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INSTRUCTIVO

DOCU-SST es la herramienta que ARL LIBERTY ha diseado para sus empresas afiliadas
como apoyo para la documentacin del Sistema de Gestin en Seguridad y Salud en el
trabajo.

Es importante recordar que segn la norma la implementacin del sistema tiene como
fecha de vigencia mxima al 31 de enero de 2017.

Para que pueda aprovechar el DOCU-SST, es necesario que siga los siguientes pasos:

1. UBICACIN DEL ARCHIVO

1.1. Descarga y ubicacin del archivo.

El archivo Herramienta SG SST debe descomprimirse y copiarse en el escritorio de su


equipo. Verifique que nicamente quede como se muestra en la siguiente imagen
dentro de la carpeta con el nombre de Herramienta SG SST

1.2. Verificacin del contenido

Al abrir la carpeta Herramienta SG SST deber encontrar lo siguiente:


Por favor no modifique ni mueva fuera de la carpeta ninguna de las carpetas o
archivos. Todos son fundamentales para el buen funcionamiento de la
herramienta.

2. MANEJO DE LA HERRAMIENTA

Para utilizar la herramienta debe seguir los siguientes pasos:

a. Ingresar a la carpeta Herramienta SG SST, ubicar el archivo Herramienta.xlsm y


habilitar las macros.
Si no aparece el mensaje para habilitar las macros, puede realizar la habilitacin
en la siguiente ruta: ArchivoOpciones de ExcelCentro de
confianzaConfiguracin del centro de confianzaConfiguracin de ActiveX y
seleccionar la opcinPreguntar Antes de habilitar todos los controles con
restricciones mnimas y oprimir el botn aceptar.

b. Una vez haya ingresado, ubique el botn Inicio y oprima para comenzar.

c. Tenga en cuenta que es necesario seguir en orden los pasos para cada una de las
etapas del ciclo PHVA y chequearlos todos para poder pasar al siguiente mdulo. Si
ya tiene alguno de los documentos, puede reemplazar el que est en la
herramienta y colocarle el mismo nombre, con el fin de que no se quede sin
marcar nada y la herramienta le permita avanzar.

d. La herramienta va a estar abriendo archivos en Excel y en Word, es necesario estar


pendiente, debido a que la herramienta nicamente se dirige a los archivos en
Excel, para los de Word es necesario que el usuario se dirija a la aplicacin que
estar enviando una seal parpadeante.
Importante: no dar doble click en los check de cada uno de los elementos de
cada paso, para evitar el bloqueo de la herramienta.

Para los archivos en Excel es necesario verificar si se encuentran dentro de la


herramienta o por fuera de ella, para ello, las que se encuentran dentro de la
herramienta tienen botones de avance y retroceso.

Los archivos que se encuentran por fuera, no tienen botones y cambia el


nombre del libro en la parte superior, estos archivos se pueden cerrar y
guardar, sin que se vayan a borrar las modificaciones hechas en la
herramienta.

e. Siempre se deben guardar las modificaciones en la herramienta, para evitar


prdidas en los avances.