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Administrao do Tempo para os Executivos nos Dias Atuais

Resumo: Aprender a administrar o tempo uma das aes mais importantes que qualquer
pessoa pode fazer para melhorar as chances de sucesso nos negcios e na vida. A boa
administrao do tempo supe saber usar bem algumas habilidades que pretendamos aqui
comentar, visando ajud-lo a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para
conseguir este objetivo, tornando-se um bom administrador do prprio tempo.

Palavras-chave: Administrao tempo sucesso habilidades.

Simone de Siqueira Gonalves

Professores Orientadores: Marcelo Neves Gonalves


Jos Carlos Ferreira

A Administrao do Tempo a Curto se, portanto, imprescindvel aproveit-lo


Prazo. de forma racional.
O tempo irreversvel e tambm
no se pode estic-lo. No possvel
estend-lo ou guard-lo. No d para
At logo, desculpe-me,mas no fazer um estoque de tempo, para us-lo
disponho de tempo. (...) No posso no futuro. Vai continuar tendo 24
pensar, no consigo ler,estou
atrapalhado, no disponho de tempo.
horas/dia. No renovvel, finito. No
Gostaria de rezar, mas no disponho de tem volta.
tempo. ( Bernhoeft, 1985:19). No mundo contemporneo as
empresas pagam pelo tempo das pessoas
e estas trocam tempo por salrio. No
obstante, o tempo se torna para a maior
Tempo dinheiro. Esta frase foi parte dos trabalhadores desgastante e
usada por Benjamin Franklin, tornando fatigante, comprometendo as metas e
possvel entender a importncia do compromissos. s vezes, resulta em
tempo. Mas tempo tambm conflito de papis, Isto , no separa
vida.Quando o tempo se esgota porque trabalho e famlia. Lava trabalho para
no h mais vida. Quem administra bem o casa, comprometendo a sade os dois
tempo, ganha a vida, e quem no o faz , a ambientes,
joga fora. A maioria das pessoas no sabe,
Para o executivo brasileiro as administrar o tempo. Administrar requer
atividades representam 50% do tempo fora de vontade, porque necessrio
semanal e geralmente o calendrio e o libertar-se dos vcios e hbitos arraigados.
relgio se tornam inimigos dos Algumas pessoas acham uma
profissionais de todas as reas. O dia misso impossvel. Em pesquisa feita pela
pode ser vivido apenas uma vez. Torna- Internacional Stress Management (ISMA)
em 2000 e 2001, a carga de horas no muitos executivos aceitam o
Brasil foi superior a 47 horas semanais. clich de que o sucesso exige
Administrar o tempo definir sempre um preo e que este
prioridades e no a contabilidade dos preo consiste, geralmente, na
minutos dedicados a cada atividade. ser deteriorizao da vida
escravo do trabalho. privada(Bernhoeft,1895:21).
Para os americanos o tempo um
recurso escasso, que precisa ser utilizado
com cuidado, pois matria prima que Desperdiadores de tempo.
necessita ser lapidada.
A Estrutura do Tempo. O tempo pode ser desperdiado de
vrias maneiras. Podem ser ambientais,
A estrutura do tempo dividida em culturais, individuais e gerenciais. O
alguns papis:1 - papel profissional que ambiental o espao fsico da empresa,
ser destinado s tarefas da organizao ex: divisrias inadequadas. O cultural
para disponibilizar o tempo necessrio relativo cultura da organizao, um
para cada atividade. 2- papel conjugal exemplo, a formalidade ou
destinado s relaes afetivas maritais ou informalidade em excesso. O individual
outros vnculos de afeto. 3- papel familiar se relaciona ao tempo desperdiado na
destinado a todas as relaes que se rea pessoal, ser muito detalhista, por
estende famlia, exceto marido e exemplo. E finalmente, o gerencial que
mulher. 4- papel social destinado aos est atrelado s habilidades dos gerentes.
amigos e as demais relaes .................. Entre as inmeras formas de
5- papel educacional que se refere s desperdcio de tempo pode-se apontar as
relaes intelectuais e o papel recracional seguintes situaes: 1- excesso de
vinculado ao lazer s atividades fsicas e interrupes por telefone. 2 deixar
esportivas. campo limpo para interrupes durante
De modo geral, o tempo realizao de trabalhos que exigem
profissional que mais consome a vida do concentrao. 3 realizar trabalhos
executivo, deixando o conjugal para o rotineiros que poderiam ser delegados a
segundo plano. O papel social, outras pessoas. 4- convocar ou participar
geralmente em convvio com amigos do de reunies desnecessrias. 5 Falta de
prprio ambiente de trabalho, gera objetivos, prioridades e prazos. ^- Falta
conversas profissionais, impedindo o de planejamento. 7- Lidar com variedade
relaxamento. excessiva de coisas ao mesmo tempo. 8
Quanto ao recracional, se em Mesa cheia e desorganizao pessoal- 9
contato com superiores, tende Indeciso ou protelar decises. !0
preferncia por atividades com Incapacidade de dizer no.
importncia atrelada manuteno do No Brasil o desperdcio de tempo,
status (golfe, tnis), mesmo no sendo o particularmente, tem as seguintes
esporte preferido. O educacional, muitas caractersticas: Interrupes pelo telefone,
vezes, fica reduzido a palestras e leituras desrespeito aos horrios, falta de hbito
profissionais, viagens relacionadas a de fixao de prioridades, incapacidade
congressos e outras atividades para dizer no, uso inadequado da
congneres. secretria, solicitaes da hierarquia,
solicitao dos subordinados, quantidade
e qualidade das reunies, envolvimento
operacional, inconscincia da importncia toda a Amrica Latina. Sua agenda se
do tempo. encontra na parede, atrs da mesa em que
Muitas pessoas possuem excesso de trabalha, bem visvel, e as tarefas so
tarefas e no sabem por onde comear. inscritas no pos-its coloridos.
Isto gera dificuldades no raciocnio, Henrique de Freitas Alves
dvidas sobre a prpria capacidade e da Pinto, empresrio em Belo Horizonte,
dos outros. Alm disso pode causar presidente do grupo Tenda, costuma
distrbios como insnia, ansiedade, dores afirmar que tempo a palavra mais
de cabea e estmago. Tudo isto ainda importante do mundo por isso ele evita
pode se agravar devido a sentimento de ir a reunies fora da empresa. Tenta
fracasso, gerando estresse e desnimo. resolver tudo por telefone, mas quando
necessita sair para duas reunies, procura
marc-las no mesmo dia. Tambm
(...) Como poderei governar os outros se procura estimular seus funcionrios a
no tenho o domnio sobre mim mesmo? residir prximo ao local de trabalho.
Esta observao o fundamento da tese
que sustenta que os gerentes devem Os executivos, muitas
controlar ativamente, e na medida do vezes, no possuem assistentes eficientes.
possvel, a maior quantidade de tempo.Tal Estes se eficientes podem poupar muito
tese afirma implicitamente que um gerente tempo, principalmente em casos
no de verdade se o cargo o domina e corriqueiros. Contudo h que se tomar
no o contrrio. Se permite que os sucessos
determinem totalmente o que faz, sua
cuidado. Filtrar informaes e servios
habilidade, conhecimento e posio se pode gerar dificuldades na tomada das
desvanecero porque est excessivamente decises.
ocupado funcionando.(...)(Webber,
1989:64) voc d um grande
passo nesse sentido quando consegue uma
Os Economizadores de Tempo boa combinao entre o que deseja para
sua vida, a contribuio que deseja dar
sociedade e sua atividade profissional.
H muitas formas de economizar o Essa a ess6encia da administrao
tempo em uma organizao. Em primeiro eficiente, pois voc estar dando o melhor
lugar preciso conhecer as causas, e de si mesmo na execuo das atividade(
depois agir, tentando organizar as tarefas. Silveira,2002:27)
Pode-se destacar as seguintes: respostas
rpidas e simples nas correspondncias,
evitar o uso desnecessrio de
telefones,delegar tarefas, no marcar Como Definir Prioridades
reunies ineficazes, no levar trabalhos
para casa, abrir e-mails somente duas Os executivos passam 50% do
vezes ao dia e ao abri-los responder os tempo em seus locais de trabalho. Muitos
mais importantes no mesmo instante. almoam no escritrio, enquanto
Respeitar horrios trabalham.
Um exemplo de administrao de Para melhor administrar o tempo
tempo a do Sr Carlos Henrique dentro das organizaes necessrio dar
Cardoso. Ele gerente do programa prioridade s funes da competncia do
World Class Management da Rhodia. A executivo. Geralmente as mais difceis e
sua grande tarefa implantar os trabalhosas, deixando para segundo plano
programas da empresa em suas filiais em as menos importantes que geralmente so
mais fceis e prazerosas. Um plano de anos, 35 numa multinacional, se
trabalho ajuda muito. No difcil definir aposentando como presidente executivo.
prioridades, quando se sabe as metas a
serem atingidas, bem como aquilo que vivemos numa sociedade em que o valor
realmente importante no planejamento dos adultos medido pela sua produo,
da execuo dos trabalhos. Uma agenda incluindo-se a reproduo. A auto-estima
que defina claramente as prioridades e das pessoas dependem em grande parte
segui-las com disciplina o melhor da sensao de que realizam bem o seu
caminho para o no desperdcio de tempo. trabalho e o papel de pais. Esta nfase no
So mtodos simples que se tornado valor da produo se constitui numa das
hbitos, traro benefcios relevantes para razes do temor que enfrentam na
o executivo e a organizao. velhice( Bernhoeft, 1985:13)

deixar uma tarefa que no Clareza ao Delegar.


queremos num determinado momento
gera um certo conforto por algumas O objetivo de delegar atividades
horas. S que no fim do dia o problema ou atribuies transferir poderes a um
continuar l, esperando por voc para subordinado. Poucos sabem delegar ou
ser solucionado( Silveira, 2002:28) gostam de fazer isto. H uma obsesso
em resolver tudo sozinho. Muitas vezes a
delegao no tem sucesso,
Administrao do Tempo a Longo principalmente quando o subordinado
Prazo. inexperiente, pois necessrio corrigir,
vigiar, supervisionar, ocupando
igualmente o tempo do executivo.
preciso refletir sobre o que o Em larga escala, isto tambm pode
futuro nos reserva, tendo como base o acontecer. Principalmente quando a
passado e o presente para tentar visualizar delegao passada e o subordinado,
o futuro. Pois impossvel vencer o mesmo no compreendendo com clareza
tempo. O passado escraviza as pessoas a tarefa, passa a execut-la com s
que acabam ficando neurticas, pressas. Uma vez o trabalho concludo, o
obedecendo a ordens mecnicas, superior se d conta de que no houve
programaes internas cruis, pois o assimilao correta da ordem. Neste caso
passado sempre deu certo. Resistem a falta de clareza comprometeu
mudana e tem medo do novo. seriamente o tempo e a delegao se
preciso respeitar o tempo e no tornou um entrave.
se submeter a ele. A pessoa preparada Apesar do excesso de trabalho,
para o trabalho, e geralmente, no pensa alguns executivos tm enormes
se preparar para o ps-trabalho. Quando dificuldades para passar
h poucas chances para integrar-se ao responsabilidades a seus subordinados.
mercado. Uma notcia na Gazeta Falta de confiana, medo e centralizao
mercantil publicada em 09 de maro de poder os levam a no correr riscos.
de1982, dizia: Troco vida tranqila no H casos em que o subordinado
meu stio por trabalho duro na sua que evita assumir tarefas. Medo,
empresa. Era um homem com 61 anos, ansiedade, insegurana, comodismo so
independncia econmica. Administrador barreiras comuns. No ultrapassam o
de empresa que trabalhou durante 40 muro da resistncia. Defendem-se e se
ocultam atrs das paredes da inibio e do Dizer no aos superiores, quando
medo de desafios. comum a resistncia no se pode realizar a tarefa com
cuja trincheira : isto no est dentro das resultados esperados, muito difcil, mas
minhas funes necessrio se no h condies para
Ao delegar tarefas, necessrio que realiz-la dentro dos limites possveis
o gerente permita que o subordinado condio humana. Se h muitas regras e
assuma a responsabilidade que deve estar cobranas, a condio de impotncia que
altura da responsabilidade e muitos gerentes sentem, principalmente
competncia de quem dever execut-la, no incio de carreira, se tornam sinnimos
isto , deve ser compatvel com a de estresse.
experincia e capacidade para lev-la at
o fim e apresentar os resultados
esperados. Tanto os superiores, como os colegas,
subordinados e outras pessoas esperam que cada
O superior ter maior liberdade se um tenha determinado padres de
delegou sua autoridade de forma comportamento, chamamos tambm exigncias do
suficientemente clara, de modo que o cargo. Estas exigncias so feitas pessoa por
subordinado saiba o que tem que fazer e o aqueles com quem vivi e trabalha: aqueles que
que espera dela(Webber, 1989:124) formam coletivamente o grupo que rodeia o cargo
dessa pessoa. Infelizmente, as tenses se resolvem
quando as exig6encias so inadequadas,
Stress, como enfrentar? excessivas, contraditrias, conflitavas ou
incertas ( Webber, 1989:140)
Durante o dia os gerentes
precisam tomar decises, resolver As Tticas para Sobrevivncia.
problemas, cumprir tarefas. So muitas as
exigncias que o cargo possui. Os As causas principais da perda de
subordinados, embora com menor grau tempo so os maus hbitos e a
de responsabilidade, tambm passam preocupao excessiva. Quando o tempo
pelas mesmas exigncias, da o estresse. passa as pessoas tendem a atuar sem
Algumas solues so possveis. pensar. Automatizam-se.
Uma delas a fuga, o no encaramento da A experincia um grande
responsabilidade, entretanto, no uma aprendizado, uma vez que ajuda a poupar
sada inteligente. Outra sada o tempo.Contudo atrapalha se a postura
isolamento, principalmente quando se ter respostas para tudo ou se usa a mesma
est sob forte presso. Retirar-se para se soluo. Mesmo que os problemas
refazer das tenses, solicitar ao superior paream iguais, as solues exigem
um perodo de descanso e identificar o formas diferentes. No h respostas
problema pode ajudar a suportar melhor o definitivas. Experincia no sinnimo
peso das atribuies. de tempo de trabalho. H os que
Uma sada racional definir trabalham trinta anos numa mesma
prioridades. Separar por etapas as tarefas, funo, mas no adquirem experincia,
analisar se h condies reais de realiz- no mudam, so repetitivos e constantes.
las e se a pessoa envolvida na atribuio No inovam.
tem competncia para resolv-las. O A atualizao profissional tornou-se
estresse, muitas vezes, resulta da falta de um dado fundamental na cartilha da
planejamento e excesso de trabalho que sobrevivncia. Alm da reciclagem
no se pode realizar, e que implica profissional, cuidar da vida pessoal no
sofrimento e escravizao. que se refere sade fsica e mental,
outra mudana primordial da vida sobrevivncia. o controle das pequenas
moderna Ter conscincia das metas, coisas pode influir beneficamente em
planejamento, honestidade e noo das toda uma vida. ( Webber,1989:164).
possibilidades de realiz-las, incluindo a
conscincia do tempo que se tem
disposio para a vida e para o trabalho
pode ser diferencial nas questes da
O Terceiro estgio vai dos 29 aos 32
O Tempo e o Sucesso. anos. O indivduo deseja progredir e
surgem questionamentos sobre a carreira
e se est no lugar certo. Neste perodo a
O gerente eficaz aquele que se projeta mudana de empresa comum. O quarto
no tempo para ver os acontecimentos estgio est entre os 32 e 39 anos. uma
futuros. Mas preciso tomar cuidado na fase mais ambiciosa. A carreira j se
hora da tomada de deciso, pois pode encontra definida, h grande concentrao
afetar o futuro de outras pessoas. de trabalho e diminui a participao na
Existem vrios tipos de gerentes. vida familiar e social. O quinto estgio se
V;idos para ambos os sexos: O homem encontra entre os 39 aos 43 anos.
da empresa aquele que mostra geralmente uma fase suscetvel ao
lealdade, estvel, mas no vai muito aparecimento de crises e reflexo sobre as
longe. O ourives o executivo que se realizaes e frustraes. Um balano das
preocupa com a qualidade do trabalho perdas e ganhos. O sexto estgio est
que est exercendo, que est ligado entre os 43 e 50 anos. H possibilidade
necessidade de gerar lucro e vencer a dos benefcios do amadurecimento.
concorrncia, contudo a falta de Estabilidade, diminuio da ambio,
sensibilidade o impedir de avanar segurana, menor grau de estresse. Ainda
profissionalmente dentro da organizao. aspiram ao topo, mas no o objetivo
O Guerrilheiro aquele que cultiva a principal.
influ6encia atravs do domnio e Quando se promovido do mdio
manipulao e no popular. O jogador para ao alto escalo da empresa
o executivo que tem mais sucesso dentro necessrio que haja o acmulo de
da organizao, tcnico e tem experincia e habilidades desenvolvidas
pensamento conceitual, o que lhe permite para as exigncias do novo cargo.
ver o sistema a longo prazo. E isso que Atualmente o jovem, de modo
as empresas esperam de seus geral, por falta de orientao, no est
funcionrios. preocupado com a carreira profissional.
Dentro da vida profissional , o H uma ansiedade em viver o presente.
indivduo passa por vrias fases: O Trabalha somente para alcanar
primeiro estgio vai dos 16 aos 22 anos. independncia financeira e familiar.
quando o jovem quer independ6encia Perdem muito tempo e demoram a entrar
dos pais. Precisam provar que so capazes no mercado de trabalho, correndo o risco
e encaram o trabalho como fonte de renda de rejeio futura, devido idade.
para se sustentar e no como incio de Jovens que conseguem emprego
uma carreira. O segundo estgio vai dos onde se sintam bem e fazem carreira
22 ao 29 anos. Nesta preocupao profissional regular, quando estiverem na
manter relaes ntimas com o se oposto e fase dos 30 aos 43 anos, tero maiores
comea a pensar no sucesso profissional.
oportunidades de ascenso na carreira levadas em considerao e devem ser
profissional. fontes de orientao no processo de
Como se pode constatar a educao e formao dos profissionais
administrao do tempo e a conscincia que atual na empresa moderna.
sobre as etapas que compem o quadro de
uma carreira profissional devem ser

Referncias Bibliogrficas.

Bernhoeft, Renato. Administrao do Tempo: Um recurso para Melhorar a Qualidade de


Vida Pessoal e Profissional. So Paulo: Nobel,1985.
Silveira, Mauro. Est sem Tempo? Revista Voc S/A . So Paulo: maro, 2002. ed. 45, p.
26-35
Webber, Ross A . Um Guia para a Administrao do Tempo. So Paulo: Maltese, 1989.

Simone de Siqueira Gonalves estudante do curso de Administrao de Empresas das


faculdades Oswaldo Cruz.
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