PRESUPUESTO DEL PERSONAL O RECURSOS HUMANOS

PRESUPUESO: Es un plan integrador y coordinado, expresado en trminos

financieros, de las operaciones y recursos de una entidad, con objetivos
comunes a todas las reas de la empresa para un periodo futuro determinado.
Plan: conjunto de actividades programadas
Integrador y coordinado: toma en cuenta todas las reas y actividades de
la empresa, preparando el plan conjuntamente y en armona.
Expresado en trminos financieros: o sea expresado en unidades
monetarias tomando en cuenta todas las afectaciones econmicas de la
empresa.
Operaciones: son todas las actividades propias de la empresa
Recursos: son aquellos factores necesarios que la entidad exige para
poder llevar a cabo todas las operaciones.
Periodo futuro determinado: es el periodo en el cual se debern cumplir
los objetivos planteados en el plan establecido.
PRESUPESTO DE RECURSOS HUMANOS: Instrumento de planeacin que
considera la disponibilidad y movilidad de mano de obra a ser utilizada, as como
el incremento de dichos Recursos, a fin de alcanzar un equilibrio entre los
aumentos y necesidades de los mismos.
Finalidades:
PLANEAR integral y sistemticamente todas las actividades que la
empresa debe desarrollar en un periodo de tiempo.
LOGRAR los resultados operaciones establecidas. debe desarrollar en un
periodo de tiempo
CONTROLAR Y MEDIR los resultados cuantitativos (en trminos
econmicos), fijando responsabilidades en las diferentes reas de la
empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.
COORDINAR Y RELACIONAR las actividades de la organizacin.
Clasificacin:
Segn la flexibilidad
Fijos, rgidos o estticos: Son aquellos que se elaboran para un nico nivel
de actividad y no permiten realizar los ajustes necesarios por las
variaciones que ocurren en la realidad.
Flexibles o Variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de
actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del
entorno.
Segn el periodo de tiempo
A corto Plazo: son los que se realizan para cubrir los planes de la
organizacin en el ciclo de operaciones de un ao, o menos.
A largo plazo: son los que se realizan para cubrir los planes de la
organizacin en ciclos de operaciones mayores a un ao. Este tipo de
presupuestos corresponden a planes de desarrollo que adoptan las
grandes empresas, o estados.
Segn el campo de aplicacin de la empresa
Tiene en cuenta las diferentes actividades que se desarrollaran en la empresa
en el perodo para el cual se defini. Estos pueden ser:
-Presupuesto de ventas.
-Presupuestos de produccin.
-Presupuesto de compras.
-Presupuesto de costos
-Presupuesto de Mano de Obra
Segn el sector de la economa
Presupuestos del Sector Pblico: involucran polticas, programas, proyectos,
estrategias, y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del
gasto pblico.
Presupuestos del sector privado: son los usados por las empresas particulares.
Se conocen tambin como presupuestos empresariales.
Costos de mano de obra
MANO DE OBRA: Es el valor del trabajo realizado por las personas que
trabajan en la organizacin.
Puede ser:
Directa: la que se puede asociar con precisin a la etapa del proceso de
fabricacin de un producto.
Indirecta: cuando la labor se orienta a ms de una etapa del proceso de
fabricacin.
RETRIBUCIN. Todo pago normal y habitual a nuestros trabajadores, de
acuerdo a nuestro sistema legal, genera el pago de cargos sociales.
Puede ser:
Personal mensualizado, cobran un sueldo por mes.
Personal jornalizado, constituyen su remuneracin a partir de las horas de
trabajo.
CONVENIOS COLECTIVOS DE TRABAJO: Los gremios representantes
de los trabajadores y las cmaras empresarias que representan a
 empresas dentro de una misma actividad econmica, negocian salarios
mnimos, en forma anual. Estos salarios son ley y representan una pauta
de mnima para el pago de salarios a los trabajadores.
Conceptos Asociados a Mano de Obra
-Sueldo mensual-fuera de convenio:
Nos referimos a la retribucin que perciben los empleados que no se encuentran
encuadrados en ningn convenio colectivo de trabajo, es decir los Fuera de
Convenio. Es un valor fijo que la empresa propone y el empleado acepta. Este
valor est sujeto a cambios o variaciones cuando la empresa se dispone a revisar
los salarios. En la prctica del punto de vista presupuestario se puede establecer
1 o 2 variaciones al ao en el actual contexto inflacionario
-Sueldo mensual-segn CCT:
Nos referimos a la retribucin que perciben los empleados que se encuentran
encuadrados en el convenio colectivo de trabajo que rige la actividad que
desarrolla. Similar al sueldo mensual del fuera de convenio. Los cambios de
sueldos surgen de las negociaciones entre los gremios y las cmaras
empresarias.
-comisiones:
Es el pago de un incentivo que vara en funcin de las ventas de productos de la
empresa. Se expresa en trminos de % sobre los montos facturados.
-Sueldo normalizado:
Es la retribucin del empleado convencionado u operario, que el mismo va
construyendo a partir de las horas de trabajo que realiza. Es un valor fijo horario,
tambin negociado entre los gremios y las cmaras empresarias.
-Categoras de convenio:
Las categoras estn definidas en los convenios colectivos tanto para los
quincenales como para los mensuales. A los efectos presupuestarios solo es
relevante el salario asociado a cada categora tanto jornal como mensual.
-Premios:
Retribucin adicional al sueldo en concepto de incentivo, orientado a la
motivacin del empleado para el logro de objetivos determinados.
-Horas extras:
Horas en exceso respecto a las establecidas por el turno de trabajo, pagadas
con un incremento del 50% o100%
-Horas nocturnas:
Aquellas horas de trabajo que se realizan de noche, sufrirn un recargo que se
ver reflejado en este concepto
-Cuota sindical:
Aquellos empleados convencionados tienen la opcin de afiliarse al sindicato
para aprovechar los beneficios que estos brindan a sus afiliados. Para ello
debern realizar un aporte personal e individual que se calcula en base a un
porcentual del sueldo bruto.
-Art:
En trminos presupuestarios es una contribucin que realiza al empleador para
el pago de los servicios brindados por la aseguradora de riesgos de trabajo. Esta
contribucin se calcula porcentualmente sobre la base de la remuneracin bruta,
y dicho % o fee, se negocia entre la empresa y la ART. Las variaciones que
pudiera sufrir dependern de la siniestralidad histrica de la empresa.
-Aportes y contribuciones a la seguridad social:
De acuerdo a la legislacin vigente, tanto el trabajador como el empleador,
debern realizar aportes y contribuciones a la seguridad social, montos
calculados porcentualmente en funcin de la remuneracin bruta. El mismo
concepto rige para el Rgimen Nacional de Obras Sociales.
-Pagos anuales:
.Vacaciones: Descanso anual remunerado establecido por nuestra legislacin.
El pago anual deber ser contemplado en el presupuesto de MO.
.SAC: Nuestra ley establece el pago de un sueldo anual complementario
pagadero en los meses de junio y diciembre, calculado en base al 50% del sueldo
mensual. Es considerado remuneracin bruta y deber ser contemplado en el
presupuesto de MO.
.Bonificaciones anuales: Es una retribucin ANUAL adicional al sueldo del
empleado en concepto de incentivo, orientado a la motivacin para el logro de
objetivos determinados. Es considerada remuneracin bruta y debe tenerse en
cuanta para el presupuesto de MO
.Provisiones: Es la forma de reflejar contablemente el resultado parcial
distribuido en los 12meses del ao para aquellos pagos anuales como ser
Vacaciones y SAC, u otros pagos anuales .Es sumamente importante este
concepto ya que es una forma de visualizar los resultados de la empresa
distribuidos en forma pareja a lo largo del ao. Las provisiones debern ser
tenidas en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto de mano de obra, siempre
que el mismo este elaborado en base a periodos mensuales.
Los costes de personal son uno de los gastos con mayor impacto en la
empresa.
El porcentaje de los gastos totales que significan estos costes, van a depender
del tipo de empresa, del sector o actividad a la que se dedique pero siempre van
a ser una parte muy importante.
Durante la clase de Vicente Toms Presupuestos anuales del departamento de
Recursos Humanos en el Mster en Direccin y Gestin de Recursos Humanos
aprendimos una parte fundamental del trabajo de este departamento, el clculo
que los costes de personal van a suponer a una empresa, dentro de los
presupuestos totales de la misma. O controlas los costes o ests fuera del
mercado.
En las funciones del responsable de recursos humanos a la hora de establecer
presupuestos estara:
Establecer el presupuesto del personal.
Dentro de este apartado tendremos que recopilar todos los datos posibles para
calcular los costes que nos supondr el personal en cada ejercicio. Este trabajo
lo tendremos que realizar conjuntamente con otras figuras de la empresa que se
ocupen de la venta y produccin. Calcularemos qu personal necesitaremos y
qu va a costar dicho personal en relacin a una estimacin de venta y
produccin previa. Teniendo en cuenta las necesidades que va a tener nuestra
empresa, el director de recursos humanos organizar los recursos necesarios
para cubrir esas necesidades (a travs de personal de la empresa, personal
eventual o de apoyo, etc.).
A la hora de establecer el presupuesto de personal tendremos que tener en
cuenta el sueldo marcado en el convenio, pluses, complementos, retribuciones
variables, complementos, incentivos y, adems, posibles horas extras, bajas,
etc. Todas estas variables pueden causar un desajuste en el presupuesto que
deberemos estudiar y justificar.

Ajuste de presupuesto.
El Director de recursos humanos no es responsable de los cambios que puedan
surgir en el presupuesto planteado ya que pueden surgir casos imposibles de
proveer. Pero su responsabilidad s es investigar y defender de dnde vienen
esos desajustes, siempre en contacto con el resto de departamentos, y ajustar
los presupuestos para que cuadren con la realidad.
La revisin se recomienda que sea trimestral y nos permitir ir ajustando para
los siguientes con la finalidad de ser lo ms eficientes posible.

Clculo de otros costes.

Existen otros costes que se unen a los salariales y que tienen que ver con el
personal como pueden ser los costes de formacin que nos permiten mantener
motivada, actualizada y preparada a la plantilla.
Desde este artculo hemos aportado una visin resumida y sencilla del apartado
presupuestario en el departamento de recursos humanos. Este apartado es
crtico en la empresa ya que, como hemos comentado, supone uno de los costes
de mayor impacto y tambin una inversin fundamental ya que son los
trabajadores los que hacen rentable a la empresa.
El Presupuesto del rea de Recursos Humanos
Presupuesto para la Gestin de personas: necesidad o responsabilidad
Es usted responsable de un rea de Recursos Humanos? De qu
manera gestiona su presupuesto? Tiene su rea un presupuesto propio?
Estas preguntas surgieron, luego de brindar conferencias dirigidas a
profesionales de RRHH quienes comentaron que, a diferencia de otras
unidades se su empresa, su rea no contaba con presupuesto propio y
que el responsable de la misma, no diseaba ni defina su propio plan
presupuestario.

Algunas definiciones preliminares

Entendemos como presupuesto, al clculo anticipado de los ingresos y
gastos de una unidad organizativa durante un perodo, que por lo general
se realiza en forma anual.
El presupuesto permite, en trminos de valores econmico-financieros,
realizar la planificacin de recursos necesarios para cumplir determinados
objetivos.
Si los objetivos del rea de Recursos Humanos, estn relacionados con
la gestin de personas: reclutamiento y seleccin, capacitacin,
reconocimiento, desarrollo de personas, calidad y ambiente laboral, entre
otros; resulta absolutamente necesario que cuente con recursos
econmicos para hacerse cargo de este tipo de responsabilidades.
Si an no incursionaron en el diseo y definicin de su presupuesto, en
este artculo, intentamos ayudarlo a embarcarse en este desafo que es a
nuestro entender es ms que una necesidad; es una responsabilidad de
la que los profesionales de Recursos Humanos deben hacerse
cargo.

Partiendo del Presupuesto de base cero

Para organizar un primer presupuesto cada tem incluido debe estar justificada
antes de ser incluido, por lo tanto, el proceso comienza con una hoja en blanco.
El presupuesto requiere la recopilacin de muchos datos. Desde la perspectiva
de Recursos Humanos, algunos de los datos necesarios para crear un nuevo
presupuesto son los siguientes (incluyendo servicios internos o brindados por
terceros):
Costos reales incurridos en el ao en curso.
Nmero de personas a contratar previstas para el prximo ao.
 Programas de capacitacin/desarrollo resultado de la DNC (deteccin de
necesidades de capacitacin).
Aumentos de costos o proyecciones previstas.
Nuevos beneficios / programas planificados.
Otros cambios en las polticas, la estrategia de negocio, ley o regulacin
que pueden afectar los costos.

Si bien hay muchos rubros que pueden no estar incluidos al elaborar el

presupuesto de del rea de Recursos Humanos, a continuacin brindamos una
lista de los ms frecuentes sin orden de prioridad.
Reclutamiento y Seleccin
Contratacin de publicaciones
Honorarios (valor hora/mes del profesional)
Contratos de trabajo temporal
Evaluaciones psicotcnicas
Evaluacin de potencial
Pre-ocupacional
Verificacin de antecedentes
Los costos de impresin, formularios de postulacin, publicidad en centros
de estudio
Desarrollo web / mantenimiento
seguimiento de los costos del sistema de seleccin
Gestin de Ingresos

Capacitacin y Desarrollo
Programas internos
Programas externos
Cuotas de inscripcin
Gastos de viaje
Costos de exmenes y certificacin
Honorarios de consultora / sueldo entrenadores
Materiales de los programas
 Suministros para los asistentes
Alquiler de equipos/salas

Reconocimiento y Relaciones Laborales

Programa de Reconocimiento
Incentivos / Premios
Administracin evaluacin de desempeo
Software de evaluacin
Honorarios asesoramiento legal
Gastos de recolocacin
Sugerencia premios del programa
Relaciones laborales (abogados, consultores)
Gestin de la diversidad

Salud, Seguridad y Proteccin

Higiene y seguridad laboral
Programas para dejar de fumar / salud /obesidad
Gimnasio
Seguridad formacin / promocin
Prevencin de la stress laboral

Otros
Planificacin estratgica (datos / consultores)
Encuesta de salarios
Programas de RSE
Administracin del Sistema de Recursos Humanos
HR bases de datos de suscripciones / libros
Intranet diseo y mantenimiento
Compensaciones y beneficios (puede presupuestarlo RRHH, pero los
costos se distribuyen entre c/u de las reas de la empresa segn
corresponda)
Salarios
Costos de nmina
Horas extras
Compensacin e incentivos
Salud
Seguro de vida
Aportes
Comedor, cafetera
Gastos Teletrabajo
Previsin desvinculaciones

Diseo del presupuesto del rea de Recursos Humanos

En principio para disear el presupuesto de RRHH, se debe almacenar en forma
sistemtica la informacin y datos necesarios en relacin a la gestin de
personas, para luego definir el plan presupuestal y contar con los fondos
necesarios, que permitan apoyar los objetivos de la empresa.
Una vez recopilados los datos y definidos los rubros/apartados que se incluirn
en el presupuesto, la tarea es la de relevaren forma conjunta con sus
responsables; las necesidades de servicio/atencin que requerirn cada una de
las unidades de la empresa, en relacin a la gestin de personas, para el prximo
ao.
Si se define que el rea es la responsable de la gestin de todos los servicios de
Recursos Humanos (propios o terceros) entonces corresponder asignar todo el
presupuesto a esta unidad. Si esto no es as, con toda la informacin relevada,
se podr determinar qu parte del presupuesto corresponde plenamente a
Recursos Humanos y cules sern los valores que debern distribuirse, para el
registro contable, entre las reas involucradas.

Presupuesto de RR.HH.

Planeacin// Elaborar el presupuesto implica la tarea de recopilar informacin y

datos para proyectar las finanzas necesarias para sustentar los objetivos de las
diferentes reas del departamento.
Con la transicin que se viene acentuando en los departamentos de gestin
humana de las organizaciones de un rol operativo a otro estratgico, sumado a
la traduccin del valor de RR.HH. en lenguaje financiero, se ha logrado obtener
un mayor presupuesto para proyectos alineados con las metas del negocio.

En trminos sencillos, un presupuesto contempla todos los gastos proyectados

para la ejecucin de diferentes acciones en un periodo determinado en
comparacin con los gastos reales que se ejecutaron en el mismo lapso en el
ao anterior, e inclusive con otros como medida histrica.

Los presupuestos ms comunes se clasifican en:

1) incrementales, que se basan en el actual (real) para proyectar uno nuevo con
base en expectativas y otros resultados (Ej: planes piloto de una solucin o
herramienta de operacin); y
2) nuevos, que parten de cero, y son caracterizados por una justificacin
suficiente de cada tem.

Cmo elaborar entonces un presupuesto para el rea, que sea fcilmente

interpretado? La experta Rebecca Hastings de la Sociedad de RR.HH. de
Estados Unidos, explica que la base de este proceso se encuentra en la
recopilacin de datos clave como: a) el nmero de miembros del personal
proyectados para el prximo ao; b) aumentos o proyecciones de los costos de
prestaciones; c) tasa de rotacin proyectada; d) costos reales incurridos en el
ao en curso; e) programas nuevos planificados; f) cambios en las polticas,
estrategias empresariales, leyes o reglamentos que puedan tener impacto en los
costos; y g) ingresos de RR.HH. por medio de consultora y ahorros
(remuneracin, prestaciones, reduccin de la rotacin, costos de capacitacin
entre otros).

Segn Jairo Fernndez, Vicepresidente de Recursos Humanos de SAP Amrica

Latina y el Caribe, lo ms importante para la obtencin del presupuesto es una
comunicacin acertada, con la interpretacin en cifras e indicadores financieros
de todo el tema de Capital Humano, ya que el hablar en trminos de recursos
humanos frente a un gerente administrativo producir, en la mayora de los
casos, una ruptura entre la importancia de realizar ciertos procesos frente a la
efectividad de sus resultados.

Los gerentes de RR.HH. pueden utilizar mtodos que les permitan avanzar en
el conocimiento del negocio, del tipo assessment; as como plantear una posicin
en el mismo lenguaje de otras gerencias, como la financiera y la administrativa.
Si se aprende a comunicar a la alta direccin la contribucin de RR.HH. en reas
estratgicas como mercadeo y producto, ser ms fcil ver su valor en una
relacin costo-beneficio para la compaa, seala Fernndez.

Con los anteriores datos hay que analizar en qu partidas se necesitar mayor
presupuesto. Para la especialista Hastings, una lista gua es la siguiente: