior

de la ventana Bitcora de carga EDI:
El nmero de ejecucin ms alto es el valor predeterminado para este campo.

Usted puede enlazar una lnea a una orden o a una factura, pulsando en el botn
relevante: Orden o factura.
Usted puede ordenar, con propsitos de despliegue, la bitcora aparece en el panel
Bitcora de carga EDI de acuerdo con los diferentes tipos, seleccionando los tipos
requeridos desde la casilla Tipo.
6.6.1 Cargando una factura entrante EDI en ALEPH

Cuando el proceso p-edi-10 esta completo, la factura general (Z77) y las lneas de
tems (Z75) son creadas para las ordenes (Z68). Las transacciones de presupuesto
(Z601) de las ordenes relacionadas son actualizadas y los estados de las facturas de
las ordenes (Z68-INVOICE-STATUS) son cambiados (si es requerido). Las nuevas
facturas pueden ser mostradas y actualizadas a travs del mdulo de
Adquisiciones/Seriadas as como todas las facturas ingresadas manualmente.
Nota
Antes de ejecutar esta funcin, es recomendado hacer una copia (usando p_file-03) de
los siguientes registros: Z77, Z75, Z68, Z601.
6.6.2 Carga de las respuestas de ordenes EDI en ALEPH

El sistema crea una bitcora de la orden (Z71) de mensajes de tipo 94 (respuesta EDI
del proveedor) para cada orden con una respuesta correspondiente cargada por el
servicio edi-10. Adems una bitcora de carga EDI (Z74) es generada con un tipo de
transaccin I (info).
Para ver la bitcora de la orden (Z71) de mensajes de tipo 94, verifique que tenga la
siguiente configuracin en la tabla tab45.lng del escenario ADM.
94 Y N LEdi respuesta del proveedor
Para ver todas las respuestas cargadas ordenes/reclamos, seleccin el rbol de

navegacin de la pestaa de Administracin y pulse sobre Mensajes Bitcora-Accin.
Mensajes Bitcora-Accin
En general (no es especficamente para EDI), la ventana de Mensajes muestra todas
las transacciones de la orden, para ser manejado o tomar nota de, por el periodo hasta
e incluyendo la fecha del da.
Para propsitos EDI, la ventana de Mensajes muestra todas las respuestas del
proveedor recibidas a travs de EDI. Esto significa que usted no tiene que buscar
cada bitcora para encontrar la transaccin disparada por la carga de la respuesta de
reclamos/ordenes EDI. Cuando una respuesta EDI de un proveedor es cargada en el
sistema un tipo de entrada 94 (Respuesta EDI del proveedor) es automticamente
creada y su fecha de accin es configurada en cero. La bitcora de entradas es
mostrada es mostrada en la ventana de Mensajes. pulse sobre Orden para traer cada
bitcora relacionada con esa orden.
La rutina de orden de la lista es la misma de la rutina de la lista de la bitcora de la
orden (esta es tomada de pc_server_defaults variables:
acq_user_z71_sort_routine Y acq_user_z71_sort_order).
6.6.3 Registrando llegada de fascculos de seriadas

Cuando el procedimiento p-edi-10 esta completo, la llegada de los fascculos de
seriadas es registrada, la fecha de llega del fascculo es actualizada y el estado de
proceso cambia a blanco. Adems, una transaccin de tipo 34 (llegada del
fascculo/no ha llegado) es registrada por cada fascculo. Los mensajes pueden verse
desde el rbol funcional de Seriadas, raz suscripcin, nodo [G] Bitcora.
Una transaccin de la carga EDI es generada con el tipo de transaccin I (info).
6.7 Especificaciones de los requisitos de ALEPH para EDI
Es esencial que las especificaciones listadas aqu sean declaradas explcitamente en
todos los acuerdos entre usuarios ALEPH y terceras partes.
6.7.1 Trazado mensajes de EDItEUR enviados por ALEPH

Esta seccin traza segmentos EDI usados por ALEPH cuando se generan mensajes
salientes EDI.
ORDENES libros versin 1.2 11 Septiembre 2001

Cdigo Etiqueta
UNA
UNB
UNH
BGM
DTM
NAD BY, SU
RFF VA, API
CUX
LIN
PIA IB
IMD 170, 110, 109, 50, 11, 10
QTY
FTX
PRI AAB
CUX
RFF LCO, LI, BFN
LOC 7 (para ID); 20 (nombre de subbiblioteca)
NAD
TDT
UNS
CNT
UNT
UNZ
ORDCHG (solo para cancelacin) Libros versin 1.2 11 Septiembre, 2001

Cdigo Etiqueta
UNA
UNB
UNH
BGM
DTM
NAD BY, SU
RFF VA, API
CUX
LIN DE 1229=2
PIA DE 4347 = 5, CE7143 = IB
IMD 009, 010, 011, 050,
RFF LI, SLI, BFN
UNS
CNT
UNT
UNZ
OSTENQ Libros Versin 1.2 - 11 Septiembre 2001

Cdigo Etiqueta
UNH
BGM
DTM
NAD BY, SU
DOC
LIN
PIA DE 4347 = 5, CE7143 = IB
IMD 009, 010, 011, 050, 080
STS DE 9011 = CSD, DE 9013 = 55, 56E, 58E, 59E, 218, 239
RFF SNA, SNL, ACT
QTY CE 6063 = 21
FTX No en EDItEUR. La estructura es ORDERS L-4-29 usando
C108 TEXT LITERAL
UNS
CNT
UNT
UNZ
6.7.2 Requerimientos para mensajes EDI enviados a ALEPH

Esta seccin detalla las especificaciones que son usadas por ALEPH cuando se
traduce un mensaje entrante del formato EDI al formato estndar de ALEPH.
Si no hizo declaracin, ALEPH acepta todos los cdigos especificados en EDItEUR.
DESADV
Seriadas
PIA SI cdigo para el nmero SICI.
ORDRSP
Libros
BGM 231 o 23C cdigos para identificacin rpida como el mensaje de libros.
IMD slo el subconjunto para descripcin breve en los cdigos numricos y alfa
est implementado.
RFF en la seccin lnea del mensaje, el cdigo LI (no esta en ON), que significa
nmero de orden original, es un imperativo para ALEPH. Adems, LIP (nmero de
orden del proveedor) puede enviarse para las futuras comunicaciones. Sin embargo,
si LI no esta disponible, el cdigo SLI es imperativo, si los mensajes anteriores
fueron enviados a la biblioteca usando este nmero SLI, entonces ALEPH500 ya los
ha guardado.
RFF si el mensaje ORDRSP es una respuesta a un reclamo y no a una orden, en la
seccin de la lnea del mensaje, cdigo ACT debe aparecer con el nmero original del
reclamo incluyendo el nmero de secuencia del reclamo. El nmero original del
reclamo fue enviado al proveedor bajo el cdigo ACT en el mensaje OSTENQ
Seriadas
BGM el cdigo 23S identificar rpidamente el mensaje como de seriada.
IMD los cdigos numricos y alfa son aceptables.
RFF en la parte de la lnea del mensaje, el cdigo LI (no esta en ON), que significa
que el nmero original de la orden, es imperativo para ALEPH. Adems, SNA
(nmero de suscripcin del agente) o SNP (nmero de suscripcin del publicador)
puede enviarse para futuras comunicaciones. Sin embargo, si LI no esta disponible,
SNA debe estar presente.
RFF si el mensaje ORDRSP es una respuesta a un reclamo y no a una orden, en la
seccin de la lnea del mensaje, el cdigo ACT aparece con el nmero del reclamo
original incluyendo el nmero de secuencia del reclamo. El nmero del reclamo
original fue enviado al proveedor bajo el cdigo ACT en el mensaje OSTENQ.
Libros
MOA - en la lnea de nivel 203 o la cantidad 128.
MOA en el nivel de factura (seccin resumen) 9 total cantidad pagada, 124 cantidad
de IVA, 176 cantidad de impuesto total (si existen otros impuestos adems del IVA) y
8 (seccin del encabezado) cantidad del cargo total de la factura.
RFF en la seccin de lnea del mensaje, el cdigo LI (no esta en el cdigo ON), que
significa el nmero original de la orden, es imperativo para ALEPH. Adems, SLI
(nmero de orden del proveedor) puede enviarte para futuras comunicaciones. Sin
embargo, si LI no est disponible, el cdigo SLI es imperativo, si los mensajes
anteriores enviados a la biblioteca usan este nmero SLI, entonces ALEPH ya los ha
guardado.
Seriadas
BGM - JINV o JCRN en elementos de datos componentes 1000 para una
identificacin rpida como mensaje de seriadas.
MOA en la lnea de nivel cantidad 203.
MOA en un nivel de factura (seccin resumen) 9 cantidad total pagada, 124
cantidad para IVA, 176 total impuestos (si existes otros impuestos adems del IVA) y
8 (seccin del encabezado) asignacin o cantidad cargada para la factura.
RFF en la lnea del mensaje, el cdigo LI (no esta en cdigo en ON), que significa
el nmero original de la orden, este es imperativo para ALEPH500. Adems, SNA
(nmero agente de la suscripcin) puede enviarse para comunicaciones futuras. Sin
embargo, si LI no esta disponible, el cdigo SNA debe estar presente.
7 Facturas
Existen dos formas de registrar una factura:
Orden
Factura
Ese Orden cuando desee registrar una factura para una orden especifica. Use Factura
cuando desee registrar una factura para diferentes ordenes. Existe tambin una
opcin para crear facturas generales y lneas de tems para ordenes de seriadas
cargando archivos EDO desde proveedores EDI.
7.1 Orden
Recupere una orden usando la barra Orden. Seleccione la orden en la lista y luego
seleccione el nodo Factura de la pestaa Orden; la pestaa facturas de la orden se
mostrar:
Esta ventana muestra la lista de facturas que han sido registradas para una orden
especfica y permite que actualice una factura o cree una nueva lnea junto con una
nueva factura general. Para modificar los detalles de una lnea de tem de la factura,
seleccione la lnea deseada y actualcela en el panel inferior.
Nuevo
Para registrar los detalles para una nueva lnea de factura, pulse sobre Nuevo. Si la
factura general no existe, una ser creada para usted.
Fact. General
Para ver o actualizar una factura general y sus lneas de tem, seleccione una lnea y
pulse sobre Fact. General. Usted ser llevado a la pestaa factura, la cual le
proporciona acceso al formulario de la factura y de las lneas de tems.
7.2 Factura
Esta seccin explica la factura e incluye las siguientes ventanas:
Formulario general de la factura
Lneas de tems de la factura
Formulario lnea de tem
Lista de presupuestos de la factura
Para registrar una factura use la barra factura, la cual permite recuperar una factura
general y sus lneas de tems o crear una nueva factura.
En el campo de la izquierda, seleccione el cdigo del proveedor desde la lista o

ingrese el cdigo del proveedor.
En el campo adyacente, seleccione el nmero de factura o ingrselo. Para adicionar

una nueva factura para el proveedor seleccionado, ingrese el nuevo nmero de la
factura, pulse sobre .
El formulario de la factura ser mostrado en el panel superior

7.2.1 Formulario Factura General
Este formulario permite registrar informacin acerca de la factura general. La
siguiente informacin solo es de lectura, es mostrada en la cabecera del formulario:
Lnea de tems (muestra el nmero de lneas de tem enlazadas a la factura general),
cantidad total de la factura general y cantidad total de todas las lneas de tem
enlazadas.
El formulario de la factura general tiene dos paneles:
1. El panel superior, el cual esta dividido en dos pestaas: factura y

pagos
2. El panel inferior, el cual esta dividido en cinco pestaas que

muestran solo informacin de lectura con respecto al proveedor y sus
direcciones.
Botones
Actualizar
Al terminar de llenar el formulario, pulse sobre Actualizar.
Refrescar
Para que el sistema recalcule la cantidad total y la cantidad local, reinicie la cantidad
total en cero y pulse sobre Refrescar.
Borrar
Para borrar una factura general con todas sus lneas de tems, pulse sobre Borrar.
Usted deber confirmar su deseo de eliminar.
Cambiar nmero de factura

Este botn permite al usuario cambiar el nmero de la factura general. Haciendo clic
en este botn se abrir la ventana Nmero de factura en la cual el nuevo nmero
deber ingresarse. Si uno de los siguientes registros esta conectado a la factura
general, la accin tambin los actualizar: Transacciones del presupuesto, lneas de
tems y registros de tem.
Imprimir
Permite imprimir informacin de la factura, incluyendo informacin de las lneas y
del presupuesto.
Cancelar
El sistema cancelar la transaccin.
Pestaa factura
Cdigo de proveedor
El cdigo del proveedor deber ser llenado automticamente por el sistema.
Nmero de factura
Ingrese el nmero de factura asignado por el proveedor. Usted puede ingresar hasta
15 caracteres.
Cantidad neta
Ingrese la cantidad especificada en la factura para esta orden.
Refer. A factura
Si existe una factura original a la cual la factura actual se refiere, ingrese ese nmero
aqu.
Fecha de la factura
Obligatorio. Esta es la fecha en la cual la factura general fue preparada por el
proveedor.
Embarque
Opcional.
Tipo
Seleccione el tipo de factura. El tipo puede ser REG (normal), PRO (pro forma), o
DEP (depsito). Si deja el campo en blanco, el tipo predeterminado ser REG. La
lista puede ser enriquecida por su administrador. El tipo de factura solo es para
propsitos informativos, todos los tipos de factura son manejados de la misma manera
por el sistema.
Fecha de recepcin
Esta es la fecha en la cual la factura general fue recibida o registrada por el
biblioteclogo. Si la fecha se deja en blanco, el sistema automticamente colocar la
fecha actual.
Gastos generales
Opcional.
Estado
El estado puede ser REG (normal) o SUP (suplemental). Si se deja en blanco, el
estado predeterminado ser REG. Estados adicionales pueden ser configurados por el
administrador. Este estado solo tiene propsitos informativos; ambos estados son
manejados de la misma manera por el sistema.
Fecha de envo
Esta es la fecha en la cual la factura fue enviada por el proveedor a la biblioteca. Si el
campo se deja en blanco, el sistema automticamente colocar la misma fecha del
campo fecha de la factura.
Seguro
Opcional.
Moneda
Obligatorio. Seleccione la moneda usada para la factura. La primer moneda definida
en el registro del proveedor ser ingresada como predeterminada.
Receptor IVA
Seleccione la entidad que debe recibir el valor del impuesto. La lista de receptores de
IVA puede ser definida por su administrador.
Descuento
Opcional.
Tipo de cambio
Si el proveedor definir una tasa de cambio, ingrselo aqu. El sistema calcular el
precio total. Si no es ingresado un tipo de cambio, el sistema consultar la tabla de
monedas.
Porcentaje IVA
Opcional. Este campo puede editarse solo cuando el campo IVA por tem no esta
seleccionado. Si desea, ingrese el porcentaje de la cantidad total que deber tener el
receptor del IVA y el sistema calcular automticamente la cantidad del IVA. La
cantidad del IVA es incluida en la cantidad total (Por ejemplo, si la cantidad total es
$117, y usted ingresa 17% para el porcentaje del IVA, entonces el sistema calcular
que la cantidad del IVA debe ser $17).
Cuando el campo IVA por tem esta seleccionado, el campo porcentaje del IVA
estar inactivo y la cantidad del IVA solo es calculada de las cantidades de IVA de
todos los tem enlazados.
Cantidad total
Si deja el campo en blanco, el sistema automticamente llenar la cantidad total en la
moneda del proveedor, basado en la cantidad neta ms los cargos adicionales o menos
los descuentos.
Nota
El sistema toma la diferencia entre la cantidad neta y la cantidad total (la diferencia
esta en los cargos adicionales y descuentos) y los adiciona proporcionalmente a todas
las ordenes enlazadas a la factura. Si no desea que los cargos sean distribuidos
proporcionalmente a las ordenes, entonces debe ingresar manualmente la cantidad
total, asegurndose que sea la misa cantidad neta.
Dbito/Crdito
Indica si esta es una factura dbito o una factura de crdito.
Cantidad IVA
Opcional. Este campo puede editarse solo cuando el campo IVA por tem no esta
seleccionado. La cantidad del IVA es la cantidad que deber recibir el receptor. La
cantidad del IVA es incluido en la cantidad total.
Cuando el campo IVA por tem no est seleccionado, la cantidad de IVA de la factura
general es el valor indicado en este campo y el valor del IVA de todos los tems es
calculado de acuerdo con el porcentaje del IVA de la factura general.
Cuando el campo IVA por tem es seleccionado, el campo del IVA estar inactivo.
Este es calculado desde la cantidad de IVA de todos los tems enlazados.
Cantidad Local
El sistema automticamente calcular esta informacin basado en la tasa de cambio
efectiva de la moneda o basado en el valor del campo tasa de cambio. Esta
informacin solo es para el despliegue. No es posible cambiarla en esta ventana.
IVA por tem

El campo IVA por tem puede estar seleccionado o no. El valor predeterminado es la
casilla en blanco.
Cuando el campo es seleccionado, significa que el valor del IVA de los tems puede
ser definido individualmente para cada tem y la cantidad de IVA de la factura
general es calculada desde la cantidad de IVA de todos los tems enlazados.
Cuando el campo no esta seleccionado, significa que la cantidad de IVA de la factura

general es la indicada en el campo cantidad de IVA y los valores del IVA de todos los
tems enlazados son calculados de acuerdo con el porcentaje de IVA de la factura
general.
Nota
Usted puede ingresar una nota de hasta 60 caracteres en longitud.
Pestaa Pago
Fecha de pago
Ingrese la fecha en la cual la factura genera fue pagada. (Deje ceros si la factura no
ha sido pagada).
Nmero de cheque
Ingrese el nmero del cheque que fue usado para pagar la factura general. (Deje este
campo en blanco si la factura no ha sido pagada).
Cantidad
Ingrese la cantidad que fue o ser pagada.
Si el campo cantidad se deja en blanco pero el campo fecha de pago es llenado y el

estado de pago es P (pagado), la cantidad ser tomada del campo Cantidad total de la
pestaa Factura en el formulario de la Factura General.
Estado
Seleccione el estado de pago apropiado. Los estados estndar incluyen:
N no esta listo para pago

R listo para ser pagada
Y esperando autorizacin para pago
P - pagada
Ms estados de pago pueden ser definidos por su administrador. Su administrador

tambin puede determinar el estado predeterminado de pago cuando una factura
general es creada y que estado de pago inmovilizar la factura. Esto significa que
todas las operaciones en la factura general y en las lneas de tems relacionadas
(excepto para cambios en el estado del pago) no sern permitidas.
Dep. Aprueba
De la lista de seleccin escoja el departamento que aprueba para esta factura general.
La lista de departamentos puede ser configurada por su administrador, quien tambin
puede configurar un departamento predeterminado para este campo sea llenado
automticamente por el sistema. Este campo puede usarse como filtro cuando se
ejecute el servicio: Reporte de facturas (acq-10).
Nmero de aprobacin
Usted puede ingresar manualmente un nmero de aprobacin para esta Factura
General o asignar un nmero de aprobacin programado el servicio Reporte de
facturas (acq-10). Este campo puede usarse tambin como filtro al ejecutar el
servicio: Reporte de facturas (acq-10).
Lneas de tem de la factura

Para registrar una nueva lnea de tem en la Factura General o actualizar una lnea de
tem existente, seleccione el nodo Lnea de tems de la pestaa Factura. La pestaa
Lnea de tems ser mostrada en el panel superior.
Esta ventana lista todas las lneas de tems que estn enlazadas a una factura general
especfica. La siguiente informacin mostrada en el encabezado de la forma solo es
de lectura: lnea de tem (muestra el nmero de lneas de tems que estn enlazados a
la factura general), Total factura general y total lneas de tems.
Para modificar una lnea de tem existente, seleccione la lnea y actualice los detalles
en el formulario del panel inferior.
Los siguientes botones estn disponibles:
Agregar
Para adicionar una nueva lnea de tem, pulse sobre Agregar. En la ventana que
aparece ingrese el nmero de la orden a la cual desea adicionar una lnea de tem.
Seleccione ignorar para agregar una lnea de tem no conectada a una orden. Esto
activar el formulario de la lnea del tem en el panel inferior.
Borrar
Para quitar una lnea de tem de la lista, seleccione la lnea y pulse sobre Borrar.
Orden
Para ir a la lista de rdenes de la orden asociada con una lnea de tem, seleccione la
lnea y pulse sobre orden. Este botn se inactivar cuando la lnea seleccionada no
este conectada a una orden.
Formulario lnea de tem

Esta ventana esta dividida en dos pestaas principales:
Formulario lnea del tem

Informacin de la orden
La informacin bibliogrfica carta relacionada con el registro de la orden enlazada es
mostrada en la parte superior del panel inferior:
La pestaa Informacin de la orden en el panel inferior tambin muestra informacin

solo de lectura relacionada con la orden: Informacin de la orden, informacin
bibliogrfica, factura, compromiso y gastos.
La pestaa lnea de factura permite registrar una entrada para una orden individual
(lnea de tem) en la factura General. Si una factura General no existe, una ser
creada para usted, basado en la informacin que proporciono en los siguientes
campos: tipo, estado, moneda, fecha de la factura, fecha de recepcin, fecha de
embarque y departamento que aprueba. Si una factura general existe, estos campos
no aparecern en el formulario de la lnea del tem.
Los botones en esta ventana incluyen:
Agregar/Actualizar
Al terminar de llenar la forma, pulse sobre Agregar.
Refrescar
Si desea que el sistema calcule y muestre la cantidad agregada, la cantidad total y la
cantidad local (basado en el cambio de tasa de la moneda), pulse sobre Refrescar.
Presupuestos
Para ver o asignar los presupuestos que pagarn la factura, seleccione la orden y pulse
sobre Presupuesto.
Campos
Nota
Parte de los campos son mostrados cuando una nueva lnea es agregada (este no es el
caso cuando actualiza una lnea de tem existente).
La siguiente es la ayuda para cada campo.
Cdigo del proveedor

El sistema llenar automticamente el cdigo del proveedor.
Precio estimado
Opcional. Ingrese el precio estimado para esta lnea de tem de la factura. Como un
predeterminado, el sistema lo llenar con el valor ingresado en el campo Precio final
de la pestaa Cantidad y precio del formulario de la orden.
Cantidad neta
Ingrese la cantidad neta de la orden en la moneda del proveedor.
Cantidad adicional
El sistema calcular automticamente esta informacin tomando las cantidades
agregadas en la factura General y distribuyndolas proporcionalmente a las ordenes
individuales. La cantidad mostrada aqu esta en la moneda del proveedor.
Cantidad total
El sistema calcular automticamente esta informacin agregando la cantidad neta y
la cantidad adicional. La cantidad total esta en la moneda del proveedor. Si la
cantidad total es cambiada, y la orden tiene un presupuesto asignado, el presupuesto
ser debitado de acuerdo con.
Cantidad local
El sistema calcular automticamente esta informacin basado en la tasa de cambio
de la moneda. Esta informacin solo es para el despliegue. No puede cambiarse en
esta ventana.
Nmero de unidades
Ingrese el nmero de unidades que se facturan. Como predeterminado, el sistema lo
llenar con el valor que se ingreso en el campo Nmero de unidades en la pestaa
Cantidad y precio del formulario de la orden. En el caso de que existan ms lneas de
tem para esta orden, el nmero de unidades es definido tal como el nmero restante
de unidades de la orden y las dems lneas de tems.
Nmero de factura
El sistema llenar automticamente el nmero de la factura.
Crdito/Dbito
Indique si esta factura es un dbito o un crdito.
Moneda
Seleccione la moneda usada para la factura.
Cdigo del objeto
Seleccione el cdigo del objeto apropiado para esta lnea de tem. Si el uso del
cdigo de un objeto es obligatorio (dependiendo de su configuracin), un cdigo de
objeto debe ser asignado a la factura y debe coincidir con los cdigos asignados al
presupuesto.
Porcentaje IVA
Opcional. Si la casilla IVA por tem no esta seleccionada, este campo estar inactivo.
Si la casilla IVA por tem de la factura General esta seleccionada, este campo puede
ser editado y usted puede calcular la cantidad del IVA ingresando un porcentaje en
este campo.
Cantidad del IVA

Opcional. Si la casilla del IVA por tem de la factura General no es seleccionada,
este campo estar inactivo. Si la casilla IVA por tem esta seleccionada en la factura
general, este campo puede editarse y la cantidad del IVA puede ingresarse
manualmente o puede ser calculada de la cantidad total ingresando un porcentaje para
el IVA.
Nota
Usted puede ingresar una nota de hasta 200 caracteres en longitud.
Verificar fechas de suscripcin traslapada

(Solo para seriadas y ordenes pendientes)
Si la casilla esta marcada, los campos fechas de suscripcin desde/hasta son

obligatorios y el periodo cubierto es verificado contra otras lneas de tems de a
factura de la misma orden para ver si existe una fecha traslapada. Si la casilla no esta
marcada, usted no tendr que llenar los campos de fechas desde/hasta y el sistema no
verificar si existen fechas traslapadas.
El valor predeterminado (marcado o no) para esta casilla es determinado en acq.ini.
Fecha Sus. Desde/Hasta

(Solo para lneas de tems para seriadas y ordenes pendientes). Ingrese el periodo
cubierto de la factura. Estos campos solo son obligatorios cuando el campo Verificar
fechas de suscripcin traslapadas.
Orden completamente facturada

Este campo solo esta disponible si la factura esta completa, esto es, usted no espera
otra factura para la orden. Marque la casilla pulsando en ella. Si espera recibir
facturas adicionales para esta orden, deje la casilla en blanco. Para facturas
incompletas, el sistema contina debitando el compromiso del presupuesto hasta que
la factura este completa. Cuando la factura esta completa, si la cantidad facturada es
diferente del compromiso, el presupuesto es debitado de acuerdo con la cantidad
facturada.
La opcin para marcar/no marcar esta casilla solo est disponible cuando se agrega
una nueva lnea de tem. Cuando modifica, la casilla no es mostrada. Para modificar
el estado de la factura, use la casilla Estado de factura completa de la pestaa
Informacin de la orden en el formulario de la Orden.
Lista de presupuestos de la factura

Cuando pulse sobre el botn Presupuestos en el formulario de la lnea de tem, la
siguiente ventana es mostrada.
Esta ventana lista los presupuestos que pagarn la factura para esta orden. Usted
puede asignar uno o ms presupuestos. De esta forma, varios presupuestos pueden
pagar varias cantidades hasta sumar el total de la orden.
La columna comp/activo muestra la suma comprometida, dividida en dos partes:
La primer parte es la cantidad original comprometida basada en el

precio estimado en el formulario de la orden.
La segunda parte es la diferencia entre la cantidad del compromiso

original y la cantidad de la factura. Esta diferencia esta referida como
la cantidad activa. (La cantidad activa automticamente se pone en
cero cuando la factura es registrada como completa).
Botones
Los botones disponibles en esta ventana son:
Agregar presupuesto
Para asignar un nuevo presupuesto para esta factura, llene el campo llamado cdigo
de presupuesto para agregar y luego pulse sobre el botn Agregar presupuesto.
Dbito
Para indicar la cantidad por la cual un presupuesto particular ser debitado, seleccione
el presupuesto, y luego ingrese la cantidad en el campo llamado Cantidad a debitar,
pulse sobre el botn Dbito.
Borrar presupuesto
Para borrar un presupuesto de la lista, seleccione el presupuesto y pulse sobre
Borrar.
Balance
Para ver el balance del presupuesto seleccionado, pulse sobre Balance.
Crear
Este botn permite recrear el presupuesto desde el compromiso de la orden. Si la
creacin del presupuesto desde el compromiso falla, un mensaje es mostrado con los
detalles de todos los errores.
Por ejemplo: en un sistema que trabaja con cdigos de objeto: la creacin del
presupuesto falla cuando el cdigo del objeto del presupuesto no coincide con el
cdigo del objeto de la lnea de tems. Un mensaje ser mostrado indicando que no
hay coincidencia entre los cdigos de objetos.
Cerrar
Despus de hacer todos los cambios deseados en la ventana, pulse sobre Cerrar.
Campos
Agregar cdigo de presupuesto
Este es el cdigo nico que identifica el presupuesto. pulse sobre la flecha ubicada a
la derecha del campo para seleccionarlo de la lista de presupuesto.
Cantidad a debitar
Esta es la cantidad que ser debitada del presupuesto seleccionado. Usted puede
llenar la cantidad actual en este campo o dejarlo en blanco e ingresar un porcentaje
del precio estimado en el campo Porcentaje del compromiso.
Porcentaje a debitar
Este es un porcentaje de la cantidad que ser debitada del presupuesto seleccionado.
Si llena este campo, deje en blanco el campo Compromiso.
Cantidad facturada, Cantidad local, Moneda de la factura

La informacin en estos tres campos solo es de referencia; no puede ser cambiada en
esta ventana.
Total Debitos
Si uno o ms presupuestos han sido asignados para pagar la factura, este campo
muestra la cantidad total que hasta ahora ha sido cargada.
8 Recepcin
Lista de ordenes recibidas
Formulario de recepcin
Para registrar la llegada de unidades para ordenes de monografa (tipo M) o de

ordenes pendientes /tipo O), seleccione el nodo Recepcin en la pestaa Orden. Para
la verificacin en el proceso de ordenes de Seriadas (tipo S), vea Verificar fascculos
en la seccin del captulo de Seriadas.
Adems, dependiendo de la configuracin realizada por su administrador el mdulo
de Adquisiciones/Seriadas, mientras se genera la lnea de tem en la funcin factura
usted recibir un mensaje preguntndole si desea registrar el material como
recibido.
8.1 Lista de recepcin de ordenes

Cuando pulse sobre el nodo Recepcin, la lista es mostrada en el panel superior:
Esta ventana muestra el nmero de unidades ordenadas, el nmero de unidades que
han sido reportadas como recibidas, y lista el nmero de unidades que se han recibido
en fechas especificas. Para cambiar los detalles acerca de las unidades recibidas,
seleccione la lnea apropiada y actualice los detalles en el formulario de recepcin del
panel inferior.
Botones
Agregar
Para reportar la recepcin de unidades, pulse sobre Agregar. El formulario de
recepcin es mostrado para su edicin.
Borrar
Para borrar una lnea de la tabla que muestra el nmero de unidades recibidas y la
fecha en la cual se recibieron, pulse sobre Borrar.
Imprimir
Para imprimir un recibo de recepcin, seleccione una entrada y pulse sobre Imprimir.
8.2 Formulario de recepcin

Cuando pulse sobre el botn Agregar en la lista de recepcin, el formulario se activa
en el panel inferior. Esta ventana permite registrar una nueva recepcin de
unidad/unidades o modificar los detalles de unidades que han sido recibidas.
Cuando termine de llenar el formulario, pulse sobre Agregar.
Si cambia los detalles de las unidades que han sido recibidas, pulse sobre Actualizar.
Campos
No. Unidades recibidas
Ingrese el nmero de unidades que est recibiendo. El sistema automticamente
ingresa el valor predeterminado, el cual es tomado del campo Nmero de unidades
del formulario de la orden.
Fecha de embarque
Este campo es opcional. Ingrese la fecha en la cual el proveedor envia las unidades a
su biblioteca.
Fecha de recepcin
Ingrese la fecha en la cual las unidades han llegado. Si deja el campo en blanco, la
fecha actual es llenada automticamente.
Nota
Usted puede ingresar una nota de hasta 60 caracteres en longitud
Orden recibida completamente

Para ordenes de tipo O (ordenes pendientes), esta opcin no est disponible
Para ordenes de tipo M (monografa):
Si todas las unidades para esta orden se han recibido, seleccione esta
opcin
Si son esperadas ms unidades, no seleccione esta opcin
Si uno de los tems recibidos ha sido solicitado y el administrador ha configurado la

estacin del cliente de esta manera, un mensaje aparecer indicando que una solicitud
est pendiente para este tem. Adicionalmente, cuando el formulario de llegada es
impreso, un mensaje indica que el tem recibido esta solicitado.
Auto Actualizar Fecha esperada de llegada
Si desea que la fecha del prximo reclamo sea calculada, entonces seleccione esta
opcin. En este evento, la fecha del Reclamo es calculada como sigue:
Para ordenes de monografa:
Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega del
material)
Para ordenes pendientes:
Fecha actual + Z68-MAX-NO-ARRIVAL-DAYS
Para ordenes de seriadas:
material)
Si no selecciona esta opcin, entonces el campo Fecha esperada de llegada est
disponible para que usted actualice el campo de fecha de la orden manualmente.
Cuando una nueva llegada es registrada, este campo es seleccionado
predeterminadamente al abrir la ventana con el formulario de llegada. Debe notarse
que cuando se cambia una llegada existente, la casilla Auto actualizar la fecha
esperada de llegada no est seleccionada predeterminadamente, como es el caso
cuando una nueva llegada es registrada.
Fecha esperada de llegada

Si la opcin de actualizacin automtica de la fecha esperada de llegada no es
seleccionada, usted puede ingresar la fecha en la que espera recibir la orden. Esta
fecha es usada por el sistema cuando los reclamos son procesados automticamente
(lote). Si la opcin de actualizacin es seleccionada, entonces este campo ser solo
de lectura y la fecha esperada de llegada ser calculada por el sistema como se indica:
material)
Para odenes pendientes:
Para ordenes de Seriadass:
material).
9 Reclamos
Reclamo en lote
Reclamo manual
Los reclamos generalmente son enviados al proveedor cuando un tem ordenado no

llego cuando se esperaba. Usted puede enviar reclamos a proveedores para ordenes
de monografas usando el servicio Reporte de reclamos y cartas para ordenes de
monografas (acq-12). Los reclamos para ordenes pendientes son enviadas usando
el servicio Reporte de reclamos para ordenes pendientes (acq-11).
Alternativamente, usted puede enviar reclamos manualmente, uno a la vez, hacienda

clic en el nodo Reclamos en la pestaa de Ordenes (tambin disponible para seriadas
y ordenes pendientes).
El procedimiento que debe seguirse para reclamos depende, ante todo, en la

informacin proporcionada en el formulario de la orden cuando la orden fue creada
por primera vez.
El siguiente es un ejemplo de la pestaa del proveedor en el formulario de la orden:
Los dos campos relevantes son Fecha de reclamo y bitcora de reclamos.
Fecha de reclamo (para monografas)

A menos que ingrese su propia fecha, el sistema calcula la fecha de reclamo cuando
la orden es enviada, de acuerdo con el tipo de entrega del material y la demora
definida en el registro del proveedor. Despus de esto, el sistema continuar
actualizando la fecha del reclamo automticamente si los reclamos estn siendo
manejados por el servicio Reporte de reclamos y cargas para ordenes de
monografas (acq-12). Si los reclamos son manejados manualmente (pulsando en el
botn Nuevo reclamo en la lista de reclamos), entonces la fecha del reclamo ser
actualizada solo si el biblioteclogo lo solicita. Adems para la fecha de reclamo que
es actualizada en periodos de tiempo, el sistema almacena la fecha estimada original
de llegada (EDA original), la cual es la misma de la primera fecha de reclamo.
La EDA original puede verse en la pestaa de despliegue de la orden del formulario

de la orden.
Opcin reclamo en lote (para Monografas)
Si selecciona la opcin de reclamo en lote de la pestaa Proveedor en el formulario de
la orden, el sistema enviar los reclamos para esta orden cuando el servicio Reporte
de reclamos y cartas para ordenes de Monografas (acq-12) se ejecuta. Si no
selecciona esta opcin, entonces la nica forma de enviar un reclamo para esta orden
es envindola manualmente pulsando en el botn Nuevo Reclamo en la lista de
reclamos.
9.1 Reclamos en lote

Si la casilla reclamo en lote es seleccionada en la pestaa Proveedor del formulario de
la orden, el sistema incluir la orden en el servicio Reporte de reclamo y cartas para
ordenes de monografas (acq-12).
Cuando este servicio es programado, el sistema calcular la nueva fecha de reclamo
de acuerdo con el valor ingresado en el campo Nmero de das hasta el prximo
reclamo en el servicio Reporte de reclamo y cartas para ordenes de monografas
(acq-12), o, si este valor es cero, por los predeterminados del proveedor (basado en el
tipo de entrega y la demora en das).
El reporte de reclamos generado por el servicio Reporte de reclamo y cartas para

ordenes de monografas (acq-12) arroja dos impulses. Una impresin ser la lista
de todas las ordenes para las cuales la casilla reclamo en lote fue seleccionada,
mientras que la otra impresin ser la lista de todas las ordenes para las cuales la
casilla no fue seleccionada.
El servicio Reporte de reclamos y cartas para monografas acq-12 tambin genera

cartas de reclamo. Las plantillas que definen estas cartas estn ubicadas en el
directorio form_spa del escenario. En este directorio, acq-first-claim-00 y acq-
additional-claim-00 son usadas por la funcin en lote.
9.2 Reclamo Manual

Para enviar un reclamo individual, seleccione el nodo Reclamos en la pestaa Orden.
Cualquier reclamo previamente enviado para una orden sera listado en la lista del
panel superior.
Para enviar un Nuevo reclamo, desde la lista de reclamos de la orden, pulse sobre
Nuevo. Este activa el formulario del reclamo en el panel inferior:
Esta forma permite registrar un reclamo para una orden. Usted puede usarla tambin
para cambiar los detalles de un reclamo que ya esta registrado.
Cuando termine de llenar el formulario, pulse sobre Agregar. Si cambia los detalles
de un reclamo ya registrado, pulse sobre Actualizar.
Claves para los campos

Enviar reclamo
Seleccione esta opcin si desea enviar el reclamo (a travs de e-mail/EDI/impreso).
Usted puede usar este campo tambin para volver a enviar un reclamo enviado en el
pasado. No seleccione esta opcin si desea actualizar un reclamo sin enviarlo.
Formato de la carta
Seleccione un tipo de formato de la carta de la lista. El formato solo es relevante
cuando el reclamo es enviado al correo electrnico o impreso (no es relevante para
reclamos EDI).
Fecha de reclamo
Ingrese la fecha valida para este reclamo. La fecha predeterminada es la fecha actual.
Texto del reclamo

Ingrese cualquier comentario que desee adicionar al reclamo.
Fecha de respuesta
Si ha recibido respuesta del proveedor, ingrese la fecha de la respuesta.
Respuesta del proveedor

Si ha recibido una respuesta del proveedor, ingrese o seleccione un texto estndar de
la lista de seleccin.
Actualizar automticamente la fecha esperada de llegada

Este campo es mostrado para todos los tipos de rdenes.
Si desea que la fecha del prximo reclamo sea calculada, entonces seleccione esta
opcin. En este caso, la fecha del reclamo ser calculada como sigue:
Para ordenes de Monografa:
material).
Fecha actual + Z70-DELIVERY-DELAY (de acuerdo con el tipo de entrega de
material).
Si no selecciona esta opcin, entonces el campo Fecha esperada de llegada esta
disponible para que actualice la fecha esperada de llegada de la orden manualmente.
Cuando un nuevo reclamo es agregado, este campo es seleccionado
predeterminadamente cuando la ventana del reclamo es abierta.
Fecha esperada de llegada

Este campo es mostrado para todos los tipos de ordenes.
Si la opcin Actualizar automticamente la fecha esperada de llegada no es
seleccionada, usted puede ingresar la fecha en la que espera recibir la orden. Esta
fecha es usada por el sistema cuando los reclamos son generados automticamente
(en lote). Si la opcin Actualizar automticamente la fecha esperada de llegada es
seleccionada, entonces este campo ser solo de lectura y la fecha esperada de llegada
ser calculada por el sistema como sigue:

material)
material).
10 Pagos
Factura general estado de pago
Autorizacin usuarios
Reporte de facturas
Los pagos en la factura general son administrados a travs de la pestaa Pagos de la

pestaa factura General
10.1 Factura General estado de pago

Los estados de pago estndar son:
N no esta listo para ser pagado
R listo para ser pagada
Y autorizacin de pago dada
P - pagada
Ms estados de pago pueden ser configurados por su administrador, quien tambin
determina el estado de pago predeterminado cuando una factura general es creada y el
estado de pago que congela la factura. Esto significa que todas las operaciones en la
Factura General y en las lneas de tems relacionadas (excepto para cambios en el
estado de pago) no sern permitidas.
When the payment status of the General Invoice is changed, the system changes all
linked item debits. If all invoices of an order are paid and the material arrival status is
complete, the system will change the status of the order to Closed (CLS).
10.2 Autorizaciones usuarios

Las autorizaciones relevantes para los usuarios (y todas las autorizaciones para
usuarios) para funciones en la Factura General son definidas en la ventana Derechos
de acceso, llamada desde la ventana de privilegios del staff.
Bajo los derechos de acceso de adquisiciones, existen autorizaciones que refieren al
estado de pago de la factura. Esto significa que el usuario puede negar o permitir la
posibilidad para activar funciones en una factura general y las lneas de de tems
relacionadas con el estado de pago de la factura.
Por ejemplo: para actualizar un estado de pago a Y (dar autorizacin de pago) y tener
autorizacin para actualizar una factura con estado de pago Y y todas sus lneas de
tems relacionados, el usuario debe tener los siguientes derechos de acceso:
Actualizar Dar autorizacin de pago de la factura general y/o sus lneas de tems
(INVOICE-HEAD-P-S-Y ).
En cuanto a un nuevo estado de pago definido en tab48.lng., un nuevo derecho de

Solo para el acceso puede tambin ser definido para el nuevo estado de pago. Por ejemplo: si el
administrador nuevo cdigo de estado de pago es C (Verificar antes de pagar), agregue la
siguiente lnea para alephe a la tabla user_function.lng:
ACQ L Acquisitions INVOICE-HEAD-P-S-C L
Actualizar "Verificar antes de pagar la facture general y/o sus

lneas de tems.
La columna 4 de tab48.lng define que rutinas user_function deberan ser usadas

adems de las verificaciones estndar para los diferentes estados de pagos. Mltiples
estados de pago pueden usar la misma autorizacin. Si la Col.4 se deja en blanco, no
sern realizadas verificaciones adicionales, y la autorizacin user_function para ACQ
Actualizar estado de pago de la factura es suficiente. Adems de que el operador
impida cambiar el estado de pago de la factura, la falta del permiso especificado evita
al operador cambiar la factura a ese estado.
10.3 Reporte de factura

Adems de la opcin para cargar el estado de pago por cada factura separadamente a
travs de la pestaa de pago de la factura General, usted tambin puede cambiar el
estado de pago para un grupo de facturas ejecutando el Reporte de facturas (acq-10).
Una de las acciones disponibles del Reporte de Facturas es cambiar el estado de pago
de un grupo recuperado de facturas generales. El grupo puede recuperarse por el
nmero comn de aprobacin. Un reporte ser generado mostrando la factura que fue
cambiada. Para ms detalles, vea la seccin de ayuda Reporte de facturas.
11 Reportes
Tipos de reportes
Ejemplo para usar el Formulario General de Recuperacin (acq-02-
01)
Los reportes de adquisiciones estn disponibles desde el men Servicios/Recuperar e

imprimir registros de adquisiciones del mdulo Adquisiciones/Seriadas. Una vez que
ingresa al mdulo, debe seleccionar un escenario administrativo.
Los reportes son creados en un proceso de dos pasos:
Paso 1:
Recupere los nmeros de registros de las ordenes de adquisiciones que cumplan con
varios criterios. Un archivo de salida ser creado el cual lista los nmeros de
registros sin informacin detalladas para cada registro. El archivo de salida puede
encontrarse en el directorio ALEPHE_SCRATCH.
Paso 2:
Para ver los contenidos actuales de los registros, debe usar el servicio Imprimir
Registros de adquisiciones (acq-03).
11.1 Tipos de reportes
Usando los servicios de adquisiciones, usted puede recuperar ordenes que cumplan
con los siguientes criterios:
Ordenes parcialmente llenadas (acq-02-02)
Ordenes de monografas estado "New" (acq-02-03)
Ordenes para los cuales no hay factura (acq-02-04)
Ordenes que tienen un estado en particular (acq-02-05)
Ordenes que fueron canceladas por el proveedor (acq-02-06)
Ordenes que correspondan con cualquiera de los 40 diferentes
criterios que puede definir usando el formulario General de
Recuperacin (acq-02-01). La lista completa de criterios y detalles
para llenar la forma est disponible en la ayuda en lnea del servicio
Formulario General de Recuperacin (acq-02-01).
11.2 Ejemplo usando el Formulario General de Recuperacin

(acq-02-01)
Este ejemplo muestra como generar un reporte de ordenes recientes registradas
durante un periodo especifico de tiempo para una biblioteca particular, sub-biblioteca
o grupo de sub-bibliotecas.
1. Desde el men principal, seleccione Servicios.
2. Desde la seccin Recuperacin e impresin de registros de

adquisiciones, seleccione Formulario General de Recuperacin (acq-
02-01).
3. Llene el campo Archivo de salida, por ejemplo, acq_arrival1.
4. En la siguiente seccin, llene los campos de Recuperacin.

Seleccione los filtros con los siguientes parmetros:
Recupere por: Sub-Biblioteca: ingrese hasta cinco sub-

bibliotecas en los siguientes cinco campos, por ejemplo,
UEDUC ULAW ULINC
Recupere por: Fecha de llegada: ingrese el rango de fechas

(aaaammdd) durante el cual ha recibido material, in los
siguientes dos campos, por ejemplo, 20040301 20040531
Recupere por: Estado de llegada: hasta dos estados pueden

ingresarse en los siguientes dos campos:
o C-recepcin completa.
o P- recepcin parcial.
o N-no se han recibido tems,
Para nuestro ejemplo, ingrese C-recepcin completa.
5. pulse sobre el botn Enviar.
6. Desde el men Servicios /Recuperar e imprimir registros de

adquisiciones, seleccione Imprimir registros de adquisiciones (acq-03).
7. En el campo Archivo de entrada, ingrese el nombre del archivo de

salida del servicio anterior, por ejemplo, acq_arrival1. Llene el campo
Archivo de Salida, por ejemplo, print_arrival. El archivo de salida
puede recuperarse del directorio PRINT del escenario.
8. En el campo Formato del reporte, seleccione el format para la

impresin.
9. pulse sobre el botn Enviar.
10. Para imprimir el reporte, use la opcin Administrador de tareas del

men ALEPH del men principal.
Los valores mencionados del ejemplo proporcionaran una lista de todo el material
registrado con estado de recepcin C(completo) para UEDUC, ULAW y ULINC
entre el periodo de tiempo 1 Marzo 2004 hasta 31 Mayo 2004.
12 Servicios de Adquisiciones
Cada servicio es identificado en la bitcora y en la cola de procesos por el nombre del
procedimiento.
Ordenes y reclamos
Reporte de la bitcora de ordenes (acq-22)
Reporte de reclamos y cartas para ordenes de monografa (acq-12)
Reporte de reclamos para ordenes pendientes (acq-11)
Reporte de reclamos para ordenes de seriadas (acq-19)
Enviar lista de ordenes a un proveedor (acq-14)
Recuperar e imprimir registros de adquisiciones

Ordenes de monografas parcialmente llenadas (acq-02-02)
Ordenes de monografa - Estado "New" (acq-02-03)
Sin Factura (acq-02-04)
Estado de orden (acq-02-05)
Ordenes canceladas por el proveedor (acq-02-06)
Imprimir registros de adquisiciones (acq-03)
Administracin de presupuestos
Abrir presupuesto anual (acq-05)
Renovar compromisos de ordenes para monografas (acq-06-a)
Renovar compromisos de ordenes para seriadas y ordenes pendientes
(acq-06-b)
Transferir balance remanente (acq-07)
Actualizar precio local de las transacciones de presupuesto (acq-08)
Desactivar compromisos (acq-09)
Resumen de presupuestos (acq-16)
Moneda
Reporte de monedas (acq-01)
Actualizar tasas de cambio (acq-20)
EDI
Enviar mensajes EDI (edi-11)
Procesar mensajes entrantes EDI (edi-09)
Cargar mensajes entrantes EDI (edi-10)
Otros
Reporte de facturas (acq-10)
Reconstruir ndice ordenes de PIB y de adquisiciones (acq-04)
Cartas para renovacin de suscripcin (acq-23)
Exportar a Banner/FRS (acq-21)
Reporte de actualizacin de datos de direcciones (acq-60)
Actualizar cdigo del proveedor en los registros de las ordenes y
suscripciones (acq-26)
Creacin general de ADM y ordenes (acq-24)
Estadsticas
Estadsticas por fechas - Material/Mes (acq-25)
General
Imprimir reporte de disparadores (com-01)
Construir ndice de palabras para un registro (manage-111)
Reiniciar servicios (sys-01)
Construir paquete de plantillas de impresin (sys-02)
12.1 Administrar tablas de la base de datos

El servicio en esta seccin es explicado el detalle en los captulos del mdulo de
circulacin del Web Guide Services.
12.2 Ordenes y reclamos

Reporte de la bitcora de ordenes (acq-22)
Este servicio genera un reporte con informacin acerca de las ordenes. Extrae
informacin de la bitcora de ordenes (Z71) y la coloca en el archivo de salida junto
con informacin adicional como los ttulos de los documentos y el ISBN/ISSN.
Reporte de reclamos y cartas para ordenes de monografas (acq-12)

Este servicio genera un reporte listando las monografas que no se han recibido y las
cartas de reclamo para enviarlas al proveedor. El reporte genera dos impulses: una de
las cuales lista todas las ordenes para las cuales la casilla Reclamo en lote en el
formulario de la orden fue seleccionada, mientras que el otro lista todas las ordenes
para las cuales la casilla Reclamo en lote no fue seleccionada. El sistema
automticamente agrega x como sufijo al nombre del archivo de impresin de las
ordenes en donde la casilla Reclamo en lote no fue seleccionada.
Para ordenes pendientes, un reporte de reclamos puede generarse usando el servicio
Reporte de reclamos para ordenes pendientes (acq-11). Las cartas de reclamo pueden
enviarse entonces manualmente usando el botn Reclamo en la ventana lista de
ordenes.
Para seriadas, dos funciones estn activas desde el men Servicios:

Imprimir reporte de reclamos para seriadas (serial-04), y
Imprimir cartas de reclamo para seriadas (serial-44)
Reporte de reclamos para ordenes pendientes (acq-11)

Esta funcin crea un reporte para ordenes pendientes para las cuales la Fecha
esperada de llegada es anterior a la fecha actual y los volmenes no han sido
recibidos. Esta informacin puede usarse para enviar reclamos a los proveedores.
Las cartas de reclamo pueden enviarse manualmente pulsando en el botn Reclamo
en la ventana Lista de ordenes.
Reporte de reclamos para ordenes de seriadas (acq-19)

Este servicio genera un reporte de ordenes de seriadas para las cuales la Fecha
esperada de llegada es anterior a la fecha actual y los fascculo no han sido recibidos.
El proceso solo puede usarse si los tems no han sido procesados. Cuando el primer
tem es recibido, usted puede usar Imprimir cartas de reclamo (serial-44) e Imprimir
reporte de reclamos (serial-04).
Las cartas de reclamo para seriadas pueden enviarse manualmente hacienda clic en el
botn Reclamo de la ventana Lista de ordenes.
Para ordenes pendientes, usted puede generar un reporte de reclamos usando el
servicio Reporte de reclamos para ordenes pendientes (acq-11).
Enviar lista de ordenes a un proveedor (acq-14)

Este servicio permite enviar a un proveedor una carta con una lista de ordenes. Todas
las ordenes cuyo tipo de entrega de la orden es LI (lista) y cuyo estado es RSV (Listo
para enviar al proveedor) sern incluidas en este servicio.
12.3 Recuperar e imprimir registros de adquisiciones

Ordenes de monografa parcialmente llenadas (acq-02-02)
Este servicio recupera el nmero de registros de las adquisiciones para ordenes de
monografas que no han sido recibidas del proveedor o han sido llenadas
parcialmente por el proveedor y los escribe en el archivo de salida. Para generar un
reporte desde este archivo, use el servicio Imprimir registros de adquisiciones (acq-
03).
Ordenes de monografas - Estado "New" (acq-02-03)

This service retrieves the record numbers of monograph orders whose status is NEW,
and writes them to an output file. To produce a report from this file, use the Print
Acquisitions Records (acq-03) service.
Sin factura (acq-02-04)

Este servicio recupera los nmeros de registro de las ordenes de adquisiciones para
las cuales una factura anterior no ha sido recibida o es parcial y los escribe en un
archivo de salida. Para generar un reporte para este archivo, use el servicio Imprimir
registros de adquisiciones (acq-03).
Estado de la orden (acq-02-05)

Este servicio recupera los nmeros de registros de ordenes con un estado y los escribe
en un archivo de salida. Para generar un reporte de este archivo, use el servicio
Imprimir registros de adquisiciones (acq-03).
Orden cancelado por el proveedor (acq-02-06)
Este servicio recupera los nmeros de registros para ordenes que han sido canceladas
por el proveedor (estado de la orden VC) y los escribe en el archivo de salida. Para
generar un reporte de este archivo, use el servicio Imprimir registros de adquisiciones
(acq-03).

Este servicio recupera los nmeros de registro de las ordenes de adquisiciones de
acuerdo con un nmero de diferentes filtros. Un archivo de salida ser creado el cual
lista los nmeros de registros sin informacin detallada para cada registro. Para
generar un reporte de este archivo, use el servicio Imprimir registros de adquisiciones
(acq-03).
Imprimir registros de adquisiciones (acq-03)

Este servicio guarda en un archivo o imprime los registros de adquisiciones que han
sido encontrados usando uno de los servicios que recupera nmeros de registros de
adquisiciones.
12.4 Administracin del presupuesto

Abrir presupuesto anual (acq-05)
Este servicio crea un nuevo presupuesto anual para aquellos presupuestos definidos
como anuales y usan el formato cdigo-Ao (por ejemplo, Libros-2002). El
nuevo presupuesto tendr el mismo cdigo con un nuevo sufijo para el nuevo ao
(por ejemplo, Libros-2003). Si un presupuesto existe en el sistema (para el nuevo
ao) este no ser abierto, pero aparecer en el reporte de salida.
Si un presupuesto anual tiene un presupuesto padre anual, entonces el nuevo

presupuesto creado para el ao solicitado tendr un cdigo final de presupuesto padre
con el nuevo ao; de lo contrario (si el presupuesto padre no es anual), este no ser
cambiado en el nuevo presupuesto. Note que la existencia del presupuesto padre
renovado NO es verificado por el sistema.
Renovar compromiso de la orden para monografa (acq-06-a)

Antes de ejecutar este servicio, primero debe programar el servicio Abrir Presupuesto
Anual (acq-05).
Este servicio renueva los compromisos de la orden para ordenes de Monografa y

verifica los presupuestos anuales que han sido comprometidos para cada orden.
Trabaja para con ordenes con estados de:
RSV = Listo para enviar al proveedor
SV = Enviado al proveedor
WB = Esperando confirmacin para el presupuesto
WP = Esperando para ser procesado
Este no trabaja con ordenes que tengan el estado NEW = Nuevo. Si el compromiso
para la orden esta activo (en otras palabras, la factura esta incompleta), el
compromiso ser asignado al nuevo presupuesto anual.
Renovar compromiso de la orden para ordenes de seriadas y pendientes (acq-

06-b)
Antes de ejecutar este servicio, primero debe correr el servicio Abrir Presupuesto
Anual (acq-05). Este servicio renueva los compromisos para ordenes de seriadas y
pendientes y verifica los presupuestos anuales que han sido comprometidos para cada
orden cuyo estado es SV Enviada al proveedor. Si el compromiso para la orden
esta activo (en otras palabras, la factura esta incompleta), el compromiso ser
asignado al nuevo presupuesto anual. Este servicio genera un reporte que incluye una
lista de todos los compromisos renovados.
Transferir balance remanente (acq-07)

Antes de ejecutar este servicio, primero programe el servicio Abrir presupuesto anual
(acq-05). Este servicio transfiere los fondos restantes del presupuesto anual al final
del ao al nuevo presupuesto anual. El estado del presupuesto antiguo es cambiado a
NA, no activo. El servicio solo trabaja con presupuestos definidos como anuales y
usa el formato cdigo-ao (por ejemplo, Libros-2002). Los balances de
presupuestos negativos tambin son transferidos.
Actualizar precio local de las transacciones de presupuesto (acq-08)

Este servicio actualiza el precio local de una transaccin de un presupuesto. El
sistema usa la tasa ms cercana a la fecha relevante de la fecha de la transaccin del
presupuesto. Esto comprende todos los tipos de transaccin, incluyendo ENC
(compromisos) y INV (facturas).
Cuando programar este servicio:
Programe este servicio si ha cambiado a agregado una tasa de cambio en una fecha
especfica. Tambin, use este servicio despus de una conversin (si es necesario),
para crear las cantidades locales.
Se recomienda no programar acq-08 en sitios en donde las de las transacciones del
presupuesto (Z601) tienen una tasa de cero y no existe tabla de cambios de moneda
para todos los aos anteriores. El sistema no tiene una tasa propia para las
transacciones pasadas.
Desactivar compromiso (acq-09)

Este servicio examina todas las ordenes junto con sus factures. Por cada factura que
tiene todas sus facturas recibidas, la Suma Activa del Compromiso (el cual muestra
cuanto del compromiso esta pendiente) es cero. Esto, en efecto, desactiva el
compromiso.
Cuando programar este servicio:

Este servicio no es usado en la operacin normal. Sin embargo, es usado para el
proceso de conversin.
No se recomienda programar acq-09 en sitios en donde la tabla de las transacciones
de presupuesto (Z601) tiene una tasa de cambio de cero y no existe una tabla de
cambio para los aos anteriores. El sistema no tiene una tasa propia para las
transacciones pasadas.
Resumen del presupuesto (acq-16)

Este servicio genera un reporte que resume los presupuestos que corresponden con el
criterio seleccionado. El reporte incluye las asignaciones, transferencias,
compromisos, facturas no pagadas, pagadas, balance estimado y actual y el mximo a
comprometer y a gastar para el presupuesto.

Este servicio imprime una lista de todas las ordenes para las cuales el presupuesto
seleccionado ha sido comprometido.
Transferencia automtica de ordenes de presupuesto a presupuesto (acq-31)

Este servicio transfiere ordenes de un presupuesto a otro, esto es, este transfiere el
compromiso activo y el original de las ordenes especificadas en el archivo de entrada.
Note que el archivo de salida creado por uno de los servicios que recupera registros
de adquisiciones tambin puede usarse como archivos de entrada para este proceso.
Las ordenes de todos los estados, excepto cerrado (CLS), cancelado por la biblioteca
(LC), cancelada por el proveedor (VC) pueden ser manejados por este proceso.
Diferentes verificaciones son ejecutadas por este servicio en el presupuesto y en los
niveles de las ordenes.
Dos archivos de salida son creados por este servicio:
Un archivo que contiene ordenes que no pasaron la verificacin y que han
sido rechazados. En este caso la razn del fallo es especificado en el archivo
para cada orden.
Un archivo que contiene ordenes que pasaron las verificaciones y que han
sido transferidas.
Usted puede generar un reporte preliminar antes de actualizar la transferencia de los

compromisos. Esto puede hacerse seleccionando No en el campo Actualizar base
de datos.
12.5 Moneda
Reporte de monedas (acq-01)
Este servicio imprime un reporte que muestra las fechas en las cuales las tasas y las
tasas actuales fueron asignadas a la moneda. El reporte puede incluir hasta 10
monedas.
Actualizar tasas de las monedas (acq-20)

Este servicio actualiza las tasas de cambio de las monedas. Este usa un archivo
llamado currency.dat, el cual debe estar en el directorio del escenario
(XXX50/files/currency.dat). El archivo debe estar en el formato:
CCC YYYYMMDD R.RRR
Por ejemplo:
USD 20020526 4.614
12.6 EDI
Enviar mensajes EDI (edi-11)
Este servicio enva mensajes EDI a los proveedores. Este recoge todos los archivos
XML generados (ordenes, reclamos de ordenes fascculos de seriadas y
cancelaciones).
Procesar mensajes entrantes EDI (edi-09)

Este servicio carga los nuevos archivos entrantes EDI ubicados en su server
bajo./xxx50/edi/in/incoming y los convierte la estructura EDI en archivos de ALEPH
XML. Si la conversin en XML es satisfactoria, un archivo con extensin .xml es
creado en el directorio ./xxx50/edi/in/xml_incoming.
Cargar mensajes EDI entrantes (edi-10)

Este servicio procesa los archivos XML creados por el servicio Procesar mensajes
entrantes EDI (edi-09).
12.7 Otros
Reporte de facturas (acq-10)
Este servicio ejecuta una de las siguientes acciones y genera dos reportes:
1. Asigna nmeros de aprobacin para todas las factures generales
recuperadas por el servicio y genera un reporte mostrando las facturas
que fueron asignadas. Seleccione Si en el campo Actualizar base de
datos y No en el campo Recuperar usando nmero de aprobacin.
El sistema automticamente asignar un nmero de aprobacin para
todas las facturas reportadas. El estado de pago de las facturas
recuperadas cambiarn de acuerdo con el campo Cambiar estado a.
2. El nmero de aprobacin es tomado del contador del sistema last-

invoice-app-no en la UTIL G/2 del escenario administrativo.
3. Cambiar el estado de pago del grupo de facturas generales

recuperado
4. Seleccione Si en el campo Actualizar base de datos y Si en el campo

Recuperar usando nmero de aprobacin. Ingrese un nmero de
aprobacin en el campo Nmero de aprobacin.
El grupo de facturas generales ser recuperado por el nmero comn de

aprobacin. El estado de pago de las facturas cambiar de acuerdo con el
campo Cambiar estado a. Un reporte ser generado mostrando las facturas
cargadas. Este reporte puede entregarse a la autoridad apropiada para
asegurarse de que el pago es hecho.
Este servicio generar dos archivos de salida: Reporte de factures y resumen.
Reporte de facturas
Un reporte por factura o por grupo de factures organizado por el proveedor y la
moneda. Esto depende de su seleccin en el Reporte por el campo factura nica.
Esto depende de su seleccin en el Campo Reporte por factura nica. El reporte
incluye:
Todas las facturas generales reportadas Existe una lnea
por cada factura, comenzando con el nmero de factura,
cantidad total y fecha, y si hay un balance entre la factura
general y sus lneas de tem.
Divisin de presupuestos por proveedor Existe una lnea

por cada presupuesto, comenzando con el cdigo del
presupuesto, la suma del presupuesto y la suma local. Si su
sistema de adquisiciones trabaja con cdigos de objeto,
tambin habr una interrupcin por cdigo de objeto.
Divisin de presupuestos por cada factura Existe una

seccin por cada facture general, comenzando con el nmero
de la factura, fecha, precio total y precio local, con una lnea
por cada presupuesto, comenzando con el cdigo de
presupuesto, suma del presupuesto y suma local. Si su sistema
de adquisiciones trabaja con cdigos de objeto, tambin habr
una interrupcin por cdigo de objeto.
El reporte de la factura usa las plantillas XSL invoice-report.xsl y invoice-report-
05.xsl.
Reporte resumen
El reporte resumen incluye todas las facturas tratadas por acq-10 en la moneda local.
Note que hay un reporte resumen generado junto con cada reporte de factura nica o
el reporte de factura por proveedor y moneda. La salida es una tabla organizada por
nmero de factura, incluyendo el cdigo del proveedor, nombre del proveedor, fecha
de factura, cantidad, y as. Esto tambin lista el presupuesto usado por cada factura
en un cdigo de objeto. El precio local total para todas las facturas aparece al final.
El reporte incluye solo los precios locales ya que puede comprender facturas que
estn en diferentes monedas. El reporte usa la plantilla XSL invoice-report-
summary.xsl.
Reconstruir ndice de PIB y el ndice de ordenes de adquisiciones (acq-04)
El servicio reconstruye los siguientes ndices:
1. ndice de ordenes de adquisiciones
2. ndice de solicitudes entrantes en PIB
3. ndice de solicitudes salientes en PIB
Cada archivo del ndice ser borrado y creado leyendo todos los registros de solicitud
de las ordenes de Adquisiciones/PIB.
Cartas de renovacin de suscripciones (acq-23)

Este servicio enva una carta a un proveedor que contiene una lista de suscripciones
de seriadas y/o ordenes pendientes para ser renovadas.
Este servicio se ejecuta en ordenes de tipo S (seriadas) y/o tipo O (ordenes

pendientes) con estado de orden SV (enviada al proveedor) y verifica cada fecha de
renovacin contra las fechas definidas en los campos Desde/Hasta la fecha de
renovacin.
Si existe coincidencia, la orden es incluida en la carta y el campo Fecha de

renovacin es actualizado con relacin al campo Ciclo del presupuesto. Sin embargo,
si el sistema determina que esta nueva fecha de renovacin es mayor a la fecha final
de la suscripcin, entonces esta orden no ser renovada y por lo tanto no ser incluida
en la carta de renovacin.
Exportar a Banner/FRS (acq-21)

Este servicio genera un export en formato especializado para integrar ALEPH con
presupuestos administrador por sistemas BANNER o FRS. La interfaz entre ALEPH
y BANNER/FRS transfiere informacin de facturas para que la factura general pueda
ser pagada y las cuentas puedan ser cargadas en la biblioteca. Esto significa que la
informacin de Z77 (factura general) y Z75(lnea de tems) deben ser enviadas a si
como Z601(transacciones de presupuestos). El reporte recupera un archivo de
facturas generales con sus enlaces de facturas (Z77 y enlaces Z75), basado en los
siguientes parmetros.
La fecha de la Factura General recibida (registrada) (Z77-I-REC-
DATE)
Estado de la factura (Z77-I-STATUS): generalmente, solo las

facturas con estado REG o SUP sern recuperadas.
Facturas con estado de pago = Y (Z77-P-STATUS)
Nmero de orden 3 (Z68-ORDER-NUMBER-2): Todas las lneas de

tems(Z75) enlazados a la factura general (Z77) que tienen el mismo
nmero 3 enlazados a esta orden (Z68). El sistema verifica que la
primera lnea de tem enlazada a la factura general si corresponda con
el nmero de orden 3 solicitado.
Despus de recuperar, el sistema puede cambiar el estado de pago a P
para indicar que la factura fue recibida.
Reporte de actualizacin de datos de direccin del proveedor (acq-60)

Este servicio imprime todos los datos de direccin del proveedor (Z72) que fueron
cambiados o actualizados dentro del rango de fechas.
Creacin ADM general y ordenes (acq-24)

Este servicio crea registros multi-ADM y ordenes de un archivo. Por ejemplo, este
servicio puede usarse cuando un proveedor suministra con un CD-ROM los ttulos,
precios e informacin bibliogrfica para las posibles ordenes.
Adems, este puede opcionalmente asignar un proveedor a una orden (dependiendo
del parmetro Use ISNB para asignar el proveedor Si/NO). Si NO es
seleccionado, los registros ADM y las ordenes creadas con una unidad de orden/sub-
biblioteca y el nmero de orden 2, pueden ser usados para recuperar las ordenes
recientemente creadas para futuros procesos a travs de ndice Multi Orden. Si
selecciona SI, un proveedor es asignado a ordenes creadas, junto con otros
parmetros relevantes, incluyendo el mtodo de adquisicin, el estado de la orden y la
fecha estimada de llegada. Los detalles del proveedor (Cdigo del proveedor y
prefijo) son extrados del registro bibliogrfico: el cdigo del proveedor es construido
del ISBN sub-campo $$a o del campo 020 (USMARC) o sub-campo $$a
(UNIMARC), y el prefijo es construido del sub-campo $$b o campo 260 (USMARC)
o sub-campo $$c del sub-campo 210 (UNIMARC).
El sistema toma en cuenta los 13-dgitos del ISBN para encontrar el proveedor
correspondiente (Z70).
Nota
Para propsitos de extraccin del prefijo del proveedor, los ISBNs vlidos son
aquellos con pas/lengua 0 o 1 (primer dgito). Tambin note que las ordenes sern
creadas con el tipo de material, cdigo M. Este cdigo por lo tanto debe estar
definido en pc_tab_exp_field.lng como un tipo de material vlido.
Antes de correr este servicio, usted debe cargar los nuevos registros bibliogrficos
usando el servicio: Cargar Registros al catlogo (p-manage-18). La salida de p-
manage-18 debe usarse como la entrada para este servicio.
Actualizar el cdigo de proveedor en registros de ordenes y suscripciones (acq-

26)
Este servicio actualiza o reemplaza el cdigo del proveedor en registros de ordenes
(Z68) y registros de suscripciones (Z16). Este servicio til cuando, por ejemplo, un
proveedor termina operaciones o es combinado con otro proveedor.
Los siguientes registros de ordenes son procesados por este servicio:

Ordenes que tienen la misma sub-biblioteca en el campo de sub-
biblioteca (Z68-SUB-LIBRARY) como aquellos seleccionados en el
filtro por sub-biblioteca.
Registros en los cuales el cdigo del proveedor (Z68-VENDOR-
CODE) es igual al cdigo seleccionado en el campo Cdigo del
proveedor anterior.
Registros
en los cuales el estado de la orden (Z68-ORDER-STATUS)
NO es uno de los siguientes: CLS (cerrado), VC (cancelado por el
proveedor) o LC (cancelado por la biblioteca).
Los siguientes registros de suscripcin son procesados por este servicio:

Suscripciones que tienen la misma sub-biblioteca en el campo sub-
biblioteca (Z16-SUB-LIBRARY) como las seleccionadas a travs del
filtro.
Aquellas en las cuales el cdigo del proveedor (Z16-VENDOR-
CODE) es igual al cdigo seleccionado en el campo Cdigo de
proveedor anterior.
Registros en los cuales el campo Fecha Hasta (Z16-COPY-TO-
DATE) es SUPERIOR a la fecha actual.
Reemplazar proveedor Cerrar y abrir ordenes y suscripciones (acq-27)

Este nuevo servicio cambia proveedores para ordenes pendientes, ordenes de
seriadas, y suscripciones relacionadas que caen dentro del presupuesto anual actual
(z68_subscription_budget_period=1).
El servicio cierra las ordenes y las suscripciones relacionadas y abre nuevas ordenes y
suscripciones, duplicando las ordenes cerradas y suscripciones, y tomando la nueva
informacin de los parmetros ingresados por el usuario staff.
El archivo de salida puede incluir cualquier nmero ADM + secuencia de la orden +

escenario ADM o un nico nmero ADM + el nmero de secuencia.
Este servicio genera la siguiente salida:
Un archive con las cartas de cancelacin a los proveedores, permitiendo que

la opcin Generar Carta de cancelacin de ordenes sea definida como Si.
Un listado de las ordenes que fueron manejadas y la razn. Estas son las
razones:
o La orden no cae dentro del presupuesto anual actual

(esto es, z68_subscription_budget_period es
diferente de1)
o La fecha final de la suscripcin es anterior a la fecha

inicial (z68-subscription-date-to es anterior a
z68-subscription-date-from).
o No existe la orden
o La orden es para monografas
Note que este servicio no verifica el estado de la orden. En consecuencia, no

programe este servicio para ordenes con estados VC (cancelado por el proveedor);
LC (cancelado por la biblioteca); REJ (rechazado): CLS (orden cerrada).
Cambiar estado de orden y EDA en registros de ordenes (acq-28)
Este servicio actualiza el estado de la orden y/o EDA para un grupo de ordenes. El
servicio usa un archivo de entrada de nmeros ADM + nmero de secuencia +
escenario ADM.
El servicio tiene los siguientes parmetros:
Archivo de entrada, Nuevo estado de la orden, Actualizar EDA? (S,N), Nueva EDA
12.8 Estadsticas
Estadsticas por fecha - Material/Mes (acq-25)
Este servicio genera un reporte estadstico de adquisiciones con las siguientes
columnas:
Tipo de material, Mes, Mtodo de adquisicin (Compra, Aprobacin, donacin, etc.).
12.9 General
Imprimir reporte de disparadores (com-01)
Este servicio genera una impresin de los disparadores.
Construir ndice de palabras para un registro (manage-111)

Este servicio crea palabras clave de varios campos de las siguientes tablas Oracle:
Proveedor (Z70)
Direccin del proveedor (Z72)
Informacin global del usuario (Z303)
Direccin del usuario (Z304)
Sala de lectura (Z310)
Presupuesto (Z76)
El ndice de palabras clave que es creado permite al usuario buscar en registros por
palabras claves.
Restaurar servidores (sys-01)

Este servicio detiene un servicio y lo inicia. El servicio que es detenido es
seleccionado por el usuario y puede ser el pc_server, el www_server o el oclc_server.
Cuando se ejecuta, el servicio detiene los servidores que estn corriendo en el puerto
predeterminado e inicia uno nuevo en el mismo puerto. Si un puesto es especificado,
solo ese puerto ser restaurado.
Reconstruir el paquete de plantillas de impresin (sys-02)

Este servicio reconstruye el archivo html.pck despus de editar una forma o carta
del directorio form_spa. Por cualquier cambio en estos archivos, ejecute este
servicio.
Conversin de registros clave (manage-70)

Este servicio convierte los registros clave. Este toma el archivo de entrada que
contiene los registros claves de un tipo (por ejemplo, nmeros BIB) y, por cada valor
que este contiene, lista la clave correspondiente de otro tipo (por ejemplo, nmero de
la orden).

Aleph Adquisiciones 18.0

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ALEPH VERSION 18.

Gua de usuario Staff - Adquisiciones

Ex Libris Ltd., 2007

1 Apreciacin Global .............................................................................................................. 5

Esta apreciacin incluye las siguientes secciones:

Cliente GUI de Adquisiciones/Seriadas

1.1 Mdulo Adquisiciones/Seriadas

1.1.1 Barra de herramientas

Barra del Men

Para mostrar un registro de la seriada, seleccione el parmetro de bsqueda del men de

Ingrese el cdigo del proveedor o pulse sobre y seleccione el proveedor de la lista. En

1.3 Trabajando sin ratn

Note que un marco aparece alrededor del panel activo

Teclas disponibles en el mdulo de Adquisiciones/Seriadas

Las siguientes teclas estn codificadas y no pueden ser personalizadas:

2. Iniciar una orden llenando la forma de la Orden en el mdulo de

3. Registrar la factura. ALEPH distingue entre factura General y un dbito

4. Registrar la llegada del material puede ser parcial o completa.

1.5 Tipos de Ordenes

1.6 Sistemas de Adquisiciones

o Registro de la orden solo un usuario que tenga

o Presupuesto si el presupuesto es asignado a una unidad

o Proveedor si el proveedor es asignado a una unidad de

una lista de monedas ha sido creada y la tasa de cambio definida.

una lista de proveedores ha sido creada y se ha incluido la forma del

una lista de presupuestos ha sido creada e incluido el presupuesto que

2.1 Moneda Local

2.2 Lista de monedas

Si la moneda seleccionada para borrar esta usada en transacciones de presupuesto no se

2.3 Agregar tipo

No. Unidades por tipo de cambio

Fecha del tipo de cambio

2.4 Agregar moneda

No. Unidades Por Tipo de Cambio

3.1 Lista de proveedores

Las siguientes formas de consulta estn disponibles:

Botones en la lista de proveedores

3.2 Formulario del proveedor

3.2.1 Pestaa Informacin del proveedor 1

Cdigo del proveedor

EDI solo para ordenes

Para instrucciones de configuracin, vea el captulo Administracin del sistema

Nombre del proveedor

Estado del proveedor

Idioma del proveedor

3.2.2 Pestaa Inf. del Proveedor 2

No. cuenta (M)

No. cuenta (S)

Si la variable CHECK-INVOICE-CURRENCY es Yes, al menos una moneda debe

Si la variable CHECK-INVOICE-CURRENCY es No, el campo moneda en la pestaa

Las listas actualizadas de monedas y sus cdigos estn disponibles en la Web.

Si el signo es - (menos), un error es reportado si el porcentaje es mayor a 100.00%

Mtodo de envo de la lista

3.2.3 Pestaa Inf. del Proveedor 3

Tipo de entrega 1-5 & Demora en la entrega 1-5

3.4 Dos niveles de proveedor

Esta caracterstica depende de la siguiente variable en tab100:

Registro de primer nivel: el registro del proveedor genrico, el cual es el

Solo para el Esto depende la siguiente variable en la ta100:

3.6 Formulario Informacin del proveedor subnivel

El siguiente es un ejemplo del regitro de subnivel UARCV para el proveedor A.V. en la

4.1 Lista de presupuestos

Puede buscar la lista de presupuestos de la siguiente forma:

4.1.1 Botones en la lista de presupuestos