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Introduo
O Banco Central uma autarquia federal cuja misso garantir a estabilidade do poder de
compra da moeda e um sistema financeiro slido e eficiente. Esta misso cumprida pela
atuao dos seus 4.000 servidores, distribudos em mais de 40 unidades. Sua atuao de
estende por todo o territrio nacional, com escritrios em nove capitais e sede em Braslia.
Por ser uma instituio cujas aes repercutem no mercado financeiro nacional e
internacional, seus processos de trabalho so bem definidos, amparados por normas legais e
estveis. Nem por isso projetos deixam de ser importantes neste contexto, ao contrrio.
O Banco Central percebeu em 1998, por conta de uma crise no sistema bancrio brasileiro, o
quanto projetos eram importantes para posicionar a organizao frente aos desafios do
mercado. Neste ano contou com o aporte de recursos do Banco Mundial para a
implementao de projetos, que transformavam alguns dos seus processos de trabalho. Os
primeiros ncleos de gesto de projetos vm desta poca.
Hoje a organizao possui 4 (quatro) escritrios de projetos, sendo 3 (trs) setoriais e 1 (um)
corporativo. Os escritrios setoriais esto localizados em departamentos que trabalham de
forma projetizada, como o Departamento de Gesto Estratgica, Integrao e Suporte da
Fiscalizao (Degef), a Universidade Corporativa do Banco Central (Unibacen) e o
Departamento de Tecnologia da Informao (Deinf). O Escritrio Corporativo de Projetos
(Espro) uma diviso do Departamento de Planejamento, Oramento e Gesto (Depog), da
Diretoria de Administrao.
Ter alcanado maturidade 4,2 no significa somente a soma de pontos nos diversos critrios
do modelo PRADO-MMGP, mas tambm o reconhecimento pelos benefcios advindos das boas
prticas adotadas.
Situao Original
Retrocedendo histria em gerenciamento de projetos, antes de 2003 observava-se no Banco
Central:
Diversas metodologias;
Processos diferentes;
inexistncia de ferramenta padronizada;
Capacitao localizada;
Apenas 2 certificados PMPs;
Poucos projetos estratgicos;
Patrocnio difuso;
Falta de critrios de priorizao;
Encerramento por inanio, entre outros.
Desde a sua criao, no primeiro semestre de 2004, o Espro criou e divulgou a metodologia
utilizada para o desenvolvimento de projetos estratgicos no Banco Central. O escritrio
tambm atuou como consultora dos gerentes de projetos das unidades na elaborao dos
estudos preliminares e dos planos de projetos e como avaliadora de primeira instncia das
propostas de projetos e propostas de modificaes aos projetos em execuo. O Comit de
Projetos Corporativos (CPC) se encontrava montado e atuante. Nesse perodo, foi
implementado um ciclo nico para elaborao e aprovao de projetos estratgicos, que
entrou em pleno funcionamento em 2006.
Esse nvel indicava que a Instituio tinha realizado algum esforo na implementao dos
processos de gerenciamento de projetos, mas que ainda havia necessidade de consolidar a
cultura e procedimentos. Para elevar o nvel de maturidade, faziam-se necessrios
investimentos em ferramentas, consolidao da metodologia em toda a Instituio,
treinamento dos stakeholders, de acordo com a necessidade de cada um, e internalizao dos
procedimentos.
Projeto Maturidade GP
O primeiro projeto, executado entre abril de 2006 e maio de 2008, teve como objetivo
identificar as aes necessrias para a elevao do grau de maturidade em gerenciamento de
projetos no mbito do Banco Central do Brasil. Com o esforo, esperava-se tambm alcanar
os seguintes objetivos secundrios:
maximizao do uso dos recursos financeiros da Redi-BC (Reserva para
Desenvolvimento Institucional do BC) de maneira estruturada e otimizada;
definio de requisitos para o aparelhamento dos escritrios de projetos (ESPROs) e da
Gepro com as ferramentas e software necessrios para exercerem as suas funes;
definio de plano de capacitao para gerentes, Espros, alta gerncia e servidores em
gerenciamento de projetos e com conceitos internalizados, de acordo com as
necessidades verificadas;
sedimentao da cultura de gerenciamento de projetos no BCB.
Para atingir o objetivo primrio, foi includa no escopo deste projeto a medio da maturidade
em projetos por uma consultoria independente. Este trabalho foi realizado pelo Instituto
Nacional de Desenvolvimento Gerencial (INDG), que constatou a maturidade em 2,16 em
2007.
Diversas outras aes estavam contempladas neste projeto. A estrutura analtica de projeto
(EAP) aglutinava aes em trs pilares:
1) Desenvolvimento de competncias tcnicas e comportamentais em gerenciamento de
projetos para os diversos atores;
2) Implantao e reviso de metodologia de gerenciamento de projetos, portflio e
programas, nessa sequncia;
3) Implantao e aprimoramentos de sistemas e ferramentas de gerenciamento de
projetos.
Complementarmente aos trs pilares (pessoas, mtodos e sistemas), a EAP do projeto inclui as
dimenses de comunicao e avaliao de maturidade.
Para cada um dos pilares e dessas duas dimenses, foi montada equipe especfica, no mbito
do projeto, para estudar e desenvolver as aes referentes a cada dimenso. Um sexto grupo,
responsvel pelo gerenciamento do projeto como um todo, completou o organograma do
projeto.
Dos cinco passos, somente os primeiros quatro estavam englobados pelo escopo do projeto. O
ltimo passo, a implementao do plano de ao para elevao do grau de maturidade em
gerenciamento de projetos nas respectivas dimenses fez parte de um segundo projeto, que
foi apresentado ao CPC aps a finalizao deste.
O segundo projeto, executado entre maio de 2008 e maio de 2011, teve como objetivo elevar
o grau de maturidade em gerenciamento de projetos do Banco Central do Brasil por meio da
implementao das aes identificadas no projeto Maturidade GP.
Este objetivo foi alcanado por meio da execuo das seguintes aes principais:
Realizao de capacitao em GP destinada aos servidores do BCB em geral que lidam
com projetos, de acordo com as necessidades identificadas, visando implementao
do Centro de Estudos de Gerenciamento de Projetos (CEDEC-GP);
Divulgao dos procedimentos e da cultura em GP;
Realizao de diagnstico peridico dos processos de GP estratgicos no BCB, com o
objetivo de propor melhorias;
Aperfeioamento dos processos e adequao da metodologia em prtica;
Aquisio e implementao de soluo corporativa de gerenciamento de projetos e
portflio;
Realizao de diagnstico do nvel de maturidade atual em GP no BCB a cada ano;
Elaborao de plano e implementao do CEDEC-GP junto Universidade Corporativa
do Banco Central (Unibacen).
Foi estabelecida como meta a elevao da maturidade de 2,16 para 3,2. Este novo grau de
maturidade possua correlao direta com as questes, os parmetros da metodologia PRADO-
MMGP e as aes previstas no projeto. Desta forma, a equipe do projeto realizava o
monitoramento com o referencial da prpria maturidade desejada e alcanada.
Os comits executivos de projetos foram uma soluo adequada para o modelo organizacional
do BCB. A instituio tem uma estrutura funcional bem definida e forte, os gerentes de
projetos continuam sem ter poder formal para alocao de recursos organizacionais. Estes
comits, formados pelos chefes dos departamentos que participam da elaborao dos
produtos do projeto , atuam como patrocinadores e decidem sobre a alocao de recursos.
Cada comit executivo rene-se entre 3 (trs) e 4 (quatro) vezes ao ano, podendo ser
convocado pelo gerente de projeto em situaes excepcionais. Cabe aos membros de cada
comit no apenas avaliar as entregas e o andamento do projeto, mas, tambm, decidir sobre
questes que demandem avaliao de alto nvel da parte dos patrocinadores, portanto, acima
das atribuies do gerente de projeto, tais como priorizao e alocao de pessoas, mudanas
no prazo ou no custo do projeto, alteraes significativas de escopo, dentre outros. Desta
forma, a questo do poder formal do gerente de projetos foi resolvida.
O novo sistema consolidou a maturidade alcanada pelo BCB, que naquele momento j
passava dos 3,0. O sistema registra todo o ciclo de vida do projeto, permite acompanhar
cronograma, oramento, riscos, lies aprendidas e as mudanas de escopo, tempo e custo.
Ressalta-se que o sistema foi customizado para receber dados contbeis uma vez por dia, o
que permite utilizar o gerenciamento de valor agregado para o monitoramento dos projetos.
Meta de 3,2 alcanada no projeto anterior, o prximo desafio passou a ser elevar a maturidade
ao 3,8. Neste prximo nvel tem-se no apenas a confirmao de que h metodologia,
processos homogneos, competncias profissionais, envolvimento da alta direo,
gerenciamento estratgico por meio de portflio corporativo, mas tambm a gesto do
conhecimento.
preciso que os projetos tragam benefcios para a organizao e que os erros e acertos de
projetos anteriores sejam levados em considerao nos projetos seguintes. J no basta fazer
bem feito, preciso fazer bem feito h algum tempo. Desta forma, surge um projeto que
pretendia consolidar a maturidade alcanada.
O Projeto Maturidade Consolidao foi iniciado em junho de 2011 e tem prazo previsto para
trmino em novembro de 2014. Seu objetivo consolidar os avanos em gesto obtidos com a
elevao do grau de maturidade em gerenciamento de projetos do Banco Central do Brasil e
assegurar ambiente organizacional adequado para um nvel de excelncia na conduo de
projetos, programas e portflio.
Atuando nas mesmas dimenses que se mostraram exitosas em projetos anteriores, o projeto
tem por escopo:
a. Recursos Humanos: Realizao de capacitaes em Gerenciamento de Projetos (GP)
destinada aos servidores do BACEN que atuam com a gesto de projetos, de acordo
com as necessidades identificadas pelo Espro e pela UniBacen, visando consolidao
da cultura e dos conhecimentos. Inclui desenvolvimento de competncias
comportamentais para Gerentes de Projeto, cerificaes, participao em turmas
abertas e realizao de turmas fechadas na Unibacen sobre temas relacionados ao
assunto GP;
b. Comunicao: Continuao do plano de comunicao em GP, que inclui: a divulgao
dos procedimentos e cultura em GP, o aperfeioamento do Portal Comunidade GP, a
compra de livros tcnicos, a edio de cadernos sobre temas relacionados ao GP, e a
realizao de eventos;
c. Processos: Aperfeioamento dos processos e adequao da metodologia MGPRO, por
meio de realizao de visitas tcnicas de benchmarking, anlise e redesenho dos
processos e atualizao dos normativos;
d. Sistemas Informatizados: Aperfeioamento da soluo corporativa de gerenciamento
de projetos e portflio, revisando e acrescentado funcionalidades, alm da
implementao do gerenciamento de programas;
e. Monitoramento: realizao de diagnstico do nvel de maturidade atual em GP no BC a
cada ano.
Este projeto props alcanar a maturidade 3,8 em projetos, tendo alcanado 3,9 em uma
medio no final de 2013 e 4,2 em outubro de 2014, ambas realizadas com a participao do
Prof. Darci Prado. Esta pontuao reflete o xito de todas as aes propostas e executadas,
aes estas que foram concebidas e implementadas por meio de projetos.
O Projeto Maturidade Consolidao tem sido bem sucedido no alcance dos resultados
propostos na sua concepo. As aes de capacitao continuam com forte demanda em
todos os extratos organizacional, a comunicao com a comunidade de projetos feita de
forma estrutura e instrumentalizada, os processos da metodologia de projetos (MGPro) foram
aprimorados, com novos recursos grficos e fluxogramas introduzidos e o sistema
informatizado (SGPro) evoluiu junto.
Esta graduao na complexidade dos instrumentos tambm foi presenteada com um novo rito
para o alcance dos benefcios organizacionais: o gerenciamento de programas. Em 2013 o
Banco Central realizou um projeto em parceria com a Embaixada Britnica para implementar o
gerenciamento de programas baseado no padro britnico MSP Managing Successful
Programmes.
A experincia revelou-se inovadora, pois trouxe maior vnculo entre os benefcios que a
organizao deseja a partir do seu planejamento estratgico e os projetos e programas
corporativos. J no adianta apenas saber o que fazer, quando fazer e bem feito, h que se
alcanar benefcios mensurveis para a organizao.
Conquistas
Isto motiva a recapitular as conquistas obtidas nestes 8 anos de implementao das aes para
o aumento da maturidade em projetos:
Metodologia nica de gerenciamento de projetos, com processos bem definidos e
adequados s diversas complexidades de projetos;
Gestores nos nveis estratgicos, tticos e operacionais capacitados na tcnica e nas
habilidades requeridas para a gesto de projetos;
Sistema informatizado moderno, que permite o acompanhamento de todas as fases
do ciclo de vida, dos projetos, programas e portflio, integrado com o sistema contbil
da organizao o que viabilizada o gerenciamento do valor agregado e outras funes
de monitoramento;
Canal de comunicao com os nveis estratgicos, tticos e operacionais estabelecidos;
Centro de capacitao em gerenciamento de projetos consolidado;
Comunidade de gerenciamento de projetos atuante;
Escritrio de Projetos Corporativos empoderado e prestando servios em sintonia com
as necessidades organizacionais;
Maturidade 4,2 alcanada.
Benefcios e Concluso
O BCB entendeu que o avano de forma coordenada nos trs pilares permitiu a obteno dos
seguintes benefcios:
a. Desenvolvimento de uma linguagem comum em toda a organizao;
b. Integrao do gerenciamento de projetos aos demais instrumentos de gesto, como
planejamento, oramento, processos;
c. Disseminao da cultura em gerenciamento por meio da criao e articulao de uma
comunidade de gerenciamento de projetos;
d. Aumento expressivo do sucesso dos projetos, indicado pela execuo fsica e
financeira em um novo patamar, com a consequente elevao de desempenho dos
processos de trabalhos impactados por esses projetos;
e. Impactos nos stakeholders externos instituio, muitos dos quais atuaram
ativamente nos projetos corporativos.
O BCB recebe mensalmente duas a trs organizaes interessadas em conhecer seus avanos
em gesto. Isto comprova o acerto da estratgia de implantao deste e dos demais
instrumentos de gesto.
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