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GERENCIA ADMINISTRATIVA
OBJETIVO GENERAL
Sostener el potencial del recurso humano de la Empresa
Portuaria Quetzal en su nivel ptimo de rendimiento, dentro
de una cultura de eficiencia en el servicio portuario,
administracin de personal as como facilitar los servicios de
apoyo administrativo, compras y suministros para la
satisfaccin de nuestros clientes internos.
GERENCIA ADMINISTRATIVA
INTEGRACIN DE PUESTOS
01 GERENTE ADMINISTRATIVO 01
02 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO 01
03 SECRETARIA DE GERENCIA 01
TOTAL DE PUESTOS 03
IV. FUNCIONES:
CDIGO: 01-17
14. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas
relacionadas con la seguridad y salud laboral.
V. SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente y Subgerente General.
Ejercida a: Subgerente Administrativo y Jefes de Departamento
VI. RELACIONES:
Con Gerencia y Subgerencia General, con los Jefes de Unidades Asesoras,
Gerentes de reas con todo el personal de la Empresa, en la solucin de
problemas que los mismas presentan.
V. REQUISITOS:
Opcin A Interna
Cinco aos en el desempeo de funciones a nivel de Jefatura de
Departamento o Subgerente del rea Administrativa. Poseer ttulo
universitario a nivel de Licenciatura, como Administrador de Empresas o
Administrador de Recursos Humanos.
Opcin B Externa
Acreditar mnimo cinco aos de experiencia en el rea de Administracin y
Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Ttulo Profesional a
nivel de Maestra de una carrera afn al puesto.
Legal: Colegiado Activo.
Experiencia:
Cinco aos como Administrador o Director Administrativo en una empresa
de servicios.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario B.O.P
Sistemas de Gestin
Planeacin Estratgica
Liderazgo
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Gestin del Talento
Curso de ingles
Habilidades:
Administracin del Tiempo
Capacidad de Negociacin
Espacial y Abstracta
Manejo de Recurso Humano
CDIGO: 01-17
Autocontrol
Analtica y Expresiva
Toma de Decisiones
Capacidad de Anlisis
Para Elaborar, Conducir y Presentar Proyectos
Agudeza Visual y Auditiva
Clculos Matemticos
Don de Mando
VIII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipos asignado para la realizacin de su Trabajo. Y por
el valor en documentos que firme.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin e Informacin que maneje en el desempeo
de su cargo. La informacin es de carcter confidencial.
IV. FUNCIONES:
1. Asistir al Gerente de rea en la planificacin, coordinacin y supervisin de
las actividades administrativas.
2. Presentar al Gerente de rea las sugerencias y recomendaciones sobre
polticas a seguir en los servicios administrativos para el logro de los
objetivos globales de la Empresa.
3. Realizar reuniones con el personal subalterno con el fin de elaborar planes
de accin que permitan la mejora de los servicios de compras, servicios
generales, suministros y almacenamiento.
4. Supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades del Departamento de
Compras, bodegas de materiales.
5. Conocer, responder y marginar correspondencia y otros documentos que
llegan a su despacho.
6. Participar en la formulacin del anteproyecto de presupuesto de la Gerencia
Administrativa.
7. Coordinar con el Jefe del Departamento de Compras en la adquisicin de
maquinaria, equipo, repuestos y materiales para agilizar las compras que
sean necesarias con el funcionamiento de la Empresa.
8. Autorizar y refrendar los procedimientos y documentacin en materia de los
Sistemas de Gestin.
9. Velar por el cumplimiento de las Normativas de la Empresa.
10. Coordinar las acciones relacionadas con los seguros de la Empresa.
11. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad
orientadas hacia la proteccin de instalaciones, carga y equipo.
12. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prcticas
relacionadas con la seguridad y salud laboral.
13. Efectuar Evaluacin del Desempeo del personal a su cargo.
14. Realizar otras tareas afines al puesto.
CDIGO: 01-22
V. SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente Administrativo.
Ejercida a: Personal Profesional, Tcnico y Administrativo del rea
de Recursos Humanos
VI. RELACIONES:
Con el Gerente Administrativo, para recibir instrucciones, coordinar labores,
proporcionar informacin y recibir delegacin de funciones. Con el personal
de los diferentes Departamentos, Secciones y Unidades del rea
Administrativa. Con funcionarios y jefes de otras reas de la Empresa, para
coordinar informacin o para ejercer con mayor eficacia las funciones de la
Empresa.
VII. REQUISITOS:
Opcin A Interna
Cinco aos como jefe de Departamento. Licenciatura, como Administrador
de Empresas o Administrador de Recursos Humanos.
Opcin B Externa
Acreditar mnimo cinco aos de experiencia en el rea de Administracin y
Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Ttulo Profesional a
nivel de Maestra de una carrera afn al puesto.
Legal: Colegiado Activo.
Experiencia:
Cinco aos en labores relacionadas con el puesto.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario B.O.P
Sistemas de Gestin
Planeacin Estratgica
Liderazgo
Gestin del Talento
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Curso de ingles
Habilidades:
Administracin del Tiempo
Capacidad de Negociacin
Espacial y Abstracta
Autocontrol
Analtica y Expresiva
Manejo de Recurso Humano
Toma de Decisiones
Agudeza Visual y Auditiva
Clculos Matemticos
Don de Mando
CDIGO: 01-22
VIII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Existe responsabilidad compartida por la custodia y manejo de los recursos
de la Empresa. Por el mobiliario y los equipos asignados para la realizacin
de sus labores.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin e informacin que reciba y se enva en el
desarrollo de su trabajo, debe observar confidencialidad.
IV. FUNCIONES:
1. Tomar dictados taquigrficos de su Jefe Inmediato y los transcribe
mecanogrficamente.
2. Recibir, clasificar, registrar y distribuir correspondencia, informes y otros
documentos.
3. Organizar y llevar los archivos diversos de la correspondencia y
documentos de trabajo de la Gerencia Financiera.
4. Atender y hacer llamadas telefnicas; atender al pblico a funcionarios y
empleados de la Empresa, proporcionando la informacin correspondiente.
5. Transcribir documentos diversos que se le indiquen tales como informes,
cuadros y otros.
6. Redactar cartas, oficios, providencias y otros documentos diversos,
presentarlos a firma de su superior, controlar la numeracin respectiva y
estampar los sellos correspondientes.
7. Atender solicitudes de audiencias o entrevistas con sus superiores.
8. Velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina a su cargo.
9. Elaborar requisiciones de materiales y suministros a travs del sistema de
Recursos Humanos y llevar control de los mismos.
10. Asistir a superior en reuniones de trabajo y otros eventos y llevar agendas
de reuniones, citas y otros asuntos de su Jefe Inmediato.
11. Elaborar conocimientos de correspondencia, expedientes y otros
documentos.
12. Notificar a donde correspondan asuntos encomendados por la Gerencia de
Recursos Humanos y Administrativos.
13. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la
proteccin de instalaciones, carga y equipo.
14. Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la
seguridad y salud laboral.
15. Realizar otras actividades afines al puesto.
CDIGO: 04-14
ESPECIALIDAD: 20-01 ACTIVIDAD SECRETARIAL
V. SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.
Ejercida a: Ninguno
VI. RELACIONES:
Con el Gerente y Subgerente Administrativo, para recibir instrucciones,
supervisin de sus actividades y proporcionarles informacin o
documentacin que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras reas
de la Empresa, usuarios de los servicios portuarios y funcionarios de
entidades pblicas nacionales e internacionales.
VII. REQUISITOS:
Opcin A Interna
Dos aos como Secretaria de Departamento
Opcin B Externa
Poseer Titulo de Secretaria Bilinge o Comercial.
Experiencia:
Tres aos en labores de Secretara
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP
Sistemas de Gestin
Redaccin y ortografa
Redaccin de Informes
Trabajo en Equipo
Relaciones humanas
Servicio al cliente
Curso de ingles
Habilidades:
Comunicacin Efectiva
Clculos Matemticos
Habilidad Mecanogrfica
Tcnicas de manejo de cmputo, archivo y catalogacin
Habilidad conceptual
Taquigrafa
VIII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo.
Documentacin e Informacin:
Es responsable por la recepcin de documentos y archivo de expedientes
de valor, debe observar confidencialidad.