PANDUAN SINGKAT PENGGUNAAN

APLIKASI BIMBINGAN KONSELING

Bi-ling [Tingkat SMA/Sederajat]

unisoft.inc
Apa itu Bi-ling ?

Bi-ling adalah sebuah aplikasi untuk Bimbingan Konseling yang dirancang

secara sederhana yang dikembangkan dan ditujukan untuk mempermudah
pendataan data administrasi Bimbingan Konseling di lingkup Sekolah
(SMP/SMA/Sederajat).

Mengapa Aplikasi Bi-ling dibuat ?

Mengingat bahwa tujuan adanya Bimbingan Konseling untuk akademik
(belajar) diantaranya adalah agar siswa :
Memiliki kesadaran tentang potensi diri dalam aspek belajar, dan memahami
berbagai hambatan atau masalah yang mungkin muncul dalam proses belajar
yang dialami siswa.
Memiliki sikap dan kebiasaan belajar yang positif, seperti kebiasaan membaca
buku, disiplin dalam belajar, mempunyai perhatian terhadap semua pelajaran.
Memiliki kesiapan mental dan kemampuan untuk menghadapi ujian ataupun
masalah yang dialami oleh siswa.

Maka dari hal tersebut diataslah aplikasi Bi-ling ini dikembangkan agar
memudahkan Guru BK (Bimbingan Konseling) di sekolah untuk melakukan
pendataan ataupun pencatatan baik score/poin pelanggaran siswa, proses
bimbingan, konsultasi dengan orang tua, mencetak Surat Panggilan Orang tua/wali
yang mana datanya dapat tersimpan secara database (komputerisasi) dan
diharapkanya melalui Bimbingan Konseling yang berkesinambungan menjadikan
Guru BK sebagai mediator pihak sekolah dengan Orang tua/wali siswa terutama
ketika mengalami masalah di sekolahnya menjadi lebih baik.

2
Apa saja fitur Bi-ling ?

Input data siswa (termasuk foto siswa)

Input data mutasi siswa
Input data pelanggaran siswa
Input data proses Bimbingan Konseling
Input data konsultasi dengan orang tua
Input data dan Cetak Surat Panggilan Orang tua
Kenaikan Kelas & Tingkat
Cetak Data
Export database siswa ke bentuk Ms. Excel
Konversi Surat Panggilan ke Ms. Word
Setting Identitas Sekolah
Setting Nama Guru BK
Setting Nama Kelas
Setting No. Surat
Setting Pelanggaran & Poinya
Backup database
Restore database
Import tabel Ms. Excel kedalam aplikasi (Data Siswa)

Untuk menggunakan aplikasi ini silakan baca & pahami langkah-langkah

menggunakannya dalam panduan singkat selengkapnya. Panduan ini hanya
memberikan panduan secara singkat dari penggunaan aplikasi sehingga tidak
semua input data dijelaskan dalam tiap form.

3
Login Aplikasi Bi-ling
Saat pertama kali aplikasi Bi-ling dibuka, maka akan tampil seperti gambar
dibawah ini. Untuk membuka dan menggunakan aplikasi Bi-ling, Silakan langsung
klik tombol Login.

TIPS !
Apabila anda ingin logout aplikasi, maka cukup klik Menu File Logout,
selanjutnya setelah logout maka otomatis menu tertutup. Jika ingin login
kembali tanpa harus restart aplikasi caranya cukup klik 2x pada gambar
seperti contoh gambar dibawah ini :

4
Menu dari aplikasi Bi-ling, berikut di bawah ini adalah penjelasannya :

Menu File

Untuk menginput data siswa

Untuk menginput data mutasi siswa (Pindah Sekolah,

Mengundurkan Diri, Dikeluarkan)

Untuk update kenaikan kelas dan tingkat

Untuk input data pelanggaran siswa

Untuk input data proses Bimbingan Konseling

Untuk input data konsultasi Orang tua

Untuk input data siswa yang mendapatkan Surat

Panggilan & Surat Panggilan dapat dicetak

Untuk log out aplikasi tanpa keluar dari aplikasi

Menu Tools

Keterangan :
Backup : untuk mem-backup (membuat salinan) database, agar jika sewaktu-
waktu terjadi error pada aplikasi atau sistem komputer bermasalah, anda
masih mempunyai backup-an / salinan dari database anda sehingga dapat
anda restore dan tidak perlu untuk melakukan input data ulang.
Restore : untuk me-restore (mengembalikan salinan) database anda.
Import : untuk mengimpor (memasukkan) tabel excel anda kedalam aplikasi
(cara import tabel xls dalam panduan)
Setting : untuk mengubah atau setting konfigurasi diantaranya : Identitas
Sekolah, Nama Kelas, Nama Guru BK, No. Surat, Pelanggaran

5
Input Data Siswa (Form Data Siswa)
Dibawah ini adalah cara Input data siswa pada Form Data Siswa

1. Klik menu File Data Siswa, akan tampil Form input data seperti ini :

2. Untuk menginput data baru silakan klik tombol New. Dan input data secara
lengkap, Klik tombol Save untuk menyimpan data. Lihat gambar di bawah ini :

Input foto

3. Jika terjadi kesalahan input data yang telah tersimpan, dapat anda edit /
rubah dengan menggunakan tombol Edit kecuali input No. Induk & NISN
4. Selanjutnya edit data yang dimaksud dan klik tombol Save untuk menyimpan
hasil perubahan.

6
Pencarian Data

Untuk mencari data, cukup pilih Filter : contoh Nama Siswa, lalu input nama
yang dicari (lihat pada gambar dibawah).

Gambar : Pencarian data

Jika data yang anda cari ketemu pada tabel, maka tabel akan terlihat seperti
gambar dibawah. Apabila data yang dicari tidak ditemukan maka tabel akan
kosong, untuk menampilkan ulang semua data semula sebelum melakukan
pencarian, cukup klik tombol Reload, maka data akan ditampilkan kembali. Dan ini
berlaku pada semua pencarian pada tiap form.

7
Melihat Data yang telah di input

Silakan lihat gambar dibawah ini, jika anda telah meng-input data dan telah
disimpan, maka datanya akan masuk dalam tabel dan dapat dilihat data secara
lengkap dengan cara geser scroll bar horisontal (untuk melihat data secara lengkap
kearah kanan/kiri). Jika ingin melihat data dari atas kebawah dapat menggunakan
scrollbar vertikal.

8
Mengkonversi database ke tabel XLS (Excel)
1. Klik tombol pada form
2. Akan tampil window save as seperti gambar di bawah

3. Selanjutnya akan muncul pesan seperti di bawah ini, dan klik OK.

4. Maka akan muncul secara otomatis hasil konversi database dalam bentuk
file Microsoft Excel (XLS).

9
Update Kelas / Kenaikan Tingkat

Apabila kenaikan kelas maka silakan gunakan Form Kenaikan Kelas. Form ini tidak
menyimpan data siswa yang naik kelas namun hanya sebagai form update
(pembahauan) dari kelas dan tingkat.
Sebagai contoh kelas X DEMO 1 naik ke Kelas XI DEMO 1 dan tingkatnya dari
10 ke tingkat 11, maka cara update kelas dan tingkatnya adalah :
1. Pilih menu File Kenaikan, akan muncul form dibawah ini

2. Pilih Naik Kelas, kemudian pada pencarian input nama kelas contoh :
X DEMO 1, selanjutnya pilih Naik ke kelas (contoh : XI DEMO 1)

10
3. Selanjutnya klik tombol Update
Akan muncul pertanyaan seperti dibawah ini, jawab Yes.

4. Maka kelas akan terupdate dari kelas X DEMO 1 menjadi kelas XI DEMO 1.

5. Setelah kelas berhasil di update lakukan update juga untuk tingkat, karena
tingkat menunjukkan kelas (contoh : kelas X berarti tingkat 10, kelas XI
berarti tingkat 11). Maka setelah kelas diupdate tingkatnya harus diupdate
pula. Sebagai contoh penjelasan diatas adalah update kelas X ke kelas XI,
maka update tingkatnya dari 10 ke 11. Cara update tingkatnya :

11
6. Silakan caranya seperti diatas tadi, pilih Naik tingkat, kemudian input
pada pencarian tingkat yang mau diupdate (contoh tingkat 10 ) lalu pilih
Naik tingkat : 11 dan klik tombol Update

7. Maka tingkat pun sudah terupdate dari tingkat 10 ke tingkat 11. Demikian
pula caranya jika ingin update kelas dan tingkat yang lain.

PENTING :
Untuk update kenaikan Kelas XI dan tingkat 11 ke kelas XII dan tingkat 12,
maka wajib anda export dahulu siswa yang telah lulus (kelas XII atau
tingkat 12) dalam bentuk Excel dengan cara di export (sebagai data
alumni) selanjutnya setelah datanya di export, hapus datanya dari form

12
data siswa (gunakan tombol Delete All untuk menghapus semua data).
Tujuanya agar ketika data kelas XI yang naik ke kelas XII tidak menjadi
rancu dan bercampur dengan kelas XII yang sudah lulus (karena data
kelas XII yang sudah lulus masih ada dalam data siswa).
Lihat gambar dibawah :

13
Input Data pada Form Data Mutasi

Apabila ada suatu perubahan data siswa sepeti : Pindah Sekolah, Dikeluarkan atau
Mengundurkan Diri gunakan Form Data Mutasi. Berikut dibawah ini caranya :

1. Klik tombol New

2. Cari data siswa yang dimaksud (berdasar No. Induk atau Nama Siswa), dan
jika sudah ketemu data siswa yang dimaksud selanjutnya;
3. Pilih Mutasinya :

4. Isi Keterangan/ Alasanya selanjutnya;

5. Klik tombol Save untuk menyimpan data.

Gunakan form data mutasi jika ada siswa yang Pindah Sekolah, Dikeluarkan
ataupun Mengundurkan diri, sehingga perubahan data selalu tercatat. Meskipun
siswa tersebut telah pindah sekolah, dikeluarkan ataupun mengundurkan diri
datanya tetap dapat tercatat, karenanya pada form Data Siswa jangan didelete
(dihapus) tetapi menghapusnya dengan menggunakan form Data Mutasi.

Cetak Surat Panggilan

Apabila ada siswa yang mendapatkan panggilan orang tua (karena telah
melakukan pelanggaran berdasarkan kriteria tertentu dari sekolah) maka dengan
form Surat Panggilan ini, guru BK cukup inputkan NIS atau nama siswa tersebut.

14
Catatan :
Sebelum input data siswa yang akan dipanggil orang tuanya, maka wajib guru BK
input data dari siswa yang telah melakukan pelanggaran menggunakan Form Data
Pelanggaran, karena Surat Panggilan mengacu pada siswa yang telah melakukan
pelanggaran.

1. Klik tombol New

2. Cari dahulu No. Induk atau nama siswa (datanya akan otomatis ditampilkan,
jika data nya sudah anda input pada form Data Pelanggaran)
3. Input data suratnya selanjutnya klik tombol Save.
4. Untuk mencetaknya Cukup pilih data yang ingin dicetak pada tabel,
selanjutnya klik tombol Cetak.

15
 Gambar : Cetak Surat Panggilan

Jika anda menginginkan format surat panggilan yang sama persis atau ingin ada
perubahan sendiri, silakan anda konversi Surat Panggilan ke dalam bentuk
Ms. Word untuk anda edit/sesuaikan dengan kebutuhan anda.

Cara untuk konversi database ke Ms. Word yaitu :

1. Pilih data pada tabel
2. Tekan tombol konversi ke word di form Surat Pengantar
3. Tunggu hingga proses konversi ke word selesai & selanjutnya akan muncul
pemberitahuan seperti gambar dibawah ini.

16
 Gambar : hasil konversi Surat ke bentuk Microsoft Word

Cetak Laporan Data Siswa pada Form Data Siswa

Berikut di bawah ini adalah cara cetak data siswa tiap kelas. Untuk mencetak
laporan data siswa per kelas, caranya seperti dibawah ini :

1. Double klik pada data yang ada (sesuai kelas yang dimaksud), contoh anda
ingin mencetak siswa kelas XI DEMO 1, maka lihat nama kelasnya dan klik 2x
pada mouse.

17
2. Selanjutnya akan ditampilkan dalam bentuk seperti dibawah ini :

3. Jika menginginkan cetak data semua kelas (per halaman akan menampilkan
data siswa tiap kelas) cukup anda klik tombol Cetak Data.

18
BACKUP DATABASE
Backup database anda setiap kali
ada perubahan pada database atau
jika anda pertama kali input
database. Fasilitas ini digunakan
untuk membackup data pada
database aplikasi agar apabila
komputer mengalami error, atau
aplikasi ini error atau yang lain,
maka database yang telah anda
simpan tidak hilang (apabila telah di backup) di tempat / media simpan yang telah
anda tentukan dan anda pastikan aman.

Hilangnya database anda, rusak, atau error serta keakuratan data bukan menjadi
tanggung jawab pembuat program. Semua tergantung dari input data anda serta
ketelitian anda.
Cara backupnya lihat dibawah ini :
1. Klik menu Tools Backup
2. Setelah muncul window seperti gambar diatas ini, sebagai contoh akan
membackup database semuanya. Maka Pilih Semuanya
3. klik tombol Browse untuk menentukan tempat penyimpanan atau folder
simpan di mana anda akan meletakkan database.
4. Klik tombol Backup
5. PENTING : Nama file hasil backup tidak boleh anda ganti atau ubah namanya,
karena akan merusak database tersebut dan tidak akan dapat direstore.
6. Jika muncul peringatan seperti gambar di bawah ini anda tidak perlu cemas,
ini bukan error program namun karena aplikasi tidak mengenali nama folder
tersebut

Sebagai contoh :
Klik tombol Cancel terlebih dahulu, maka aplikasi akan keluar secara
otomatis. Selanjutnya, lihat gambar di bawah ini :

19
 Berikan nama pada folder tempat hasil backup dengan nama tanpa spasi.
Peringatan seperti gambar diatas terjadi karena anda membuat folder yang
menggunakan nama dengan spasi.
Contoh : Data base yang benar seharusnya Database (tanpa spasi).

RESTORE DATABASE
Restore adalah tools atau fitur dari
aplikasi yang digunakan untuk
mengembalikan salinan (backup)
database yang pernah anda backup
ke folder atau media simpan
sehingga anda tidak perlu untuk
input ulang data anda
(Memudahkan pula untuk
memindahkan data dari 1
komputer ke komputer lain jika anda menginstal software lebih dari 1 komputer).
Dibawah ini cara restore :
1. Klik menu Tools - Restore
2. Pilih pada pilihan restore database anda pilih restore sesuai yang ingin anda
restore (contoh: restore semuanya)
3. klik tombol browse dan cari dimana letak anda menyimpan database hasil
backup
4. Klik tombol Restore

20
5. Apabila ketika merestore data ataupun backup database muncul informasi
seperti dibawah ini, klik tombol Yes.
(Arti dari informasi ini adalah bahwa telah ada data yang namanya sama untuk
ditimpa dengan file restore, apakah anda akan menimpa file yang ada ?, jawab
Yes)

MENU SETTING
Menu Setting digunakan untuk mengubah/mengganti konfigurasi yang ada seperti
Identitas Sekolah, Nama Kelas, Nama Guru BK, No. Surat, Pelanggaran.
Klik Tools Pilih Setting

21
 Contoh gambar Setting

Gambar : Setting Identitas Sekolah

Gambar : Setting Nama Kelas

22
 Gambar : Setting Nama Guru BK

Gambar : Setting Nomor Surat

Gambar : Setting Kategori Pelanggaran

23
Panduan Import (Memasukkan) Tabel Excel Ke Dalam Aplikasi

Harap perhatikan dengan seksama cara atau langkah untuk import tabel excel
anda kedalam aplikasi. Cara ini adalah apabila anda memiliki data tabel excel dan
ingin memasukkan datanya kedalam aplikasi.
Apabila ada yang kurang lengkap, maka data tidak dapat terimport secara
baik serta apabila dalam pencarian data dalam aplikasi, maka data sulit untuk
terindex (atau dicari). Panduan import tabel dibawah ini yang digunakan adalah
import kedalam Form Data Siswa pada aplikasi.
Anda dapat lakukan terlebih dahulu export database ke excel dengan cara :
1. Buka form Data Siswa pada aplikasi Bi-ling, selanjutnya;
2. Klik tombol export ke excel
3. Maka otomatis database di dalam aplikasi akan diexport kedalam bentuk tabel
excel, kurang lebih akan seperti gambar dibawah ini :

4. Silakan anda sesuaikan tabel excel yang sudah anda miliki dibuat sama persis
seperti kolom tabel excel hasil dari export tabel database aplikasi atau anda
bisa langsung copy paste-kan data anda sesuai masing-masing kolom tersebut
seperti gambar diatas.

Setelah tabel / kolom dibuat seperti yang telah dijabarkan diatas, selanjutnya
dapat import tabel excel anda kedalam aplikasi.

Cara import tabel excel kedalam aplikasi :

1. Simpan tabel excel anda dengan nama IMPORSISWA (huruf kecil atau besar
tidak masalah)
2. Jika anda masih menggunakan Microsoft Excel 2003, anda tinggal simpan saja
data anda.
3. Jika anda sudah menggunakan Microsoft Excel 2007/2010 ke atas harap
untuk diperhatikan dalam menyimpan data.
Ubah/ganti dahulu ketika mau menyimpannya, yakni pada file save as type
nya menjadi seperti gambar dibawah ini :

24
4. Selanjutnya tutup Ms. Excel anda dan copy-lah file data excel anda tersebut
diatas ke folder dimana tempat anda menginstal aplikasi Bi-ling.
(Secara default aplikasi Bi-ling terinstal ke (C:\ unisoft.inc\Bi-ling)
5. Setelah anda pastikan file excel anda copy ke dalam folder instalasi aplikasi Bi-
ling, selanjutnya;
6. Buka aplikasi Bi-ling & klik Menu Tools Import (lihat gambar dibawah ini)

7. Maka akan terbuka Form import excel (lihat gambar dibawah ini)

25
8. Cari file excel anda yang bernama IMPORSISWA yang telah anda copy-kan
kedalam folder instalasi aplikasi Bi-ling. Lihat gambar di bawah

9. Selanjutnya, pilih file IMPORSISWA seperti gambar dibawah ini :

26
 Selanjutnya akan muncul jendela untuk memilih database manakah pada
aplikasi yang akan di import tabel excel. Silakan anda pilih file tbsiswa.DBF
(jangan salah pilih), silakan lihat pada gambar dibawah ini :

10. Selanjutnya klik tombol OK untuk setuju import data (Lihat gambar diatas)
11. Jika tidak ada muncul pesan error / reaksi apapun ketika import selesai
berarti data telah berhasil masuk ke dalam aplikasi. Jika muncul pesan error
silakan untuk diperbaiki.
12. Selanjutnya silakan anda lihat Form Data Siswa pada aplikasi Bi-ling. Dan
lihat hasilnya; data atau tabel excel anda telah masuk kedalam aplikasi. Jika
ada yang masih kurang, kemungkinan anda belum membuat tabel sesuai
contoh diatas atau ada cara yang anda lewatkan (Silakan dicoba kembali)

27
Kendala Error (yang mungkin terjadi) :

1. File does not exist

Tekan tombol Cancel terlebih dahulu.

Permasalahan : Kemungkinan file data excel anda namanya lain (bukan
IMPORSISWA) dan mungkin juga anda belum meletakkan file
atau data tabel excel anda kedalam folder instalasi aplikasi Bi-
ling. Silakan cek kembali.
Penyelesaian : Jika file namanya lain ubah dulu namanya IMPORSISWA

2. Microsoft Excel file format is invalid.

Permasalahan : Anda menyimpan file dengan format bukan seperti yang telah
dijelaskan diatas.
Penyelesaian : Simpan tabel excel sesuai petunjuk yang telah diuraikan diatas.

3. Invalid path or file name

Permasalahan : Error diatas terjadi ketika anda akan mencetak Surat Panggilan
(karena logo sekolah belum di masukkan
Penyelesaian : Klik tombol OK, lalu input logo dahulu melalui setting Identitas
Sekolah.

28
Nonaktifkan USER ACCOUNT CONTROL (UAC)

Di dalam sistem Windows (Vista

/ 7 / 8 / 10) terdapat fitur untuk
mengontrol pengguna atau lebih
tepatnya fitur ini diaktifkan
ketika terdapat aplikasi yang
tidak dikenali darimana
sumbernya oleh sistem, yang
dikhawatirkan akan merusak
sistem seperti mencegah adanya
aplikasi berbahaya semacam
virus, spyware atau malware. Namun jika anda mengetahui secara pasti bahwa
aplikasi yang anda instal adalah aplikasi yang terpercaya maka anda dapat
nonaktifkan fitur ini, caranya sebagai berikut :

1. Klik menu start lalu klik Control Panel (lihat gambar dibawah)
Pada Control Panel, cari pilihan User Account

2. Selanjutnya setelah muncul tampilan seperti gambar dibawah ini, klik

Change user Account Control Settings

29
3. Selanjutnya, muncul window seperti gambar di bawah

4. Geser / scroll down kebawah seperti gambar dibawah ini dan klik tombol
OK untuk menyetujui setelan, maka selanjutnya ketika anda ingin instalasi
aplikasi atau membuka file apapun tidak muncul peringatan (notifikasi)
oleh sistem. (Di tiap versi windows mungkin sedikit berbeda letaknya,
namun kurang lebih sama cara menonaktifkan UAC ini)

30
Cara Melakukan Registrasi Aplikasi Bi-ling :
1. Setelah melakukan Instalasi Aplikasi Bi-ling, silakan buka Menu About pilih
Register..

2. Untuk mendapatkan Serial Numbernya silakan kirimkan No. ID PC anda

kepada kami untuk mendapatkan Serial Numbernya
(Kirim No. ID PC Anda melalui Email yang tertera di bawah panduan ini)
Kirimkan ID PC
Anda kepada kami

3. Lisensi per 1 PC / komputer

Berapa lama aplikasi dapat digunakan?
Selama aplikasi di instal di komputer yang sama dan tidak ganti PC /komputer,
maka Serial Number akan dapat digunakan dan aplikasi tentu dapat dipakai
selamanya.
Bagaimana jika Sistem Windowsnya di Instalasi Ulang, lalu aplikasi Bi-ling
hilang instalasinya ?
Aplikasi Bi-ling tentu hilang, namun dapat anda instalasi kembali dan register
kembali menggunakan Serial Number yang sudah diberikan. Dan selama
komputer yang digunakan sama atau hardisk PC dimana tempat anda instalasi
Windows tidak rusak maka lisensi Serial Number akan dapat digunakan.
4. Setelah berhasil melakukan registrasi aplikasi, silakan Anda simpan No ID PC
Anda dan Serial Numbernya.
---------------------
Demikian panduan singkat ini, semoga panduan ini dapat memberikan
kemudahan dan pemahaman anda yang baru pertama kali menggunakan aplikasi
ini. Semoga bermanfaat. Silakan kunjungi kami di :

Website : https://unisoftfree.blogspot.co.id
Facebook : https://www.facebook.com/unisoftinc
E-mail : unisoft.free@gmail.com

31