Você está na página 1de 6

Analiza factorilor interesai

Analiza factorilor interesai se realizeaz pentru:


1. identificarea factorilor interesai,
2. gestionarea/managementul relaiilor cu factorii interesai.

Analiza factorilor interesai este relevant pentru:


1. gestionarea portofoliului proceselor de achiziii publice,
2. gestionarea proceselor de achiziii publice.

Managementul/gestionarea factorilor interesai ncepe n etapa de planificare a:


1. portofoliului proceselor de achiziii publice
2. fiecrui i tuturor proces/proceselor de achiziie public.

Cunoaterea factorilor interesai determin nelegerea de ctre autoritatea contractant a:


1. percepiei pe care factorii interesai o au asupra achiziiilor publice,
2. modalitii n care factorii interesai pot contribui la buna desfurare a achiziiilor publice,
3. modalitii/modalitilor n care trebuie i/sau pot fi gestionate riscurile asociate privind
eventualitatea lipsei de implicare sau opoziia factorilor interesai,
4. potenialului factorilor interesai i valoarea pe care acetia o pot aduga.

Factorii interesai (conform denumirii stabilit prin Ordinul 400/2015) sunt persoanele i grupurile care:
1. au un interes (care ia forma de ateptri i obiective) n legtur cu procesele de achiziie public;
2. sunt influenate de activitatea n achiziii publice la nivel de autoritate contractant;
3. sunt capabile s influeneze achiziiile publice la nivel de autoritate contractant prin implicarea lor
sau, din contr, prin opoziia lor (de exemplu: prin amnarea semnrii documentelor, prin
neprezentarea informaiilor ntr-un format corespunztor);
4. vor s aib un cuvnt de spus i care trebuie s fie implicate conform legislaiei in materie sau
conform procedurilor interne ale autoritii contractante n:
a. planificarea portofoliului de achiziii i n gestionarea acestuia,
b. planificarea proceselor de achiziii, derularea procedurilor, managementul contractului, etc.;
5. pot determina ca un anumit proces de achiziie s eueze sau s aib succes prin implicarea lor sau,
din contr, prin opoziia lor;
6. pot contribui cu resurse (financiare i tehnice) la realizarea activitii de achiziii publice;
7. ar trebui s-i schimbe atitudinea pentru ca un anumit proces de achiziie s aib succes.

n etapa de planificare:
1. factorii interesai trebuie identificai astfel nct opinia i interesele acestora s poat fi luate n
considerare n mod adecvat n:
a. elaborarea strategiei anuale de achiziii publice,
b. elaborarea strategiilor de contractare i a documentaiilor de atribuire.
2. se descrie modul n care fiecare factor interesat identificat va fi implicat pe tot parcursul derulrii
proceselor de achiziie public pentru ca ateptrile i obiectivele lor s fie ndeplinite i gestionate
n mod corespunztor (avnd n vedere c unii factori interesai vor fi chiar beneficiari direci ai
rezultatului achiziiei).
Implicarea acestora n:

Cod document:
Denumire document: Analiza factorilor interesai Pagina 1 din 6
a. planificarea portofoliului de achiziii publice, n special n stabilirea abordrii pentru derularea
procesulelor de achiziie publice i
b. planificarea gestionrii contractului respectiv
i va determina pe factorii interesai s-i asume angajamentele i responsabilitile avute n acest sens.

Pentru fiecare etap a procesului de planificare a portofoliului de achiziii sau de derulare a proceselor
de achiziii exist o varietate de factori interesai.

Analiza factorilor interesai se realizeaz n patru etape:


I. identificarea factorilor interesai,
II. realizarea profilului factorilor interesai,
III. prioritizarea factorilor interesai prin identificarea influenei i a implicrii acestora,
IV. planificarea implicrii factorilor interesai.

I. Identificarea factorilor interesai

Identificarea factorilor interesai reprezint baza activitilor ulterioare, care va permite o mai bun
nelegere, prioritizare i planificare a implicrii factorilor interesai.

Identificarea tuturor factorilor interesai relevani se realizeaz prin ntocmirea unei liste a factorilor
interesai. Lista poate fi una lung, general sau una mai scurt, rezultat al unei selecii aa cum reiese
aplicnd Grila factorilor interesai din documentul Analiza factorilor interesai.
Membrii grupului de lucru vor identifica factorii interesai, folosind ntrebri care ajut la analizarea
diverselor scenarii:
1. Care sunt factorii interesai ce afecteaz sau influeneaz n mod semnificativ achiziiile?
2. Cine deine informaii, cunotine i expertiz n ceea ce privete procesele de achiziii i rezultatele
planificate?
Utilizarea acestui instrument permite ntocmirea unei liste agreate de ctre toi membrii grupului de
lucru, n care se vor regsi toi factorii interesai care pot contribui la finalizarea cu succes a achiziiilor.

Factorii interesai pot fi:


1. Interni: angajai ai autoritii contractante, att persoane cu funcii de conducere, ct i cele cu
funcii de execuie, care fac parte din compartimentul intern specializat n domeniul achiziiilor
publice sau din celelalte compartimente interne ale autoritii contractante.
2. Externi: alte autoriti contractante, Guvernul i structurile organizatorice subordonate acestuia,
instituii finanatoare, sindicate, patronate, organizaii non-guvernamentale, asociaii profesionale,
asociaii ale oamenilor de afaceri, societatea civil n sens larg, reprezentani ai mass-media etc.
3. Coneci: furnizorii de produse, prestatorii de servicii, executanii de lucrri, utilizatorii finali ai
produselor/serviciilor/lucrrilor achiziionate, structurile implicate n derularea proiectelor n
legtur cu achiziiile publice etc.

II. Profilul factorilor interesai


Dup identificarea factorilor interesai, urmtorul pas const n realizarea profilului acestora pentru a
putea defini obiectivele lor. Realizarea unor profiluri ale factorilor interesai poate fi un proces destul de
dificil. n acest sens, se poate utiliza Grila factorilor interesai din documentul Analiza factorilor
interesai.
Completarea Grilei factorilor interesai va ajuta la colectarea de informaii n legatur cu urmtoarele
aspecte:
Cod document:
Denumire document: Analiza factorilor interesai Pagina 2 din 6
1. Persoanele cheie dintr-o anumit structur organizaional interesat, care pot influena activitatea
grupului de lucru;
2. Obiectivele i/sau interesele factorilor interesai;
3. Impactul activitii de achiziii asupra factorilor interesai. Se va consemna dac factorii interesai
vor fi sprijinii n atingerea obiectivelor lor, dac li se va reduce rolul sau dac va fi nevoie de
contribuia lor;
4. Reacia anticipat a factorilor interesai n ceea ce privete planificarea portofoliului de achiziii. n
acest sens se va analiza dac factorii interesai abordeaz planificarea portofoliului de achiziii ca pe
o mpovrare, ca pe un element inutil pentru preocuprile i activitile lor sau ca pe un sprijin;
5. Nivelul de implicare actual al factorilor interesai i angajamentul acestora. Se va analiza dac
factorii interesai sunt implicai n aceast problem, dac sunt dezinteresai sau dac exist
potenial i interes pentru a sprijini mbuntirea aciunilor i activitilor.
6. Definirea oricrui alt criteriu considerat relevant sau a oricrei probleme asociat portofoliului de
achiziii.
Un pas important n procesul realizrii profilurilor const n stabilirea confidenialitii informaiilor.
Astfel, membrilor grupului de lucru trebuie s le fie clar:
1. modul n care le vor fi nregistrate punctele de vedere (opiniile nu vor fi asociate persoanelor care le
formuleaz) i
2. felul n care va fi folosit informaia rezultat din acest proces.

III. Prioritizarea factorilor interesai prin identificarea influenei i a implicrii acestora


1. Identificarea influenei factorilor interesai - definirea rolurilor factorilor interesai

O metod mai avansat pentru definirea rolurilor o reprezint Evaluarea RAPID din documentul
Analiza factorilor interesai. Acest instrument poate fi utilizat pentru a clasifica implicarea i influena
unui anumit factor interesat n legtur cu propriile sale obiective. Acest instrument se folosete mai
ales atunci cnd sunt mai multe pri implicate n procesul de luare a deciziilor, ns nu exist un consens
cu privire la rolul care i revine fiecrei pri n acest proces.

Evaluarea RAPID este extrem de util atunci cnd trebuie s se obin o aliniere a rolurilor pe care
trebuie s le aib factorii interesai, pentru a se lua o decizie.

2. Implicarea factorilor interesai poate fi clasificat astfel:

Atribuii Factori interesai

Recomandarea unei Cei care trebuie s fie notificai cu privire la rezultatele aciunilor
direcii de aciune ntreprinse, dar nu trebuie s fie implicai n procesul de luare a
deciziilor sau de implementare a deciziilor (exemplu: instituia
ierarhic superioar sau un organ al administraiei centrale care
stabilete politici regionale sau naionale, organismele de
implementare sau autoritile de management etc.).
Agrearea sau aprobarea Cei care agreeaz i aprob anumite aciuni sunt responsabili n
pe specialiti a unei faa factorilor interesai asociai atributului D (exemplu:
aciuni conductorii compartimentelor autoritii contractante care
trebuie s agreeze sau s valideze anumite cursuri ale unei
aciuni/documente nainte de a fi supuse aprobrii finale).

Cod document:
Denumire document: Analiza factorilor interesai Pagina 3 din 6
Atribuii Factori interesai

Punerea n practic a Cei care sunt reponsabili de punerea n aplicare a unei


aciunii/deciziei decizii/aciuni. Acetia realizeaz efectiv activitatea pentru care
exist stabilit o direcie de aciune, de ctre factorii interesai
asociai atributului A.
Informaii (contribuii) sub Cei care contribuie cu expertiza lor tehnic sau profesional din
forma recomandrilor anumite domenii, a cror contribuie adaug valoare i este
tehnice sau profesionale n esenial pentru punerea n aplicare cu succes a deciziei/aciunii
domeniul obiectului respective. Ei pot fi i cei de la care trebuie obinut implicarea
contractului (exemplu: experi a cror competene sunt necesare n procesul de
achiziie i, drept urmare, trebuie atrase).
Luarea Deciziei cu privire Cei care sunt responsabili cu decizia final n ceea ce privete
la recomandrile fcute, modul de ducere la ndeplinire cu succes a obiectivelor propuse
angajnd autoritatea (exemplu: conductorul autoritii contractante).
contractant s acioneze

Evaluarea RAPID funcioneaz pe urmtoarele principii:


1. Pune accent pe decizii i nu pe activiti sau pe procese.
2. Pentru fiecare categorie de decizie, trebuie clarificate rolurile i responsabilitile prilor implicate.
3. Dei exist mai multe persoane sau organizaii care ar putea fi implicate n formularea de
recomandri sau oferirea de informaii pentru o direcie de aciune, la final ar trebui s existe un
singur decident (D), pentru fiecare decizie, clarificndu-se astfel rspunderea pentru decizii n
legatur cu achiziiile.

IV. Planificarea implicrii factorilor interesai


Pentru prioritizarea gestionrii diferitelor tipuri de relaii dintre factorii interesai poate fi utilizat
Matricea de influen i implicare a factorilor interesai (Mendelow Matrix), din documentul Analiza
factorilor interesai, aceasta fiind o diagram care indic posibile abordri (tipuri de relaii) pentru
diferite tipuri de pri interesate.

Grupul de lucru va folosi acest instrument pentru a se asigura c eforturile i resursele sale sunt folosite
n zonele cu cel mai mare impact asupra portofoliului de achiziii. Aceast prioritizare este folosit i
pentru comunicarea strategic i cea operaional, ca elemente cheie pentru implicarea factorilor
interesai.

Realizarea Matricei de influen i implicare a factorilor interesai const n:


1. Culegerea de informaii despre factorii interesai, pentru a putea face o evaluare a influenei i
implicrii acestora;
2. Aplicarea modelului de matrice. Modelul de matrice permite mprirea i poziionarea factorilor
interesai n patru mari categorii de-a lungul axelor (orizontal Gradul actual de implicare n
planificarea portofoliului de achiziii i vertical Nivelul de influen asupra portofoliului de
achiziii):
a. Factori interesai foarte influeni, dar neimplicai,
b. Factori interesai foarte influeni, care sprijin puternic activitatea grupului de lucru,
c. Factori interesai cu nivel sczut de influen i implicare,
d. Factori interesai cu nivel sczut de influen, dar sprijin foarte mare,

Cod document:
Denumire document: Analiza factorilor interesai Pagina 4 din 6
3. Alegerea modalitii corespunztoare pentru implicarea acestora n funcie de categoria n care au
fost pozitionai.

Modaliti de implicare a factorilor interesai


Planificarea implicrii factorilor interesai este procesul prin care informaiile culese despre acetia sunt
folosite pentru elaborarea unui plan de activiti n vederea stabilirii modului de implicare a fiecrei
persoane sau a fiecrui grup interesat. De exemplu, din plan ar putea reiei c anumii factori interesai
au nevoie de informri periodice individuale, pentru a se asigura c acetia sunt complet dedicai, n
timp ce alii doresc doar s fie informai de progres. Aceste evaluri sunt influenate, de obicei, de
activitile de elaborare a profilurilor i de prioritizare a factorilor interesai.
Factorii interesai pot fi analizai individual sau pot fi grupai, dac se consider c aceast abordare ar
aduce o economie de timp.

Modalitile de implicare pot fi sub form de participri la/n cadrul:


1. ntlniri individuale (unu la unu),
2. Grupuri de lucru (transmiterea de Iinvitaii adresate factorilor interesai n vederea participrii la
activitatea grupului de lucru i recrutarea membrilor echipei din rndul factorilor interesai),
3. Grupuri de discuie (virtuale sau online),
4. Sesiuni comune de lucru cu organizaiile factorilor interesai (pentru subiecte/aspecte cheie),
5. Focus grupuri i seminarii (de exemplu: acestea ar putea fi utile pentru a implica membrii unui
sector, organizaiile reprezentative i utilizatorii),
6. Evenimente sau a ntlniri programate deja pentru a implica factorii interesai,
7. Notificri sau email-uri periodice de informare (zilnice, sptmnale, lunare),
8. Prezentri periodice pentru personal/conducere/grupurile de interese,
9. Comunicri scrise (de exemplu: newsletter-uri, actualizri sau proiecte de lucrri).

Pentru alegerea modalitilor de implicare a factorilor interesai, urmtoarele exemple ar putea ajuta
pentru o mai bun orientare:

Modalitatea de gestionare a relaiei cu factorul


Descrierea factorului interesat
interesat
Grad ridicat de interes (obiective i ateptri) n Invitai factorul interesat s participe n etapa de
legtur cu un proces de achiziie sau cu planificare a procesului de achiziie (sau a
portofoliul de achiziii (exemplu: conductorul portofoliului de achiziii), n special n momentele
compartimentului financiar), respectiv grad ridicat relevante pentru fundamentarea deciziilor care
de implicare/suport, influen mic (nu are includ informaii n care acest factor interesat
atribuii directe n fia postului n ceea ce privete deine competene relevante.
planificarea achiziiilor), compentene n domenii
relevante pentru obiectul contractului (de
exemplu: pli i garanii internaionale).
Grad sczut de interes - reprezint sursa cerinelor Asigurai-v c cerinele sunt clare. Trimitei
majore cu privire la activitatea grupului de lucru rapoarte.
(influen mare), nu este o persoan cu care se
poate lucra uor.
Grad ridicat de implicare, influen mare, Asigurai-v c tii de ce acel factor interesat nu
persoan care nu este un susintor al activitii este un susintor al activitii grupului de lucru i
grupului de lucru. bazai-v planul pe gestionarea acestor motive.

Cod document:
Denumire document: Analiza factorilor interesai Pagina 5 din 6
Modalitatea de gestionare a relaiei cu factorul
Descrierea factorului interesat
interesat
Grad ridicat de implicare, influen mare, un Implicai factorul interesat n ntlniri de echip,
susintor al activitii grupului de lucru. transmitei-i rapoarte, incluznd informaiile pe
care le-a solicitat.
Grad de implicare moderat, influen mare, Invitai factorul interesat s se alture n mod
implicat n multe activiti ale grupului de lucru, oficial grupului de lucru.
un susintor al activitii grupului de lucru.
Grad de implicare moderat, influen mare, acest Planificai s avei ntlniri periodice cu acest
persoan a identificat un numr mare de factor interesat pe perioada desfaurrii activitii
poteniale riscuri, un susintor al activitii grupului de lucru pentru a vedea dac a mai
grupului de lucru. identificat i alte riscuri.
Lista anexelor

Grila factorilor interesai


Evaluarea RAPID
Matricea de influen i implicare a factorilor interesai

Cod document:
Denumire document: Analiza factorilor interesai Pagina 6 din 6