Hacia el procedimiento electrnico

administrativo y judicial
Por Christian Hess A.
Ponencia al VII Congreso Iberoamericano de Derecho e Informtica;
Lima, Per; enero del 2000.
Resumen
Este trabajo presenta un breve bosquejo de las condiciones tcnicas y jurdicas
que, en opinin del autor, posibilitan y tornan deseable la introduccin del
procedimiento electrnico como alternativa para la sustanciacin de toda clase
de acciones en sede administrativa y jurisdiccional, con especial nfasis en el
caso de Costa Rica.

Introduccin
El propsito de este artculo es discutir, someramente, las circunstancias
histricas y las condiciones tcnicas y jurdicas que, en mi criterio, no slo
posibilitan sino que adems tornan deseable la introduccin del
procedimiento electrnico como alternativa para la interposicin y trmite de
toda clase de acciones en sede administrativa y jurisdiccional.
Para este fin, se comienza por examinar las desventajas del procedimiento
tradicional, realizado a travs de expedientes de papel, considerando los
motivos por los cuales se puede sostener que el procedimiento electrnico
resuelve y supera o, cuando menos, no empeora esa problemtica. Se discute
seguidamente las caractersticas centrales de los elementos que definen y
posibilitan al procedimiento electrnico: el expediente electrnico, el
documento electrnico y la firma digital.
Examinamos tambin las cuestiones tcnicas y jurdicas que determinan la
factibilidad del procedimiento electrnico, para concluir citando algunos
aspectos puntuales que se debe tener presente y resolver adecuadamente para
una adecuada introduccin de esta herramienta jurdicoinformtica en nuestro
medio.
Este trabajo pone especial nfasis en el caso de mi pas, Costa Rica. Sin
embargo, contiene una discusin de aspectos generales que posiblemente
resulten de inters para los estudiosos de la materia en los restantes pases de la
regin.
 Generalidades
Como es usual en la automatizacin de procesos del mundo real, el
procedimiento electrnico modela a su contraparte tradicional. De esta manera,
as como el procedimiento ordinario se desarrolla en un expediente (de papel),
compuesto por documentos (de papel) que llevan la firma (olgrafa) de su autor,
el procedimiento electrnico da pie a un expediente (electrnico), que contiene
documentos (electrnicos), calzados con la firma (digital) de su autor.

Procedimiento tradicional Procedimiento electrnico

Expediente De papel Electrnico

Documentos De papel Electrnicos

Firma Olgrafa Digital

Tabla 1 - Comparacin de los elementos fundamentales de cada clase de

procedimiento
De inicio, es fundamental recalcar que entre uno y otro sistema no se manifiesta
diferencia alguna en cuanto al contenido de la informacin almacenada. Lo que
difiere es el soporte sobre el cual se hace asentar esa informacin y
los medios por los cuales se manipula. En el procedimiento tradicional, el
soporte bsico es el papel, mientras que en el procedimiento electrnico se
recurre a medios informticos (magnticos, pticos, magnetopticos, etc.). En
el primero, la manipulacin se realiza fsicamente (agregando documentos de
papel al expediente, movilizndolo de un despacho o funcionario a otro, etc.);
en el segundo se emplean dispositivos y medios informticos y telemticos para
ese fin.

Los factores crticos del procedimiento electrnico

El expediente electrnico 1
Indiferentemente de que nos refiramos al procedimiento judicial o
administrativo, un expediente es siempre una coleccin, secuencialmente
ordenada, de las actuaciones de los intervinientes en el proceso. El avance del
expediente coincide precisamente con el avance del proceso, documentndolo.
Antes de la decisin, las piezas que se va agregando al expediente tienen el
propsito esencial de servir como elementos de juicio para fundamentar a
aqulla. Despus, cumplen una importante funcin histrica, ayudando a
comprender el proceso mental que condujo al juzgador a la decisin y a evaluar
su rectitud.
Lo dicho en el prrafo precedente es enteramente vlido para cualquier clase de
procedimiento, sea tradicional o electrnico, precisamente porque como se
destac arriba uno no difiere del otro por lo sustancial sino por el tipo de
soporte y por los medios empleados para su manipulacin.
Durante siglos, el respaldo fundamental de los expedientes, administrativos o
judiciales, ha sido el papel. Consecuencia de ello es que, entre los diversos
medios de prueba admitidos en derecho, los documentales reinan
indiscutiblemente, ya sea porque la prueba est directamente constituida en
papel (por ejemplo, las certificaciones) o porque se procure asentarla en papel
tan pronto como sea posible (por ejemplo, la transcripcin de una declaracin
testimonial). Es decididamente conveniente; fcil de usar y fcil de manipular.
Pero el avance tcnico y tecnolgico permiti reconocer eventualmente la
necesidad de complementar al soporte en papel con otros medios.2 Adems,
como lo explica FERRRE,3 el papel (y los expedientes que estn formados a
partir de l) adolece de importantes desventajas:
Tiende a deteriorarse rpidamente, por la accin del tiempo, de los elementos o
de diversos otros factores, destacando entre stos su manipulacin (pinsese por
ejemplo en el estado deplorable que adquieren los libros muy usados y los
expedientes judiciales a medida que avanza su sustanciacin). Y cuando
desaparece el papel, lo hace para siempre.
Debe manejarse fsicamente, envindolo de un lugar a otro, posiblemente
incrementando as el proceso de su deterioro. Adems, esos traslados cuestan
dinero y toman tiempo. La lentitud del correo postal es proverbial.4
El papel y con l, los expedientes ocupan un creciente volumen de espacio
fsico. El costo de su almacenamiento crece de modo parejo. Se requiere un
adecuado bodegaje, que a su vez lleva asociada la posibilidad de la destruccin
de los documentos por efecto del fuego, del agua, los insectos, etc.
La recuperacin de un determinado documento o expediente almacenado es
generalmente dificultosa, sea por el tiempo que toma o ms frecuentemente por
la nada inusual circunstancia de que no aparezca. En nuestro pas, cualquier
abogado puede atestiguar acerca de lo que implica en trminos de tiempo y
eventual desesperacin solicitar un expediente en nuestros tribunales de justicia.
La duplicacin de los expedientes en papel es incmoda y costosa.
A la lista anterior puede agregarse, desde luego, el costo social y econmico
que tiene la utilizacin del papel, debido a su impacto sobre la conservacin de
los recursos naturales.
No es de sorprender, entonces, que el continuado desarrollo y abaratamiento de
los nuevos medios de almacenamiento (tales como el microfilm primero y los
discos magnticos despus), aunado al creciente poder y difusin de las
herramientas informticas, hicieran pensar en la posibilidad de emplearlos
como alternativa, si no como sustitutos, del papel. Y avanzar de ese punto a la
idea del expediente y del procedimiento electrnico es un desarrollo natural.
Segn CORREA FREITAS, "Constituye un expediente electrnico aquella
serie ordenada de documentos que se tramitan en la Administracin Pblica por
va informtica, integrado por documentos pblicos y documentos privados. La
necesaria e imprescindible intervencin de funcionarios pblicos en la
tramitacin de un expediente en la Administracin Pblica, le confiere el
carcter de documento pblico a las actuaciones contenidas en el mismo." 5
Y agrega FERRRE: "A los efectos normativos, el expediente electrnico pasa
a ser indistinguible del expediente en papel, sin que subsista ninguna razn para
preferir una forma sobre la otra. Las oficinas pblicas podrn optar por una
forma u otra en base a sus propias circunstancias, y sin ms limitacin que su
conveniencia." 6
Desde luego, el empleo del expediente electrnico como un modelo del
expediente tradicional exige adaptar sus diversas cualidades al medio
tecnolgico. Por ejemplo, en nuestro sistema se usa la denominacin de "folios"
para hacer alusin a cada pliego de papel agregado al legajo (que es numerado
apropiadamente, de modo que un nico documento puede y suele extenderse
por varios folios). En el caso del expediente electrnico, tal denominacin nos
parecera poco intuitiva e inconveniente (el documento electrnico obviamente
carece de pginas en sentido estricto). De all que probablemente resulte ms
lgico denominar "asientos" o "registros" a cada una de las piezas que lo
conformen.7
El documento electrnico
Como se indic en la parte introductoria, el expediente electrnico se construye
a base de documentos electrnicos.
En general, segn PEARANDA QUINTERO,
"El documento es un instrumento, papel, escritura, a travs de los cuales se
puede justificar o probar algo; es decir, aquello que conduzca a demostrar la
verdad, y por supuesto da seguridad de la existencia de un hecho, e instruye o
informa de lo que ha pasado o podra pasar si se cumpliera alguna condicin."8
Las caractersticas esenciales del documento, conforme al mismo autor,
incluyen:
Es material, porque se hace visible y perceptible a travs de algo material.
Es representativo de algn acontecimiento, debido a que asegura la existencia de
un hecho. Y,
Debe ser anterior al litigio donde se vaya a utilizar como medio de prueba.

El documento electrnico vendra a ser una especie de ese gnero:

"El documento electrnico es aquel instrumento que contiene un escrito
mensaje, destinado a durar en el tiempo, en lenguaje convencional (bits), sobre
soporte, que podra ser cinta, disco. En otras palabras, es aquel documento que
provenga de cualquier medio de informtica o que tambin sea formado o
realizado por sta." 9
Como se nota, estamos nuevamente ante un problema de forma o de medio
para la expresin de un contenido. Lo sustancial del documento permanece
idntico, sea ste de papel o electrnico.
Ahora bien, para que pueda aspirar a la ubicuidad que tiene el documento de
papel, el documento electrnico tiene que reunir determinadas caractersticas
atinentes a la seguridad. De lo que se trata es de que pueda ofrecer un grado de
certeza en cuanto a su contenido, al menos igual al que brinda su contraparte
tradicional. Esos criterios tienen que incluir, como mnimo, los siguientes10:
El contenido y estructura del documento electrnico debe ser inalterable; es decir,
su contenido no debe poder ser manipulado libremente una vez concluido, a
menos que medie el consentimiento de todas las partes interesadas.
Debe ser claramente legible, de manera directa o a travs de una herramienta
adecuada.
Su contenido debe permitir la identificacin del lugar, nombres, direccin, fecha
de redaccin, de envo y de recepcin.
Debe ser estable; es decir, debe poseer una vida til igual o mejor que la del papel,
en trminos de su eventual deterioro.

Si bien el expediente (y, con l, el procedimiento) electrnico est en su

infancia, recientes reformas legales han dado pie a su introduccin en diversas
actividades negociales de nuestro pas. Por ejemplo, la Ley General de Aduanas
(de Costa Rica) establece el intercambio electrnico de datos entre las oficinas
del sistema. De mayor importancia, como veremos ms adelante, nuestra Ley
Orgnica del Poder Judicial ahora admite la posibilidad del empleo de
documentos informticos en el proceso. No obstante, echamos de menos una
previsin similar en el reciente Cdigo Notarial, por cuanto esta labor
profesional se presta particularmente bien para la documentacin electrnica,
especialmente en lo relativo al envo de escrituras a los diversos registros
pblicos.
Las dos objeciones primordiales que se hace al documento electrnico como
medio til para la actividad negocial y legal versan sobre
su seguridad y veracidad (o, ms exactamente, sobre la aparente ausencia de
ambas). En efecto, se achaca al documento electrnico una supuesta facilidad
de falsificacin, por la que no podra ser equiparado con el papel en cuanto a su
grado de autenticidad.
FERRRE responde:
"El problema del razonamiento anterior, es que es falso. Todos los documentos,
pblicos o privados, en papel o electrnicos, pueden ser falsificados o
adulterados. Un documento pblico en papel y firmado puede falsificarse con
facilidad, y es probable que existan ms falsificadores expertos de papeles que
expertos en penetrar la seguridad de sistemas electrnicos. A la inversa, un
sistema electrnico puede protegerse contra adulteraciones por la duplicacin
de los registros y la utilizacin de medios de registro no regrabables, sistemas
ambos sencillos y altamente eficaces.
Para aceptar la utilizacin de documentos electrnicos no se requiere, entonces,
que ellos sean imposibles de falsificar o de adulterar, pues los instrumentos en
papel tampoco lo son. Lo nico que debe requerirse es que su utilizacin ofrezca
un margen de seguridad razonable, adecuada para beneficiarse de la presuncin
de autenticidad y veracidad de todo instrumento pblico. Y este estndar de
razonabilidad puede lograrse tanto usando medios electrnicos, como usando
papel." 11
Y, en cuanto a su supuesta falta de veracidad:
"... no hay justificacin para tratar los actos de los funcionarios pblicos
registrados sobre medios electrnicos de modo distinto a iguales actos
registrados en papel. Unos y otros se tendrn por autnticos hasta que se
invoque y pruebe su falsedad o adulteracin. Probada sta, a su vez, ni unos ni
otros harn plena fe, ni servirn de prueba de nada.
Lo anterior no pretende minimizar la relevancia de la presuncin de verdad y
autenticidad que beneficia a los documentos pblicos sobre papel, sino hacer
notar que esta presuncin se asocia con la calidad del agente del que emanan
tales documentos, y no del medio en que se registran.
Si un documento pblico se presume materialmente autntico y su contenido se
presume veraz, es porque el documento es material e intelectualmente atribuido
a un funcionario pblico, no porqu est registrado en papel. La presuncin de
veracidad y autenticidad, en consecuencia, beneficia al autor del documento, y
no al medio en que ste se registra, por lo que no existe ninguna razn intrnseca
al medio que justifique el tratamiento diferente de documentos emanados de un
mismo agente, aunque registrados de modos diversos." 12
Cabe valorar separadamente la admisibilidad del documento electrnico como
medio probatorio de su valoracin judicial o administrativa. Trataremos estos
aspectos ms adelante, como parte del anlisis de la viabilidad jurdica del
procedimiento electrnico en nuestro pas.
La firma digital
La temtica de la firma digital no es, en s, propia del procedimiento, debiendo
su auge ms bien al campo del comercio electrnico. Sin embargo, como se
comenta aqu, su empleo es crucial para resolver los problemas procesales de
seguridad y autenticacin. De all que debamos dedicar algunos momentos al
examen de sus aspectos generales.
A excepcin de aquellos documentos que por sus caractersticas no la admiten
(por ejemplo, el telegrama o el tlex), la exigencia de la firma de las partes
involucradas en su produccin ha sido vista desde siempre como un sine qua
non de los documentos tradicionales. Lo dicho es cierto trtese de la firma
simblica (por ejemplo, el estampado del anillo o sello personal que se estilaba
en la antigedad) u olgrafa ("de puo y letra").13
Est claro que la importancia de la firma radica en que distingue al documento
como autntico y veraz. Sin embargo, es sencillo demostrar que esa nocin es
ms terica que otra cosa. El xito de la firma como garante de veracidad radica
en que prueba la identidad del autor. Pero, en realidad, esa caracterstica carece
de sentido para quien no conoce la firma de otra persona. Cmo puedo tener
certeza de que ese grafo que calza el cheque que me pretende endosar su
beneficiario es veraz si no conozco anticipadamente la firma del librador? Y
aun cuando el documento que me ofrecen como prueba de algo venga
autenticado por un abogado o notario, cmo puedo saber que la firma y sello
de ste no son tambin falsos, si no lo conozco? En definitiva, pesa ms la
confianza o, en su defecto, la esperanza de que la contraparte sabe y se atiene
a que se expone a sanciones penales en caso de adulteracin que la certeza de
autenticidad, en el uso de una firma como medio para dotar de certeza al
documento.
Ahora bien,
"La firma manuscrita no es ms que un signo a travs del cual se expresa el
consentimiento de una persona respecto de una expresin de voluntad
expresada en un trozo de papel. Conceptualmente, en la medida en que la
voluntad de la persona pueda expresarse de modo igualmente inequvoco por
un medio no escrito en papel, y pueda asociarse tambin inequvocamente a un
contenido asociado, no hay razn para que la voluntad as expresada no pueda
cumplir exactamente los mismos efectos que la firma manuscrita." 14
En efecto:
"... el trnsito del documento tradicional (generalmente autenticado a travs de
la firma manuscrita) al documento electrnico (en el que la firma no es posible),
plantea la migracin hacia tcnicas de autenticacin cuya eficacia y
confiabilidad es necesario precisar." 15
Y tambin:
"Si se encuentra un medio que reemplace a la firma olgrafa en ambientes
digitales, ste nuevo medio deber cumplir con las funciones tradicionales de
la firma. Estas son: (i) indicativa: informa acerca de la identidad del autor;
(ii) declarativa: se refiere al acuerdo respecto del contenido del acto;
(iii) probatoria: permite vincular al autor con el signatario." 16
Los expresados conceptos dan fundamento a la existencia de la firma
digital como mecanismo para la autenticacin de los documentos electrnicos.
Para entenderla, primero es necesario considerar someramente la tecnologa
de criptografa asimtrica17, y que funciona con base en la asignacin de dos
claves, una pblica y otra privada, producidas por medio de un computador.
En efecto, la criptografa asimtrica puede ser empleada, en una primera
instancia, para asegurar la confidencialidad de un mensaje. Es decir, que ste
slo pueda ser ledo por aquella persona a la que va destinado.
"Si un usuario desea recibir mensajes encriptados con este sistema, da a conocer
su clave pblica; cualquiera puede luego utilizarla para encriptar mensajes y
envirselos. Estos slo podrn ser desencriptados con la clave privada del
usuario." 18
Ahora bien, los documentos que formen un expediente administrativo o judicial
no pueden tener la pretensin de ser ledos por un nico destinatario (que es la
razn de ser de la encriptacin). En principio, debern poder leerlo al menos
todos los que sean parte en el proceso. Bajo las condiciones sealadas en la ley,
el documento tambin deber poder ser examinado por otras personas. Ello
resultara claramente imposible si est codificado. Y el problema slo se
agravara en el caso de extravo de la clave privada necesaria para
descodificarlo. "En ese caso sera imposible volver a leer dicho documento." 19
De inters para nuestro anlisis es, entonces, la firma digital, derivada de la
criptografa asimtrica, como mecanismo ya no para asegurar la
confidencialidad sino la autenticidad de un documento. En efecto, como lo
explica PEARANDA QUINTERO20, la veracidad del texto de la cual
depende la posibilidad de darle al documento electrnico la misma categora
como evidencia que del documento escrito a mano depende de que se pueda
demostrar tres cosas:
Que la informacin era cierta al momento de insertarla en la computadora en la
que se produjo el documento.
Que la informacin no haya sido manipulada una vez insertada en esa
computadora; y,
Que la informacin que es leda en la computadora de destino del texto es cierta,
no manipulada, imparcializada, con respecto a la informacin que se encuentra en
la computadora de origen.

Esto se logra mediante el empleo de la firma digital, generada a travs de un

algoritmo conocido como "funcin huella" (hash function). Bajo esta tcnica,
el remitente escribe el texto del mensaje y lo somete a travs del computador
a la funcin huella, cuyo resultado es una versin comprimida del documento.
Esta versin tiene la peculiar caracterstica de que, si se cambia uno slo de sus
caracteres, se pierde la correspondencia con el mensaje original. A
continuacin, el software aplica la clave privada del autor del mensaje al
resultado de la funcin huella, generando la firma digital.
El remitente entonces remite su mensaje original, junto con la firma digital, al
destinatario. ste usa el software para: (1) recalcular la funcin huella del
mensaje; (2) descodificar la firma digital, empleando la clave pblica del
remitente. El resultado debe ser idntico en ambos casos.
Como lo explica BALAY21:
"Dado que slo una clave pblica desencripta algo encriptado con una clave
privada, la verificacin de la firma implica:
1. el firmante es efectivamente quien dice ser el documento, ya que slo l
conoce su clave privada y por lo tanto slo l pudo encriptar con su clave
privada; y
2. si el Hash aplicado al texto recibido coincide con el de la firma, el texto
es 'copia fiel del original'."
Como lo advierte dicho autor, es menester reiterar que el proceso de firmar
digitalmente no tiene implicaciones a nivel de confidencialidad, dado que el
mensaje es legible por todos. El uso de la criptografa es slo en lo que respecta
al resultado de la funcin huella para formar la firma digital.
Ahora bien, es evidente que los usuarios de un mecanismo como el descrito no
podran asignarse antojadizamente sus propias claves, precisamente porque
entonces no habra garanta alguna de que una persona no se haga pasar por
otra, restndole toda eficacia al sistema. Por ese motivo, otro componente
esencial de la propuesta es el de la existencia de las llamadas "autoridades
certificadoras", cuya misin es asignar las claves y garantizar su autenticidad.
Cuando las partes no se conocen, como seala PALAZZI, "se requerir una
tercera parte ajena a las otras dos, que certifique que la clave pblica es de quien
dice ser. Esta tercera parte que interviene en la comunicacin se denomina
tercera parte confiable (trusted third parties) o autoridad certificante, y acta
como una suerte de notario ciberntico, que registra la clave pblica de los
usuarios que se inscriben en su registro y certifica la clave pblica." "Este
certificado es un archivo que contiene la clave pblica de un usuario, sus datos
personales y que es firmado por la autoridad certificante con su propia clave.
De esta forma, la autoridad certifica y da autenticidad a esa certificacin." 22
Para dotar de seriedad, orden y agilidad al sistema, los autores plantean la
creacin de una jerarqua de autoridades certificantes. Bajo este esquema, la
asignacin de las claves se hara de manera descentralizada, de manera tal que
la clave de un usuario individual le sea asignada por una entidad que pueda
controlar el proceso responsablemente. La clave de esa entidad es certificada, a
su vez, por otra de mayor orden y as sucesivamente. Esto obviamente plantea
la necesidad de establecer cul sera la autoridad certificante de mayor orden en
el pas. Nuestra sugerencia es que, en Costa Rica, esa funcin corresponda al
Ministerio de Ciencia y Tecnologa. A partir de all se podra aplicar el sistema
descentralizado a travs de las respectivas entidades pblicas y privadas de
carcter representativo. En lo que concierne especficamente a nuestra
propuesta concreta para el procedimiento electrnico, planteamos que el
Colegio de Abogados asigne, registre y certifique las claves necesarias para las
actividades de abogaca y notariado.
La firma digital es un medio fcilmente accesible, lo cual debera permitir su
uso indiscriminado y a corto plazo.
Ahora bien, con PALAZZI23, estimamos que hay necesidad de una reformas
legales que establezcan la firma digital con al menos las siguientes
caractersticas:
Equiparacin de la firma digital con la olgrafa.
Fijar en qu casos no puede ser usada. Ejemplos: testamentos, firma a ruego,
instrumentos pblicos en Protocolo.
Precisar los requisitos de la tecnologa que se use. Se recomienda que la ley slo
fije los lineamientos generales, dejando para el nivel reglamentario los detalles.
 Ello a fin de permitir una ms rpida adaptacin de la normativa a una tecnologa
cambiante.
Fijar obligaciones de los usuarios, especialmente la obligacin de mantener la
confidencialidad de las claves privadas. Responsabilidad y sanciones en caso de
divulgacin.
Regulaciones sobre las autoridades certificantes (idoneidad tcnica,
procedimientos para emisin de las claves, auditoras peridicas).

Este proceso deber incluir tambin los necesarios ajustes en el mbito penal.
En efecto:
"Si una ley va a otorgar el mismo valor de un documento escrito que aquel
firmado mediante el procedimiento de firma digital, ser necesario otorgarle
una proteccin penal similar o equivalente a la que tienen los documentos en
papel. De lo contrario, falsificar un documento electrnico sera ms
beneficioso que falsificar un documento basado sobre papel. Y si alguna vez
ambos tienen el mismo valor, resulta lgico otorgarle las mismas
consecuencias." 24
Debido a la eventual aplicacin de la tecnologa de la firma digital a las
transacciones comerciales (para las cuales, en realidad, ha sido prevista con
mayor insistencia), y considerando su carcter eminentemente transnacional, es
fcil entender que se haya propuesto la emisin de regulaciones internacionales
uniformes. De stas, a su vez, podra derivar un importante sustento para la
generalizacin del sistema a otros planos, incluyendo el jurdico (y, con l, el
procesal).
El Grupo de Trabajo sobre Comercio Electrnico de la Comisin de las
Naciones Unidas sobre Derecho Comercial Internacional (UNCITRAL),
comenz a preparar en febrero de 1997 el borrador de un conjunto de reglas
uniformes para el uso de firmas digitales. Constituye una introduccin a los
aspectos legales de las firmas digitales y las autoridades certificantes. Tiene la
finalidad de constituir una ley modelo sobre firmas digitales para que los
estados puedan tomarla como gua en la redaccin de la legislacin sobre la
materia.25

Problemtica del procedimiento electrnico

Factibilidad jurdica
El problema de la viabilidad jurdica del procedimiento electrnico tiene que
ver con el hecho de si existe o no un adecuado y suficiente sustento normativo
para su implantacin en Costa Rica.
La reforma de la Ley Orgnica del Poder Judicial, efectuada por ley N 7728
del 15 de diciembre de 1997, ha producido el marco jurdico que, en este
momento, ms explcitamente se relaciona con el tema. En efecto, dispone
ahora el texto legal:
"Artculo 6 bis. Tendrn la validez y eficacia de un documento fsico original,
los archivos de documentos, mensajes, imgenes, bancos de datos y toda
aplicacin almacenada o transmitida por medios electrnicos, informticos,
magnticos, pticos, telemticos o producidos por nuevas tecnologas,
destinados a la tramitacin judicial, ya sea que contengan actos o resoluciones
judiciales. Lo anterior siempre que cumplan con los procedimientos
establecidos para garantizar su autenticidad, integridad y seguridad.
Las alteraciones que afecten la autenticidad o integridad de dichos soportes les
har perder el valor jurdico que les otorga el prrafo anterior.
Cuando un juez utilice los medios indicados en el prrafo primero de este
artculo, para consignar sus actos o resoluciones, los medios de proteccin del
sistema resultan suficientes para acreditar la autenticidad, aunque no se
impriman en papel ni sean firmados.
Las autoridades judiciales podrn utilizar los medios ya referidos para
comunicarse oficialmente entre s, remitindose informes, comisiones y
cualquier otra documentacin. Las partes tambin podrn utilizar esos medios
para presentar sus solicitudes y recursos a los tribunales, siempre y cuando
remitan el documento original dentro de los tres das siguientes, caso en el que
la presentacin de la peticin o recurso se tendr como realizada al momento
de recibida la primera comunicacin.
La Corte Suprema de Justicia dictar los reglamentos necesarios para normar el
envo, recepcin, trmite y almacenamiento de los citados medios; para
garantizar su seguridad y conservacin; as como para determinar el acceso del
pblico a la informacin contenida en las bases de datos, conforme a la ley."
"Artculo 47 bis. La Corte Suprema de Justicia podr ordenar la destruccin o
el reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algn
trmite judicial futuro, que no tengan inters histrico, o cuando se encuentren
respaldados por medios electrnicos, informticos, magnticos, pticos,
telemticos o cualquier otro medio con garanta razonable de conservacin. Al
efecto se publicarn las listas de expedientes a destruir en el Boletn Judicial.
Dentro del plazo de ocho das hbiles luego de la primera publicacin, el
Archivo Nacional podr solicitar los expedientes que estime pertinentes. Las
partes tambin podrn solicitar la devolucin de los documentos aportados,
certificacin integral o parcial del expediente, o la entrega del expediente
original, salvo en materia penal."
"Artculo 147. La Corte podr disponer la utilizacin de sistemas informticos
para notificacin, citaciones, comunicacin entre oficinas judiciales y externas,
pblicas o privadas, archivo, manejo de documentacin, de informacin,
atencin al usuario, y cualquier otra en que se demuestre que la utilizacin de
la informtica agiliza el procedimiento, caso en el que las constancias propias
del sistema resultan suficientes para acreditar la realizacin del acto procesal
que las gener, salvo prueba en contrario."
Si bien las disposiciones transcritas brindan un buen punto de partida para la
introduccin del procedimiento electrnico, es obvio que resulta necesario
dotarlo de toda una reglamentacin que norme los detalles de su empleo.
Esperamos que la Corte Suprema de Justicia pueda promulgar pronto este texto.
En lo que toca al procedimiento administrativo, no disponemos aun de un marco
especfico como el que se ha promulgado para el jurisdiccional. Sin embargo,
hay que recordar que la Ley Orgnica del Poder Judicial es fuente supletoria del
procedimiento regulado en la Ley General de la Administracin Pblica, de
adonde estara abierta la puerta para su reglamentacin a ese nivel tambin.26
La doctrina suele coincidir en que es preferible contar con una regulacin
legislativa de tipo general que dote de sustento jurdico al procedimiento
electrnico, relegando al nivel reglamentario la especificacin de los detalles
tanto tecnolgicos como de trmite, para hacer as posible un ms amplio y
fcilmente ajustable marco normativo. Esto permite una mejor previsin de los
cambios que el continuo avance tcnico y la experiencia prctica recomienden
introducir.
"No existe, en esta materia, una necesidad de estandarizacin: por el contrario,
la estandarizacin puede ser un importante obstculo al progreso. [Podra]
demorar la adopcin de tecnologas nuevas, y [...] amenazar la diversidad
esencial al progreso informtico." 27
Factibilidad tcnica
La implantacin del procedimiento electrnico desde el punto de vista tcnico
es, en realidad, el menor de los problemas que enfrentamos. Estn ampliamente
disponibles las herramientas informticas y telemticas necesarias.
Desde mi perspectiva, la plataforma de software idnea al efecto sera la de los
sistemas administradores de bases de datos objeto/relacionales28 o bien
orientados a objetos puros, en la medida en que se prestan idealmente para
implementar el procedimiento electrnico por va de una intuitiva emulacin
del procedimiento tradicional. De esta manera, un despacho judicial o
administrativo operara una base de datos que almacene objetos de la clase
"expediente electrnico", cuyo identificador unvoco sea el nmero de
expediente normal y cuyas propiedades sean las variables necesarias para
identificar el proceso de que se trate (tipo de expediente, nombres de las partes,
fecha de inicio, etc.). A la vez, cada objeto contendr las necesarias referencias
hacia otros objetos de clase "documento electrnico", que conformarn la
coleccin de piezas del expediente. Finalmente, existirn los necesarios
mtodos para crear expedientes nuevos ("constructores", en la terminologa de
orientacin a objetos), agregar piezas a expedientes abiertos, designar
expedientes concluidos como inactivos, etc.
Un sistema como el descrito dispondra tambin de las herramientas necesarias
para procesar automticamente la recepcin de documentos por vas
telemticas, atender consultas locales y remotas (va Internet), etc. Por ejemplo,
se podra pensar en que una aplicacin que corra permanentemente en el
servidor del despacho correspondiente se encargue de recibir y distribuir los
mensajes dirigidos al expediente. Tenemos en mente un mecanismo del estilo
de las listas de correo electrnico de Internet ("mailing lists"), que funcionan
bajo aplicaciones como listserv, majordomo, etc. En este esquema, se creara
una lista de correo cuyo nombre equivalga al nmero del expediente
administrativo o judicial, y de la que formen parte todos los intervinientes del
proceso. El envo de gestiones al despacho y la distribucin de notificaciones
implicara nada ms que el envo de un mensaje a la lista, que en el caso de los
documentos que remitan las partes se encargara de dar los acuses de recibo y
de difundir copias de la gestin a las otras partes.
Otros problemas concretos
La introduccin del procedimiento electrnico, en el mbito administrativo o
judicial, conlleva adems de los mencionados diversos problemas puntuales
que sera necesario atacar en su momento, entre ellos:
Conteo de plazos
La regulacin que se d al procedimiento electrnico deber definir claramente
el momento en que corran los diversos plazos para las actuaciones de las partes
y del despacho. En el segundo caso, se ha sugerido:
"... los plazos empezarn a correr desde que el expediente llega a la 'casilla de
correo electrnico' del funcionario, aunque ste no 'abra su correo', poniendo la
carga de abrir el correo a cargo del funcionario."29
Estrictamente, no vemos por qu no deba operar un principio idntico respecto
de las partes.
Acceso al expediente
Se debe prever mecanismos eficaces para el examen del expediente
integralmente considerado, no slo por parte de los interesados en el proceso
sino tambin por parte de cualquier otra persona legitimada al efecto (abogados,
estudiantes de derecho, otros despachos que soliciten el expediente ad effectum
videndi, etc.). Esto podra incluir el examen, en el propio despacho, a terminales
de consulta que faciliten esa labor.
Tratamiento de los anexos
Es de esperar que no todas las piezas del expediente puedan tener soporte
electrnico, lo cual se comprende con facilidad respecto, por ejemplo, de las
probanzas materiales u otros elementos incluso documentales que no consten
digitalmente y que no siempre ser posible, o razonable, convertir en imgenes
o convertir mediante el reconocimiento ptico de caracteres (OCR). Para estos
casos, ser inevitable formar legajos o mantener archivos fsicos. Eso s, los
autores proponen un rgimen de manejo para estos anexos distinto al
acostumbrado para los expedientes tradicionales:
"... si un expediente electrnico debe incorporar partes en papel, las porciones
en papel no se desplazarn con el expediente electrnico, sino que
permanecern en un lugar nico en el que podrn ser consultados por los
funcionarios a los que llegue el expediente electrnico." 30
Conservacin para efectos histricos
Una vez concluido el procedimiento, el expediente electrnico deber ser
conservado para efectos documentales e histricos. Evidentemente, el
mecanismo de almacenamiento que se utilice debe ser seguro, en el sentido de
que no sea posible adulterar la informacin. Como se discuti supra respecto
del documento electrnico, esto exigir emplear almacenamiento no regrabable
y el mantenimiento de copias de respaldo protegidas.

Conclusin
Hemos examinado someramente los requerimientos y caractersticas esenciales
del procedimiento electrnico, en sede administrativa o judicial. Enfatizamos la
imperiosa necesidad de una reforma normativa que posibilite la ms pronta
introduccin de esta mecnica en nuestro pas, y que debe en lo posible
marchar al unsono de las propuestas de legislacin uniforme internacional. En
este sentido, efectivamente, coincidimos con DELPIAZZO, quien sostiene que
"Con el desarrollo del comercio electrnico y la adopcin generalizada del
intercambio electrnico de informacin, cada vez tienen menos importancia las
regulaciones nacionales y, en su lugar, adquieren relevancia superlativa las
normas internacionales o regionales y los acuerdos tendientes a encarar el valor
probatorio, la autenticidad y la seguridad de los documentos electrnicos." 31
Al mismo tiempo, nos damos plena cuenta de que abrir las puertas al
procedimiento electrnico demanda una estudiada gradualidad y una continua
evaluacin, a fin de detectar oportunamente y corregir las inevitables
deficiencias que surjan. Y, en todo caso, como observa FALCN32:
"... con el tiempo la informtica cubrir todos los pasos, pero de la misma forma
en que en la poca industrial subsistieron, y aun subsisten, comunidades y
sistemas agrcolas, en la era informtica de la justicia, subsistirn sistemas
preinformticos."
Lo importante es que se logre consolidar la voluntad necesaria para impulsar
las reformas y acciones que se requiere para dar paso a esta nueva etapa del
derecho procesal. Porque, como insiste el mismo autor recin citado:
"Se pueden hacer muchos planes, muchas pruebas, pero la decisin poltica de
informatizar cualquier gestin es fundamental e importa no slo la
implementacin, sino la constante y perpetua voluntad de aplicar y mantener el
nuevo sistema."

Notas
1. Quizs la expresin "expediente informtico" tenga una ms precisa
connotacin. Optamos, sin embargo, por la forma ms difundida de
"expediente electrnico".
2. Es as que, a partir de 1989, el Cdigo Procesal Civil de Costa Rica dispone:
1. "Artculo 368.- Distintas clases de documentos.
2. Son documentos los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los
cuadros, las fotografas, las fotocopias, las radiografas, las cintas
cinematogrficas, los discos, las grabaciones magnetofnicas y, en general,
todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo."
1. FERRRE, Daniel M. "Reflexiones sobre el expediente electrnico",
en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informtica,
Publicacin del Comit Organizador. Montevideo, Uruguay, 1998. Pg. 781.
2. Este hecho dio lugar a que, en su momento, los usuarios del correo
electrnico (e-mail en ingls) acuaran la expresin snailmail ("correo de
caracol") para referirse a su antecesor postal. El tratamiento no es injusto: se
puede afirmar confiadamente que el medio de correo fsico ms veloz que se
llegue a crear ser siempre ms lento que el correo electrnico.
3. CORREA FREITAS, Rubn. "Principios del procedimiento administrativo
electrnico. Decreto del Poder Ejecutivo No. 65/998 de 10/III/98",
en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e
Informtica, op. cit. Pg. 755.
4. FERRRE, ver supra nota 3.
5. Usamos aqu el trmino "registro" en el mismo sentido de fila o tupla en una
base de datos. Quizs sea el descriptor ms ajustado al carcter que tendra
cada documento dentro del expediente, conforme a la propuesta que aqu se
hace.
6. PEARANDA QUINTERO, Hctor Ramn. "El documento electrnico o
informtico", en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e
Informtica, op. cit. Pg. 403.
7. Idem.
8. Idem.
9. FERRRE, ver supra nota 3.
10. Idem.
11. "La firma es el trazo particular por el cual el sujeto consigna habitualmente
su nombre y apellido, o slo su apellido, a fin de hacer constar las
manifestaciones de su voluntad. La exigencia de firma olgrafa en un
documento es lo que se denomina un requisito formal del documento
escrito." PALAZZI, Pablo Andrs. "Firma digital y comercio electrnico en
Internet", en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e
Informtica, op. cit. Pg. 417.
12. FERRRE, ver supra nota 3.
13. DELPIAZZO, Carlos E. "El documento electrnico frente a la integracin",
en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informtica,
op. cit. Pg. 333.
14. PALAZZI, ver supra nota 13.
15. Idem.
16. Idem.
17. BALAY, Guillermo. "Enfoque informtico del decreto n 65/998",
en Ponencias del VI Congreso Iberoamericano de Derecho e Informtica,
op. cit. Pg. 791.
18. PEARANDA QUINTERO, ver supra nota 8.
19. BALAY, ver supra nota 19.
20. PALAZZI, ver supra nota 13.
21. Idem.
22. Idem.
23. La versin ms reciente de la propuesta se puede consultar en la pgina web
de la UNCITRAL.
24. Artculo 229.2.
25. FERRRE, ver supra nota 3.
26. La reciente introduccin de los llamados "servidores universales" (por
ejemplo, Oracle8 de Oracle Corporation, Universal Server de Informix o
DB2 de IBM Corp.) ha puesto esta tecnologa en boga. En resumen, los
sistemas objeto/relacionales permiten emplear las herramientas de modelaje
y tratamiento de datos del paradigma de orientacin a objetos, contra una
base de datos relacional. Esto es posible a travs de mdulos que administran
el "mapeo" de objetos a tablas y viceversa. De esta manera, una base de datos
ORDBMS (as designadas por sus siglas en ingls), permite el
almacenamiento y posterior recuperacin de objetos binarios complejos,
como imgenes, documentos creados por procesadores de palabras, series de
tiempo, etc.
27. FERRRE, ver supra nota 3.
28. Idem.
29. DELPIAZZO, ver supra nota 15.
30. FALCN, Enrique M.. Qu es la informtica jurdica? Del baco al
derecho informtico. Abeledo-Perrot, Buenos Aires, Argentina. 1a edicin,
1992. Pg. 104-105.
1.