PROCEDIMIENTOS Y NOMRAS COMPUTADORAS VENESYSTEM C.

GENERALES

1. El uso del bao est dividido por sexo, al menos que sea
indicado, no est permitido el uso de un bao que no corresponda
a su sexo por tema de higiene.
2. Las visitas de personas ajenas a la empresa debe ser autorizado
por gerencia.
3. Toda comunicacin con proveedores, clientes y compaeros de
trabajo debe ser va correo electrnico, este ser nuestro nico
respaldo a la hora de un mal entendido.

4. Todos los que laboramos dentro de la empresa tenemos 20 minutos

para contestar un correo, con el fin de evitar atrasos a
terceros.

5. Negociaciones que se presenten en ausencia (no notificada o

injustificada) del vendedor ser cerrada por la gerencia, la
comisin de la misma no ser asignada al vendedor ausente.

6. De llegar a presentarse algn inconveniente o impase entre

cualquiera de los que laboramos en la empresa, deber ser tratado
va correo electrnico, para solicitar una reunin entre las
partes involucradas y gerencia.

7. El uso del telfono de escritorio es nica y exclusivamente para

llamadas relacionadas con trabajo, no se permite llamar u ocupar
una lnea recibiendo llamadas personales.

8. Las llamadas de clientes cuando su vendedor asignado est

ausente, deben ser transferidas a la gerencia.

9. La msica debe ser escuchada nica y exclusivamente con

audfonos.

10. Contribuir con el buen mantenimiento de las instalaciones,

comenzando por tener en orden su puesto de trabajo

11. La vestimenta en la oficina de lunes a jueves es estrictamente

semi- formal. Los das viernes tendr la libertad de asistir como
guste.
HORARIOS Y TIEMPOS

12. Nuestra horario de trabajo es de 8:00 am a 12:00 m y de 1:30 pm

a 5:30 pm
13. Las negociaciones con entrega inmediata se realizan en un
lapso de 1 a 3 das hbiles, para ello se han establecido los
siguientes lapsos

a) Solicitud de negociacin o gasto: 8:00 a 10:00 am y 1:00 a 4:00 Pm

b) Revisin y aprobacin 10:15 am y 4:15 pm
c) Pagos: 11:30 am a 1:00 pm y 8:00 a 9:00 am
d) Ruta: 2:00 pm y 10:30 am

14. Se implementarn los siguientes tiempos para el cumplimiento de

las actividades.

Ventas Servicios
 Escalar necesidad del cliente 1 a 2 Hrs
Asignar responsable 1 a 3 Hrs
Realizar Inspeccin - 3 a 48 Hrs
Presentar Cotizacin 3 a 24 Hrs 24 a 48 Hrs
15. Mercadeo tiene de 2 a 24 Hrs para responder cualquier solicitud

16. En el caso injustificado de incumpliendo en tiempos o procesos,

la gerencia tendr la potestad de decidir entre

a) Disminucin de la comisin
b) Suspensin temporal de sus funciones de 1 a 3 das
c) Reasignacin del negocio
d) Reasignacin del cliente

ADMINISTRACION

17. Toda comunicacin con el departamento de administracin debe ser

va correo electrnico (administracion@venesystem.com.ve), si la
respuesta no llega en un mximo de 20 minutos reenviar el correo
a su gerencia, esta a su vez debe indagar el motivo del retraso,
en caso de no obtener respuesta, escalar a gerencia general.

a) Al solicitar status de un pedido u orden de compra deben

hacer referencia a sus nmeros.
b) Informacin referente a documentos de la empresa (Rif,
registro mercantil, referencias bancarias y comerciales
etc.), llenados de planillas, etc.
c) Informacin referente a cuentas por pagar y/o cobrar
d) Informacin referente a entregas o retiros de mercancas.

18. Para realizar alguna modificacin a un documento ya aprobado por

gerencia, deben solicitarla a travs de
administracion@venesystem.com.ve. En el caso de anulacin de
facturas:

a) Elaborar un nuevo pedido.

b) Informar a administracin (va correo) el # de factura que
debe anular y por cual pedido est siendo sustituido
c) Dicho pedido pasara nuevamente a la revisin por gerencia.
Entregar gerencia nuevo pedido con factura anterior la cual
ser anulada para su revisin y aprobacin.

VENTAS

19. Porcentaje mnimo a utilizar 16% (a menos que la gerencia

indique lo contrario).

20. Mercanca bajo pedido: solicitar al cliente el 100% con la orden

de compra. Una vez recibido el adelanto se proceder a iniciar la
negociacin.

21. Otorgamiento de crditos:

a) Empresas slidas y reconocidas: hasta 15 das, esto ser

aprobado solamente por gerencia, de resto trabajamos netamente
de contado
b) Ningn vendedor est autorizado a dar crdito a sus clientes
sin antes haber pasado por el proceso y aprobacin exigida.
22. Ninguno est autorizado para fijar alguna comisin para sus
clientes sin antes conversar los trminos con gerencia.

DEVOLUCION DE MERCANCIA

23. Cualquier devolucin de mercanca debe ser notificada de

inmediato a la gerencia, va correo electrnico con la respuesta
de parte del proveedor y/o del cliente.

24. El ejecutivo deber negociar inmediatamente con el mayorista la

devolucin de la mercanca.

25. En el caso que el proveedor no acepte la devolucin se enviara

informacin inmediatamente a las personas encargadas de mercadeo
para la rotacin de dicho producto mercadeo@venesystem.com.ve

RUTA O TRANSPORTE

26. Productos en garanta, obsequios, retiro y entrega de documentos

(cualquier trmite que amerite la utilizacin de transporte y que
no comprenda una factura de compra y/o venta:

a) Llenar nota de entrega o nota de retiro anexa (imprimir 2

ejemplares)

b) Suministrar la nota a la gerencia para su evaluacin, aprobacin

e inclusin en la ruta.

27. Aquella entrega y/o retiro de mercanca que no logre hacerse por
negligencia o ausencia del vendedor, ser colocada en la ltima
posicin del listado de tareas compartidas, mientras que este
soluciona el inconveniente.

28. Devolver la llamada de forma inmediata cuando el transporte lo

solicite a travs de un repique o un texto.

29. Si el vendedor retira y/o entrega mercanca por sus propios

medios, debe entregar las facturas de compra y ventas en
administracin el mismo da de llevarse a cabo.

COMISIONES

30. El ejecutivo podr revisar la carpeta contentiva de sus

comisiones junto con administracin, en el caso de necesitar
aclarar algn tema en una factura para evitar que la misma se
extrave o de manera electrnica.

31. No hay adelantos de comisiones

a) Lo cobrado desde el da 27 hasta el da 12 ser cancelado el da 15. (Si le pagan

una factura un da despus es decir el 13 NO ENTRA EN LA CANCELACION DE ESA
QUINCENA, YA QUE EL DINERO DEBE ESTAR EFECTIVO Y CANCELADO EN
SISTEMA POR ADMINITRACION)

b) Lo cobrado desde el da 13 hasta el da 26 ser cancelado el da 30 ( IGUALMENTE

QUE LA QUINCENA ANTERIOR)
 32. Si el da 15 o 30 caen fin de semana, el pago ser
realizado el lunes en el caso de comisiones, en caso de quincenas
ser cobrado el da viernes.

Segn las metas del mes

33. En el caso de Hardware, se comisionar de la siguiente manera:

a) Ejecutivo de Cuentas: Hasta 15%

b) Servicios: Hasta 4%
c) Mercadeo: Hasta 1%

En este caso, servicios comisionar de contar con alguna certificacin

ante la marca y/o provoque el levantamiento del negocio, es decir
brinde un valor agregado en la negociacin

34. En el caso de Servicios, se comisionar de la siguiente manera:

a) Servicios: Hasta 15%

b) Ejecutivo de Cuentas: Hasta 4%
c) Mercadeo: Hasta 1%

Se considerar un negocio de servicios cuando este no pueda

desarrollarse sin servicio. Siendo as, el trabajo del ejecutivo de
cuentas es detectar y/o crear necesidad, el resto (inspeccin,
cotizacin, seguimiento, cierre) es responsabilidad del departamento
de servicios.

35. Mercadeo facilitara el trabajo de ventas, apoyara en portafolios

especializados para clientes y promociones.

36. Todo lo anterior aplica posterior al cumplimiento de metas.

BONIFICACION

a) Las facturas cobradas un 100% con anticipo el vendedor

comisionara el 20% adicional sobre dicho negocio (el dinero
deber estar efectivo en banco)

b) Las facturas cobradas con abono del 70% de anticipo el vendedor

comisionara el 15% adicional sobre dicho negocio (el dinero
deber estar efectivo en banco)

c) Las facturas cobradas con abono del 50% de anticipo el vendedor

comisionara el 10% adicional sobre dicho negocio (el dinero
deber estar efectivo en banco)

PENALIDAD

a) Las facturas mayores a 7 das de vencida tendrn un descuento del

30% sobre la comisin del vendedor

b) Las facturas mayores a 15 das de vencidas tendrn un descuento

del 50% sobre la comisin del vendedor

c) Las facturas mayores a 30 das de vencidas tendrn un descuento

del 70% sobre la comisin del vendedor
 d) Las facturas mayores a 40 das de vencidas se perder
automticamente la comisin.

Se aplicarn porcentualmente dichas bonificaciones y/o penalizaciones

a las gerencias correspondientes.

En el caso de los proyectos de servicios, el tcnico responsable se

ajusta a las medidas que se aplican al vendedor.

COBRANZA & PRODUCTIVIDAD

La cobranza forma parte de las funciones y/o tareas de administracin,

como responsable, sin embargo esta labor infiere en la productividad
del vendedor, por lo que ambos deben mantener comunicacin de cada
cuenta por cobrar.

Entindase que, el vendedor o gerente de ventas debe definir con el

cliente las condiciones de pago para cada negocio y esto ser
corroborado por el/la administrador(a).

El buen manejo de este proceso ser bonificado o penalizado segn

aplique.