5.7.2017 Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System | sekretaria.

de

O ce Akademie
Kongress
Fernstudium
Broorganisation
Magazin
Karriere
Seminare
Seminarkatalog anfordern
O ce-Managerin 4.0
Programm anfordern
O ce-Management im digitalen Bro
Informationen anfordern
Moderne Korrespondenz
Informationen anfordern
E ziente Teamassistentin
Informationen anfordern
E ziente Managementassistentin
Informationen anfordern
Geprfte Managementassistentin
Informationen anfordern
Vertragsmanager/in (FH)
Informationen anfordern
Personalmanagement
Arbeitsrecht
Arbeitszeugnis
Bewerbermanagement
sekretaria Fachmagazin
Fachmagazin-Archiv
Zurck
Prsenz-Angebote
Seminare
Inhouse
O ce-Managerin 4.0
Online-Zerti katskurse
O ce-Management im digitalen Bro
Moderne Korrespondenz
E ziente Teamassistentin
E ziente Managementassistentin
Online-Workshops
Webinare (bersicht)
Analyse-Tool
O ceCheck
Zurck
38. Deutscher Assistentinnen-Tag
Fotogalerie
Skripte der Workshops
Impressionen
Veranstalter & Kontakt
Kurz lm Event
Zurck
Fernstudium
Geprfte Managementassistentin
Vertragsmanager/in (FH)
Online-Zerti katslehrgnge
O ce Manager
Management Assistenz

https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/ 1/8
5.7.2017 Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System | sekretaria.de

Home > Broorganisation > Organisation > Ablage > Ablage im Gri mit dem 7-Ordner-System

VERANSTALTUNGSKALEND
Ablage im Gri mit dem 7-Ordner-System
13./14.07.2017 in
Tglich Mnchen:
Young Professional
31.07.2017: Start Online-
Lehrgang
Management Assistenz
und
O ce Management
01.08.2017: Start
Fernstudium
Geprfte
Managementassistentin
24.08.2017 in Stuttgart:
fotomek / Fotolia.com MindMapping,
SpeedReading und
vergeuden wir viel Zeit mit der Suche nach Informationen. Ein Grund MemoryTraining
dafr sind ine ektive Ablage-Systeme: Whrend die einen fr nahezu 18.22.09.2017 in
jedes Dokument ein neues Verzeichnis anlegen, stopfen andere alle Freinsheim:
Dateien in nur drei oder vier Ordner und verlieren damit den Zerti katskurs O ce-
berblick. Der sekretaria-Experte Milon Gupta emp ehlt daher das 7- Managerin 4.0
Ordner-System. So nden Sie knftig jedes Dokument mit nur drei
Mausklicks.

NEUESTE
Ine ektive Ablage-Methoden BEITRGE

Stellen Sie sich vor, Sie empfangen per E-Mail einen IHK-Bericht ber
geschftliche Umgangsformen in Sdostasien als angehngte PDF- Bro-
Sommer
Datei. Sie halten den Bericht fr interessant und mchten ihn auf
Ihrem Computer ablegen. Die Frage ist jetzt nur: Wo? Die Antwort auf

diese Frage hngt sehr stark von Ihrer Dateiordnerstruktur und Ihrer Selbst-
und
Ablagemethodik ab. Im Broalltag sind leider hu g ine ektive
Zeitmanagement
Ablagemethoden anzutre en. Dabei lassen sich drei Grundtypen par
excellence
ine ektiver Anwender unterscheiden: Minimalisten, Horizontalisten
und Vertikalisten.

Gewinnen
Minimalisten Sie Zeit
durch
einfache
Prozesse

https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/ 2/8
5.7.2017 Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System | sekretaria.de

Angenommen, in unserem Beispiel gibt es im Dokumentenverzeichnis
noch keinen passenden Ordner fr das Sdostasien-Dokument. Fr
Minimalisten ist das kein Problem: Sie haben einen allgemeinen
Ordner, der Externe Dokumente oder hnlich heit, und dort kommt
alles rein, was nicht betriebsintern erstellt wurde. Insgesamt haben sie
drei oder vier solcher allgemeinen Ordner, wo dann alle Dokumente
landen. Damit lsst sich die Zahl der Ordner auf ein Minimum
beschrnken, doch die Zahl der Dokumente in jedem der Ordner ist
nach einer gewissen Zeit sehr gro. Nachteil: unbersichtlicher
Ordnerinhalt. Die Dateien knnen zwar ber die Suchfunktion des
Dateimanagers aus ndig gemacht werden. Das ist aber zeitaufwndig
und setzt voraus, dass man genau wei, was man sucht.

Horizontalisten STELLENAUSSCHREIBUNG

Die Horizontalisten sind dagegen beim Anlegen von Ordnern nicht

geizig. Sie gehen bei der Ablage buchstblich in die Breite. Sie lsen
das Problem, indem sie einfach einen neuen Ordner anlegen,
beispielsweise Sdostasien. Da sie das hu g machen, knnen
Horizontalisten schnell auf einer horizontalen Ordnerebene mehrere
Dutzend Ordner haben, die jeweils spontan nach Bedarf angelegt
werden. Nachteil: unbersichtliche Ordnerstruktur und die Gefahr, Die Kreisverwaltung in
unabsichtlich hnliche Ordner anzulegen. O enbach sucht eine
Verwaltungsfachkraft.

Vertikalisten Zur
Stellenausschreibung
Vertikalisten gehen methodischer vor. Sie haben auf der obersten >>
Ordnerebene beispielsweise drei Ordner. Beim Ablegen des
Sdostasien-Dokuments wrden sie sich von oben nach unten in der
bestehenden Ordnerstruktur durcharbeiten, bis sie eine Stelle
gefunden haben, an der sie einen neuen Ordner anlegen knnen. Der
Ordnerpfad knnte dann so aussehen:
VertriebAuslandSdostasienExterne_InformationenIHK Mittlerweile
auf Ordner-Ebene 6 wird dann der Men
neue LOGIN
Ordner Umgangsformen

angelegt, wo das Dokument schlielich landet. Nachteil: Fehlender
O ce Akademie
Kongress
berblick, da wie bei einem Eisberg die Masse der Informationen
Fernstudium
Broorganisation
sehr weit unten angesiedelt ist. Auf dem Weg nach unten in der
Magazin
Ordner-Hierarchie gibt es auerdem viele Mglichkeiten, die falsche
Karriere
Abzweigung zu nehmen.

Anforderungen an eine e ektive Ordner-Struktur

Eine e ektive Ordnerstruktur sollte drei wesentliche Kriterien erfllen:

bersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Schnelligkeit.
https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/ 3/8
5.7.2017 Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System | sekretaria.de

bersichtlichkeit: Die Ordnerstruktur am PC sollte bersichtlich sein.

Das bedeutet, auf einer Ebene sollten nur so viele Ordner sein, wie
man auf einen Blick erfassen kann. Denn je mehr Unterordner in
einem Verzeichnis sind, desto lnger bentigt man, um den richtigen
zu nden.

Nachvollziehbarkeit: Wer schon mal an einem fremden PC gearbeitet

hat, kennt vielleicht das Gefhl, nicht durchzublicken, wo was zu nden
ist. Grnde fr diese mangelnde Nachvollziehbarkeit knnen unklare
Ordnernamen, eine zu verschachtelte Ordnerstruktur oder zu wenige
Ordner mit zu vielen Dateien sein. Die Ordnerstruktur sollte auch fr
fremde Nutzer intuitiv nachvollziehbar sein.

Schnelligkeit: Wesentlich fr eine e ektive Ordnerstruktur ist, wie

schnell man ein gesuchtes Dokument ndet. Ziel sollte es sein, in drei
Klicks die gewnschte Datei zu haben. Das bedeutet, die Entfernung
von der obersten Ordnerebene bis zu jeder beliebigen Datei sollte
nicht mehr als drei Ordner betragen.

Ein Datei-Ablage-System, das alle drei Kriterien erfllt, ist das 7-

Ordner-System.

Wie das 7-Ordner-System funktioniert

Das 7-Ordner-System ist in einem Satz erklrt: Auf jeder Ordnerebene

gibt es maximal sieben Dateiordner. Das heit, jeder Hauptordner hat
maximal sieben Unterordner, und jeder dieser Unterordner hat
seinerseits maximal sieben Unterordner. Wegen der angestrebten
Schnelligkeit beim Ablegen und Finden von Informationen ist die Zahl
der Ordnerebenen auf maximal drei beschrnkt. Auf Ebene 1 gibt es
demnach hchstens 7 Ordner, auf Ebene 2 sind es insgesamt 49
Ordner (77), und auf Ebene 3 existieren maximal 343 Ordner (497).
Insgesamt sollten auf Ihrem PC hchstens 399 Datei-Ordner sein, die
eindeutig benannt sind.

Warum sieben Ordner? Psychologen haben herausgefunden, dass wir

nur maximal sieben Informationsblcke gleichzeitig in unserem
Arbeitsgedchtnis aufnehmen knnen. Mehr Informationsblcke
berlasten unser Arbeitsgedchtnis, und wir brauchen Zeit, um uns zu
orientieren, bevor wir eine Auswahl tre en. Das 7-Ordner-System ist
somit gehirngerecht und erleichtert die Orientierung.

https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/ 4/8
5.7.2017 Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System | sekretaria.de

Nehmen wir an, Sie suchen einen geeigneten Ablageordner fr den

Sdostasien-Bericht aus unserem Beispiel. Ihre Ordnerstruktur auf
Ebene 1 knnte so aussehen:

1_Geschftsfhrung
2_Projekte
3_Finanzen
4_Personalwesen
5_Vertrieb
6_Marketing
7_Bildarchiv

Sie whlen den Ordner 6_Marketing. Dort knnten Sie die Auswahl
haben zwischen folgenden Unterordnern:

6.1_Marketingplanung
6.2_Marktinformationen
6.3_Werbung
6.4_Veranstaltungen
6.5_Pressearbeit
6.6_Eigene_Publikationen
6.7_Prsentationen

Sie entscheiden sich fr den Unterordner 6.2_Marktinformationen.

Dort haben Sie die Wahl zwischen folgenden Unterordnern:

6.2.1_Deutschland
6.2.2_Europa
6.2.3_USA
6.2.4_Sdostasien
6.2.5_Indien
6.2.6_China
6.2.7_Japan

Sie nen den Ordner 6.2.4_Sdostasien und legen den Bericht dort
ab. Falls die Datei noch keinen aussagekrftigen Dateinamen hat,
sollten Sie ihn entsprechend ndern, beispielsweise von
Sdostasien.pdf in Sdostasien_Umgangsformen_IHK_2007.pdf.
Wenn Sie den Bericht dann nach einigen Wochen suchen, sollten Sie
ihn leicht nden knnen.

Sinnvolle Ausnahmen im 7-Ordner-System

https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/ 5/8
5.7.2017 Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System | sekretaria.de

In begrndeten Einzelfllen kann es sinnvoll sein, vom 7-Ordner-

System abzuweichen. Nehmen wir als Beispiel den Ordner
4_Personalwesen. Darin knnten Sie jetzt einen Unterordner
4.1_Personalakten haben. Die optimale Struktur hngt jetzt von der
Zahl Ihrer Mitarbeiter ab. Bei bis zu rund 30 Namen ist es noch
sinnvoll, auf Unterordner zu verzichten und die Dateien einfach
alphabetisch aufzulisten. Bei bis zu 300 Mitarbeitern kann man wieder
gut das 7-Ordner-System anwenden, indem man nach Alphabet-
Gruppen sieben Unterordner fr je drei bis vier Buchstaben einrichtet,
von ABC bis WXYZ. Bei weit mehr als 300 Mitarbeitern kann man
whlen zwischen sieben Alphabet-Gruppen-Ordnern, wobei in der
Regel eine dritte Ordner-Ebene fr einzelne Buchstaben ntig ist, um
den berblick zu behalten. Die Personaldatei
Marion_Mustermann_PA.doc wre dann beispielsweise unter
folgendem Dateipfad zu nden: 4.1_PersonalaktenM_N_OM.

LEXWARE KASSENBUCH 2017 - RECHTSSICHERE

KASSENSOFTWARE
Bis zu 5 Firmen & Kassen verwalten. ber 1 Mio. Kunden. Jetzt 30 Tage
testen!

KATEGORIE: ABLAGE

VORHERIGER NCHSTER

ARTIKEL ARTIKEL
Vier einfache Digitale
Ideen fr Ablage
mehr
Ordnung im
Regal

HNLICHER HNLICHER HNLICHER

ARTIKEL ARTIKEL ARTIKEL

https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/ 6/8
5.7.2017 Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System | sekretaria.de

Anzeige

1 SCHLANKER BAUCH TRICK

Verliere tglich etwas von deinem Bauchfett mit diesem ungewhnlichen Trick.
mehr

"DIE MILLIONRS-BIBEL"

Rainer Heimann, die Geldmaschine: Sein Standardwerk fr Reiche kurzfristig gratis

Gratis-Buch sichern

https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/ 7/8
5.7.2017 Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System | sekretaria.de

CROWDINVESTING 6% ZINSEN

Direkt und einfach in ausgewhlte Immobilien investieren. Kurze Laufzeit 20/24 Monate -
Exporo
Jetzt informieren

DAX-ABSTURZ IN KRZE?

Schwarze Liste 2017: Diese Aktien sollten Sie sofort verkaufen!

Video jetzt starten!

SEKRETARIA WEITERBILDUNG THEMEN ORIENTIEREN

DIN 5008 Lexikon ber uns
https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/ 8/8