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INTRODUCCION
PARTE 1: ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL ORGANIGRAMA Y TIPOS DE
DIAGRAMAS DE ORGANIZACIN
BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCION
Esta Gua presenta informacin relativa a los aspectos bsicos de la estructura de una
organizacin, y cmo sta puede representarse en una grfica. Plantea, adems, los problemas
ms comunes relativos al diseo de los diagramas.
La organizacin por funcin rene en una unidad a todos los que realizan una
actividad o varias actividades relacionadas entre s. Por ejemplo, una organizacin
dividida con este criterio puede tener unidades individuales de produccin,
mercadotecnia y ventas. La responsabilidad por el funcionamiento de estas
unidades recaer en la unidad gerencial encargada de la supervisin de las
mismas.
B. TIPOS DE DIAGRAMAS
Existen diferentes tipos de diagramas para reflejar la estructura de una organizacin. Al considerar
el criterio de formato para disear la estructura, clasificamos los diagramas en:
1. Diagrama Horizontal
Este es tambin en forma piramidal, pero fluye de arriba hacia abajo. Es el diseo que ms se
utiliza para representar la estructura formal burocrtica o tradicional.
El diagrama piramidal puede reflejar la estructura en una pirmide alta o una achatada. La alta
presenta mayor divisin o estratificacin organizacional. En cambio, la pirmide achatada presenta
reduccin en los niveles de autoridad y ms unidades en el nivel operacional.
Presenta figuras en el centro del mismo desde las cuales se trazan lneas para indicar relaciones
de autoridad, comunicacin y dependencia entre unidades. Principalmente, ilustra la distribucin
geogrfica o de servicios.
4. Diagrama Circular
Se presenta la estructura organizacional en forma circular. Sin embargo, debemos advertir que no
es recomendable utilizarlo para representar estructuras gubernamentales, porque su
representacin grfica es compleja y se hace difcil su interpretacin.
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Este diagrama presenta un desglose de funciones por unidad. Las funciones se presentan en
orden de importancia o por secuencia lgica del proceso. Veamos el ejemplo siguiente:
Las grficas que se presentan ms adelante, sin entrar en una representacin detallada, pueden
tambin servir de pauta para la ubicacin de las unidades de trabajo por nivel.
El orden de colocacin de las unidades de trabajo dentro de cada nivel en el diagrama no tiene
ninguna significacin particular. Por ejemplo, el que una determinada unidad asesorativa se
encuentre situada en el primer lugar comenzando por la izquierda, no debe considerarse como
indicativo de prioridad.
Los tres niveles en que se divide la estructura de organizacin son: el directivo, el de "staff" o de
apoyo, y el operacional. El nivel de "staff" se subdivide a su vez en nivel asesorativo y de servicios
auxiliares.
a. En la parte superior del diagrama se presenta(n) la(s) unidad(es) del nivel directivo, es decir, el
alto nivel gerencial del organismo.
b. En la parte intermedia del diagrama se ubican las unidades con funciones de apoyo o sostn al
nivel directivo y a la institucin en general (o a un sector determinado de la misma), las cuales son
conocidas por los especialistas en organizacin como unidades del "nivel de staff". Las unidades
en este nivel prestan un servicio especializado en la organizacin. Estas desarrollan funciones
asesorativas y/o de servicios auxiliares como generalmente son las de elaboracin de polticas,
auditora interna, planificacin, evaluacin, asesoramiento legal, presupuesto, relaciones pblicas,
anlisis de sistemas y de procedimientos, administracin de personal, servicios administrativos,
sistemas de informacin, etc.
El personal en estas unidades generalmente acta como asesor del restante personal ejecutivo de
la institucin en la materia especializada en que laboran. El conocimiento especializado del
personal en estas unidades se convierte en la base para los controles funcionales y para la
economa en las operaciones de la institucin. Estas unidades se crean para, mediante la
especializacin, controlar la naturaleza y operacin de la funcin en particular que se le asigne,
porque la misma demanda atencin especial y cuidadosa.
La distincin entre personal operacional y el de "staff" se hace a veces con bastante facilidad y
exactitud. Pero otras veces no hay claridad: los gerentes operacionales parecen estar cumpliendo
funciones de "staff", y a su vez los miembros del personal de "staff" parecen tener algunas
responsabilidades del operacional. No obstante, el personal de "staff" dedicar la mayor parte de
su tiempo a dar servicios y consejo a los miembros del personal operacional. Los gerentes
operacionales centrarn sus esfuerzos en la generacin de los productos o servicios.
El nivel de "staff" incluye el grupo de trabajo que ofrece al jefe de la organizacin varios tipos de
ayuda experta y de asesora y tambin incluye a individuos o grupos de la organizacin que
prestan servicios y asesoran al personal del nivel operacional.
c. En la parte inferior o base del diagrama se figuran las unidades del nivel operacional que son
las que desarrollan las funciones ms importantes de un organismo en trminos de misin o de su
razn de ser en ley.
Los gerentes operacionales pueden definirse como aquellos que tienen la responsabilidad directa
de alcanzar las metas de la organizacin. La autoridad de lnea est representada por la cadena
estndar de mando, alargndose hacia abajo por los diversos niveles en la jerarqua hasta el
punto donde se llevan a cabo las actividades bsicas de la organizacin. Dado que las actividades
del personal operacional se identifican a partir de las metas del organismo, las mismas diferirn
con cada organizacin.
Cuando una organizacin es pequea, todas las posiciones pueden ser funciones operacionales.
Las funciones de "staff" se agregan a medida que crece y se advierte la utilidad de contratar a
especialistas para que ayuden a los miembros de este nivel en la ejecucin de sus tareas
primarias.
Las figuras geomtricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componen la
estructura de organizacin dibujada en la grfica. Se debe representar, adems, la relacin
especial con organismos exgenos a dicha organizacin. Las figuras sirven, adems, para
expresar grficamente algunas particularidades relativas a las unidades representadas. Las
dimensiones dadas a las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningn
significado especial. Es pues, ms correcto representar todas las unidades de trabajo utilizando
figuras de la misma dimensin.
Se recomienda utilizar las figuras con valor genrico para representar unidades semejantes. De
ese modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no resulta repetitivo y estticamente
luce mejor. Veamos el siguiente ejemplo con un rectngulo genrico indicando unidades
extramurales (en este caso regionales):
En la preparacin del diagrama se recomienda, adems, abstenerse de utilizar una figura
geomtrica para representar aquel componente de trabajo que realiza una labor con carcter
espordico. Ese es el caso, por ejemplo, de grupos de trabajo como comits o juntas (internas en
la institucin) a las cuales se les asigna funciones particulares a desarrollarse en forma no
recurrente. En stas, las personas desempean en adicin a la labor diaria y permanente,
actividades espordicas. La unidad regular de trabajo opera ininterrumpidamente.
1. Rectngulo
Ilustra:
b. El organismo exgeno que tiene una relacin especial y permanente con otro, pero que no
participa en la labor diaria de la institucin. La relacin especial en este caso se representa
mediante la lnea que une los organismos gubernamentales y se aclara la misma con nota al
calce.
Ilustra:
b. El cuerpo rector de un organismo cuyos miembros prestan servicio parte del tiempo, tales como:
Ejemplo:
Al reflejar el caso (b), es adecuado incluir nota al calce para definir el Cuerpo. Por ejemplo, si es
consultivo, directivo, o asesor y nmero de miembros que lo componen.
Ilustra:
Esos son casos muy particulares. En lo posible debe prescindirse de matizar grficamente el
grado de autonoma.
2. Crculo
Los grupos de trabajo establecidos internamente como unidad o estructura de organizacin flexible.
Estos grupos se establecen en la organizacin a los fines de desarrollar determinadas funciones
con agilidad, pero en forma flexible e integrada para aprovechar ms adecuada y
satisfactoriamente la experiencia y capacidad del personal. Dichos grupos de trabajo son parte
integrante de la organizacin formal, pero trabajan bsicamente por encomiendas o proyectos. El
Director del Proyecto (coordinador o encargado) tiene autoridad sobre el resto del personal que
constituye el grupo, por la necesidad de asegurar la rigurosa unidad de direccin de todas las
actividades que intervienen en la consecucin de un objetivo, el cual no puede ser asignado a
sector particular alguno de la organizacin. El Director del Proyecto tiene autoridad para tomar
decisiones. La autoridad en el grupo est relacionada con las actividades de naturaleza operativa,
pero no puede confundirse con la autoridad de los jefes operacionales. Tampoco puede
considerarse como autoridad funcional. Por lo tanto, requiere una representacin especial y lo
adoptado es el crculo.
b. Crculo formado por lnea entrecortada
Ilustra:
a. Ejecutivo de un organismo (ej. Secretario) a quien la Ley le asigna poderes de una junta de
directores de otro organismo (ej. una administracin, una corporacin).
b. Ejecutivo de un organismo (ej. Secretario) que por disposicin de ley es, a su vez, ejecutivo
responsable del desarrollo de otro organismo y que tiene autoridad para nombrar el administrador
de ese otro organismo.
La situacin representada en cualesquiera de esos casos, debe aclararse con nota al calce.
Ejemplo
3. Elipse
Ejemplo:
b) Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdiccin de otro organismo, pero tiene
personalidad jurdica propia. Se entiende que est en una jerarqua menor que el organismo que
lo cre. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo mayor.
Se puede crear por ley, orden administrativa o por la Junta de Directores del organismo matriz. Su
funcin es ayudar al organismo matriz a cumplir con su misin, ya que lleva a cabo una labor
especializada y especfica. Es una situacin que puede darse en las corporaciones o agencias que
tienen tesoro propio.
Es una figura que se est utilizando ms frecuentemente para reflejar estructuras de organizacin
grandes. Por necesidades de diseo el cuadrado acomoda ms adecuadamente las unidades de
trabajo regulares en el diagrama.
Se puede utilizar tambin para representar organismos, unidades, proyectos, servicios, etc., con
situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya representado con alguna
otra figura, smbolo o signo en particular. Se puede utilizar para representar, entre otras:
4. Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son creados con
carcter permanente.
C. LAS LINEAS
Las lneas que unen los componentes orgnicos en el diagrama indican los diferentes tipos de
relaciones existentes entre stos, o lo que es lo mismo, entre una figura geomtrica y otra. Los
organigramas ms frecuentes suelen presentar una sola clase de lnea, pero en algunos casos
puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representar
un tipo especial de relaciones.
El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relacin
especial que existe. El punto de terminacin indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el
componente con el cual se tiene la relacin especial. Dado que el vnculo jerrquico supone una
relacin de contenido bidireccional, no es necesario que las lneas que lo representan terminen en
flechas.
En el diagrama ramificado en vertical, la autoridad fluye de la parte alta de ste hacia abajo (hacia
la base) y la responsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar
su doble orientacin. Es importante que en el diagrama se refleje claramente esta lnea de mando,
con respecto a cada unidad de trabajo. Es importante, adems, que la relacin principal de
autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que todas las unidades de trabajo que dependan
de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a ste por una sola lnea, adecuadamente
ramificada como se ejemplifica a continuacin:
Es conveniente no cruzar dos lneas que no tienen relacin. Al representar la relacin entre dos o
ms unidades, se debe evitar interrumpir la lnea que une otras unidades. No obstante, si fuere
necesario cruzar una lnea para ilustrar dicha relacin, sta deber hacerse de forma diferente, o
tal vez, mediante la interrupcin de la lnea continua. Toda vez que sea necesario dicha
interrupcin se deber identificar con una flecha o asterisco. La relacin a ilustrarse deber
explicarse con nota al calce.
Ejemplo:
2. El tipo de lnea
La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de
los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la leyenda.
2) La relacin especial de adscripcin establecida por ley. La acepcin del vocablo "adscrito"
puede ser variada, pero en casi todos los casos se utiliza este tipo de lnea para indicarlo.
b. Lnea formada por puntos (.....) - Representa la relacin formal de coordinacin, y la de control
tcnico.
c. Lnea formada por pequeos trazos y puntos (_._._.) -Representa la relacin bien especial entre
organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito ser presidido por el ejecutivo del
otro organismo.
3. Otras lneas
En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de lneas, como las que mencionamos ms
adelante. Las mismas se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para indicar que
la estructura de organizacin tiene otras unidades o componentes los cuales no aparecen
recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con:
a. Lneas continuas y flechas
c. Lneas discontinuas
Ejemplo para la presentacin de relaciones secundarias, las cuales debern aclararse mediante
nota al calce:
BIBLIOGRAFIA
Libros
Henry Mintzberg, The Structuring of Organizations (Englewood Cliffs, N.J.;Prentice - Hall, 1979),
pp. 7, 185-186
Henry Mintzberg, "Organization design: Fashion or Fit?" Harvard Business Review 59, Nm. 11
(enero-febrero de 1981): 116
Microsoft Corp., Microsoft Powerpoint Handbook Copyright 1992 Microsoft Corp., Impreso en los
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Visio Corporation 520 Pike Street, Suite 1800 Seattle, Washington 98101-4001, USA
Publicaciones y Presentaciones
Government Finance Review. Reengineering: Looking Sideways at the Finance Function. April
1996.