ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS-

FERNANDO ARIAS GALICIA

Captulo 7

Anlisis de puesto

Adalberto ros szalay-fernando arias Galicia (7.3 y 7.14)

Terminologa bsica

El uso del lenguaje tcnico adecuado es necesario para cualquier profesional. La

administracin empieza a tener su propia terminologa y conviene trabajar al respecto
a fin de utilizar denominaciones aceptadas que faciliten la comunicacin.

A continuacin se presentan los trminos ms utilizados en esta tcnica, sin pretender

establecer definiciones rgidas y por tanto inoperantes en un medio de cambios
constantes

Anlisis

Mtodo lgico que consiste en separar las diversas partes integrantes de un todo con
el fin de estudiar en forma independiente cada una de ellas, as como las diversas
relaciones que existen entre las mismas. As pues el anlisis de un puesto es un
mtodo cuya finalidad estriba en determinar las actividades que se realizan en el
mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias, habilidades, etctera) que debe
satisfacer la persona que va a desempearlo con xito y las condiciones ambientales
que privan en el sistema donde se encuentra enclavado.

Descripcin de puestos

Forma escrita en que se consignan las funciones que debern realizarse en un puesto;
esta se puede presentar en forma genrica y analtica

Descripcin genrica analtica

Descripcin detallada de las funciones que se deben realizar en el puesto; su

agrupacin o clasificacin pues de hacerse de acuerdo a criterios de importancia,
frecuencia, cronologa, etctera.

Puesto

Conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades, y condiciones, que integran

una unidad de trabajo, especifica e impersonal.

Categora

Jerarqua que corresponde al puesto dentro de los niveles establecidos en la

estructura de la organizacin.

Requerimientos

Relacin de los requisitos que deber satisfacer la persona que ocupe el puesto;
normalmente, estos se encuentran ordenados de acuerdo a una serie de factores
Denominacin del puesto

Termino con el que se conoce el cargo. Es recomendable que sea de corta extensin,
si es posible una sola palabra que exprese la caracterstica esencial del mismo.

Clasificacin de los puestos

Es la agrupacin ordenada que se hace de las posiciones de acuerdo a diferentes

criterios; por ejemplo, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones (oficinistas,
operarios); con su jerarqua ( directores, ayudantes) con caractersticas jurdicas ( de
planta ,temporales ,de confianza, sindicalizados), etctera

Ocupacin

Familia de puestos semejantes, por ejemplo, mecangrafa, archivista, auxiliar de

contabilidad, etctera, se clasifican dentro de las ocupaciones de oficina, El
troquelador el prensista, el fresador, etctera, se clasifican dentro de obreros y as
sucesivamente.

APLICACIN Y UTILIZACION

A) Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.

B) Como una valiosa ayuda para una seleccin objetiva de personal.
C) Para fijar adecuados programas de capacitacin y desarrollo.
D) Como base para posteriores estudios de calificacin de mritos.
E) Como elemento primario de estudios de evaluacin de puestos.
F) Como parte integrante de manuales de organizacin.
G) Para orientar y obviar discusiones de contratacin, tanto individual como
colectiva.
H) Para fines contables y presupuestales
I) Para estructurar sistemas de higiene y seguridad industrial.
J) Para posibles sistemas incentivos.
K) Para determinar montos de fianzas y seguros.
L) Para efectos de planeacin de recursos humanos (incluyendo la elaboracin de
anlisis proyectados hacia el futuro)
M) Para efectos organizacionales.
N) Para efectos de supervisin
O) Como valioso instrumento en auditorias administrativas.
P) Como tcnica inicial de una mejor administracin de recursos humanos

METODOLOGIA DEL ANALISIS

A fin de llevar a cabo el anlisis, se recomienda emplear una metodologa que permita
obtener los mejores resultados por medio de la ptima utilizacin de recursos
humanos, materiales y tcnicos de los que se disponga. A continuacin se proponen
algunos de los pasos que se podran seguir para este efecto.

Fijacin de los objetivos

Amplitud, enfoque, cobertura, etctera, ya que dependiendo de los objetivos que se

pretendan se podr disear el anlisis en general toda la accin.

Establecimiento de un programa de accin

Puede incluir la elaboracin de una ruta crtica.

Fijacin del presupuesto respectivo

Determinacin del mtodo a utilizar. Por lo que se refiere a la recopilacin de la

informacin, esta se puede captar mediante diferentes formas.

Observacin:

a) Introspeccin del trabajo: este anlisis lo hace el interesado; escribe un informe

y lo presenta, para revisin, a su superior inmediato.
b) Observacin natural: el analista observa a la persona en la forma en que esta
realiza las actividades del puesto. No lleva registro alguno, ni efecta
anotaciones, Escribe despus un informe. Tiene la desventaja de requerir
mucho tiempo y ser subjetiva.
c) Observacin controlada (mtodo ms riguroso de apreciacin utilizando incluso
mediciones) :El analista lleva registros cuidadosos. Es ms objetiva que la
anterior, pero tiene la desventaja de requerir al igual que aquella, mucho
tiempo. Algunas labores corren el riesgo de no ser observadas: por ejemplo, un
reporte que solo se prepare una vez al mes.

Cuestionarios

a) De respuestas abiertas (no existen directrices para las respuestas) el

ocupantes del puesto contesta con sus propias palabras. Tienen la desventaja
de depender la facilidad de expresin de quien ocupa el puesto, Difcil es
aplicar con personal que cuenta con escasos estudios formales.
b) De eleccin forzosa (se ofrecen al entrevistado varias alternativas para su
eleccin, cuando estas son pocas y fciles de establecer. Por ejemplo: en este
puesto, uno pasa aproximadamente el 75% del tiempo :
sentado caminando de pie, pero sin caminar sentndose y levantndose
constantemente

ENTREVISTA:

Libre

No existe orden establecido ni directriz, se caracteriza por su espontaneidad.

Dirigida

Se eligen temas de antemano y sobre ellos se encauza la entrevista; no tiene la falta

de directrices de la anterior.

Estandarizada

Normalmente se efecta con base a un cuestionario en el que se establecen con

precisin las pautas a seguir para efectos de posteriores comparaciones.
 PARTES QUE CONPONEN EL ANALISIS

(1)Generales

Se ha buscado incluir en este ttulo la informacin que permita localizar al puesto,

tanto en la estructura de la organizacin como fsicamente en las instalaciones de la
organizacin. Asimismo, se solicita precisar el nombre y puesto del jefe inmediato y los
horarios a que se halle sujeto el ocupante del puesto

Para efectos de la localizacin dentro de la estructura organizacional, se solicita la

representacin grfica que muestre al puesto localizado en su divisin departamento o
seccin

(2)Descripcin analtica

El primer cambio propuesto en relacin a esquemas tradicionales, cosiste en presentar

primeramente una descripcin analtica de las funciones que se realizan en el puesto,
para ello se propone un cuadro que incluye una columna donde deber anotarse la
funcin y posteriormente clasificarla de acuerdo a un criterio cronolgico por das
quincena meses y eventuales. Deber marcarse la columna correspondiente.

(3)Descripcin genrica

Consideramos que una vez hecha una descripcin pormenorizada de las funciones,
ser ms sencillo poder describir genricamente el puesto, o sea definirlo. Dadas las
dificultades normales que entraa elaborar definiciones, se propone estandarizar la
funcin o funciones bsicas del puesto atendiendo a cuatro aspectos fundamentales:

a) La unidad, grupo, articulo o persona afectada por la funcin

b) el sistema, procedimiento o tcnica utilizada.
c) El objetivo o razn de la funcin
d) Observaciones

Creemos que al establecer estos cuatro elementos, de hecho se tendr la definicin

esencial del puesto

(4)Requerimientos

Solo haremos referencia a puntos que consideramos de inters o que no se haban

tratados, al menos en la misma forma, por otros autores; los dems se explican por s
mismo.

Experiencia

Se consider conveniente en este inciso agregar una precalificacin que estableciera

si la experiencia es necesaria, deseable, o no necesaria, asimismo, se considero de
utilidad saber si esta se requiere en el rea o en un puesto similar.
Capacitacin

Dado que el anlisis puede tener un posible uso en programas de capacitacin, se

incluy un inciso para definir el tiempo requerido, adems de una presunta
experiencia, a fin de poder iniciar las labores en el mismo.

Responsabilidad

En la direccin de personas. Se han establecido dos tipos de responsabilidad:

a)directa y b) indirecta.

Por responsabilidad directa como su nombre indica, entendemos aquella que tiene un
gerente general, sobre las actividades de sus gerentes departamentales, como
indirecta, entenderamos la que tiene el mismo gerente sobre las actividades de los
subordinados de sus gerentes.

Asimismo, se ha clasificado la responsabilidad atendiendo a los niveles, dado que no

es lo mismo ser responsable por actividades de gerentes que por las realizadas por
obreros no calificados.

Considerando que la responsabilidad de la direccin de personas es la ms

importante, debe tenerse buen cuidado en establecer claramente si se es responsable
por la direccin de gerentes ,funcionarios, empleados, obreros calificados y no
calificados

En trmites y procesos: Los grados para la responsabilidad en trmites y procesos se

han tratado de definir de acuerdo a las posibles repercusiones en la macha de la
seccin, departamento, divisin u organizacin, en lugar de utilizar criterios
econmicos, en ocasiones difciles de precisar.

Condiciones de trabajo

Ambiente : En este se busca una clasificacin de diferentes aspectos como:

iluminacin, atmosfera, ventilacin, etctera, de acuerdo a cuatro grados: excelente,
buena, mala y psima.

Tipo: se clasificara este de acuerdo al tiempo que se dedique a cada una de las
modalidades, conforme a los porcentajes establecidos

Riesgos

Se han dividido en:

a) Accidentes de trabajo
b) Enfermedades profesionales

(5) Perfil

Al final del l anlisis se busca definir el perfil de quien deba ocupar el puesto.
Aadiendo a los reglones de edad, sexo, estado civil, etc., los rasgos fsicos deseables
y las caractersticas psicolgicas que se requiera recomendndose que para
establecer estas ltimas intervengan, de ser posible, peritos en la materia.
Por ltimo, se solicita el nombre del entrevistado y su antigedad en el puesto, a fin de
evaluar la confiabilidad de la informacin; se incluye adems la revisin hecha por el
jefe inmediato superior, debiendo consignarse las modificaciones hechas, as como su
aprobacin definitiva y la fecha de la misma. Como parte final deber incluirse los
comentarios del entrevistador, sobre los puntos que juzgue conveniente.

Anlisis de puesto

Clave________________

Fecha_______________

1. Generales
1.1. Denominacin del puesto____________________________________
qu otra(s) denominacin(es) tiene?___________________________
_________________________________________________________
1.2. Localizacin en la organizacin
elabore un organigrama que muestre la posicin del puesto dentro de la
organizacin:
((________________ESPACIO EN BLANCO_____________________)
1.3. Jefe inmediato superior
Nombre________________ Puesto_____________________________
1.4. Jornada de trabajo
De______ a______. Alimentacin de_____ a_____ de ____ a_____
observaciones: (jornadas y horarios extraordinarios) _____________
1.5. Localizacin fsica (sealar el edificio, piso, alineacin y orientacin
donde se encuentra el puesto)_________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2. Descripcin analtica

Actividad Das Quincena meses eventuales

_____ L M M J V 1 2 E F M A M J J A S O N D (ESPECIFIC
AR)
 3. Descripcin genrica

FUNCION UNIDAD, SISTEMA, OBJETIVO O OBSERVACIN

GRUPO,ARTICULO PROCEDIMIENTO RAZON DE
O PERSONA O TCNICA LA FUNCI
AFECTADA

4. Requerimientos
4.1. Habilidad
4.1.1. Escolaridad
*primaria
*bachillerato o vocacional
*carrera tcnica o comercial
especificar: ____________________________________________
*profesional; especificar: __________________________________
*posgrado, especificar: ____________________________________
4.1.2. Conocimientos especiales necesarios:
Especificar: ____________________________________________
_____________________ ________________________
_____________________ ________________________
_____________________ ________________________

4.1.3. Idiomas
idioma Requiere Requiere Requiere Requiere dominarlo (escribirlo, leerlo y
leerlo leerlo y hablarlo hablarlo)
escribirlo
 4.1.4. Experiencia:
Necesaria__________ Deseable_________ No necesaria________
En caso de ser necesaria: ____ en puesto similar___ en el rea___

Marcar Grado Especificar Claramente La

Habilidad Requerida
No hace falta ms de un mes
Es necesario ms de un mes; promedio de 3

Ms de 3 meses, pero menos de un ao

(especificar)
Ms de un ao (especificar)

4.1.5. Capacitacin requerida: (marcar solo un concepto)

-Menos de un mes
-Ms de uno, pero menos de tres meses
-Tres meses, pero menos de 6
-Ms de seis meses ( especificar)____________________________
Observaciones:________________________________________
4.1.6. Iniciativa
-Se requiere habilidad solamente para interpretas las ordenes,
recibidas, y ejecutarlas adecuadamente, en condiciones normales
de trabajo.
-Se requiere iniciativa para resolver algunos problemas sencillos
que se presenten en el trabajo.
-Se requiere inicitica para resolver problemas difciles que se
presenten constantemente en el trabajo.
-Se requiere iniciativa para resolver problemas de gran complejidad
y trascendencia que se presenten en el trabajo.

4.2. Esfuerzo
4.2.1. Mental y/o visual
-Solo se requiere la atencin normal que debe ponerse en todo
trabajo.
-Requiere mucha atencin, pero solo durante periodos cortos; por
ejemplo. Al cobrar dinero; al recibir instrucciones, etc.
-Se requiere que se ponga atencin intensa en periodos regulares;
por ejemplo, al verificar cantidades o condiciones, medidas, etc.
-Se requiere una atencin constante intensa y sostenida, por la
delicadeza de los asuntos que se controlan en el puesto y el peligro
que existe de cometer errores de trascendencia.
 4.2.2. Fsico
-El trabajo exige muy poco esfuerzo, pues es bastante variado y
solo se realizan operaciones corrientes en un puesto de esta
naturaleza.
-El trabajo requiere un esfuerzo fsico bastante intenso, pues las
operaciones se repiten con mucha frecuencia.
-Se realizan esfuerzos fsicos intensos, pero no de manera
contante.
-El trabajo exige esfuerzo fsico intenso y constante, por razn del
puesto.
4.3. Responsabilidad

4.3.1. En la direccin de personas

Tipo de Niveles
responsabilidad
total gerencial funcionarios empleados Obreros Obreros no
calificados calificados

Directa

Indirecta

4.3.2. En trmites y procesos

-Los errores u omisiones en el trabajo pueden afectar la marcha de
la seccin.
-La marcha del departamento
-La marcha de la divisin.
-La marcha de la organizacin.
4.3.3. En valores y/o equipo

-Los bienes que maneja pueden producir perjuicios por $ 1000.00

-Los perjuicios pueden ser por ms de $ 1000.00, pero menos de $
5000.00.
-Por ms de $ 5000.00, pero menos de $ 25000.00
-Por ms de $25000.00(especificar)
4.4. Condiciones de trabajo
5. Perfil
Edad_______ Sexo M_____ F_______ No importa el sexo________________
Estado civil (soltero)________ (casado)_______ No importa el estado civil____
Rasgos fsicos deseables___________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Caractersticas psicolgicas deseables ________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

Nombre del entrevistado __________________________________________

Antigedad en el puesto___________________________________________

Revis: Nombre_______________________ Puesto: ____________________

Modificaciones hechas ____________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Aprob ___________________________Fecha________________________

(FIRMA)
Entrevistador____________________________________________________
Observaciones___________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________