PROCESO : GESTIN DE MEJORAMIENTO

ACTIVIDAD : CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CDIGO : GM-PR-004

VERSIN : 4

Elabor: Revis: Aprob :

Administrador de Calidad Representante de la Direccin Representante de la Direccin

Fecha: 30/09/2014 Fecha: 22/10/2014 Fecha: 22/10/2014

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 2 de 11
REGISTROS

1. OBJETIVO.

Establecer los controles necesarios para la elaboracin, modificacin, anulacin y

aprobacin de los documentos que integran el Sistema de Gestin de Calidad SGC de
la CREG.

Establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestin de Calidad
de la CREG en cuanto a su identificacin, almacenamiento, tiempo de retencin,
recuperacin y disposicin final.

2. ALCANCE.

El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos los

documentos del Sistema de Gestin de Calidad de la CREG desde la deteccin de la
necesidad de elaborarlo o modificarlo hasta su difusin, administracin y/o anulacin.

3. GLOSARIO.

Aprobacin: Etapa dentro del procedimiento control de documentos y registros GM-

PR-004 que determina la adecuacin y la aceptacin del documento.

Documento: Informacin y su medio de soporte; hace referencia a

caracterizaciones, procedimientos, manuales, polticas, objetivos, lineamientos,
instructivos, documentos, formatos, listados y matrices. En cuanto a su medio de
soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico y muestra patrn o una
combinacin de estos.

Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobados y

controlados de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento de
Control de documento y registros GM-PR-004 y cuya reproduccin y uso
inadecuado por parte de los servidores pblicos y/o contratistas se considera como
una Copia No Controlada.

Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera
de la organizacin.

Formato: Forma estndar para registrar informacin.

ISODOC: Aplicacin utilizada para la administracin y control de los documentos de

los procesos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) de la CREG, facilitando su

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 3 de 11
REGISTROS
divulgacin masiva y rpida adopcin por parte todos los servidores pblicos,
contratistas y proveedores de servicios de la Comisin.

Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad

de una organizacin.

Plan de Calidad: Documento que especfica qu procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especfico.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeadas.

4. ABREVIATURAS.

A.S.G.C.: Administrador del Sistema de Gestin de Calidad.

S.E.G.D.: Sistema electrnico de gestin documental.

SGC: Sistema de Gestin de Calidad.

5. DESARROLLO.

5.1 Polticas.

El A.S.G.C., es responsable de los siguientes aspectos :

Asignacin de los cdigos a los documentos del Sistema.

Mantener actualizado el Listado maestro de documentos Sistema de Gestin de
Calidad (SGC) ISODOC.
Asegurarse de que la versin vigente de los documentos est disponible en los
puntos de uso.
Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retencin
documental TDR.

Realizar la revisin de los documentos en cuanto a estructura y forma

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 4 de 11
REGISTROS
Los lderes de proceso son los responsables directos de la validacin y apropiacin
de la documentacin del Sistema y su articulacin con la Visin, Misin, poltica de
Calidad y Objetivos de Calidad de acuerdo con la estructura documental aprobada
en los lineamientos para la elaboracin de documentos del Sistema de Gestin de
Calidad (SGC) GM-LN-001. El lder del proceso es el responsable de la revisin,
correccin y actualizacin con el fin de mantener la mejora continua del Sistema.

La versin de todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

inician con 0.

Todo documento del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) que sea impreso por los
servidores pblicos y/o contratistas es un DOCUMENTO NO CONTROLADO a
excepcin del original.

Los documentos aprobados del sistema de gestin de calidad (SGC) son colocados en
medio magnticos en la aplicacin ISODOC, contarn con proteccin contra cambios,
con el fin de evitar la modificacin de los mismos sin autorizacin del Administrador del
Sistema de Gestin de Calidad, donde pueden ser consultados por todos los
funcionarios de la Entidad.
Los documentos de origen externo se identifican y controlan en el Sistema
Electrnico de Gestin Documental S.E.G.D.

El Sistema Electrnico de Gestin Documental S.E.G.D., contiene la aplicacin

que permite controlar los documentos externos de la entidad y se soporta en los
lineamientos establecidos en los siguientes procedimientos Recibo y radicacin de
correspondencia GD-PR-001, tablas de retencin documental GD-PR-002 y
administracin documental GD-PR-003.

El Tcnico Administrativo a cargo del archivo es el responsable de mantener

actualizadas las tablas de retencin documental - TRD, con base en los cambios
que se presenten en los documentos y reportados por el A.S.G.C.

El almacenamiento, tiempo de retencin, recuperacin y disposicin final de los

registros, se encuentra establecido en las tablas de retencin documental. Si por
algn motivo se presentan documentos que no se encuentren identificados en ellas,
se les debe definir stos aspectos en el Listado General de Documentos del SGC.

Los documentos y registros se protegen para evitar su deterioro de acuerdo a la

reglamentacin vigente, normas de archivo definidas por la CREG y a los
Procedimientos tablas de retencin documental GD-PR-002 y administracin
documental GD-PR-003.

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 5 de 11
REGISTROS

Los documentos del Sistema de gestin de Calidad (SGC) se identifican por su

nombre y cdigo asignado de acuerdo con lo publicado en ISODOC..

Algunos documentos del SGC son aprobados por el Director Ejecutivo mediante
Resolucin, pero siempre con el apoyo del Comit de Calidad para controlar que se
cumpla con los requisitos correspondientes y asegurar la conveniencia del
documento dentro del Sistema de Gestin de Gestin de Calidad (SGC).

Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan

cambio de versin debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestin, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobacin y el
detalle de la mejora realizada, siempre debern registrarse en el control de cambios
del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

Cambios en ortografa.
Adecuacin de contenido que facilite la visualizacin y uso.
Mejoramiento en la redaccin de prrafos.
Re direccionamiento de Hipervnculos.
Cambio en el nombre de un cargo.

La Filosofa Corporativa debe ser revisada por un (1) Experto comisionado y

aprobada por el Director Ejecutivo (Experto comisionado).

Los documentos obsoletos no deben conservarse de manera fsica en los puestos

de trabajo diferentes biblioteca la administracin documental, si por algn motivo se
conservan, se deben guardar en una carpeta con el nombre: OBSOLETOS, para
evitar su utilizacin. De igual manera, si se conservan documentos obsoletos en
medio magnticos, se deben conservar en una carpeta en el mismo medio con el
nombre: OBSOLETOS para evitar su utilizacin.

La aprobacin de cualquier documento del Sistema de Gestin de Calidad la realizar

el representante de la alta direccin a los documentos misionales, estratgicos y de
evaluacin y el subdirector administrativo y financiero a los documentos de los procesos
de soporte con la previa revisin y aval del Comit Operativo de Calidad y quedar
reflejado en el Acta de reuniones CREG PC-FT-004.

El Manual de Procedimientos de la Comisin de Regulacin de Energa y Gas

(CREG) es aprobado y expedido mediante Resolucin Administrativa por parte del
Director Ejecutivo.

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 6 de 11
REGISTROS

5.2. ACTIVIDADES.

5.2.1. Elaboracin, modificacin y/o anulacin de documentos del SGC.

No. Etapa Responsable Documento Descripcin de la etapa

INICIO
El Funcionario interesado que detecte la
Funcionario de la necesidad de elaborar y/o modificar un
1. documento del SGC
CREG
Necesidad de crear y/o
modificar un documento.

El Funcionario debe diligenciar el formato

Solicitud de elaboracin, modificacin y/o
GM-FT-008
anulacin de documentos GM-FT-008 y
Solicitud de
Funcionario de la generando un proceso interno en el
Solicita elaboracin y/o elaboracin,
2. modificacin de documentos
CREG
modificacin y/o
sistema de gestin documental, anexando
el formato GM-FT-008, de igual manera
anulacin de
se enva por correo electrnico al
documentos
A.S.G.C, con el fin que se realice el
trmite correspondiente
Archi
vo
Si la solicitud es aprobada por el
A.S.G.C., el interesado debe realizar la
Explicar presentacin del documento en el menor
GM-FT-008
causas tiempo posible, siguiendo los parmetros
Solicitud de
establecidos en los lineamientos para la
A.S.G.C. elaboracin,
elaboracin de documentos del Sistema
3. NO y Funcionario de la modificacin y/o
de Gestin de Calidad (SGC) GM-LN-001.
Solicitu CREG anulacin de
d documentos
aprobad Si la solicitud es rechazada el A.S.G.C.,
a? debe comunicarle al interesado la causas
por la cual se rechazo la solicitud de
elaboracin y/o modificacin del
1 SI documento.

El documento se presenta al Comit de

1 Calidad para su verificacin y validacin.

El responsable de la revisin de los

documentos del SGC., es el A.S.G.C.,
quien debe garantizar que el documento
4. Funcionario de la GM-FT-008 cumpla con los requisitos internos
1
Presentar documento al CREG
Comit Operativo de Solicitud de establecidos en cuanto a presentacin y
calidad elaboracin, estructura.
modificacin y/o
anulacin de
documentos

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 7 de 11
REGISTROS
No. Etapa Responsable Documento Descripcin de la etapa

La aprobacin de los documentos la

realiza el Representante de la Alta
1 Direccin para los documentos
misionales, estratgicos y de evalaucin y
el subdirector administrativo y financiero
PC-FT-004
NO para los documentos de los procesos de
Acta de reunin
5. Documen
soporte con el aval del Comit Operativo
to de calidad del Sistema de Gestin de
aprobado? Calidad. Lo anterior se valida con su firma
en el acta de reuniones PC-FT-004, , el
A.S.G.C ajusta la versin y fecha y los
carga en la aplicacin ISODOC
SI

GM-FT-008 La aprobacin de los documentos se

Solicitud de valida finalmente con el comit operativo
Aprobar documento antes Representante de la elaboracin, de calidad y con la publicacin en la
6. de su emisin Direccin modificacin y/o herramienta ISODOC de la entidad, con
anulacin de proteccin contra cambios.
documentos

ISODOC
Incluir documento y/o Se revisa si el documento se encuentra
7. actualizar su versin. El A.S.G.C. en el listado maestro de ISODOC
actualizado de acuerdo a lo aprobado.

Divulgar y entregar GM-LI-001 Una vez incluido el documento en

documento a cargos Listado Maestro ISODOC procede su difusin por medio
involucrados. de Documentos de correo electrnico o en reuniones
8. El A.S.G.C. Sistema de presenciales con los servidores pblicos.
Gestin de Toda copia en papel es un Documento
2 Calidad (SGC) no controlado a excepcin del original.
1

2
1 FIN

Para solicitar la anulacin de un

Mantener documento, el interesado debe diligenciar
documento.
el Solicitud de elaboracin, modificacin
y/o anulacin de documentos GM-FT-008
y remitirlo al A.S.G.C.
Document
9. o requiere
anulacin?

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 8 de 11
REGISTROS
No. Etapa Responsable Documento Descripcin de la etapa

Anular documento

Si la solicitud es aceptada, el A.S.G.C.,

GM-FT-008 acta de la siguiente manera
10. Solicitud de
FIN elaboracin, Presentarlo en comit de calidad para
El A.S.G.C.
modificacin y/o aprobacin, despus de ser aprobado se
anulacin de ajusta versin y fecha y se procede a
documentos eliminar el documento en la aplicacin
ISODOC.

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 9 de 11
REGISTROS
5.2.2 Documentos externos REVISAR DOCUMENTO DE RADICACIN Y
CORRESPONDENCIA DEL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

5.2.3 Control de Registros.

No. Etapa Responsable Documento Descripcin de la etapa

INICIO
El Comit de Calidad de la entidad es
Comit de Calidad Orculo e responsable de determinar la identificacin
1. ISODOC de los registros asociados al Sistema de
Identificar registros con nombre Gestin de la Calidad.
y / o cdigo.

El almacenamiento de los registros del

Sistema de Calidad se realiza con la
aplicacin del software Sistema Electrnico
de Gestin Documental.
Definir almacenamiento y
proteccin
La proteccin de los registros del Sistema
de registros de Calidad.
2. Orculo e de Calidad se realiza mediante la
El A.S.G.C. ISODOC realizacin de backups al ISODOC. Su
frecuencia y tipo se define a continuacin :

Imgenes (archivos digitalizados): Mensual.

Archivos red interna (Servidor) : Mensual.

La recuperacin de los registros del

Sistema de Gestin de la Calidad de la
entidad, se realiza por medio del software
Definir recuperacin de Sistema Electrnico de Gestin
registros. Documental. El Sistema Electrnico de
El A.S.G.C. Gestin Documental, permite recuperar los
3. Orculo registros del Sistema de Calidad de la
siguiente manera :

Remitente y/o
Destinatario y/o
No. de Radicacin.

Los tiempos de retencin y disposicin final

Determinar tiempo de
de los registros de calidad de la entidad, se
retencin y disposicin final
encuentran definidos en la Tablas de
de los registros del Sistema
Retencin Documental T.R.D. ,
de Calidad.
Listado Maestro aprobadas por el Archivo General de la
de registros Nacin A.G.N. .
4. El A.S.G.C. Sistema de
Gestin de Aspecto Importante: Los registros que no
Calidad (SGC) se encuentren identificados en las Tablas de
GM-LI-002 Retencin Documental de la entidad, se le
identificar los controles de recuperacin,
tiempo de retencin y disposicin final en el
Listado General de Documentos del S.G.C.

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 10 de 11
REGISTROS
No. Etapa Responsable Documento Descripcin de la etapa

Verificar que el control de

documentos y registros se Se establecen puntos de control en las
aplique correctamente y sea secretarias ejecutivas y lderes de proceso
eficaz. para controlar los documentos y registros
diligenciados por los funcionarios y el
administrador del SGC realizar
5. El A.S.G.C.
PC-FT-004
semestralmente y de manera aleatoria
verificacin de uso de los documentos y
registros dejando en acta PC-FT-004
constancia de la verificacin.
FIN

6. CONTROL DE CAMBIOS.

Fecha Nueva
Descripcin del cambio Responsable
Modificacin Versin
Jorge Andrs Amaya
Creacin del documento A.S.G.C
31/08/2005 0
Sandra Milena Tello
Actualizacin del Procedimiento Responsable de 01/10/2008 1
Planeacin
Sandra Milena Tello
Se modificaron las responsabilidades de
Responsable de 14/08/2009 2
revisin y aprobacin de documentos. Planeacin
Revisin, correccin y actualizacin total Ricardo Alonso
Jaramillo
del documento con el fin de mantener la 20/06/2011 3
Responsable de
mejora continua del sistema. Planeacin
Se actualiza el procedimiento de acuerdo Karen Fonseca 22/10/2014 4
con la actividad que realiza en el comit A.S.G.C
de calidad, el representante de la
direccin y subdireccin administrativa y
financiero, se deja como documento
soporte de las reuniones el acta de
reunin PC-FT-004, se aclara que el
listado maestro se refleja en la aplicacin
ISODOC.

Se actualizan los nombres de los

procedimiento de gestin documental, en
el punto 5.2.2 documentos externo se
referencia el procedimiento de radicacin
de correspondencia, en cuanto al control

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.
 Nombre del proceso
Cdigo: GM-PR-004

GESTIN DE MEJORAMIENTO Versin:4

Nombre del documento Fecha Aprobacin:
22/10/2014
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Pginas: 11 de 11
REGISTROS
de registro se aclara que se evidenciara
en el orculo e ISODOC y se incluye
etapa de verificacin en el mismo.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

Solicitud de elaboracin, modificacin y/o anulacin de documentos GM-FT-008.

Listado Maestro de Documentos Sistema de Gestin de Calidad ISODOC

Toda copia en PAPEL es un Documento no Controlado a Excepcin del original, por favor asegrese de que sta es la versin vigente del
documento. La impresin o fotocopia, total o parcial, de su contenido, est restringida sin la autorizacin expresa del Representante de la
Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad.