Di Mambro Glossa UFJF PDF

PCD 063.
01
Universidade Federal de Juiz de Fora

Reitoria
Arquivo Central
GLOSSRIO BSICO DE ARQUIVOLOGIA
Prof. Galba Ribeiro Di Mambro
Juiz de Fora Maio de 2013
ac_glossa_130520.doc
Glossrio Bsico de Arquivologia 2
SUMRIO
APRESENTAO .................................................................................................. 3
TERMINOLOGIA ................................................................................................... 4
REFERNCIAS ........................................................................................................ 26
APRESENTAO
O Glossrio Bsico de Arquivologia destina-se a todos os agentes do Sistema de Arquivos da
UFJF, isto , os responsveis pelos setores com funes de protocolo e de arquivo corrente e
todos os responsveis pela produo e recebimento de documentos de arquivo na UFJF, de
qualquer natureza ou em qualquer suporte, em razo do exerccio de suas funes e atribuies,
alm dos servidores do Arquivo Central e das Comisses mencionadas acima. importante que
os agentes do Sistema acostumem-se a consulta-lo, no propsito do melhor desempenho de
suas funes e atividades.
A elaborao do Glossrio partiu da anlise do glossrio elaborado pelo Conselho Nacional de

Arquivos, constante da publicao Classificao, temporalidade e destinao de documentos de
arquivo... 1 Alguns termos no foram incorporados ao presente Glossrio. As definies dos
demais termos foram confrontadas com as do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica,2
adotando-se a quase totalidade das definies do Dicionrio. Para alguns termos, foram
mantidas as definies das duas fontes.
Outras fontes foram consultadas com acrscimo de termos que no constam das duas fontes
acima. Em alguns casos, foram utilizadas definies um pouco diferentes do Dicionrio, para
permitir ao leitor a percepo de ligeiras diferenas de formulao terminolgica. O Glossrio
da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do CONARQ contribui com alguns termos
arquivsticos, que no dispensa a consulta a ele.3 Ressaltamos a consulta e incorporao de
termos provenientes da Portaria normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretria-
Adjunta de Logstica e Tecnologia da Informao, do Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto. O Autor acrescentou alguns termos usuais que no constam de nenhuma das fontes
consultadas, esperando receber crticas dos leitores para o aperfeioamento da definies
propostas.
1 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e destinao de

documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2001, p. 134-146.
2 ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicaes Tcnicas, 41)
3
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos CTDE. Glossrio. Verso 5.0 Rio de Janeiro: CONARQ, 2009.
TERMINOLOGIA
ACERVO. Totalidade dos documentos conservados num arquivo (2). (CAMARGO &
BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)
ACERVO. Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ACESSO. 1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Funo arquivstica destinada a tornar

acessveis os documentos e a promover sua utilizao mediante a preparao e a publicao de
instrumentos de pesquisa, a organizao de servios educativos, de referncia e divulgao.
(CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 134.)
ACONDICIONAMENTO. Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma

apropriada sua preservao [acesso] e manuseio. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p.
134.)
ACUMULAO. Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades

de uma entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Unidade acumuladora.
AMOSTRAGEM. Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado

por meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplificar, revelar
especificidades, alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, e registrar
ocorrncias em momentos marcantes. (OLIVEIRA, Daise. 2003, p. 186.)
AMOSTRAGEM. Tcnica de seleo em que, de um dado conjunto de documentos elege-se

um subconjunto representativo do todo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ANEXAO. Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na

qual prevalece, para referncia, o nmero do processo mais antigo. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.)
ANEXO. 1. Documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro documento ou

processo, eventualmente da mesma procedncia, por afinidade de contedo. 2. Depsito(1) fora
da sede do arquivo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
APENSAO. Juntada, em carter temporrio, 4 com o objetivo de elucidar ou subsidiar a

matria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independncia. (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Desapensao.
APENSAMENTO. Ao pela qual se rene a um processo, em carter provisrio ou definitivo,

documento a ele relacionado. Ver tambm: Anexao; Juntada. (CAMARGO & BELLOTTO,
Dicionrio... 1996.)
APENSO. Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integr-lo.

(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Desapensao.
4 A definio de apensamento, dada pelo CAMARGO & BELLOTTO, admite o carter

provisrio ou definitivo do apensamento, e no apenas o carter temporrio, como define o
Dicionrio do Arquivo Nacional. Seria mais apropriado considerar o apenso/apensamento
como uma juntada provisria de um processo ou outro documento e, quando a juntada for
definitiva, seria considerada uma anexao e no uma apensao.
APENSO. Documento reunido a um processo por apensamento. (CAMARGO & BELLOTTO,

Dicionrio... 1996.)
ARRANJO. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam a organizao dos

documentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente
estabelecido. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ARRANJO. Ordenamento fsico dos documentos visando torn-los inteligveis e utilizveis,

realizado com base em sua classificao e em princpios e mtodos especficos.
(SCHELLENBERG)
ARQUIVAMENTO. Conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de

documentos. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)
ARQUIVAMENTO. 1. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda

ordenada de documentos. Ver tambm: arranjo, mtodo de arquivamento e sistema de
arquivamento. 2. Ao pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento
cessada a sua tramitao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ARQUIVO. "Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos." (BRASIL. Lei
8.159/1991, art. 2 .)
ARQUIVO. 1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados

por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no desempenho de suas atividades. 52.
Instituio ou servio que tem por finalidade a custdia,o processamento tcnico, a conservao
e utilizao de arquivos. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 135.)
ARQUIVO ADMINISTRATIVO. Arquivo (1) com predominncia de documentos

decorrentes do exerccio de atividades meio de uma instituio;expresso usada em oposio a
arquivo tcnico. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 135.)
ARQUIVO CENTRAL. Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos

aplicados aos arquivos (1) de uma administrao, podendo ou no assumira centralizao do
armazenamento. Tambm chamado arquivo geral. Ver tambm: Arquivo setorial. (CONS.
NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 135.)
ARQUIVO CORRENTE. 1. Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu

valor primrio, objeto de consultas freqentes pela entidade que o produziu, a quem compete
sua administrao. Arquivo (2) responsvel pelo arquivo corrente(1). (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ARQUIVO DIGITAL. Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por
um programa de computador e armazenada em suporte apropriado. (CONS. NAC.
ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )
ARQUIVO GERAL. Ver: Arquivo central.
ARQUIVO HISTRICO. Ver arquivo permanente.
ARQUIVO INTERMEDIRIO. 1. Conjunto de documentos originrios de arquivos

correntes(2), com uso pouco freqente, que aguarda destinao. 2. Arquivo(2) responsvel pelo
5 ... e conservados para servir de referncia, informao, prova ou fonte de pesquisa.

OLIVEIRA, Daise, 2003, p.187.
arquivo intermedirio(1). Tambm chamado pr-arquivo. 3. Depsito(1) de arquivos

intermedirios. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ARQUIVO PERMANENTE. 1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo

em funo de seu valor [secundrio]. 2. Arquivo(2) responsvel pelo arquivo permanente(1)
Tambm chamado arquivo histrico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...)
ARQUIVO PRIVADO. 1. Arquivo (1) produzido por instituio pblica no exerccio de suas
funes, independente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. 2. Arquivo (2)
integrante da administrao pblica. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 136.)
ARQUIVO PBLICO. Arquivo (1) produzido por pessoa fsica ou jurdica de direito
privado. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 136.)
ARQUIVO PBLICO. "So arquivos pblicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e
recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais,
em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; II - produzidos e
recebidos por agentes do Poder Pblico no exerccio de seu cargo ou funo ou deles
decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de
economia mista." (BRASIL. Decreto 4.073/2002, art. 15.)
ARQUIVO SETORIAL. 1. Arquivo(1) de um setor ou servio de uma administrao. 2.

Arquivo(2) responsvel pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo central, estar a ele
tecnicamente subordinado. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ARQUIVO TCNICO. Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do

exerccio das atividades-fim de uma instituio; expresso usada em oposio a arquivo
administrativo, (1) (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 137.)
ATIVIDADE. Aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de uma funo.

(BERNARDES & DELATORRE, 2007, p. 15 e 30.)
ATIVIDADE-FIM. Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio

Tambm chamada atividade finalstica. Ver tambm: Atividade-meio. (ARQUIVO
ATIVIDADE-MEIO. A atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma

instituio. Tambm chamada atividade mantenedora. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.) Ver tambm: Atividades-fim.
AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO. o termo que caracteriza a abertura do

processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja
relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes,
despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
AVALIAO. Processo de anlise de documentos de arquivo(1) que estabelece os prazos de

guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Ver tambm: comisso
de avaliao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
AVALIAO DE DOCUMENTOS. ... processo de anlise que permite a identificao dos

valores dos documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e destinao, seja para
eliminao ou para guarda permanente. O instrumento resultante da avaliao a Tabela de
Temporalidade de Documentos. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 67.)
CAMISA. Folha de papel almao utilizada para separar conjuntos de documentos dentro de
uma pasta. Ver tambm: pasta intercaladora.
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS. Sucessivas fases por que passam os documentos de
um arquivo (1), da sua produo at sua eliminao ou guarda permanente. Ver tambm:
Teoria das trs idades. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 137.)
CLASSE. Cada diviso que compe um sistema de classificao (1). (CONS. NAC. ARQ.
Classificao..., 2001, p. 137.)
CLASSIFICAO. Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas,

funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.
(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996)
CLASSIFICAO. O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s

atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos.
Podemos entender que a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo
produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizem
respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou no em estruturas
especficas, como departamentos, divises etc.). (GONALVES, Como classificar..., 1998, p.
12.)
CLASSIFICAO. 1. Organizao dos documentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordo

com um plano de classificao, cdigo de classificao ou quadro de arranjo. 2. Anlise e
identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo-se-lhes (sic) atribuir cdigos. 3. Atribuio a documentos, ou s
informaes neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislao especfica. Tambm
chamada classificao de segurana. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver
tambm: Desclassificao. Documento classificado. Documento sigiloso.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS. ...conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao rgo produtor, funo,
subfuno e atividade responsvel por sua produo ou acumulao. O instrumento resultante
da classificao o Plano de Classificao de Documentos. ... (BERNARDES, Como elaborar...,
2005, p. 68.)
CLASSIFICAO DECIMAL. Classificao(1) decorrente da aplicao do mtodo decimal.

(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)
CDIGO. Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, que, mediante uma
conveno, representam dados. Ver tambm: cifra e notao. (ARQUIVO NACIONAL.
CDIGO DE CLASSIFICAO. Cdigo derivado de um plano de classificao. (ARQUIVO

NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)
CDIGO DE CLASSIFICAO. O cdigo de classificao da srie documental a referncia

numrica que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades de
informaes: rgo produtor, funo, subfuno, atividade e srie documental. ...
(BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)
CDIGO DE CLASSIFICAO. Smbolo que representa um a classe ou subclasse de

documentos, integrante de um Plano de Classificao de Documentos e de uma Tabela de
Temporalidade e Destinao. O cdigo de classificao, no mtodo funcional, representa uma
funo, subfunco, atividade ou uma srie de documentos arquivsticos. O Conselho Nacional
de Arquivos usa o termo cdigo para referir-se ao Plano de Classificao, quando, na realidade,
os cdigos so elementos do Plano.
COMISSO DE AVALIAO E DESTINAO. Grupo multidisciplinar encarregado da

avaliao de documentos de um arquivo(1), responsvel pela elaborao da tabela de
temporalidade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Avaliao;

Destinao.
COMPLETEZA. Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os

elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-
administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar conseqncias. (CONS. NAC.
ARQUIVOS. Glossrio, 2009.) Ver tambm: Confiabilidade; Elemento intrnseco; Elemento
extrnseco.
CONFIABILIDADE. Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao

do fato. Existe quando um documento arquivstico pode sustentar o fato ao qual se refere, e
estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido
no processo de sua criao. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm:
Completeza.
CONTEXTO. Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do

contexto de um documento arquivstico o foco deixa de ser o documento em si e passa a
abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurdico-
administrativo, de procedimentos, de provenincia e tecnolgico. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009.)
CONTEXTO DE PROCEDIMENTOS. Refere-se a normas internas que regulam a produo,

tramitao, uso e arquivamento dos documentos da instituio. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009.)
CONTEXTO DE PROVENINCIA. Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos

internos que identificam a instituio produtora de documentos. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009. )
CONTEXTO DOCUMENTAL. Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros

instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, ao fundo.
(CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )
CONTEXTO JURDICO-ADMINISTRATIVO. Refere-se a leis e normas externas
instituio produtora de documentos as quais controlam a conduo das atividades dessa
mesma instituio. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )
CONTEXTO TECNOLGICO. Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e

padres) que envolve o documento. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )
CONSULTA. Busca direta ou indireta de informaes. (ARQUIVO NACIONAL,

Dicionrio..., 2005.) Ver tambm Acesso.
CORRESPONDNCIA. toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou

entidades, exceo dos processos. Quanto natureza: A correspondncia classifica-se em
interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida. (MINISTRIO..., Portaria ... 05,
2002.)
COTA. Ver notao.
CUSTDIA. Responsabilidade jurdica de guarda e proteo de arquivos(1),

independentemente de vnculo de propriedade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
DADO. Representao mnima de todo e qualquer elemento de contedo cognitivo, passvel

de ser transferida [comunicada], processada e interpretada de forma manual ou automtica.
(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio, 1996.)
DATA DE ACESSO. Momento a partir do qual um documento, submetido a classificao (...)

fica liberado para consulta. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)
DATA DE ACESSO. 1. Elemento de identificao cronolgica do fim da restrio de acesso a

um documento. 2. Elemento de identificao cronolgica do acesso efetuado a um documento
em meio eletrnico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
DATAS-BALIZA. Ver Datas-limite.
DATAS-LIMITE. Elemento de identificao cronolgica, em que so mencionados os anos de

incio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundo
ou coleo. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio...,
1996.)
DESAPENSAO. Separao de documento ou processo juntado por apensao.

(ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Apensao.
DESAPENSAO. a separao fsica de processos apensados. (MINISTRIO..., Portaria ...

05, 2002.)
DESCARTE. Excluso de documento de um arquivo (2) aps avaliao. (ARQUIVO

NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: eliminao.
DESCLASSIFICAO. Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta, no todo ou

em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: classificao.
DESCRIO. Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de

contedo dos documentos para elaborao de instrumentos de pesquisa. (ARQUIVO
NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumentos de pesquisa.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS. a retirada de peas de um processo, que poder

ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Desmembramento.
DESMEMBRAMENTO. a separao de parte da documentao de um ou mais processos

para formao de novo processo; o desmembramento de processo depender de autorizao e
instrues especficas do rgo interessado. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm:
Desentranhamento de peas.
DESPACHO. Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido
apreciao; o despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo
administrador, servidor pblico ou no. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
DESTINAO. Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos

para a guarda permanente, descarte ou eliminao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.)
DIGITALIZAO. Processo de converso de um documento para o formato digital por meio

de dispositivo apropriado, como um escner. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
DILIGNCIA. o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades
indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim
procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
DISTRIBUIO. a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a matria nele

tratada. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
DIVISES. Ver Guias.
DOCUMENTAO. 1. Conjunto de documentos (...) 2. Disciplina que trata da organizao e

do processamento de documentos, incluindo identificao, anlise, armazenamento,
recuperao e disseminao da informao (...) 3. Em processamento de dados, conjunto
organizado de documentos descritivos do sistema operacional e do software bsico.
(CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio, 1996.)
DOCUMENTAO. 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou servio de coleta, processamento

tcnico e disseminao de informaes e documentos. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.)
DOCUMENTAO TEXTUAL. Gnero documental que utiliza como linguagem bsica a

palavra escrita. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Documento
textual.
DOCUMENTO. Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o

formato. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
DOCUMENTO. toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta,

estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do
homem numa determinada poca ou lugar. De acordo com seus diversos elementos, formas e
contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero, a espcie e a natureza,
... (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentao textual. Documento
arquivstico. Documento especial Documento textual. Gnero documental.
DOCUMENTO ARQUIVSTICO. Informao registrada, independente da forma ou do

suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa,
dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova
dessas atividades. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossrio..., 2004, p. 7.)
DOCUMENTO ARQUIVSTICO. ... documento que um determinado organismo, seja ele

pessoa fsica ou jurdica, produz no exerccio de suas funes e atividades. Produo que pode
significar tanto a elaborao do documento pelo prprio organismo, como a recepo e
guarda). (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 20.)
DOCUMENTO ARQUIVSTICO. Registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o

magntico ou tico; produzidos ou acumulados por uma pessoa ou organizao pblica ou
privada, no exerccio de suas funes e atividades. (BERNARDES, Como fazer avaliao...,
2003, p. 4.)
DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL. Documento arquivstico codificado em dgitos

binrios produzido, transmitido e armazenado por sistema computacional. (CONS. NAC. ARQ.
CTDE. Glossrio..., 2004, p. 7. Ver tb: CONARQ, Res. 20, art. 1., 2.)
DOCUMENTO ARQUIVSTICO ELETRNICO. Documento eletrnico reconhecido e

tratado como um documento arquivstico. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver
tambm:: Documento arquivstico; Documento eletrnico.
DOCUMENTO CLASSIFICADO. 1. Documento submetido a algum cdigo ou sistema de

classificao (1 e 2). 2. Documento ao qual foi atribudo grau de sigilo. (ARQUIVO
DOCUMENTO COMPOSTO. As unidades documentais [denominadas documentos

compostos, so] os expedientes ou processos. (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 186.) Ver tambm:
Documento mltiplo.
DOCUMENTO DE ARQUIVO. Mesmo que documento arquivstico. "... documento que um

determinado organismo seja ele pessoa fsica ou jurdica produz no exerccio de suas funes e
atividades. Produo que pode significar tanto a elaborao do documento pelo prprio
organismo, como a recepo e guarda." (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 20.)
DOCUMENTO DE ARQUIVO. ...todos os registros de informao, em qualquer suporte,

inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos e entidades
da Administrao Pblica Estadual. Os documentos de arquivo so identificados como
correntes, intermedirios e permanente. Os documentos de arquivo, em razo de seus valores,
podem ter guarda temporria ou guarda permanente. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005,
p. 68.)
DOCUMENTO DIGITAL. Unidade de registro de informaes codificadas por meio de

dgitos binrios. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossrio..., 2004.)
DOCUMENTO ELETRNICO. Unidade de registro de informaes acessvel por meio de

um equipamento eletrnico. (CONARQ. CTDE. Glossrio, 2004.)
DOCUMENTO ESPECIAL. Documento em linguagem no-textual,

em suporte no convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que
exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e preservao, e cujo
acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao tecnolgica. (ARQUIVO NACIONAL.
DOCUMENTO MLTIPLO. Conjunto de itens materialmente indissolvel ou resultado de

acumulao de vrios documentos simples, no decorrer de sua trajetria. (BERNARDES &
DELATORRE, 2007, p. 14.) Unidade documental constituda fisicamente por vrios itens
documentais que no podem ser desmembrados fisicamente, o que constituiria uma mutilao
da unidade. Exemplo: livro de atas, dossi, pronturio, processo. Ver tambm: Documento
composto; Documento simples; Dossi; Processo.
DOCUMENTO OFICIAL. Documento emanado do poder pblico ou de entidades de direito

privado capaz de produzir efeitos de ordem jurdica na comprovao de um fato. (ARQUIVO
DOCUMENTO OSTENSIVO. Documento sem qualquer restrio de acesso. (ARQUIVO

DOCUMENTO PBLICO. Documento produzido, recebido e acumulado pelos rgos do

poder pblico no exerccio de suas atividades. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio...,
1996.)
DOCUMENTO PBLICO. 1. Do ponto de vista da acumulao, documento de arquivo

pblico(1). 2. Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder pblico. 3. Do
ponto de vista da produo, documento emanado do poder pblico. (ARQUIVO NACIONAL,
DOCUMENTO SIGILOSO. Documento que pela natureza de seu contedo sofre restrio de
acesso. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Documento Secreto. Grau
de sigilo.
DOCUMENTO SIMPLES. Unidade documental correspondente a um nico item documental

ou pea. Exemplo: uma carta, uma nota fiscal, um recibo. (BERNARDES & DELATORRE,
2007, p. 14.) Ver tambm: Documento composto.
DOCUMENTO SIMPLES. As unidades documentais simples so constitudas por um s

documento... (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 186.) Ver tambm: Documento composto;
Documento mltiplo.
DOCUMENTO SINGULAR. Ver documento simples.
DOCUMENTO TEXTUAL. Gnero documental integrado por documentos manuscritos,

datilografados ou impressos, como atas de reunio, cartas, decretos,livros de registro, panfletos
e relatrios. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Documentao
textual.
DOCUMENTOS DE ARQUIVO CORRENTES. ... aqueles em curso ou que se conservam

junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por elas
consultados. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)
DOCUMENTOS DE ARQUIVO INTERMEDIRIOS. ... aqueles com uso pouco freqente

que aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades (...) de Arquivo Intermedirio...
DOCUMENTOS DE ARQUIVO PERMANENTES. ... aqueles com valor histrico, probatrio

e informativo que devem ser definitivamente preservados. (BERNARDES, Como elaborar...,
2005, p. 68.)
DOCUMENTOS DE ARQUIVO DE GUARDA PERMANENTE. ... aqueles que, esgotados os

prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por fora das
informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de
direitos ou fonte de pesquisa. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)
DOCUMENTOS DE ARQUIVO DE GUARDA TEMPORRIA.

... aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que
tenham atribuies de arquivo (...) podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou
memria da Administrao... (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 68.)
DOCUMENTOS SECRETOS. So os que requerem rigorosas medidas de segurana e cujo

teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligao
ntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo
de sua responsabilidade funcional. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm:
Documentos sigilosos. Documentos ostensivos. Documentos reservados. Grau de sigilo.
DOCUMENTOS URGENTES. So os documentos cuja tramitao requer maior celeridade

que a rotineira. Ex.: Pedidos de informao oriundos do Poder Executivo, do Poder Judicirio e
das Casas do Congresso Nacional; mandados de segurana; licitaes judiciais ou
administrativas; pedidos de exonerao ou dispensa; demisso; auxlio - funeral; dirias para
afastamento da Instituio; folhas de pagamento; outros que, por convenincia da
Administrao ou por fora de lei, exijam tramitao preferencial. (MINISTRIO..., Portaria ...
05, 2002.)
DOCUMENTOS OSTENSIVOS. So documentos cujo acesso irrestrito. (MINISTRIO...,

Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentos sigilosos. Documentos ostensivos. Documentos
reservados. Grau de sigilo.
DOCUMENTOS RESERVADOS. So aqueles cujo assunto no deva ser do conhecimento do

pblico em geral. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Documentos sigilosos.
Documentos ostensivos. Documentos reservados. Grau de sigilo.
DOSSI. Unidade documental em que se renem informalmente documentos de natureza

diversa, para uma finalidade especfica. Ver tambm:: processo. (CAMARGO & BELLOTTO,
DOSSI. Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa,
lugar, projeto) que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Processo.
ELEMENTO EXTRNSECO. Atributo que caracteriza a forma externa do documento

arquivstico. Exemplo: tipo, cor e tamanho da letra; apresentao (textual, grfico, sonoro ou
multimdia); selo, logomarca; assinatura digital; links e outros. (CONS. NAC. ARQUIVOS.
Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Documento arquivstico; Elemento intrnseco.
ELEMENTO INTRNSECO. Atributo que caracteriza a forma interna do documento

arquivstico. Exemplo: autor, destinatrio, data, local, assinatura, assunto e outros. (CONS.
NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Documento arquivstico; Elemento
extrnseco.
ELIMINAO. Destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor

permanente. Tambm chamada expurgo de documentos. (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Descarte;6 Termo de eliminao.
ELIMINAO DE DOCUMENTOS PBLICOS. A eliminao de documentos produzidos

por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. (BRASIL. Lei 8.159 / 1991, art.
9o.) Ver tambm: Termo de eliminao.
ENTIDADE COLETIVA. Grupo de pessoas que age de maneira organizada e identificado

por nome especfico, variando no seu grau a forma de organizao, como movimentos sociais e
polticos, feiras, seminrios, conferncias, instituies econmicas, sociais, polticas e religiosas,
embarcaes e aeronaves. Tambm chamadas entidades corporativas. (ARQUIVO
ENTIDADE CUSTODIADORA. Entidade responsvel pela custdia e acesso(2) a um acervo.

Tambm chamada custodiador. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ENTIDADE PRODUTORA. Entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia

identificada como geradora de arquivo(1). Tambm chamada produtor. (ARQUIVO
ESPCIE DOCUMENTAL. Configurao que assume um documento de acordo com a

disposio e a natureza das informaes (1) nele contidas. Exemplos: ata, boletim, certido,
declarao, relatrio. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm:: tipo
documental.
ETIQUETAS. Ver Tiras de insero.
EXPEDIENTE. Unidade administrativa encarregada da expedio de correspondncia.

(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Protocolo.
FASE CORRENTE. Primeira fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que os
documentos encontram-se em tramitao ou concluram sua tramitao, mas, sendo ainda
objeto de consultas freqentes. Ver tambm: Arquivo corrente; Ciclo de vida dos documentos.
6
Sobre eliminao, consultar, ainda, as Resolues 05
e 07 do Conselho Nacional de Arquivos,
disponveis na pgina www.conarq.arquivonacional.gov.br
FASE INTERMEDIRIA. Segunda fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que
estes so consultados eventualmente e esto aguardando destinao, no sendo guardados pelo
produtor/acumulador.
FASE PERMANENTE. Terceira fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos em que
estes, pelo seu valor secundrio so objeto de guarda permanente.
FICHRIO. Conjunto de fichas ordenadas segundo critrios preestabelecidos, utilizadas para

fins de controle e recuperao de documentos e informao. 2. Mvel utilizado para guarda de
fichas. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
FIDEDIGNIDADE. Ver confiabilidade.
FOLHA DO PROCESSO. So as duas faces de uma pgina do processo. (MINISTRIO...,

Portaria ... 05, 2002.)
FUNO. Corresponde ao conjunto das atividades que um rgo pblico ou empresa

privada exerce para a consecuo de seus objetivos. As funes podem ser diretas ou essenciais
[funes finalsticas] e indiretas ou auxiliares... [funes administrativas]. (BERNARDES &
DELATORE, p. 30.) Ver tambm: Subfuno.
FUNDO. Conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a

arquivo(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
FUNDO. Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade
que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos (1) de outras [entidades].
(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) 7
FUNDO ABERTO. Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em funo (...)
de a entidade produtora continuar em atividade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005.)
FUNDO FECHADO. Fundo que no recebe acrscimos de documentos em funo de a

entidade produtora no se encontrar mais em atividade. (ARQUIVO NACIONAL,
GNERO DOCUMENTAL. Configurao que assume um documento de acordo com o

sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. (CAMARGO & BELLOTTO.
GNERO TEXTUAL. Ver Documentao textual; Documento textual.
GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS. A CTDE [Cmara Tcnica de Documentos

Eletrnicos] entende gesto arquivstica de documentos como sinnimo de gesto documental,
ressaltando a caracterstica arquivstica desta gesto para diferencia-la de outros tipos de
gerenciamento de documentos. (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Modelo... p. 14, nota 7.)
GESTO DE DOCUMENTOS. Considera-se gesto de documentos o conjunto de

procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. (BRASIL. Lei 8.159 / 91, art. 3.) Termo equivalente a gesto documental.
7 A convivncia de um fundo com fundos de outras entidades ocorre no caso de todos eles
estarem recolhidos a um instituio arquivstica de natureza custodiadora de fundos.
GESTO DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e

eficincia na criao, tramitao, classificao (1), uso primrio e avaliao de arquivos (1).
(CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Termo equivalente a gesto documental.
GESTO DE DOCUMENTOS. Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes

produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento(1 e 2). (ARQUIVO NACIONAL,
Dicionrio..., 2005.) Termo equivalente a gesto documental.
GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. ... conjunto de procedimentos e operaes

tcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao, uso, arquivamento e
reproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos arquivos. (BERNARDES, Como
elaborar..., 2005, p. 69.) Termo equivalente a gesto documental.
GRAU DE SIGILO. Indicador dos nveis de restrio ao acesso {a documentos]. (CAMARGO

& BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: classificao.
GRAU DE SIGILO. Gradao de sigilo atribuda a um documento em razo da natureza de

seu contedo e com o objetivo de limitar sua divulgao a quem tenha necessidade de conhec-
lo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Classificao.
GUARDA PERMANENTE. Os documentos destinados guarda permanente so aqueles cuja

informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e para a comunidade. Esses
documentos, alm do valor administrativo, legal e fiscal,encerram tambm valor de prova e
como fonte para a pesquisa e, portanto, devem ser definitivamente preservados.
(BERNARDES & DELATORRE, p. 41.)
GUARDA PROVISRIA. ... tempo de permanncia de cada conjunto documental na unidade

produtora e na unidade com atribuies de arquivo. (BERNARDES & DELATORRE, 2007, p.
38.)
GUIA. So cartes resistentes, do tamanho das pastas ou das fichas; as guias so usadas para
auxiliar o arquivamento vertical e o encontro rpido dos documentos pois separam as vrias
sees nas gavetas dos arquivos. Servem tambm para proteger as pastas, para manter a
arrumao vertical em ordem e para evitar enganos no arquivamento. Essas guias so
chamadas, tambm, divises ou ndices.A guia divisria dever ser do tamanho das pastas ou
fichas e dotada de projeo na parte superior. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 41.)
Ver tambm Guia divisria.
GUIA DIVISRIA. Retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees
dos [gavetes dos] arquivos ou fichrios reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas.
Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. (PAES, Arquivos
teoria e prtica, 1997, p. 44.)
GUIA DE RECOLHIMENTO. Instrumento de controle de entrada de documentos em setores

de arquivos permanentes. 8
GUIA DE TRANSFERNCIA. Instrumento de controle de entrada de documentos em

[setores de] arquivos intermedirios. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 140)
GUIA FORA. Indicador (carto, ficha, folha anotada) que se coloca no lugar de uma unidade
de arquivo, [ou] item documental, indicando que foi retirado(a) temporariamente para
consulta, processamento tcnico ou outra finalidade administrativa. (NAGEL, Dicionrio...,
1989.)
8 As fontes consultadas para a elaborao deste Glossrio, no definem Guia de recolhimento.

Sua definio foi adaptada da definio para Guia de transferncia.
GUIA-FORA. Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou pea [item]

documental para assinalar sua remoo temporria. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio...,
1996.)
NDICE. a designao convencionada para designar as guias e pastas. Elas podem ser
numricas, codificadas, alfabticas ou nominais, segundo as determinaes do mtodo de
arquivamento adotado. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 42.) Ver tambm Guia.
NDICE. Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contido em

documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referencias para sua
localizao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumento de busca;
Guia.
INFORMAO: 1. Todo e qualquer elemento referencial [noo, idia ou mensagem] contido

num documento (...) 2. Em processamento de dados, um ou mais dados articulados colocados
na memria do computador. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm:
Dado.
INFORMAO ARQUIVSTICA. Informao orgnica registrada, isto , informao contida

em documento arquivstico. (LOPES, A informao e os arquivos ..., 1996, p. 32.)
INSTRUMENTO DE BUSCA. Ver Instrumento de pesquisa.
INSTRUMENTO DE PESQUISA. Meio que permite a identificao, localizao ou consulta a

documentos ou a informaes neles contidas. Expresso normalmente empregada em arquivos
permanentes(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Instrumento
descritivo.
INSTRUMENTO DESCRITIVO. "Obra de referncia, publicada ou no, que identifica,

localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, sries e peas
documentais existentes em um arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso
ao acervo." (CAMARGO & BELLOTO, Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Instrumentos de
pesquisa.
ITEM DOCUMENTAL. .A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. Pode ser

constituda de uma ou mais folhas ou de um volume. (NAGEL, Dicionrio..., 1989.)
ITEM DOCUMENTAL. Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm referido como

pea. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 141.)
ITEM DOCUMENTAL. 1. Menor unidade documental, intelectualmente indivisvel,

integrante de dossis ou processos. 2. Unidade documental fisicamente indivisvel. Tambm
chamada pea. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
JANELA. ... abertura central [de uma projeo de metal] (...) onde colocamos pequenas tiras
(rtulos) com as notaes desejadas. (PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 42.) Ver tambm
Tiras de insero.
JUNTADA. Ao pela qual se insere a um processo, definitivamente, documento [inclusive

outro processo] que, pela sua natureza, dele deva fazer parte integrante. (CAMARGO &
BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Anexao; Apensao. Juntada por anexao.
Juntada por apensao.
JUNTADA. 1. Apensao ou anexao de um processo a outro. 2. Juno de documentos a um

processo. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Anexao; Apensao;
Juntada por anexao. Juntada por apensao.
JUNTADA. a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se

por Anexao ou Apensao. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao;
Apensao; Juntada por anexao. Juntada por apensao.
JUNTADA POR ANEXAO. a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais

processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. (MINISTRIO...,
Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao; Apensao
JUNTADA POR APENSAO. a unio provisria de um ou mais processos a um processo

mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes,
com o mesmo interessado ou no. Ex. Um processo de solicitao de aposentadoria de servidor
pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo, constituir
um nico processo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Anexao; Apensao
LISTAGEM DE ELIMINAO. Registro de informaes sobre os documentos arquivsticos

que sero eliminados. (CONS. NAC. ARQ., Res. no. 7, de 20 de maio de 1997, art. 3.)
LISTAGEM DE ELIMINAO. Relao de documentos cuja eliminao foi autorizada por

autoridade competente. Tambm chamada lista de eliminao. (ARQUIVO NACIONAL,
MASSA ACUMULADA. Conjunto dos documentos de arquivo de uma entidade que no foi
objeto de classificao e avaliao.
MTODO DE ARQUIVAMENTO. Seqncia de operaes que determina a disposio dos

documentos de um arquivo(1) ou coleo, uns em relao aos outros , e a identificao de cada
um. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Arranjo; Ordenamento dos
documentos da srie.
MTODO DECIMAL. Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano prvio de
distribuio dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em
dez subclasses e assim por diante. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
METRO LINEAR. Unidade de medida de extenso dos arquivos(1). (CAMARGO &

BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)
MINUTA. Verso preliminar de documento sujeita aprovao. (ARQUIVO NACIONAL,

Dicionrio..., 2005.) Ver tambm Original.
MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTO

ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (e-ARQ). Especificao de requisitos a serem
cumpridos pela entidade titular do arquivo pelo sistema de gesto arquivstica pelos
documentos com a finalidade de garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso aos
documentos. Tem por objetivos orientar a implantao da GAD em acervos hbridos e fornecer
especificaes tcnicas e funcionais e metadados para orientar avaliao/aquisio de sistema
pr-existente, a especificao de um sistema e o desenvolvimento de um sistema. (CONS. NAC.
ARQ. CTDE. Modelo... p. 3, 6-7.) A funo primordial do e-ARQ ... garantir que os
documentos arquivsticos digitais sejam produzidos e mantidos de forma confivel, autntica e
permaneam acessveis. (Idem, p. 7.)
MOVIMENTAO. Ver: Tramitao.
NOTAO. Identificao das unidades de arquivamento, feita atravs de nmeros, letras ou
combinao de nmeros e letras, para permitir sua localizao nos depsitos. (CAMARGO &
BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Cdigo.
NOTAO. Cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das unidades de

arquivamento. Tambm chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a (...) [Norma
Brasileira de Descrio Arquivstica NOBRADE],9 equivale a cdigo de referncia.
NUMERAO DE PEAS. a numerao atribuda s partes integrantes do processo.

(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Pea.
ORDENAMENTO DOS DOCUMENTOS DENTRO DA SRIE. Disposio dos documentos

de uma srie, a partir de elemento convencionado para sua recuperao. (CAMARGO &
BELLOTO, Dicionrio..., 1996.) Mesmo que mtodo de arquivamento.
ORGANICIDADE. Relaes que os documentos arquivsticos guardam entre si e que

expressam as funes e atividades da pessoa ou organizao que os produziu. A organicidade
se constitui em um atributo essencial para que um determinado conjunto de documentos seja
considerado um arquivo. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009. )
ORGANICIDADE. Relao natural entre documentos de um arquivo(1) em decorrncia das

atividades da entidade produtora. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
ORIGINAL. 1 Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. 2 Verso final
de um documento, j na sua forma apropriada. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
Ver tambm Minuta.
PGINA DO PROCESSO. cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Processo.
PASTA INTERCALADORA. Pasta utilizadas para separar grupos de documentos dentro de

outra pasta. Ver tambm: Camisa.
PATRIMNIO ARQUIVSTICO. Conjunto dos arquivos(1) de valor permanente, pblicos

ou privados, existentes no mbito [de um pas],10 de uma nao, de um estado ou de um
municpio . (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
PCD. Sigla de Plano de Classificao de Documentos.
PEA. Unidade documental materialmente indivisvel. (CAMARGO e BELLOTTO.

Dicionrio..., 1996.) Ver tambm: Item documental. Ver tambm: Numerao de pea; Pea do
processo.
PEA DO PROCESSO. o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex:
Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de
vdeo, nota fiscal, entre outros. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Processo.
PERODO DE RETENO. Ver prazo de guarda.
PLANO DE CLASSIFICAO. A classificao geralmente traduzida em esquema no qual a

hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. Esse esquema
chamado plano de classificao. (GONALVES, Como classificar..., 1998, p. 12.) Esta
expresso mais utilizada em arquivos em fase corrente. Ver tambm: Cdigo de classificao;
Plano de classificao de documentos.
9 O texto original menciona a norma ISAD(G) e no a NOBRADE.

10
O acrscimo [de um pas] provm de (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio...)
PLANO DE CLASSIFICAO. Esquema de distribuio de documentos em classes, (...)

elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do
arquivo(1) por ela produzido. Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.
(ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Esta expresso mais utilizada em arquivos em
fase corrente. Ver tambm: Cdigo de classificao.
PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS. o instrumento utilizado para classificar

todo e qualquer documento de arquivo. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 69.)
PRAZO DE ELIMINAO. Prazo fixado em Tabela de Temporalidade [e Destinao] ao fim

do qual os documentos no considerados de valor permanente devero ser eliminados.
PRAZO DE GUARDA. Prazo, definido na Tabela de Temporalidade [e Destinao] e baseado

em estimativa de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente(2) ou no
arquivo intermedirio(2), ao fim do qual a destinao efetivada. 11 Tambm chamado perodo
de reteno ou prazo de reteno. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.)
PRAZO DE PRECAUO. Intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por

precauo, antes de elimina-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. (BERNARDES,
Como elaborar..., 2005, p. 70.)
PRAZO DE PRESCRIO. Intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do

Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos
documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou a suspenso da prescrio, em
conformidade com a legislao vigente. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 70.)
PRAZO DE RETENO. Ver prazo de guarda.
PRAZO DE VIGNCIA. Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos

administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produo.
PRESCRIO. Extino de prazos para a aquisio ou perda de direitos contidos nos

documentos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Vigncia.
PRESERVAO. Funo arquivstica destinada a assegurar as atividades de

acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de documentos. (CAMARGO
e BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)
PRESERVAO. "... toda ao que se destina a salvaguardar ou recuperar as condies fsicas

e proporcionar a permanncia aos materiais dos suportes..." (SILVA, 1998, p. 2.)
PRINCPIO DA PROVENINCIA. Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o

arquivo(1) produzido por uma entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica] ou famlia no deve
ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio de respeito aos
fundos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio.... 2005.)
PRINCPIO DE RESPEITO AOS FUNDOS. Ver Princpio da provenincia.
PROCEDNCIA. A instituio que originou o documento. (MINISTRIO..., Portaria ... 05,

2002.)
11 Ao final do prazo de guarda no setor de arquivo corrente, os documentos podem ser

eliminados ou transferidos para o setor de arquivo permanente, conforme determinar a
Tabela de Temporalidade e Destinao.
PROCESSO. Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza

diversa, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto
materialmente indivisvel. (CAMARGO e BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)
PROCESSO. Termo geralmente usado na administrao pblica para designar o conjunto de

documentos, reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ao administrativa ou judiciria. (PAES. Arquivo, teoria e prtica, 1997, p.
27.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina do processo; Pea do processo.
PROCESSO. o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais

detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou,
ainda, instrues para pagamento de despesas; assim, o documento protocolado e autuado
pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
Ver tambm: Folha do processo; Processo acessrio; Processo principal.
PROCESSO. Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao

administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO
NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina do
processo; Pea do processo.
PROCESSO. Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao

administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. (ARQUIVO
NACIONAL. Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Dossi; Documento mltiplo; Pgina do
processo; Pea do processo.
PROCESSO ACESSRIO. o processo que apresenta matria indispensvel instruo do

processo principal. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Folha do processo;
Processo; Processo principal
PROCESSO PRINCIPAL. o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a
anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso. (MINISTRIO...,
Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Folha do processo; Processo; Processo acessrio.
PRODUTOR. Pessoa fsica ou jurdica que produz, recebe ou acumula documentos

arquivsticos em funo de seu mandato/misso, funes ou atividades. (CONS. NAC.
ARQUIVOS. Glossrio. 2009.)
PROJEO. Salincia colocada ou existente na parte superior das fichas, guias ou pastas
suspensas destinada ao registro de informaes, permitindo rpida visualizao. (CONS.
NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 143.)
PROJEO. Salincia que se apresenta na parte superior de uma guia [ou pasta], podendo ser
de ao, plstico ou do mesmo material da guia [ou pasta]. Destina-se a receber a notao. Pode
ter a dimenso correspondente a metade, um tero, um quarto ou um quinto da largura da guia
[ou pasta]. A projeo pode aparecer disposta em diferentes posies, para favorecer sua
visibilidade, de acordo com sua dimenso. (GORBEA, e outros. Sistemas de arquivos..., 1976, p.
26-27). As projees recebem as notaes determinadas pelo mtodo de arquivamento.
(PRADO, A tcnica de arquivar, 1974, p. 41.)
PRONTURIO. Dossi cujo objeto uma pessoa fsica. Pode ser funcional, mdico ou policial.
PROTOCOLO. Servio encarregado do recebimento, registro, classificao(2), distribuio,

controle da tramitao e expedio de documentos. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio...,
2005.) Ver tambm: Protocolo central; Protocolo setorial.
PROTOCOLO. Setor encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio interna,

controle da tramitao, e expedio de documentos para destinatrios externos. (MACHADO &
CAMARGO. Como implantar arquivos pblicos municipais, 2000, p. 23. CAMARGO &
BELLOTTO, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Protocolo central; Protocolo setorial.
PROTOCOLO CENTRAL. a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dos

procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Protocolo; Protocolo setorial.
PROTOCOLO SETORIAL. a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgos ou
entidades, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos
no mbito da rea a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do
protocolo central. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Protocolo central;
Protocolo setorial.
PROVENINCIA. Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa [fsica ou jurdica]
ou famlia produtora de arquivos(1). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver
tambm: Entidade produtora; Princpio da provenincia.
QUADRO DE ARRANJO. Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um

arquivo(1), a partir do estudo das estruturas, funes ou atividades da entidade produtora e da
anlise do acervo. Expresso adotada em arquivos permanentes(2). (ARQUIVO NACIONAL,
RECOLHIMENTO. 1. Entrada de documentos pblicos em arquivos permanentes(2), com

competncia formalmente estabelecida. 2. Operao pela qual um conjunto de documentos
passa do arquivo intermedirio(2) para o arquivo permanente(2). (ARQUIVO NACIONAL,
RECUPERAO DA INFORMAO. Identificao ou localizao da informao desejada.

REGISTRO. a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio, destinado a

controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas
caractersticas fundamentais, aos interessados. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
RTULOS. Ver Tiras de insero.

SELEO. Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao,
mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.
SRIE. Seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. (CAMARGO & BELLOTTO.

SRIE. Subdiviso do quadro de arranjo que corresponde a uma seqncia de documentos

relativos a uma mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto. (ARQUIVO
SRIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos do mesmo tipo produzido pelo mesmo

rgo, resultante do exerccio da mesma funo [subfuno] ou atividade do rgo, tendo
formas de produo e tramitao idnticas e obedecendo mesma temporalidade e destinao.
(BERNARDES, Como fazer avaliao... 2003, p. 11.)
SRIE DOCUMENTAL Conjunto de documentos do mesmo tipo produzido pelo mesmo

rgo, resultante do exerccio da mesma funo ou atividade do rgo, tendo formas de
produo e tramitao idnticas e obedecendo mesma temporalidade e destinao.
(BERNARDES, Como fazer avaliao..., 2003, p. 11.)
SIGILO. Ver Grau de sigilo.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO. Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de

arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a organizao e a preservao de
documentos ou arquivos(1), bem como o acesso(1) s informaes neles contidas. (ARQUIVO
SISTEMA DE ARQUIVOS. Conjunto de arquivos(2) de uma mesma esfera governamental ou

de uma mesma entidade, pblica ou privada, que, independente da posio que ocupam nas
respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
consecuo de objetivos tcnicos comuns. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.)
SISTEMA DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS.

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas cuja interao permite a eficincia e a eficcia
da gesto arquivstica de documentos. (CONS. NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver
tambm:: Gesto arquivstica de documentos; Sistema informatizado de gesto arquivstica de
documentos.
SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS. Sistema

desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos
arquivsticos, sejam os documentos convencionais ou os digitais, convencionais e dinmicos,
inclusive pginas web e bancos de dados. As aes do SIGAD aplicam-se a documentos
convencionais, ao registrar suas referncias, podendo, ainda, incorporar imagens digitalizadas
dos documentos. Aplicam-se, ainda aos documentos digitais, atravs de sua captura,
armazenamento e promoo de acesso. O SIGAD poder ser composto por software nico ou
vrios softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Seu sucesso depender da
implantao prvia de um Programa de Gesto Arquivstica de Documentos. (CONS. NAC.
ARQ. CTDE. Modelo... p. 4-5.)
SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS.

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caracterstico do sistema de gesto
arquivstica de documentos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes digitais ou
em ambientes hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao mesmo tempo. (CONS.
NAC. ARQUIVOS. Glossrio. 2009.) Ver tambm:: Gesto arquivstica de documentos.
SUBFUNO. ...agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma

modalidade da respectiva funo. (BERNARDES, Como elaborar..., 2005, p. 70.) Ver tambm:
Funo.
SUPORTE. Material sobre o qual as informaes so registradas. (CAMARGO & BELLOTTO.

Dicionrio..., 1996.) Exemplo: papel, fita magntica, filme de nitrato, digital.
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO. Instrumento de destinao, aprovado

por autoridade competente, que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a
transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. (ARQUIVO NACIONAL,
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO. "Instrumento aprovado por autoridade

competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente),
define prazos para a guarda temporria (vigncia, prescrio e precauo), em funo de seus
valores administrativos, legais, fiscais e determina prazos para sua transferncia, recolhimento e
eliminao." (BERNARDES, Como fazer avaliao..., 2003, p. 8.)
TEORIADAS TRS IDADES. Teoria segundo a qual os arquivos correntes, intermedirios ou

permanentes, de acordo com a freqncia de uso por suas entidades produtoras e a
identificao de seus valores primrio e secundrio. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,

2005.) Ver tambm: Ciclo de vida dos documentos.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS. uma nota utilizada para informar sobre

a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm:
Desentranhamento.
TERMO DE DESAPENSAO. uma nota utilizada para registrar a separao fsica de dois
ou mais processos apensados; pode ser por intermdio de carimbo especfico. (MINISTRIO...,
Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Apensao.
TERMO DE ELIMINAO. 12 Instrumento que rene informaes sucintas sobre os
documentos que, aps terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na tabela de
temporalidade, foram eliminados. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., p. 146.) Ver tambm:
Listagem de eliminao.
TERMO DE ENCERRAMENTO. uma nota utilizada para registrar o encerramento do

processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA. uma nota utilizada para registrar a juntada
de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.) Ver tambm: Juntada
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA. uma nota utilizada para registrar a

retirada de folha(s) ou pea(s) do processo; pode ser por intermdio de carimbo especfico.
(MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
TERMO DE RESSALVA. uma nota utilizada para informar que uma pea foi retirada do
processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de
uma pea; pode ser por intermdio de carimbo especfico. (MINISTRIO..., Portaria ... 05,
2002.)
TIPO DOCUMENTAL. Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a
atividade que a gerou. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionrio..., 1996.) Exemplo: boletim de
ocorrncia, certido de bito, declarao de bens, relatrio de fiscalizao. Significa o mesmo
que Tipologia documental. Ver tambm: Srie documental.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Ver Tipo documental.
TIRA DE INSERO. So pequenos rtulos que podem ser encaixados nas janelas das
projees ou nas barras inferiores dos porta-fichas usados nos arquivos horizontais modernos,
trazendo as notaes identificadoras. (PRADO. A tcnica de arquivar..., 1974, p. 42.)
TIRA DE INSERO. uma tira de papel gomado ou cartolina, picotada, onde se escrevem
as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. (PAES, Arquivo, teoria
e prtica..., 1997, p. 47.)
TRAMITAO. a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa,

atravs de sistema prprio. (MINISTRIO..., Portaria ... 05, 2002.)
TRAMITAO. Curso do documento desde sua produo ou recepo at o cumprimento de

sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. (ARQUIVO
12
Sobre o temo de eliminao, ver o artigo 4. da Resoluo 7, de 20 de maio de 1997, do
Conselho Nacional de Arquivos, disponvel em www.conarq.arquivonacional.gov.br
TRMITE. Ver Tramitao.
TRANSFERNCIA. Passagem de documentos do arquivo corrente(2) para o arquivo

intermedirio(2). (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
TRATAMENTO ARQUIVSTICO. Conjunto de operaes e tarefas que se aplicam aos

documentos em cada fase de seu ciclo de vida,com o objetivo de garantir sua conservao,
organizao, acessibilidade e utilizao de acordo com a finalidade que determinou sua
produo. (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 187.) Ver tambm: Gesto documental.
TRIAGEM. Ver Seleo.
TTD. Sigla de Tabela Temporalidade e Destinao.
UNIDADE ACUMULADORA. Setor da Instituio responsvel pela produo/recepo de

documentos arquivsticos. O mesmo que rgo acumulador. Ver tambm: Acumulao.
UNIDADE CUSTODIADORA. Entidade ou setor responsvel pela custdia de documentos

arquivsticos.
UNIDADE DE ACONDICIONAMENTO. Ver Unidade de arquivamento, conforme

CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO. Recipiente, invlucro ou formato(1) que se tomam por

base para fins de acondicionamento e armazenamento. (CAMARGO & BELLOTTO,
Dicionrio... 1996.) Neste sentido, para evitar confuso terminolgica, seria prefervel utilizar o
termo unidade de acondicionamento.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO. Documento(s) tomado(s) por base para fins de

classificao(1), arranjo, armazenamento(1) e notao. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio...,
2005) Ver tambm: Dossi; Processo.
UNIDADE PRODUTORA. Ver Acumulao; Unidade acumuladora.
VALOR ADMINISTRATIVO. Valor que um documento possui para a atividade

administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova
seus atos. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor primrio.
VALOR ARQUIVSTICO. 13 Ver Valor permanente.
VALOR FISCAL. Valor atribudo a documentos ou arquivos(1) para comprovao de

operaes financeiras ou fiscais. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor
primrio.
VALOR HISTRICO. Ver Valor permanente.
VALOR INFORMATIVO. Qualidade pela qual um documento, independentemente de seu

valor probatrio (...), permite conhecer seres, coisas e fatos. (CAMARGO & BELLOTTO,
Dicionrio... 1996.) Integra o valor secundrio.
VALOR INFORMATIVO. Valor que um documento possui pelas informaes nele contidas
independentemente de seu valor probatrio. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
Integra o valor primrio.
13 Consideramos inapropriada a expresso valor arquivstico nesta definio, pois os

documentos com valor primrio tambm tm valor arquivstico.
VALOR LEGAL. Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio.., 2005.) Integra o valor primrio.
Ver tambm: Valor probatrio.
VALOR PERMANENTE. Valor probatrio ou valor informativo que justifica a guarda

permanente de um documento em um arquivo(1). Tambm chamado valor arquivstico ou
valor histrico. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Integra o valor secundrio.
VALOR PRIMRIO. Valor primrio ou imediato (...) decorre da razo pela qual o documento
foi gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades, destacando-se o valor
administrativo, fiscal e legal. (BERNARDES & DELATORRE, 2007, p. 37.) Negrito nosso.
VALOR PRIMRIO. Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para
a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
VALOR PROBATRIO. 1. Qualidade pela qual um documento evidencia a existncia ou a

veracidade de um fato. 14 (...) 2. Qualidade pela qual os documentos de arquivo (1) permitem
conhecer a origem, a estrutura, a competncia e/ou o funcionamento da instituio que os
produziu. 15 (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)
VALOR PROBATRIO. Valor intrnseco que permite a um documento de arquivo(1) servir

de prova legal. Ver tambm: valor legal. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.)
VALOR SECUNDRIO. Qualidade informativa que um documento pode possuir para alm
de seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, Dicionrio... 1996.)
VALOR SECUNDRIO. Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa

ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. (ARQUIVO NACIONAL,
VERSO. Uma ou mais variantes de um mesmo documento. (CONS. NAC. ARQUIVOS.

Glossrio. 2009.) Ver tambm: Minuta.
VIGNCIA. Perodo no qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies

contidos nos documentos. (CONS. NAC. ARQ. Classificao..., 2001, p. 146.) Ver tambm:
Prescrio.
14 Neste sentido igual a valor legal.

15 Neste sentido constitui um aspecto do valor secundrio.
REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicaes Tcnicas, 41) Disponvel em:
www.conarq.arquivonacional.gov.br.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como fazer avaliao de documentos de arquivo. So Paulo:

Associao de Arquivistas de So Paulo; Arquivo do Estado, 2003. 12 + 6 + 3 + 45 p. (Projeto
Como Fazer, Oficinas 2003)
---------------------. (Coord.) Como elaborar Plano de Classificao e Tabela de temporalidade de

documentos: atividades-fim. So Paulo: Arquivo do Estado de So Paulo; Secretaria de estado
de Cultura, 205. 107 p.
------------------- & DELATORRE, Hilda. Como elaborar plano de classificao e tabela de

temporalidade. Manual. So Paulo: Associao dos Arquivistas de So Paulo, 2007. 53 p.
(Projeto Como Fazer, Oficinas 2007)
BRASIL. Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de

1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
BRASIL. Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos
Pblicos e Privados e d outras providncias.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; & BELLOTTO, Helosa Liberalli. Dicionrio de

terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regional
de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura. 1996.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e destinao de

documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2001. 156p. Disponvel em: www.conarq.arquivonacional.gov.br.
--------------. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. Glossrio de documentos

arquivsticos digitais. Rio de Janeiro: 2004. 17 p.
--------------. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos CTDE. Glossrio. Verso 5.0 Rio de
Janeiro: CONARQ, 2009.
---------------. Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. Modelo de requisitos para sistemas

informatizados de gesto arquivstica de documentos; e-ARQ. Verso 0. Rio de Janeiro: 2006.
107 p.
GONALVES, Janice Como classificar e ordenar documentos de arquivos. So Paulo:

Associao dos Arquivistas de So Paulo; Arquivo do Estado, 1998. 38 p. (Projeto Como Fazer,
2) Disponvel em:
http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf2.pdf
GORBEA, Josefina Q. de, GARCIA-DIAZ, Eva S. de, VELA, Olga M. de. Sistemas de arquivos e
controle de documentos. 2. ed. So Paulo: Atlas, 1976.
LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos: teoria e prtica. Niteri: EDUFF; So Carlos:
Ed. Da UFSCar, 1996.
MACHADO, Helena Corra & CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Como implantar arquivos
pblicos municipais. 2. ed. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial do Estado, 2000. 87
p. (Como fazer, 3).
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Secretria-Adjunta de

Logstica e Tecnologia da Informao. Portaria normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002.
Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da
Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios
Gerais - SISG.
NAGEL, Rolf. (Ed.) Dicionrio de termos arquivsticos; subsdios para uma terminologia
arquivstica brasileira. Salvador: Universidade Federal da Bahia; Bonn: Fundao Alem para
o Desenvolvimento Internacional, 1989. 110 p.
OLIVEIRA, Daise Apparecida. Gesto sistmica de documentos e informaes... So Jos dos

Campos: Prefeitura Municipal, 2003. 189 p.
PAES, Marilena Leite. Arquivos especiais. Arquivo, teoria & prtica. 3. ed. rev. e ampl. Rio de
Janeiro: Editora da Fundao Getlio Vargas, 1997.
PRADO, Heloisa de Almeida. A tcnica de arquivar. 2. ed. rev. aum. Rio de Janeiro: Livros
Tcnicos e Cientficos, 1974. 160 p.
SCHELLENBERG, T. R. Documentos pblicos e privados; arranjo e descrio. 2. ed. Rio de

Janeiro, Fundao Getlio Vargas, 1980.
SILVA, Srgio Conde de Albite. Algumas reflexes sobre preservao de acervos em arquivos
e bibliotecas. Rio de Janeiro: Centro de Memria da Academia Brasileira de Letras, 1998.
(Comunicao Tcnica, 1) Disponvel: <www.cpba.net>. Capturado em
17/04/2003.

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PCD 063.

Universidade Federal de Juiz de Fora

GLOSSRIO BSICO DE ARQUIVOLOGIA

Prof. Galba Ribeiro Di Mambro

Juiz de Fora Maio de 2013

A elaborao do Glossrio partiu da anlise do glossrio elaborado pelo Conselho Nacional de

1 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e destinao de

ACERVO. Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

ACESSO. 1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Funo arquivstica destinada a tornar

ACONDICIONAMENTO. Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma

ACUMULAO. Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades

AMOSTRAGEM. Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado

AMOSTRAGEM. Tcnica de seleo em que, de um dado conjunto de documentos elege-se

ANEXAO. Juntada, em carter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na

ANEXO. 1. Documento ou processo juntado, em carter definitivo, a outro documento ou

APENSAO. Juntada, em carter temporrio, 4 com o objetivo de elucidar ou subsidiar a

APENSAMENTO. Ao pela qual se rene a um processo, em carter provisrio ou definitivo,

APENSO. Documento ou processo juntado a processo, sem contudo passar a integr-lo.

4 A definio de apensamento, dada pelo CAMARGO & BELLOTTO, admite o carter

APENSO. Documento reunido a um processo por apensamento. (CAMARGO & BELLOTTO,

ARRANJO. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam a organizao dos

ARRANJO. Ordenamento fsico dos documentos visando torn-los inteligveis e utilizveis,

ARQUIVAMENTO. Conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de

ARQUIVAMENTO. 1. Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda

ARQUIVO. "Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos

ARQUIVO. 1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados

ARQUIVO ADMINISTRATIVO. Arquivo (1) com predominncia de documentos

ARQUIVO CENTRAL. Unidade responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos

ARQUIVO CORRENTE. 1. Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu

ARQUIVO GERAL. Ver: Arquivo central.

ARQUIVO HISTRICO. Ver arquivo permanente.

ARQUIVO INTERMEDIRIO. 1. Conjunto de documentos originrios de arquivos

5 ... e conservados para servir de referncia, informao, prova ou fonte de pesquisa.

arquivo intermedirio(1). Tambm chamado pr-arquivo. 3. Depsito(1) de arquivos

ARQUIVO PERMANENTE. 1. Conjunto de documentos preservados em carter definitivo

ARQUIVO SETORIAL. 1. Arquivo(1) de um setor ou servio de uma administrao. 2.

ARQUIVO TCNICO. Arquivo (1) com predominncia de documentos decorrentes do

ATIVIDADE. Aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de uma funo.

ATIVIDADE-FIM. Atividade desenvolvida em decorrncia da finalidade de uma instituio

ATIVIDADE-MEIO. A atividade que d apoio consecuo das atividades-fim de uma

AUTUAO E/OU FORMAO DE PROCESSO. o termo que caracteriza a abertura do

AVALIAO. Processo de anlise de documentos de arquivo(1) que estabelece os prazos de

AVALIAO DE DOCUMENTOS. ... processo de anlise que permite a identificao dos

CLASSIFICAO. Seqncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas,

CLASSIFICAO. O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s

CLASSIFICAO. 1. Organizao dos documentos de um arquivo(1) ou coleo, de acordo

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS. ...conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

CLASSIFICAO DECIMAL. Classificao(1) decorrente da aplicao do mtodo decimal.

CDIGO DE CLASSIFICAO. Cdigo derivado de um plano de classificao. (ARQUIVO

CDIGO DE CLASSIFICAO. O cdigo de classificao da srie documental a referncia

CDIGO DE CLASSIFICAO. Smbolo que representa um a classe ou subclasse de

COMISSO DE AVALIAO E DESTINAO. Grupo multidisciplinar encarregado da

temporalidade. (ARQUIVO NACIONAL, Dicionrio..., 2005.) Ver tambm: Avaliao;

COMPLETEZA. Atributo de um documento arquivstico que se refere presena de todos os

CONFIABILIDADE. Credibilidade de um documento arquivstico enquanto uma afirmao

CONTEXTO. Ambiente em que ocorre a ao registrada no documento. Na anlise do

CONTEXTO DE PROCEDIMENTOS. Refere-se a normas internas que regulam a produo,

CONTEXTO DE PROVENINCIA. Refere-se a organogramas, regimentos e regulamentos

CONTEXTO DOCUMENTAL. Refere-se a cdigo de classificao, guias, ndices e outros

CONTEXTO TECNOLGICO. Refere-se ao ambiente tecnolgico (hardware, software e

CONSULTA. Busca direta ou indireta de informaes. (ARQUIVO NACIONAL,

CORRESPONDNCIA. toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou

COTA. Ver notao.