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MANUAL DE GESTO

PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS


GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

1
Secretaria da Administrao do Estado da Bahia

MANUAL DE GESTO
Programa Estadual de Organizaes
Sociais

1 Edio - 2016

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 2


GOVERNO DO ESTADO
Rui Costa

SECRETARIA DA ADMINISTRAO - SECRETARIA DA SADE - SESAB


SAEB Fabio Vilas-Boas Pinto
Edelvino da Silva Ges Filho
Superintendncia de Ateno
Superintendncia de Gesto e Integral Sade
Inovao - SGI Jos Raimundo Mota de Jesus
Elizabeth Maria Orge L. de Menezes
Auditoria SUS
Coordenao de Modelos de Maria Conceio Queiroz de O. Riccio
Parcerias de Gesto Tatiane Mota Lemos Arajo
Milton de Sousa Coelho Filho
Juliana Rodrigues Carneiro Galvo Diretoria Geral da Rede Prpria
Carla Bandeira Lerner Cidreira Jassiscon Queiroz dos Santos
Jacqueline Maria Lima dos Santos
Maria Elisabete Vita Souza Diretoria da Rede Prpria sob Gesto
Mariza Oliveira Malta Indireta
Thais Silva e Silva Viviane Chicourel H. Rodrigues
Vespasiano Jos da Silva Neto
SECRETARIA DA FAZENDA - SEFAZ Durival Santos Pereira Neto
Manoel Vitrio da Silva Filho Patricia Maria Mattos A. de
Santana
Auditoria Geral do Estado - AGE
Luis Augusto Peixoto Rocha
Djalmir Freire de S
Eduardo Olympio da Silva Braga

ELABORAO
EY
Leandro Sanches
Luis Pontes
Cleber Barros
rica Moreira
Felipe Guastini
Flvia Husek
Marina Loureno
Rafaella Duarte

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 3


APRESENTAO

APRESENTAO
A aliana estratgica entre o Estado e a Sociedade Civil no mbito do Programa
Estadual de Organizaes Sociais - PEOS tem contribudo para a ampliao e a
qualificao de servios pblicos importantes.

A paulatina expanso do PEOS nas mais diversas reas de polticas pblicas


requer a adoo de tecnologias de gesto cada vez mais robustas que lhe confira
maior confiana e capacidade de gerar melhores resultados.

Assim, a Secretaria de Administrao do Estado da Bahia disponibiliza o Manual


de Gesto, que consolida em um nico documento os processos operacionais e o
respectivo processo de gesto do PEOS, o qual propiciar o alinhamento de
entendimentos e a aprendizagem sobre as rotinas de trabalho, impulsionando
contnuos ganhos de desempenho. Este novo instrumento associa-se ao Manual
de Auditoria Operacional e de Regularidade 1 j em uso, numa estreita
colaborao entre a gesto e o controle interno, visando aperfeioar,
especialmente, os processos de planejamento, monitoramento e avaliao dos
contratos de gesto e, por conseguinte, qualificar os servios pblicos.

O objetivo do manual orientar os rgos e entidades pblicas e as organizaes


sociais na operacionalizao e na gesto dos processos de publicizao, seleo,
execuo e encerramento dos contratos de gesto, de modo a configurar-se em
um guia orientador em todo o seu ciclo de vida, assentando-se em preceitos
metodolgicos de gerenciamento de risco (COSO2) e gesto do ciclo de vida dos
contratos (CLM 3). Ele contm a fundamentao analtico-conceitual e legal,
metodologias, tcnicas, fluxos e procedimentos, modelos de formulrios e de
documentos.

Evidentemente, o contedo do presente Manual dinmico, devendo ser


adequado sempre que houver alteraes legais e de procedimentos, e servir
como incentivo na estruturao e sequncia dos trabalhos desenvolvidos,
visando simplificao e melhoria dos processos, como forma de promover a
permanente busca da melhoria do desempenho. Dever ainda possibilitar a sua
aplicao eficiente, evitando a ocorrncia de disfunes burocrticas na sua
adoo.

EDELVINO DA SILVA GES FILHO

Secretrio da Administrao do Estado da Bahia

1
Aprovado pela Resoluo do Conselho de Gesto das Organizaes Sociais n. 24/2014
2
COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway CommissionouComit das
OrganizaesPatrocinadoras da ComissoTreadway.
3
CLM Contract Lifecycle Management

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 4


INTRODUO

SUMRIO

1. INTRODUO............................................................................................ 9
1.1 Programa Estadual de Organizaes Sociais ......................................... 10
1.2 Manual de Gesto ............................................................................... 12
1.3 Metodologia do Manual de Gesto ........................................................ 14
2. PUBLICIZAO ....................................................................................... 16
2.1 Processo de Publicizao .................................................................... 17
2.1.1 Reunio para Planejamento da Publicizao ................................... 17
2.1.2 Emisso do Ofcio de Manifestao de Interesse .............................. 18
2.1.3 Emisso da Portaria de Designao da Comisso de Publicizao ..... 18
2.1.4 Elaborao do Plano de Ao de Publicizao ................................. 18
2.1.5 Elaborao do Projeto de Publicizao ........................................... 19
2.1.6 Aplicao da Avaliao Ex-Ante ..................................................... 24
2.1.7 Emisso do Parecer de Convenincia e Oportunidade ...................... 24
2.1.8 Emisso do Parecer Tcnico .......................................................... 24
2.1.9 Emisso da Resoluo do CONGEOS............................................... 25
2.1.10 Publicao da Resoluo do CONGEOS ......................................... 25
2.1.11 Autorizao do Governador ......................................................... 25
2.1.12 Emisso da Portaria de Publicizao ............................................ 25
2.1.13 Publicao da Portaria de Publicizao ........................................ 26
2.2 Fluxograma do processo de publicizao .............................................. 27
3. SELEO ................................................................................................ 28
3.1 Processo de Seleo ........................................................................... 29
3.1.1 Elaborao do Plano de Ao de Seleo ........................................ 29
3.1.2 Elaborao da Minuta do Edital, Minuta do Contrato de Gesto e
Demais Anexos ..................................................................................... 30
3.1.3 Emisso da Portaria de Designao da Comisso Julgadora ............. 33
3.1.4 Abertura do Processo Administrativo ............................................. 33
3.1.5 Anlise da Minuta do Edital, Minuta do Contrato de Gesto e Demais
Anexos ................................................................................................ 34

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 5


INTRODUO

3.1.6 Solicitao da Manifestao do CONGEOS ...................................... 34


3.1.7 Emisso do Parecer Tcnico .......................................................... 35
3.1.8 Emisso do Parecer Jurdico ......................................................... 35
3.1.9 Emisso da Resoluo do CONGEOS............................................... 35
3.1.10 Publicao da Resoluo do CONGEOS ......................................... 35
3.1.11 Publicao do Edital de Seleo ................................................... 36
3.1.12 Apresentao das Propostas de Trabalho ..................................... 36
3.1.13 Julgamento das Propostas de Trabalho ........................................ 37
3.1.14 Publicao do Resultado no DOE .................................................. 38
3.1.15 Verificao da Qualificao da Entidade ....................................... 38
3.1.16 Assinatura do Contrato de Gesto ............................................... 38
3.2 Fluxograma do processo de seleo (1/2) ............................................. 40
3.3 Fluxograma do processo de seleo (2/2) ............................................. 41
4. EXECUO ............................................................................................. 42
4.1 Execuo do Contrato de Gesto ......................................................... 43
4.2 Aspectos Gerais ................................................................................. 43
4.2.1 Governana Institucional ............................................................... 43
4.2.2. Gesto de Suprimentos e Patrimnio ............................................ 44
4.2.3. Gesto de Pessoas ...................................................................... 46
4.2.4. Gesto Financeira ........................................................................ 47
4.3 Acompanhamento, Monitoramento e Avaliao do Contrato de Gesto ... 49
4.3.1 Relatrio de Prestao de Contas .................................................. 50
4.3.2 Relatrio Tcnico ......................................................................... 52
4.3.3 Reunio de Monitoramento e Avaliao .......................................... 55
4.3.4 Plano de Ao de Melhoria ............................................................ 56
4.4 Alterao Contratual .......................................................................... 57
4.5 Reequilbrio Financeiro ....................................................................... 59
4.6 Fluxograma do processo de acompanhamento, monitoramento e avaliao
.............................................................................................................. 62
4.7 Fluxograma do procedimento de alterao contratual............................ 63
5. ENCERRAMENTO .................................................................................... 64
5.1 Encerramento do Contrato de Gesto................................................... 65
5.1.1 Procedimentos para Encerramento do Contrato de Gesto .............. 66
5.1.1.1 Inventrio do Patrimnio Pblico Concedido OS ......................... 67
5.1.1.2 Relatrio de Prestao de Contas Final ....................................... 68

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 6


INTRODUO

5.1.1.3 Termo de Encerramento do Contrato .......................................... 69


6. DISPOSIES GERAIS ............................................................................. 70
6.1 Disposies Gerais ............................................................................. 71
6.1.1 Qualificao da Entidade como OS ................................................. 71
6.1.2 Interveno do Estado .................................................................. 73
6.1.3 Desqualificao da Entidade como OS ............................................ 73
6.1.4 Despublicizao do Servio ........................................................... 74
6.2 Fluxograma do processo de qualificao ............................................... 76
6.3 Fluxograma do processo de desqualificao da os ................................. 77
6.4 Fluxograma do processo de despublicizao ......................................... 78
7. GESTO DE INDICADORES ....................................................................... 79
7.1 Abordagem Metodolgica .................................................................... 80
7.1.1 Formulao de Indicadores ............................................................ 81
7.1.1.1 Identificao dos objetivos a serem mensurados .......................... 81
7.1.1.2 Estabelecimento dos indicadores de desempenho ........................ 81
7.1.1.3 Validao preliminar dos indicadores .......................................... 82
7.1.1.4 Construo de frmulas, metas e prazos ..................................... 82
7.1.1.5 Definio dos responsveis ........................................................ 83
7.1.1.6 Gerao do sistema de coleta de dados ....................................... 83
7.1.1.7 Ponderao e validao final dos indicadores ............................... 83
7.1.1.8 Mensurao de desempenho ....................................................... 83
7.1.1.9 Anlise e interpretao dos indicadores ...................................... 84
7.1.1.10 Comunicao do desempenho ................................................... 84
7.2 Ferramental para gesto de indicadores ............................................ 85
7.2.1 Gesto do Ciclo de Vida do Contrato .............................................. 87
7.2.1.1 Processo proposto para monitoramento e gesto dos indicadores do
Ciclo de Vida do Contrato ...................................................................... 90
7.2.1.2 Dinmica proposta para o monitoramento do ciclo de vida do
contrato ............................................................................................... 93
7.3.1 Avaliao da Capacidade de Gesto da Organizao Social .............. 93
7.3.1.1 Processo proposto para monitoramento e gesto dos indicadores de
Gesto da Organizao Social ................................................................ 95
8. LEGISLAO E NORMAS ......................................................................... 96
9. GLOSSRIO ............................................................................................ 97
10. ABREVIATURAS E SIGLAS ................................................................... 101
11. ANEXOS ............................................................................................. 103

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INTRODUO

Anexo I - Ofcio de Manifestao de Interesse

Anexo II - Plano de Ao

Anexo III - Projeto de Publicizao

Anexo IV - Matriz Marco Lgico

Anexo V Oramento

Anexo VI - Avalilao Ex-Ante

Anexo VII - Parecer de Convenincia e Oportunidade

Anexo VIII - Portaria de Publicizao

Anexo IX - Edital e Anexos

Anexo X - Portaria de Designao da Comisso Julgadora

Anexo XI - Termo de Permisso de Uso

Anexo XII - Termo de Doao

Anexo XIII - Plano de Monitoramento e Avaliao

Anexo XIV - Relatrio de Prestao de Contas Trimestral

Anexo XV - Relatrio de Prestao de Contas Anual

Anexo XVI - Relatrio Tcnico Trimestral

Anexo XVII - Relatrio Tcnico Anual

Anexo XVIII - Plano de Ao de Melhoria

Anexo XIX - Relatrio de Prestao de Contas Final

Anexo XX - Termo de Encerramento

Anexo XXI - Requerimento de Qualificao

Anexo XXII - Portaria de Despublicizao

Anexo XXIII - Matriz de Responsabilidades

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INTRODUO

1. INTRODUO

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 9


INTRODUO

1.1 Programa Estadual de Organizaes


Sociais
Ao longo dos anos, o Estado vem passando por diversas transformaes
polticas, sociais e econmicas, que o conduziram a redefinir seu papel de
executor direto de servios, sobretudo devido constante reduo da
capacidade de investimento e presso da sociedade por prestao de servios de
melhor qualidade. Esta situao resultou na busca por modelos de gesto
organizacional mais eficientes, fortalecendo parcerias com o setor pblico no
estatal e transferindo-lhe a responsabilidade de execuo de servios.

Neste cenrio, o Governo do Estado da Bahia inaugura o modelo de organizaes


sociais OS atravs da Lei n 7.027/1997, revogada pela Lei Estadual n.
8.647/2003, que se constitui no atual regramento do Programa juntamente com
os Decretos n 8.890/2004 e n 9.588/2005. De acordo com o artigo 1, caput,
da Lei n 8.647/2003 e com disposio semelhante no artigo 1, caput, do
Decreto n 8.890/2004, o PEOS tem como objetivo (...) fomentar a absoro,
pelas Organizaes Sociais constitudas na forma desta Lei, de atividades e
servios de interesse pblico atinentes ao ensino, pesquisa cientfica, ao
desenvolvimento tecnolgico e institucional, proteo e preservao do meio
ambiente, bem como sade, ao trabalho, ao social, cultura e ao desporto
e agropecuria.

Por meio do PEOS, o Estado, realiza a transferncia da gesto de servios e


atividades no exclusivas para o setor pblico no estatal, assegurando o
carter pblico entidade de direito privado, bem como autonomia
administrativa e financeira. Esta relao entre as OS e o Governo Estadual
efetivada atravs de um contrato de gesto, instrumento jurdico regulador
responsvel pela formalizao de parceria para fomento e execuo de
atividades e servios de interesse pblico.

Para tanto, o PEOS tem como diretrizes bsicas:

A adoo de critrios que assegurem padro de qualidade na execuo dos


servios e no atendimento ao cidado;
A promoo de meios que favoream a efetiva reduo de formalidades
burocrticas na prestao dos servios;
A adoo de mecanismos que possibilitem a integrao entre os setores
pblico, a sociedade e o setor privado;
A manuteno de um modelo de gesto que permita a avaliao da eficcia
quanto aos resultados.

O PEOS operacionalizado pela Secretaria da Administrao do Estado da Bahia


- SAEB atravs da Superintendncia de Gesto e Inovao - SGI, na qualidade de
Secretaria Executiva do Conselho de Gesto das Organizaes Sociais CONGEOS

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 10


INTRODUO

(artigo 2, caput, Decreto Estadual n 8.890/2004 combinado com o artigo 10,


pargrafo 3, Lei n 13.204/2014) e pelas Secretarias de Estado com parcerias
firmadas com OS, que so responsveis pelo planejamento do servio, alm do
acompanhamento, monitoramento e avaliao do contrato de gesto.

O CONGEOS, rgo consultivo, deliberativo e de superviso, com finalidade de


planejar, coordenar, acompanhar e implementar as aes do PEOS, presidido
pelo Secretrio da Administrao. Participam deste conselho, representantes
das Secretarias de Estado das reas correspondentes s atividades e servios
transferidos e representantes da sociedade civil, nomeados pelo Governador do
Estado.

So suas competncias (artigo 2, Regimento do CONGEOS, aprovado pelo


Decreto n 9.432/2005):

I - analisar e definir aes necessrias implementao do PEOS, em


conformidade com o planejamento estratgico da SAEB;
II - supervisionar e coordenar o PEOS, como instrumento de modernizao da
Administrao Pblica, definindo mecanismos necessrios sua
implementao;
III - promover estudos e diagnsticos, com vistas definio de diretrizes
estratgicas e prioridades para a implementao do PEOS;
IV - avaliar os processos de transferncia de servios de interesse pblico para
OS, de iniciativa das Secretarias de Estado das reas correspondentes,
quanto sua conformidade com os dispositivos legais inerentes;
V - manifestar-se acerca da qualificao de entidades como OS, tendo em vista,
dentre outros critrios, a representatividade da sociedade civil na composio
da entidade interessada, conforme a natureza de suas atividades;
VI - manifestar-se sobre os termos do contrato de gesto a ser firmado entre a
Secretaria de Estado da rea correspondente s atividades e servios a serem
transferidos e a entidade selecionada, bem como sobre as metas operacionais
e indicadores de desempenho definidos;
VII - avaliar e acompanhar a capacidade de gesto das OS, quanto otimizao
do padro de qualidade na execuo dos servios e no atendimento ao
cidado;
VIII - requisitar s OS, bem como s Secretarias das respectivas reas, a
qualquer tempo, relatrios tcnicos e demais informaes que julgar
necessrias;
IX - manifestar-se sobre o desempenho da OS, nos casos de no cumprimento
das metas pactuadas no contrato de gesto;
X elaborar e aprovar o seu Regimento Interno.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 11


INTRODUO

A figura a seguir representa a estrutura de governana do PEOS, apresentando


os atores envolvidos e suas inter-relaes.

SGI

Fonte: SAEB

Na base possvel encontrar os dois entes que exercem controle, Auditoria Geral
do Estado - AGE e o Tribunal de Contas do Estado TCE, e um ente que presta
assessoria jurdica aos rgos pblicos, a Procuradoria Geral do Estado - PGE.

1.2 Manual de Gesto


O Manual de Gesto est estruturado com vistas a orientar os atores envolvidos
na gesto do ciclo de vida dos contratos. Estabelece boas prticas aos rgos
pblicos e as OS e tambm apresenta como objetivo o aprimoramento dos
processos envolvidos do PEOS, contribuindo para:

Utilizao de indicadores e mtricas para avaliar e monitorar os contratos;


Identificao dos riscos do contrato de gesto e definio dos mecanismos de
controles para mitig-los;
Gesto do contrato de acordo com as melhores prticas.

Para elaborao deste Manual foram considerados todos os processos,


correspondentes ao ciclo de vida de um contrato de gesto, conforme
apresentado na figura a seguir:

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INTRODUO

Fig. 2 Ciclo de Vida de Contratos de Gesto com Organizaes Sociais

Fonte: EY

Este manual contempla um captulo para cada etapa do ciclo de vida do contrato,
contendo narrativa dos processos, atividades e respectivos atores e fluxograma,
conforme estrutura a seguir:
Fig. 3 Estruturao Micro do Manual de Gesto

Fonte: EY

Este manual tambm apresenta o captulo Indicadores Gerais de Gesto, dirigido


Unidade de Gesto de Contratos - UGC, cujo papel ser desempenhado pela
Coordenao de Contratos e Convnios - CCC vinculada Diretoria Geral DG,
para Unidade de Monitoramento e Avaliao UMA e para a Comisso de
Monitoramento e Avaliao CMA, que sero responsveis por acompanhar o
desempenho das organizaes sociais contratadas, por meio da Avaliao da
Capacidade de Gesto.

Encontram-se em anexo todos os documentos a serem utilizados pelas


Secretarias interessadas e pelas OS, a fim de padronizar os processos do PEOS.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 13


INTRODUO

1.3 Metodologia do Manual de Gesto


Para que os objetivos estabelecidos possam ser alcanados, o Manual de Gesto
est estruturado levando em considerao o mapeamento e entendimento de
todas as fases dos processos do PEOS.

Foram estabelecidos norteadores para todos os processos, que guiaro as aes


do PEOS e, sobretudo, do contrato de gesto, fazendo com que haja uma
convergncia de fins e um direcionamento mais eficaz da fora de trabalho.

O Manual de Gesto teve sua sistemtica desenvolvida a partir de trs


norteadores, so eles: Excelncia dos Processos, Transparncia de Gesto e
Gerao de Valores. Tais norteadores abrangem os princpios da confiabilidade,
conformidade, economicidade, eficincia, eficcia e efetividade.
Fig. 4 Norteadores do Modelo de Gesto

Eficincia e eficcia nos processos;


Diretrizes para melhoria contnua dos processos
de gesto dos contratos de gesto;
Monitoramento e controle dos processos.

tica e
Excelncia
responsabilidade; Economia para o
dos
Controle dos Estado;
Processos
processos; Qualidade e efetividade
Monitoramento dos na prestao dos
Transparncia Contrato de servios;
indicadores-chave; de Gesto Modernizao da
Conformidade dos Gesto mquina pblica.
processos; Gerao
Confiabilidade das de
informaes. Valores
Fonte: EY

Para suportar os norteadores do modelo de gesto, foram definidos indicadores


de desempenho, cujas finalidades so, dentre outras:

Mensurar os resultados e gerir o desempenho dos contratos de gesto;


Contribuir para a melhoria contnua dos processos do PEOS;
Viabilizar a anlise comparativa do desempenho das OS e das Secretarias de
Estado nos processos do PEOS.

A metodologia utilizada para a gesto dos Contratos com OS o


ContractLifecycle Management - CLM da EY e, com ela, foram estruturados os
componentes-chave que guiam as principais etapas dos contratos e seus
respectivos objetivos, propiciando gerenciamento proativo e metdico de todo o
ciclo de vida de qualquer que seja o contrato de gesto.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 14


INTRODUO

A metodologia CLM dispe de quatro componentes-chave que guiam as


principais etapas dos contratos e seus respectivos objetivos: Criao, Publicao
& Ativao, Anlise e Compliance& Acompanhamento.

A seguir possvel verificar estes componentes-chave e suas diretrizes


adaptadas aos contratos de gesto:
Fig. 5 Componentes-chave do CLM adaptados aos Contratos de Gesto

1. Criao 2. Publicao & Ativao


- Assegurar que termos e
condies padro estejam CRIAO - Estabelecer repositrio
includos; de contratos central,
- Encurtar o processo de eletrnico e pesquisvel;
negociao; - Potencial para se integrar
- Ajudar a reforar a com sistemas
superviso e controle PUBLICAO transacionais -chave.
COMPLIANCE &
contratual. &
ACOMPANHA-
MENTO ATIVAO
4. Compliance &
3. Anlise
Acompanhamento - Assegurar a adequada
- Reduzir gastos no gesto dos recursos
conformes; pblicos;
- Garantir a execuo do
ANLISE
- Monitorar a gesto da OS
servio conforme contrato; e os respectivos riscos.
- Assegurar conformidade
legal.
Fonte: EY

A seguir apresentamos o Manual de Gesto, considerando a sua estrutura macro,


de acordo com a figura a seguir:
Fig. 6 Estruturao Macro do Manual de Gesto

Metodologia Gesto de Contratos da EY CLM


Fonte: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 15


2. PUBLICIZAO

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 16


PUBLICIZAO

2.1 Processo de Publicizao


Publicizao o processo de transferncia da gesto de servios de interesse
pblico, no exclusivos do Estado, para entidades privadas sem fins lucrativos,
qualificadas como OS, mediante processo de seleo e celebrao do contrato de
gesto. Este instrumento firmado entre o Poder Pblico e a entidade, com
vistas formao de parceria entre as partes.

Com a transferncia do servio, o Estado deixa de exercer a funo de executor


ou prestador direto e passa a exercer a funo de regulador, provedor ou
promotor. Nesta condio, o Estado continuar a subsidiar o servio, buscando,
ao mesmo tempo, controle social direto e a participao na sociedade.

Para a definio do escopo do servio a ser publicizado desejvel que a


Secretaria interessada tenha seus processos definidos e estabelea quais deles
so passveis da publicizao. Para tanto, a Secretaria interessada conta com a
assessoria da SAEB, atravs da Coordenao de Modelos de Parcerias de Gesto
CMPG da Diretoria de Solues em Gesto da SGI, nesta etapa destinada ao
planejamento do servio, onde sero definidas as entregas a serem realizadas
pela OS contratada e as metas a serem pactuadas. O planejamento deve ser
meticulosamente elaborado, considerando o objetivo a que o servio se prope a
contribuir, bem como os riscos a ele associados, visto que seu contedo refletir
na execuo do contrato de gesto. Neste processo, a Matriz Marco Lgico
desenvolvida, estabelecendo os componentes de implantao, finalstico e de
gesto, a partir dos quais sero determinados os indicadores, as metas e
respectivos meios de verificao.

Importante destacar a participao da Assessoria de Planejamento e Gesto


APG da Secretaria interessada, atravs da Coordenao de Gesto
Organizacional, que tem o papel regimental de implementar solues em gesto
e processos de parceria de gesto, no mbito da Secretaria.

No decorrer do processo de publicizao ocorrem alguns atos administrativos


imprescindveis, como a apreciao e deliberao do CONGEOS e a autorizao
do Governador, sem os quais o processo no poder ser concludo.

Esta etapa encerra-se com a Portaria de Publicizao, aps a qual ser iniciado o
processo para seleo da entidade que realizar a gesto do servio.

2.1.1 Reunio para Planejamento da Publicizao

Responsvel: Secretaria Interessada

O processo de publicizao nasce quando vislumbrada pela Secretaria


interessada a possibilidade da transferncia do servio sob sua competncia
para uma entidade qualificada como OS. Para dar incio a este processo, a SGI
contatada para a realizao de uma reunio de planejamento, cujo objetivo a

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 17


PUBLICIZAO

apresentao das diretrizes do PEOS e alinhamento das atividades para o


planejamento da publicizao, indicando o perfil requerido para a composio da
Comisso de Publicizao.

Na ocasio tambm apresentada aos envolvidos a legislao aplicvel ao PEOS


e os documentos a serem utilizados durante o processo (modelos de Plano de
Ao, Ofcio de Manifestao de Interesse, entre outros).

2.1.2 Emisso do Ofcio de Manifestao de Interesse

Responsvel: Secretrio da Pasta

Com o objetivo de formalizar ao Secretrio da Administrao a inteno em dar


incio ao processo de publicizao, o titular da Secretaria interessada emite um
Ofcio, de acordo com o modelo do Anexo I Ofcio de Manifestao de Interesse.

2.1.3 Emisso da Portaria de Designao da Comisso de


Publicizao

Responsvel: Secretrio da Pasta

Emitido o Ofcio de Manifestao de Interesse, o Secretrio da pasta dever


designar a Comisso de Publicizao, que a equipe responsvel pela
elaborao do Projeto.

A Comisso deve ser composta por, no mnimo, trs servidores das seguintes
reas: rea de Negcio da Secretaria interessada, DG e APG.

O representante da APG dever ser integrante da Coordenao de Gesto


Organizacional e o representante da DG, da Coordenao de Contratos e
Convnios - CCC, que responsvel por executar as atividades de
gerenciamento, fiscalizao e acompanhamento da execuo dos contratos e
convnios sob sua responsabilidade, em articulao com as demais unidades
gestoras.

A Portaria de Designao da Comisso de Publicizao deve ser publicada no


Dirio Oficial do Estado - DOE, com prazo mximo de concluso dos trabalhos de
60 (sessenta) dias corridos.

2.1.4 Elaborao do Plano de Ao de Publicizao

Responsvel: Comisso de Publicizao da Secretaria Interessada

Designada a Comisso de Publicizao, a SGI anexa ao processo de publicizao


o Plano de Ao, cuja finalidade relacionar as principais atividades para a
realizao do processo de publicizao do servio, incluindo as
responsabilidades de cada ente, prazo para efetuar cada atividade e os produtos

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 18


PUBLICIZAO

finais, de modo que o andamento do processo seja monitorado durante toda a


execuo.

Tal documento encontra-se neste Manual como Anexo II Plano de Ao e deve


ser obrigatoriamente preenchido pela Comisso de Publicizao, com prazos
realsticos para que as atividades sejam monitoradas com eficincia.

O documento apresenta as macro atividades da fase de publicizao do servio,


ou seja, desde a emisso do Ofcio pelo Secretrio at a publicao da Portaria
de Publicizao no DOE e em jornal de grande circulao da capital.

O progresso geral das atividades deve ser atualizado de forma tempestiva e


definida periodicidade mnima no superior a 15 (quinze) dias.

O Plano de Ao deve ser validado pela Secretaria interessada em conjunto com


a SGI/DSG/CMPG, ocasio em que ser estabelecido o cronograma de reunies
de assessoria da SGI Secretaria para o desenvolvimento do Projeto de
Publicizao.

Fig. 7 - Plano de Ao de Publicizao

Fonte: SAEB / Elaborao: EY

2.1.5 Elaborao do Projeto de Publicizao

Responsvel: Comisso de Publicizao da Secretaria Interessada

Com o Plano de Ao estabelecido, a Comisso de Publicizao dar incio


elaborao do Projeto de Publicizao, que tem por finalidade estabelecer o
diagnstico e o escopo do servio a ser publicizado. A elaborao e validao do
Projeto devem ser realizadas em 60 (sessenta) dias corridos, considerando a
data de publicao da Portaria de Designao da Comisso de Publicizao no
DOE.

O Projeto deve demonstrar a situao atual do servio e definir o escopo do


servio a ser publicizado, dentre outros aspectos.. Em caso de servios que vm
sendo prestados pelo Estado, imprescindvel estudo tcnico das condies

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PUBLICIZAO

administrativas, financeiras e patrimoniais, bem como dos resultados que so


atualmente alcanados (artigo 5, pargrafo 1, Decreto n8.890/2004).

Alm da definio do escopo, tambm devem ser apresentadas as justificativas


para adoo do modelo de OS, o oramento planejado, indicadores e metas para
o servio, que impactaro diretamente no repasse financeiro OS, os riscos
inerentes ao projeto e, por fim, aspectos sobre fiscalizao, monitoramento e
avaliao da execuo do servio.

importante que seja obedecido o modelo constante no Anexo III Projeto de


Publicizao para que seja seguida a padronizao e contedo aprovado pelo
CONGEOS.

Para elaborao do Projeto de Publicizao deve ser utilizada metodologia


consolidada, chamada Matriz Marco Lgico, utilizada por diversos organismos
internacionais, que consiste em uma ferramenta utilizada para facilitar o
processo de conceptualizao, planejamento, monitoramento e avaliao do
escopo do servio a ser publicizado. Esta ferramenta consta no Anexo IV -
Matriz Marco Lgico.

A Matriz uma estrutura de implicaes lgicas de causa-efeito com relao a


uma situao-problema e de meios-fins em relao interveno proposta para
mudar a situao-problema. No mbito do PEOS, a Matriz foi adaptada,
passando a constituir-se pelos seguintes elementos: lgica da interveno,
requisitos, indicadores, metas, meios de verificao, parmetros de
desempenho e pressupostos.

A lgica de interveno da Matriz deve ser preenchida com as opes escolhidas


para superar ou mitigar o problema central e suas causas, descritas em termos
dos objetivos que se pretende alcanar com a prestao do servio, as entregas
e principais atividades a serem desenvolvidas, estas ltimas agrupadas nos
componentes de implantao (quando necessria), finalstica e de gesto, de
forma a determinar, claramente, qual enfoque deve ser dado publicizao. Os
contedos da Lgica de Interveno so:

Objetivo Superior OSU: o objetivo maior a que o servio se prope a


contribuir e est associado ao impacto, em termos de abrangncia dos
resultados. O Objetivo Superior deve refletir o resultado transformador do
servio proposto, mitigando ou eliminando as consequncias do problema
que ensejaram a concepo do servio;

Objetivos do Servio OSE: so os efeitos imediatos que o servio se prope


a alcanar no seu horizonte a partir das entregas e atividades executadas.
Deve ter formulao concisa e concorrer para o alcance do Objetivo Superior;

Componente de Implantao CI: o conjunto de entregas e atividades por


vezes necessrias disponibilizao dos meios para execuo do servio nos

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PUBLICIZAO

padres pactuados, envolvendo estrutura, instalaes, equipamentos,


sistemas, processos de trabalho, pessoas, etc.;

Componente Finalstico CF: o conjunto de entregas e atividades


relacionadas diretamente finalidade do servio. Esta componente engloba
ainda os indicadores vinculados ao Objetivo Superior - OSU e ao Objetivo do
Servio - OSE, que se constituem na componente finalstica ampliada;

Componente de Gesto CG: a relao das entregas e atividades de


suporte componente finalstica, tais como, gesto oramentria, dos
recursos humanos, dos bens patrimoniais, etc.

Para melhor caracterizar os componentes da interveno, pode-se estabelecer


requisitos, que so condies essenciais dentro da governabilidade da OS que
qualificam as atividades e entregas.

A partir destas definies, sero estabelecidos os indicadores, as metas e


respectivos meios de verificao.

O indicador a medida dotada de significado particular e utilizada para


organizar e captar as informaes relevantes dos elementos que compem o
objeto da interveno. um recurso metodolgico que informa empiricamente
sobre a evoluo do servio prestado. Devero ser construdos para que seus
resultados a serem aferidos respondam a questes relevantes para atores-
chave, devendo tambm ser mensurveis a custos aceitveis. A meta a
quantificao do indicador prevista para o decurso temporal da prestao do
servio.

Para aferir o nvel de alcance da meta ao longo da prestao do servio,


necessrio definir os Parmetros de Avaliao de Desempenho, assim
estabelecida a escala valorativa de referncia associada a certos nveis de
metas. importante que as metas sejam estimadas mensalmente, embora a
aferio do desempenho seja trimestral.Os meios de verificao so as fontes
de informaes necessrias aferio dos indicadores, devendo estar
disponveis e serem confiveis. So expressos como documentos, anlises,
relatrios, manuais, leis, listas, resultados de pesquisa, etc..

Por fim, tem-se os Pressupostos, descritos como condies essenciais fora da


governabilidade da organizao gestora que devem ocorrer para que as
atividades sejam executadas, as entregas sejam realizadas e o objetivo do
servio seja alcanado.

O Projeto de Publicizao tambm composto pela Ficha de Riscos, onde


devero estar relacionados os riscos internos e externos, os quais podero
impactar na publicizao e devero ser identificados pela Comisso de
Publicizao.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 21


PUBLICIZAO

Conforme dispe a Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway


Commission - COSO ERM, Risco evento de fontes internas ou externas
Organizao que pode afetar negativamente ou positivamente a implementao
das estratgias de negcio ou o atingimento dos objetivos.

Os Riscos Internos, por sua vez, so os eventos que podem ocorrer durante a
execuo do servio pela OS, que podem ser mitigados mediante aes diretas,
como desenvolvimento de planos de contingncia. Estes riscos constituem uma
parte das limitaes estabelecidas para a execuo do servio por meio da
criao de metas. Dentre estes riscos esto englobados custo, prazo, perda de
potencial e fluxo de caixa.

Para exemplificar melhor, so riscos internos inerentes ao contrato de


gesto,por exemplo, a ausncia de apresentao do Relatrio de Prestao de
Contas por parte da OS no prazo estabelecido e o repasse intempestivo por parte
da Secretaria.
Por outro lado, os Riscos Externos so os eventos que podem ocorrer fora da
governabilidade da OS e da Secretaria interessada. Estes riscos podem ser
previstos pelas partes interessadas, mas no so controlados por elas, pois
sofrem influncias de terceiros. Como exemplo podemos citar a inflao, riscos
operacionais, entre outros. Um risco operacional, como a m gesto de verbas
estaduais, poderia colocar em risco o repasse adequado dos recursos OS,
atingindo diretamente a prestao do servio.

Fig. 8 Ficha de Riscos

Fonte: EY

Aps a identificao dos riscos, a Comisso de Publicizao dever definir


mecanismos de controle para mitigar a materializao destes em todas as fases
do ciclo de vida do contrato de gesto.

Outro documento que compe o Projeto de Publicizao e tem extrema


relevncia o Oramento, cujo modelo a ser utilizado est contido no Anexo V
Oramento. Nele, a Comisso de Publicizao deve demonstrar a composio
dos custos mensais para a prestao do servio, detalhando os recursos e
insumos necessrios para a sua execuo.

O modelo de oramento da etapa da publicizao deve ser o mesmo a ser


utilizado nas fases subsequentes (seleo e execuo). Os elementos
oramentrios nele constantes no podero ser suprimidos, nem acrescentados
novos elementos sem prvia autorizao da Secretaria contratante, objetivando
uniformiz-los para facilitar a anlise de contas dos contratos de gesto.

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Este modelo est dividido nas seguintes sees:

Receitas: o conjunto de receitas advindas dos repasses financeiros


transferidos pelo Estado e outras receitas, como as advindas de
investimentos, por exemplo;

Despesas de Custeio: o conjunto de despesas relacionadas aos itens bsicos


de manuteno do servio, como exemplo:

Recursos humanos;
Material de consumo;
Servios de terceiros;
Manuteno, reparos e adequaes;
Outras despesas.

Despesas de Investimento: o conjunto de despesas necessrias ao


planejamento e execuo de obras, aquisio de instalaes, equipamentos e
material permanente.

Para a composio das contas, a Secretaria deve levar em conta a prpria


experincia na gesto do servio. Para tanto, a Comisso de Publicizao deve
utilizar oramentos de servios administrados pelo Estado e de finalidade
similar para a composio do oramento do servio a ser publicizado.

Abaixo seguem os principais aspectos que a Comisso de Publicizao deve


observar:

Mdias de consumo de materiais;


Relao de atendimento versus recursos humanos necessrios;
Previses de gastos de consumo (luz, telefone, gua, etc.);
Definies contbeis de depreciao de patrimnio;
Demais estimativas variveis de acordo com o objeto publicizado.

A composio oramentria analtica deve ser detalhada de forma que


possibilite a reviso dos custos e despesas.

Definido o oramento, devero ser estabelecidos os percentuais das partes fixa


e varivel dos recursos financeiros a serem disponibilizados pela Secretaria
contratante.

A parte fixa dever ser repassada regular e periodicamente, correspondendo ao


valor exato dos custos fixos estimados, enquanto a parte varivel est
vinculada ao desempenho da OS na execuo do servio. O contrato de gesto
definir os parmetros de avaliao e aplicao de desconto no caso de
descumprimento de metas pactuadas. O desconto a ser efetuado no constitui

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 23


PUBLICIZAO

penalidade OS, mas reflete o no dispndio do recurso repassado, em funo


de meta no realizada.

No Projeto de Publicizao deve estar definida a Unidade de Monitoramento e


Avaliao - UMA, que uma unidade da estrutura interna da Secretaria,
responsvel pela superviso, fiscalizao e avaliao dos contratos de gesto, a
ser tratada com mais detalhes no Captulo 4 Execuo.

2.1.6 Aplicao da Avaliao Ex-Ante

Responsvel: UGC da Secretaria Interessada

O Projeto de Publicizao ser encaminhado UGC, que far o exame crtico do


seu contedo, atravs da aplicao da Avaliao Ex-Ante, constante do Anexo VI
- Avaliao Ex-Ante.

A finalidade da Avaliao proporcionar a informao necessria para que as


Secretarias possam tomar antecipadamente as providncias para a correo de
eventuais falhas de dimensionamento das metas, subdimensionamento de
recursos e dos riscos consecuo dos objetivos e metas, resultantes de
fragilidades do planejamento do servio.

Neste processo so utilizados como balizadores os critrios de consistncia das


metas, suficincia, sustentabilidade, conformidade, exequibilidade e eficincia,
previstos na Sistemtica de Monitoramento e Avaliao do PEOS, aprovada pela
Resoluo CONGEOS n 21/ 2009.

Aps a anlise, a UGC poder solicitar ajustes Comisso de Publicizao, se


considerar necessrio.

2.1.7 Emisso do Parecer de Convenincia e Oportunidade

Responsvel: Secretrio da Pasta

O processo de publicizao encaminhado e apresentado ao Secretrio da


pasta, para validao do Projeto de Publicizao e emisso de Parecer, cujo
objetivo a sua manifestao quanto convenincia e oportunidade em
transferir gesto do servio para uma OS. Para tanto deve ser utilizado o
modelo do Anexo VII Parecer de Convenincia e Oportunidade.

O processo dever ser instrudo com o Projeto de Publicizao, a Avaliao Ex-


Ante e o Parecer de Convenincia e Oportunidade e encaminhado ao CONGEOS
atravs da SGI/SAEB.

2.1.8 Emisso do Parecer Tcnico

Responsvel: SGI/CONGEOS

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PUBLICIZAO

A SGI/SAEB analisar o Processo de Publicizao, verificando a adequao da


natureza do servio luz da legislao do PEOS, bem como os elementos que o
compe, emitindo Parecer Tcnico para subsidiar a deciso do CONGEOS quanto
transferncia do servio.

Havendo recomendaes por parte da SGI quanto conformidade do Processo


de Publicizao, este ser encaminhado Comisso de Publicizao para que
adote as providncias e ajustes necessrios.

2.1.9 Emisso da Resoluo do CONGEOS

Responsvel: CONGEOS

O Processo de Publicizao seguir para apreciao do CONGEOS que, conforme


o artigo 6, do Decreto n 8.890/2004, avaliar a pertinncia da transferncia
proposta, analisando a adequao da natureza do servio aos objetivos e
princpios do PEOS, emitir Resoluo sobre o pleito.

2.1.10 Publicao da Resoluo do CONGEOS

Responsvel: Gabinete da SAEB

A Resoluo emitida pelo CONGEOS dever ser publicada pelo Gabinete da SAEB
no DOE, para conferir publicidade deciso do colegiado.

Caso a Resoluo seja desfavorvel, o Gabinete da SAEB encaminhar o


processo de publicizao para a SGI, que o remeter Secretaria interessada
para arquivamento (artigo 6, pargrafo 2, Decreto n 8.890/2004). Caso tenha
sido favorvel, o Gabinete da SAEB despachar o processo para a Casa Civil,
recomendando-lhe que colha a autorizao do Governador do Estado.

2.1.11 Autorizao do Governador

Responsvel: Casa Civil

O processo de publicizao ser submetido aprovao do Governador do


Estado. Se no autorizada a publicizao do servio, a Casa Civil despachar o
processo para a SGI, que o encaminhar Secretaria interessada, dando-lhe
cincia sobre a oposio do Governador. Se autorizada, a Casa Civil publicar o
autorizo no DOE e a SGI encaminhar o processo de publicizao ao Gabinete da
Secretaria interessada.

2.1.12 Emisso da Portaria de Publicizao

Responsvel: Secretrio da Pasta

Concedida a aprovao do Governador, o Secretrio da pasta emitir Portaria


para conferir publicidade publicizao, conforme disposio do artigo 6,

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PUBLICIZAO

pargrafo 3, Decreto n 8.890/2004. Para a emisso da Portaria deve ser


observado o modelo constante do Anexo VIII - Portaria de Publicizao.

2.1.13 Publicao da Portaria de Publicizao


Responsvel: Gabinete da Secretaria Interessada

Publicada a Portaria, encerra-se o processo de publicizao, para que, no prazo


mnimo de 30 (trinta) dias, seja iniciado o processo de seleo, conforme
disposto no artigo 6, pargrafo 1, Decreto n 8.890/2004.
A Portaria de Publicizao dever ser publicada pelo Gabinete da Secretaria
interessada no mnimo trs vezes no DOE e duas vezes em jornal dirio da
capital, alm da disponibilizao nos meios eletrnicos de comunicao,
conforme artigo 4, pargrafo 2, Lei n 8.647/2003.
Toda a documentao da publicizao dever permanecer sob a responsabilidade
e guarda da Secretaria interessada.

Ateno para os Documentos:

Ofcio de Manifestao de Interesse

Portaria de Designao da Comisso de Publicizao

Autorizao do Secretrio da Administrao para incio dos estudos de


publicizao

Plano de Ao de Publicizao

Projeto de Publicizao

Avaliao Ex Ante

Parecer de Convenincia e Oportunidade

Ofcio de Solicitao de Apreciao do Projeto de Publicizao

Parecer Tcnico da SGI/CONGEOS

Resoluo de Deliberao do CONGEOS

Autorizao do Governador do Estado

Portaria de Publicizao

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PUBLICIZAO

2.2 Fluxograma do processo de publicizao


Fig. 9- Fluxograma do Processo de Publicizao

Legenda:

Processo Documento Deciso


Referncia Referncia fora Fonte: SAEB
na pgina da pgina
Elaborao: EY

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3. SELEO

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SELEO

3.1 Processo de Seleo


O objetivo deste processo selecionar a OS mais apta para atender ao objeto do
contrato de gesto, por meio de anlise da melhor proposta tcnica e
oramentria, obedecidos os requisitos editalcios.

Nesta fase, sero minunciosamente desenvolvidos o edital, o contrato de gesto


e demais anexos pertinentes, a fim de assegurar a qualidade dos processos para
seleo da entidade que realizar a gesto do servio publicizado. Neste sentido,
o edital de seleo deve ter como referncia, obrigatoriamente, o Projeto de
Publicizao.

No decorrer do processo de seleo imprescindvel a deliberao do CONGEOS


quanto aos termos do contrato de gesto a ser celebrado, bem como seus
indicadores e metas previamente publicizao do edital, alm da verificao da
qualificao da entidade como OS e a publicizao do resumo do contrato de
gesto.

A Lei Estadual n 9.433/2005, que dispe sobre as licitaes e contratos


administrativos pertinentes a obras, servios, compras, alienaes e locaes no
mbito dos Poderes do Estado da Bahia, poder ser utilizada subsidiariamente
legislao do PEOS.

3.1.1 Elaborao do Plano de Ao de Seleo

Responsvel: rea de Negcio da Secretaria Interessada

Encerrada a etapa de publicizao, com a publicao da Portaria de Publicizao


do servio pelo Secretrio da pasta, a rea de Negcio da Secretaria interessada
deve elaborar o Plano de Ao de Seleo, documento que visa relacionar as
principais atividades para realizao do processo de seleo da entidade que
efetuar a gesto do servio pblico, e monitorar o andamento, a fim de que os
responsveis estejam cientes dos passos a serem seguidos e prazos para cada
etapa.

Fig. 10 - Plano de Ao de Seleo

Fonte: SAEB / Elaborao: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 29


SELEO

Tal documento encontra-se neste Manual no Anexo II Plano de Ao.

importante que os prazos estipulados para a execuo das atividades sejam


realsticos, com base em experincias anteriores.

O progresso geral das atividades deve ser atualizado de forma tempestiva e com
periodicidade no superior a 15 (quinze) dias.

Nesta etapa gerada e emitida a Requisio de Servio (RS) no Sistema


Integrado de Material, Patrimnio e Servio SIMPAS, na qual ser includo o
item que ser contratado, ou seja, o (s) servio (s) que ser (o) prestados pela
OS na execuo do contrato pretendido. Caso o item/objeto no esteja
cadastrado no catlogo do SIMPAS, a Secretaria contratante dever compor o
item no referido Sistema, para que o mesmo possa ser validado pela rea
competente (coordenao do SIMPAS) e includo no referido catlogo.

3.1.2 Elaborao da Minuta do Edital, Minuta do Contrato de Gesto


e Demais Anexos

Responsvel: Comisso Permanente de Licitaes COPEL e rea de Negcio da


Secretaria Interessada

O edital o meio pelo qual tornado pblico o processo de seleo para escolha
da OS ou entidade que pretenda qualificar-se como tal, para celebrao de
contrato de gesto e execuo do servio.

De acordo com o artigo 6, da Lei n 8.647/2003, o edital de seleo deve


conter:

I - descrio detalhada da atividade a ser transferida e dos bens e


equipamentos a serem destinados para este fim;

II - critrios objetivos para o julgamento da proposta mais vantajosa para a


Administrao Pblica;

III - prazo para apresentao da proposta de trabalho.

O edital composto por sees e anexos, que devem ser elaborados pela COPEL
e pela rea de Negcio, conforme disposto a seguir:

Responsabilidade da COPEL da Secretaria interessada:


Seo A Prembulo;
Seo B Disposies Gerais;
Seo D Modelo para a Proposta de Trabalho;
Anexo I Modelo de Procurao;
Anexo II Modelo de Credencial do Representante da Entidade;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 30


SELEO

Anexo III Declarao de Pleno Conhecimento.


Responsabilidade da rea de Negcio:
Seo C Termo de Referncia;
Seo E Critrios para Avaliao das Propostas de Trabalho;
Anexo IV - Declarao de Vistoria Tcnica Expedida pela Administrao;
Anexo V - Parmetros de Avaliao de Desempenho e Aplicao de
Descontos;
Anexo VI Cronograma de Desembolso;
Anexo VII Dimensionamento Mnimo de Pessoal;
Anexo VIII Estrutura Fsica;
Anexo IX Inventrio dos Bens Mveis para Permisso de Uso;
Anexo X Minuta do Contrato de Gesto.

O modelo de edital consta do Anexo IX Edital e Anexos.

Um dos anexos do edital o contrato de gesto, instrumento jurdico de direito


pblico, que institui e disciplina a parceria entre Estado e OS. Nele devem estar
dispostos o objeto, o prazo de vigncia, recursos e repasses financeiros, a
dotao oramentria e obrigaes das partes, dentre outros. a referncia
para o Poder Pblico acompanhar e avaliar os resultados alcanados pela OS.

O Quadro de Indicadores e Metas, constante da Seo C - Termo de Referncia


do edital, dever espelhar os indicadores e metas definidos no Projeto de
Publicizao. Devero ser apresentadas justificativas pela rea de Negcio da
Secretaria Interessada, caso esses elementos tenham sido alterados. O prazo
para o estabelecimento das metas dever ser mensal. Esta medida essencial
para a consolidao das metas de acordo com o trimestre do exerccio
financeiro, em observncia aos art. 26 e 27 da Lei 8.647/2003 e para efeito da
execuo do processo de acompanhamento, monitoramento e avaliao, item
4.3 deste Manual.

Neste instrumento regulador, a Secretaria contratante compromete-se a


assegurar o repasse dos recursos financeiros, instalaes e equipamentos
necessrios execuo do servio e, em contrapartida, a OS compromete-se a
prestar o servio e alcanar as metas estabelecidas no contrato de gesto.

importante que o instrumento contratual observe os princpios constitucionais


da Legalidade, Impessoalidade, Eficincia, Moralidade e Publicidade e que
contenha as clusulas obrigatrias estabelecidas nos dispositivos da Lei n
8.647/2003 elencados a seguir:

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 31


SELEO

Artigo 21 O contrato de gesto ser instrumentalizado sempre por escrito, com


as atribuies, responsabilidades e obrigaes a serem cumpridas pelo Estado e
pela Organizao Social, observando as regras gerais de direito pblico e dever
conter clusulas que disponham sobre:

I - Atendimento indiferenciado aos usurios dos servios objeto do contrato de


gesto;

II - Indicao de que, em caso de extino da Organizao Social ou resciso do


contrato de gesto, o seu patrimnio, os legados e as doaes que lhe forem
destinados, bem como os excedentes financeiros decorrentes de suas
atividades, sero incorporados ao patrimnio do Estado ou ao de outra
Organizao Social, qualificada na forma desta Lei, ressalvados o patrimnio,
bens e recursos pr-existentes ao contrato ou adquiridos com recursos a ele
estranhos;

III - Adoo de prticas de planejamento sistemtico das aes da Organizao


Social, mediante instrumentos de programao, oramentao,
acompanhamento e avaliao de suas atividades, de acordo com as metas
pactuadas;

IV - Obrigatoriedade de publicao anual, no Dirio Oficial do Estado, de


demonstraes financeiras, elaboradas em conformidade com os princpios
fundamentais de contabilidade e do relatrio de execuo do contrato de
gesto;

V - Obrigatoriedade de especificar o programa de trabalho proposto pela


Organizao Social, estipular as metas a serem atingidas, os respectivos
prazos de execuo, bem como os critrios objetivos de avaliao de
desempenho, inclusive mediante indicadores de qualidade e produtividade;

VI - Estipulao de limites e critrios para remunerao e vantagens, de qualquer


natureza, a serem pagas aos dirigentes e empregados da Organizao Social,
no exerccio de suas funes;

VII - Vinculao dos repasses financeiros, que forem realizados pelo Estado, ao
cumprimento das metas pactuadas no contrato de gesto.

Artigo 27 - O rgo competente da Secretaria de Estado da rea, responsvel


pela superviso, fiscalizao e avaliao do contrato de gesto, emitir relatrio
tcnico sobre os resultados alcanados pelas Organizaes Sociais na execuo
do contrato de gesto, bem como sobre a economicidade do desenvolvimento das
respectivas atividades, e o encaminhar ao Titular da respectiva Pasta e ao rgo
deliberativo da entidade, at o ltimo dia do ms subsequente ao encerramento
de cada trimestre do exerccio financeiro.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 32


SELEO

Artigo 30 - Na hiptese de risco quanto ao regular cumprimento das obrigaes


assumidas no contrato de gesto, poder o Estado assumir a execuo dos
servios que foram transferidos, a fim de manter a sua continuidade.

Artigo 39 - A Organizao Social manter a designao da unidade do servio que


for absorvido.

O Decreto n 8.890/2004 relaciona as clusulas que obrigatoriamente devem


constar no contrato, conforme artigos relacionados abaixo:

Artigo 29 - O contrato de gesto conter clusula dispondo sobre a


obrigatoriedade, pela Organizao Social, de elaborao de regulamento prprio
contendo as regras e procedimentos que adotar para contratao de obras e
servios, bem como para compra, alienao e locao de bens mveis e imveis.

Artigo 37 - O contrato de gesto celebrado com Organizao Social que venha a


assumir atividades ou servios j desempenhados pelo Estado poder dispor de
clusula estabelecendo um percentual mnimo de absoro dos servidores que
estiverem vinculados ao referido servio ou atividade.

No contrato de gesto tambm deve constar clusula definindo qual o setor da


Secretaria contratante desempenhar o papel da UMA, definida anteriormente
no Projeto de Publicizao.

3.1.3 Emisso da Portaria de Designao da Comisso Julgadora

Responsvel: Secretrio da Pasta

O Secretrio da pasta deve definir, por meio de Portaria, a Comisso Julgadora,


que ser a responsvel pela anlise e julgamento das propostas tcnicas a serem
apresentadas pelas entidades concorrentes. O modelo da portaria est
disponibilizado no Anexo X Portaria de Designao de Comisso Julgadora.

A Comisso Julgadora deve ser formada por, no mnimo, cinco servidores do


quadro permanente da Secretaria interessada, sendo um deles,
obrigatoriamente, integrante da COPEL.

3.1.4 Abertura do Processo Administrativo

Responsvel: rea de Negcio da Secretaria Interessada

Elaborados a minuta do edital e anexos, a rea de Negcio deve encaminh-los


ao Gabinete da Secretaria interessada para que se proceda abertura do
processo administrativo.

Este processo administrativo tem o propsito de formalizar o processo de


seleo e deve ser instrudo com os seguintes documentos:

Ofcio do Secretrio da Pasta, solicitando a apreciao da matria ao


CONGEOS

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 33


SELEO

Cpia do Projeto de Publicizao

Cpia da Publicao da Resoluo do CONGEOS no DOE, que aprova a


publicizao do servio

Cpia da Autorizao do Governador para publicizao do servio

Cpia das publicizaes da Portaria de Publicizao

Cpia do edital de seleo. Minuta do contrato de gesto e anexos de


indicadores e metas, alm dos parmetros para aplicao de descontos

Cpia das publicizaes da Portaria de Publicizao


Em caso de novos processos seletivos para servios j contratualizados, devero
ser apresentados, alm dos documentos elencados acima, cpia do contrato de
gesto anterior e suas alteraes (termos aditivos e apostilas).

3.1.5 Anlise da Minuta do Edital, Minuta do Contrato de Gesto e


Demais Anexos

Responsvel: UGC da Secretaria Interessada

Aberto o processo e anexados os documentos, o Gabinete da Secretaria


interessada deve encaminh-lo para a UGC da Secretaria, para que seja efetuada
a reviso e validao da minuta do edital e minuta do contrato de gesto, e
demais anexos elaborados.

A UGC verificar se todas as informaes necessrias foram consideradas e se


foram observados os requisitos da Lei n 8.647/2003 e do Decreto n
8.890/2004.

Aps a anlise, a UGC poder solicitar ajustes rea de Negcio, caso considere
necessrio, retornando o processo para que sejam atendidas as alteraes
solicitadas. Quando no houver necessidade de ajustes, o processo ser
encaminhado para apreciao do CONGEOS.

3.1.6 Solicitao da Manifestao do CONGEOS

Responsvel: Gabinete da Secretaria Interessada

O processo de seleo ser encaminhado pelo Gabinete da Secretaria


interessada, via Gabinete da SAEB, para apreciao do CONGEOS.

O Conselho examinar os termos da minuta do contrato de gesto e os


indicadores e metas estabelecidos, luz do artigo 2, pargrafo 2, inciso V, Lei
n 8.647/2003 e da Resoluo CONGEOS n 25/2013, que aprova o processo de

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 34


SELEO

apreciao pelo CONGEOS de minutas de contratos de gesto, termo aditivo e


seus indicadores e metas.

3.1.7 Emisso do Parecer Tcnico

Responsvel: SGI/CONGEOS

Antes da apreciao do CONGEOS, a SGI, que exerce a funo de Secretaria


Executiva do Conselho, analisar os termos do contrato de gesto, se foram
estabelecidos conforme legislao, se constam as clusulas obrigatrias e se os
indicadores e as metas foram estabelecidos conforme o Projeto de Publicizao.

Este Parecer Tcnico pode ser emitido com recomendaes a serem cumpridas
pela rea de Negcio em caso de ausncia de clusula ou contedo obrigatrio
ou, ainda, para correo de termo ou indicador e meta estabelecidos.

Com a emisso do Parecer Tcnico e cumpridas as diligncias, o processo de


seleo ser encaminhado PGE e, posteriormente, ao CONGEOS para sua
apreciao.

3.1.8 Emisso do Parecer Jurdico

Responsvel: PGE

A PGE, aps exame da conformidade legal do processo de seleo, emitir


Parecer Jurdico, que poder conter diligncias a serem cumpridas pela rea de
Negcio da Secretaria interessada.

Com o atendimento das exigncias, o processo de seleo ser encaminhado


para apreciao do CONGEOS.

3.1.9 Emisso da Resoluo do CONGEOS

Responsvel: CONGEOS

A SGI verificar o atendimento das exigncias solicitadas pela PGE rea de


Negcio, se houver. Atendidas as solicitaes, a SGI encaminha a minuta do
contrato para apreciao do CONGEOS, que considerar a conformidade de seu
contedo frente legislao do PEOS e dos indicadores e metas com o Projeto
de Publicizao.

Por fim, ser emitida Resoluo sobre os termos do contrato de gesto,


indicadores e metas, a ser publicada no DOE pelo Gabinete da SAEB, que
encaminhar o processo de seleo para o Gabinete da Secretaria interessada.

3.1.10 Publicao da Resoluo do CONGEOS

Responsvel: Gabinete da SAEB

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 35


SELEO

Emitida a Resoluo do CONGEOS, o Gabinete da SAEB deve public-la no DOE e


encaminhar o processo de seleo para o Gabinete da Secretaria interessada.

A Secretaria interessada, por sua vez, deve encaminhar o processo de seleo


para a COPEL, para publicao do edital de seleo, minuta do contrato de
gesto e demais anexos.

3.1.11 Publicao do Edital de Seleo

Responsvel: COPEL

A COPEL publicar o resumo do edital de seleo no DOE por, no mnimo, trs


vezes e em jornal dirio da capital por, no mnimo, duas vezes, e o disponibilizar
em meios eletrnicos de comunicao.

O resumo do edital conter a indicao do local em que os interessados podero


obter o texto integral do edital e todas as informaes sobre a seleo.

3.1.12 Apresentao das Propostas de Trabalho

Responsvel: Entidades Interessadas

De acordo com o artigo 7 da Lei Estadual n 8.647/2003, a proposta de


trabalho a ser apresentada pela entidade interessada dever conter os meios e
os recursos oramentrios necessrios prestao dos servios a serem
transferidos, e, ainda:

I - Especificao do programa de trabalho proposto;

II - Especificao do oramento;

III - Definio de metas operacionais, indicativas de melhoria da eficincia e


qualidade do servio, do ponto de vista econmico, operacional e
administrativo, e os respectivos prazos de execuo;

IV - Definio de indicadores adequados de avaliao de desempenho e de


qualidade na prestao dos servios autorizados;

V - Comprovao da regularidade jurdico-fiscal e boa situao econmico-


financeira, atravs do clculo de ndices contbeis usualmente aceitos;

VI - Comprovao de experincia tcnica para desempenho da atividade objeto


do contrato de gesto, limitando demonstrao, pela entidade, de sua
experincia gerencial na rea relativa ao servio a ser transferido, bem como
da capacidade tcnica do seu corpo funcional, podendo o edital estabelecer,
conforme recomende o interesse pblico, e considerando a natureza dos
servios a serem transferidos, tempo mnimo de existncia prvia das
entidades interessadas a participar do procedimento de seleo.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 36


SELEO

Na hiptese de o edital no estabelecer tempo mnimo de existncia prvia, as


entidades com funcionamento inferior a um ano devem comprovar experincia
gerencial atravs da qualificao de seu corpo diretivo, conforme disposto no
artigo 7, pargrafo 3, da Lei Estadual n 8.647/2003.

3.1.13 Julgamento das Propostas de Trabalho

Responsvel: Comisso Julgadora da Secretaria Interessada

Recebidas as propostas de trabalho no prazo estabelecido, a Comisso


Julgadora proceder ao julgamento, observando, alm de outros definidos em
edital, os critrios de economicidade e otimizao dos indicadores objetivos de
eficincia e qualidade do servio, conforme artigo 16, do Decreto Estadual n
8.890/2004.

Para aplicao do critrio de economicidade, a Comisso deve observar a relao


custo-benefcio entre o oramento proposto e o rol de servios oferecidos, com o
intuito de verificar se h equilbrio financeiro-oramentrio frente escala de
servios a serem geridos.

Quanto otimizao dos indicadores objetivos de eficincia e qualidade do


servio, a Comisso Julgadora deve avaliar o grau de atendimento do servio
prestado, segundo a proposta de trabalho, observando a definio de metas
operacionais, indicativas de melhoria da eficincia e qualidade do servio, do
ponto de vista econmico, operacional e administrativo, e os respectivos prazos
de execuo.

O julgamento das propostas deve ser objetivo, em conformidade com os critrios


previamente estabelecidos no edital e de acordo com fatores exclusivamente
nele referidos, de maneira a possibilitar sua aferio pelas entidades
participantes (artigo 17, caput, do Decreto n 8.890/2004).

De acordo com o estabelecido no artigo 18, caput, do Decreto n 8.890/2004, a


classificao das entidades participantes do processo de seleo ser feita
atravs da mdia ponderada das valorizaes das respectivas propostas de
trabalho, de acordo com os pesos estabelecidos no edital. As propostas que no
atendam s exigncias do ato convocatrio da seleo sero automaticamente
desclassificadas.

Poder ocorrer a inviabilidade de competio, quando:

I - Publicado o edital, apenas uma entidade houver manifestado interesse pela


gesto da atividade a ser transferida;

II - Houver impossibilidade material tcnica das demais entidades participantes,


caso em que dever ser ouvido o Conselho Estadual da rea correspondente
atividade a ser transferida.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 37


SELEO

Demonstrada a inviabilidade e desde que atendidas as exigncias relativas


proposta de trabalho, a entidade ser convidada a assinar o contrato de gesto.

3.1.14 Publicao do Resultado no DOE

Responsvel: Comisso Julgadora

Analisadas as habilitaes, o Gabinete da Secretaria interessada publicar no


DOE as entidades desclassificadas e a entidade vencedora do processo de
seleo.

Em seguida haver a homologao do resultado da seleo e adjudicao do


objeto.

3.1.15 Verificao da Qualificao da Entidade

Responsvel: Comisso Julgadora

Declarada a vencedora do processo de seleo, a rea de Negcio deve verificar


se a entidade ganhadora qualificada como OS.

importante ressaltar que essencial a verificao da qualificao da entidade


na rea relativa ao objeto de seleo.

3.1.16 Assinatura do Contrato de Gesto

Responsveis: Secretrio da Pasta e OS Qualificada

A Secretaria interessada dar incio, no prazo de 30 (trinta) dias a contar da


homologao, ao processo para assinatura do contrato de gesto pelo Secretrio
da Pasta e representante legal da OS.

Aps a assinatura do contrato de gesto, a Secretaria interessada providenciar


sua publicao no DOE e em dois jornais de grande circulao na Capital do
Estado, o disponibilizar em meios eletrnicos de comunicao e o enviar SGI
atravs de arquivo digitalizado.

Quando o processo seletivo for finalizado e a OS j tiver sido declarada


vencedora, o valor da despesa ser empenhado pela execuo oramentria da
unidade gestora do contrato.

Aps o empenho, dever ser gerada e emitida a Autorizao de Prestao de


Servio APS no SIMPAS. Essa autorizao dever ser assinada pela
Organizao Social contratada e pelo responsvel da rea gestora do contrato,
concomitantemente a assinatura do o Contrato de Gesto pela OS contratada e
pelo Secretrio da Pasta contratante, o qual dever ser publicado no Dirio
Oficial do Estado DOE. Aps celebrados, tanto o contrato de gesto, quantos os
seus aditivos e apostilas (quando houverem), devero ser encaminhados

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 38


SELEO

execuo oramentria da unidade gestora do contrato para que os mesmos


sejam lanados no FIPLAN Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e
Finanas do Estado da Bahia.

S sero realizados os repasses dos termos que tiverem lanados no sistema


acima citado.

Importante verificar, antes da assinatura, todos os anexos que integram o


contrato de gesto, quais sejam:

Anexo I Descrio do Servio;


Anexo II Quadro de Indicadores e Metas;
Anexo III Parmetro de Avaliao de Desempenho e de Aplicao de Desconto;
Anexo IV Dimensionamento de Pessoal;
Anexo IV - -Oramento (Geral, Sinttico e Analtico);
Anexo V Cronograma de Desembolso.

Ateno para os Documentos:

Portaria de Designao da Comisso Julgadora

Plano de Ao de Seleo

Edital e Anexos

Parecer Tcnico da SGI/CONGEOS

Parecer Jurdico da PGE

Resoluo do CONGEOS sobre os termos do contrato, indicadores e


metas

Propostas Tcnicas e Habilitaes das entidades

Publicao no DOE da entidade vencedora e entidades desclassificadas

Decreto de Qualificao da entidade

Contrato de Gesto

Publicao do contrato de gesto em jornal de grande circulao e


disponibilizao em meios eletrnicos

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 39


SELEO

3.2 Fluxograma do processo de seleo


(1/2)
Fig. 11- Fluxograma do Processo de Seleo

Sim A
Gabinete/Secretaria rea de Negcio/ COPEL e rea de Negcio/
Processo Secretaria Secretaria
de Despachar o processo de Elaborar o planejamento Secretaria possui
Seleo Elaborar o edital de Comisso Julgadora
publicizao para a rea das atividades e
seleo e a minuta de definida?
de Negcio cronograma de seleo No rea de Negcio/ Secretrio/Secretaria
contrato de gesto
atravs do Plano de Ao Secretaria
Plano de Edital e
Emitir Portaria de B
Ao Anexos Solicitar ao Secretrio a
Designao da Comisso
designao de Comisso
Julgadora
Julgadora

Gabinete/Secretaria UGC/Secretaria
Despachar o processo de
C seleo para o Gabinete
Despachar para Gabinete
da SAEB, solicitando que a
da Secretaria
matria seja submetida UGC/Secretaria Gabinete/Secretaria Gabinete/Secretaria A
apreciao do CONGEOS Sim Anexar a Portaria de
O processo de
Designao da Comisso
seleo est em Revisar o processo de Abrir o processo
Julgadora, o planejamento,
conformidade e seleo, analisando administrativo de seleo Gabinete/Secretaria
cronograma e edital com
rea de Negcio/ UGC/Secretaria qualidade? conformidade e qualidade da OSl
No anexos ao processo de
Secretaria seleo Publicar a Portaria de
Designao da Comisso B
Solicitar que a Comisso Processo
Efetuar os ajustes Administrativo Julgadora no Dirio Oficial
Julgadora efetue os
requeridos pela UGC/ do Estado
ajustes requeridos
Secretaria Portaria de
Designao

SGI/CONGEOS PGE PGE


D

Despachar o processo de Analisar o contedo do Emitir Parecer Jurdico


SGI/CONGEOS SGI/CONGEOS seleo para a PGE edital e anexos sobre o edital e anexos
Gabinete/SAEB
No
Parecer
Analisar os termos do Emitir Parecer Tcnico a Parecer tcnico Jurdico
C Encaminhar os autos
contrato de gesto, respeito do edital e com diligncias?
para a SGI
indicadores e metas anexos rea de Negcio/
Sim
Parecer Secretaria
Tcnico Atender as diligncias D
requisitadas pela SGI,
reencaminhando a ela os
autos

CONGEOS CONGEOS SGI/CONGEOS rea de Negcio/


Secretaria
Despachar o processo de
Emitir resoluo de
Apreciar e deliberar sobre seleo com o Parecer Atender s diligncias
deliberao dos termos
os termos do contrato, Tcnico para deliberao necessrias,
do contrato, indicadores
indicadores e metas do CONGEOS em reunio reencaminhando PGE,
e metas Sim
ordinria No SGI/CONGEOS quando solicitado
Resoluo
CONGEOS Requer Revisar o processo de
E seleo, verificando se Opinio jurdica
apreciao ad
foram atendidas as com diligncias?
referendum?
diligncias da SGI e da PGE,
Presidente/CONGEOS Presidente/CONGEOS SGI/CONGEOS Sim rea de Negcio
se aplicvel No
Despachar o processo de
Emitir resoluo de Apreciar e deliberar a
seleo com o Parecer Despachar o processo de
deliberao dos termos respeito os termos do
Tcnico para deliberao seleo para SGI /
do contrato, indicadores contrato, indicadores e
do Presidente ad CONGEOS
e metas metas
referendum do CONGEOS

Legenda:

Documento Referncia Referncia fora


Processo Deciso
na pgina da pgina

Fonte: SAEB
Elaborao: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 40


SELEO

3.3 Fluxograma do processo de seleo


(2/2)
Fig. 11- Fluxograma do Processo de Seleo

Gabinete/SAEB Gabinete/SAEB Gabinete/Secretaria Presidente/Comisso COPEL Comisso Julgadora Comisso Julgadora


Julgadora Publicar o resumo do edital
Receber, no prazo
Publicar a Resoluo de de seleo no mnimo 3x no Convocar sesso pblica
E Despachar o processo de Despachar o processo de DOE e 2x em jornal dirio de estabelecido no edital,
deliberao do CONGEOS Autorizar a publicao do para abertura dos
seleo para a Gabinete seleo para a Comisso grande circulao, e os envelopes
no Dirio Oficial do edital de seleo, envelopes das propostas
da Secretaria Julgadora disponibiliz-lo nos meios encaminhados pelas
Estado observando o prazo legal tcnicas
eletrnicos de comunicao entidades
Propostas Tcnicas
e Habilitaes
Jurdicas

Comisso Julgadora

Fim Declarar a entidade como


desclassificada
No Comisso Julgadora Comisso Julgadora Comisso Julgadora Comisso Julgadora e Comisso Julgadora
A entidade Interessados
apresentou os Analisar as propostas
documentos Avaliar as propostas Efetuar a abertura dos
Suspender a sesso tcnicas nos termos do Rubricar todas as pginas
requeridos no tcnicas apresentadas envelopes das propostas
pblica edital, em sesso das propostas tcnicas na
Comisso Julgadora edital? pelas entidades tcnicas
Sim reservada sesso pblica
Publicar no Dirio Oficial
do Estado as entidades
classificadas obedecendo
os prazos recursais

Comisso Julgadora Comisso Julgadora Comisso Julgadora e Comisso Julgadora Comisso Julgadora Comisso Julgadora Comisso Julgadora
Interessados Publicar no DOE as
Convocar sesso pblica Analisar as habilitaes entidades classificadas,
Efetuar a abertura dos Homologar o resultado
para abertura dos Rubricar todas as pginas jurdicas desclassificadas e a
envelopes das habilitaes Suspender a sesso pblica do processo de seleo e
envelopes das das habilitaes jurdicas nos termos do edital, em vencedora, com as
jurdicas adjudicar o objeto
habilitaes jurdicas na sesso pblica sesso reservada respectivas notas

Gabinete/Secretaria Diretoria Geral/Secretaria rea de Negcio/


Secretaria
Execuo do Publicar o contrato de Providenciar a assinatura
contrato Encaminhar o contrato de
gesto no Dirio Oficial do contrato de gesto no
gesto para a Diretoria Geral
do Estado prazo legal providenciar sua assinatura
Sim
rea de Negcio/
Secretaria
A entidade
qualificada como Verificar se a entidade
Comisso Julgadora organizao qualificada como
social? organizao social
Convocar entidade
rea de Negcio/ No
classificada em segundo
lugar No Secretaria
A entidade foi Qualificao
qualificada como Solicitar entidade que
F
organizao providencie sua
sociaL? qualificao como
Sim organizao social

Legenda:

Documento Referncia Referncia fora


Processo Deciso
na pgina da pgina

Fonte: SAEB
Elaborao: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 41


EXECUO

4. EXECUO

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 42


EXECUO

4.1 Execuo do Contrato de Gesto


A finalidade deste captulo apresentar os procedimentos imprescindveis a
serem seguidos pela OS e pela Secretaria contratante, para garantir a
conformidade contratual por ambas as partes, bem como demonstrar os
procedimentos para prestao de contas por parte da OS e as atividades de
acompanhamento, monitoramento e avaliao realizadas pela Secretaria
contratante sobre o contrato de gesto e o servio prestado pela entidade.

A Secretaria contratante compromete-se a prover OS dos meios necessrios


execuo do servio, observando a tempestividade dos repasses financeiros, e
estruturar-se internamente para que o monitoramento e avaliao do contrato
ocorra de forma eficiente, a fim de garantir a qualidade na prestao dos
servios pblicos, a economicidade no desenvolvimento das atividades, o
atendimento efetivo das demandas sociais, etc.

Ademais, importante que a OS, no decorrer da execuo contratual, observe os


regulamentos necessrios e por ela estabelecidos, com destaque aos
regulamentos de compras de bens, contratao de obras e servios, seleo e
contratao de pessoal. A Secretaria contratante, por sua vez, deve trabalhar
em conjunto com os rgos de controle, de modo a contribuir para a melhoria
dos processos de gesto, estabelecendo mecanismos de controle que mitiguem
os riscos vinculados execuo do contrato.

Neste captulo tambm so retratados os procedimentos em caso de solicitao


de reequilbrio financeiro e eventual solicitao de alterao contratual, por
qualquer das partes interessadas.

4.2 Aspectos Gerais


4.2.1 Governana Institucional

Responsvel: OS

essencial, para a adequada execuo do contrato de gesto, que a OS tenha


definidas polticas para o alcance dos objetivos pactuados em contrato. Estas
polticas so instrumentos de governana, que visam estabelecer as melhores
prticas para nortear seus processos internos. Devem ser elaboradas
considerando os princpios da impessoalidade, moralidade e economicidade.

A seguir esto listadas as polticas que essencialmente devem estar definidas


pela OS:

Poltica de Aquisio, Alienao e Locao de Bens Mveis e Imveis;


Poltica de Aladas;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 43


EXECUO

Poltica de Segurana;
Poltica de Suprimentos (Estoque, Almoxarifado e Logstica);
Polticas para a rea Financeira;
Poltica de Manuteno;
Poltica de Atendimento;
Poltica de Prestao de Servio;
Poltica de Recursos Humanos;
Demais polticas especficas necessrias adequada execuo do contrato e
s melhores prticas de mercado. Por exemplo, poltica para dispensao de
resduos slidos.

Para o atendimento dos princpios constitucionais da legalidade e publicidade, as


polticas devero ser disponibilizadas no site da OS para acesso e visualizao do
pblico.

Alm da divulgao das polticas, de responsabilidade da OS tambm divulgar


em seu site:

Estrutura organizacional com cargos e responsabilidades;


Estrutura de governana institucional, com a composio do Conselho de
Administrao ou Deliberativo, Comits e respectivas funes;
Relao dos fornecedores de bens e prestadores de servios;
Os canais de manifestao da Ouvidoria Geral do Estado OGE;
Regulamento prprio, aprovado por seu Conselho Deliberativo, contendo as
regras de recrutamento e seleo de pessoal, no prazo de at 30 (trinta) dias
a contar da assinatura do contrato de gesto.
4.2.2. Gesto de Suprimentos e Patrimnio

Responsveis: OS e CMP da Secretaria Contratante

Para que a OS realize a gesto do servio, lhes so disponibilizados, dentre


outros recursos necessrios execuo de suas atividades, bens pblicos
mveis e imveis, alm de insumos em estoque, que devem ser objeto de
inventrio fsico a ser realizado pela Coordenao de Material e Patrimnio
CMP da Secretaria contratante, acompanhada por representante da OS, no incio
das atividades. Para tanto extrado o Relatrio de Inventrio do Sistema de
Administrao de Patrimnio - SIAP, com o detalhamento dos bens localizados
na unidade em que o servio pblico ser gerido e as respectivas quantidades e
valores.

O SIAP, que gerido exclusivamente pela SAEB, permite o controle e


gerenciamento dos bens mveis pertencentes ao Estado. destinado a registrar,

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 44


EXECUO

controlar e acompanhar as atividades de patrimnio, principalmente s que se


referem a tombamento, movimentao e baixa de ativos.

Na contagem dos bens confrontada a relao de itens do Relatrio do SIAP


com os bens fsicos, identificados por plaquetas visveis e o cdigo sequencial
(tombamento). Caso o item no seja localizado na unidade, dever ser efetuada
no sistema a transferncia da localizao do bem pela CMP da Secretaria
contratante.

Ao final do procedimento, as partes assinam o Relatrio de Inventrio,


manifestando a concordncia com a relao de bens disposio da OS para
execuo do contrato de gesto.

Na hiptese de concesso de bem imvel OS, assim como realizao de


benfeitorias o representante da CMP, acompanhado por responsvel da OS, deve
efetuar vistoria da estrutura hidrulica, eltrica, pintura, telhado, rede, etc. Com
estas informaes, a CMP da Secretaria contratante dever preencher o
relatrio de vistoria do imvel, que deve ser assinado por ambas as partes.

Por fim, a Secretaria contratante dever elaborar um documento comprobatrio,


declarando a relao de bens disposio da OS, os quais sero utilizados
apenas para cumprimento do objeto do contrato. Assim, todo o patrimnio
concedido pelo Estado, sejam bens mveis ou imveis, inclusive insumos em
estoque, deve estar relacionado neste Termo. O modelo a ser utilizado o Anexo
XI - Termo de Permisso de Uso e o documento dever ser assinado pela
Secretaria contratante e pelo representante da OS.

Alm deste inventrio, realizado no incio da gesto da OS, tal procedimento


deve ser repetido anualmente, com o objetivo de comprovar a quantidade e o
valor dos bens patrimoniais do acervo da Secretaria contratante em posse da
OS. Este procedimento permite a atualizao dos registros destes bens, tal como
o levantamento da situao dos equipamentos e materiais em uso, apurando a
ocorrncia de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade.

importante destacar que os bens cedidos pela Secretaria contratante no


podem ser, em hiptese alguma, transferidos, doados ou vendidos pela OS,
ficando sob sua responsabilidade at o final da vigncia do contrato.

Se constatada qualquer irregularidade ocorrida com o bem entregue aos seus


cuidados, a Secretaria contratante dever ser cientificada pela OS
imediatamente.

De posse da permisso de uso dos bens pblicos, compete OS as seguintes


atividades:

Administrar os bens mveis e imveis, cujo uso lhe for permitido em virtude
do contrato de gesto, inclusive executando manuteno preventiva e
corretiva de forma contnua, at a sua restituio ao Poder Pblico,

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 45


EXECUO

contratando seguros prediais e de responsabilidade civil, e responsabilizando-


se, inclusive, pela segurana patrimonial do imvel;
Manter a vigilncia da unidade, garantindo a segurana dos equipamentos,
instalaes e valores;
Ser responsabilizado pelo desaparecimento de material lhe confiado para uso,
bem como pelo dano doloso ou culposamente causado ao bem;
Inspecionar periodicamente os bens mveis e imveis, de acordo com o Plano
de Manuteno de Bens.

Caso seja necessrio adquirir bens para a execuo do servio, a OS deve


apresentar Secretaria contratante a justificativa para a aquisio, descrio
das especificaes tcnicas e os preos obtidos em pesquisa de mercado, para
que seja atestada a vantajosidade da aquisio pela prpria OS.

A Secretaria contratante deve analisar o liame do bem solicitado e do contrato


de gesto, alm de verificar se ocorre alguma das seguintes situaes a seguir:

Substituio de bem por falta de condies tcnicas de funcionamento


atestadas por tcnico da rea;
Bem que eleve a produtividade e qualidade do servio prestado.

Aceita a justificativa de aquisio, a Secretaria contratante verificar se o


Estado dispe do bem, hiptese em que este ser concedido a OS. Entretanto, na
indisponibilidade do bem, a Secretaria contratante poder aprovar a aquisio
pela OS, diretamente no mercado.

importante que na aquisio de bens sejam observados os princpios da


economicidade e eficincia.

Uma vez adquiridos, as respectivas notas fiscais originais devem ser


encaminhadas fisicamente Secretaria contratante em at 30 (trinta) dias da
aquisio, para que a CMP realize o cadastramento dos bens no SIAP e, em
seguida, realize os respectivos tombamentos.

Na ocorrncia de recebimento pela OS de bens em doao, em virtude do


contrato de gesto, a Secretaria contratante deve ser comunicada
imediatamente e a ela deve ser encaminhado um termo declaratrio de
incorporao ao patrimnio do Estado, cujo modelo a ser utilizado o disposto
no Anexo XII - Termo de Doao, acompanhado do documento fiscal, quando
pertinente.

4.2.3. Gesto de Pessoas

Responsvel: OS

Pela natureza jurdica deste modelo de gesto, essencialmente atrelado aos


princpios da autonomia e flexibilidade gerenciais, a OS livre para, observadas

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 46


EXECUO

as disposies da Consolidao das Leis do Trabalho - CLT, adotar a forma de


contratao que mais eficientemente atinja os seus objetivos. Para tanto, devem
ser institudos:

Regulamentos de recrutamento e Seleo de Pessoal: Estabelecer diretrizes


e critrios que viabilizem os processos de recrutamento e seleo visando
contratao de profissionais em sintonia com os objetivos propostos para a
funo a ser exercida;
Planos de cargo, salrios e benefcios: Fixar diretrizes e critrios que
possibilitem a gesto de cargos, salrios e benefcios de forma racional,
profissional e impessoal;
Disposio do servidor pblico: podero ser colocados disposio da OS
servidores do Estado, que estiverem vinculados ao servio transferido, sendo
que devero observar s normas internas da OS durante o perodo da
disposio. O contrato de gesto poder dispor de clusula estabelecendo um
percentual mnimo de absoro dos servidores que estiverem vinculados ao
servio ou atividade publicizada, percentual este que dever,
obrigatoriamente, ser mantido ao longo da vigncia do contrato. Na hiptese
de cancelamento da disposio do servidor, decorrente de manifestao da
OS, ela dever ser justificada.
Limites e critrios de remunerao e benefcios pagos aos dirigentes e
colaboradores da OS: Fixar diretrizes e critrios para que a remunerao a
ser praticada fique em linha com os valores praticados no mercado. Para os
casos em que exista servidor do Estado servio da OS, o valor pago pelo
Estado a este profissional, deve ser abatido do valor do repasse efetuado a
OS.

Estes critrios devem ser aprovados pelo seu Conselho Deliberativo, sendo
fundamental que observem os princpios da legalidade, da impessoalidade, da
publicidade, da moralidade e da eficincia, previstos no artigo 37 da Constituio
Federal.

A OS deve administrar os seus recursos humanos com autonomia. No


necessrio concurso pblico para a seleo dos colaboradores que atuaro nos
servios objeto do contrato de gesto.

A OS responsvel por todas as obrigaes trabalhistas e previdencirias de


seus colaboradores, inclusive rescises, devendo provisionar e divulgar
mensalmente os valores correspondentes.

4.2.4. Gesto Financeira

Responsveis: OS e Secretaria Contratante

Para a execuo do servio necessrio que o Estado efetue os repasses


financeiros OS, conforme cronograma de desembolso estabelecido no contrato

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 47


EXECUO

de gesto, para a adequada execuo do objeto contratual e alcance das metas


estabelecidas, separando os repasses destinados a investimento daqueles
destinados ao custeio, respeitando os respectivos elementos de despesa.

O primeiro repasse, referente ao primeiro trimestre de execuo do servio,


deve ser efetuado at o 5 (quinto) dia til aps a data da publicao do resumo
do contrato no DOE, com intuito de garantir que o servio seja iniciado. As
demais parcelas devem ser repassadas at o 5 (quinto) dia til ao ms
subsequente ao trmino do trimestre, mediante apresentao do Relatrio de
Prestao de Contas Trimestral.

O recebimento do repasse referente 3 (terceira) parcela est condicionado


aprovao da 1 (primeira) prestao de contas e a liberao da 4 (quarta)
parcela est condicionada aprovao da 2 (segunda) prestao de contas, e
assim sucessivamente.

Em razo da adoo do regime de competncia para registro das Receitas e


Despesas, na hiptese de parte do recurso no ter sido utilizado pela OS no
decorrer do trimestre e, desde que devidamente demonstrado pela Secretaria
contratante no Relatrio Tcnico Trimestral, o repasse financeiro seguinte
contar com o desconto do valor no utilizado na execuo do servio, do
trimestre em anlise. O desconto incidir sobre o saldo do perodo, deduzido
deste montante as provises, os comprometimentos e os valores destinados
investimento.

Conforme estabelecido no Projeto de Publicizao, os recursos financeiros a


serem disponibilizados pela Secretaria contratante devero ter previso de
repasse em duas partes, sendo uma parte fixa e outra varivel, parceladas
conforme disposto no contrato de gesto.

A parte fixa dever ser no exato valor dos custos fixos estimados, enquanto que
a parte varivel ter seu valor estipulado de acordo com o percentual de alcance
das metas pactuadas atreladas aos parmetros de descontos estabelecidos no
contrato de gesto.

A OS dever possuir conta bancria exclusiva para recebimento dos repasses


financeiros e movimentaes financeiras relacionadas ao objeto contratual, ou
seja, no poder receber quaisquer outros repasses ou efetuar movimentaes
de outros contratos. Tal conta dever ser encerrada no trmino do contrato. Na
hiptese de novo contrato, uma nova conta bancria dever ser aberta, ainda
que o objeto seja o mesmo.

Todos os pagamentos a serem realizados pela OS na execuo do servio devem


ocorrer exclusivamente mediante:

Cheque nominativo;
Ordem bancria;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 48


EXECUO

Transferncia Eletrnica Disponvel TED.

Em qualquer destes meios deve ficar registrada a destinao do valor e


identificao do respectivo credor ou beneficirio, sendo permitida
movimentao de fundo fixo desde que todas as movimentaes sejam
registradas, controladas e os documentos fiscais arquivados.

No que diz respeito captao de recursos, permitida OS a obteno de


receita por meio de doaes e contribuies de entidades nacionais e
estrangeiras, rendimento de aplicaes dos ativos financeiros da instituio e de
outros pertencentes ao patrimnio que estiver sob sua administrao, alm
daquelas receitas previstas no contrato de gesto.

Todas as receitas obtidas devem ser obrigatoriamente revertidas para a


execuo do objeto contratual.

expressamente proibida a celebrao pela OS de contratos de cesso fiduciria


de crditos oriundos da execuo do contrato de gesto, em qualquer hiptese,
ou a vinculao de recebveis para o pagamento de contratos de financiamento
eventualmente celebrados pela OS.

4.3 Acompanhamento, Monitoramento e


Avaliao do Contrato de Gesto
Para garantir a conformidade da execuo contratual e a qualidade no servio
prestado pela OS, necessrio que a Secretaria contratante realize o
acompanhamento, monitoramento e avaliao do contrato firmado com a
entidade. Estas atividades so ferramentas de gesto essenciais para subsidiar
as tomadas de deciso.

Para melhor compreenso, imprescindvel demonstrar os conceitos de


monitoramento e avaliao, conforme a seguir.

O monitoramento o exame contnuo dos insumos, atividades,


processos, produtos de uma interveno, com a finalidade de otimizar a
sua gesto, ou seja, obter mais eficcia, eficincia e, dependendo do
alcance do monitoramento, efetividade.
O monitoramento se diferencia do acompanhamento, que corresponde s
atividades de registro e documentao do processo de implementao, a
fim de assegurar o cumprimento do Plano de Ao, sem questionar a sua
pertinncia frente ao problema a ser solucionado.
Avaliao formal (1) um julgamento (porque envolve valores); (2)
sistemtico (porque baseia-se em critrios e procedimentos previamente
reconhecidos; (3) dos processos ou dos produtos de (4) uma poltica,
programa ou projeto, tendo como referncias (5) critrios explcitos, a
fim de contribuir para (6) o seu aperfeioamento, a melhoria do processo
decisrio, o aprendizado institucional e/ou aumento da
accountability(RUA, Maria das Graas, 2009, p. 08).

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 49


EXECUO

O PEOS requer a elaborao e implementao de mecanismos de monitoramento


e avaliao que contribuiro para a aferio dos resultados, a correo de rumos
na execuo dos contratos de gesto e do prprio programa, bem como para a
transparncia e o controle social.

Os principais atores responsveis pelo acompanhamento, monitoramento e


avaliao dos contratos de gesto so a UMA, definida desde a etapa do
planejamento da publicizao do servio, qual seja o Projeto de Publicizao, e
estabelecida no contrato de gesto, e a Comisso de Monitoramento e Avaliao
- CMA, por parte do Estado, e a Diretoria Executiva e o Conselho Deliberativo e
Fiscal relativas OS.

A CMA responsvel por verificar o cumprimento das clusulas contratuais,


metas pactuadas e execuo financeira do contrato de gesto a que est
vinculada, no se restringindo emisso do relatrio conclusivo final, j que o
monitoramento legalmente previsto implica em acompanhamento permanente e
avaliaes parciais frequentes. A CMA tambm responsvel por verificar a
aplicao pela OS de regulamentos de compras e contratao de pessoal, entre
outras atividades descritas no Anexo XIII - Plano de Monitoramento e Avaliao.
A CMA deve atestar a fidedignidade das informaes prestadas pela OS.

Devido s suas atribuies, recomenda-se que a CMA seja composta,


preferencialmente, por, no mnimo, trs servidores efetivos, com conhecimentos
sobre o servio, inclusive a legislao aplicvel; os processos administrativos,
oramentrios e financeiros do Estado; e o PEOS.

A UMA uma unidade permanente da estrutura da Secretaria, enquanto a CMA


deve ser designada para acompanhamento, superviso e avaliao de um
determinado contrato.

O acompanhamento, monitoramento e avaliao de desempenho so


instrumentos essenciais para que a Secretaria contratante possa se assegurar
de que a OS est apresentando os resultados planejados.

4.3.1 Relatrio de Prestao de Contas

Responsvel: OS

O Relatrio de Prestao de Contas tem por objetivo demonstrar o desempenho


da OS na execuo do contrato de gesto, apresentando o comparativo
especfico das metas pactuadas com os resultados alcanados, acompanhado
dos respectivos demonstrativos financeiros, fornecendo ainda outras
informaes complementares.

Este Relatrio deve ser apresentado Secretaria contratante trimestralmente,


ou a qualquer tempo, conforme recomende o interesse pblico, aps apreciao
do Conselho Deliberativo e Fiscal da OS. O modelo a ser utilizado pela OS deve

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 50


EXECUO

ser o constante no Anexo XIV Relatrio de Prestao de Contas Trimestral,


aprovado pelo CONGEOS, atravs da Resoluo n 15/2013.

O prazo de execuo do contrato de gesto inicia-se a partir da efetivao do


primeiro repasse de recursos pelo Estado. Dessa forma, o 1 Relatrio de
Prestao de Contas da OS dever considerar esta data inicial, ajustando-se o
perodo de abrangncia ao trimestre do exerccio financeiro do calendrio civil,
conforme exemplo abaixo.

Exemplo: Considerando um contrato celebrado em 10/02, cuja primeira parcela


tenha sido repassada em 15/02 de determinado ano, ter seu primeiro Relatrio
de Prestao de Contas abrangendo o perodo de 15/02 a 31/03 e os demais
perodos de acordo com os trimestres do calendrio civil.

Se o primeiro perodo de prestao de contas do contrato for inferior a 30 dias,


este perodo dever ser considerado na prestao de contas do trimestre
seguinte.

Os demonstrativos sinttico e analtico de receitas e despesas do perodo


constantes dos itens 3.2 e 3.3 do Anexo XIV - Relatrio de Prestao de Contas
Trimestral e do Anexo XV - Relatrio de Prestao de Contas Anual devem ser
elaborados sob regime de competncia, ou seja, as receitas e as despesas devem
ser includas na apurao do resultado no perodo em que ocorrem, independente
do recebimento ou pagamento, conforme os princpios contbeis vigentes.

A situao de caixa do contrato de gesto ser demonstrada no item 3.1 Resumo


das movimentaes financeiras do perodo dos anexos XIV e XV, onde so
registrados a disponibilidade e sada de recursos durante o trimestre.

A prestao de contas deve ser enviada pela OS com os seguintes documentos:

Extratos bancrios mensais;


Comprovantes de recolhimento dos encargos sociais (INSS, FGTS e PIS);
Folha de pagamento pessoal.

O Relatrio dever ser encaminhado UMA da Secretaria contratante at o 5


(quinto) dia til subsequente ao perodo avaliado, observando o seguinte
cronograma.

CRONOGRAMA DE PRESTAAO DE CONTAS


Prestaes de Contas Perodo Avaliado Datas de Entrega

1 Relatrio de Prestao de Contas de 20__ Janeiro a Maro __/04/20__ (5 dia til do ms de abril)

2 Relatrio de Prestao de Contas de 20__ Abril a Junho __/07/20__ (5 dia til do ms de julho)

3 Relatrio de Prestao de Contas de 20__ Julho a Setembro __/10/20__ (5 dia til do ms de outubro)

4 Relatrio de Prestao de Contas de 20__ Outubro a Dezembro __/01/20__ (5 dia til do ms de janeiro)

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 51


EXECUO

CRONOGRAMA DE PRESTAAO DE CONTAS


Prestaes de Contas Perodo Avaliado Datas de Entrega

Prestao de Contas Anual 20__ Janeiro a Dezembro 31/01/20__

A UMA, por sua vez, encaminhar o Relatrio de Prestao de Contas CMA


imediatamente aps seu recebimento.

As metas so trimestrais e no podem ser compensadas. Em caso de no alcance


das metas previstas no contrato de gesto, o Relatrio de Prestao de Contas
deve conter justificativa da OS, com a respectiva documentao suporte.
Ademais, o Relatrio Tcnico Trimestral deve conter o posicionamento da CMA
quanto aceitao da justificativa apresentada pela OS.

Na hiptese da prestao de contas no ser aprovada, o Relatrio de Prestao


de Contas ser devolvido OS para que sane as pendncias e retorne-o
Secretaria contratante em at dez dias teis do recebimento.

Ao final de cada exerccio financeiro, a OS dever elaborar documento com a


finalidade de consolidar os relatrios trimestrais, acompanhados de
demonstraes financeiras. O modelo est disponvel no Anexo XV - Relatrio de
Prestao de Contas Anual.

O Relatrio Anual deve ser encaminhado, no prazo mximo de 30 (trinta) dias do


encerramento do exerccio, UMA, aps aprovao do Conselho Deliberativo e
Fiscal da OS.

A OS dever publicar anualmente no DOE, at 30 de abril do exerccio


subsequente, as demonstraes financeiras decorrentes do contrato de gesto,
elaboradas em conformidade com os princpios fundamentais da Contabilidade e
com o relatrio de execuo do contrato.

4.3.2 Relatrio Tcnico

Responsveis: CMA da Secretaria Contratante

O Relatrio Tcnico tem como objetivo apresentar a anlise do cumprimento pela


OS contratada das clusulas contratuais e das metas pactuadas, bem como da
economicidade no desenvolvimento das atividades atinentes execuo do
contrato de gesto, atendendo ao disposto no art. 27 da Lei Estadual n
8.647/2003, que regulamenta o PEOS. Este relatrio ser fundamental para
suportar o ndice de Desempenho da Capacidade de Gesto da OS (ID) , cuja
metodologia para mensurao consta do captulo 7 deste manual. Acompanha
este manual Ferramenta da Avaliao da Capacidade de Gesto da OS, que se
constitui numa planilha onde so registrados os resultados alcanados pela OS
em determinado contrato de gesto e calculado o seu desempenho (ID).

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 52


EXECUO

O Relatrio Tcnico traz ainda como contedo o acompanhamento, se houver, de


manifestaes advindas da Ouvidoria Geral do Estado, notificaes de rgos de
controles e plano de ao de melhoria.

Este Relatrio dever ser elaborado pela CMA, responsvel pela superviso,
fiscalizao e monitoramento do contrato de gesto, de acordo com o Anexo XVI
- Relatrio Tcnico Trimestral, modelo este aprovado pelo CONGEOS atravs da
Resoluo n 15/2013, que dever ser preenchido integralmente.

O Relatrio ser produzido a partir de informaes obtidas das atividades


previstas no Plano de Monitoramento e Avaliao, especialmente da anlise do
Relatrio de Prestao de Contas elaborado pela OS. O Plano deve ser elaborado
no prazo mximo de 30 (trinta) dias a contar da designao da Comisso.

O objetivo do Plano orientar os atores envolvidos no processo de


monitoramento e avaliao dos contratos de gesto, definindo procedimentos e
instrumentos para a sua realizao.

Abaixo foram relacionadas as atividades de acompanhamento do contrato de


gesto listadas pelo Plano, a fim de que sejam respondidas perguntas avaliativas
pertinentes gesto e execuo do contrato de gesto:

Analisar o Relatrio de Prestao de Contas comparativamente ao contrato de


gesto e seus anexos, observando tambm a adequao ao modelo padro, a
tempestividade do encaminhamento, a disseminao prevista na legislao e a
publicao em meios eletrnicos;
Verificar se o Relatrio Tcnico do perodo avaliativo anterior foi emitido de
acordo com o modelo padro, encaminhado tempestivamente, disseminado
conforme legislao e publicado em meios eletrnicos;
Analisar os processos de aquisies de bens ou servios, verificando: o
atendimento ao regulamento de compras e o tombamento pelo Estado de bens
permanentes;
Verificar os registros de execuo da manuteno preventiva e corretiva dos
bens permanentes, observando a sua conformidade com o plano de
manuteno, bem como verificar a existncia de bens ou instalaes fora de
operao ou com operao limitada;
Verificar nos registros contbeis financeiros se o ingresso de recursos
contratuais ocorreu no montante e no prazo pactuado, se os recursos
contratuais e extracontratuais foram aplicados nas atividades necessrias ao
alcance das metas pactuadas e se o oramento executado est de acordo com
o planejado;
Analisar a relao entre o oramento e as metas, comparando o planejado e o
executado;
Verificar registros de execuo de metas analisando-os comparativamente ao
plano de trabalho e ao Relatrio de Prestao de Contas;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 53


EXECUO

Verificar a aplicao do Regulamento de Seleo na contratao de pessoal;


Verificar se os recursos materiais disponibilizados pela contratante so
adequados, suficientes e tempestivos, de acordo com o pactuado com a OS
contratada atravs de entrevista aplicada ao Diretor Tcnico ou cargo
equivalente da unidade;
Obter registros de manifestaes pertinentes ao servio publicizado junto
Ouvidoria especializada da Secretaria contratante;
Obter junto DG da Secretaria registros de notificaes relativas ao contrato
de gesto emitidas pelos rgos de controle;
Realizar acompanhamento da implementao do Plano de Ao de Melhoria
decorrente de recomendaes de auditorias, conforme pgina 56, do Manual
de Auditoria Operacional de Regularidade;
Analisar os processos de alteraes contratuais verificando a tempestividade
e a aderncia aos procedimentos previstos nas normas legais;
Verificar o cumprimento das clusulas contratuais pela Secretaria contratante
e pela OS;
Verificar se houve aplicao de descontos no repasse de recurso em caso de
no alcance de meta em perodos avaliativos anteriores.

Alm destas atividades relacionadas, podem ser acrescentadas outras atividades


de acordo com a especificidade do contrato de gesto.

essencial que para a elaborao do Plano de Monitoramento e Avaliao seja


observado o modelo padro disponvel no Anexo XIII - Plano de Monitoramento e
Avaliao, que um documento referencial, ou seja, que pode ser aprimorado
com atividades que atendam s especificidades do servio.

Aps a elaborao do Relatrio, a CMA deve encaminh-lo UMA para validao,


at o 25 (vigsimo quinto) dia do ms subsequente ao perodo avaliado.

O Relatrio Tcnico Trimestral, atendendo ao disposto no artigo 34 do Decreto


Estadual n 8.890/2004, dever ser encaminhado pela UMA at o ltimo dia do
ms subsequente ao encerramento de cada trimestre do exerccio financeiro ao
Secretrio da pasta, ao rgo deliberativo da OS e ao CONGEOS, conforme
cronograma abaixo.

CRONOGRAMA RELATRIO TCNICO

Relatrio Tcnico Trimestral Perodo Avaliado Datas de Entrega

1 Relatrio Tcnico de 20__ Janeiro a Maro 30/04/20__

2 Relatrio Tcnico de 20_ Abril a Junho 31/07/20__

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 54


EXECUO

CRONOGRAMA RELATRIO TCNICO

Relatrio Tcnico Trimestral Perodo Avaliado Datas de Entrega

3 Relatrio Tcnico de 20_ Julho a Setembro 31/10/20__

4 Relatrio Tcnico de 20__ Outubro a Dezembro 31/01/20__

Relatrio Tcnico Anual 20__ Janeiro a Dezembro 31/01/20__

Caso o cumprimento das metas no atingir ao menos 90% (noventa por cento), o
seja, se o ID trimestral do contrato foi inferior a 0,9, o Secretrio contratante
deve encaminhar ao CONGEOS o Relatrio Tcnico com a justificativa
apresentada pela OS e o posicionamento da CMA quanto sua aceitao. A SGI
analisar a documentao entregue e emitir parecer tcnico, que ser
submetido ao CONGEOS.

O CONGEOS emitir resoluo quanto ao desempenho e justificativa apresentada


pela OS, encaminhando-a ao Gabinete da SAEB para publicao no DOE.

Com base na manifestao do CONGEOS, o Secretrio dever, conforme o caso,


ouvir a PGE para decidir, alternativamente, sobre a aceitao da justificativa, a
indicao de medidas de saneamento ou a resciso do contrato de gesto.

Caso o cumprimento das metas seja inferior a 80% (oitenta por cento), ID
trimestral inferior a 0,8), o Secretrio deve submeter o Relatrio tambm ao
Tribunal de Contas do Estado TCE, juntamente com os demonstrativos
financeiros da OS (artigo 27, pargrafo 4, da Lei n 8.647/2003).

Ao final de cada exerccio financeiro a CMA dever elaborar a consolidao dos


Relatrios Tcnicos Trimestrais em um Relatrio anual, conforme Anexo XVII
Relatrio Tcnico Anual, do qual constar o ndice de Desempenho da
Capacidade de Gesto da OS Anual (ID anual) que deve ser encaminhado pelo
Secretrio ao rgo deliberativo da OS e ao TCE no prazo mximo de 60
(sessenta) dias contados do encerramento do exerccio, acompanhado de seu
parecer conclusivo.

4.3.3 Reunio de Monitoramento e Avaliao

Responsveis: UMA da Secretaria Contratante

No 30 (trigsimo) dia aps o encerramento do trimestre, a UMA realizar


Reunio de Monitoramento e Avaliao com a participao da CMA e da OS,
atravs de seu dirigente mximo ou, em caso de impedimento justificado, de
preposto formalmente designado com conhecimento da execuo do servio e
poder decisrio para pactuar aes corretivas ou de melhoria.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 55


EXECUO

A Reunio, que deve ser registrada em ata e anexada ao Relatrio Tcnico tem a
finalidade de discutir a execuo contratual consignada nos Relatrios de
Prestao de Contas e Tcnico, acordar encaminhamentos a serem registrados
em plano de ao, visando a correo de rumos e melhoria da execuo
contratual, bem como verificar o cumprimento de aes de melhoria pactuadas
em perodos anteriores.

4.3.4 Plano de Ao de Melhoria

Responsveis: OS e Secretaria Contratante

Alm do acompanhamento, monitoramento e avaliao realizados pela UMA e


pela CMA e controle realizado pelo TCE, a OS e Secretaria contratante podero
ser fiscalizadas pela Auditoria Geral do Estado - AGE e pela Auditoria SUS - nos
contratos da Secretaria da Sade.

Para a realizao destas fiscalizaes poder ser utilizado como suporte o


Manual de Auditoria Operacional de Regularidades (Resoluo CONGEOS n
24/2014 e a Portaria Conjunta SAEB/SEFAZ/SESAB n 01/2015), desenvolvido
com o intuito de orientar sobre os mtodos, tcnicas e procedimentos de
Auditoria, a serem aplicados e observados nos contratos de gesto no mbito do
PEOS.

O Plano de Ao de Melhoria parte integrante do Relatrio de Auditoria


Operacional de Regularidades, mas tambm dever ser utilizado para atender s
recomendaes resultantes do acompanhamento, monitoramento e avaliao
realizados pela Secretaria contratante e demais rgos de controle, e eventuais
problemas ou falhas identificadas durante a execuo do contrato de gesto.

Dever ser desenvolvido um Plano especfico para cada oportunidade de


melhoria ou recomendao advinda do Relatrio Tcnico, bem como dos
relatrios de auditoria elaborados pelas instncias de controle interno e externo.
Para tanto, deve ser utilizado os modelos constantes no Relatrio Tcnico
Trimestral e no Relatrio de Prestao de Contas.

Nele devem conter as atividades necessrias a serem executadas para acatar as


solicitaes, alm de serem analisadas a viabilidade e os benefcios das
melhorias versus o esforo necessrio (tempo e recursos) para implementao.
Os campos a serem preenchidos esto explicitados na sequncia:

Por que informao que apresenta o risco de controle;


O que cdigo de referncia da recomendao descrita na Matriz de Risco;
Onde nvel organizacional que o controle analisado contempla;
Quando prazo sugerido para controle para remediao do ponto;
Quem responsvel pela implementao da ao;
Prioridade alta, mdia, ou baixa.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 56


EXECUO

Conforme disposto no Manual de Auditoria Operacional e de Regularidade,


essencial que as aes estabelecidas no Plano de Melhoria contenham o prazo
sugerido pelo responsvel para atendimento da recomendao e o responsvel
pela implementao da ao.

Dever ser nomeado um responsvel na UMA pelo acompanhamento mensal ou


trimestral de regularizao das no conformidades e apresentao peridica dos
status e justificativas de atrasos.

4.4 Alterao Contratual


Ao longo da execuo do contrato de gesto, podem ser necessrias alteraes
contratuais em funo de mudanas no cenrio econmico, por modificaes
estratgicas na gesto do Estado, entre outras situaes.

A alterao contratual pode ser quanto origem, unilateral e bilateral, ou quanto


ao processo, apostilamento e aditamento.

As informaes constantes dos relatrios de monitoramento e avaliao, bem


como os achados de auditoria so fontes importantes para avaliar a necessidade
de alteraes contratuais.

Importante mencionar que o contrato de gesto pode sofrer alterao contratual


relacionada a prazo, valor, metas e indicadores, mas em hiptese alguma poder
ser modificado seu objeto.

O apostilamento ser utilizado em caso de mudana de dotao oramentria e


reajuste de valor previsto no edital e no contrato de gesto, de acordo com
interpretao subsidiria Lei Estadual de Licitaes n 9.433/2005, enquanto
o aditamento contratual ser utilizado para as demais situaes (alterao de
prazo, metas, indicadores, valor, etc.).

Para que se proceda alterao contratual, o Secretrio contratante dever


emitir Ofcio, solicitando ao CONGEOS a apreciao da minuta do termo aditivo
bem como seus indicadores e metas. Para isso, deve ser encaminhado o rol de
documentos a seguir, de acordo com a Resoluo n 25/2013 do CONGEOS:

O Parecer Tcnico emitido pela UMA, citado dentre os documentos necessrios a


serem enviados para apreciao do CONGEOS, deve conter:

Justificativa detalhada para cada uma das alteraes contratuais, inclusive


com evidncia objetiva dos fatos descritos;
Informaes sobre desempenho da OS nos ltimos 12 (doze) meses na
execuo do servio;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 57


EXECUO

Comparativos das metas e dos oramentos ao nvel de conta contbil do termo


aditivo proposto em relao contrato de gesto vigente.(No caso de termo
aditivo de meta ou valor);
Histrico da execuo oramentria, por conta contbil, dos ltimos 6 meses,
se houver. No caso de termo aditivo de valor, que implique alterao de
meta/oramento, a ttulo de reviso contratual);
Evidenciao da ocorrncia de fatos imprevisveis ou previsveis de
consequncias incalculveis que ensejaram o desequilbrio oramentrio, (no
caso de termo aditivo de valor);
Comparativo entre a clusula anterior, se houver, e a proposta (no caso de
termo aditivo de clusula).

Na sequncia, a SGI emitir Parecer Tcnico sobre a minuta do termo aditivo e o


processo dever ser encaminhado para a PGE para pronunciamento jurdico.
Aps manifestao favorvel da SGI e da PGE, o pleito de aditamento ser
submetido aos CONGEOS para deliberao.

O CONGEOS emitir resoluo acerca da alterao pleiteada, a ser publicada no


DOE e encaminhada UMA, excludos os casos de apostilamento, que no
necessitam apreciao deste Conselho.

Nos casos de mudana no escopo do servio, que implique em alterao de


metas, indicadores e at mesmo acrscimo ou supresso de servios,
recomenda-se a reviso da Matriz do Marco Lgico, elaborada quando do
planejamento do servio publicizado. Importante destacar que as alteraes
contratuais no devem alterar o objetivo superior e do servio, estabelecidos na
Matriz.

Ateno para os Documentos:

Ofcio do Secretrio da pasta solicitando a apreciao da matria

Cpia do contrato de gesto e anexos de indicadores e metas

Cpia dos termos aditivos, quando houver

Cpia de apostilas, quando houver

Manifestaofavorvel da OS

ParecerTcnicoemitido pela UMA

Minuta do termo aditivo e anexos

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 58


EXECUO

4.5 Reequilbrio Financeiro


O contrato de gesto elaborado considerando os riscos e as responsabilidades
entre as partes. Entretanto, durante sua execuo podem ocorrer situaes
previsveis ou imprevisveis, que impactem no valor inicialmente estipulado,
ocasionando o desequilbrio financeiro do contrato.

Este desequilbrio nada mais do que qualquer alterao contratual que afete a
equao econmico-financeira estabelecida no contrato de gesto e da qual
decorreram as metas pactuadas. Entretanto, devido sua importncia, tal
alterao contratual mereceu destaque neste Manual.

As causas podem ser as mais diversas, sendo a seguir elencadas


exemplificadamente algumas delas:

Aumento da inflao, afetando os preos dos insumos ou matria-prima;


Estimativas de custo incorretas;
Caso fortuito ou fora maior, que implique em despesas extraordinrias;
Alterao na volumetria prevista em contrato, devido variao de demanda
do servio, entre outros.

A causa deve ser relacionada, sempre que possvel, a riscos identificados e sua
materializao, tal como a variao da demanda do servio com implicao nos
custos incorridos, ponderando os riscos assumidos pelas partes.

Assim, ocorridas quaisquer destas causas, a OS ou a Secretaria contratante tem


a faculdade de pleitear reviso dos valores estipulados em contrato, ensejando
sua reduo ou majorao do valor ou das metas contratuais, conforme o caso.

Nestes casos, as variaes ocorridas nos custos devem ser devidamente


reportadas Secretaria contratante, que encaminhar a solicitao a um
Verificador Independente - VI. O VI realizar a anlise tcnica e econmico-
financeira da solicitao de reequilbrio financeiro, sempre se baseando em
metodologias objetivas e alinhadas previamente junto aos interessados,
suportando as decises das partes.

Com a constituio de critrios bem definidos de anlise alinhados entre as


partes, o processo de avaliao torna-se mais transparente, evitando o desgaste
do relacionamento entre Secretaria contratante e OS.

A conduo das anlises para gesto de pleito relacionado ao reequilbrio, deve


considerar as seguintes etapas bsicas:

Obteno de fatos e dados relativos ao ponto de divergncia em questo;


Fundamentao e anlise tcnica para futura deciso;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 59


EXECUO

Fundamentao econmico-financeira e anlise de impactos financeiros.

Durante a etapa inicial de obteno de fatos e dados, o VI deve analisar a


fundamentao e a documentao suporte apresentada pela OS. Em seguida,
devero ser identificadas as causas internas e externas ao contrato, que deram
ensejo solicitao de reequilbrio. Constatadas as causas, caber ao VI levantar
fatos e dados relacionados ao pleito, a fim de validar as informaes submetidas
pela interessada e complement-las, caso necessrio.

De posse das informaes pertinentes para a validao da procedncia do pleito,


o VI deve analisar o cenrio que deu origem reivindicao frente aos termos
contratuais que se aplicam ao pleito, gerando, ao final, um parecer tcnico.
importante destacar que o Verificador no deve fazer nenhum tipo de
interpretao ou recomendao de cunho jurdico ou nenhuma anlise e
recomendao sobre pleitos cuja fundamentao seja intangvel ou subjetiva.

Nestes casos, as variaes ocorridas nos custos devem ser devidamente


reportadas Secretaria contratante, que encaminhar a solicitao a um
Verificador Independente - VI. O VI realizar a anlise tcnica e econmico-
financeira da solicitao de reequilbrio financeiro, sempre se baseando em
metodologias objetivas e alinhadas previamente junto aos interessados,
suportando as decises das partes.

Com a constituio de critrios bem definidos de anlise alinhados entre as


partes, o processo de avaliao torna-se mais transparente, evitando o desgaste
do relacionamento entre Secretaria contratante e OS.

A conduo das anlises para gesto de pleito relacionado ao reequilbrio, deve


considerar as seguintes etapas bsicas:

Obteno de fatos e dados relativos ao ponto de divergncia em questo;


Fundamentao e anlise tcnica para futura deciso;
Fundamentao econmico-financeira e anlise de impactos financeiros.

Durante a etapa inicial de obteno de fatos e dados, o VI deve analisar a


fundamentao e a documentao suporte apresentada pela OS. Em seguida,
devero ser identificadas as causas internas e externas ao contrato, que deram
ensejo solicitao de reequilbrio. Constatadas as causas, caber ao VI levantar
fatos e dados relacionados ao pleito, a fim de validar as informaes submetidas
pela interessada e complement-las, caso necessrio.

De posse das informaes pertinentes para a validao da procedncia do pleito,


o VI deve analisar o cenrio que deu origem reivindicao frente aos termos
contratuais que se aplicam ao pleito, gerando, ao final, um parecer tcnico.
importante destacar que o Verificador no deve fazer nenhum tipo de
interpretao ou recomendao de cunho jurdico ou nenhuma anlise e
recomendao sobre pleitos cuja fundamentao seja intangvel ou subjetiva.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 60


EXECUO

O parecer emitido ser a base para anlise econmico-financeira, na qual o VI


deve avaliar e dimensionar, caso exista, o impacto financeiro do pleito
contratual. Por fim, o VI deve recomendar os parmetros para a recomposio
do pleito econmico-financeiro do contrato de gesto, ou para ajuste no valor da
contraprestao, consolidando os resultados de suas anlises em um relatrio
tcnico-financeiro.

Fig. 12 Principais atividades do VI

Fonte: EY

Caso a OS no sinalize o reequilbrio financeiro tempestivamente, importante


que a Secretaria contratante, por meio do acompanhamento e monitoramento
que realiza nos contratos de gesto, esteja sempre atenta s variaes que
podem constar nos Relatrios de Prestao de Contas para que no seja
sinalizado o reequilbrio somente ao final do contrato.

Por fim, aceita a solicitao de reequilbrio, deve ser elaborada minuta de


aditamento contratual, que dever ser apreciada pela SGI e CONGEOS. Sendo a
resoluo do CONGEOS favorvel, o aditivo contratual deve ser assinado pelo
Secretrio contratante e pelo responsvel legal da OS.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 61


EXECUO

4.6 Fluxograma do processo de


acompanhamento, monitoramento e avaliao
Fig. 13- Fluxograma do Processo de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliao

Legenda:

Documento Referncia Referncia fora


Processo Deciso
na pgina da pgina

Fonte: SAEB
Elaborao: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 62


EXECUO

4.7 Fluxograma do procedimento de alterao


contratual
Fig. 14- Fluxograma do procedimento de alterao contratual

Fig. 14- Fluxograma do Procedimento de Alterao Contratual

Legenda:

Documento Referncia Referncia fora


Processo Deciso
na pgina da pgina

Fonte: SAEB
Elaborao: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 63


5. ENCERRAMENTO

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 64


ENCERRAMENTO

5.1 Encerramento do Contrato de Gesto


O encerramento do contrato de gesto um conjunto de procedimentos a serem
adotados, a fim de se garantir o cumprimento das obrigaes pelas partes
contratantes, entre si e perante terceiros, quando da resciso contratual.

O encerramento do contrato ocorrer pelo trmino da sua vigncia ou pela


resciso contratual. A resciso poder ser efetivada nas seguintes hipteses:

Por ato unilateral da Secretaria contratante, em caso de:


Descumprimento, por parte da OS, ainda que parcial, das clusulas, dos
objetivos e metas previstas no contrato de gesto, decorrentes de m
gesto, culpa, dolo ou violao da lei;
Durante a vigncia do contrato, a OS for desqualificada, por qualquer razo,
conforme Lei Estadual n. 8.647/2003 e Decreto n. 8.890/2004, ou nos
casos de dissoluo da entidade.

O Estado apresentar razes de interesse pblico para a resciso, de alta


relevncia e amplo conhecimento;
Por acordo entre as partes reduzido a termo, tendo em vista o interesse
pblico;
Por ato unilateral da OS na hiptese de atrasos dos repasses devidos pela
Secretaria contratante, superiores a 90 (noventa) dias da data fixada para o
repasse, cabendo OS formalizar a resciso, motivando-a devidamente e
informando o fim da prestao dos servios contratados.
Por ato unilateral da OS na hiptese de comprovado desequilbrio econmico-
financeiro do contrato, que inviabilize o cumprimento das metas
estabelecidas, sem que tenha havido a repactuao da avena.

Para assegurar o correto desfecho do contrato de gesto, a Secretaria


contratante e a OS tm as seguintes responsabilidades:

Responsabilidades da Secretaria contratante:


Assegurar a continuidade dos servios durante a fase de encerramento
quando se tratar de servios contnuos ou de substituio de contratado,
por meio de novo processo de seleo e contratao de OS ou pela
absoro do servio;
Assegurar que o tempo para transio seja adequado para que a prestao
de servio no seja interrompida.

Responsabilidades da OS:
Disponibilizar documentos e informaes solicitadas pela Secretaria
contratante;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 65


ENCERRAMENTO

Devolver ao Estado os bens por ele concedidos para a execuo do servio;


Assegurar a continuidade dos servios durante a fase de encerramento,
quando se tratar de servios contnuos;
Devoluo, em at 30 (trinta) dias, do excedente financeiro, caso aplicvel.

Os procedimentos para o encerramento do contrato, descritos neste captulo,


devem ser rigorosamente seguidos, a fim de garantir que as obrigaes das
partes sejam cumpridas adequadamente, independentemente do motivo do
trmino contratual.

De forma geral, a execuo do processo de encerramento do contrato de gesto


tem como objetivo assegurar:

O encerramento justo e transparente para ambas as partes;


A mitigao dos riscos operacionais, financeiros ou regulatrios aps o
encerramento do contrato;
A continuidade do servio.

5.1.1 Procedimentos para Encerramento do Contrato de Gesto

Responsveis: OS e rea de Negcio da Secretaria Contratante

O encerramento do contrato poder ocorrer pela expirao do prazo do contrato


de gesto ou por resciso contratual. Em casos de resciso, por iniciativa da OS,
ela deve encaminhar Ofcio ao Secretrio contratante, formalizando os motivos
pelo qual optou por no dar continuidade gesto do servio pblico. Tal
comunicao deve ocorrer com, pelo menos, 90 (noventa) dias de antecedncia,
para que a Secretaria contratante possa adotar todas providncias cabveis para
que no ocorra a descontinuidade do servio.

Nas hipteses de encerramento por trmino da vigncia do contrato ou por


resciso de iniciativa da Secretaria Contratante, a comunicao de sua deciso
deve ser dirigida ao representante legal da OS, com cpia para o CONGEOS,
respeitando antecedncia mnima de 60 (sessenta) dias.

importante salientar que caso a Secretaria Contratante decida pela no


renovao do contrato, entretanto mantenha a publicizao do servio, dever
prever com antecedncia a seleo de nova organizao social para gesto do
servio. Caso a Secretaria Contratante opte por gerir diretamente o servio ou
pela sua descontinuidade, dever observar os procedimentos para
despublicizao, constante do item 6.1.4 Despublicizao do Servio deste
Manual.

Conforme disposio do artigo 30, pargrafo 4, da Lei n 8.647/2003,


Comprovado o descumprimento desta Lei ou contrato de gesto, ser declarada

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 66


ENCERRAMENTO

a desqualificao da entidade como Organizao Social, com a reverso do


servio ao estado, sem prejuzo das demais sanes cabveis.

Para constatao do descumprimento contratual ou legal por parte da OS,


dever ser instaurado processo administrativo, conforme disposio do artigo
14, pargrafo 1, Lei n 8.647/2004, assegurando OS o direito de ampla
defesa.

Configurado o inadimplemento ou infrao, o Secretrio emitir Ofcio de


Solicitao de Desqualificao da OS e o encaminhar para apreciao do
CONGEOS, explicitando suas justificativas. Para o procedimento de
desqualificao da OS vide Captulo 6. Disposies Gerais.

5.1.1.1 Inventrio do Patrimnio Pblico Concedido OS

Responsveis: OS e CMP da Secretaria Contratante

No encerramento do contrato de gesto requerida a realizao de inventrio, a


ser executado por ao menos um membro da CMP da Secretaria contratante e um
membro representante da OS. Este procedimento deve ocorrer,
preferencialmente, no ltimo dia de atividade da OS, mas, caso isto no seja
possvel, deve ser realizado em data a ser acordada pelas partes, desde que no
ultrapasse o dia de encerramento do contrato.

Nesta ocasio, sero confrontados os bens pblicos em posse da OS com o


Relatrio de Inventrio extrado do SIAP.

O procedimento de inventrio deve levar em considerao a totalidade dos bens


e no dever ser realizado por amostragem.

Na hiptese de no localizao de bem indicado no relatrio ou se constatados


bens avariados, a OS deve substitu-los por bens semelhantes e de igual ou maior
valor ao que lhes foram concedidos, garantindo que no resulte em prejuzo ao
Estado.

O patrimnio, legados e doaes que foram destinadas contratada sero


incorporados ao patrimnio do Estado, ressalvados o patrimnio e bens pr-
existentes ao contrato de gesto e adquiridos com recursos a ele estranhos.

Por fim dever ser assinado o Relatrio de Inventrio do SIAP pela OS e pela
CMP da Secretaria contratante, assegurando prazo para aquisio de novo bem
ou conserto do bem avariado. Findo o prazo dever ser anexada ao Relatrio
nota fiscal de aquisio do novo bem ou conserto do bem avariado.

Caso tenha sido concedido bem imvel para a OS executar o servio, o membro
da CMP, acompanhado por responsvel da OS, deve realizar a vistoria do imvel,
nos mesmos moldes da vistoria para incio das atividades da OS, preenchendo

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 67


ENCERRAMENTO

novo Relatrio de Vistoria do Imvel. Por fim, o Relatrio deve ser assinado pelo
representante da OS e pela CMP da Secretaria contratante.

A OS tem o dever de zelo do imvel concedido pelo Poder Pblico. Na ocorrncia


de avarias identificadas no processo de vistoria a OS tem a responsabilidade de
regularizar e reparar tais avarias, em prazo acordado entre as partes.

5.1.1.2 Relatrio de Prestao de Contas Final

Responsvel: OS

A OS deve elaborar o Relatrio Final de Prestao de Contas, que o produto da


consolidao dos Relatrios de Prestao de Contas Trimestrais elaborados no
decorrer da execuo do contrato (artigo 26, pargrafo nico, Lei n
8.647/2003).

O modelo a ser elaborado consta no Anexo XIX - Relatrio de Prestao de


Contas Final e deve ser integralmente preenchido, considerando:

Relatrio de Cumprimento do Objeto do contrato de gesto, devendo este ser


assinado entre as partes (Representante Legal da OS e Secretrio de Estado):
descrevendo as aes programadas e executadas e os benefcios alcanados,
ressaltando os dados qualitativos e quantitativos. As aes executadas devem
estar de acordo com as programadas. Os benefcios alcanados devem
guardar coerncia com os objetivos pactuados em contrato;
Relatrio de Execuo Fsico-Financeiro: relaciona cada meta, etapa e fase do
contrato de gesto, fazendo um comparativo entre a quantidade programada e
a executada, inclusive indicando as receitas e despesas, bem como o saldo das
contas dos recursos repassados pela Secretaria contratante, se houver;
Demonstrativo Contbil e Financeiro, separado ano a ano, de todo o perodo de
vigncia do contrato de gesto: devendo ser idnticos aos apresentados nas
prestaes de contas parciais;
Comprovante de Recolhimento de Saldo Remanescente: demonstra a
devoluo ao cofre do Estado dos valores no utilizados pela OS;
Declarao de Recolhimentos das Obrigaes Previdencirias e Trabalhistas:
demonstra que a OS efetuou todos os recolhimentos e pagamentos relativos
as obrigaes trabalhistas e previdencirias de seus funcionrios;
Declarao de Recolhimento das Obrigaes Fiscais: demonstra que a OS
efetuou todos os recolhimentos fiscais pendentes antes do encerramento do
contrato;
Declarao de Guarda e Conservao dos Documentos Contbeis: deve atestar
que os comprovantes originais fiscais esto arquivados em boa ordem e
disposio dos rgos de controle.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 68


ENCERRAMENTO

O Relatrio de Prestao de Contas Final deve ser encaminhado em at 90


(noventa) dias aps o trmino do contrato de gesto pela OS CMA que, aps
sua anlise e validao o encaminhar UMA para que seja apreciado. Em
seguida dever ser dirigido ao Secretrio contratante.

5.1.1.3 Termo de Encerramento do Contrato

Responsveis: OS e Secretrio Contratante

importante que a execuo do processo de encerramento do contrato de


gesto assegure que este seja justo e transparente para as partes, evitando
riscos operacionais, financeiros ou regulatrios aps o encerramento do
contrato.

Desta forma, essencial a elaborao e assinatura de termo, que visa assegurar


s partes que todas as obrigaes financeiras, contratuais, fiscais, trabalhistas,
patrimoniais, etc., foram devidamente cumpridas. Tal documento est disponvel
no Anexo XX - Termo de Encerramento do Contrato de Gesto.

Neste documento deve conter as seguintes informaes:

Data efetiva do encerramento das atividades;


Disposio de que os bens permitidos pelo Estado lhe foram devolvidos;
Disposio de que todos os compromissos assumidos pela entidade foram
cumpridos, incluindo compromissos com pessoal, fornecedores etc.

A Secretaria contratante e a OS contratada devem assinar o Termo de


Encerramento, anexando o Relatrio de Inventrio e o Relatrio de Prestao de
Contas Final, que sero arquivados pela rea de Negcio.

A cpia do Termo de Encerramento dever ser encaminhada ao CONGEOS para


conhecimento.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 69


6. DISPOSIES
GERAIS

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 70


DISPOSIES GERAIS

6.1 Disposies Gerais


Alm dos processos e procedimentos detalhados nos captulos anteriores, h
outros que tambm fazem parte do PEOS e merecem o devido destaque. So
eles a Qualificao da Entidade como OS, a Interveno do Estado, a
Desqualificao da Entidade como OS e a Despublicizao do Servio.

O procedimento de Qualificao da Entidade pode ocorrer a qualquer tempo,


independente da sua participao em processo seletivo. Entretanto, no ato da
assinatura do contrato de gesto, a entidade deve estar devidamente qualificada
como OS.

A Interveno do Estado, por sua vez, ocorre quando h risco de que a OS no


cumpra com suas obrigaes no decorrer do contrato com a Secretaria, e o
Estado, visando manter a continuidade do servio, assume o controle da sua
execuo.

Se comprovado o inadimplemento de suas obrigaes legais e/ou contratuais, a


entidade ser destituda da qualidade de OS por meio do procedimento de
Desqualificao.

Neste captulo tambm tratada a Despublicizao do Servio, situao na qual


o servio no mais ser gerido por uma OS, retornando sua gesto para o Poder
Pblico.

6.1.1 Qualificao da Entidade como OS

Responsveis: Entidade e Secretaria Contratante

A qualificao ato atravs do qual o Estado atesta que determinada entidade,


com personalidade jurdica de direito privado e sem finalidade lucrativa, rene os
requisitos legais para ser titulada como OS. Esta qualificao pode ser requerida
pelas entidades independentemente da sua participao em processo seletivo.

Entretanto, para que a entidade vencedora do processo de seleo possa gerir o


servio publicizado, ela deve ser obrigatoriamente qualificada como OS, antes da
assinatura do contrato de gesto.

Para qualificar-se como OS, a entidade deve encaminhar requerimento de


qualificao, bem como os documentos elencados na sequncia, ao Secretrio da
rea de atividade correspondente sua atuao.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 71


DISPOSIES GERAIS

Importante destacar que o Estatuto Social deve conter:

Natureza social de seus objetivos relativos respectiva rea de atuao;


Finalidade no lucrativa, com obrigatoriedade de investimento de seus
excedentes financeiros no desenvolvimento de suas prprias atividades;
Estruturao mnima composta por rgo Deliberativo, rgo de Fiscalizao
e rgo Executivo;
Proibio de distribuio de bens ou de parcela do patrimnio lquido em
qualquer hiptese, inclusive em razo de desligamento, retirada ou
falecimento de associado ou membro da entidade.

De acordo com o artigo 27, do Decreto n 8.890/2004, no sero qualificadas


como OS, sob qualquer hiptese, as seguintes entidades:

I - as entidades de benefcio mtuo, destinadas a proporcionar bens ou servios


a um crculo restrito de associados ou scios;
II - os sindicatos, as associaes de classe ou de representao de categoria
profissional;
III - as instituies religiosas ou voltadas para a disseminao de credos, cultos,
prticas e vises devocionais e confessionais;
IV - as organizaes partidrias e assemelhadas, inclusive suas fundaes;
V - as entidades e empresas que comercializam planos de sade e assemelhados;
VI - as escolas privadas dedicadas ao ensino formal no gratuito e suas
mantenedoras;
VII - as cooperativas;
VIII - as entidades desportivas e recreativas dotadas de estrutura ou escopo
empresarial.
A entidade tendo apresentado os documentos necessrios e no evidenciado
nenhuma das hipteses anteriormente elencadas, impeditivas de sua
qualificao, ser verificada pela Secretaria da rea a convergncia entre os
objetivos da entidade e da respectiva rea de poltica pblica. Em seguida, o
requerimento de qualificao ser encaminhado SGI, que analisar se a pessoa
jurdica atende aos requisitos da Lei Estadual n 8.647/2003 e Decreto n
8.890/2004, emitindo parecer tcnico. Caso contrrio, antes do arquivamento, a
entidade deve ser comunicada pela SGI.

Se a entidade atender aos requisitos legais, a SGI submeter o pleito de


qualificao da entidade apreciao do CONGEOS, que emitir resoluo de
deferimento, a ser publicada no DOE.

A SGI comunicar a deciso Casa Civil, que providenciar a autorizao do


Governador no decreto de qualificao. Por fim, o decreto ser publicado no DOE

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 72


DISPOSIES GERAIS

concedendo a entidade o ttulo de qualificao como organizao social na rea


pleiteada.

O Decreto de Qualificao concedido para a rea de atividade correspondente


ao objeto social da entidade.

Caso a entidade opte por se qualificar em outra rea de poltica pblica em que
tenha atuao, dever instruir novo requerimento de qualificao rea de
interesse.

6.1.2 Interveno do Estado

Responsveis: Secretaria Contratante

Na hiptese de risco quanto ao regular cumprimento das obrigaes assumidas


no contrato de gesto pela OS, o Estado poder assumir a execuo do servio, a
fim de manter a sua continuidade.

Esta interveno deve ser realizada atravs de decreto do Governador do


Estado, que indicar o interventor e mencionar os objetivos, limites e durao,
a qual no ultrapassar 180 (cento e oitenta) dias.

Decretada a interveno, o Secretrio contratante dever, no prazo de 30


(trinta) dias, contados da publicao do decreto, instaurar procedimento
administrativo para apurar as causas determinantes da medida e definir
responsabilidades, assegurado o direito de ampla defesa.

Cessadas as causas determinantes da interveno e no constatada culpa dos


gestores, a OS retomar a execuo dos servios.

Comprovado o descumprimento da legislao ou do contrato de gesto, ser


declarada a desqualificao da entidade como OS, com a reverso do servio ao
Estado, sem prejuzo das demais sanes cabveis.

6.1.3 Desqualificao da Entidade como OS

Responsvel: Secretaria Contratante

A desqualificao o ato pelo qual o Estado atesta que determinada OS no mais


rene os requisitos legais para a titulao ou quando ela descumpre o contrato
de gesto ou a legislao.

Assim, ser desqualificada a entidade quando:

Houver alterao nas condies previstas na Lei que lhe permitiram qualificar-
se como OS;
Dispuser de forma irregular dos recursos pblicos que lhe forem destinados;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 73


DISPOSIES GERAIS

Incorrer em irregularidade fiscal, previdenciria ou trabalhista, da sua


extino;
Constatado o descumprimento culposo ou doloso das disposies contidas em
contrato de gesto.
Apresentar declarao ou qualquer documento falso, visando qualificao;
Descumprir a Lei.

Configurada a hiptese de desqualificao, ser instaurado, pela Secretaria


contratante, processo administrativo para apurao dos fatos, assegurando
entidade o direito a ampla defesa, respondendo os dirigentes da OS, individual e
solidariamente, pelos danos ou prejuzos decorrentes de sua ao ou omisso.

Constatada a condio para a desqualificao, o Secretrio contratante dever


encaminhar o processo ao CONGEOS solicitando a desqualificao da entidade.

A SGI emitir parecer tcnico e encaminhar o processo ao CONGEOS para


deliberao. O CONGEOS apreciar a matria e emitir resoluo de
desqualificao, a ser publicada no DOE.

A SGI, por sua vez, comunicar a deciso Casa Civil. O Governador emitir o
Decreto de Desqualificao, a ser publicado no DOE.

A Secretaria contratante providenciar a imediata revogao da permisso de


uso dos bens pblicos em posse da OS e, caso haja servidores pblicos colocados
disposio da entidade, providenciar a cessao do afastamento.

Uma vez desqualificada, a OS no ter direito a qualquer espcie de indenizao,


alm de sofrer demais sanes cabveis.

6.1.4 Despublicizao do Servio

Responsvel: Secretaria Contratante

A despublicizao do servio o retorno da gesto de servios e atividades no


exclusivas para o Estado.

Caso o Secretrio opte pela despublicizao do servio, emitir Oficio ao


CONGEOS, formalizando a deciso, acompanhado de Parecer de Convenincia e
Oportunidade, contendo a justificativa para a despublicizao.

O processo deve ser encaminhado para apreciao da SGI, via Gabinete da SAEB,
que emitir parecer tcnico quanto despublicizao do servio e o remeter ao
CONGEOS para apreciao e emisso da Resoluo de Despublicizao.

O Gabinete da SAEB despachar o processo para a Casa Civil, solicitando ao


Governador do Estado a autorizao para a despublicizao do servio.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 74


DISPOSIES GERAIS

Autorizada a despublicizao e publicado o ato no DOE, a Casa Civil remeter o


processo Secretaria da rea correspondente para que emita a Portaria
deDespublicizao.

O Secretrio dever dar publicidade ao ato, publicando no DOE a Portaria,


conforme modelo constante do Anexo XXI - Portaria de Despublicizao do
Servio.

Ateno para os Documentos:

Requerimento de Qualificao, modelo disposto no Anexo XXI deste


Manual

Ata de constituio ou alterao posterior

Estatuto social

Carto do CNPJ

Certido Negativa do FGTS

Certido Negativa do INSS

Certido negativa de tributos federais, estaduais e municipais

Inscrio municipal, estadual ou federal

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 75


DISPOSIES GERAIS

6.2 Fluxograma do processo de qualificao


Fig. 15- Fluxograma do Processo de Qualificao

Legenda:

Documento Referncia Referncia fora


Processo Deciso
na pgina da pgina

Fonte: SAEB
Elaborao: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 76


DISPOSIES GERAIS

6.3 Fluxograma do processo de desqualificao


da os
Fig. 16- Fluxograma do Processo de Desqualificao da OS

Legenda:

Documento Referncia Referncia fora


Processo Deciso
na pgina da pgina

Fonte: SAEB
Elaborao: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 77


DISPOSIES GERAIS

6.4 Fluxograma do processo de despublicizao


Fig. 17- Fluxograma do Processo de Despublicizao

Legenda:

Documento Referncia Referncia fora


Processo Deciso
na pgina da pgina

Fonte: SAEB
Elaborao: EY

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 78


7. GESTO DE
INDICADORES

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 79


GESTO DE INDICADORES

7. Gesto de Indicadores
Para melhor orientar as Secretarias contratantes e a Secretaria de
Administrao, na gesto dos processos de Publicizao, Seleo, Execuo e
Encerramento dos contratos de gesto e no acompanhamento do desempenho
das organizaes sociais na execuo dos contratos, por meio da Avaliao da
Capacidade de Gesto, foi desenvolvida metodologia exclusiva, cuja construo
baseou-se nas boas prticas da literatura gerencial sobre gesto de desempenho
e buscou encontrar um difcil equilbrio entre complexidade e simplicidade.

Tal gesto ser realizada por meio de procedimentos e indicadores de gesto, a


fim de acompanhar e monitorar os processos e atividades descritas neste
manual, bem como o desempenho das organizaes sociais nos contratos,
carecendo de apropriao conforme as especificidades de cada contrato de
gesto quanto ao escopo e abrangncia.

A gesto de indicadores tem como finalidade estruturar um sistema de


indicadores de desempenho e gesto contratual, de forma que a Secretaria
contratante tenha uma viso geral do desempenho da OS e de cada contrato e
que a SAEB, enquanto coordenadora do PEOS, tenha a visualizao do cenrio
geral do programa, por Secretaria e OS, a fim de monitorar os contratos de
gesto em vigncia no Estado, propiciando ao CONGEOS visibilidade para a
tomada de decises estratgicas.

Os indicadores de desempenho aqui utilizados foram definidos pela Coordenao


de Modelos de Parcerias de Gesto da SGI e selecionados a partir de discusses
sobre os aspectos relevantes a serem mensurados, utilizando como referncia a
metodologia de Avaliao da Capacidade de Gesto das Organizaes Sociais
(UFBA, 2002), e os achados das auditorias realizadas pela EY na segunda etapa
do trabalho de consultoria, alm de experincia acumulada pela equipe no mbito
do PEOS. Baseado na metodologia de gerenciamento de riscos, a construo dos
indicadores levou em considerao tambm os riscos associados aos processos
de gesto do ciclo de vida do contrato de gesto e prpria execuo deste.

O mtodo proposto visa trabalhar com o acompanhamento contnuo em reunies


de monitoramento, desenvolvendo habilidades para a identificao das
possibilidades de melhorias.

7.1 Abordagem Metodolgica


A abordagem utilizada considerou, como fonte adaptada, o Guia Referencial
para medio de desempenho e manual para construo de indicadores do
programa nacional de gesto pblica e desburocratizao.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 80


GESTO DE INDICADORES

7.1.1 Formulao de Indicadores


A formulao de indicadores pode ser realizada por um conjunto de passos
necessrios para assegurar que os princpios da qualidade e do sistema de
medio de desempenho estejam em conformidade com o desejado pela
organizao. Podemos entender como um fluxo de construo dos indicadores:

1. Identificao dos objetivos a serem mensurados;


2. Estabelecimento dos indicadores de desempenho;
3. Validao preliminar dos indicadores com as partes interessadas;
4. Construo de frmulas, estabelecimento de metas e prazos;
5. Definio de responsveis;
6. Gerao de sistema de coleta de dados;
7. Ponderao e validao final dos indicadores com as partes interessadas;
8. Mensurao dos resultados;
9. Anlise e interpretao dos indicadores; e
10. Comunicao do desempenho e gesto de mudana.

7.1.1.1 Identificao dos objetivos a serem mensurados


Definir o que ser mensurado constitui a reflexo inicial do processo de criao
de indicadores de desempenho. Entretanto, cabe responder, primeiramente, em
qual nvel da administrao pblica se deseja criar medidas, ou seja, para que
organizao, poltica pblica ou Governos ser modelado indicadores. Pode ser
apenas uma unidade de uma organizao, um nvel de poltica pblica ou mesmo
o Governo como um todo.

Uma vez identificado qual o nvel a ser mensurado, requerida a definio


precisa do que ser mensurado, qual , especificamente, o objeto de
mensurao. A identificao dos objetos de mensurao se d a partir do uso da
cadeia de processos (viso sistmica de todos os processos que se pretende
medir), por se tratar de um instrumento facilitador da representao do universo
de anlise, contribuindo para uma melhor compreenso dos ambientes interno e
externo, bem como para explicitao dos resultados e impactos pretendidos pelo
ente envolvido.

7.1.1.2 Estabelecimento dos indicadores de desempenho


Aps a realizao da identificao do que ser mensurado, os subsdios
principais para a elaborao do indicador (como medir) j esto definidos.

Os indicadores devem ser especificados por meio de mtricas estatsticas,


comumente formados por porcentagem, mdia, nmero bruto e ndice. Devem
tambm estar associado a um risco relevante identificado.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 81


GESTO DE INDICADORES

Os componentes bsicos de um indicador so:

Medida: grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as


caractersticas, resultados e consequncias dos produtos, processos e
sistemas;
Frmula: padro matemtico que expressa a forma de realizao do clculo;
ndice (nmero): valor de um indicador em determinado momento;

Meta: ndice (nmero) orientado por um indicador em relao a um padro de


comparao a ser alcanado durante certo perodo.

7.1.1.3 Validao preliminar dos indicadores


Selecionar e validar os indicadores com as partes interessadas fundamental
para que se obtenha um conjunto significativo de indicadores que propicie viso
global da organizao e represente o seu desempenho.

Durante a validao dos indicadores, alguns critrios devem ser considerados,


tais como: (i) seletividade, (ii) simplicidade, (iii) clareza (iv) representatividade,
(v) rastreabilidade, (vi) acessibilidade, (vii) comparabilidade, (viii) estabilidade e
(ix) custo-efetividade. Esses critrios serviro de base para a deciso de manter,
modificar ou excluir os indicadores inicialmente propostos.

7.1.1.4 Construo de frmulas, metas e prazos


Uma vez definido o conjunto de indicadores e os critrios a serem mensurados, o
passo de construo de frmulas e estabelecimento de metas pode ser iniciado.

Construo de frmulas: A frmula descreve como deve ser calculado o


indicador, possibilitando clareza com as dimenses a serem avaliadas. A
frmula permite que o indicador seja: inteligvel, interpretado uniformemente,
compatibilizado com o processo de coleta de dados, especfico quanto sua
interpretao dos resultados e apto em fornecer subsdios para o processo de
tomada de deciso.
Estabelecimento de metas: Uma vez estabelecidas as frmulas e as fontes
dos dados, segue-se o estabelecimento de metas. A meta uma expresso
numrica que representa o estado futuro de desempenho desejado. Todos os
indicadores de desempenho devem ter metas associadas, podendo ser
definidas mais de uma meta por indicador.
Estabelecimento de pontuao: estabelecer uma nota (pontuao) para cada
indicador, o que requerer no apenas apurar o valor do indicador no ato da
medio, mas comparar o valor apurado com o valor da meta. Tratase, assim
de uma mensurao agregada e ponderada que permitir a gerao de uma
medida sntese do desempenho, uma nota global, que, de certa forma, carrega
consigo um componente avaliativo (do real apurado em relao a um ideal).

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 82


GESTO DE INDICADORES

7.1.1.5 Definio dos responsveis


Os indicadores de desempenho geralmente se desdobram por toda a
organizao, seja ela pblica ou privada, e possuem como objetivo central
entregar informaes sobre o grau de cumprimento das metas. Portanto, o
passo seguinte aps a construo de frmulas e estabelecimento de metas a
definio de responsveis pela apurao do indicador.

Nesta fase necessria a indicao do responsvel pela gerao e divulgao


dos resultados obtidos de cada indicador. Em alguns casos o responsvel pela
apurao e pelo desempenho do indicador podem ser os mesmos, contudo, cada
indicador precisa ter como responsvel uma pessoa fsica, no podendo ser uma
rea ou subrea. Indicadores sem responsveis por sua coleta no so avaliados,
tornando-se sem sentido para a organizao.

7.1.1.6 Gerao do sistema de coleta de dados


A sistemtica de coleta de dados determina os requisitos para o levantamento de
informaes sobre os indicadores. Essa etapa complexa, uma vez que h
necessidade de se coletar dados acessveis, confiveis e de qualidade.

A identificao dos dados varia de acordo com o tempo e os recursos


disponveis, assim como o tipo de informao necessria.

Uma vez realizadas as coletas de dados podemos passar para a etapa de


validao dos indicadores pelas partes interessadas.

7.1.1.7 Ponderao e validao final dos indicadores


A ponderao e validao dos indicadores com as partes interessadas so
fundamentais para a obteno de uma cesta de indicadores relevante e legtima
que assegure a viso global da organizao e, assim, possa representar o
desempenho dela. O processo de validao conduzido vis--vis uma sistemtica
de ponderaes em que so definidos pesos para as dimenses do desempenho e
para cada critrio de seleo do indicador, avaliando o grau de relevncia de
dimenses e de indicadores para a mensurao do desempenho da organizao
ou Governo.

7.1.1.8 Mensurao de desempenho


Aps a execuo dos passos do fluxo anterior para a criao do indicador e sua
sistemtica, se faz necessrio medir o que se deseja. Esse passo iniciado com a
coleta de dados e o clculo do indicador e por fim a converso do valor obtido na
nota correspondente.

Medidas de desempenho acertadas propiciam: Performance, Transparncia, e


Accountability. Ainda, possuem elementos que respaldam em direo a uma

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 83


GESTO DE INDICADORES

maior efetividade das aes, portanto so instrumentos fundamentais para a


gesto pblica voltada para resultados.

7.1.1.9 Anlise e interpretao dos indicadores


Promover a anlise e a interpretao dos dados aspecto primordial para o
processo decisrio, pois, caso contrrio, a existncia de uma sistemtica de
monitoramento e avaliao no proporciona ganhos e benefcios para a
organizao, havendo apenas dispndio de tempo e de recursos.

A anlise e a interpretao de dados podem ocorrer de diversas formas, aps a


prvia coleta e mensurao das informaes.

As principais formas de anlise e interpretao ocorrem por meio de:

Reunies gerenciais;
Reunies operacionais;
Intercmbio de informaes e solues; e
Na gesto do dia a dia.

7.1.1.10 Comunicao do desempenho


A comunicao um fator preponderante para a integrao da organizao e o
desdobramento dos resultados em todos os nveis, internamente e
externamente. Um mito com relao comunicao e a tomada de deciso
que, atualmente, no h tempo para repassar informaes e realizar
consideraes.

A interao entre as equipes e o alinhamento de conhecimentos cria sinergia e


um senso comum de atuao. O processo de comunicao move as aes,
estimula a mudana, gera a conscincia e o engajamento, e mantm o ritmo da
organizao na busca do melhor desempenho.

Para realizar a comunicao de desempenho, as organizaes podem adotar as


mais diversas ferramentas existentes, sendo que as mais comuns so:

Apresentao institucional de resultados para os colaboradores;


Painel de indicadores com seus respectivos resultados;
Banners com faixas de desempenho (vermelho, amarelo, azul e verde);
Reunies de avaliao de desempenho;
Relatrios anuais (fsicos e virtuais); e
Avaliao externa (prmios de excelncia).

A etapa de comunicar o desempenho envolve esforo de transmitir o mximo de


informao no menor tempo. Para isso, so concebidos painis de controle para

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 84


GESTO DE INDICADORES

a disponibilizao de um conjunto relevante e necessrio de indicadores


expostos sob a forma de grficos e tabelas com sinalizadores de modo que as
informaes sobre o desempenho possam ser repassadas s partes interessadas,
para serem consumidas e absorvidas nos processos decisrios.

Um bom painel de controle pode ser elaborado e disponibilizado de mltiplas


formas.

7.2 Ferramental para gesto de indicadores


A EY, em conjunto com a Coordenao de Modelos de Parcerias de Gesto da
SGI, desenvolveu ferramental para gesto e monitoramento dos indicadores
operacionais e de gesto associados ao processo de Publicizao como um todo
e ao desempenho das organizaes sociais na execuo dos contratos. Este
ferramental se subdivide em duas ferramentas de acompanhamento e
monitoramento: (i) Ferramenta de Gesto do Ciclo de Vida do Contrato e (ii)
Ferramenta de Avaliao da Capacidade de Gesto da OS.

A primeira ferramenta, denominada Ferramenta de Gesto do Ciclo de Vida do


Contrato, possibilita a gesto de todas as etapas do contrato de gesto, desde o
seu nascedouro, qual seja o planejamento do servio, que se consubstancia no
Projeto de Publicizao, at o seu encerramento. A gesto desse processo
realizada por meio do acompanhamento do ndice de Gesto do Ciclo de Vida do
Contrato (IG).

A segunda, denominada Ferramenta de Avaliao da Capacidade de Gesto da


OS, possibilita a gesto do desempenho da Organizao Social na execuo de
determinado contrato de gesto por meio do acompanhamento do ndice de
Desempenho da Capacidade de Gesto da OS (ID), o qual dever ser evidenciado
nos relatrios tcnicos do contrato de gesto.

As orientaes para a utilizao das ferramentas esto descritas no Anexo XXIV


Manual de Usabilidade das Ferramentas de Gesto de Indicadores.

Cada ferramenta possui em seu contedo um painel de controle (Dashboard) para


acompanhamento dos resultados dos seus ndices gerais ID e IG, conforme
ilustra a figura a seguir:

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 85


GESTO DE INDICADORES

PAINEL DE NDICES DE GESTO DOS PROCESSOS

PAINEL DE NDICES DE GESTO DO CONTRATO

Ainda, os painis de indicadores foram criados com o intuito de fornecer


informaes gerenciais SECRETARIA responsvel e SGI, para subsidiar a
tomada de deciso quanto a correes e aprimoramentos tanto no mbito
operacional quanto estratgico do PEOS.

Com base nos indicadores presentes nas ferramentas, ser possvel verificar a
capacidade de produzir resultados por meio de prticas de gesto conformes
com o modelo de gesto por OS e a legislao em vigor.

Portanto, cada ndice ser constitudo pela ponderao dos indicadores que o
compe. Neste sentido, conforme apresentaremos a seguir, o ndice de Gesto
do Ciclo de Vida do Contrato (IG) e o ndice de Desempenho da Capacidade de
Gesto da OS (ID) sero compostos pelo resultado percentual do alcance de
cada ndice de avaliao, bem como, pelos conceitos associados aos nveis de
desempenho.

Cada Secretaria ser a responsvel pelo lanamento dos resultados dos


indicadores. Quando o lanamento dos resultados dos indicadores se referir ao
ndice de Gesto do Ciclo de Vida do Contrato (IG), gerenciado atravs da
ferramenta de Gesto do Ciclo de Vida do Contrato, ser de responsabilidade da
UGC o lanamento das informaes. Quando o lanamento dos resultados dos
indicadores se referir ao ndice de Desempenho da Capacidade de Gesto da OS
(ID) caber a CMA e a UMA a responsabilidade pelo lanamento das informaes.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 86


GESTO DE INDICADORES

FERRAMENTA DE GESTO DO CICLO DE VIDA DO CONTRATO

FERRAMENTA DE AVALIAO DA CAPACIDADE DE GESTO

7.2.1 Gesto do Ciclo de Vida do Contrato


A gesto do ciclo de vida do contrato ser realizada, como mencionado
anteriormente, na ferramenta de Gesto do Ciclo de Vida do Contrato.

Esta ferramenta considera para cada processo a seguinte estrutura de


acompanhamento e monitoramento:

Cdigo do Indicador;
Nome do Indicador;
Objetivo do Indicador;
Norteador relacionado;
Risco relacionado;
Mecanismos de controle;
Responsvel;
Frmula de clculo;
Meio de verificao;
Unidade;
Periodicidade;
Peso do Indicador;

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 87


GESTO DE INDICADORES

Meta Geral;
Realizado Geral; e
Desvio.

Considera ainda uma planilha para acompanhamento grfico da meta e realizado


para cada indicador por processo.

Por exemplo: Processo de Publicizao possui uma planilha de acompanhamento


e monitoramento dos seus indicadores considerando a estrutura mencionada
anteriormente e uma planilha com o grfico para acompanhamento dos seus
resultados, assim com o processo de Publicizao os demais processos, Seleo,
Execuo e Encerramento possuem a mesma estrutura de planilhas dentro da
ferramenta.

Neste sentido, o ndice de Gesto do Ciclo de Vida do Contrato (IG), que


composto pela mdia aritmtica dos sub-ndices que o compe, quais sejam: (i)
ndice de Publicizao; (ii) ndice de Seleo; (iii) ndice de Execuo e (iv) ndice
de Encerramento, ser o responsvel pelo acompanhamento e monitoramento do
Ciclo de Vida do Contrato.

Ainda, cada sub-ndice ser composto por indicadores de gesto dos processos
de Publicizao, Seleo, Execuo e Encerramento.

A seguir apresentamos os subndices que compe o ndice de Gesto do Ciclo de


Vida do Contrato IG e seus respectivos indicadores:

1. ndice de Publicizao (IP): Composto pela ponderao dos indicadores que


compem o processo de Publicizao.

formado pelos seguintes indicadores:

1.1 - Indicador cumprimento do prazo do processo de Publicizao;


1.2 - Indicador controle de planejamento da Publicizao;
1.3 - Indicador qualidade do projeto de Publicizao;
1.4 - Indicador cumprimento do rito legal da Publicizao.

2. ndice de Seleo (IS): Composto pela ponderao dos indicadores que


compem o processo de Seleo.

formado pelos seguintes indicadores:

2.1 Indicador aderncia das metas contratuais s metas da proposta


tcnica;
2.2 Indicador conformidade do processo de seleo;
2.3 - Indicador tempo gasto na realizao do processo de seleo.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 88


GESTO DE INDICADORES

3. ndice de Execuo (IC): Composto pela ponderao dos indicadores que


compem o processo de Execuo.

formado pelos seguintes indicadores:

3.1 - Indicador termo de permisso de uso de patrimnio pblico;


3.2 - Indicador registros de incorporao de patrimnio;
3.3 - Indicador tempestividade no repasse financeiro OS;
3.4 - Indicador cumprimento do prazo do Relatrio de Prestao de Contas;
3.5 Indicador tempestividade dos Relatrios Tcnicos;
3.6 Indicador de implementao dos Planos de Ao de Melhoria Secretaria
Contrante;
3.7 Indicador dos Planos de Ao de Melhoria OS.
4. ndice de Encerramento (IE): Composto pela ponderao dos indicadores
que compem o processo de Encerramento. formado pelos seguintes
indicadores:

4.1 - Indicador reintegrao do patrimnio no encerramento do contrato;


4.2 - Indicador recolhimento das verbas trabalhistas e previdencirias;
4.3 - Indicador reintegrao de saldo de repasse financeiro.

O ndice de Gesto do Ciclo de Vida do Contrato (IG) o ndice que mede todo o
processo de Publicizao e representado da seguinte forma.

IP + IS + IC + IE
IG =
4

Os valores dos ndices variam entre 0 e 1, assim o valor de IG tambm ir variar


entre 0 e 1.Ao final da apurao dos ndices ser possvel classificar o nvel de
gesto do ciclo de vida do contrato, classificando-a da seguinte forma:

Satisfatrio: IG entre 0,90 e 1,00

Parcialmente Satisfatrio: IG entre 0,80 e 0,89

Insatisfatrio: IG entre 0,01 e 0,79

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 89


GESTO DE INDICADORES

7.2.1.1 Processo proposto para monitoramento e gesto dos


indicadores do Ciclo de Vida do Contrato
O processo de monitoramento dos resultados permeia algumas questes
primordiais para a soluo de problemas (desvios) e para tal necessrio seguir
alguns passos, partindo da definio do problema at as aes corretivas.

Os passos para ao monitoramento e gesto dos indicadores que medem o ciclo


de vida do contrato podem ser estruturados em:

1. Identificar o problema;
2. Analisar o fenmeno;
3. Analisar o processo; e
4. Atualizar o plano de ao.

1. Identificar o problema

Atualizar o painel de indicadores

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 90


GESTO DE INDICADORES

Comparar o Previsto X Realizado e priorizar os desvios

A comparao do Previsto x Realizado deve ser feita para se estabelecer as


prioridades em termos de anlise dos desvios.

2. Anlise do fenmeno - (Onde, Como, Quando acontece?)

Com a definio dos principais desvios, o passo seguinte a Anlise do


Fenmeno

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 91


GESTO DE INDICADORES

3. Anlise do processo

Aps o entendimento do problema, devemos realizar a anlise do processo, ou


seja, identificao das causas principais dos desvios. Esta identificao deve ser
feita de forma participativa, utilizando sempre que necessrio o diagrama de
causa e efeito.

4. Atualizar o Plano de Ao

E finalmente podemos elaborar / atualizar plano de ao, propondo medidas para


eliminar as causas dos desvios.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 92


GESTO DE INDICADORES

7.2.1.2 Dinmica proposta para o monitoramento do ciclo de vida do


contrato
Os valores parciais das metas sero atualizados pela UGC da Secretaria
responsvel na ferramenta;
A UGC dever analisar os resultados dos seus indicadores frente s metas e
atualizar o status das aes propostas nos planos de ao, considerando os
atores responsveis e as respectivas atividades necessrias para o
monitoramento (vide Anexo XXIII Matriz de Responsabilidades);
Caso haja algum desvio de resultado de meta, ser necessrio preencher um
relatrio com as justificativas e com as propostas de correo;
Caso o plano de ao da rea tenha aes atrasadas (aes no iniciadas ou
com o prazo de trmino encerrado), a rea dever utilizar um relatrio de
anlise da implementao das aes do plano; e
Nas reunies de monitoramento devero ser apresentados os resultados,
anlises realizadas, contramedidas e aes futuras.

As reunies de monitoramento servem para discutir os resultados


organizacionais periodicamente, a partir das seguintes regras:

Indicador dentro da meta no deve ser explicado;


Indicador abaixo da meta no deve ser apenas justificado;
Para todos os indicadores abaixo da meta, o responsvel deve identificar o
problema que originou o desvio e apresentar o que est fazendo para melhorar
o resultado obtido.

7.3.1 Avaliao da Capacidade de Gesto da Organizao Social


A avaliao do desempenho da Organizao Social na execuo de determinado
contrato de gesto ser realizada, como mencionado anteriormente, na
Ferramenta de Avaliao da Capacidade de Gesto da OS.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 93


GESTO DE INDICADORES

Esta ferramenta considera a seguinte estrutura de acompanhamento e


monitoramento:

Categoria;
Cdigo do Indicador;
Nome do Indicador;
Objetivo do Indicador;
Norteador relacionado;
Risco relacionado;
Mecanismo de controle;
Categorizao;
Responsvel;
Frmula de clculo;
Meio de verificao;
Unidade;
Periodicidade;
Peso do Indicador;
Meta Geral; e
Realizado Geral.

Considera ainda uma planilha para acompanhamento consolidado dos resultados


dos indicadores por ndice.

A Avaliao da Capacidade de Gesto da Organizao Social ser refletida no


ndice de Desempenho Anual da OS (ID anual), que se constitui na mdia
artimtica dos ID trimestrais apontados nos relatrios tcnicos trimestrais do
contrato de gesto, conforme item 4.3.2, captulo 4 deste manual.

ID anual = Mdia aritmtica dos ID trimestrais

O ID trimestral considera a ponderao de 30% do sub-ndice da Componente de


Gesto (ICG) e de 70% do sub-ndice da Componente Finalstica (ICF), sendo
composto da seguinte forma:

ID trimestral = (ICF*0,7) + (ICG*0,3)

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 94


GESTO DE INDICADORES

O ndice da Componente Finalstica (ICF) tem periodicidade trimestral e se


constitui no resultado do percentual obtido nos indicadores que compe a
Componente Finalstica de cada contrato de gesto. Integra tambm esta
componente os indicadores vinculados ao Objetivo Superior OSU e ao Objetivo
do Servio, que se constituem na Componente Finalstica Ampliada. Tais
indicadores devero ser inseridos na Ferramenta de Avaliao da Capacidade de
Gesto da OS, em conformidade com o anexo de indicadores e metas do
contrato.

O ndice da Componente de Gesto (ICG), a semelhana do ICF, tem


periodicidade trimestral e se constitui no resultado do percentual obtido nos
indicadores que compe a Componente de Gesto de cada contrato de gesto.
Os indicadores desta componente refletem os aspectos da Gesto Oramentria
e Financeira; da Gesto de Aquisio; da Gesto de Pessoal; da Gesto
Patrimonial e da Gesto de Controle.

Os indicadores que compem o ndice da Componente de Gesto (ICG) so


aplicveis a qualquer contrato de gesto e j foram definidos na Ferramenta de
Avaliao da Capacidade de Gesto da OS

Para a composio do ID importante que, conforme orientao do Captulo 1


deste Manual, os indicadores estabelecidos a partir do Marco Lgico elaborado
para o servio publicizado sejam organizados por componente: Componente de
Implantao CI (quando couber), Componente Finalstico CF e Componente de
Gesto - CG), permitindo a composio do ICF e ICG. Os indicadores afetos
Componente de Implantao sero acompanhados trimestralmente, entretanto,
no integra a avaliao anual da organizao social por meio do ID.

O valor dos ndices trimestrais (IDtrimestral) variam entre 0 e 1, assim o valor de


ID anual tambm ir variar entre 0 e 1. Ao final da apurao dos ndices ser
possvel classificar o nvel de gesto da OS, a classificando o ID anual da seguinte
forma:

Alta Capacidade de Gesto: ID anual entre 0,90 e 1,00

Mdia Capacidade de Gesto: ID anual entre 0,80 e 0,89

Baixa Capacidade de Gesto: ID anual entre 0,01 e 0,79

7.3.1.1 Processo proposto para monitoramento e gesto dos


indicadores de Gesto da Organizao Social
O acompanhamento, monitoramento e avaliao de desempenho so
instrumentos essenciais para que a Secretaria contratante possa se assegurar
de que a OS est apresentando os resultados planejados. Esse acompanhamento
pode ser observado no Captulo 4 do Manual de Gesto item 4.3
Acompanhamento, Monitoramento e Avaliao do Contrato de Gesto.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 95


LEGISLAO E NORMAS

8. LEGISLAO E NORMAS
Para o desenvolvimento deste Manual de Gesto foram consideradas as
legislaes e normas elencadas a seguir:

Constituio Federal de 1988;


Lei Estadual n 8.647/2003, dispe sobre o Programa Estadual de
Organizaes Sociais;
Lei Estadual n 9.433/2005, dispe sobre as licitaes e contratos
administrativos pertinentes a obras, servios, compras, alienaes e locaes
no mbito dos Poderes do Estado da Bahia, e d outras providncias;
Decreto n 8.890/2004, que regulamenta a Lei n 8.647/2003;
Decreto n 9.588/2005, que altera o Decreto n 8.890/2004;
Decreton9.432/2005: Regimentodo Conselho de Gesto das Organizaes
Sociais;
Decreto n 11.738/2009: Regimento da Procuradoria Geral do Estado da
Bahia;
Lei Complementar 34/2009, que dispe sobre a Lei Orgnica da Procuradoria
Geral do Estado e d outras providncias;
Decreto n 16.106/2015: Regimento da Secretaria da Administrao do
Estado da Bahia;
Portaria n 2.333/2013, que instituiu a Sistemtica de Execuo de processos
e o Escritrio de Processos;
Resoluo CONGEOS n 15, de 04/04/2013, que aprova os Relatrios de
Prestao de Contas Trimestral e Anual, Relatrio Tcnico Trimestral e Anual
e Plano de Monitoramento e Avaliao dos Contratos de Gesto;
Resoluo CONGEOS n 25, de 18/07/2013, que aprova o processo de
apreciao pelo CONGEOS de minutas de contratos de gesto, termo aditivo e
seus indicadores e metas.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 96


GLOSSRIO

9. GLOSSRIO
Acompanhamento atividade de registro e documentao do processo de
implementao, a fim de assegurar o cumprimento do contrato de gesto.

Assessoria de Planejamento e Gesto reas das Secretarias de Estado, que tem


por finalidade promover, em articulao com a Secretaria da Administrao
SAEB e a Secretaria do Planejamento - SEPLAN a gesto organizacional, do
planejamento estratgico, do oramento e de tecnologias da informao e
comunicao TIC, dos sistemas formalmente institudos, com foco nos
resultados institucionais.

rea de Negcio unidade da estrutura interna da Secretaria, responsvel por


uma rea de conhecimento especfica ou por determinado programa de governo.

Bem imvel o que no pode ser removido sem alterao de sua substncia, tais
como terrenos, edifcios, construes e benfeitorias a eles incorporadas de modo
permanente.

Bem mvel o que, sem alterao na substncia ou na destinao econmico


social, pode ser transportado de um lugar para outro, por movimento prprio ou
por fora alheia, inclusive o que constitui acervo de museus, pinacotecas,
bibliotecas e assemelhados.

Bem pblico tudo o que compe o patrimnio do Estado, como as coisas,


corpreas e incorpreas, mveis e semoventes, crditos, direitos e aes.

Comisso Permanente de Licitao grupo formado por servidores das


Secretarias, responsvel por coordenar e gerenciar os processos licitatrios, em
conformidade com as legislaes vigentes.

Comisso de Publicizao - equipe designada pelo titular da Secretaria


interessada na publicizao do servio, responsvel pela elaborao do projeto
de publicizao.

Conselho de Gesto das Organizaes Sociais colegiado vinculado Secretaria


da Administrao, com carter consultivo, deliberativo e de superviso e cuja
finalidade planejar, coordenar, acompanhar e implementar as aes do
Programa Estadual de Organizaes Sociais.

Contrato de Gesto instrumento jurdico que institui e disciplina a parceria


entre o Estado e uma organizao social.

Controle - poltica, procedimento, atividade e mecanismo, desenvolvido para


assegurar que os objetivos sejam atingidos e que eventos indesejveis sejam
prevenidos ou detectados, e corrigidos.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 97


GLOSSRIO

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission- COSO


entidade americana, sem fins lucrativos, dedicada melhoria dos relatrios
financeiros por meio da tica, efetividade dos controles internos e governana
corporativa, a fim de prevenir e evitar fraudes nas demonstraes contbeis.

Despublicizao retorno da transferncia da gesto de servios e atividades


no exclusivas do Estado, do setor pblico no estatal para o Estado.

Desqualificao ato pelo qual o Estado atesta que determinada organizao


social no mais rene os requisitos legais para a titulao, ou quando ela
descumpre o contrato de gesto ou a legislao.

Efetividade relaciona produtos com seus efeitos, que so consequncias


desejadas, ou seja, mudanas na realidade que se quer transformar (Fonte: Maria
das Graas Rua, 2009, p.08).

Eficcia relao entre os resultados almejados e os previstos; processo de


atingimento das metas propostas, aproveitando as oportunidades oferecidas;
consiste em realizar um trabalho que atinja totalmente o resultado, concluindo o
que se props a fazer, com o resultado esperado.

Eficincia relao entre custos e benefcios; meio de fazer certo um processo


correto, com boa qualidade, em curto prazo e com o menor nmero de erros.

Indicador-Chave de Desempenho ferramenta de gesto para realizar a medio


e o consequente nvel de desempenho e sucesso de um determinado processo,
indicando quo bem os processos esto sendo desenvolvidos, permitindo que os
objetivos sejam alcanados.

ndice de Desempenho - compilao dos componentes de Gesto Oramentria e


Financeira, Gesto de Aquisies, Gesto de Pessoal, Gesto Patrimonial, Gesto
de Controle e Gesto de Processos Finalsticos, que determina o nvel de gesto
da organizao social. Este processo realizado atravs da aferio de
indicadores que representam a conformidade de cada um dos pilares avaliados.

Inventrio - procedimento de controle destinado verificao da existncia e


condio dos equipamentos e materiais de uma localidade.

Material de Consumo materiais utilizados nas atividades de apoio


administrativo, comercial e operacional, no utilizados diretamente no servio
prestado. So exemplos os papis para escritrio, lmpadas para utilizao nos
prdios administrativos, etc.

Meta etapa a ser atingida dentro de um objetivo, no seu topo ou em parte.

Monitoramento exame contnuo dos insumos, atividades, processos, produtos


(preliminares, intermedirios e finais) de uma interveno, com a finalidade de

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 98


GLOSSRIO

otimizar a sua gesto, ou seja, obter mais eficcia, eficincia e, dependendo do


alcance do monitoramento, efetividade.

Norteador valor que visa orientar um processo.

Organizao Social pessoa jurdica de direito privado, sem fins lucrativos que,
atendidos os requisitos legais, titulada pelo Poder Executivo, tornando-se apta,
mediante processo seletivo, a absorver a gesto e execuo de servios ou
atividades no exclusivas do Estado.

Parte interessada aquele envolvido em um processo, este que pode ser de


carter temporrio (como um projeto) ou duradouro (como o negcio de uma
empresa ou a misso de uma organizao).

Permisso de uso outorga do uso de bens pblicos estaduais, da Secretaria


contratante para a OS no mbito do contrato de gesto, efetuada a ttulo
precrio ou clausulada, por ato administrativo, em carter gratuito ou mediante
remunerao, sempre com imposio de encargos e aps chamamento pblico os
interessados para seleo, dispensada esta quando o permissionrio for entidade
filantrpica ou assistencial.

Plano de melhoria plano que define as aes a serem tomadas aps coleta e
anlise de dados. Incide sobre aes que devem ser tomadas geralmente em
curto prazo (nada impedindo de ser tambm em mdio ou longo prazo),
descrevendo como colocar em prtica as aes estratgicas.

Programa Estadual de Organizaes Sociais programa institudo pela legislao


estadual, com objetivo de fomentar a absoro pelas organizaes sociais de
servios de interesse pblico atinentes ao ensino, pesquisa cientfica, ao
desenvolvimento tecnolgico e institucional, proteo e preservao do meio
ambiente, bem como sade, ao trabalho, ao social, cultura e ao desporto
e agropecuria,

Publicizao - transferncia da gesto de servios e atividades no exclusivas do


Estado para o setor pblico no estatal, assegurando o carter pblico
entidade de direito privado, bem como autonomia administrativa e financeira.

Qualificao - ato atravs do qual o Estado atesta que determinada entidade com
personalidade jurdica de direito privado e sem finalidade lucrativa, rene os
requisitos legais para ser titulada como organizao social.

Repasse financeiro - importncia estipulada no contrato de gesto, referente


prestao de servio pela organizao social e depositado em determinada
periodicidade em conta bancria pela Secretaria vinculada ao contrato de
gesto.

Secretaria de Administrao do Estado da Bahia unidade central da


administrao pblica do estado da Bahia, cuja finalidade planejar, coordenar,

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 99


GLOSSRIO

executar e controlar as atividades de administrao geral, de modernizao


administrativa, de informatizao e a gesto de edificaes pblicas do Estado,
alm de formular e executar a poltica de recursos humanos, previdncia e
assistncia aos servidores pblicos estaduais, processamento de dados e
desenvolvimento dos servios pblicos.

Sistema de Administrao de Patrimnio sistema patrimonial do Estado, gerido


exclusivamente pela Secretaria de Administrao do Estado da Bahia. O sistema
permite o controle e gerenciamento dos bens mveis pertencentes ao Poder
Pblico e destinado a registrar, controlar e acompanhar as atividades de
patrimnio, principalmente as que se referem a tombamento, movimentaes e
baixa de ativos.

Superintendncia de Gesto e Inovao unidade da Secretaria da


Administrao do Estado da Bahia que tem por finalidade planejar, coordenar,
promover, acompanhar e avaliar a implementao de estratgias, programas e
projetos de modernizao e inovao tecnolgica para a gesto pblica, em
consonncia com as polticas e diretrizes governamentais. Exerce tambm a
funo de Secretaria Executiva do Conselho de Gesto das organizaes sociais.

Tombamento arrolamento de todo bem patrimonial com a finalidade de coloc-


lo sob a guarda e proteo dos agentes responsveis. Tem o intuito de garantir a
existncia do bem e preserv-lo, garantindo que no ocorra dano ou extravio.

Unidade de Gesto de Contrato - rea da Secretaria responsvel pela gesto dos


contratos, por meio de procedimentos e indicadores de gesto, para acompanhar
e monitorar as fases e atividades de publicizao, seleo, execuo e
encerramento dos contratos de gesto.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 100


ANEXOS

10. ABREVIATURAS E SIGLAS


AGE Auditoria Geral do Estado
APG - Assessoria de Planejamento e Gesto
CCC Coordenao de Contratos e Convnios
CLT Consolidao das Leis do Trabalho
CMA Comisso de Monitoramento e Avaliao
CMP - Coordenao de Material e Patrimnio
CMPG - Coordenao de Modelos de Parcerias de Gesto
CONGEOS - Conselho de Gesto das Organizaes Sociais
COPEL - Comisso Permanente de Licitao
COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
DOE - Dirio Oficial do Estado
DG Diretoria Geral
DSG Diretoria de Solues em Gesto
IC - ndice de Execuo
IDOS - ndice de Desempenho da OS
IE ndice de Encerramento
IGA - ndice de Gesto de Aquisio
IGC - ndice de Gesto de Controle
IGP - ndice de Gesto de Pessoal
IGPL - ndice de Gesto Patrimonial
IGPS - ndice de Gesto da Publicizao do Servio
IGOF - ndice de Gesto Oramentria e Financeira
IOPOS - ndice Operacional da Publicizao do Servio
IP ndice de Publicizao
IS - ndice de Seleo
OGE - Ouvidoria Geral do Estado
OS - Organizao Social
PEOS - Programa Estadual de Organizaes Sociais
PGE - Procuradoria Geral do Estado
SAEB - Secretaria da Administrao do Estado da Bahia
SEPLAN - Secretaria do Planejamento do Estado da Bahia

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 101


ANEXOS

SGI - Superintendncia de Gesto e Inovao


SIAP Sistema de Administrao de Patrimnio
TCE Tribunal de Contas do Estado
TED Transferncia Eletrnica Disponvel
UGC Unidade de Gesto de Contratos
UMA Unidade de Monitoramento e Avaliao
VI Verificador Independente

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 102


ANEXOS

11. ANEXOS
Anexo I - Ofcio de Manifestao de Interesse;
Anexo II - Plano de Ao;
Anexo III - Projeto de Publicizao;
Anexo IV - Matriz Marco Lgico;
Anexo V Oramento;
Anexo VI Avaliao Ex-Ante;
Anexo VII - Parecer de Convenincia e Oportunidade;
Anexo VIII - Portaria de Publicizao;
Anexo IX - Edital e Anexos;
Anexo X - Portaria de Designao da Comisso Julgadora;
Anexo XI - Termo de Permisso de Uso;
Anexo XII - Termo de Doao;
Anexo XIII - Plano de Monitoramento e Avaliao;
Anexo XIV - Relatrio de Prestao de Contas Trimestral;
Anexo XV - Relatrio de Prestao de Contas Anual;
Anexo XVI - Relatrio Tcnico Trimestral;
Anexo XVII - Relatrio Tcnico Anual;
Anexo XVIII - Plano de Ao de Melhoria;
Anexo XIX - Relatrio de Prestao de Contas Final;
Anexo XX - Termo de Encerramento;
Anexo XXI - Requerimento de Qualificao;
Anexo XXII - Portaria de Despublicizao;
Anexo XXIII - Matriz de Responsabilidades;
Anexo XXIV Manual de Usabilidade das Ferramentas de Gesto de Indicadores.

MANUAL DE GESTO DO PROGRAMA ESTADUAL DE ORGANIZAES SOCIAIS 103