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INDICE
GUA DE PARTICIPACIN PARA EL PROCESO DE OBTENCIN
DEL DISTINTIVO ESR 2016
CORREOS DE CONTACTO
PREGUNTAS FRECUENTES
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GUA DE PARTICIPACIN PARA EL PROCESO DE OBTENCIN
DEL DISTINTIVO ESR 2016
Esta gua tiene el propsito de orientarle en el proceso de participacin para
contestar el cuestionario diagnstico, necesario para la correcta postulacin al
proceso del Distintivo ESR 2016.
Requisitos administrativos
Del 13 de julio y hasta el 13 de noviembre de 2015 podr inscribir a su empresa
dentro del proceso del Distintivo ESR (Consulte todos los requisitos para el
registro administrativo en la Convocatoria ESR 2016, disponible en
www.cemefi.org/esr ).
Fechas importantes
1. Inscripcin administrativa: Del 13 de julio al 13 de noviembre de 2015
2. Acceso al cuestionario diagnstico en lnea: A partir del 17 de agosto de 2015
3. Fecha lmite para contestar cuestionarios: 11 de diciembre de 2015
4. Publicacin de resultados: 20 de marzo de 2016
5. IX Encuentro Latinoamericano de Empresas Socialmente Responsables: Mayo de 2016,
Mxico, D.F.
Asignacin de cuestionarios
Para que Cemefi pueda asignarle a su empresa el cuestionario diagnstico que
le corresponda responder, deber haberla registrado previamente en el sistema
electrnico ( http://esr.cemefi.org ).
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Estructura del cuestionario y cambios
Todos los cuestionarios tienen cuatro secciones bsicas que corresponden a
los mbitos de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE):
Cuestionarios
Cemefi asignar a cada empresa el cuestionario que le corresponda contestar,
de acuerdo con el tamao de sta y el ao de participacin. Los cuestionarios
disponibles son:
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Estructura de indicadores y forma de respuesta
Ejemplo de respuesta
Recuerde que su respuesta debe ser lo ms completa posible, es decir, debe
tratar de incluir las evidencias ms relevantes y concisas que demuestren la
aplicacin de su proceso de implementacin.
Respuesta: S
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Evidencias adjuntas:
Polticas, cdigos y reglamentos: Poltica de RSE, Poltica de RH
Manuales y procedimientos: Manual de induccin, Manual de integracin
Reconocimiento de terceros: Empresa incluyente
Evidencia no certificada: Listado de colaboradores en nmina con la
descripcin de la discapacidad; catlogo de instalaciones adecuadas
Reporte pblico auditado: Reporte de Sustentabilidad
Descripcin de evidencias
1. POLTICAS, CDIGOS Y REGLAMENTOS
Se refiere a los reglamentos internos, polticas de diversas reas, convenios,
procedimientos, cdigos de conducta, contratos y/o cualquier otro documento
que demuestre la existencia de un compromiso formal de la empresa ante
terceros.
Algunos ejemplos:
Polticas de Recursos Humanos, de Responsabilidad Social, Ambiental,
Operaciones, Contratacin de Proveedores, Asuntos Corporativos,
Administracin y Finanzas, etc.
*Las polticas en archivo original deben ir firmadas, tener objetivos, lineamientos y fecha.
2. MANUALES Y PROCEDIMIENTOS
Documentacin establecida por ms de un ao que describa la metodologa y
aplicacin de los lineamientos y procesos establecidos por la empresa.
Algunos ejemplos:
Organigramas
Esquemas de procesos
Integracin de Comits (Comit de RSE, tica, etc.).
Manuales de programa
Manual de voluntariado corporativo
Manuales operativos
Procesos de reciclaje
Manual de stakeholder engagement
Manual de elaboracin de reportes de sustentabilidad
Sistemas de reporte: indicadores, sistematizacin de informacin
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3. EVIDENCIA CERTIFICADA
Documentos que dan cuenta del proceso de implementacin de programas,
actividades o servicios de la organizacin, que estn certificados por algn
organismo pblico reconocido o una norma local o internacional.
Algunos ejemplos:
Certificaciones ISO
Industria Limpia
Empresa Agrcola Libre de Trabajo Infantil
GEI (Gases Efecto Invernadero)
Certificaciones emitidas por Secretaras
Certificados carbono neutral
Madera sustentable
Contratos o convenios certificados
4. EVIDENCIA NO CERTIFICADA
Documentos que dan cuenta del proceso de implementacin de programas,
actividades o servicios de la organizacin de manera interna.
Algunos ejemplos:
Reportes internos de rea, programas o actividades
Boletines de comunicacin interna
Correos electrnicos
Pantallas de pginas web (adjuntar la imagen, no incluir links de intranet)
Posters
Catlogos
Recibos de donativo
Noticias
Presentaciones
Sobre las fotografas: Se aceptan nicamente cuando sean relevantes, deben estar
dentro de un documento especfico, acompaadas de una explicacin y/o dentro de un
reporte. Ejemplo: fotografas de instalaciones con acceso adecuado para silla de
ruedas, dentro de un catlogo con descripcin de reas y usos.
5. RECONOCIMIENTO DE TERCEROS
Se refiere a cartas, diplomas, premios, reconocimientos pblicos, relacionados
con programas o actividades de la organizacin.
Algunos ejemplos:
Diplomas
Cartas de agradecimiento
Diplomas o constancias de participacin en proyectos o comits de una
ONG, municipio, alianza empresarial, cmara, asociacin, etc.
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Reconocimientos: Great Place To Work, Empresa Incluyente , Pacto
Mundial, Las Mejores Empresas Mexicanas, Mejores Prcticas de RSE
(Cemefi), Mensaje de Beneficio Social (Caracol de Plata)
Distintivos: Empresa Familiarmente Responsable, Modelo de Equidad de
Gnero, Distintivo ESR de aos anteriores (carta)
Algunos ejemplos:
Reportes que hayan pasado por la verificacin de un despacho de auditora
Reportes financieros
Reportes de sustentabilidad certificados por GRI
Reportes anuales
Algunos ejemplos:
Reportes pblicos de la empresa que no hayan pasado por la verificacin
de un despacho de auditora.
Reportes pblicos de actividades, programas o campaas.
Ejemplo
Tema Subtema No. Indicador Respuesta Evidencias adjuntas
Calidad de
vida en la
empresa
Empleabilidad
y relaciones
laborales
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Es importante realizar este esfuerzo para dar seguimiento al trabajo de su
empresa. En caso de que la o las personas que realicen el trabajo de
recopilacin de evidencias y contesten el cuestionario este ao ya no estn en
la empresa al siguiente ao, el nuevo equipo de trabajo podr retomar
fcilmente el proceso y darle continuidad al proceso de mejora.
Reporte de resultados
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MANUAL DE USO DE LA APLICACIN PARA RESPONDER EL
CUESTIONARIO DIAGNSTICO
Acceso al sistema
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Pgina directa de entrada al sistema
Ingresar a http://esr.cemefi.org
Inicio de sesin
Estando en la pgina de acceso al sistema, debe dar clic en el botn Inicio de
sesin, ubicado en la esquina superior derecha.
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Nota: Debe completar el registro en un mximo de 5 minutos, de lo contrario el
sistema por seguridad bloquear la pgina, y deber contactar al Cemefi para
desbloquearla.
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Debe dar clic en Registrar una nueva empresa y dar clic en Siguiente. Le
llevar a la primera pantalla de registro de datos de la empresa, complete los
campos y dar clic en Siguiente.
Lo llevar a una segunda pantalla con campos que tambin deber completar.
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Es necesario llenar todos los campos para avanzar en el registro de la
empresa, de lo contrario aparecer un * (asterisco en rojo), marcando los
campos que son obligatorios llenar. Al terminar de llenar todas las casillas de
clic en Finalizar. De esta forma habr concluido el registro de la empresa.
Opcin 1: Siga todos los pasos indicados en la seccin Para crear un nuevo
registro de empresa hasta llegar al paso en que se le presenta la pantalla
Vincular tu registro a una empresa. De clic en Buscar una nueva
empresa para vincularme. Le llevar a una pantalla donde deber ingresar el
nombre de su empresa para ser buscada en el sistema.
Cuando aparezcan los datos de su empresa deber dar clic en su logotipo, esto
enviar una solicitud de vinculacin al responsable del registro de su empresa,
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quien deber autorizar la vinculacin para quedar automticamente asociado al
registro.
Recuperacin de contrasea
Si por alguna razn ha perdido su contrasea, vaya a la pantalla de Inicio de
sesin y de clic en Si olvid su contrasea de clic aqu. Lo llevar a la
siguiente pantalla, en donde deber ingresar su correo electrnico registrado y
dar clic en Aceptar.
Le llegar un correo electrnico con un link al que deber acceder para generar
una nueva contrasea.
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Al ingresar al link indicado, se le solicitar que ingrese dos veces una nueva
contrasea; sta puede tener nmeros y letras.
Administracin de usuarios
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El usuario que tenga perfil de responsable del registro de su empresa en el
sistema tiene la facultad de crear nuevos usuarios y administrar los
permisos de acceso para todos los usuarios de su empresa.
Aparecer lo siguiente:
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En Usuarios disponibles seleccionar Crear nuevo usuario y llenar la
informacin necesaria (no debe dejar ningn campo vaco).
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En rea del cuestionario asignada se le asignarn los permisos al usuario
seleccionado. Por ejemplo, si quieren que solamente tenga acceso al rea de
tica empresarial slo se dar clic en ese recuadro.
Para finalizar, dar clic en Guardar. De esta forma tendr a un nuevo usuario
asignado para el rea de tica empresarial. Al usuario que se haya creado,
le llegar por correo electrnico su propia contrasea.
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Navegacin en el cuestionario
En la siguiente pantalla podr ver una barra desplegada hacia abajo, con los
mbitos del cuestionario; stos cuentan con submbitos que se desplegarn en
el momento que seleccione el cuestionario de inters.
Respondiendo al cuestionario
Compromiso de implementacin
S
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Adjuntar evidencias
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Aparecer una pantalla como la que se ilustra a continuacin. Existe una
carpeta por cada mbito del cuestionario. En cada una de ellas podr cargar
los documentos que utilizar posteriormente para contestar el cuestionario.
Elija la carpeta donde desea guardar la informacin y despus seleccione el
botn Cargar y siga las indicaciones para subir el archivo a la plataforma.
Una vez finalizada la carga de documentos, podr verificar los archivos adjuntos
en la carpeta seleccionada, los cuales aparecern con el mensaje Nuevo! en
color verde.
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Si desea eliminar algn archivo de la biblioteca, lleve el cursor sobre el archivo
y seleccione la flecha pequea. Se desplegar un men de opciones, debiendo
elegir la opcin de Eliminar.
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Paso 3: Cuando haya terminado de seleccionar todos los archivos a usar, d
clic en el botn Asignar documentos para que se anexen a su respuesta. Si
hace el procedimiento correctamente saldr en rojo el mensaje Las
referencias fueron almacenadas correctamente.
Cierre el cuadro y verifique que el archivo que asign haya quedado cargado
en el tipo de evidencia que seleccion.
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Eliminar evidencias y realizar modificaciones:
Si desea eliminar una evidencia, del lado derecho de la misma encontrar una
X; slo debe presionarla con el cursor y automticamente se quita.
Puede hacer todas las modificaciones que desee, as como entrar y salir del
sistema sin problema, ya que toda la informacin quedar guardada
automticamente.
Liberacin de cuestionario
Cuando su cuestionario est contestado al 100% y est seguro de todas sus
respuestas, deber liberar el cuestionario antes de la fecha lmite establecida
para el cierre. La liberacin del cuestionario implica el cierre de ste y el envo
para evaluacin a Cemefi. Una vez liberado, usted ya no podr regresar a
hacer ningn cambio, pues ya no estar disponible su cuestionario en el
sistema.
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Cuando todas las secciones del cuestionario estn al 100%, al final de dicho
resumen aparecer el botn Liberar cuestionario, mismo que deber
CORREOS DE CONTACTO
Apoyo tcnico
ayudarse@cemefi.org
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PREGUNTAS FRECUENTES
9.- Cmo puedo dar de alta a otros colaboradores que deben tener
acceso al cuestionario directamente?
R: Ingresar con su usuario a la aplicacin ir a Administracin de Usuarios,
seleccionar nuevo, ingresar la nueva cuenta de correo electrnico y asignarle el
perfil deseado (como responsable o colaborador); seleccionar los mbitos a los
que tendr acceso y dar clic en Aceptar.
14.- Puedo modificar las respuestas y/o evidencias las veces que sea
necesario?
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R: S, pueden modificar las respuestas o cambiar las evidencias que deseen
mientras no se haya liberado el cuestionario.
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