PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Cdigo: FSE.

07

ACCIONES PREVENTIVAS/CORRECTIVAS Versin: 03

Cuadro 1. Diligenciar por el Lder del Proceso/Subproceso, Director de Laboratorio y/o Grupo Primario la no conformidad. Marque con una X (equis)
el tipo de accin.
AC: Accin
N
Correctiva
DD MM AA PROCESO/SUBPROCESO/LABORATORIO AL
FECHA
QUE SE LE IDENTIFICA LA N.C:

REGISTRADO POR:

ORIGEN DE LA ACCIN PREVENTIVA / CORRECTIVA

(Se marca con una x el origen de la no conformidad)
Evaluacin de la satisfaccin del
Indicadores HSEQ Producto No Conforme Queja o Reclamo
beneficiario
N.C. AxM. OBS.
Auditoras Internas
Revisin por la Monitoreos
Proveedores
Direccin Ambientales
Auditoras Externas

Reporte de Accidentes /Incidentes

Requisitos legales y Reporte de Inspeccin
- SYSO
otros que adopte la Otros
Reporte de Accidentes - Reporte de Condiciones Inseguras de
institucin
AMBIENTAL Trabajo
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL/REAL

Cuadro 2. Diligenciar por el Lder del Proceso/Subproceso, Director de Laboratorio y/o Grupo Primario el cuadro de anlisis de causas.
ANLISIS DE CAUSAS
Aplica
VARIABLE 1. Por qu? 2. Por qu? 3. Por qu?
Si No
1. Talento Humano:
Fallas presentadas por el personal involucrado:
funcionarios, estudiantes, contratistas, visitantes y
comunidad en general. Ej.: desconocimiento,
desempeo, falta de toma de conciencia.
2. Servicios y suministros:
Incumplimiento de especificaciones de los insumos,
productos y/o servicios solicitados para el desarrollo de
las actividades en la Universidad. Ej.: Materia prima,
informacin.
3. Medicin:
Fallas en los mecanismos de control establecidos en el
proceso o subproceso. Ej.: Indicadores HSEQ, registros,
encuestas, comits, grupos primarios, Monitoreos
ambientales, mediciones en seguridad y salud
ocupacional.
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4. Metodologa:
Fallas que se presentan en la documentacin, los
controles operacionales, respuesta a emergencias,
investigacin de incidentes entre otros; en cuanto a su
nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos
de la organizacin, legales y de las normas.
5. Infraestructura/Equipos:
Fallas respecto a la adecuacin de infraestructura,
desempeo de los equipos que se utilizan durante la
realizacin del producto o la prestacin del servicio. Ej.:
Cumplimiento del mantenimiento preventivo, correctivo.
6. Factores Externos:
Hace referencia a todos los agentes generadores del
medio que inciden directamente en la conformidad de
los requisitos establecidos en el S.G.I.
Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia de actos
del gobierno, actos de desorden civil, leyes.
El resultado de este anlisis le permitir establecer un Plan de Accin (Cuadro 3), que se constituye en una herramienta para el mejoramiento
continuo en su Proceso, Subproceso o Laboratorio.

Cuadro 3. Diligenciar la Correccin y/o el Plan de accin respectivo de acuerdo con el anlisis de causas (cuadro 2). La casilla verificacin es
diligenciada por el Lder del proceso, subproceso, Director de Laboratorio o facilitador, al igual que la casilla de fecha reprogramada.
CORRECCIN
FECHA VERIFICACIN
N ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA LMITE REPROGRAMADA FECHA REAL
EVIDENCIA / OBSERVACIONES
(SI APLICA) FINALIZACIN
1.

PLAN DE ACCIN
Nota: La ltima actividad del Plan de Accin debe corresponder al seguimiento de la eficacia de la AP/AC.
FECHA VERIFICACIN
N ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA LMITE REPROGRAMADA FECHA REAL
EVIDENCIA / OBSERVACIONES
(SI APLICA) FINALIZACIN
1.

2.

3.

4.
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ANALISIS DE RIESGO EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (Si en el Plan de Accin propuesto se identifican peligros nuevos o que han cambiado, o la necesidad de
controles nuevos o modificados, realice la valoracin del riesgo antes de su implementacin.)

RESPONSABLE DE Lder del Proceso/Subproceso/Director de Laboratorio

VERIFICACIN:

Cuadro 4. Para las actividades planteadas que no fueron cumplidas, diligenciar las razones por las cuales no se llevaron a cabo o se
reprogramaron.
Fecha de
N JUSTIFICACIN
Justificacin

Cuadro 5. Este cuadro debe ser diligenciado nicamente por el equipo auditor, como evidencia del seguimiento a las acciones correctivas resultado
de Auditoras de los Sistemas de Gestin.
SEGUIMIENTO
N FECHA OBSERVACIONES VoBo Proceso SE

Cuadro 6. Cierre de la Accin. Diligenciar por el lder del proceso o Director de Laboratorio. Para el caso de acciones correctivas resultado de
Auditoras internas, lo debe diligenciar el AUDITOR INTERNO que identific la No conformidad. Si la accin correctiva fue resultado de auditora
externa, el responsable de cerrarla es el Lder del Proceso Seguimiento Institucional.
El Plan de Accin fue Eficaz? DD MM AA
FECHA
SI NO
CIERRE
Firma:
(Firma de quien realiza el cierre de la Accin)
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OBSERVACIONES: (Justifique el Cierre de la Accin)

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSI FECHA DE
DESCRIPCIN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS
N APROBACIN
Inclusin del control de cambios y modificacin en el origen de las
02 Abril 15 de 2009
No Conformidades: auditoras internas y externas.
Modificacin en el origen de las No Conformidades por auditoras
internas incluyendo la identificacin de NC, Aspecto por Mejorar
(AxM) u observaciones (OBS) e inclusin de Requisitos legales y
otros que adopte la institucin, Reporte de Accidentes /Incidentes
en SYSO y Reporte de Accidentes en Ambiental, Reporte de
Inspeccin, Reporte de Condiciones Inseguras de Trabajo y
Monitoreos Ambientales. Ajustes en la casilla de proceso al que se
Junio 08 de
03 le identifica la NC incluyendo subproceso y ajustes en las
2011
definiciones de las variables del anlisis de causas, inclusin de la
casilla para la correccin, inclusin de las casillas fecha
reprogramada y fecha real finalizacin en el plan de accin, ajustes
en la casilla verificacin, inclusin de la casilla fecha de justificacin
en el cuadro 4, inclusin de observaciones en la casilla evidencia,
inclusin del cuadro 5 seguimiento. Ajustes en el cuadro 6 sobre los
responsables de cerrar las acciones correctivas.